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OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD EN EL
TRABAJO EN LA EMPRESA ALKOSTO S.A. CON BASE EN LA ISO 45000:2018
MÓNICA GUAYAMBUCO 20132015086
TRABAJO DE GRADO EN LA MODALIDAD DE PASANTÍA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR: INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C. 2018
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OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD EN EL
TRABAJO EN LA EMPRESA ALKOSTO S.A. CON BASE EN LA ISO 45000:2018
PASANTÍA
MÓNICA GUAYAMBUCO 20132015086
DIRECTOR INTERNO: CÉSAR ASDRALDO VARGAS HERNANDEZ
DIRECTOR EXTERNO: SANDRA PULIDO
TRABAJO DE GRADO EN LA MODALIDAD DE PASANTÍA
UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS
FACULTAD DE INGENIERÍA
PROYECTO CURRICULAR: INGENIERÍA INDUSTRIAL
BOGOTÁ D.C. 2018
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
2. PLANTEAMIENTO ...................................................................................................................8
3. OBJETIVOS ............................................................................................................................. 10
3.1. Generales ............................................................................................................................... 10
3.2. Específicos ............................................................................................................................. 10
4. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................................................... 11
5. MARCO TEÓRICO .................................................................................................................. 13
6. ALCANCES Y LIMITACIONES ............................................................................................. 20
6.1. Alcances ................................................................................................................................ 20
6.2. Limitaciones .......................................................................................................................... 21
7. METODOLOGÍA ..................................................................................................................... 22
8. PRESUPUESTO ....................................................................................................................... 23
9. DIAGNOSTICO ....................................................................................................................... 26
9.1. Metodología y resultados........................................................................................................ 26
9.2. Aspectos por mejorar en el cargo ............................................................................................ 35
9.3. Actividades identificadas ........................................................................................................ 36
9.4. Descripción de las actividades identificadas............................................................................ 37
9.4.1. Seguridad vial ..................................................................................................................... 37
9.4.2. Inspección de vehículos ....................................................................................................... 46
9.4.3. Grupos de apoyo ................................................................................................................. 47
9.4.4. Alturas ................................................................................................................................ 49
9.4.5. Proveedores ......................................................................................................................... 49
9.4.6. Montacargas ........................................................................................................................ 51
9.4.7. Proveedores ......................................................................................................................... 51
9.4.8. Gestión documental (Docuware) ......................................................................................... 53
9.4.9. Brigadas de emergencia ....................................................................................................... 54
9.4.10. Accidentes de trabajo......................................................................................................... 55
9.4.11. Facturación........................................................................................................................ 57
9.4.12. Informe mensual de las tiendas .......................................................................................... 57
4
9.5. Cuadro tiempos de las actividades .......................................................................................... 58
9.6. Priorización ............................................................................................................................ 59
10. IMPLEMENTACIÓN ............................................................................................................. 60
10.1. Clasificación de las actividades ............................................................................................ 60
10.2. Oportunidades de mejora ...................................................................................................... 61
10.3. Ubicación de las mejoras en el contexto actual...................................................................... 64
10.4. Implementación .................................................................................................................... 66
11. VERIFICACIÓN .................................................................................................................... 68
11.1. Aplicación ............................................................................................................................ 68
11.2. Evaluación ........................................................................................................................... 70
12. DIVULGACIÓN ..................................................................................................................... 71
12.1. Instructivos .......................................................................................................................... 72
12.1.1. Seguridad vial: “Gestión de estadísticas de seguridad vial” ............................................... 72
12.1.2. Alturas: “Gestión del trabajo en alturas” ........................................................................... 79
12.1.3. Montacargas: “Gestión de actividades de montacargas” .................................................... 86
12.1.4. Proveedores: “Gestión de proveedores” ............................................................................ 90
12.1.5. Brigadas de emergencia: “Gestión de las brigadas de emergencia” .................................... 95
12.1.6. Accidentes de trabajo: “Gestión de accidentes de trabajo” ............................................... 100
12.1.7. Facturación: “Gestión de facturas de proveedores” .......................................................... 106
12.2. Espacio de divulgación ....................................................................................................... 110
13. Conclusiones ......................................................................................................................... 112
14. Bibliografía .......................................................................................................................... 113
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LISTA DE TABLAS
TABLA 1. Lista de las 100 empresas más grandes de Colombia. ................................................. 13
TABLA 2. Tasa de accidentalidad por ARL (Incluyendo trabajadores dependientes e
independientes) ............................................................................................................................ 14
TABLA 3. Tasa de accidentalidad por departamento ................................................................... 15
TABLA 4. Información de la empresa. ......................................................................................... 18
TABLA 5. Presupuesto específico. .............................................................................................. 25
TABLA 6. Agentes de riesgo mecánicos, ARL SURA .................................................................. 27
TABLA 7. Agentes de riesgo público, ARL SURA ...................................................................... 27
TABLA 8. Tiempo por horas semanales dedicadas a cada una de las actividades. ........................ 58
TABLA 9. Priorización de las actividades del practicante SST. ................................................... 60
TABLA 10. Actividades realizadas por el practicante SST susceptibles de mejoras. ..................... 61
TABLA 11. Impacto de las mejoras de aplicadas a las actividades que realiza el practicante SST .. 71
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INTRODUCCIÓN
En el mundo laboral la necesidad de cuidar al trabajador y crear entornos laborales amigables
con él se ha convertido en algo tan importante como el cliente externo; La seguridad
industrial como conjunto de actividades que la empresa tiene la opción de implementar y que
además se han convertido en una obligación legal permite proporcionar un entorno laboral
seguro en donde las actividades se desarrollan en buen término y el colaborador puede ser
dueño de una integridad física y emocional satisfactoria en su estadía en la compañía.
La prevención y seguimiento de riesgos y peligros en el lugar de trabajo son herramientas
que permiten generar una planeación por que requieren una serie de actividades que buscan
movilizar tanto en una porción reducida de trabajadores o incluso crear una política, cave la
aclaración que para poder llegar a este nivel de planeación es necesario el conocimiento de
las actividades que el colaborador realiza y un estudio de lo que le genera un impacto
negativo, lo cual se convierte en una tarea difícil cuando en una compañía normal existen
varias labores de diferente naturaleza; Otro factor que dificulta este conocimiento es la
rotación del personal e incluso las múltiples maneras de las que se puede realizar una labor.
La seguridad requiere para la realización de todas las actividades de forma pertinente contar
además con herramientas que le proporcionen información confiable que le permita saber
cómo funciona la seguridad en el trabajo en la empresa en diferentes periodos de tiempo e
incluso poderlos comparar, no solo para estar informados sino para ver la eficiencia de las
actividades implementadas y posteriormente generar evaluaciones de las mismas para
realimentar las actividades y poder generar el alcance deseado. Estás herramientas incluyen
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una claridad proporcionada por instructivos que permiten que cuando exista un nuevo
colaborador en el área de seguridad en el trabajo el trabajo el manejo de la información no se
vea afectado sino por el contrario sea fácil su empalme y se de en un tiempo adecuado que
no cause demoras ni mucho menos datos erróneos en la información.
Pensando en todo esto se plantea la implementación de herramientas que se contemplan en
la norma ISO 45000 [1] las más importante el check list, que permite la agilidad en la
realización de variadas actividades de diferente índole ya sean de riesgo mecánico, gestión
eficiente de grupos de apoyo como cocola o copasst e incluso análisis de primer filtro de
accidentes de trabajo, todo por supuesto en el marco de la seguridad en el trabajo de
ALKOSTO S.A.
1 Norma Técnica ISO / DIS 45001 2018
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA EN LA GESTIÓN DE LA SEGURIDAD EN EL
TRABAJO EN LA EMPRESA ALKOSTO S.A. CON BASE EN LA ISO 45000:2018, le
brindará un mejor rendimiento en la gestión de las actividades de seguridad laboral?
La empresa ALKOSTO S.A. es una compañía que se preocupa por generar mejoras continuas
en sus procesos de gestión y por supuesto está incluida la seguridad en el trabajo. Hoy en día
en el área de seguridad existen muchos esfuerzos encaminados a prevenir accidentes
laborales por medio de la detección de riesgos y prevención, sin embargo, debido a la
cantidad de actividades que se pueden desprender de la detección y prevención no se
encuentran realizados instructivos ni implementación de otras actividades nuevas que pueden
generar una oportunidad visible de mejora en la gestión de la seguridad laboral. Por esta
razón es de vital importancia realizar un proceso de observación y diagnóstico, que determina
las actividades que podrían potencializarse ya sea porque requieren de un proceso de
estandarización para su mejora o porque quizás aún no están implementadas.
Las actividades que tiene alto potencial de generarse como oportunidades actualmente son la
realización de un primer filtro en la lectura de accidentes laborales, que mejoran la
pertinencia de respuesta en muchos frentes beneficiando tanto al trabajador como a la
compañía y la actividad de estructuración de grupos de apoyo en especial del COPASST que
permitiría un funcionamiento eficiente de este comité y además abriría las puertas al
liderazgo y participación, siempre importantes en la seguridad laboral. A pesar de ser estás
las actividades que más generan oportunidad la estandarización de actividades como
estadísticas de capacitaciones de seguridad vial, montacargas, alturas y brigadas de
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emergencia, entre otras, permiten su mejor realización, y sustraer de ellas información
confiable que se puede brindar en corto tiempo y permitiría la aparición de otros riesgos en
la gestión que quizás no se han evaluado por la demora que ha causado la falta de su
estandarización, de hecho se puede plantear el seguimiento histórico con miras a una
planeación en la demora de la aplicación de estos mecanismos debido a que ya se tiene una
información histórica, cabe aclarar que tanto el proceso de generación de nuevas actividades
como estandarizarlas se realizan en el marco de la norma ISO 45000 con el fin de hacer uso
de sus valiosas herramientas como la anteriormente nombrada chek list y la priorización y
clasificación de riesgos graves en la industria lo que daría cabida a las nuevas actividades a
implementar.
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3. OBJETIVOS
3.1. GENERALES
Diseñar las oportunidades de mejora en la gestión de la seguridad en el trabajo en la
empresa ALKOSTO S.A. con base en la ISO 45000:2018
3.2. ESPECÍFICOS
Diagnosticar la situación actual de la empresa ALKOSTO S.A. en cuanto a
seguridad laboral.
Diseñar herramientas y soluciones para el área de seguridad laboral en la
empresa ALKOSTO S.A.
Establecer pilotos para verificar la mejora de las actividades de la gestión
laboral de la empresa ALKOSTO S.A.
Socialización de los resultados obtenidos.
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4. JUSTIFICACIÓN
El área de seguridad en el trabajo de ALKOSTO S.A. frente a su magnitud y la cantidad de
actividades que componen la realización de seguimiento y prevención ve la necesidad de
generar un cargo que proporcione ayuda técnica y que se convierta en un apoyo a las
actividades, pensando en esto se crea el espacio para el pasante o practicante en el área de
seguridad, sin embargo junto con esta opción se encuentra la dificultad de la alta rotación
por el tiempo estipulado por el practicante o pasante para estar en la compañía y la falta de
claridad en las actividades actuales, lo que dificulta la generación de propuestas de mejora
con las actividades ya existentes o con la implementación de nuevas. La generación de un
diagnóstico a las actividades actuales brinda la oportunidad de estructuración y uso de
herramientas de la norma ISO 45000 lo que permite a la empresa la aplicación de conceptos
actuales que pueden beneficiar su proceso de gestión.
El primer acercamiento del mundo laboral tiene el componente teórico y práctico que permite
al estudiante la dinámica propicia para enriquecerse de su entorno, pero no solo por lo que él
pueda aprender de su entorno laboral sino como puede cambiarlo para hacerlo mejor
identificando que condiciones pueden mejorarse y de qué forma, ya que los procesos de
cambio en una empresa se viven en diferentes tiempos que en la teoría y generan variables
que le permiten al estudiante ganar destreza en la identificación de tiempos de aplicación de
actividades, análisis de sus resultados y realimentación de las actividades que realiza o
propone.
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El uso de herramientas de la norma ISO 45000 permite al estudiante desarrollar un uso
práctico de la misma enriqueciéndose de los procesos que ella contiene y entendiendo la
importancia de estos en el mundo laboral, además que genera en la aplicación las dificultades
a las que se puede enfrentar cuando se decide emplear la norma en las actividades que
componen los sistemas de gestión de una compañía.
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5. MARCO TEÓRICO
En Colombia la seguridad en el trabajo es un tema que tiene una historia muy larga ya que
“Los conceptos ligados a la protección del trabajador frente a los peligros y riegos laborales
y la legislación correspondiente, fueron aspectos prácticamente desconocidos en Colombia
hasta el inicio del siglo XX. En 1904, Rafael Uribe Uribe trata específicamente el tema de
seguridad en el trabajo en lo que posteriormente se convierte en la Ley 57 de 1915 conocida
como la “ley Uribe” sobre accidentalidad laboral y enfermedades profesionales y que se
convierte en la primera ley relacionada con el tema de salud ocupacional en el país.”[1][5]
TABLA 1. Lista de las 100 empresas más grandes de Colombia.
Tomado de: REVISTA SEMANA http://especiales.semana.com/empresas-mas-grandes-de-
colombia/2018/listado-cien-empresas/index.html
En la TABLA 1 se puede observar la magnitud de ALKOSTO S.A. debido a que quedo en
el puesto número 17 en el listado de las 100 empresas más grandes de Colombia, lo que
genera una idea de la cantidad de información que se debe gestionar en la seguridad laboral,
además de la confidencialidad a manejar de la misma ya que la información es transportada
por diferentes medios a una revisión final en el área de seguridad en el trabajo administrativa
ubicada en Bogotá.
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ARL
TOTAL
TRABAJADORES
NRO. ACC. TRAB.
CALIF.
TASA DE
ACCIDENTALIDAD
ALFA 79.886 1.456 1,82%
ARL SURA 2.962.466 237.413 8,01%
AURORA 785 5 0,64%
AXA
COLPATRIA 1.407.906 94.390 6,70%
BOLIVAR 480.643 32.621 6,79%
COLMENA 853.300 66.134 7,75%
EQUIDAD 400.631 27.681 6,91%
LIBERTY 472.650 48.803 10,33%
MAPFRE 123.309 8.321 6,75%
POSITIVA 3.257.953 184.872 5,67%
TABLA 2. Tasa de accidentalidad por ARL (Incluyendo trabajadores dependientes e independientes)
Tomado de: safetya https://safetya.co/tasa-de-accidentalidad-en-colombia-2016/
Debido a lo anterior en la actualidad existen varias leyes que regulan la seguridad en el trabajo
y a pesar de esto parece una labor de no acabar ya que para el 2016 como se puede observar
en la TABLA 2 la tasa de accidentalidad aún sigue siendo por encima del 1% en su gran
mayoría. Otro análisis que se puede hacer es individualizando la ARL SURA ya que es la
que emplea ALKOSTO S.A. para la realización de capacitaciones de seguridad vial y como
tal para el tratamiento de los accidentes laborales.
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DEPARTAMENTO
TOTAL DE
TRABAJADORES
NRO. ACC. TRAB.
CALIF.
TASA DE
ACCIDENTALIDAD
AMAZONAS 4.376 124 2,83%
ANTIOQUIA 1.667.239 151.277 9,07%
ARAUCA 22.109 941 4,26%
ATLANTICO 532.050 35.029 6,58%
BOGOTA 3.697.574 203.799 5,51%
BOLÍVAR 248.690 16.917 6,80%
BOYACA 133.534 9.510 7,12%
CALDAS 153.553 13.159 8,57%
CAQUETÁ 25.482 1329 5,22%
CASANARE 63.243 3.612 5,71%
CAUCA 101.010 7.501 7,43%
CESAR 93.394 7.857 8,41%
CHOCO 16.706 613 3,67%
CUNDINAMARCA 387.982 39.369 10,15% TABLA 3. Tasa de accidentalidad por departamento
Tomado de: safetya https://safetya.co/tasa-de-accidentalidad-en-colombia-2016/
En la TABLA 3 ya se observa un panorama más alentador comparando el total de
trabajadores con la tasa de accidentalidad parece que se están tomando medidas de
prevención en las empresas capitalinas y esto conlleva que a pesar de que tenga el número
de trabajadores más elevado su tasa de accidentalidad no supere el 6%.
Sin embargo, a pesar de que el panorama parece alentador “Cada 15 segundos un trabajador
muere a causa de un accidente de trabajo o una enfermedad relacionada con el trabajo, y 153
personas sufren una lesión relacionada con el trabajo. Esto representa una gran
responsabilidad para las empresas y para la sociedad en su conjunto, ya que supone la muerte
de 2,3 millones de personas al año y más de 300 millones de accidentes que no llegan a causar
la muerte, según los datos de la Organización Internacional del Trabajo” [2] , lo que nos
indica que la seguridad en el trabajo es una labor de todos y que se tiene que llevar mucho
mas de forma preventiva y con cada vez más participación de los trabajadores sin descuidar
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la documentación de las actividades ni procesos de gestión de seguridad pero entendiendo
que esto no es lo central, tal como lo establece la ISO 45000.
A pesar de que con el proyecto no se busca como tal una certificación si es muy importante
atender e implementar los cambios que sean oportunos tal como lo resalta Roberto Enrrique
Motoya Director del ICONTEC “Los sellos certifican la productividad de una organización.
Desde el ahorro de las materias primas, pasando por los esfuerzos de la mano de obra, hasta
la sostenibilidad en los procesos. La única manera de que una organización sea competitiva
es gracias a las certificaciones que ofrecen los sellos de calidad.”[4] aclarando además que
ICONTEC se esfuerza por generar instructivos y capacitaciones que permitan a las empresas
ser las protagonistas de su propia transformación.
Un concepto que es importante en el desarrollo de proyecto es el ciclo PHVA el cual es tal
como lo menciona la norma: [6] “un proceso interactivo utilizado por las organizaciones para
lograr la mejora continua. Puede aplicarse a un sistema de gestión y a cada uno de sus
elementos individuales, como: Norma Técnica ISO / DIS 45001 2018”. En cuanto al
significado de cada uno enuncia que: [6]
“- Planificar: identificar los riesgos y oportunidades, establecer los objetivos de SST y los
procesos necesarios para conseguir resultados de acuerdo con la política de SST de la
organización.
- Hacer: implementar los procesos según lo planificado.
- Verificar: realizar el seguimiento y la medición de las actividades y los procesos respecto a
la política de SST y los objetivos, e informar sobre los resultados.
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- Actuar: tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño del sistema de gestión
de la SST para alcanzar los resultados previstos.”
FIFURA 1. Ciclo PHVA en contexto con la norma ISO 45001
Tomado de: http://www.icesyso.com/ISO-45001-2018.pdf
En la FIGURA 1. Se puede observar el esfuerzo por enfocar todos los resultados del ciclo al
liderazgo y participación de los trabajadores, lo cual estaba quedando en segundo plano
debido a la importancia que se está generando a la documentación del desarrollo de las
diferentes actividades que generan los ciclos, para el caso de ALKSOTO S.A. donde ya se
encuentra implementado el ciclo PHVA, es importante decir lo difícil que ha resultado el
manejo de tanta información por la magnitud de la compañía y como es necesario hallar
soluciones para potencializar la participación de los trabajadores por medio de la gestión de
información exitosa.
Las condiciones específicas de la empresa ALKOSTOTO S.A. Se observan en la TABLA
4., que además proporciona la tasa de riesgo principal y la ARL con la que cuentan, esta
última es importante porque con ella se realizan los procesos de capacitación en diferentes
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temas de riesgo y la evaluación de accidentes de trabajo por lo tanto está relacionada
íntimamente con los procedimientos que se encuentran en el objetivo del proyecto.
TABLA 4. Información de la empresa.
Tomado de: Manual de SG-SST de ALKOSTO S.A.
La empresa actualmente cuenta con un manual de SG-SST, el cual tiene como objetivo
principal [7] “Establecer y desarrollar etapas, basado en la mejora, continua que incluya la
política, la organización, la planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las
acciones de mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos
que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo en cada una de las unidades de
negocio.”, lo que brinda total cabida a procesos de mejora que se puedan presentar. Además
directamente define [7] “Acción de mejora: Acción de optimización del Sistema de Gestión
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de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, para lograr mejoras en el desempeño de la
organización en la seguridad y la salud en el trabajo de forma coherente con su política.
(Decreto 1072 de 2015).”, lo cual indica su base en el decreto 1072 de 2015 y permite la
opción de mejora con base en la ISO 45000 como avance en la vigencia de la norma. El
manual del SG-SST deja ver además que no solo se tiene una implementación del decreto
1072 sino en su estructura cuenta con base en la Resolución 1111 de 2017, como lo menciona
en sus fases de aplicación [7] “Basados en la Resolución 1111 de 2017 se generó una revisión
de la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo que la
Compañía viene adelantando desde el 2015, esto para dar cumplimiento a los requisitos
mínimos a evaluar por parte del ente administrativo, para esto se instauraron los tiempos de
cumplimiento acorde a las etapas descritas en la resolución, y estas se integraron con el
proceso que la Compañía tenía ya estructurado en la implementación del sistema.
Las etapas se desarrollarán en los tiempos descritos así:
- Fase 1: Evaluación Inicial. Junio a agosto 2017.
- Fase 2: Plan de mejoramiento conforme a evaluación inicial. Septiembre a diciembre 2017.
- Fase 3: Ejecución. Enero a diciembre 2018.
- Fase 4: Seguimiento y plan de mejora. Enero a marzo 2019.
- Fase 5: Inspección vigilancia y control. Abril 2019 en adelante.”, de hecho en las fases de
aplicación se puede generar una continuación en el plan de mejora en la fase 5 que aún está
en marcha con las oportunidades de mejora que se generen con el proyecto.
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6. ALCANCES Y LIMITACIONES
6.1. ALCANCES
La implementación y estandarización de actividades con el fin de aprovechar las
oportunidades de mejora en el sistema de seguridad en el trabajo de ALKOSTO S.A. permite
aprovechar las herramientas de la norma ISO 45000 para generar un protagonismo de la
prevención más que en la corrección, esto visible en una estructuración del COPASST de tal
forma que genere una mayor participación de los trabajadores sin descuidar los procesos de
documentación pero si quitándoles protagonismo; En cuanto a la creación de una actividad
que funcione como primer filtro de los accidentes laborales se debe priorizar para una mejor
respuesta de estos por medio de la elaboración de un check list que permita identificar cuales
merecen un análisis profundo y cuales pueden tener un tratamiento normal de su
documentación, además que puede generar en corto tiempo información precisa sobre cuales
necesitaron profundización.
Los procesos de estandarización que se realizan paralelo al proceso de implementación de
actividades nuevas generaran mejoras en la aplicación de las actividades existentes además
de proporcionar una evidencia teórica que mitiga la rotación de los colaboradores cuando se
requiera sin que cambie las formas de realización de las actividades y que priorice la
información que lo requiera como los proveedores, normas nuevas para cada caso y procesos
de certificación que se desarrollan de forma continua y no pueden generar errores.
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6.2. LIMITACIONES
Los procesos se encuentran limitados principalmente por el área de seguridad, es decir la
salud ocupacional a pesar de tener un tipo de interacción por medio de la información
requerida y algunas actividades relacionadas no son actividad del cargo ni su seguimiento ni
desarrollo; Otra de las limitaciones es que debido a falta de profundidad de conocimiento
técnico frente a accidentes de trabajo y su lectura el segundo filtro de lectura de análisis de
accidentes de trabajo y su seguimiento hasta su cierre es realizado por un especialista el cual
reconoce como desarrollarlo y cuenta con el conocimiento necesario. La aplicación de la
norma ISO 45000 se hace en la medida de lo posible en las nuevas actividades, sin embargo,
es claro que no todas las herramientas podrán usarse debido a que las actividades nuevas no
abarcan la totalidad de las especificaciones de la norma ni el segmento de implementación al
sistema de gestión en salud.
Algunos accidentes laborales manejan confidencialidad de su información que el algún
momento puede funcionar como obstáculo para la realización del primer filtro, además de
que el acceso a los datos históricos de actividades a estandarizar que puedan impedir generar
unos tiempos realistas de realización y también un cambio de cargo inesperado que podría
generar muchas limitaciones en el desarrollo del proyecto.
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7. METODOLOGÍA
Este proyecto se llevará a cabo en cuatro fases, los cuales serán desarrollados en el tiempo
de ejecución de la pasantía, en una jornada de tiempo completo.
En la investigación descriptiva, que es la empleada en la pasantía, consiste en “describir las
características más importantes de un determinado objeto de estudio con respecto a su
aparición y comportamiento, o simplemente el investigador buscará describir las maneras o
formas en que éste se parece o diferencia de él mismo en otra situación o contexto dado” [3]
y debido a su naturaleza en algunas ocasiones se puede obtener información para nuevas
investigaciones.
FASE I: Diagnosticar las actividades que actualmente componen la gestión en seguridad
laboral teniendo en cuenta que ya se cuenta con un ciclo PHVA enunciar las actividades y
de qué forma se implementó y como se ha venido desarrollando tanto en la cantidad de tiempo
como en las actividades que lo componen.
Actividad 1: Identificar las actividades que componen cada parte del ciclo, su elaboración y
como fue el proceso de implementación.
Actividad 2: Establecer cómo se genera su planeación, desarrollo y documentación,
incluyendo los tiempos que toma cada uno de estos.
Actividad 3: Comparar las actividades para observar su rendimiento.
Actividad 4: Determinar cuáles son las actividades más importantes entorno a su
participación en el ciclo PHVA y los tiempos determinados para su realización.
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FASE II: Implementar las actividades que generen oportunidades de mejora palpable en el
sistema de gestión de la seguridad laboral.
Actividad 1: Clasificar de las actividades tildadas como importantes cuales son factibles de
una implementación de una nueva actividad y cuales necesitan estandarización respecto a su
tiempo e importancia en el ciclo PHVA.
Actividad 2: Establecer qué tipo de herramienta de la norma ISO 45000 se usará para la
creación de la actividad que se tiene la oportunidad de implementar, además de mostrar su
relación con la participación y liderazgo de los trabajadores.
Actividad 3: Generar un instructivo de implementación de la nueva estructura o proceso de
la actividad a implementar tanto en tiempo y ubicación en el ciclo PHVA.
Actividad 4: Generar instructivo de estandarización de las actividades que lo requieran
generando una gestión exitosa con el fin de reducir el tiempo de aplicación y maximizar el
resultado en su participación en el ciclo PHVA.
Actividad 5: Implementar las nuevas actividades de forma progresiva respecto a la
priorización dada de su participación en el ciclo PHVA, empezando con las de menos
prioridad (que pueden ser simultáneas) y las de mayor prioridad (que se harán
individualmente), se realiza de esta forma para poder establecer el impacto con mayor
facilidad.
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FASE III: Verificar el funcionamiento de las actividades en su conjunto.
Actividad 1: Establecer si la realización de las actividades implementadas no genera
contratiempos en la realización de las otras en el caso de las que se realizan simultáneamente
medir el impacto en conjunto y de ser negativo generar un retiro de aplicación de una por una
hasta identificar la generadora.
Actividad 2: Crear mecanismos para corregir posibles dificultades que se presenten con la
realización de la implementación de las nuevas actividades, por medio de correcciones a la
actividad generadora de impacto negativo en su estructura o tiempo y de persistir evaluar su
priorización en el ciclo PHVA.
Actividad 3: Observar si las nuevas actividades generan contratiempos en las actividades ya
existentes en el caso de las actividades de implementación individual por su alta prioridad
retirarla si el impacto es negativo y reevaluar la oportunidad de implementarla en ese
momento o de esa manera.
Actividad 4: Evaluar si efectivamente generan mejora en el sistema de gestión de seguridad
laboral en conjunto y en qué proporción contribuye cada intervención en el impacto general
en el sistema de gestión.
Actividad 5: Evaluar si la estandarización genera mejoras en la realización y resultado de las
actividades luego de un tiempo prudencial de realización y desarrollo.
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FASE IV: Divulgar los hallazgos generados del proceso de estandarización e
implementación.
Actividad 1: Generar los instructivos necesarios para la divulgación adecuada de las
actividades tanto estandarizadas como implementadas.
Actividad 2: Proporcionar espacios para la divulgación de los resultados y el impacto de los
mismos.
8. PRESUPUESTO
En el siguiente presupuesto se establece el costo que podría tener el proyecto tomando en
cuenta las asesorías que se requieren y su intensidad además de los implementos para su
desarrollo adecuado.
TABLA 5. Presupuesto específico.
Tomado de: Elaboración propia.
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9. DIAGNÓSTICO
9.1. Metodología y resultados del diagnóstico
FASE I:
OBJETIVO: Diagnosticar las actividades que actualmente componen la gestión en
seguridad laboral teniendo en cuenta que ya se cuenta con un ciclo PHVA enunciar las
actividades y de qué forma se implementó y como se ha venido desarrollando tanto en la
cantidad de tiempo como en las actividades que lo componen.
Actividad 1: Identificar las actividades que componen cada parte del ciclo, su elaboración y
como fue el proceso de implementación.
Las actividades del practicante de seguridad en ALKOSTO S.A. Hacen parte de las
actividades de apoyo para el asistente SST (Asistente de seguridad y salud en el trabajo) y el
director SST (Director de seguridad y salud en el trabajo), a pesar que están parcialmente
claras no existe documentación sobre el perfil del cargo del practicante ni instructivos que le
permitan consultar con mayor claridad sus funciones, siendo así a lo largo de la estadía del
practicante en la compañía pueden presentarse inconvenientes por el desconocimiento de sus
labores o por la realización errónea de las mismas. El cargo de practicante en seguridad se
compone de una gran variedad de actividades de apoyo al área por esta razón se realizó un
primer filtro de las que más realiza el practicante de seguridad en su paso por la compañía y
las que representan un mayor aporte al área.
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Las actividades primordialmente se dividen entorno a la clasificación de riesgos
profesionales que se encuentran los de riesgo mecánico y público principalmente.
TABLA 6. Agentes de riesgo mecánicos, ARL SURA
Tomado de: ARL SURA https://www.arlsura.com/files/identificacion_control_riesgo.pdf
TABLA 7. Agentes de riesgo público, ARL SURA
Tomado de: ARL SURA https://www.arlsura.com/files/identificacion_control_riesgo.pdf
A continuación se muestra las definiciones y divisiones que existen actualmente en
la empresa, esto está disponibles en [8] Principales riesgos dentro de Alkosto: Estos
riesgos están clasificados como riesgos importantes dentro de nuestras matrices de
riesgo, el cual es un documento en el cual se evalúan los riesgos se establecen las
medidas de control necesarios.
Biomecánico: por levantamiento y manipulación de Cargas
28
Alturas: Trabajos a más de 1,5 metros sobre el nivel inferior, Se considera toda
actividad, labor o trabajo que se deba realizar a una altura física igual o superior a
1,50 metros medidos desde el piso.
• Mecánico: manejo de equipos y herramientas, el conjunto de factores físicos
que pueden dar lugar a una lesión por la acción mecánica de elementos de máquinas,
herramientas, piezas a trabajar o materiales proyectados, sólidos o fluidos.
El concepto de máquina comprende a todos aquellos conjuntos de elementos o
instalaciones que transforman energía con vista a una función productiva principal o
auxiliar. Es común a las máquinas el poseer en algún punto o zona concentraciones
de energía, ya sea energía cinética de elementos en movimiento u otras formas de
energía (eléctrica, neumática, etc.). Los peligros principales del riesgo mecánico
están asociados a:
• Peligro de cizallamiento.
• Peligro de atrapamientos o de arrastres.
• Peligro de aplastamiento.
• Proyección de sólidos.
• Proyección de líquidos
• Eléctrico: equipos energizados propios del trabajo (neveras, computadores,
cuartos eléctricos, entre otros), Es aquel susceptible de ser producido por
instalaciones eléctricas, partes de las mismas, y cualquier dispositivo eléctrico bajo
tensión, con potencial de daño suficiente para producir fenómenos de electrocución
y quemaduras. Se puede originar en cualquier tarea que implique manipulación o
29
maniobra de instalaciones eléctricas de baja, media y alta tensión; operaciones de
mantenimiento de este tipo de instalaciones y reparación de aparatos eléctricos.
• Físico (temperaturas): contacto con superficies calientes (equipos),
temperaturas bajas (cuartos fríos).
Factores de Riesgo
FIGURA 2. Factores de riesgo
Tomado de: Manual SST inducción-2016 ALKOSTO KTRONIX.
Se menciona al menos dos o tres peligros de cada uno de los factores de riesgo
Factores de Riesgo Físico
• Ruido.
• Temperaturas extremas. Altas y Bajas.
• Radiaciones ionizantes y no ionizantes.
• Disconfort Térmico por Calor
• Disconfort Térmico por Frio
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• Iluminación inadecuada por exceso o defecto.
• Humedad relativa.
• Vibraciones.
• Presiones atmosféricas anormales.
Factores de Riesgo Químico
• Aerosoles Líquidos. (Nieblas o rocíos)
• Aerosoles sólidos. (Material particulado)
• Aerosoles sólidos. (Polvos)
• Aerosoles sólidos. (Humos).
• Aerosoles sólidos. (Fibras).
• Gases y vapores.
• Líquidos
• Sólidos
Factores de Riesgo Biológico
• Animales. (vertebrados, invertebrados )
• Vegetales. (Musgos, helechos, semillas)
• Manipulación Alimentos (intoxicación alimentaria)
• Exposición a microorganismos. (Hongos, amebas, bacterias) derivados de
animales y vegetales.
Factores de Riesgo Mecánico
• Caída de objetos.
• Elementos cortantes, punzantes, contundentes (incluye material vegetal)
• Máquinas, herramientas o animales empleados en actividades de transporte
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• Materiales con potencial de liberar energía (sólidos, líquidos o gases), así
como equipos o herramientas
• Izaje y cargas suspendidas
• Partes en movimiento
• Proyección de partículas.
• Superficies y elementos ásperos.
• "Golpes.
• Aprisionamiento/atrapamiento"
• Superficies, líquidos y elementos calientes.
• Caídas a diferente nivel
• Golpes por o contra objetos / personas
• Trabajos en depósitos de líquidos (incluye reservorios, ríos, etc.).
Factores de Riesgo Eléctrico
• Alta tensión.
• Media tensión.
• Manejo de equipos energizados propios de la operación
• Baja tensión.
• Electricidad estática
Factores de Riesgo Biomecánico
• Derivados de la fuerza
• Postura forzada (hiperextensión, cuclillas, posiciones incomodas)
• Postura mantenida: pie
• Manipulación de mercancía sobre esfuerzos hiperextensiones
• Postura mantenida (sentado)
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• Esfuerzo
• Movimiento repetitivo
• Manipulación manual de cargas
• Carga dinámica por sobreesfuerzo de la voz
• Derivado por posturas de pie y movimientos incorrectos, Sobreesfuerzos en
movilización en canchas durante deportivos.
• Carga dinámica por sobreesfuerzo
• Derivados de la postura
Factores de Riesgo Locativo
• Almacenamiento inadecuado
• Condiciones inadecuadas de orden y aseo
• Pisos.
• Plataformas
• Techos.
• Paredes, muros, divisiones.
• Estructura (vigas, Columnas, etc.).
• Cielorrasos, cielos falsos.
• Ventanas, claraboyas
• Puertas.
• Rampas.
• Espacios de trabajo
• Escalas, escaleras, desniveles, escalones.
• Pasamanos, barandas.
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Factores de Riesgo Seguridad Pública
• Desplazamientos terrestres
• Desplazamientos fluviales
• Desplazamientos aéreos
• Desplazamiento peatonal
• Desplazamiento en moto
• Desplazamiento en vehículo
• Desplazamiento en bicicleta
• Desplazamiento de mercancía
• Origen público
Factores de Riesgo Físico – Químico
• Incendio (sustancias inflamables)
• Explosión (explosión gases)
Factores de Riesgo Tareas de Alto riesgo
• Trabajo con energías peligrosas
• Trabajo en espacios confinados
• Trabajos en caliente, corte y soldadura
• Trabajo en Alturas
Factores de Riesgo Naturales
• Derrumbe - Deslizamientos
• Inundación - desbordamiento de ríos
• Sismo - Terremoto
• Precipitaciones - Tormentas
• Huracanes – vendaval
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Factores de riesgo Psicosociales: La OIT y la OMS definen como las interacciones
entre el trabajo, el medio ambiente, las satisfacciones y las condiciones del
trabajador, sus necesidades, cultura y situación personal fuera del trabajo, todo lo
cual canalizado a través del percepciones y experiencias que pueden repercutir en la
salud, en el rendimiento y la satisfacción laboral del individuo como son las
siguientes:
• Demanda cuantitativa
• Demandas de Carga Mental
• Demandas Emocionales
• Exigencia de Responsabilidad
• Demandas ambientales y de esfuerzo Físico
• Demanda de la jornada de trabajo
• Consistencia de rol
• Influencia del trabajo sobre el entorno extra laboral
• Control y autonomía sobre el trabajo
• Oportunidades para el uso y desarrollo de habilidades y conocimientos
• Participación y manejo del cambio
• Claridad de rol
• Capacitación
• Características de liderazgo
• Relación con los colaboradores (subordinados)
• Retroalimentación del desempeño
• Relaciones Sociales en el trabajo
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• Recompensas derivadas de la pertenencia a la organización y del trabajo que
se realiza
• Reconocimiento y compensación
• Tiempo fuera del trabajo
• Relaciones Familiares
• Comunicación y relaciones interpersonales
• Situación económica del grupo Familiar
• Características de la Vivienda y su Entorno
• Influencia del entorno extra laboral en el trabajo
• Desplazamiento
9.2. ASPECTOS POR MEJORAR EN EL CARGO
Los inconvenientes que se encuentran en el cargo son principalmente los relacionados con
la falta de información sobre la influencia del practicante de seguridad en el desarrollo de la
gestión del plan de seguridad en el trabajo debido a los siguientes factores:
Alta rotación de cargo: Es una característica del cargo que no se puede cambiar ya que el
cargo es de apoyo y debe ser realizado por un practicante razón por la cual cada seis meses
se encontrará en un proceso de inducción.
Inducción sin documentación: La documentación es importante para poder establecer
lineamientos acerca de las actividades y poder observar si se están realizando de forma
adecuada o existen mejoras por hacer, el cargo del practicante de seguridad encuentra
documentación de los macros procesos, pero no encuentra documentación de los procesos
que realiza cotidianamente.
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Desconocimiento de las actividades a realizar: Debido a que el cargo de practicante de
seguridad es un cargo de apoyo, en varias ocasiones no se tiene claridad de donde termina su
trabajo y comienza el del asistente SST, razón por la cual puede llegar a ser imprudente
realizando una actividad que no le corresponde o descuidado cuando no le da la suficiente
importancia a una actividad que si deba realizar, ocasionando por su puesto malestar en la
relación con asistente SST.
9.3. ACTIVIDADES IDENTIFICADAS
Las actividades cotidianas se agrupan principalmente en doce grupos, enumerados a
continuación, cabe aclarar que algunas de ellas como proveedores y facturación son
actividades transversales a las demás, pero por su alta presencia deben ser examinadas
individualmente.
1. SEGURIDAD VIAL
2. GRUPOS DE APOYO
3. ALTURAS
4. MONTACARGAS
5. PROVEEDORES
6. GESTIÓN DOCUMENTAL (DOCUWARE)
7. BRIGADAS DE EMERGENCIA
8. ACCCIDENTES DE TRABAJO
9. INFORME MESUAL DE LAS TIENDAS
10. FACTURACIÓN
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Actividad 2: Establecer cómo se genera su planeación, desarrollo y documentación,
incluyendo los tiempos que toma cada uno de estos.
9.4. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES IDENTIFICADAS
9.4.1. SEGURIDAD VIAL:
INFORMACIÓN EXISTENTE:
LESGISLACIÓN REGULADORA:
Resolución 1231 de abril de 2016 y circular 068 de 2017
OBJETIVO:
“Definir lineamientos generales en educación, responsabilidad social empresarial,
acciones estatales y comunitarias para concretar planes, acciones e intervenciones
concretas que se debe llevar a cabo para alcanzar los propósitos en materia de
prevención de accidentes de tránsito, comportamientos y conductas seguros en la vía
facilitando la gestión al definir las áreas involucradas, los responsables y mecanismos
de evaluación y seguimiento en función del cumplimiento de las actuaciones definidas
mediante programas de prevención atención y tratamiento de accidentalidad dentro de
las operaciones de COLOMBIANA DE COMERCIO S.A.”
COVERTURA:
TIENDAS: ALKOSTO AV. 68, ALKOSTO 170, ALKOSTO CARRERA 30,
ALKOSTO VENECIA, TODOS LOS KATRONIX DEL PAIS, ALKSOTO
BARRANQUILLA, ALKOSTO SINCELEJO, ALKOSTO YOPAL, ALKOSTO
BUCARAMANGA, ALKOSTO VILLAVICENCIO, ALKOSTO CALI.
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Las actividades realizadas por el practicante de seguridad y salud en el trabajo
responden al siguiente lineamiento también expuesto en el MANUAL PLAN
ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL, " CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD
VIAL COLOMBIANA DE COMERCIO S.A., y sus contratistas capacitaran
constantemente a sus trabajadores y se entrenaran o Certificación cada 24 meses a los
trabajadores que participen en labores de transporte o movilización, a través de un ente
calificado y/o persona competente (plataforma virtual arl sura colegios de gestión del
riesgo vial). De igual manera las instituciones que realicen la formación deben estar
constituidas y cumpliendo con lo estipulado en la legislación colombiana.”
CURSOS ESTÁNDARES:
Los contenidos de los cursos estándares se encuentran publicados en página virtual de
la ARL SURA donde se encuentran los siguientes lineamientos:
[10] AUTOMÓVILES: Para conductores de carros Para transitar en condiciones
seguras el conductor del vehículo debe:
• Verificar la lista de chequeo de seguridad antes de iniciar el recorrido.
• Usar adecuada y permanentemente el cinturón de seguridad.
• Adoptar una posición cómoda para conducir: espalda recta, brazos y piernas
flexionadas.
• Encender las luces en el horario indicado: desde las 6 p.m. hasta las 6 a.m.; y cuando
la lluvia dificulte la visibilidad.
39
• Detenerse completamente cuando encuentre una señal de pare o un semáforo en
amarillo o rojo, y reiniciar su marcha cuando éste cambie a verde, después de
cerciorarse que los otros vehículos hayan pasado la intercesión.
• Respetar la cebra y los pasos peatonales.
• Circular por el centro de su carril.
• Conservar una distancia prudente con el vehículo que está adelante.
• Observar si puede realizar una maniobra de adelantamiento y anunciarla con las
direccionales tanto para salir como para ingresar al carril.
• Anunciar el giro con anticipación, ya sea con la direccional o con la señal de mano.
• Disminuir la velocidad para ingresar a la curva.
• Esperar con paciencia cuando se encuentre obstáculos o trancones en la vía.
• Ceder el paso en una intersección, teniendo en cuenta el concepto de prelación.
• Respetar los conductores de otros vehículos, demostrando buena educación al tratarlos
con cortesía y solidaridad.
• Estacionar bien el vehículo cuando se proceda a realizar una diligencia.
• Use el automóvil únicamente si está autorizado y formado para hacerlo.
MOTOCICLISTAS: Antes de comenzar la marcha el motociclista debe:
• Verificar la lista de chequeo de seguridad teniendo en cuenta el nivel de aceite y de
combustible, así como el estado de las luces, los frenos, el embrague, los espejos, la presión
de las llantas, entre otros.
Asegurar la herramienta y los accesorios.
• Organizar los espejos retrovisores para controlar los puntos ciegos.
40
• Ponerse el casco de seguridad debidamente abrochado, acción que debe realizar también su
acompañante.
• Colocarse las gafas de seguridad de dotación o bajar la pantalla del casco. Al transitar, el
motociclista debe:
• Llevar el equipo de protección personal asegurado correctamente: casco, gafas o pantalla.
• Mantener la luz encendida durante el día.
• Circular por el centro de su carril conservando una prudente distancia con el vehículo de
adelante.
• Fijarse si es posible realizar la maniobra de adelantamiento y anunciarla con las
direccionales tanto para salir como para ingresar al carril.
• Anunciar anticipadamente un giro con la direccional o con señal de mano.
• Disminuir la velocidad antes de ingresar a la intersección y mirar hacia ambos lados de la
vía para asegurarse de que no viene otro vehículo.
• Parar completamente cuando encuentre una señal de pare o cuando así lo indique el
semáforo, y esperar a que esté en verde para reiniciar su marcha.
• Ceder el paso en una intersección, teniendo en cuenta el concepto de prelación.
• Respetar la cebra, el peatón y los pasos peatonales, así como a los otros conductores y sus
respectivos vehículos.
• Disminuir la velocidad para ingresar a la curva.
CICLISTA: Verificar la lista de chequeo de seguridad antes de iniciar el recorrido.
• Comunicarle a otra persona los lugares por donde va a montar en bicicleta. Lleve el celular
para que notifique cualquier percance y, en la medida de lo posible, salga acompañado para
que cuente con una ayuda en caso de avería. Si va a circular en grupo, hágalo en columnas
máximo de dos y siempre por el extremo derecho de la vía.
41
• Revisar y hacer mantenimiento periódico a la bicicleta para asegurarse de que permanezca
en excelentes condiciones.
• Frenos: reemplace las zapatas cuando se encuentren desgastadas.
• Llantas: verifique si tienen la presión requerida; diariamente pierden un poco de aire.
• Cambios: deben funcionar correctamente, si no puede meterlos todos, reemplace las guayas,
ajuste el descarrilador o el tensor.
• Luces: coloque reflectores en las llantas delantera y trasera, y en la parte delantera y trasera
del marco. Procure tener luces intermitentes de baterías, pues atraen más la atención de los
conductores. Revise el desgaste de las baterías y cámbielas antes de que se acaben. Es
conveniente portar luz blanca adelante y roja atrás.
• Casco: uno de buena calidad, es decir, homologado o certificado, constituye una excelente
inversión. Si tuvo una caída, revíselo muy bien porque pudo haber perdido resistencia.
Remplácelo cuanto antes si presenta averías.
• Guardar el dispositivo de audio mientras conduce, así estará más atento a lo que pasa a su
alrededor.
• Extremar la atención en los cruces.
• Adelantar siempre por la izquierda.
• Evitar el transporte de objetos y acompañantes, se le facilitará la visibilidad y estará más
cómodo al conducir. Si debe llevar un pasajero menor de seis años, utilice una silla especial.
• Bajar de la bicicleta cuando vaya a cruzar un puente peatonal.
• Respetar los agentes, las normas y señales de tránsito así como a los demás usuarios de la
vía, ya sean peatones o carros. Fíjese especialmente en los semáforos y pare cuando estén en
rojo. De no hacerlo, además de crear situaciones de peligro, contribuye a que la bicicleta no
sea respetada como un medio de transporte, desacreditando a todos los ciclistas.
42
• Utilizar siempre el caso abrochado y portar chaleco o banda reflectiva.
• Mantener las manos en el manubrio le permitirá reaccionar con más rapidez ante cualquier
imprevisto y la distancia de frenado será más corta.
• Activar el timbre, pito o campanilla para anunciar su aproximación.
• Dar prioridad a las personas con movilidad reducida.
• Utilizar las manos para avisar con suficiente antelación las maniobras que va a realizar.
• Aprovechar las ciudades que han destinado un carril para bicicletas para circular por éste a
una velocidad prudente y en el sentido marcado, así mismo aquellas que han implementado
las ciclo rutas. Aunque usarlas suponga un pequeño desvío, hágalo por su seguridad, y por la
seguridad de los peatones que se encuentra a su paso, píteles si los ve parados o caminando,
reduzca la velocidad y ceda el paso.
• Evite transitar por las carreteras principales con mucho tráfico.
• Usar ropa clara aumenta la visibilidad, así como portar un brazalete reflectante en el lado
izquierdo o adherir tiras reflectantes al casco, para así ser distinguidos a una distancia de 150
mts.
• Portar los documentos más importantes para un ciclista: identificación personal, carnet de
afiliación a salud y tarjeta de propiedad de la bicicleta.
• Llevar herramientas es una medida preventiva que puede ahorrarle malos momentos en caso
de alguna avería.
• Recordar que los índices de alcohol señalados en la norma de seguridad vial para los
automóviles son aplicados también para los ciclistas.
PEATONES: Los niños suelen correr de manera intempestiva hacia la calle. Instrúyelos sobre
el peligro que este acto representa y llévalos de la mano si vas a salir con ellos.
43
• Transita por las aceras y andenes, detente antes de cruzar la calle. Observa primero de
derecha a izquierda y evita tratar de ganarle el paso a los ciclistas, motociclistas y
automóviles; a veces es muy tarde para comprobar que el vehículo es más rápido que tú.
• Acata las indicaciones del semáforo y cruza por la cebra. Nunca cruces en una curva ni tan
cerca de ella porque tu visibilidad está muy limitada. Busca una zona donde puedas apreciar
los vehículos, como las esquinas y preferiblemente los pasos peatonales que disminuyen el
50% del riesgo de ser atropellado. Para, mira, escucha, establece contacto visual con el
conductor, cerciórate de que te hayan visto y cruza cuando sea prudente.
• Los ancianos deben andar acompañados de un adulto. Si las ves solas ¡ayúdales a cruzar la
calle! Ten especial cuidado con taxis, microbuses, camiones y demás vehículos de carga.
• ¡Hazte notar! Usa ropa clara para caminar en la noche por la acera o andén que te permita
ver el tráfico de frente; ve en fila si estás acompañado de un grupo.
• Evita que los niños jueguen en la calle. Llévalos a escenarios recreativos como parques o
canchas.
• Evita salir a la calle si te encuentras en estado de embriaguez, tus reflejos disminuyen y
puedes ser atropellado. De ser necesario, solicita ayuda para que vayan a buscarte.
• Nunca te interpongas como obstáculo
CURSOS DE SEGURIDAD VIAL
Inscripción a los cursos de seguridad vial.
Debido a que el ente en que se ha confiado la capacitación en seguridad vial es ARL
SURA, se generaron una serie de inscripciones para el acceso a la plataforma que
permite la selección de los cursos para cada uno de los colaboradores y para la
consulta del avance de los certificados generados por el fin término de los cursos.
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La información acerca de que colaborador necesita determinado cursos de seguridad
vial la proporcionan los técnicos de seguridad y salud en el trabajo de cada una de
las tiendas.
FIGURA 3. Ingreso del colaborador a su respectivo curso vial
Tomado de: ARL SURA https://www.colegiosvialesarlsura.com/colegios/colegios_arlsura/
ESTADÍSTICAS SEMANALES
PROCEDIMIENTO:
a. Ingreso a la página de la ARL SURA.
FIGURA 4. Plataforma de trabajo
Tomado de: ARL SURA https://www.arlsura.com/
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b. Descarga del reporte.
El documento se descarga desde la página de la ARL SURA, formato de archivo de bloc de
notas.
c. Adecuación del documento.
La adecuación del documento se realiza dando la opción de obtención de datos en un
archivo eliminando las columnas de datos no deseados hasta solo tener las columnas con la
siguiente información: documento, nombre, cargo, fecha fin, curso y finalización.
d. Generar documento EXCELL de pre alimentación.
El documento de pre alimentación debe contar con la información referenciada
anteriormente, con el fin de identificar si los colaboradores previamente inscritos ya lograron
certificarse, la columna UNIDAD permite limitar el alcance a la unidad de trabajo Alkosto-
Ktronix , ya que parte del reporte contiene otras unidades de negocio como AKT motos y
FOTON. Por último la columna de ESTADO permite observar si el colaborador aún se
encuentra activo en la compañía o no (cabe aclarar que la nómina de la compañía se actualiza
mensualmente por lo tanto si alguien se retiró mientras se actualiza en el tiempo que
permanece desactualizada no se verá reflejado).
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e. Alimentación del documento histórico.
El documento histórico es un EXCELL que consta de una tabla dinámica que genera los
indicadores de rendimiento de cada una de las tiendas y se actualiza de la siguiente forma:
Se crean dos columnas nuevas en una de ellas se revisa por medio de la función BUSCARV(),
que colaboradores están inscritos en el los cursos de seguridad vial, según el reporte generado
por la página de la ARL SURA para constatar cuales no han sido inscritos en los cursos
correspondientes según el documento histórico. La segunda columna adicionada también
permitirá la comparación del documento con el documento generado del reporte con la
diferencia que al usar la función BUSCARV() generará el comparativo de las columnas
FECHA FIN , lo cual permite identificar que personas terminaron el curso y actualizar el
documento histórico con los colaboradores que ya finalizaron los cursos viales exitosamente.
9.4.2. INSPECCIÓN DE VEHÍCULOS
La realización de los procesos de inspección se realiza de dos formas dependiendo
si hace parte de administración central o si hace parte de otra dependencia.
ADM.CENTRAL: Si hace parte de la dependencia de administración central el
practicante realiza este procedimiento:
1- Llena el formato de inspección de motocicletas personalmente realizando
una entrevista semanal a los motociclistas.
2- El practicante de SST debe garantizar que todas las firmas requeridas por el
formato estén completas y legibles.
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3- Se realiza el escaneo de los documentos para ubicarlos en la siguiente
dirección: M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y
Seguridad en el trabajo\SG SST ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.E.
SEGURIDAD VIAL\2018\ Inspeccion de vehiculos
4- Se realiza la gestión documental requerida.
OTRA DEPENDENCIAS: Debido a que para el practicante de SST no es
posible trasladarse a las sedes para realizar las respectivas inspecciones, por esta
razón las mismas llegan incluidas en los informes mensuales de las tiendas que
deban generarlas, y el practicante realizara solo los siguientes pasos:
1- Se realiza el escaneo de los documentos para ubicarlos en la siguiente
dirección: M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y
Seguridad en el trabajo\SG SST ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.E.
SEGURIDAD VIAL\2018\ Inspeccion de vehiculos
2- Se realiza la gestión documental requerida
9.4.3. GRUPOS DE APOYO
COPASST
Las capacitaciones de COPASST son acordadas entre la ARL SURA Y EL
asistente SST los cuales ajustan las fechas y el tema respectivo que se impartirá
en capacitación según lo consideren ambas partes.
La responsabilidad del practicante de seguridad radica en la gestión de los
refrigerios de los colaboradores a capacitar y el recibimiento de tanto el
capacitador como colaboradores en el punto acordado de capacitación, el cual
48
generalmente queda cerca del lugar de trabajo del practicante de seguridad,
además de la gestión documental y escanear las listas de asistencia las cuales son
ubicadas en la siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y Seguridad en el
trabajo\SG SST ALKOSTO\2018\5.PARTICIPACION DE LOS
TRABAJADORES\COPASST\CAPACITACIONES
CURSO VIRTUAL 50 HORAS
Del curso virtual de 50 hrs la ARL SURA emite un compendio en un documento
de excell el cual recibe vía correo electrónico el asistente SST cada dos meses
aproximadamente (sin embargo se puede solicitar con mayor periodicidad) el
cual lo re dirige al practicante de seguridad y este realiza un informe comparando
con los certificados que ya están previamente descargados del compendio pasado.
En este informe se especifica que tiendas tienen colaboradores que aún no han
realizado el curso y el asistente SST se encarga de informales a los técnicos SST
para conocer si existen inconsistencias en el informe proporcionado o si deben
agregarse colaboradores que recientemente terminaron el curso (teniendo en
cuenta que luego de terminado el curso se demora aproximadamente diez días en
permitir que se descargue el certificado). La información de los certificados se
encuentra ubicada en la siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y Seguridad en el
trabajo\SG SST ALKOSTO\2018\5.PARTICIPACION DE LOS
TRABAJADORES\COPASST\CAPACITACIONES\CURSO 50 HORAS
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9.4.4. ALTURAS
PROTOCOLO MÉDICO DE EXAMEN DE ALTURAS
El protocolo de examen médico es desconocido para le practicante de seguridad
ya que lo realiza el practicante de salud.
DETERMINACIÓN DE CURSO DE ALTURAS REQUERIDO
La determinación del curso de alturas se da de acuerdo a una ficha ya
establecida que indica que curso idóneo que debe tomar cada cargo de acuerdo a
los riesgos a los que se ve expuesto en la realización de su labor, el practicante
de seguridad tiene acceso a está lista cada que lo requiera, la ficha se encuentra
ubicada en la siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y Seguridad en el
trabajo\SG SST ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.R. Alturas\ FORMACIÓN
TAR
9.4.5. PROVEEDORES
El proceso de búsqueda y aprobación de proveedores consiste en una selección
que se realiza cada que se requiere donde el practicante inicia una búsqueda del
proveedor que cumple los requisitos establecidos por la norma para prestar el
servicio correspondiente, esta información se da al asistente de SST el cual junto
con el director SST eligen el proveedor seleccionado, brindan la información al
practicante y este envía el formato correspondiente para que el proveedor envíe
la documentación física a la compañía.
50
Al ser este un proceso no estandarizado ocurren errores en el envío de la
documentación y en el proceso de verificación de la documentación recibida.
DOCUMENTACIÓN PREVIA
Se refiere a los dos documentos principales que se tienen que enviar previamente
a la asistencia del colaborador antiguo que va a tomar el curso de alturas. Sin
embargo se debe tener comunicación constante con el proveedor para establecer
si los colaboradores asisten, esta es una de las actividades que genera más
inconvenientes para el practicante ya que no se realiza el traspaso de
comunicación de un practicante a otro y por lo tanto se pierde aproximadamente
por un mes.
CERTIFICACIÓN DE INGRESOS NUEVOS
Los ingresos nuevos tienen que reportarse al practicante por parte del área de
gestión humana para que él lo asigne al curso correspondiente y envíe la
documentación previa al proveedor. Este proceso presenta dificultad fuerte en el
espacio de tiempo en el que el área de gestión humana genera la comunicación de
las personas que son nuevos ingresos.
SISTEMATIZACIÓN DE INFORMACIÓN (HISTÓRICO Y
CONSOLIDADO)
Se trata de los documentos históricos que deben ser alimentados con la
información de certificación generada por los proveedores, son documentos de
importante cuidado por lo tanto solo se deben llenar con la supervisión del
51
asistente SST, cosa no especificada en un comienzo razón por la cual el
practicante comete el error de modificar alguno y genera información luego poco
confiable teniendo en cuenta que toda esta información está sujeta a indicadores.
El documento se encuentra ubicado en la siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y Seguridad en el
trabajo\SG SST ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.R. Alturas\ FORMACIÓN
TAR
9.4.6. MONTACARGAS
El proceso de certificación de los montacarguista se realiza con un proceso que
inicia con una labor que realizan los técnicos SST en cada una de las tiendas y
que en el proceso de sistematización requiere al igual que el proceso de alturas
una supervisión del asistente SST razones por las cuales la gestión realizada por
el practicante SST se convierten en solo actividades que realiza de vez en cuando
y no acompaña la totalidad del proceso, esto genera que en primer momento no
pueda estar pendiente del mismo y crea desinformación al no saber en qué parte
del proceso va la información.
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y Seguridad en el
trabajo\SG SST ALKOSTO\2018\5.APLICACION\P. riesgo
mecánico\montacargas\Histórico de formación de montacargas
9.4.7. PROVEEDORES
A pesar de que es un actividad transversal el proceso de gestión de los
proveedores es muy similar para las diferentes actividades, cuentan con
especificidades especialmente en los requisitos legales según el servicio que van
a prestar, pero el proceso de recepción de recepción de la documentación para
52
todos se realiza por medio del formato “Formato para codificación y/o
actualización de proveedores y acreedores”
Enviándolo a la dirección de correspondencia del proveedor.
La información requerida por el “Formato para codificación y/o actualización de
proveedores y acreedores” está en los siguientes items:
1- Información de identificación.
2- Información tributaria.
3- Información comercial
4- Información bancaria.
5- Facturación electrónica.
6- Autorización para el tratamiento de datos personales y aviso de privacidad.
7- Declaración de origen de fondos proveedores (el sello de que demuestra la
autenticidad de formato en la notaría por lo general va en esta página)
8- Conflicto de intereses
9- Espacio reservado para colombiana de comercio S.A. y/o ALKOSTO S.A.
10- Instrucciones para el proveedor.
En esta hoja está la lista de documentos físicos adjuntos que deben ser enviados
por el proveedor:
a- Certificado de cámara de comercio original (existen excepciones
pero deben sustentarse)
b- Fotocopia del RUT.
c- Autenticación de la firma del representante legal y que esté vigente
en la cámara de comercio.
d- Fotocopia de la cédula de ciudadanía si es persona natral.
53
e- Diligenciamiento del formato completo.
f- Los comerciantes que pertenezcan al régimen simplificado IVA no
están obligados a emitir factura, sin embargo quienes lo hagan deben
cumplir con los requisitos del artículo 617 del Estatuto tributario.
La verificación de esta documentación está a cargo del practicante de seguridad
quien le proporciona estos documentos al asistente SST.
9.4.8. GESTIÓN DOCUMENTAL (DOCUWARE)
La gestión documental es un proceso trasversal el cual requiere de una
capacitación previa que en varias ocasiones no se da por la alta rotación del cargo
por lo tanto el practicante aprende a realizar la gestión documental de forma
desorganizada y desconociendo el porqué de la gestión documental, incluso muchas
veces desconoce por qué es importante la buena realización del mismo. La gestión
documental en la compañía es manejada por medio del sistema DOCUWARE el
cual se rige por la estructura de la IMAGEN 2.
54
FIGURA 5. Parte de documento sobre gestión documental (docuware)
Tomado de: Información Docuware, ALKOSTO KTRONIX
9.4.9. BRIGADAS DE EMERGENCIA
BRIGADISTAS –PRIMERA PREPARACIÓN
Los colaboradores que aspiran a ser brigadistas deben llenar un formulario
proporcionado por los técnicos de las tiendas, luego de constatar su idoneidad se
inscriben a la primera capacitación de brigadas de emergencia las cuales se llevan
en cada una de las ciudades y de las cuales el proceso de gestión y seguimiento lo
realiza el practicante de seguridad el cual hace acompañamiento presencial a las
capacitaciones realizadas para las tiendas de Bogotá.
BRIGADISTAS- RECERTIFICACIÓN
El practicante de seguridad está encargado de realizar el acompañamiento de la
capacitación de las brigadas de emergencia que se realizan en las instalaciones de
55
la calera, por lo tanto debe estar al tanto de las fechas acordadas entre el asistente
SST y el proveedor para asistir y coordinar los inventarios de refrigerios que tiene
en las instalaciones de los bomberos, además de realizar al igual de en los
procesos de primera preparación la sistematización de los certificados de los
colaboradores los cuales son ubicados en la siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y Seguridad en el
trabajo\SG SST ALKOSTO\2018\5.APLICAION\Plan de PP respuesta ante una
emergencia\certificados
El practicante de seguridad también debe realizar el proceso de seguimiento de
las facturas que llegan por lo general al final de cada mes.
9.4.10. ACCCIDENTES DE TRABAJO
. Esta actividad se desarrolla de la siguiente manera Verificar que clase de
accidente laboral es:
Accidente extemporáneo: Es aquel del que no se ha hecho reporte en 48 horas
hábiles.
Accidente reportado: Es aquel que fue reportado en el tiempo establecido
Revisar la documentación primaria en la que se debe encontrar:
1- Radicados de EPS y ARL.
2- FURAT (Formato (que contenga todas las firmas)
3- Investigación del accidente de trabajo
Estas verificaciones se deben comunicar al asistente SST y en su
ausencia al director SST
56
Otra función del practicante de seguridad Alimentar la caracterización que
se compone de dos documentos “caracterización AT 2018” y
“caracterización AT 2012-2018” el primero contiene información reciente y
el segundo permite hacer análisis históricos del comportamiento de la
accidentalidad de las tiendas.
En ambos documentos se relaciona los siguientes ítems que deben ser
diligenciados con la mayor veracidad posible:
1- Fecha de ingreso
2- Antigüedad
3- Experiencia
4- Fecha AT
5- Hora ocurrencia
6- Descripción del accidente
7- Parte del cuerpo afectada
8- Tiempo de lesión
9- Mecanismo del accidente
10- Agente de lesión
11- Reincidente
12- Tipo de AT
57
13- Fatal
14- Tipo de riesgo
15- Resumen actos
16- Resumen condiciones
17- Resumen factores laborales
18- Resumen factores personas
19- Acciones para prevenir su repetición
Entre otros datos específicos de cada accidente de trabajo, en esta actividades es la
de diligenciar los documentos históricos de los accidentes de trabajo.
9.4.11. FACTURACIÓN
Es otra actividad trasversal que tiene como fin garantizar el seguimiento y correcto
del pago de los servicios prestados, la información sobre las facturas se lleva en el
documento de registro “control de gastos 2018” que se ubica en la ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y Seguridad en el
trabajo\SEGURIDAD\facturación\controldegastos2018
Donde se especifican datos de la factura como: nombre, NIT, costo de la factura.
9.4.12. INFORME MESUAL DE LAS TIENDAS
El informe mensual de las tiendas es en compendio físico de evidencias de diferentes
actividades realizadas a lo largo del mes la labor del practicante de seguridad es
58
realizar docuware (gestión documental) de todos los documentos, además de escanear
todos los documentos excepto: accidentes de terceros, cualquier tipo de inspecciones
y acciones pcm (acciones con potencial riesgo de provocar un incidentes o accidente
por lo cual requieren de un seguimiento).
Actividad 3: Comparar las actividades para observar su rendimiento.
9.5. CUADRO DE TIEMPOS DE LAS ACTIVIDADES
En la siguiente tabla se observan los tiempos en horas semanales dedicados a cada
actividad, cabe resaltar que es un promedio del mes ya que no todas las semanas se
realiza acompañamiento a las brigadas de emergencia, ni todos los meses hay gestión
de grupos de apoyo con la misma intensidad.
TABLA 8. Tiempo por horas semanales dedicadas a cada una de las actividades.
Tomado de: Elaboración propia.
Actividad 4: Determinar cuáles son las actividades más importantes entorno a su
participación en el ciclo PHVA y los tiempos determinados para su realización.
59
9.6. PRIORIZACIÓN
En la siguiente TABLA muestra como conclusión resaltadas en azul las actividades que son
susceptibles de realizar como medida de estandarización un instructivo y en blanco las
actividades que solo se realizará mejora en sus descripción debido a que no es necesario el
instructivo para su buena realización.
En la columna de antecedentes se observan tres estados:
Sin instructivo: Actividad que no cuenta con documentación previa.
Insuficientes: Las acciones que componen la actividad no son suficientes para cubrir la
rigurosidad del instructivo.
Instructivo en proceso: Actividad de la cual ya fue identificada la necesidad de realizar el
instructivo y existe el compromiso de realización.
De la columna de prioridad se observan tres estados que provocan la siguiente calificación:
Muy alta: Imprescindible su realización por parte del practicante de seguridad y de alta
importancia para un buen desempeño del practicante SST.
Alta: Se debe realizar regularmente y estar al tanto de sus avances ya que puede estar
compartida con otros cargos.
Media: Se debe realizar cuando sea necesaria por el practicante SST, pero siempre contando
con el apoyo del asistente SST.
60
TABLA 9. Priorización de las actividades del practicante SST.
Tomado de: Elaboración propia.
10. IMPLEMENTACIÓN.
FASE II
OBJETIVO: Implementar las actividades que generen oportunidades de mejora palpable en
el sistema de gestión de la seguridad laboral.
10.1. CLASIFICACIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Actividad 1: Clasificar de las actividades tildadas como importantes cuales son factibles de
una implementación de una nueva actividad y cuales necesitan estandarización respecto a su
tiempo e importancia en el ciclo PHVA.
En la siguiente TABLA se especifica las actividades susceptibles de mejoras, las otras
actividades que a pesar de contar con la importancia no son susceptibles de mejoras se
analizaron por dos razones, el nivel de acompañamiento para su realización por parte del
asistente SST, lo que dificulta en gran medida que el practicante de seguridad conozca la
totalidad del proceso y este en la posibilidad de proponer una mejora, es el caso de las
actividades de alturas y montacargas. La segunda razón por la que se descartaron actividades
61
fue por la falta de dificultad en su realización y la poca participación de otros colaboradores
diferentes al practicante de seguridad, este es el caso de las actividades de facturación,
proveedores y el informe mensual de las tiendas.
TABLA 10. Actividades realizadas por el practicante SST susceptibles de mejoras.
Tomado de: Elaboración propia.
10.2. OPORTUNIDADES DE MEJORA
Actividad 2: Establecer de que forma la norma ISO 45000 se usará para la creación de las
actividades que se tienen la oportunidad de implementar, además de mostrar su relación con
la participación y liderazgo de los trabajadores.
LIDERAZGO Y COMPROMISO
Tal como se menciona en la norma ISO 45000, [2] la alta dirección debe demostrar liderazgo
y compromiso con respecto al sistema de gestión de la SST:
d) asegurándose de que los recursos necesarios para establecer, implementar, mantener y
mejorar el sistema de gestión de la SST estén disponibles;
62
g) dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión
de la SST;
h) asegurando y promoviendo la mejora;
A pesar de que el practicante SST cuenta con posibilidades limitadas de implementar
actividades de mejora referenciadas en la TABLA 10 , es posible mejorar sustancialmente su
liderazgo en el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo por medio de la
estandarización de las actividades medulares del cargo del practicante SST, teniendo en
cuenta lo anterior se realizaron las siguientes apreciaciones para cada actividad:
SEGURIDAD VIAL:
Implementar el instructivo para la estandarización del proceso que evite confusiones
y errores en los indicativos dados a las tiendas.
Implementar un formato que permita que los nuevos ingresos se registren la forma en
la que se transportan al trabajo para que el practicante SST realice la inscripción en
los cursos respectivos. El formato será proporcionado en la primera inducción en
seguridad y salud en el trabajo dictada por el asistente SST.
GESTIÓN DOCUMENTAL (DOCUWARE):
Debido a la variabilidad de las actividades del practicante SST entorno a la gestión
documental, se propone la realización de la gestión documental de los informes
mensuales por parte de los técnicos de SST debido a que la rotación de este cargo es
menor y requieren tener un mejor conocimiento de la estructura de gestión
63
documental Docuware, sin embargo con se mencionó anteriormente no está
implantado debido a que el cambio debe realizarse gradualmente y debe ser vigilado
por el asistente SST y el analistas SST para la identificación de mejoras o desmejoras
en el proceso.
ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO:
Implantación del instructivo de estandarización que le permita al practicante SST
apropiarse de esta actividad lo más pronto posible, ya que su adecuada realización
por parte del practicante SST es importante para el adecuado funcionamiento del plan
de gestión de seguridad y salud en el trabajo debido a que es la actividad con tiempos
de cumplimiento más rigurosos proporcionados por las leyes vigentes.
La mejora que se plantea para optimizar la gestión de accidentes de trabajo
principalmente, es un chek list con la documentación que se requiere básicamente
para realizar el reporte de los accidentes de trabajo con el fin de evitar problemas por
los tiempos limitados establecidos por la ley en que se debe establecer los reportes y
garantizar la información acerca del hecho.
Los instructivos generados para el proceso de estandarización que tiene como animo mejorar
la participación del practicante SST proporcionando documentos que orienten en la
realización de las actividades que representan mayor importancia en el cargo y que atenúe la
alta rotación del cargo son:
SEGURIDAD VIAL: “GESTIÓN DE ESTADÍSTICAS DE SEGURIDAD VIAL”
ALTURAS: “GESTIÓN DEL TRABAJO EN ALTURAS”
64
MONTACARGAS: “GESTIÓN DE ACTIVIDADES DE MONTACARGAS”
PROVEEDORES: “GESTIÓN DE CREACIÓN DE PROVEEDORES”
BRIGADAS DE EMERGENCIA: “GESTIÓN DE LAS BRIGADAS DE EMERGENCIA”
ACCCIDENTES E INCEDENTES DE TRABAJO: “GESTIÓN DE ACCIDENTES DE
TRABAJO”
FACTURACIÓN: “GESTIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES”
10.3. UBICACIÓN DE LAS MEJORAS EN EL CONTEXTO ACTUAL
Actividad 3y 4:
* Generar un instructivo de implementación de la nueva estructura o proceso de la actividad
a implementar tanto en tiempo y ubicación en el ciclo PHVA.
* Generar instructivo de estandarización de las actividades que lo requieran generando una
gestión exitosa con el fin de reducir el tiempo de aplicación y maximizar el resultado en su
participación en el ciclo PHVA.
Según el “MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y LA
SALUD EN EL TRABAJO SG – SST” el sistema de gestión aún se encuentra en ejecución,
lo cual es una buena noticia ya que las actividades de mejora se pueden aplicar y los
instructivos realizados para generar la estandarización del cargo de practicante SST son muy
bien recibidos.
65
[9] ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD
EN EL TRABAJO.
Basados en la Resolución 1111 de 2017 se generó una revisión de la implementación del
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo que la Compañía viene adelantando
desde el 2015, esto para dar cumplimiento a los requisitos mínimos a evaluar por parte del
ente administrativo, para esto se instauraron los tiempos de cumplimiento acorde a las etapas
descritas en la resolución, y estas se integraron con el proceso que la Compañía tenía ya
estructurado en la implementación del sistema.
Las etapas se desarrollarán en los tiempos descritos así:
Fase 1: Evaluación Inicial. Junio a agosto 2017.
Fase 2: Plan de mejoramiento conforme a evaluación inicial. Septiembre a
diciembre 2017.
Fase 3: Ejecución. Enero a diciembre 2018.
Fase 4: Seguimiento y plan de mejora. Enero a marzo 2019.
Fase 5: Inspección vigilancia y control. Abril 2019 en adelante.
Formato institucional para la realización de los instructivos correspondientes.
ANEXO 2. “FORMATO INSTRUCTIVO”
ANEXO 3. “DIAGRAMA DE FLUJO”
66
10.4. IMPLEMENTACIÓN
Actividad 5: Implementar las nuevas actividades de forma progresiva respecto a la
priorización dada de su participación en el ciclo PHVA, empezando con las de menos
prioridad (que pueden ser simultáneas) y las de mayor prioridad (que se harán
individualmente), se realiza de esta forma para poder establecer el impacto con mayor
facilidad.
La implementación de las propuesta no se realizó en su totalidad debido a la falta de
oportunidad, razones por la cual se implementó la actividad de mejora para la actividad de
seguridad vial en su totalidad, la mejora del check list para mejorar la gestión de los
accidentes laborales se generó como propuesta pero no fue posible su implementación debido
a que es una actividad que necesitaba de la atención del asistente SST el cual no conto con
mucho tiempo disponible razón por la cual no se dio la oportunidad de su implementación.
SEGURIDAD VIAL: Desarrollo del formato de inscripción a los diferentes cursos de
seguridad vial, implementados en los ingresos del mes de septiembre con una buena acogida
ya que el practicante SST además de proporcionar el formato IMAGEN ya autorizado y
dispuesto en uno de los temas para la gestión documental, proporcionaba los datos de los
nuevos ingresos razón por la cual los colaboradores solo debían seleccionar las casillas a las
que aplicaran y ya facilitando mucho el proceso. Los colaboradores son inscritos en los
diferentes cursos en un intervalo de una semana por lo que permite su acceso mucho más
rápido que cuando los Técnicos SST realizaban el proceso.
67
FIGURA 6. Formato de registro programa de seguridad vial ANEXO 1.
Tomado de: Elaboración propia.
ACCIDENTES DE TRABAJO: La propuesta de check list consiste en el formato “CHECK
LIST DE REVISIÓN INICIAL DE ACCIDENTES DE TRABAJO” el cual en la parte
superior contiene los datos del colaborador actor de accidente de trabajo, en las columnas se
encuentran los requisitos indispensables para todo accidente ocurrido , en las siguientes
columnas referencia si los documentos requisitos se encuentran en el módulo de gestión
humana el cual funciona como herramienta interna de la compañía para determinar que
documentación se tiene y que no y si se encuentra reportado en la página web de la ARL
SURA ya que de no estar reportado se debe realizar el reporte lo más pronto posible, la última
columna evalúa si posiblemente hacen falta datos de alguno de los documentos requisitos
colocándolo como requisitos faltantes a los cuales posteriormente de les asigna una fecha
límite de realización y un responsable. Este formato fue revisado y corregido sin embargo no
fue posible implementarlo en corto tiempo debido a que solo lo pude implementar
inicialmente el asistente SST, no el practicante SST.
68
FIGURA 7. Formato“CHECK LIST DE REVISIÓN INICIAL DE ACCIDENTES DE TRABAJO” ANEXO 4
Tomado de: Elaboración propia.
11. VERIFICACIÓN
FASE III
OBJETIVO: Verificar el funcionamiento de las actividades en su conjunto
11.1. APLICACIÓN
Actividad 1, 2 y 3:
* Establecer si la realización de las actividades implementadas no genera contratiempos en
la realización de las otras en el caso de las que se realizan simultáneamente medir el impacto
69
en conjunto y de ser negativo generar un retiro de aplicación de una por una hasta identificar
la generadora.
* Crear mecanismos para corregir posibles dificultades que se presenten con la realización
de la implementación de las nuevas actividades, por medio de correcciones a la actividad
generadora de impacto negativo en su estructura o tiempo y de persistir evaluar su
priorización en el ciclo PHVA.
* Observar si las nuevas actividades generan contratiempos en las actividades ya existentes
en el caso de las actividades de implementación individual por su alta prioridad retirarla si el
impacto es negativo y reevaluar la oportunidad de implementarla en ese momento o de esa
manera.
SEGURIDAD VIAL: El instructivo “GESTIÓN DE ESTADÍSTICAS DE SEGURIDAD
VIAL” funciona adecuadamente debido a que se realizó con el conocimiento de las
actividades a profundidad y debido a que en los ingresos del mes de septiembre funciono sin
contratiempos el formato de inscripción para nuevos ingresos, se decide dejar el formato de
inscripción por lo cual se implementa está actividad al instructivo anteriormente mencionado.
ALTURAS: El instructivo “GESTIÓN DEL TRABAJO EN ALTURAS” funciona sin
contratiempos y genera la orientación adecuada para la realización de las actividades de
alturas.
MONTACARGAS: El instructivo “GESTIÓN DE ACTIVIDADES DE
MONTACARGAS” aunque tuvo corto tiempo de aplicación debido a que esta actividad
cumple su total aplicación en un rango de seis meses por lo que solo se pudo revisar su
funcionamiento una vez.
70
PROVEEDORES: El instructivo “GESTIÓN DE CREACIÓN DE PROVEEDORES” al
tener un tiempo de aplicación constante funciono adecuadamente y generó claridad en el
proceso.
BRIGADAS DE EMERGENCIA: El instructivo “GESTIÓN DE LAS BRIGADAS DE
EMERGENCIA” no tuvo un tiempo constante de aplicación pero si se requirió por lo menos
una vez al mes y fue adecuado al momento de su aplicación.
ACCCIDENTES E INCEDENTES DE TRABAJO: El instructivo “GESTIÓN DE
ACCIDENTES DE TRABAJO” estuvo sujeto a correcciones de forma relacionadas con las
actividades que hacían parte del instructivo pero que el practicante SST solo desarrollaba en
su totalidad ocasionalmente.
FACTURACIÓN: El instructivo “GESTIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES” fue de
uso constante y no recibió correcciones por lo que fue adecuado para desarrollar la actividad.
11.2. EVALUACIÓN
Actividad 4 y 5:
* Evaluar si efectivamente generan mejora en el sistema de gestión de seguridad laboral en
conjunto y en qué proporción contribuye cada intervención en el impacto general en el
sistema de gestión.
*Evaluar si la estandarización genera mejoras en la realización y resultado de las actividades
luego de un tiempo prudencial de realización y desarrollo.
71
IMPACTO
Para poder medir el impacto de las opciones de mejora que en la realización de las
actividades, se tiene la siguiente calificación.
ALTO: La propuesta de mejora además de mejorar la realización de la actividad afectada
logró mejorar la manera en la que se venía realizando.
MEDIO: La propuesta de mejora logró la mejor realización de la actividad afectada.
BAJO: La propuesta de mejora no logró la mejor realización de la actividad afectada.
TABLA 11. Impacto de las mejoras de aplicadas a las actividades que realiza el practicante SST.
Tomado de: Elaboración propia.
72
12. DIVULGACIÓN
FASE IV
OBJETIVO: Divulgar los hallazgos generados del proceso de estandarización e
implementación.
12.1. INSTRUCTIVOS
Actividad 1: Generar los instructivos necesarios para la divulgación adecuada de las
actividades tanto estandarizadas como implementadas.
12.1.1. SEGURIDAD VIAL: “GESTIÓN DE ESTADÍSTICAS DE SEGURIDAD
VIAL”
Logo de la
UEN GESTIÓN DE ESTADÍSTICAS DE SEGURIDAD VIAL
MACROPROCESO Sistema De Gestión De Seguridad y Salud En
El Trabajo CÓDIGO
PROCESO Seguridad vial VERSIÓN
RESPONSABLE DEL
PROCESO Practicante del área de seguridad PÁGINA 72 de 114
OBJETIVO
Gestionar por medio del practicante el procedimiento que debe seguir
para generar las estadísticas viales semanales que hacen parte importante
del seguimiento de prevención de accidentes de tránsito,
comportamientos y conductas seguras en la vía, que ha adoptado como
objetivo la compañía a nivel nacional y que es de obligatorio
cumplimiento.
ALCANCE
Aplica para la realización de estadísticas viales semanales de las tiendas a
nivel nacional que hacen parte de la unidad empresarial ALKOSTO K-TRONIX
desde Solicitar información sobre nuevos ingresos a los cursos hasta
documentar los avances de los cursos de seguridad vial.
DEFINICIONES Educación Vial: La educación vial consiste en acciones educativas,
iniciales y permanentes, cuyo objetivó es favorecer y garantizar el
desarrollo integral de los actores de la vía, tanto a nivel de conocimientos
73
sobre a normativa, reglamentación y señalización vial, como a nivel de
hábitos, comportamientos, conductas, y valores individuales y colectivos,
de tal manera que permita desenvolverse en el ámbito de la movilización
y el tránsito en perfecta armonía entre las personas y su relación con el
medio ambiente, mediante actuaciones legales y ~agógicas,
implementadas de forma global y sistémica, sobre todos los ámbitos
implicados y utilizando los recursos tecnológicos más apropiados.
El fin último de la educación vial es el logro de una óptima seguridad vial.
Por
ello, la educación vial debe:
1. Ser permanente, acompañando el desarrollo de la persona en todas sus
etapas de crecimiento.
2. Ser integral, transmitiendo conocimientos, habilidades y
comportamientos positivos.
3. Estar basada en valores fundamentales, como lo son la solidaridad, el
respeto mutuo, la tolerancia, la justicia, etc.
4. Lograr la convivencia en paz entre todos los actores de la vía. (Ley 1503
de 2011).
Actores de la vía. Son actores de la vía, todas las personas que asumen un
rol determinado, para hacer uso de las vías, con la finalidad de
desplazarse entre un lugar y otro, por lo tanto se consideran actores de
tránsito y de la vía los peatones, los transeúntes, los pasajeros y
conductores de vehículos automotores y no automotores, los
motociclistas, los ciclistas, los
Acompañantes, los pasajeros, entre otros. (Artículo 2. Ley 1503 de 2011).
DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
A. DIAGRAMA DE FLUJO
74
B. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Nota importante: Este Instructivo que se describe a continuación es un lineamiento básico para poder
ejecutar las actividades; sin embargo, NO elimina el buen actuar, la diligencia y el criterio de las
personas que lo ejecutan.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Solicitar
información
sobre nuevos
Solicitar información sobre nuevos ingresos a los
cursos de seguridad vial por medio del formato
“FORMATO DE REGISTRO PROGRAMA SEGURIDAD
Técnicos SST,
Practicante SST,
Solicitar nuevos ingresos a los cursos
Practicante SST, técnico
SST,asistente SST1
Inscribir a los nuevos cursos
Practicante SST 2
Adaptar el documento reporte
Practicante SST 4
Modificar el archivo histórico
Practicante SST 5
Generar estadísticas v iales por medio de
la adaptación de los indicadores
Practicante SST 6
1
1
Publicar el avance de los indicadores de
seguridad v ial
Practicante SST 8
Establecer un documento que
especifique los colaboradores que hacen falta por la realización de los
diferentes cursos
Practicante SST 7
Inicio
Realimentar el proceso por medio de la
comunicación en doble v ía
Practicante SST 9
Documentar los avances de los cursos de
seguridad v ial
Practicante SST 10
Descargar el reporte
Practicante SST 3
Fin
75
ingresos a los
cursos
VIAL” ANEXO 3 el cual se le proporciona al asistente
SST para que los nuevos ingresos lo diligencien en la
inducción y el asistente SST lo regrese al practicante
SST. Para el caso de las tiendas los técnicos de cada
tienda ubicada en Colombia que realizan la
inducción harán llegar el formato al practicante SST
luego de cada inducción. Para aclarar cualquier
duda sobre la realización de la asignación de los
cursos a los nuevos colaboradores dirigirse a los
manuales disponibles en la página web de la ARL
SURA.
Asistente SST
2. Inscribir a los
nuevos
participantes
Inscribir a los nuevos participantes por medio de la
plataforma de la ARL SURA, en los cursos informados
previamente por los técnicos de SST.
NOTA: Los colaboradores pueden estar inscritos en
más de un curso por diferentes razones que se
deben consultar con el asistente de seguridad y
salud en el trabajo.
Practicante SST
3. Descargar el
reporte
Descargar el reporte semanalmente de la
plataforma de la ARL en formato documentos de
texto *txt, especificando como columnas de
información DOCUMENTO, NOMBRE, CARGO (esta
columna puede no estar especificada para
colaboradores antiguos), CURSO, FECHA FIN (fecha
en la que el colaborador termino el curso),
FINALIZADO (esta columna especifica si el
colaborador finalizó o no el curso).
Practicante SST
4. Adaptar el
documento reporte
Adaptar el documento reporte *txt, se importa la
información de este archivo a un excell que tendrá
como nombre “SEGURIDAD VIAL n” n se refiere al
numeral consecutivo de los archivos semanales, se
revisa la continuidad del documento y que
efectivamente se encuentren los datos separados
por las columnas anteriormente nombradas.
Se adicionan tres columnas nuevas “UNIDAD DE
NEGOCIO, TIENDA, ESTADO” estás columnas
permiten eliminar colaboradores que ya no se
encuentren en la compañía, colaboradores que no
pertenezcan a la unidad de negocio ALKOSTO K-
TRONIX y permite distribuirlos por las tiendas de
Colombia.
Usando la columna de “CURSO” se dividen en
diferentes pestañas donde cada una es un curso
“MOTO, AUTO, BICICLETA O PEATON”.
Practicante SST
76
5. Modificar el archivo
histórico
Modificar el archivo histórico en cual se encuentra
en:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de
Salud y Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.E. SEGURIDAD
VIAL\2018\Formacion historica SV
La modificación se realiza siguiendo los siguientes
pasos:
1. Crear una nueva columna al lado de la
columna
“CURSO”, en la cual se relaciona la
información del archivo “SEGURIDAD VIAL
n” para establecer que colaboradores se
han inscrito recientemente y agregarlos al
histórico o que colaboradores que están en
el histórico aún no se han inscrito al curso
correspondiente. Luego de terminar este
paso eliminar la columna creada.
NOTA: El documento “SEGURIDAD VIAL n”
está ubicado en una carpeta creada por el
practicante.
2. Crear una nueva columna al lado de la
columna “FECHA FIN” para relacionar la
información de las fechas de terminación
de los diferentes cursos y poder actualizar el
histórico con las personas que ya
terminaron el curso y en qué fecha. Luego
de terminar este paso eliminar la columna
creada.
3. Debido a la dinámica del archivo histórico
al momento de ingresar estos documentos
se actualizarán los indicadores enlazados
por medio de una tabla dinámica, en la
cual se encuentran la cantidad de
colaboradores inscritos por tienda y la
cantidad de los mismos han que ha
terminado el curso lo cual genera un
indicador de cumplimiento.
Practicante SST
6. Generar estadísticas
viales por medio de
la adaptación de
los indicadores
Generar estadísticas viales por medio de la
adaptación de los indicadores en un nuevo
documento de excell con nombre” ESTADISTICAS
VIALES” se consignan los resultados arrojados por los
indicadores para cada una de las tiendas y se
modifican para que los porcentajes de
cumplimiento que se encuentren en menos del 80%
sean resaltados en color rojo. Estas estadísticas se
Practicante SST
77
consignan en este documento para poder observar
si las variaciones semanales son coherentes o existe
alguna irregularidad.
NOTA: El documento “ESTADISTICAS VIALES”
está ubicado en una carpeta creada por el
practicante.
7. Establecer un
documento que
especifique los
colaboradores que
hacen falta por la
realización de los
diferentes cursos
Establecer un documento que especifique los
colaboradores que hacen falta por la realización
de los diferentes cursos por medio de las pestañas
del documento “SEGURIDAD VIAL n” se filtra la
columna de “FINALIZADO” eligiendo solo la opción
“NO” luego de filtrar las 4 pestañas de los diferentes
cursos, esta información es consignada en un
nuevo archivo excell con nombre “PERSONAS
FALTANTES”.
NOTA: El documento “PERSONAS
FALTANTES” está ubicado en una carpeta
creada por el practicante.
Practicante SST
8. Publicar el avance
de los indicadores
de seguridad vial
Publicar el avance de los indicadores de seguridad
vial por medio de las tablas generadas del
documento “ESTADISTICAS VIALES” son usadas para
elaborar un mensaje e-mail adjuntando el
documento “PERSONAS FALTANTES” y es enviado a
las administrados de las tiendas, supervisores y
técnicos de seguridad y salud en el trabajo una vez
a la semana.
Practicante SST
9. Realimentar el
proceso por medio
de la comunicación
en doble vía
Realimentar el proceso por medio de la
comunicación en doble vía en la cual los
administradores, supervisores y principalmente los
técnicos de seguridad y salud en el trabajo,
observan los resultados de los indicadores y los
comparan con la información que tiene la tienda
para confirmarla y en el caso de existir irregularidad
responder al mensaje con las observaciones claras
y específicas para que el practicante pueda hacer
las actualizaciones necesarias.
Practicante SST,
Técnicos de SST,
Administradores
punto de venta,
Supervisores
10. Documentar los
avances de los
cursos de seguridad
vial
Documentar los avances de los cursos de
seguridad vial realizando una comparación entre
los archivos “SEGURIDAD VIAL n” y “SEGURIDAD
VIAL n-1” por medio de una columna creada en
Practicante SST
78
ambos con nombre ”CERTIFICADOS” donde se
encuentra concatenado el número de documento
y el curso de tal forma que a medida que se
descarga un certificado por medio de la página
de la ARL SURA se coloca “OK” en esta columna y
cuando se relaciona con la del documento
“SEGURIDAD VIAL n” para identificar cuales
certificados aún no han sido descargados de la
página.
Los certificados descargados deben ser guardados
por tienda y por curso en la siguiente dirección,
deben ser descargados directamente en las
carpetas designadas para que toda persona que
tenga acceso y requiera la información, pueda
llegar a ella sin inconveniente.
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de
Salud y Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.E. SEGURIDAD
VIAL\2018\Capacitacion y Formacion
SV\Certificados
Por último se realiza la impresión de los certificados
descargados y se realiza el proceso de gestión
documental.
DOCUMENTOS DE
APOYO
ANEXO 1.MANUAL PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL
ANEXO 2. CURSOS ESTANDARES DE ARL SURA PARA PEATONES,AUTOMOVILES,BICICLETAS Y MOTOCCICLETAS
ANEXO 3. INSTRUCTIVO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Resolución 1231 de abril de 2016
circular 068 de 2017
Ley 1503 de 2011
79
12.1.2. ALTURAS: “GESTIÓN DEL TRABAJO EN ALTURAS”
Logo de la
UEN GESTIÓN DEL TRABAJO EN ALTURAS
MACROPROCESO Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo CÓDIGO
PROCESO Planeación de las condiciones de Seguridad
y Salud en el Trabajo. VERSIÓN
RESPONSABLE DEL
PROCESO
Practicante de Salud y Seguridad en el
Trabajo. PÁGINA 79 de 114
OBJETIVO
Realizar de manera adecuada y oportuna las actividades del programa de
alturas que garanticen la confiabilidad de la información y la seguridad
laboral en el trabajo en alturas de los colaboradores.
ALCANCE
Aplica para las actividades relacionadas con el programa de trabajo en
alturas de ALKOSTO K-TRONIX desde Seleccionar y verificar los proveedores
de alturas hasta Generar informe de indicadores de cursos de trabajo en
alturas.
DEFINICIONES
Capacitación: Para efectos de esta norma, es toda actividad realizada en
una empresa o institución autorizada, para responder a sus necesidades,
con el objetivo de preparar el talento humano mediante un proceso en el
cual el participante comprende, asimila, incorpora y aplica conocimientos,
habilidades, destrezas que lo hacen competente para ejercer sus labores
en el puesto de trabajo. (Resolución 1409 de 2012).
Centro de entrenamiento: Sitio destinado para la formación de personas en
trabajo seguro en alturas, que cuenta con infraestructura adecuada para
desarrollar y/o fundamentar el conocimiento y las habilidades necesarias
para el desempeño del trabajador, y la aplicación de las técnicas
relacionadas con el uso de equipos y configuración de sistemas de
Protección Contra Caídas de alturas. Además de las estructuras, el Centro
de Entrenamiento deberá contar con equipos de Protección Contra Caídas
Certificados, incluyendo líneas de vida verticales y horizontales, sean
portátiles o fijas y todos los recursos para garantizar una adecuada
capacitación del trabajador. (Resolución 1409 de 2012).
Certificación para trabajo seguro en alturas. Certificación que se obtiene
mediante el certificado de capacitación de trabajo seguro en alturas o
mediante el certificado en dicha competencia laboral. (Resolución 1409 de
2012).
80
Certificación de equipos: Documento que certifica que un determinado
elemento cumple con las exigencias de calidad de un estándar nacional
que lo regula y en su ausencia, de un estándar avalado
internacionalmente. Este documento es emitido generalmente por el
fabricante de los equipos. (Resolución 1409 de 2012).
Coordinador de trabajo en alturas: Trabajador designado por el empleador,
denominado antiguamente persona competente en la normatividad
anterior, capaz de identificar peligros en el sitio en donde se realiza trabajo
en alturas, relacionados con el ambiente o condiciones de trabajo y que
tiene su autorización para aplicar medidas correctivas inmediatas para
controlar los riesgos asociados a dichos peligros. Debe tener certificación en
la norma de competencia laboral vigente para trabajo seguro en alturas,
capacitación en el nivel de coordinador de trabajo en alturas y experiencia
certificada mínima de un año relacionada con trabajo en alturas. Los
requisitos de certificación, capacitación y experiencia del coordinador de
trabajo en alturas, serán exigidos a partir de los dos años siguientes a la
expedición de la presente resolución, mientras que transcurre dicho tiempo
deben contar como mínimo con el certificado de capacitación del nivel
avanzado en trabajo en alturas o certificación de dicha competencia
laboral.
(Resolución 1409 de 2012).
Medidas de prevención: Conjunto de acciones individuales o colectivas
que se implementan para advertir o evitar la caída de personas y objetos
cuando se realizan trabajos en alturas y forman parte de las medidas de
control. Entre ellas están: sistemas de ingeniería; programa de protección
contra caídas y las medidas colectivas de prevención.
(Resolución 1409 de 2012).
Medidas de protección: Conjunto de acciones individuales o colectivas que
se implementan para detener la caída de personas y objetos una vez
ocurra o para mitigar sus consecuencias. (Resolución 1409 de 2012).
Reentrenamiento: Proceso anual obligatorio, por el cual se actualizan
conocimientos y se entrenan habilidades y destrezas en prevención y
protección contra caídas. Su contenido y duración depende de los
cambios en la norma para protección contra caídas en trabajo en alturas,
o del repaso de la misma y de las fallas que en su aplicación que el
empleador detecte, ya sea mediante una evaluación a los trabajadores o
mediante observación a los mismos por parte del coordinador de trabajo
en alturas. El reentrenamiento debe realizarse anualmente o cuando el
trabajador autorizado ingrese como nuevo en la empresa, o cambie de
tipo de trabajo en alturas o haya cambiado las condiciones de operación o
su actividad. Las empresas o los gremios en convenio con estas pueden
efectuar el reentrenamiento directamente bajo el mecanismo de Uvae o a
través de terceros autorizados por esta resolución. Debe quedar prueba del
81
reentrenamiento, que puede ser, mediante lista de asistencia, constancia o
certificado.
(Resolución 1409 de 2012).
DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
A. DIAGRAMA DE FLUJO
B. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Nota importante: Este Instructivo que se describe a continuación es un lineamiento básico para poder
ejecutar las actividades; sin embargo, NO elimina el buen actuar, la diligencia y el criterio de las
personas que lo ejecutan.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Seleccionar y verificar los proveedores
de alturas
Practicante SST 1
Crear o actualizar los
Practicante SST 2
Generar lista de nuevos ingresos con
sus respetivos cargos y tiendas
Practicante gestión humana 3
Separar por cargos quien debe tomar
cursos de alturas
Practicante SST 4
1
Generar la lista de colaboradores
antiguos a recertificación de los diferentes cursos de alturas
Técnicos SST, Practicante SST 6
Inicio
Proporcionar la información requerida por los
proveedores de alturas
Practicante SST 7
Recepción de correspondencia
Practicante SST 8
1
Gestionar con el proveedor de cursos de
alturas
Practicante SST 5
Gestionar los certificados recibidos
Practicante SST 9
Generar informe de indicadores de cursos
de trabajo en alturas
Asistente de SST, Practicante
SST10
Fin
82
1. Seleccionar y
verificar los
proveedores de
alturas
Seleccionar y verificar los proveedores de alturas que
se encuentre en la lista del ministerio, Proveedores
inscritos en el registro - Resolución 1178 de 2017 .Por
medio de la página web del ministerio de trabajo.
http://www.mintrabajo.gov.co/web/guest/relaciones-
laborales/comision-permanente-de-concertacion/-
/document_library/hd6QKB3cs5p9/view_file/59671751
Practicante
SST
2. Crear o
actualizar los
proveedores de
alturas
Crear o actualizar los proveedores de alturas por
medio del Formato para codificación y/creación de
proveedores y acreedores el cual se encuentran
disponible en físico en la ADM. CENTRAL, además de
identificar si el proveedor realiza actividades legales
confirmándolo con CUMPLIMIENTO CORBETA, por
medio de correo electrónico y son impresas y
anexadas al formato de proveedor. Para consultar la
realización de creación y actualización de
proveedores dirigirse al ANEXO 2
Practicante
SST
3. Generar lista de
nuevos ingresos
con sus
respetivos
cargos y tiendas
Generar lista de nuevos ingresos con sus respetivos
cargos y tiendas, por lo menos un día antes de que el
ingreso se lleve a cabo.
Practicante
gestión
humana
4. Separar por
cargos quien
debe tomar
cursos de alturas
Separar por cargos quien debe tomar cursos de
alturas, separar esta lista en un nuevo documento y
comparar con la “FICHA DE ALTURAS” para determinar
si debe realizar curso BÁSICO OPERATIVO, AVANZADO,
BÁSICO ADMINISTRATIVO o COORDINADOR.
Practicante
SST
5. Gestionar con el
proveedor de
cursos de alturas
Gestionar con el proveedor de cursos de alturas y
confirmar disponibilidad del proveedor para realizar
capacitaciones a los nuevos ingresos en los cursos
respectivos, confirmando en la FICHA DE ALTURAS la
duración de los mismos para evitar que se realicen
fines de semana (sábado, domingo y festivos)
Practicante
SST
6. Generar la lista
de
colaboradores
antiguos a
recertificación
de los diferentes
cursos de alturas
Generar la lista de colaboradores antiguos a
recertificación de los diferentes cursos de alturas,
siguiendo estos pasos:
1- Determinar que colaboradores requieren
recertificación en los diferentes cursos de
alturas, por medio de la filtración por tiendas
del documento FORMACIÓN TAR ubicado
en:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de
Salud y Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.R. Alturas\
FORMACIÓN TAR
Técnicos SST,
Practicante
SST
83
Separar cada lista por tiendas y proporcionar
esta información al técnico de seguridad y
salud en el trabajo que lo requiera.
2- Los técnicos de seguridad y salud en el
trabajo deben programar el examen de
alturas a quienes no lo tengan guiándose del documento “BASE PARA ENVIAR EXAMENES
MEDICOS” ubicado en la siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de
Salud y Seguridad en el trabajo\SALUS \DX
CONDICIONES DE SALUD\EXAMENES
MEDICOS\2017 APRENDIZ
3- Los técnicos de seguridad y salud en el
trabajo de las tiendas deben enviar la
programación mensual, con el fin de generar
seguimiento de los colaboradores que se
recertificaran en dicho mes.
7. Proporcionar la
información
requerida por los
proveedores de
alturas
Proporcionar la información requerida por los
proveedores de alturas tanto para procesos de
nuevos ingresos como para colaboradores antiguos,
lo documentos requeridos son:
1- Pago de seguridad social.
2- Examen médico de resultado APTO para
realizar trabajo en alturas.
Está documentación debe ser enviada al proveedor
antes de la fecha de realización de los cursos de
alturas.
Practicante
SST
8. Recepción de
correspondencia
Recepción de correspondencia de los proveedores
de alturas, que generalmente por operatividad se
recibe mensualmente y consta de :
1- Facturación: Factura original marcada con
copia.
2- Certificados impresos de los colaboradores
que concluyeron exitosamente el curso
NOTA: Es importante que cumpla con las condiciones
anteriormente nombradas, además de si se tiene
alguna duda sobre esta actividad se puede
profundizar en los ANEXOS 4 Y 5.
Proveedores
de alturas,
Practicante
SST
9. Gestionar los
certificados
recibidos
Gestionar los certificados recibidos siguiendo los
siguientes pasos:
1- En el archivo de alimentación nombrado
como “HISTORICO CURSO ALTURAS 2015-
2018” el cual está ubicado en:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de
Asistente de
SST,
Practicante
SST
84
Salud y Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.R. Alturas\
HISTORICO CURSO ALTURAS 2015-2018
En el cual se anota uno por uno los datos
(nombre, documento, curso y fecha de
realización) de las personas que figuran en los
certificados, además de complementar los
datos relacionando en este documento con
la nómina actual la cual está ubicada en:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\SEGURIDAD
\NOMINA
La cual aporta datos sobre el cargo, la tienda
a la que pertenece y la fecha de ingreso.
2- Escanear los certificados y ubicarlos
dependiendo la tienda a la que pertenece el
colaborador y el curso realizado en la
siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de
Salud y Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.R. Alturas\
Certificados
3- Revisión del Asistente de SST de los
certificados escaneados y la información
consignada en el documento “HISTORICO
CURSO ALTURAS 2015-2018”.
4- Alimentación conjunta del practicante de SST
y el Asistente de SST del archivo “FORMACIÓN
TAR” del cual ya anteriormente se especificó
su ubicación.
En este archivo se relaciona la información
con el documento “HISTORICO CURSO
ALTURAS 2015-2018” con el fin de actualizar
las fechas de realización del curso y adicionar
los colaboradores que realizaron por primera
vez los diferentes cursos de alturas.
NOTA: Es importante tomar un momento para revisar
que la relación de los documentos para evitar
información errónea.
5- Reubicación de colaboradores que ya no
pertenecen a la compañía del documento
“FORMACIÓN TAR” al documento “Histórico
formación-Retirados” el cual está ubicado en
esta ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de
Salud y Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICAION\P.R. Alturas\
Histórico formación-Retirados
Estos colaboradores son identificados al
relacionar en la columna ESTADO del
documento “FORMACIÓN TAR” con la
NOMINA para establecer quienes siguen
activos y quiénes no.
85
6- Enviar al sistema de gestión documental los
certificados físicos. ANEXO 8
10. Generar informe
de indicadores
de cursos de
trabajo en
alturas
Generar informe de indicadores de cursos de trabajo
en alturas, los indicadores se generan
inmediatamente se realiza la alimentación del
documento “FORMACIÓN TAR” en la pestaña de
“informe 2018”, los datos se pueden trasladar de este
documento al informe luego de que se revise
detenidamente que no existe inconsistencias en los
indicadores.
En el documento “informe” el cual es un documento
temporal se realizan los ajustes de forma y lenguaje
necesario para que la información de los indicadores
sea lo más clara posible.
Los indicadores se hacen públicos por medio
electrónico por el asistente de SST quien realiza los
comentarios que considere pertinentes.
Asistente de
SST,
Practicante
SST
DOCUMENTOS DE
APOYO
ANEXO 1: Formato para codificación y/creación de proveedores y
acreedores
ANEXO 2: INSTRUCTIVO DE CREACIÓN DE PROVEEDOR
ANEXO 3: FICHA DE ALTURAS
ANEXO4:INSTRUCTIVO FACTURACIÓN
ANEXO5: INSTRUCTIVO CORRESPONDENCIA
ANEXO 6:INSTRUCTIVO GESTIÓN DOCUMENTAL
ANEXO 7: PROTOCOLO MEDICO DE EXAMEN DE ALTURAS
ANEXO 8: INSTRUCTIVO SOBRE DOCUWARE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA Resolución 1409 de 2012
Resolución 1178 de 2017
86
12.1.3. MONTACARGAS: “GESTIÓN DE ACTIVIDADES DE
MONTACARGAS”
Logo de la
UEN GESTIÓN DE ACTIVIDADES DE MONTACARGAS
MACROPROCESO Sistema De Gestión De Seguridad y Salud En El
Trabajo CÓDIGO
PROCESO Montacargas VERSIÓN
RESPONSABLE DEL
PROCESO Practicante del área de seguridad PÁGINA 86 de 114
OBJETIVO
Gestionar por medio del practicante las actividades necesarias para el
cumplimento de la normatividad vigente para los colaboradores que usan
montacargas.
ALCANCE
Aplica para la gestión de actividades de montacargas desde Crear o
actualizar los proveedores de montacargas hasta enviar los carnés e los
colaboradores que son operadores de montacargas titulares.
DEFINICIONES
Entrenamiento. Para efectos de esta norma, es toda actividad realizada en
un centro de formación y entrenamiento autorizado, que tiene el propósito
de preparar el talento humano, mediante un proceso teórico y práctico, en
el cual el participante comprende, asimila, incorpora y aplica
conocimientos, habilidades y destrezas.( END NORMATIVA DISPONIBLE 074)
Centro de formación y entrenamiento en montacargas. Sitio designado
para la formación de personas en montacargas, que cuenta con
infraestructura adecuada para desarrollar o fundamentar, o ambos, el
concomimiento y las habilidades necesarias para el desempeño del
trabajador y la aplicación de las técnicas relacionadas con el uso de los
equipos y la configuración de sistemas de montacargas. .( END NORMATIVA
DISPONIBLE 074)
Equipo de seguridad. Conjunto de instrumentos, dispositivos, aparatos,
elementos destinados para ser utilizados por la persona en entrenamiento
para protegerlo de riesgos. .( END NORMATIVA DISPONIBLE 074)
87
DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
A. DIAGRAMA DE FLUJO
C. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Nota importante: Este Instructivo que se describe a continuación es un lineamiento básico para poder
ejecutar las actividades; sin embargo, NO elimina el buen actuar, la diligencia y el criterio de las
personas que lo ejecutan.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Crear o
actualizar los
Crear o actualizar los proveedores de alturas por
medio del Formato para codificación y/creación de
proveedores y acreedores el cual se encuentran
Practicante
SST
Crear o actualizar los proveedores
de montacargas
Practicante SST 1
Convocar abiertamente en las
tiendas.
Supervisores, Técnicos SST 2
Reportar al asistente SST
Supervisores, Técnicos
SST 4
Alimentar el “histórico de
formación de montacargas”
Asistente SST,
Practicante SST5
Acordar con el proveedor fechas de
capacitación por tiendas
Asistente SST,
Practicante SST6
1
1
Gestionar los certificados recibidos
Asistente de SST, Practicante
SST8
Recepción de correspondencia
Practicante SST 7
Inicio
Enviar los carnés
Asistente de SST, Practicante SST 9
Revisar el historial que tienen los
aspirantes
Supervisores, Técnicos SST 3
Fin
88
proveedores de
montacargas
disponible en físico en la ADM. CENTRAL, además de
identificar si el proveedor realiza actividades legales
confirmándolo con CUMPLIMIENTO CORBETA, por
medio de correo electrónico y son impresas y
anexadas al formato de proveedor. Para consultar la
realización de creación y actualización de
proveedores dirigirse al ANEXO 4.
2. Convocar
abiertamente en
las tiendas.
Convocar abiertamente en las tiendas, con el fin de
establecer la cantidad de colaboradores que aspiran
al puesto de montacarguista.
Supervisores,
Técnicos SST
3. Revisar el
historial que
tienen los
aspirantes
Revisar el historial que tienen los aspirantes de su
comportamiento en la compañía, para establecer
cuáles son los más idóneos y programarlos a examen
médico de montacargas. ANEXO 1
Supervisores,
Técnicos SST
4. Reportar al
asistente SST
Reportar al asistentes SST los aspirantes nuevos,
emergentes y los titulares:
Novatos o nuevos: Los colaboradores que van a tomar
la capacitación por primera vez.
Emergentes: Los colaboradores que ya han tomado
capacitación previamente y pueden ser operadores
de montacargas en caso de que el titular falte.
Titular: Colaborador con capacitación que tiene el
cargo de operador de montacargas.
Supervisores,
Técnicos SST
5. Alimentar el
“histórico de
formación de
montacargas”
Alimentar el “histórico de formación de montacargas”
ubicado en la siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud y
Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICACION\P. riesgo
mecánico\montacargas\Histórico de formación de
montacargas
Donde se incluirán los novatos, emergentes y titulares
correspondientes o se realizarán las modificaciones
correspondientes si ya está registrado el colaborador.
Asistente SST,
Practicante
SST
89
6. Acordar con el
proveedor
fechas de
capacitación
por tiendas
Acordar con el proveedor fechas de capacitación
por tiendas y coordinar con el proveedor que tienda
se capacitará en cada fecha, además proporcionar
el contacto de los técnicos SST para coordinar.
Asistente SST,
Practicante
SST
7. Recepción de
correspondenci
a
Recepción de correspondencia de los proveedores
de montacargas, que generalmente por
operatividad se recibe mensualmente y consta de :
1- Facturación: Factura original marcada con
copia.
2- Certificados impresos de los colaboradores
que concluyeron exitosamente el curso
NOTA: Es importante que cumpla con las condiciones
anteriormente nombradas, además de si se tiene
alguna duda sobre esta actividad se puede
profundizar en los ANEXOS 2 Y 3.
Proveedores
de
montacargas
, Practicante
SST
3- Gestionar los
certificados
recibidos
Gestionar los certificados recibidos siguiendo los
siguientes pasos:
1- Alimentar el “histórico de formación de
montacargas”.
complementar los datos relacionando en
este documento con la nómina actual la
cual está ubicada en:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\SEGURIDA
D \NOMINA
La cual aporta datos sobre el cargo, la
tienda a la que pertenece y la fecha de
ingreso.
2- Revisión del Asistente de SST de los
certificados escaneados y la información
consignada en el documento “histórico de
formación de montacargas”.
3- Enviar al sistema de gestión documental
“DOCUWARE” los certificados físicos. ANEXO
8 y entregar al asistente de SST los carnés de
las personas que se capacitaron.
Asistente de
SST,
Practicante
SST
90
4- Enviar los carnés
Enviar los carnés a los colaboradores titulares y
emergentes a los técnicos SST de cada una de la
tiendas.
Asistente de
SST
DOCUMENTOS DE
APOYO
ANEXO 1. PROTOCOLO EXAMEN DE MONTACARGAS
ANEXO 2:INSTRUCTIVO FACTURACIÓN
ANEXO 3: INSTRUCTIVO CORRESPONDENCIA
ANEXO 4. INSTRUCTIVO DE CREACIÓN O ACTUALIZACIÓN DE UN PROVEEDOR.
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Código de regulación federal título 29
OSHA final rule 1999
Decreto 1072 del 2015
ESPECIFICACIÓN NORMATIVA DISPONIBLE END 074 FORKLIFT
EDUCATION AND TRAINING CENTERS
12.1.4. PROVEEDORES: “GESTIÓN DE CREACIÓN DE PROVEEDORES”
Logo de la
UEN GESTIÓN DE CREACIÓN DE PROVEEDORES
MACROPROCESO
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo
CÓDIGO
PROCESO
Planeación de las condiciones de Seguridad
y Salud en el Trabajo.
VERSIÓN
RESPONSABLE DEL
PROCESO
Practicante de Salud y Seguridad en el
Trabajo.
PÁGINA 90 de 114
OBJETIVO
Gestionar la actualización o creación de proveedores de forma eficiente y
oportuna para evitar que afecte otros procesos.
ALCANCE
Aplica para las actividades que comprende el proceso de gestión de
proveedores desde Seleccionar proveedores hasta Verificar la creación o
actualización del proveedor.
91
DEFINICIONES
COMPETENCIA: La organización debe:
a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo
su control, un
trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la
calidad;
b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la
educación, formación o experiencia apropiadas;
c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia
necesaria y evaluar
la eficacia de las acciones tomadas;
d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la
competencia.
NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la
tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la
contratación o subcontratación de personas competentes.
(ISO 9001 del 2015)
INFORMACIÓN DOCUMENTADA:
Generalidades: El sistema de gestión de la calidad de la organización debe
incluir: a) la información documentada requerida por esta Norma
Internacional; b) la información documentada que la organización
determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la
calidad. NOTA La extensión de la información documentada para un sistema
de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a:
- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos
y servicios; - la complejidad de los procesos y sus interacciones; y - la
competencia de las personas.
Creación y actualización: Al crear y actualizar la información documentada,
la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: a) la
identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de
referencia); b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos)
y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); c) la revisión y
aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
(ISO 9001 del 2015)
92
DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
D. DIAGRAMA DE FLUJO
E. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Nota importante: Este Instructivo que se describe a continuación es un lineamiento básico para poder ejecutar las actividades; sin embargo, NO elimina el buen actuar, la diligencia y el criterio de las
personas que lo ejecutan.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Seleccionar
proveedores
Seleccionar proveedores se realiza revisando
según la norma que aplique al servicio prestado si
es candidato idóneo.
Asistente SST,
Practicante SST
2. Establecer contacto
con el proveedor
Establecer contacto con el proveedor para
acordar un primer encuentro y establecer la
ubicación y la calidad de la infraestructura (para
capacitaciones) y su experiencia en el mercado
(para servicios específicos).
Asistente SST,
Practicante SST,
Técnico SST
93
3. Solicitar
documentación
física
Solicitar documentación física por medio del
ANEXO 1. “Formato para codificación y/o
actualización de proveedores y acreedores”
Enviándolo a la dirección de correspondencia del
proveedor.
La información requerida por el “Formato para
codificación y/o actualización de proveedores y
acreedores” está en los siguientes items:
11- Información de identificación.
12- Información tributaria.
13- Información comercial
14- Información bancaria.
15- Facturación electrónica.
16- Autorización para el tratamiento de datos
personales y aviso de privacidad.
17- Declaración de origen de fondos
proveedores (el sello de que demuestra la
autenticidad de formato en la notaría por
lo general va en esta página)
18- Conflicto de intereses
19- Espacio reservado para colombiana de
comercio S.A. y/o ALKOSTO S.A.
20- Instrucciones para el proveedor.
En esta hoja está la lista de documentos
físicos adjuntos que deben ser enviados
por el proveedor:
g- Certificado de cámara de comercio
original (existen excepciones pero
deben sustentarse) h- Fotocopia del RUT.
i- Autenticación de la firma del
representante legal y que esté vigente
en la cámara de comercio.
j- Fotocopia de la cédula de ciudadanía
si es persona natral.
k- Diligenciamiento del formato
completo.
l- Los comerciantes que pertenezcan al
régimen simplificado IVA no están
obligados a emitir factura, sin
embargo quienes lo hagan deben
cumplir con los requisitos del artículo
617 del Estatuto tributario.
Todas las especificaciones anteriores deben ser
revisadas con atención por la persona que reciba
la correspondencia. ANEXO 2
NOTA: Si el receptor de la correspondencia no es el
Practicante SST debe ser dirigido a este el
formulario junto con la documentación.
Asistente SST,
Practicante SST,
Técnico SST
94
4. Consultar en la
lista de lavado de
activos
Consultar en la lista de lavado de activos si al
proveedor tiene antecedentes de lavado de
activos, la consulta se realiza enviando un correo
electrónico al listado corbeta con el NIT de la
empresa la razón social , el número de documento
del representante legal y el nombre completo del
mismo. Devuelta el listado corbeta enviará cuatro
documentos cada uno sobre el resultado de
búsqueda de los cuatro datos enviados, si el
resultado de la búsqueda es negativo significa que
la empresa no tiene antecedentes de lavado de
activos por lo tanto se procede a la impresión de
cada uno de los documentos y se anexan al
“Formato para codificación y/o actualización de
proveedores y acreedores”
Practicante SST,
5. Gestionar la firma
del
“Formato para
codificación y/o
actualización de
proveedores y
acreedores”
Gestionar la firma del “Formato para codificación
y/o actualización de proveedores y acreedores”
proporcionando toda la documentación al
Director SST. El cual regresará la documentación
firmada de nuevo al practicante SST y este en
última instancia lo direccionará al área de
proveedores.
Practicante SST
6. Verificar la
creación o
actualización del
proveedor
Verificar la creación o actualización del
proveedor por medio electrónico al área de
proveedores.
Practicante SST
DOCUMENTOS DE
APOYO
ANEXO 1. “Formato para codificación y/o actualización de proveedores y
acreedores”
ANEXO 2. INSTRUCTIVO CORRESPONDENCIA
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA ISO 9001 del 2015
95
12.1.5. BRIGADAS DE EMERGENCIA: “GESTIÓN DE LAS BRIGADAS DE
EMERGENCIA”
Logo de la
UEN GESTIÓN DE LAS BRIGADAS DE EMERGENCIA
MACROPROCESO Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo CÓDIGO
PROCESO Gestión, Tratamiento y Control del Riesgo VERSIÓN
RESPONSABLE DEL
PROCESO
Practicante de Salud y Seguridad en el
Trabajo. PÁGINA 95 de 114
OBJETIVO Gestionar las actividades necesarias para cumplir con la exitosa
capacitación y documentación de la misma en brigadas de emergencia.
ALCANCE
Aplica las actividades de gestión de brigadas de emergencias desde Crear
o actualizar proveedor de brigadas de emergencia hasta Gestionar los
certificados recibidos.
DEFINICIONES
Emergencia: Es aquella situación de peligro o desastre o la inminencia del
mismo, que afecta el funcionamiento normal de la empresa. Requiere de
una reacción inmediata y coordinada de los trabajadores, brigadas de
emergencias y primeros auxilios y en algunos casos de otros grupos de
apoyo dependiendo de su magnitud. (Decreto 1072 del 2015).
Brigada: Grupo de empleados con una ocupación laboral, que de acuerdo
a las actividades
económicas de la empresa y según sus capacidades, tienen como
responsabilidad, realizar
actividades preventivas y de control de emergencias ante eventualidades
de riesgo, siniestro o desastre, dentro de una empresa, industria o
establecimiento y tienen como objetivo primordial salvaguardar la vida,
bienes y el entorno de los mismos, actuando como primeros
Respondedores.(Resolución 0256 de 2014)
Brigada contraincendio básica o clase I: Grupo de empleados con una
ocupación laboral, que de acuerdo a las actividades económicas de la
empresa, están formadas, capacitadas y entrenadas para la prevención y
atención inicial de emergencias que pueden suscitarse al interior o exterior
de la empresa y que estén relacionadas a la misma.(Resolución 0256 de
2014)
Capacitación: Proceso organizado para impartir conocimientos o destrezas
por medio de una instrucción sistémica.(Resolución 0256 de 2014)
96
Escuelas de Formación: Organizaciones debidamente reconocidas por la
Dirección
Nacional de Bomberos, que cuentan con instalaciones físicas, instructores y
demás elementos necesarios para impartir programas de entrenamiento y
educación a las brigadas contraincendios.(Resolución 0256 de 2014)
Instructor de Brigada Contraincendio: Es una unidad reconocida por la
Dirección Nacional de Bomberos de Colombia y adscrita a una escuela de
formación bomberil que a través de esta coordinará el programa de
entrenamiento y educación para las brigadas contraincendio. (Resolución
0256 de 2014)
Respuesta: Ejecución de las actividades necesarias para la atención de la
emergencia como accesibilidad y transporte, telecomunicaciones,
evaluación de daños y análisis de necesidades, investigación de incendios,
salud y saneamiento básico, búsqueda y rescate, extinción de incendios y
manejo de materiales peligrosos, albergues y alimentación, servicios
públicos, seguridad y convivencia, aspectos financieros y legales,
información pública y el manejo general de la respuesta. (Resolución 0256
de 2014)
DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
F. DIAGRAMA DE FLUJO
97
G. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Nota importante: Este Instructivo que se describe a continuación es un lineamiento básico para poder
ejecutar las actividades; sin embargo, NO elimina el buen actuar, la diligencia y el criterio de las
personas que lo ejecutan.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABL
E
1. Crear o
actualizar proveedor de
brigadas de
emergencia
Crear o actualizar proveedor de brigadas de
emergencia, que corresponden a las entidades sin
ánimo de lucro bomberos, por lo cual es necesario
ubicar y contactar a los cuerpos oficiales que se
Practicante
SST
Crear o actualizar proveedor de
brigadas de emergencia
Practicante SST 1
Ingresar nuevos colaboradores
brigadistas
Asistente SST, técnico de
SST2
Crear fechas de asistencia en el
mes a brigadas de emergencia
tanto para nuevos ingresos como
para antiguos colaboradores
Asistente SST,
proveedores 4
Crear cantidad de cupos
pertinentes para las tiendas de
acuerdo a las fechas acordadas
Asistente SST, técnico de
SST5
Generar listas de asistentes mensuales
Técnico de SST 6
1
1
Recepción de correspondencia de los
diferentes cuerpos de bomberos
Cuerpos de bomberos de las
diferentes ciudades,
Practicante SST
8
Acompañar las capacitaciones en
brigadas de emergencia
Asistente SST 7
Inicio
Generar la lista de colaboradores
antiguos a recertificar en
brigadas de emergencia
Asistente SST 3
Fin
Asistente SST,
Practicante SST
Gestionar los certificados recibidos
9
98
encuentren cerca a las tiendas para enviar el
Formato para codificación y/creación de
proveedores y acreedores.
2. Ingresar nuevos
colaboradores
brigadistas
Ingresar nuevos colaboradores brigadistas
proporcionando el “FR-Solicitud de ingreso brigada
de emergencia” de aspirante a brigadistas al
técnico de SST de la tienda respectiva. ANEXO 4
Asistente SST,
técnico de
SST
3. Generar la lista
de colaboradores
antiguos a
recertificar en
brigadas de
emergencia
Generar la lista de colaboradores antiguos a
recertificar en brigadas de emergencia del
documento “HISTORICO 2015-2018” ubicado en la
ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud
y Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICACIÓN\Plan de PP
respuesta ante una emergencia\“HISTORICO 2015-
2018”
Filtrando los colaboradores antiguos que no se han
recertificado hace más de dos años, adjuntarlos en
un documento temporal y enviar a los técnicos de
SST que lo requieran.
Asistente SST
4. Crear fechas
de asistencia
en el mes a
brigadas de
emergencia
tanto para
nuevos ingresos
como para
antiguos
colaboradores
Crear fechas de asistencia en el mes a brigadas de
emergencia tanto para nuevos ingresos como para
antiguos colaboradores, en las que estén en común
acuerdo el proveedor y el asistente SST.
Asistente SST,
proveedores
5. Crear cantidad
de cupos
pertinentes
para las tiendas
de acuerdo a
las fechas
acordadas
Crear cantidad de cupos pertinentes para las
tiendas de acuerdo a las fechas acordadas:
1- Para las tiendas no pertenecientes a
Bogotá los grupos y la gestión de
elementos necesarios, lo realizarán los
técnicos de SST
2- Para las tiendas pertenecientes a Bogotá el
asistente de SST generará una cantidad de
cupos de los que pueden hacer uso las
tiendas en las respectivas fechas de
asistencia.
Asistente SST,
técnico de
SST
6. Generar listas
de asistentes
mensuales
Generar listas de asistentes mensuales entorno a la
disposición de cada tienda, está será generada
por los técnicos de SST los cuales especificarán en
la lista: nombre completo, documento, cargo y
fecha en la que asistirán a las brigadas de
Técnico de
SST
99
emergencia y la enviarán al asistente de SST para
que este haga un seguimiento.
7. Acompañar las
capacitaciones
en brigadas de
emergencia
Acompañar las capacitaciones en brigadas de
emergencia que se realicen para las tiendas de
Bogotá, gestionando la alimentación que se solicite
y reportando cualquier novedad que se pueda
presentar.
Asistente SST
8. Recepción de
correspondenci
a de los
diferentes
cuerpos de
bomberos
Recepción de correspondencia de los diferentes
cuerpos de bomberos , que generalmente por
operatividad se recibe mensualmente y consta de :
5- Facturación: Factura original marcada con
copia.
6- Certificados impresos de los colaboradores
que concluyeron exitosamente el curso
NOTA: Es importante que cumpla con las
condiciones anteriormente nombradas, además de
si se tiene alguna duda sobre esta actividad se
puede profundizar en los ANEXOS 2 Y 3.
Cuerpos de
bomberos
de las
diferentes
ciudades,
Practicante
SST
9. Gestionar los
certificados
recibidos
Gestionar los certificados recibidos siguiendo los
siguientes pasos:
B. En el archivo mencionado anteriormente
“HISTORICO 2015-2018” en el cual se anota
uno por uno los datos (nombre,
documento, curso y fecha de realización)
de las personas que figuran en los
certificados, además de complementar los
datos relacionando este documento con
la nómina actual la cual está ubicada en:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\SEGURID
AD \NOMINA
La cual aporta datos sobre el cargo, la
tienda a la que pertenece y la fecha de
ingreso.
C. Escanear los certificados y ubicarlos
dependiendo la tienda a la que pertenece
el colaborador y el curso realizado en la
siguiente ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica
de Salud y Seguridad en el trabajo\SG SST
ALKOSTO\2018\5.APLICAION\Plan de PP
respuesta ante una
emergencia\certificados
Revisión del Asistente de SST de los certificados
escaneados y la información consignada en el
documento “HISTORICO 2015-2018”
Asistente SST,
Practicante
SST
100
DOCUMENTOS DE
APOYO
ANEXO 1: Formato para codificación y/creación de proveedores y
acreedores
ANEXO 2:INSTRUCTIVO FACTURACIÓN
ANEXO 3: INSTRUCTIVO CORRESPONDENCIA
ANEXO 4: FR-Solicitud de ingreso brigada de emergencia
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA Decreto 1443 de 2014 derogado por el Decreto1072 de 2015
Resolución 0256 de 2014
12.1.6. ACCCIDENTES DE TRABAJO: “GESTIÓN DE ACCIDENTES DE
TRABAJO”
Logo de la
UEN GESTIÓN DE ACCIDENTES DE TRABAJO
MACROPROCESO Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo CÓDIGO
PROCESO Planeación de las condiciones de Seguridad
y Salud en el Trabajo. VERSIÓN
RESPONSABLE DEL
PROCESO Practicante de seguridad PÁGINA 100 de 114
OBJETIVO Gestionar de manera oportuna y adecuada los accidentes e incidentes
laborales que se presenten en la compañía.
ALCANCE
Aplica para la gestión de incidentes y accidentes laborales comprendida en
las actividades desde Verificar que clase de accidente laboral es hasta
Generar informes correspondientes.
101
DEFINICIONES
Accidente de trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que
sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el
trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica,
una invalidez o la muerte. Es también accidente de trabajo aquel que se
produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o contratante
durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y
horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante
el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares
de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el
ejercicio de la función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso
sindical siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha
función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la
ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se
actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa
usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servidos temporales
que se encuentren en misión.
(Ley 1562 del 2012)
Investigación de accidente o incidente: Proceso sistemático de
determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron
o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el
objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo
produjeron.
(Resolución No 1401 de 2007)
Accidente grave: Aquel que trae como consecuencia amputación de
cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné,
humero, radio y cúbito); trauma craneoencefálico; quemaduras de segundo
y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como, aplastamiento o
quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de
médula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo
visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva.
(Resolución No 1401 de 2007)
Obligaciones de los aportantes. Los aportantes definidos en el artículo
anterior, tienen las siguientes obligaciones:
1. Conformar el equipo investigador de los incidentes y accidentes de
trabajo, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la presente
resolución.
2. Investigar todos los incidentes y accidentes de trabajo dentro de los quince
(15) días siguientes a su ocurrencia, a través del equipo investigador,
conforme lo determina la presente resolución.
102
3. Adoptar una metodología y un formato para investigar los incidentes y los
accidentes de trabajo, que contenga como mínimo, los lineamientos
establecidos en la presente resolución, siendo procedente adoptar los
diseñados por la administradora de riesgos profesionales.
Cuando como consecuencia del accidente de trabajo se produzca el
fallecimiento del trabajador, se debe utilizar obligatoriamente el formato
suministrado por la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se
encuentre afiliado, conforme lo establece el artículo 4 del Decreto 1530 de
1996, o la norma que lo modifique, adicione o sustituya.
4. Registrar en el formato de investigación, en forma veraz y objetiva, toda la
información que conduzca a la identificación de las causas reales del
accidente o incidente de trabajo.
5. Implementar las medidas y acciones correctivas que como producto de
la investigación recomienden, el Comité Paritario de Salud Ocupacional o
Vigía Ocupacional; las autoridades administrativas laborales y ambientales;
así como la Administradora de Riesgos Profesionales a la que se encuentre
afiliado el empleador, la empresa de servicios temporales, los trabajadores
independientes o los organismos de trabajo asociado y cooperativo, según
sea el caso.
6. Proveer los recursos, elementos, bienes y servicios necesarios para
implementar las medidas correctivas que resulten de la investigación, a fin
de evitar la ocurrencia de eventos similares, las cuales deberán ser parte del
cronograma de actividades del Programa de Salud Ocupacional de la
empresa, incluyendo responsables y tiempo de ejecución.
7. Implementar el registro del seguimiento realizado a las acciones
ejecutadas a partir de cada investigación de accidente e incidente de
trabajo ocurrido en la empresa o fuera de ella, al personal vinculado directa
o indirectamente.
8. Establecer y calcular indicadores de control y seguimiento del impacto de
las acciones tomadas.
9. Remitir a la respectiva administradora de riesgos profesionales, los informes
de investigación de los accidentes de trabajo a que se refiere el inciso
primero del artículo 14 de la presente resolución, los cuales deberán ser
firmados por el representante legal del aportante o su delegado.
10. Llevar los archivos de las investigaciones adelantadas y pruebas de los
correctivos implementados, los cuales deberán estar a disposición del
Ministerio de la Protección Social cuando éste los requiera
(Resolución No 1401 de 2007)
103
DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
A. DIAGRAMA DE FLUJO
B. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Nota importante: Este Instructivo que se describe a continuación es un lineamiento básico para poder
ejecutar las actividades; sin embargo, NO elimina el buen actuar, la diligencia y el criterio de las
personas que lo ejecutan.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. Verificar que
clase de
Verificar que clase de accidente laboral es: Practicante SST
Verificar que clase de accidente
laboral es
Practicante SST 1
Reportar accidentes de trabajo
Asistente SST, técnico de
SST,Practicante SST2
Verificar módulo de la ARL SURA
Practicante SST 4
Enviar los documentos requeridos
Practicante SST 5
Alimentar la caracterización
Practicante SST 6
1
1
Generar informes correspondientes
Practicante SST 7
Inicio
Revisar la documentación
Practicante SST 3
Fin
104
accidente laboral
es
1- Accidente extemporáneo: Es aquel del
que no se ha hecho reporte en 48 horas
hábiles.
2- Accidente reportado: Es aquel que fue
reportado en el tiempo establecido.
NOTA: El reporte de accidentes laborales puede ser
llevado acabo por integrantes de COPASST y
Técnicos SST idóneamente.
2. Reportar
accidentes de
trabajo
El reporte de los accidentes de trabajo
generalmente se deben realizar en la tienda en la
que ocurrió, por esta razón si ocurrió en ADMON.
CENTRAL es responsabilidad del practicante de
seguridad o el asistente SST.
NOTA: Por lo general en las tiendas el reporte lo
realizan los técnicos SST
NOTA: Todos los reportes deben ser revisados por el
asistente SST.
Asistente SST,
Practicante
SST,Técnico SST
3. Revisar la
documentación
Revisar la documentación primaria en la que se
debe encontrar:
4- Radicados de EPS y ARL.
5- FURAT (Formato único de reporte de
accidentes de trabajo (que contenga
todas las firmas)
6- Investigación del accidente de trabajo
NOTA 1: De ser un accidente de trabajo
biomecánico añadir el ANEXO 1.
NOTA 2: Si existe atención de primeros auxilios debe
solicitar la documentación.
NORA 3: La documentación llegará en el informe
mensual de la tienda correspondiente.
Practicante SST
4. Verificar módulo
de la ARL SURA
Verificar módulo de la ARL SURA, con el fin de
confirmar que los accidentes de trabajo reportados
por las tiendas se encuentren con la
documentación completa, de no ser así
completarla lo más pronto posible coordinando
con los técnicos SST de las tiendas.
Practicante SST
5. Enviar los
documentos
requeridos
Enviar los documentos requeridos físicamente por la
ARL o por las EPS, los “formatos de cartas AT” se
ubican en la ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de
Salud y Seguridad en el trabajo\SEGURIDAD\
formatos de cartas AT
Practicante SST
105
NOTA: Los documentos requeridos deben ser
enviados por correspondencia física certificada en
el menor tiempo posible.
6. Alimentar la
caracterización
Alimentar la caracterización que se compone de
dos documentos “caracterización AT 2018” y
“caracterización AT 2012-2018” el primero
contiene información reciente y el segundo
permite hacer análisis históricos del
comportamiento de la accidentalidad de las
tiendas.
En ambos documentos se relaciona los siguientes
ítems que deben ser diligenciados con la mayor
veracidad posible:
20- Fecha de ingreso
21- Antigüedad
22- Experiencia
23- Fecha AT
24- Hora ocurrencia
25- Descripción del accidente
26- Parte del cuerpo afectada
27- Tiempo de lesión
28- Mecanismo del accidente
29- Agente de lesión
30- Reincidente 31- Tipo de AT
32- Fatal
33- Tipo de riesgo
34- Resumen actos
35- Resumen condiciones
36- Resumen factores laborales
37- Resumen factores personas
38- Acciones para prevenir su repetición
Entre otros datos específicos de cada accidente
de trabajo, para el caso de los accidentes de
origen biomecánico se especifica también la
información contenida en el ANEXO 1.
NOTA: Si el accidente ya fue reportado esta
información puede ser sacada de los reportes que
se encuentran en la página de la ARL SURA.
Practicante SST
7. Generar informes
correspondientes
Generar informes correspondientes, por lo general
es mensualmente pero en algunas ocasiones el
asistente SST los puede requerir con mayor
periodicidad para realizar los análisis
correspondientes y tomar decisiones.
Practicante SST
106
DOCUMENTOS DE
APOYO
ANEXO 1. FORMATO DE DATOS COMPLEMENTARIOS ACCIDENTE DE TRABAJO
DE ORIGEN BIOMÉCANICO.
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA Resolución No 1401 de 2007
Decreto 1072 del 2015
12.1.7. FACTURACIÓN: “GESTIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES”
Logo de la
UEN GESTIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDORES
MACROPROCESO Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en
el Trabajo CÓDIGO
PROCESO Planeación de las condiciones de Seguridad
y Salud en el Trabajo. VERSIÓN
RESPONSABLE DEL
PROCESO
Practicante de Salud y Seguridad en el
Trabajo. PÁGINA 106 de 114
OBJETIVO
Gestionar el proceso de facturación oportunamente con el fin de evitar
vencimiento de plazos establecidos y llevar relaciones armoniosas con los
proveedores.
ALCANCE Aplica para la gestión de facturas de seguridad en el trabajo desde
recepción de correspondencia hasta recibir la copia de la factura.
DEFINICIONES
Factura: es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá
librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. No podrá
librarse factura alguna que no corresponda a bienes entregados real y
materialmente o a servicios efectivamente prestados en virtud de un
contrato verbal o escrito.
El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un original y dos copias
de la factura. Para todos los efectos legales derivados del carácter de título
valor de la factura, el original firmado por el emisor y el obligado, será título
valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá conservar el emisor,
vendedor o prestador del servicio. Una de las copias se le entregará al
obligado y la otra quedará en poder del emisor, para sus registros
contables.
(artículo 772 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio)
Aceptación de la factura: Una vez que la factura sea aceptada por el
comprador o beneficiario del servicio, se considerará, frente a terceros de
107
buena fe exenta de culpa que el contrato que le dio origen ha sido
debidamente ejecutado en la forma estipulada en el título. El comprador o
beneficiario del servicio deberá aceptar de manera expresa el contenido de
la factura, por escrito colocado en el cuerpo de la misma o en documento
separado, físico o electrónico. Igualmente, deberá constar el recibo de la
mercancía o del servicio por parte del comprador del bien o beneficiario del
servicio, en la factura y/o en la guía de transporte, según el caso, indicando
el nombre, identificación o la firma de quien recibe, y la fecha de recibo. El
comprador del bien o beneficiario del servicio no podrá alegar falta de
representación o indebida representación por razón de la persona que
reciba la mercancía o el servicio en sus dependencias, para efectos de la
aceptación del título valor. La factura se considera irrevocablemente
aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, si no reclamare en
contra de su contenido, bien sea mediante devolución de la misma y de los
documentos de despacho, según el caso, o bien mediante reclamo escrito
dirigido al emisor o tenedor del título, dentro de los diez (10) días calendarios
siguientes a su recepción. En el evento en que el comprador o beneficiario
del servicio no manifieste expresamente la aceptación o rechazo de la
factura, y el vendedor o emisor pretenda endosarla, deberá dejar
constancia de ese hecho en el título, la cual se entenderá efectuada bajo
la gravedad de juramento. Parágrafo. La factura podrá transferirse después
de haber sido aceptada por el comprador o beneficiario del bien o servicio.
Tres (3) días antes de su vencimiento para el pago, el legítimo tenedor de la
factura informará de su tenencia al comprador o beneficiario del bien o
servicio.
(artículo 773 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio)
Requisitos de la factura: La factura deberá reunir, además de los requisitos
señalados en los artículos 621 del presente Código, y 617 del Estatuto
Tributario Nacional o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyan,
los siguientes: 1. La fecha de vencimiento, sin perjuicio de lo dispuesto en el
artículo 673. En ausencia de mención expresa en la factura de la fecha de
vencimiento, se entenderá que debe ser pagada dentro de los treinta días
calendario siguiente a la emisión. 2. La fecha de recibo de la factura, con
indicación del nombre, o identificación o firma de quien sea el encargado
de recibirla según lo establecido en la presente ley. 3. El emisor vendedor o
prestador del servicio, deberá dejar constancia en el original de la factura,
del estado de pago del precio o remuneración y las condiciones del pago si
fuere el caso. A la misma obligación están sujetos los terceros a quienes se
haya transferido la factura. No tendrá el carácter de título valor la factura
que no cumpla con la totalidad de los requisitos legales señalados en el
presente artículo. Sin embargo, la omisión de cualquiera de estos requisitos,
no afectará la validez del negocio jurídico que dio origen a la factura En todo
caso, todo comprador o beneficiario del servicio tiene derecho a exigir del
vendedor o prestador del servicio la formación y entrega de una factura que
Corresponda al negocio causal con indicación del precio y de su pago total
o de la parte que hubiere sido cancelada.
108
Las señaladas en el presente artículo, no afectará la calidad de título valor
de las facturas.
(artículo 774 del Decreto 410 de 1971, Código de Comercio)
DESCRIPCIÓN DEL INSTRUCTIVO
A. DIAGRAMA DE FLUJO
B. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
Nota importante: Este Instructivo que se describe a continuación es un lineamiento básico para poder
ejecutar las actividades; sin embargo, NO elimina el buen actuar, la diligencia y el criterio de las
personas que lo ejecutan.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Recepción de correspondencia
Proveedores, Practicante SST 1
Verificar requisitos de la factura
Practicante SST 2
Verificar soportes
Practicante SST 3
Alimentar el documento de registro
Practicante SST 4
1
Elaborar la div isión del costo de la factura
por tiendas
Practicante SST 6
Inicio
Crear anexo a la copia de la factura
Practicante SST 7
Verificar la información consignada en el
anexo
Asistente de SST 8
1
Escanear la primera factura de cada
proveedor
Practicante SST 5
Firmar la copia de la factura
Director de SST 9
Recibir la copia de la factura
Asistente de SST, Practicante
SST10
Fin
109
1. Recepción de
correspondenci
a
Recepción de correspondencia de facturas, se
recibe mensualmente y consta de :
7- Facturación: Factura original marcada con
copia, ambas impresas.
8- Puede ser enviada por correo certificado o
llevarla directamente el proveedor.
NOTA: Es importante que cumpla con las
condiciones anteriormente nombradas, además de
si se tiene alguna duda sobre esta actividad se
puede profundizar en los ANEXO 1
Proveedores,
Practicante SST
2. Verificar
requisitos de la
factura
Verificar requisitos de la factura:
1- Original y copia.
2- Nombre del proveedor.
3- NIT.
4- Valor claro.
5- Fecha de corte (La fecha de corte para
pago de facturas es el 15 de cada mes de
pasarse de esa fecha la factura debe llegar
con fecha del mes siguiente).
6- Código de la factura.
Practicante SST
3. Verificar
soportes
Verificar que junto con la factura y su respectiva
copia estén los soportes de los servicios prestados,
para este caso la mayoría de soportes son: hojas de
asistencia, relación con notas de los colaboradores
que asistieron, certificados, carnés o guía de
entrega en alguna de las tiendas (para el caso de
los extintores)
NOTA: Existen algunos servicios prestados que no
tienen soporte sino únicamente la referencia
especificada en la factura, en tal caso se consulta
con el asistente SST para establecer la veracidad de
la factura.
Asistente SST,
Practicante SST
4. Alimentar el
documento de
registro
Alimentar el documento de registro “control de
gastos 2018” que se ubica en la ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud
y Seguridad en el
trabajo\SEGURIDAD\facturación\controldegastos2
018
Donde se especifican datos de la factura como:
nombre, NIT, costo de la factura.
Practicante SST
5. Escanear la
primera factura
de cada
proveedor
Escanear la primera factura de cada proveedor
con el fin de tener el formato en el que se presenta
Practicante SST
110
y por si en algún momento son requeridos los datos
allí consignados.
6. Elaborar la
división del
costo de la
factura por
tiendas
Elaborar la división del costo de la factura por
tiendas según el porcentaje de participación en el
servicio prestado en el documento “control de
gastos 2018”.
Practicante SST
7. Crear anexo a la
copia de la
factura
Crear anexo a la copia de la factura, donde
especifique los porcentajes consignados en el
documento “control de gastos 2018” y entregarlo al
asistente SST.
Practicante SST
8. Verificar la
información
consignada en
el anexo
Verificar la información consignada en el anexo,
apoyándose en la comunicación con los
proveedores o archivos consignados en la ruta:
M:\DFS_AKB68\AKB68_Dhumano\Practica de Salud
y Seguridad en el trabajo
Al finalizar firmar el anexo y entregar al director de
SST.
Asistente SST
9. Firmar la copia
de la factura
Firmar la copia de la factura y verificar que el
anexo este firmado por el asistente SST. Director de SST.
10. Recibir la copia
de la factura
Recibir la copia de la factura firmada, verificar que
aún se encuentre en el plazo establecido y
redirigirla al área de nómina, de no estar en el
plazo establecido comunicar inmediatamente al
asistente SST el cual tomará decisiones al respecto.
Asistente SST,
practicante SST
DOCUMENTOS DE
APOYO ANEXO1: INSTRUCTIVO CORRESPONDENCIA
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA Decreto 410 de 1971 Código de comercio.
LEY 1231 DE 2008.
12.2. ESPACIO DE DIVULGACIÓN
Actividad 2: Proporcionar espacios para la divulgación de los resultados.
Para poder realizar una divulgación adecuada se realizara la impresión de los siete
instructivos, con la portada de la IMAGEN la cual contiene el logo de la empresa y el
personaje que se utiliza para generar canales de comunicación con los colaboradores el cual
111
es un elemento electrónico de marcación cuyo nombre es “Arturito”, la idea de divulgación
es que además de estar en la base virtual de la compañía, disponible para todos se transmita
de forma física cada que un nuevo practicante SST ingrese a la compañía.
FIGURA 8. Portada de los instructivos a entregar físicamente.
Tomado de: Elaboración propia.
112
13. CONCLUSIONES.
Se realizó un diagnóstico de la situación actual de la empresa ALKOSTO S.A. en cuanto
a seguridad laboral, con la limitación de que se realizó a las actividades que el practicante
SST realizaba con el fin de identificar oportunidades de mejora en la que el cargo para
que pudiera mejorar su liderazgo y mejorar la participación de los colaboradores.
Se diseñaron instructivos y formatos como herramienta para solucionar las falencias
identificadas en el cargo de practicante SST, primando en el análisis de las actividades
que eran influyentes en el plan de gestión de seguridad y salud establecido en la empresa
específicamente en el ciclo PHVA.
Se establecieron tiempos para probar la efectividad de las herramientas, en cuanto a los
instructivos hubo tiempos de prueba para cada uno los cuales dieron espacio para la
corrección de los mismos y la entrega al analista SST, sin embargo para los formatos para
uno de ellos no hubo tiempo de prueba por razones concernientes a la empresa pero sin
embargo se hizo la entrega del mismo.
La socialización de los resultados obtenidos se realizó inicialmente adicionando una
portada a los instructivos generados usando la figura institucional “Arturito” para ser
entregados a las personas que tomen el cargo de practicante SST.
113
14. BIBLIOGRAFÍA.
[1] César G. Lizarazoa, Javier M. Fajardoa, Shyrle Berrioa, Leonardo Quintanaa “BREVE
HISTORIA DE LA SALUD OCUPACIONAL EN COLOMBIA”
[2] Nuevas Normas ISO 45001 Artículo “El mundo necesita a la norma ISO 45001” Tomado
de: https://www.nueva-iso-45001.com/2016/02/norma-iso-45001/
[3] Kerlinger, F.N. (1982): Fundamentos de la Investigación del Comportamiento. México:
Nueva Editorial Interamericana.
[4]Revista Dinero “Una empresa certificada es competitiva” Tomado
de:http://www.portafolio.co/negocios/empresas/una-empresa-certificada-es-competitiva-
499815
[5] Kalmanovitz S, editor. Nueva historia económica de Colombia. Fundación Universitario
Jorge Tadeo Lozano. Bogotá: Aguilar, Altea, Taurus, Alfaguara SA.
[6] Normas ISO 45001 Tomado de: http://www.icesyso.com/ISO-45001-2018.pdf
[7] ALKOSTO S.A. Manual del Sistema de gestión para seguridad y salud en el trabajo
[8] Manual SST inducción-2016 ALKOSTO KTRONIX, 2016
[9] MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y LA SALUD EN EL
TRABAJO SG – SST, ALKOSTO KTRONIX, 2015
[10] Contenido de colegios viales ARL SURA Tomado de:
https://www.colegiosvialesarlsura.com/colegios
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14. ANEXOS
ANEXO 1. “FORMATO DE REGISTRO PROGRAMA DE SEGURIDAD VIAL”
ANEXO 2. “FORMATO INSTRUCTIVO”
ANEXO 3. “DIAGRAMA DE FLUJO”
ANEXO 4. “CHECK LIST DE REVISIÓN INICIAL DE ACCIDENTES DE TRABAJO”