oracle excellence days caso apss
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ORACLE ENTERPRISE EXCELLENCE DAYS 2010Sessione People Management - L’esperienza di APSS Trento
Firenze, 7 ottobre 2010
Ettore [email protected]
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Programma di Sviluppo delle Risorse Umane di APSS
Ettore Turra – APSS Trento
Argomenti CONTESTO
• L’AZIENDA PROVINCIALE PER I SERVIZI SANITARI (APSS)
• IL CAPITALE UMANO DI APSS
• LE PERSONE AL CENTRO DEL SERVIZIO
IL PROGETTO DI CAMBIAMENTO
• IL PROGRAMMA DI SVILUPPO DELLE RISORSE UMANE
• OBIETTIVO STRATEGICO
• SEQUENZA DEI PROGETTI
• RISULTATI REALIZZATI
SOLUZIONE ORACLE PEOPLESOFT HCM
• PERCHE’ UN SOFTWARE DI GESTIONE DEL CAPITALE UMANO
• FASI D’IMPLEMENTAZIONE
• CONTENUTI IMPLEMENTAZIONE ORACLE HCM
• FASCICOLO VIRTUALE
CONCLUSIONI:
• BENEFICI REALIZZATI
• INSEGNAMENTI DI QUESTA ESPERIENZA
• GUARDANDO AL FUTURO
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Programma di Sviluppo delle Risorse Umane di APSS
Ettore Turra – APSS Trento
CONTESTO
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Programma di Sviluppo delle Risorse Umane di APSS
Ettore Turra – APSS Trento
APSS IN SINTESI
L’ “Azienda Provinciale per i Servizi Sanitari” (APSS), una delle maggiori aziende sanitarie in Italia, gestisce le attività sanitarie pubbliche nella Provincia Autonoma di Trento (520,000 residenti e oltre 30 milioni di presenze annue di turisti).
L’azienda fornisce al proprio bacino di utenza i seguenti servizi:
• Promozione della salute
• Medicina preventiva
• Assistenza primaria ed ospedaliera
• Riabilitazione
• Assistenza psichiatrica
Circa 8,000 dipendenti (4000+ nell’area clinico-sanitaria)
760 medici di medicina generale e pediatri di libera scelta convenzionati
2 ospedali principali (hub) e 5 ospedali di distretto (spokes) con più di 1,800 posti letto; punti di erogazione ambulatoriale diffusi nel territorio con circa 2,600 agende di prenotazione
Accordi con strutture ospedaliere ed ambulatoriali private (37) e con 52 residenze sanitarie assistenziali
Bilancio di esercizio 2009: EUR 1.070 M; in equilibrio
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Programma di Sviluppo delle Risorse Umane di APSS
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IL CAPITALE UMANO DI APSS – Lavoratori dipendenti
Nel triennio il personale dipendente è aumentato (+3,7%) - in particolare nell’area clinico-sanitaria
Nella stesso periodo il volume di attività (bilancio di esercizio) è cresciuto del 10%; la produttività complessiva del personale è quindi aumentata del 6% circa
Lavoratori presenti alla fine dell'anno (per profilo professionale)
2007 2008 2009Variazione09/07 (%)
Medici 937 984 997 +6,4
Infermieri 2460 2539 2575 +4,7
Operatori sociosanitari 712 756 774 +8,7
Personale amministrativo 925 986 987 +6,7
Altri profili 2561 2528 2543 -0,7
Totale 7595 7793 7876 +3,7
Produttività per addetto (FTE)
2007 2008 2009Variazione09/07 (%)
Unità Equivalenti 7139 7242 7412 +3,8
Volume di Attività (Eur. MIO) 973,00 1.011,00 1.070,00 +10,0
Volume di attività per FTE (K Eur) 136,29 139,60 144,36 +5,9
Composizione % per profilo professionale - FTE (2009)
13%
33%
10%12%
32% Medici
Infermieri
Operatori sociosanitari
Personale amministrativo
Altri profili
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LE PERSONE AL CENTRO DEL SERVIZIO
Nelle aziende di servizio le persone sono il fattore competitivo più importante
A maggior ragion nelle organizzazioni sanitarie, dove le competenze dei singoli influiscono direttamente sullo stato di salute dei cittadini
Nel corso degli anni molte le attività svolte per analizzare e migliorare la gestione delle Risorse Umane di APSS
Necessità forte di riconfigurare e riallineare le varie componenti della gestione:
processi, strutture, sistemi di gestione delle Risorse Umane
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IL PROGETTO DI CAMBIAMENTO
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Il Programma di Sviluppo delle Risorse Umane
Contesto:
•Un programma per fasi, organizzato come una sequenza di progetti
• La più vasta iniziativa di cambiamento organizzativo attualmente in corso in APSS
•Al progetto partecipano i principali attori della gestione del personale:
– la Direzione del Personale, i Coordinatori di risorse (linea), i Dipendenti stessi
Tempi:
•Avvio del programma: 2007
•Durata: 36+ mesi
Partner del programma:
•Consulenza processi HR: Exeo Consulting e SDG
•Soluzione Software: Oracle Peoplesoft HCM 9.0
•Servizi d’implementazione: Oracle Consulting Services
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Obiettivo strategico
Trasformare i processi e i sistemi di gestione delle Risorse Umane per passare da una gestione prevalentemente focalizzata sugli aspetti normativi e amministrativi del personale ad un modello centrato sui ruoli e sullo sviluppo delle competenze individuali
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Sequenza dei progetti
Realizzazione Piani di Sviluppo Personalizzati (PSP)
10 mesi 9 mesi 18/20 mesi
“Progetto di Concezione” per valutare il disegno
organizzativo
“Implementazione del Cambiamento” Progetto per realizzare il nuovo modello
HRProcessi, strutture e sistemi
(Fase 2)con rilasci intermedi
Legenda: Progetto/Programma Attività di abilitazione cambiamento
Allineamento graduale dei processi e delle competenze di gestione RU
Decisione/approvazione
“Disegno Organizzativo”
progetto per disegnare il nuovo
modello HR(Fase 1)
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Risultati realizzati
Analisi dei processi e specifiche dei sistemi (attuali e a tendere)
Definizione del “modello professionale” di APSS: strutture, ruoli e posizioni (i.e. l’organigramma, i ruoli e le posizioni, le persone che le rivestono)
Impostazione del modello delle competenze di APSS:
• Definiti i profili di ruolo e delle competenze del Primario, Caposala, Capotecnico, Responsabile Tecnico-Amministrativo
• Autovalutazione delle competenze e Piani di Sviluppo Personalizzati (PSP) applicati da circa 70 primari e 150 caposala
Selezione ed implementazione di una soluzione software di gestione delle risorse umane (PeopleSoft Oracle)
Definizione e applicazione di un nuovo sistema di valutazione e sviluppo delle prestazioni individuali, applicato ad oltre 500 valutatori e ai loro riporti (5000+)
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SOLUZIONE ORACLE PEOPLESOFT HCM
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Programma di Sviluppo delle Risorse Umane di APSS
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Pianificare e misurare
l’organizzazione
Migliorare i processi
Sviluppare
le competenze
Oracle
HCM
• Diminuire i passaggi di carta
• Realizzare processi integrati attraverso sistemi di workflow
• Automatizzare le attività di selezione e acquisizione
• Accedere direttamente ai dati e alle funzioni (via self-service)
• Formalizzare la struttura organizzativa (strutture, ruoli, posizioni, persone)
• Analizzare e pianificare l’organizzazione sulla base dei ruoli e dei relativi requisiti e non (solo) in base alle qualifiche contrattuali
• Estrarre dati univoci con diversi livelli di analisi
• Aumentare la soddisfazione dei dipendenti
• Migliorare le prestazioni del team e degli individui
• Strutturare le attività di valutazione e sviluppo delle competenze
• Aumentare l’efficacia e la personalizzazione delle attività di formazione e sviluppo
Perché un software di Gestione del Capitale Umano
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Fasi d’implementazione della soluzione ORACLE HCM
I rilascio: Personale e I rilascio: Personale e OrganizzazioneOrganizzazioneI rilascio: Personale e I rilascio: Personale e OrganizzazioneOrganizzazione
II rilascio: Selezione e AcquisizioneII rilascio: Selezione e AcquisizioneII rilascio: Selezione e AcquisizioneII rilascio: Selezione e Acquisizione
IV rilascio: Amministrazione IV rilascio: Amministrazione E FormazioneE FormazioneIV rilascio: Amministrazione IV rilascio: Amministrazione E FormazioneE Formazione
III rilascio: Valutazione e III rilascio: Valutazione e Sviluppo delle PrestazioniSviluppo delle PrestazioniIII rilascio: Valutazione e III rilascio: Valutazione e Sviluppo delle PrestazioniSviluppo delle Prestazioni
I Trimestre II Trimestre III Trimestre IV Trimestre I Trimestre II Trimestre III Trimestre
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Contenuti implementazione Oracle HCM: Home Page
Manu Navigazione
Ricerca Persone e Organizzazione
Report statisticiAnalisi e report statistici
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Obiettivi Annuali
Valutazione
Contenuti implementazione Oracle HCM: Performance Management
Scheda di Valutazionee Sviluppo delle
Prestazioni (ePerformance)
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Contenuti implementazione Oracle HCM: Sviluppo delle Competenze
Analisi e sviluppo delle competenze sulla base di
un profilo di ruolo
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Contenuti implementazione Oracle HCM: Fascicolo Virtuale
Il “fascicolo virtuale del dipendente” è uno strumento online che collega tutte le informazioni rilevanti per il dipendente evitando ridondanze e duplicazioni
Le informazioni e i documenti del dipendente sono classificati secondo i processi/sottoprocessi di gestione delle risorse umane
Punto unico di accesso (via self service) per il dipendente e il/la suo/a Manager nella gestione delle tematiche del personale (dati personali/organizzativi, documenti di valutazione, analisi delle competenze, formazione svolta e pianificata ...)
Per inserire (o modificare) informazioni e richieste, laddove previsto
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Fascicolo Virtuale – pagina di accesso
Un’unica pagina di accesso con diversi
collegamenti
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Schede di valutazioni correnti
Storia valutazioni precedenti
Fascicolo Virtuale – valutazione e sviluppo dei dipendenti
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Accesso a CV, pubblicazioni, competenze
Fascicolo Virtuale – analisi e sviluppo delle competenze
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Collegamento al Piano di Sviluppo Personalizzato (PSP)
Storia Formazione e Crediti (ECM)
Richieste di Formazione
Fascicolo Virtuale – gestione della formazione
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Contenuti organizzati per processo/funzione
Alternative di Fruizione
Dimostrazione procedurale
Tutorial
Test
Mentre uso il sistema
• L’Oracle User Productivity Kit (UPK) è un tool per assicurare l’adozione della soluzione completa (software e processi) da parte degli utenti
Contenuti implementazione Oracle HCM: UPK
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CONCLUSIONI
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Benefici rilevati
Il nuovo sistema di Gestione delle RU ha evidenziato i seguenti impatti:
aumento dell’integrazione dei processi
aumento delle informazioni disponibili (reportistica condivisa) su tutti i processi gestionali (piano del personale, dotazione organica, incarichi dirigenziali, organizzazione, ecc.)
sviluppo della comunicazione interna
supporto all’organizzazione e focalizzazione delle unità operative (attraverso assegnazione di un numero inferiore di obiettivi condivisi)
aumento dell’attenzione dell’Azienda verso i singoli individui (maggior supporto al raggiungimento degli obiettivi professionali di breve e medio periodo)
aumento dell’impatto della formazione sul miglioramento comportamentale
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Insegnamenti di questa esperienza
Aspetti di cui tenere conto nel realizzare un progetto di trasformazione:
disegno dell’organizzazione di progetto
supporto da parte dell’alta direzione
comunicazione diffusa e mirata ai diversi interlocutori
supporto ai responsabili di risorse e ai dipendenti
coordinamento delle fasi d’implementazione del sistema (importanza dei quick-win)
rischi di progetto (integrazione dei dati, sovrascritture, resistenze al cambiamento..)
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Guardando al futuro
Attività post-progetto per assicurare la piena realizzazione dei benefici:
• attività di miglioramento continuo sulla base delle esperienze svolte
•monitoraggio ciclico della soddisfazione dei dipendenti
• piano di manutenzione evolutiva del sistema
• crescita ulteriore delle competenze manageriali all’interno della “linea”