organiser un événement scientifique avec la plateforme sciencesconf
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PLATEFORME DE GESTION DE CONGRÈS SCIENTIFIQUES
7 avril 2014
! Sommaire
› La plateforme Sciencesconf.org
› Le portail
› L’espace conférence › Site web › Gestion scientifique
› Dépôt, sélection, envoi de mails, édition › Inscription
› Paramétrage, paiement
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INTRODUCTION
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! Historique
› 2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.
- Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD
› Septembre 2009 Début de la réalisation
› Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme
› Mars 2013 Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7
+ 1 1 0 0 c o n f é r e n c e s g é r é e s a uj o u r d ’ h u i
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! Présentation
Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le « cloud CCSD » offrant :
› Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple: http://hrms2011.sciencesconf.org
› Des adresses mails spécifiques Exemple: [email protected], [email protected]
› Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc.
› Demande d’hébergement simple via un site dédié
Ü A u c u n e i n f r a s t r u c t u r e i n f o r m at i q u e l o c a l e
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P O RTA I L › CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd › ANNUAIRE des conférences › CALENDRIER des évènements
E S PAC E C O N F É R E N C E › POUR LES PARTICIPANTS - Inscription - Soumission › POUR LES ORGANISATEURS - Hébergement et personnalisation du site web - Statistique de consultation - Suivi des inscriptions - Outils de sélection des contributions - Mise en place du programme - Envoi de mail - Edition électronique - Transfert vers l’archive ouverte HAL
! Organisation
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WWW.SCIENCESCONF.ORG Le portail d’entrée
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! Le portai l www.sciencesconf .org
› Demande d’hébergement de la conférence › Informations sur les conférences en cours
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! Création d’une nouvel le conférence
› Demande de création en 4 étapes : � Définition de la conférence � Informations complémentaires � Personnalisation du site internet � Récapitulatif
› Validation de l’hébergement sur la plateforme par le CCSD § Vérification d’éligibilité § Délai moyen 48 heures
Ü E s p a c e C o nf é r e n c e d i s p o n i b l e
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! Consultation des conférences
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› Différents moyens de consultation des évènements scientifiques § Liste
§ Chronologique
§ Par lieux
§ RSS
[CONF].SCIENCESCONF.ORG Espace conférence
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! Accès Participant
› Inscriptions › Dépôt des résumés et communications
› Programme, annonces
› Consultation des informations de la conférence
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! Accès Organisateur ( 1 )
› Site Web § Hébergement § Personnalisation (gabarit, apparences, contenu,
…) § Statistiques de consultation
› Inscription § Construction du questionnaire § Suivi des inscriptions
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! Accès Organisateur (2)
› Gestion scientifique § Outils de sélection des contributions § Mise en place du programme § Envoi de mail (appel à soumission, relance, …) § Edition électronique § Transfert des communications sur l’archive ouverte
HAL
› Administration § Configuration des listes (thématiques, types de
dépôt, …) § Paramétrage de la conférence (période de
soumission, de relecture, d’inscription, …)
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! Rôles uti l isateurs Webmaster
› Personnalisation du site web (apparence + contenu)
Coordinateur › Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs,
répartition des soumissions) › Sélection des soumissions
Relecteur › Evaluation des soumissions
Rédacteur › Accès aux évaluations des relecteurs
Administrateur › Configuration de la conférence › + droit webmaster + droit coordinateur
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SITE WEB
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! Administration Site Web
› Langues de l’interface § Définition des langues disponibles pour le site web de la
conférence
› Charte graphique § En-tête
Personnalisation du bandeau du site § Disposition
Mise en page du site § Apparence
Définition du thème graphique
› Menu § Ajout / Suppression de pages d’informations
› Statistiques de consultation
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! En-tête du site ( 1 )
3 méthodes de personnalisation : › Formulaire rapide
En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées
› En-tête image
› En-tête HTML
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! En-tête du site(2)
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! Disposition
Définition de la structure du site web: › Menu Vertical
› Menu Horizontal
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! Apparence
3 méthodes de personnalisation du style : › Styles prédéfinis
› Formulaire rapide § Style créé automatiquement avec les informations renseignées
› Style avancé § Accès aux feuilles § de styles CSS
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! Contenu du site web
Définition des pages constituant le site web de la conférence › Pages prédéfinies
Planning, consultation, recherche, Liste des participants, …
› Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, …
Ü P o s s i b i l i té d e d éf i n i r d e s d r o i t s d ’ a c c è s a u x d i f f é r e nte s p a g e s d u s i te e n f o n c t i o n
d e s r ô l e s u t i l i s ate u r s
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! Pages prédéfinies ( 1 )
› Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur
› Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence
› Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions
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! Pages prédéfinies (2)
› Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée
› Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS
› Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence
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! Pages personnalisables
› Page d’accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
› Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
› Galerie photo Diaporama des photos déposées
› Liens extérieurs › Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) › Fichiers déposés › Dates importantes
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! Statistiques
› Outil externe d’analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence
› Possibilité d’utiliser
Ü h t t p : / / p i w i k . o r g /
Ü h t t p : / / w w w . g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /
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! Tutoriel
› Accès à votre site de tests URL : http://formationX.sciencesconf.org
› Comptes administrateurs › Identifiant : adminX › Mot de passe : 1234
› Comptes relecteur › Identifiant : relecteurX › Mot de passe : 1234
› Comptes déposant › Identifiant : membreX › Mot de passe : 1234
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! Tutoriel
› Personnalisez votre espace conférence § Configuration générale § Disposition § Apparence § En-tête du site
› Créez le menu de votre site § Ajoutez les différentes pages proposées par
l’application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, …)
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GESTION SCIENTIFIQUE
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DÉPÔT
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! Configuration
› Définition des types de dépôts (oral, poster,…), des thématiques
› Définition des règles de dépôt: § Type de dépôt § Format du résumé § Période de dépôt § Alerte mail
› Choix des métadonnées demandées lors du dépôt § mots-clés, email des auteurs, …
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! Dépôt pour les participants
4 étapes : � Métadonnées
§ informations sur la soumission (titre, …)
� Auteurs § Liste des intervenants (et
auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs
� Fichier(s) § Texte complet ou documents
annexes (présentation, vidéo, images, …)
§ Conversion automatique dans le format PDF
� Récapitulatif
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SÉLECTION
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! Configuration › Définition des relecteurs
§ Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission)
› Définition des options de relecture § Relecture (anonymisation possible) § Périodes par type de dépôt
› Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs § Ajout de critères de notation
Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, … Ü 1 note par critère pondérant la note finale
› Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: § Accès aux avis des relecteurs § Sélection des dépôts
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! Relecture › Module accessible
automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur
› Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur
› 1 grille par dépôt
› Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques)
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! Tutoriel
› Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt
§ Configuration générale § Types de dépôts § Thématiques
› Configuration de la relecture § Règles générales § Grille d’évaluation § Affectation des papiers
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! Tutoriel
› Configuration du dépôt scientifique › Types de dépôts
› Paramétrage > Types de dépôts › Thématiques
› Paramétrage > Thématiques › Règles de dépôt
› Paramétrage > Dépôt
› Configuration de la relecture
› Paramétrage > Relecture › Règles générales › Grille d’évaluation
› Affectation des papiers › Gestion éditoriale > Relecteurs
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! Tutoriel
› Dépôt de résumés › Dépôt > Nouveau dépôt › Connectez-vous avec le compte déposant et
déposez plusieurs résumés
› Evaluation des résumés › Relecture > Dépôts à relire › Connectez-vous avec le compte relecteur et évaluez
les résumés
› Sélection des résumés › Gestion éditoriale > Dépôts › Connectez-vous avec le compte administrateur et
sélectionnez les résumés
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PUBLIPOSTAGE
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! Al ias mails
› Création automatique d’un alias par conférence
› Possibilité de créer d’autres alias préfixé par
l’identifiant de la conférence
Ü [ c o n f ] @ s c i e n c e s c o nf . o r g
Ü E x : [ c o n f ] - l i s te 1 @ s c i e n c e s c o nf . o r g
40
! Apparence des mails
› Personnalisation de la structure des mails envoyés par l’application
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! Modèles de mails
› Personnalisation du contenu § Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt § Confirmation inscription § …
› Création de nouveaux modèles § Annonce colloque, § Appel à communication, § …
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! Listes de destinataires
› Créations de liste de destinataires prédéfinies § Pour préparer les appels à communication § Pour informer les participants § …
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! Publipostage › Sélection destinataire
§ Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …)
§ Ajout de nouvelles adresses mails
› Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails § Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi
§ %%USER%%, %%CONFERENCE%%, …
› Options supplémentaires § Ajout de pièces jointes § Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé
réception, …
› Historique des mails envoyés
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! Tutoriel
› Présentation du module d’envoi de mails § Création de liste de destinataires § Création de modèles de mails § Test de l’outil de publipostage
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EDITION
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! Programme de la conférence
› Ajout d’événements § Session, § Discours, § Pause, § …
› Ajout des interventions dans les sessions § Récupéré dans les soumissions acceptées
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! Vue journée
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! Vue journée
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! Vue semaine
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! Vue semaine
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! Vue détail lée
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! Vue détail lée
53
! Vue détail lée
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! Edit ion PDF
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! Recueil des résumés / actes
� Choix des données § Type : résumé, texte complet § Regroupement : programme, thématiques § Statut des données (acceptées, …)
� Données supplémentaires § Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index
des auteurs, … § Fichiers extérieurs au format PDF
� Mise en page § Tri sur les dépôts § Pagination § Langue
Ü C r é at i o n d ’ u n f i c h i e r a u f o r m at P D F
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! Intégrat ion dans l ’arch ive ouverte HAL
› Export vers HAL en 1 clic
› Accord nécessaire des déposants
› Enrichissement de l’archive ouverte HAL
› Création automatique d’une collection pour la conférence
› Enrichissement des listes d’articles pour les laboratoires
› Diffusion large à travers l’archive ouverte
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! Tutoriel
› Commencez à créer le programme de la conférence § Ajoutez des évènements session, accueil, …
› Editez le recueil des résumés de votre conférence
› Présentation export HAL
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INSCRIPTION
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! Configuration
› Configuration du module d’inscription § Période d’inscription § Validation par l’administrateur des inscrits § Limite du nombre d’inscrits § Alerte mail
› Construction du questionnaire d’inscription
personnalisé
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! Construction du formulaire
› Informations non modifiables § Champs de création de
compte
› Informations personnalisables § Champ texte, § Liste déroulante, § Bloc de description, § Case à cocher, § …
Ü D éf i n i t i o n d e s c h a m p s o b l i g ato i r e s
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! Tutoriel
› Configuration du module d’inscription › Paramétrage > Inscription
› Définition des règles d’inscription (période, alertes,
…) › Construisez le questionnaire d’inscription en utilisant
les différents objets proposés › Eléments de description (ajout d’informations) : titre, bloc
d’info, saut de ligne › Eléments de formulaire : catégorie, texte, texte long, liste
déroulante Ne pas paramétrer le module de paiement pour le moment
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! Paiement des frais d’ inscript ion
› Sélection des moyens de paiement § Chèque, bon de commande, en ligne
› Définition du montant des frais d’inscription § En fonction des catégories (chercheurs,
étudiants, …) § En fonction des dates
› Possibilité d’ajout d’options § À partir du formulaire d’inscription créé
auparavant exemple: participation au repas de gala : +50€
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! Paiement en l igne (direct)
› Via Paybox › Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox.
› Via Système local › Lien avec une passerelle
› via AzurColloque
› prochainement
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! Paiement en l igne via Paybox
utilisateur
Gestionnaire
� Saisie questionnaire
� Envoi données +
redirection
� Retour paiement +
redirection
Back office
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Service de paiement PAYBOX
! Paiement en l igne via système local
Système local (université, …)
Service de paiement (PAYBOX, banque, …)
utilisateur
Service comptable
� Saisie questionnaire
� Envoi données
� Redirection paiement � Etat paiement
� Retour paiement
Etat comptable
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! Paiement en l igne via AzurCol loque
AzurColloque
Service de paiement PAYBOX
utilisateur
Service comptable
� Saisie questionnaire
� Redirection
� Redirection paiement � Etat paiement
� Retour
Etat comptable
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� Finalisation questionnaire (choix tarif + options)
! Tutoriel
› Paramétrez le module de paiement des frais d’inscription › Paramétrage > Paiement
› Définition des moyens de paiements acceptés › Pour un paiement en ligne utiliser le lien direct Paybox de
tests URL site paiement : http://formationX.sciencesconf.org/paybox
› Définition des montants des frais d’inscriptions › En fonction des catégories, périodes › En ajoutant éventuellement des options
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! Inscript ion pour les part ic ipants
› Lien d’inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l’administrateur
› Le participant complète le formulaire d’inscription
› Il reçoit une confirmation de son inscription par mail
Ü Si paiement : › Le système présente le montant des frais d’inscription › Choix du moyen de paiement (en fonction des moyens
définis par l’administrateur)
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! Tableau de bord des inscrits
› Accès en temps réel aux inscription pour la conférence
› Possibilité d’être alerté pour chaque nouvelle inscription
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! Tutoriel
› Testez maintenant l’inscription à la conférence Connectez-vous avec le compte utilisateur Pour tester le paiement en ligne, utilisez comme identifiant de carte bleue :
- Numéro : 1111 2222 3333 4444 - Date de validité : 03/14 - Clé : 123
› Accédez au tableau de bord des inscrits Utilisateurs > Inscrits Connectez-vous avec le compte administrateur
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! Liens uti les
› Portail principal › h t t p : / / w w w . s c i e n c e s c o n f . o r g
› Support
› h t t p : / / s u p p o r t . c c s d . c n r s . f r › s u p p o r t @ s c i e n c e s c o n f . o r g
› Contact
› c o n t a c t @ s c i e n c e s c o n f . o r g
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QUESTIONS ?
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