Oppstarts- og erfaringsseminar KA2

17. november 2021

Velkommen!

Vi starter klokken 09:00

Agenda 18. novemberNår Hva Presentasjon ved Relevant for hvem?09:00-09:10 Velkommen Fagdirektør Erasmus+

09:10-09:15 Introduksjon og agenda for seminaret

09:15-10:00 Prosjektstyring Sofie Tetler Strategiske partnerskap (til og med 2020) og Samarbeidspartnerskap (2021)

10:00-10:10 Pause

10:10-10:55 Økonomistyring Lene Kristine Hansen Strategiske partnerskap (til og med 2020) og Samarbeidspartnerskap (2021)

10:55-11:05 Pause

11:05-12:00 Rapportering i MobilityTool+

Eldrid Gaukstad Strategiske partnerskap (til og med 2020) – IKKE relevant for Samarbeidspartnerskap (2021)

Agenda 19. november

Når Hva Presentasjon ved Relevant for hvem?

09:00-09:05 Velkommen Karoline Opåsen Alle

09:05-10:35 Inkludering i Erasmus+ - Inkludering i praksis

Inneholder diskusjon i grupper

Ingrid Ballo og Jill Terserus

Alle

10:35-11:40 Impact: Hvordan få det til?

Inneholder diskusjon i grupper

Anja Jasinski Kandal-Wright og Ragnhild Berg

Alle

11:40-12:00 Avslutning og folkets spørretime Alle

ProsjektstyringOppstarts- og erfaringsseminar 2021

Sofie Tetler

Begrepsavklaring

• Gammel programperiode 2014 – 2020

• Strategiske partnerskap: KA201, KA202, KA203, KA204,

• Ekstrautlysning: KA226 og KA227

• Intellectual outputs (IO)

• Ny programperiode 2021 – 2027

• Samarbeidspartnerskap: KA220 (SCH, VET, HU, ADU)

• Project results (PR)

BudsjettkategorierProject management and implementation = PMI

Transnational project meetings = TPM

Intellectual outputs = IO / Project results = PR

Multiplier events = ME

Learning, teaching and training activities = LTTA

Exceptional costs = EC

Special needs = SN

NA –kontor = National Agency

MT+ = Mobility Tool+ (rapporteringsverktøy for gammel programperiode)

Sekkebeløp (lump sum)

Faktiske kostnader (actual costs)

Prosjektsyklus

Hva fikk vi tilsendt i vedtaket?

• Grant agreement special conditions = Hovedkontrakten mellom HK –dir og koordinatoro Annex I: General conditions – mer overordnet

o Annex II: Budget summary – oversikt over innvilget budsjett

o Annex III: Financial and contractual rules – Om betingelser for finansiell støtte og dokumentasjonskrav for aktiviteter – VIKTIG!

o Annex IV: Applicable rates – satsene er automatisk integrert i Mobility Tool+

o Annex V: Mandates - Mandatbrev som ble sendt inn med søknaden

o Annex VI: Addendum COVID/Additional financial and contractual rules COVID

o Consolidated assessment

Grant agreement special conditions

• Startdato – sluttdato

• Innvilget sum

• Frister for utbetaling fra HK –dir og frister for rapportering

• Bankkontoinformasjon

• IKT verktøy (MT+/E+ reporting and management tool, E+PRP)

• Overføringer man kan gjøre uten å søke om en tilleggskontrakt

• Informasjon om å bruke EU logoen

• Henvisninger til andre annexer

AnnexI: General conditions

• Juridiske og administrative bestemmelser

• Generelle forpliktelser og roller til koordinator og til partnere

• Behandling av personopplysninger

• Rettigheter ved bruk av resultatene

• Overføringer mellom budsjettposter/ Tilleggskontrakt

• Terminering av kontrakt/ endring av partnersammensetning

• Gyldige kostnader

• Kontroll og revisjon

• Force Majeure

Annex II: Budget summary

o Innvilget budsjett

o Tildelt beløp til de ulike partnerneo koordinator er ansvarlig for utbetaling

o Budsjettkutt

Annex III: Financial and contractual rules

VIKTIG!

o Budsjettkategorier og dokumentasjonskrav

o «Triggering event»

o Beregning av satser (sekkebeløp og faktiske kostnader)

o Rapportering (hvem som er ansvarlig)

o Sluttrapport

o består av en kvalitativ del og regnskap for prosjektperioden som skal gi svar på om prosjektet er

gjennomført i tråd med prosjektsøknaden

o bruk søknaden aktivt når sluttrapporten skrives

Annex IV: Applicable rates Oversikt over gjeldende satser:

o For ulike land

o Ulike distance band

Annex V: MandatesPartnerne bindes av kontrakten gjennom mandat

Anbefaler å lage partnerkontrakt for å spesifisere detaljer• Forplikter partnere og koordinator

• Økonomibestemmelser

• Tydeliggjør ansvarsforholdene

• Rammer for eventuelle rettslige tvister og termineringer

• Det finnes en mal som kan tilpasses etter behov

Annex VI: Covid

• Addendum to the Grant Agreement

• For KA201, KA202, KA203, KA204, KA226 og KA227 (gammel programperiode):

• Større budsjettoverføringsfleksibilitet (opptil 60%)

• Digitale (mobilitets)aktiviteter kan plottes inn for LTT og ME. Maks 15% av satsene

• Kostnader knyttet til digital implementering av aktiviteter kan registreres under Exceptional costs

• Additional financial and contractual rules COVID

• For KA220 alle sektorer (ny programperiode):

• Større budsjettoverføringsfleksibilitet (opptil 60%). Gjelder ikke Project results

• Digitale (mobilitets)aktiviteter kan plottes inn for LTT. Maks 15% av satsene

• Digitale ME kan fremdeles føres, men reguleres av annex III

• Kostnader knyttet til digital implementering av aktiviteter kan registreres under Exceptional costs

• Exceptional costs: få dekket midler til å kjøpe Covid-test

Problemstillinger ifbm COVID

• Ved bestilling av reise• Anbefales å bestille refunderbare billetter + husk å sjekke reiseforsikring

• Forholder oss til UD og FHI

• Ingen saker er like

• Erstatte fysiske aktiviteter med digitale aktiviteter • Minimumslengde gammel programperiode

• En dag med aktivitet må vare minst 4 timer (norsk NA-kontor)

• Erfaringsutveksling/samarbeid mellom deltagere står sentralt

• Ingen minimumslengde ny programperiode

• Gjennomføring av et kombinert møte• Om mulig, kan noen partnere treffes fysisk, mens andre deltar digitalt

• Mulig å flytte møtet til et annet land

Hva innebærer koordinatorrollen?• Ta overordnet ansvar for prosjektaktiviteter – implementering ihht. Kontrakten og søknaden

• Holde kontakt med NA (HK –dir)• Informere om forløp og endringer

• Sende inn dokumentasjon/rapporter

• Kontrollere aktiviteter og budsjett

• Formidle resultater

• Betale ut midler til partnerne

• Følge opp prosjektaktiviteter

• Skrive og sende inn rapporter

• Ha dokumentasjon tilgjengelig i tilfelle revisjon/kontroll

• Sikre god kommunikasjon og prosjektdrift

• Kvalitetssikre og spre resultater

Prosjektforløp – viktige datoer

• Kontraktsperioden – start- og sluttdato (2 år eller 3 år)

• Kick off – anbefales avholdt i de to første månedene –

Planlegging av digital oppstart grunnet Covid?

• Framdriftsrapport/Interimrapport• Rapporteringsperiode: ett år + 60 dager

• Sluttrapport• Rapporteringsperiode: 60 dager etter avsluttet prosjekt

• Verktøy: Mobility Tool+ eller rapporteringsmodulen i PMM

Interimrapportering 2- vs. 3-årige prosjekter2-årige prosjekter 3-årige prosjekter

Rapportering• Rapporten er felles for hele partnerskapet

• Rapporteringsperiode interim/fremdrift:• Eks: Oppstartsdato 1. november 2021: frist 1 år + 60 dager = 31. desember 2022

• Verktøy: Mobility Tool+ eller rapporteringsmodulen i PMM

• Hva rapporteres om?• Oppsummering av aktiviteter og resultater det første året

• Fremdrift i forhold til planene i søknaden – utfordringer, endringer, budsjett, etc.

• Spredning og bruk av resultater så langt

• Ikke nødvendig å laste opp vedlegg ved innsending av interim/framdriftsrapport annet enn Declaration of Honour

• Sluttrapport• Dokumentasjon/fakturaer på faktiske kostnader skal sendes inn med

sluttrapporten. Exceptional costs og Special needs.

• Rapporteringsfrist: sluttdato for prosjektet + 60 dager

• Verktøy: Mobility Tool+ eller rapporteringsmodulen i PMM

Kommunikasjon

• Intern kommunikasjon• Kommunikasjonsplan (møtefrekvens, kanaler, etc.)

• Ekstern kommunikasjon• Tidlig start

• Felles forståelse av mål og ønskede resultater

• Budskap og kanal tilpasset målgrupper

• Kreditering – husk å bruke EU-logo

• Kommunikasjon med HK –dir• Lav terskel, ta kontakt dersom noe er uklart

• Bedre å spørre i forkant, enn i etterkant

Veiledning fra HK -dir• Kontaktpersoner for deres sektor

• Veiledning per tlf, e-post, zoom eller teams

• Prosjektbesøk hos koordinator

• Tematisk montorering (invitasjon til relevante seminarer, etc.)

• Delta på oppstarts-/prosjektmøter og resultatspredningsaktiviteter

• Erfaringsseminar og konferanse for resultatformidling

• Kontakt oss per e-post: Høyere utdanning: erasmus@hkdir.noandre sektorer: erasmuspluss@hkdir.no

Spørsmål?

Vi er tilbake klokken 10:10

Neste på programmet: Økonomistyring

Pause

Økonomistyring KA2

Økonomiske betingelser ikontrakt

• Grant agreement - Special conditions(prosjektperiode, tildeling i EUR, overføring mellom budsjettposter, utbetalingsprofil, rapportering,

sluttoppgjør...)

• Grant agreement - General conditions – Annex I(berettigede kostnader, kontroller og revisjoner…)

• Grant agreement – Annex III - Financial and contractual rules

• Grant agreement – Annex VI - Covid-19 adjustments, The following rules are additional to those in Articles I.2 and II.2 in Annex III

and only applies to cases where virtual activities need to be organised due to COVID-19.

Fleksibilitet i budsjettet

• Overføring mellom budsjettposter uten amendment er tillatt så lenge prosjektet følger innvilget søknad

• Det kan overføres midler til Special Needs selv om de ikke er med i det tildelte budsjettet

• Midler kan overføres (opptil 20%) til andre budsjettposter med unntak av Project management and implementation og Exceptional costs. 30% for 2021 kontrakter.

• Budsjettposter som får overføring fra andre poster kan ikke øke mer enn 20%. 30% for 2021 kontrakter.

• Prosjekter som er påvirket av Covid-19 kan overføre inntil 60% til andre budsjettposter (unntak av PMI og Exceptional costs – og project results for 2021 kontrakter).

Valuta • Anbefaler egen eurokonto for å sikre dere mot valutasvingninger

• Ved konvertering av kostnader som har påløpt i andre valuta enn euro viser kontrakten til hvilken valutakalkulator som skal brukes

• Kostnader skal rapporteres i euro i Mobility Tool/ E+ reportingand management tool (2021)

• Ved endring av kontonummer etter kontraktsignering, må nytt kontonummer sendes inn via Financial Identification form.

Gyldige og ugyldige kostnaderGyldige kostnader

• Påløpt i prosjektperioden

• Med i det innvilgede budsjettet

• Påløpt ifm prosjektet og nødvendige for gjennomføring av prosjektet

• Kan identifiseres og verifiseres, er registrert i regnskapssystemene

Ugyldige kostnader

• Valutatap

• Fradragsberettiget m.v.a (VAT)

Budsjettkategorier

• Project management and implementation

• Transnational project meetings

• Intellectual outputs/ Project results

• Multiplier events

• Learning, teaching and training activities

• Exceptional costs

• Special needs

Unit costs

Actual costs

Project management and Implementation (PMI)

• Tilskudd blir beregnet ut ifra antall måneder x sats

• Fordeles mellom partnerne, kan utbetales etter eget ønske

• Frikjøp av tid av ressurser om nødvendig

• Kostnader som er tilknyttet drift og løpende utgifter (brosjyrer,

nettside osv)

• I denne posten ligger handlingsrom

-Lønn, bevertning, ekstra reisekostnader (f.eks til

eksperter)

Transnational Project Meetings (TPM)

• Sats per deltaker som inkluderer reise og opphold. Dette gjelder for

tilreisende over 100 km

• Deltakere som arrangerer TPM får ikke selv støtte

• Møte må bli holdt i et partnerland eventuelt i en by med EU sete (Brussel,

Strasbourg, Frankfurt, Luxemburg)

• Dersom TPM kombineres med en Learning, teaching, training activities (LTTA)

der en person deltar på begge, dekkes reisen allerede under TPM.

• Kostnader knyttet til digitale TPM generer ikke sats, møtene må

kommenteres i den narrative delen i rapporten og ikke registreres i MT.

Eventuelle kostnader må tas fra PMI.

Learning, Teaching and Training Activities (LTTA)• Aktiviteter må finne sted i et av partnerlandene, og må inkludere

deltakere fra minst 2 ulike programland. For å få dekket reise og

opphold må avstanden mellom avreise- og ankomststed være

minimum 10 km.

• Deltakere fra egen institusjon skal ikke registreres dersom avstanden

er under 10 km.

• Minimums varighet for LTTA aktiviteten må overholdes, for 2020

kontrakter er dette minimum 3 arbeidsdager. Unntak for invited

teachers i intensive study program (1 dag). Ingen minimums varighet

for 2021 kontrakter.

• Max 2 reisedager, ved behov, kan registreres i tillegg.

Learning, Teaching and Training Activities(LTTA)

• LTT generer ulike satser:

• Travel – varierer avhengig av avstand (sjekk EU sin distance calculator).

• Digitale LTTA er mulig, her faller reisesats bort

• Individual support – sats avhengig av land. Maks 15% av unit contribution ved

digital LTTA

• Linguistic support – sats beregnet per antall deltakere (over 2 mnd opphold) Kan

registreres som normalt selv ved digital

• Dersom LTT kombineres med TPM (prosjektmøter) må man registrere «interruption days»

for overlappende dager

• Begge aktivitetene må ha gyldig varighet (2020 prosjekter)

Intellectual Outputs (IO)/ Project Results (PR)

• Lønnskategori beregnes ut ifra rollen prosjektdeltakerne har i IO/ PR, og ikke

faktisk stillingstittel.

• Lønnskategorier: Managers, administrative staff, teacher/staff og

technicians.

• Hver IO/ PR skal kunne vise til et håndfast resultat som må lastes opp i

Erasmus+ project result database.

• Timelister skal dokumentere antall dager brukt per IO/ PR.

• Det er tillatt å refordele midler mellom IO/ PR og partnere – husk å begrunne i

rapporten.

• Personer under IO/ PR må ha en formell tilknytning (inkludert i lønnssystemet).

Multiplier events• Spre resultater fra IO

• Kostnader kan kun føres for eksterne deltakere

• «Local participants» er deltakere som bor i samme land aktiviteten finner sted.

• Deltakere fra andre institutter i samme organisasjon regnes ikke som lokale deltakere, og kan da ikke få støtte.

• «International participants» er tilreisende deltakere fra andre land.

• Må finne sted innenfor prosjektperioden.

• Ved digitale ME genereres det opp mot 15% av original sats (EUR 15 local, EUR 30 International). Maks EUR 5000 per prosjekt

for digitale ME. Ellers gjelder samme regler.

• Fysiske ME kommer i tillegg.

• Digitale ME er blitt del av vanlig prosjektdrift for 2021 kontrakter

Actual costs

• kostnader til partnerorganisasjonene

• påløpt i prosjektperioden

• er godkjent i kontrakten

• er identifiserbare og verifiserbare, og registrert i

regnskapssystemene til partnerorganisasjonene

Special Needs/ Inclusion Support• 100% refusjon av de berettigede kostnadene

• kostnader til tilrettelegging for personer med

særlige behov

• Midler kan overføres til denne posten uten at

dette er søkt om i søknad

• Gjelder også digitale aktiviteter

• 2021 kontrakter: kan krysse av for inkludering

av underrepresenterte grupper i søknad som

generer EUR 100 ekstra per person

• Kan søke om ytterligere støtte underveis i

prosjektet ved behov

Exceptional costs• Beregning av tilskuddsbeløp:

• 75% av de berettigede kostnadene for sub-contracting/purchase ofgoods – 2020 kontrakter. 80% av berettige kostnader for 2021 kontrakter

• 80% av de berettigede kostnadene for dyre reiser

Maksimalt EUR 50 000 per prosjekt

• Berettigede kostnader:• Innkjøp av tjenester som er beskrevet i søknaden og godkjent av HK-

dir

• Utstyr som kjøpes inn skal kunne avskrives ila prosjektperioden

• Faktiske kostnader mot digitale løsninger mot mobilitet (ME og LTTA) kan føres under denne posten selv om dette ikke har vært tildelt.

• Det kan overføres opp mot 10% til denne poster fra andre poster som kostnaden er knytet til.

Kontroller• Checks of grant beneficiaries and provision of supporting

documents

• Final report check (Sluttrapporter)

• Desk check (Bilagskontroll, etter prosjektslutt)

• On the spot check• During the project implementation (oppfølgning av

prosjekt)

• After completion of the project (kvalitet på gjennomført prosjekt + bilag)

Kontroll, revisjon og evaluering

All original dokumentasjon må oppbevares i 5 år etter at sluttoppgjøret ble utbetalt til prosjektet

Kommisjonen kan foreta kontroller, revisjoner eller evalueringer underveis i prosjektperioden og 5 år etter utbetaling av sluttoppgjøret

Ved kontroller eller revisjoner må følgende dokumentasjon fremvises:

• For reelle kostnader: kontrakter, faktura og utskrifter fra regnskapet

• For enhetskostnader: støttedokumentasjon for antall enheter rapportert

Takk for oppmerksomheten!

Spørsmål?

Vi er tilbake klokken 11:05

Neste på programmet:

Rapportering i Mobility Tool+

Pause

Rapportering:Mobility Tool+ for Strategiske partnerskap

OES - 17. november 2021, Eldrid Gaukstad