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ORGANIZAÇÃO E MÉTODOS DE ARQUIVO EMPRESARIAL: PRONTUÁRIOS DE COLABORADORES
Maria Fabiana Izídio de Almeida Mestra em Ciência da Informação: UNESP – Campus Marília
Especialista em Gestão de Documentos e Informação: Teoria e Prática Arquivística - Instituto AVM – Rio de Janeiro
Graduada em Arquivologia – UEL
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Momentos da Apresentação
Trajetória Profissional
Apresentar o ramo de negócio que mais possui
vagas disponíveis no Estado de São Paulo para
arquivista
Arquivos empresariais: prontuário funcional
© ALMEIDA, 2018
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Trajetória Profissional...
Estagiária na Fundação de Esporte de Londrina – FEL
Projeto de Pesquisa
Trabalho voluntário no Centro de Documentação e Pesquisa Histórica da UEL – CDPH
Estagiária na Construtora Plaenge – Londrina
Arquivista na Marilan – desde 2008
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Temporária: 3 meses
Terceirizada: 1 ano e 6 meses
Cargo: Arquivista
Benefícios: Restaurante na empresa,
Vale Transporte e Vale Alimentação
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Trajetória Profissional Marilan
Criação do cargo de
arquivista na Marilan:
Janeiro/2010
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Grande volume documental
Carência de metodologias e técnicas de organização
Ambiente desorganizado
Dificuldade em atender às ações trabalhistas
Prejuízo à empresa
Série Documental: Espelho de ponto
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Entender o fluxo documental
Qual a necessidade do documento? Como e quem o solicita?
Qual o volume documental?
Qual o prazo de arquivamento do documento?
Qual a técnica de arquivamento utilizada?
Diagnóstico de Arquivo
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Elaboração do fluxo documental
Ordem alfabética não criteriosa
Arquivamento: A: Janeiro a dezembro
Prazo de guarda: 6 anos
Controle dos espelhos de ponto assinados
Intervenção
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Instrumentos Arquivísticos
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Protocolo de Empréstimo e Devolução
Termo de Aprovação de Temporalidade Documental
Termo de Eliminação de Documentos
Tabela de Temporalidade Documental
Instrumento de busca: Inventário
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Inventário
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Segundo momento
Apresentar as vagas disponíveis no Estado de São
Paulo para arquivista no ramo empresarial.
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Site: Catho Filtros Utilizados
Período: 28/02 a 28/03/2017
Local:
Estado de São
Paulo
Cargo:
Arquivista
Salário:
A partir de
R$ 2.000,00
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21 vagas
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O mercado de trabalho.... te intimida? Por quê?
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Prontuários de colaboradores
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◦Dossiê: Conjunto de documentos relacionados entre si por
assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui
uma unidade de arquivamento.
◦Processo: Conjunto de documentos oficialmente reunidos no
decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui
uma unidade de arquivamento.
(Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)
Definições
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Prontuário Funcional: Conjunto de documentos oficialmente
reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial,
que constitui uma unidade de arquivamento. Muito utilizado
para organizar o arquivo dos documentos de registro do
empregado e alguns controles de pagamentos específicos,
como aviso e recibo de férias (VITORIANO, 2011).
Definições
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Prontuário funcional
◦Quais as espécies e tipos documentais que podemos encontrar
em um prontuário?
◦Quais são os usos desses documentos pela empresa?
◦Quem são os usuários?
◦Quais são os impactos da falta de gestão documental em arquivos
de recursos humanos?
◦Qual instrumento legislativo regulamenta essa documentação?
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Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT)
Art. 41 - Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o
registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros,
fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas
pelo Ministério do Trabalho.
Parágrafo único - Além da qualificação civil ou profissional de cada
trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua
admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias,
acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do
trabalhador.
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Portaria n.º 41 do Ministério do Trabalho e Emprego
Art. 1º Proibir ao empregador que, na contratação ou na manutenção
do emprego do trabalhador, faça a exigência de quaisquer
documentos discriminatórios ou obstativos para a contratação,
especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, teste,
exame, perícia, laudo, atestado ou declaração relativos à esterilização
ou a estado de gravidez.
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Portaria n.º 41 do Ministério do Trabalho e Emprego
Art. 2º O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as
seguintes informações:
I - nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e
naturalidade;
II - número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS;
III - número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social - PIS ou
no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público - PASEP;
IV-data de admissão;
V - cargo e função;
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Portaria n.º 41 do Ministério do Trabalho e Emprego
VI - remuneração;
VII - jornada de trabalho;
VIII - férias; e
IX - acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.
Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à
numeração sequencial por estabelecimento.
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Quais habilidades e competências o
arquivista necessita para gerir um arquivo
de recursos humanos?
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Referências
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro, 2005.
BRASIL. Consolidação das Leis Trabalhistas, 01 de maio de 1943. Disponível em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Decreto-Lei/Del5452.htm>. Acesso em 15 de ago.
2018.
MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO. Portaria n.° 41 de 28 de março de 2007. Disponível
em: <http://trabalho.gov.br/legislacao/portarias/2007/p_20070328_41>. Acesso em 15 de
ago. 2018.
VITORIANO, M. C. de C. P. Obrigação, controle e memória. Aspectos legais, técnicos e
culturais da produção documental de organizações privadas. 2011. Tese (Doutorado em
História Social) - Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas, Universidade de São
Paulo, São Paulo, 2012. doi:10.11606/T.8.2012.tde-22082012-090854. Acesso em: 06 de ago.
de 2017.