organização de eventos

Organização de Eventos

Marta Jorge nº9773

Evento

Experiência única;

Momento de felicidade, alegria, convívio, descontração;

Desperta interesse e causa impacto;

2CET- Secretariado e Assessoria Administrativa

Objetivos de um Evento

CONVIVER FESTEJAR ENVOLVER

APRESENTAR

INAUGURAR

PROMOVERAGRADECER

DIVULGAR

PARTILHAR

EXPERIMENTAR


Organização de eventos

É o processo de planeamento que inclui:

Orçamentos;

Estabelecimento de datas e limites;

A seleção e a reserva do local do evento;

A aquisição de licenças;

Coordenação do transporte e estacionamento.

CET- Secretariado e Assessoria Administrativa ‹#›

Feiras Profissionais

Conjunto de vários stands;

Cada um pertence a uma organização, conjunto de organizações ou a um país.

Promoverem a sua imagem;Produtos e serviços;

Aumentarem a sua reputação no mercado.

Para que….

Possam estimular o

comércio e o desenvolviment

o económico


As entidades organizadoras/empresas de serviços especializados dedicam-se a assegurar:

Decoração standard ou especial (design de interiores design gráfico);

Aluguer de mobiliário e colocação de alcatifas;

Produção e afixação de sinalética e de suspensões publicitárias;

Seleção e disponibilização de plantas e arranjos florais;

Disponibilização de infraestruturas e tecnologias;

Contratação de hospedeiras/rececionistas;

Catering;

Reportagem fotográfica;

Vigilância;

Entre outros.6CET- Secretariado e Assessoria Administrativa

Os regulamentos gerais disponibilizados pelas entidades, contém informações sobre:

Âmbito, datas, duração e horário das exposições;

Condições de admissão;

Forma de inscrição;

Atribuição de espaços e sua localização;

Custo de participação e cancelamento;

Produtos a expor;

Cartões de livre-trânsito;

Bilhetes de convite.


Preparativos para uma feira

▪ Inscrição e reserva de espaço;

▪ Seleção dos materiais ou produtos a expor;

▪ Questionários dos organizadores;

▪ Inscrição nos catálogos;

▪ Design e decoração;

▪ Publicidade.


Planeamento do Evento

1. Público alvo

Identificar e selecionar o público de interesse;

Perceção das suas necessidades;

Número de pessoas a atingir.

Para que o evento corra da melhor forma deve seguir as seguintes etapas:

Torna todas as decisões

de planeamento mais claras


Continuação…2. Orçamento disponível

Verificar e analisar o orçamento disponível;

Estabelecer um limite;

Definir o grau de flexibilidade.

Permite distribuir as verbas pelas atividades a incluir no evento


▪ 3. Estratégia do evento

Optar pela melhor estratégia para a execução do evento;

4. Definição do tema

Definir, explicitar e divulgar;

O mais rápido possível;

IMPLICA

Escolha dos meios de divulgação;

Escolha do local;

O público alvo;

Potenciais Patrocinadores;

Convites.

O tema deve ser curto e claro, de modo a resumir a finalidade que se espera alcançar com ele.

CET- Secretariado e Assessoria Administrativa 11

5. Data e local

Para decidir uma altura que melhor se adeque para a realização:

Os feriados;

Os eventos concorrentes;

As épocas altas e baixas;

As datas comemorativas;

Dias da semana mais adequados.

A definição do local deve atender aos seguintes dados:

Gerais:

Objetivo do evento;

Formato, interesses e expectativas público-alvo;

Disponibilidade do espaço;

Específicos (condições do espaço):

Questionar se tem os equipamentos precisos para o evento;

O estacionamento;

Serviços de restauração/ bar por perto.


6. Programa

Definição do programa em geral do evento:

Horários;

Interrupções;

Refeições;

Duração;

Conteúdo;

Espetáculos.

Dias;

Hora de início e fim;

Tema principal;

Oradores e pequeno histórico profissional;

Resumo de cada intervenção;

Sala onde terá lugar à atividade;

Horários e local de refeições;

Valor e condições de pagamento.


Qualquer q seja o programa deve

constar

É em si um mapa que orientará os participantes até ao final do evento

7. Afetação de Recursos

Recursos financeiros:

Capital disponível;

Despesas a efetuar;

Fontes de financiamento;

Recursos humanos

Determinar necessidade pessoal;

Analisar e descrever funções;

Definir políticas e procedimentos;

Elaborar orçamento;

Efetuar recrutamento e seleção;

Supervisionar e avaliar desempenho;

Formar equipa.


(continuação)Recursos físicos, materiais e

serviços:

Infraestruturas;

Equipamentos diversos;

Serviços diversos: catering, audiovisuais, decoração, etc;

Serviços de apoio: abastecimento, limpeza.


Um levantamento exaustivo dos

recursos a precisar para cada evento revela-se por si

uma etapa fundamental

8. Reunir envolvidos

Transmitir a informação aos colaboradores envolvidos no planeamento, execução e controlo.

9. Contratação de serviços

Catering;

Animação;

Decoração;


10. Estratégia de Comunicação

Atráves de :

Outdoors;

Cartazes;

Banners em fachadas;

Flyers;

Desdobráveis;

Cartas e convites;

Comunicação de imprensa.

11. Planeamento Logístico

Classificar e ordenar de forma lógica as atividades a desenvolver;

Atribuir responsabilidades e tarefas;

Fixar alternativas possíveis no caso de sucederem falhas;

Preparar sistema de registo de visitantes, elaborar cronograma geral do evento, checklist e diário de gestão de espaço.

▪ 12. Avaliação

Permite:

Balanço construtivo sobre o evento;

Identificar os erros cometidos;

Aspectos positivos a reter.


FIM !


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