organización de eventos - curso de introducción
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Ideas sobre los principales aspectos de la organización de eventosTRANSCRIPT
Por Julio Sabastizagal@sabastizagal
Organización de Eventosconceptos básicos
Eventos…
Son acontecimientos donde
COINCIDEN,
en un espacio de TIEMPO,
PERSONAS y RECURSOS con
un objetivo CONCRETO
Algunos ejemplos
• Bodas
• Congresos
• Banquetes
• Lanzamiento de productos
• Campeonatos deportivos
• Exhibiciones
• Ferias
• y muchos más…
¿ORGANIZACIÓN de EVENTOS?
Es un proceso ordenado que permita gestionar los recursos disponibles
ORGANIZADOR DE EVENTOS
Es la persona responsable de
gestionar y administrar los
recursos
TIPOS DE ORGANIZADOR DE EVENTOS
• Integral
• Parcial (Proveedor)
• Planificación
• Organización
• Ejecución
• Control
PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS
PLANIFICACIÓN
Factor crítico:
Entender lo que desea el cliente
(recabar TODA la información posible)
entender la naturaleza el evento
PLANIFICACIÓN
Ejemplo
un congreso médico
¿Qué?
PLANIFICACIÓN
Mientras más tiempo
para organizar mejor
¿Cuando?Fechas y momentos
PLANIFICACIÓN
saber detalles
¿Como?programa, motivos,
temática
PLANIFICACIÓN
espacios (locales)
ciudades
¿Donde?
Sede, ubicación
PLANIFICACIÓN
• Factibilidad Logística
• Factibilidad económica (presupuesto)
PLANIFICACIÓN
Asesoría técnica
(aterrizando las ideas)No todo lo que el cliente desea es posible realizar
PLANIFICACIÓN
• Elaborar una guía (Brief)
• Plazo de ejecución de actividades
ORGANIZACIÓN
¿Qué necesitamos para realizar el evento?
• Recursos
• Personal
ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Sedeubicación, espacios, servicios
higiénicos, zonas de reunión,
estacionamientos, aforos,
restricciones
ORGANIZACIÓN
Factor crítico
ProgramaTiempos, oradores,
ayudas audiovisuales,
catering, registro de asistentes
ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Participantesinvitaciones, entradas,
materiales, souvenirs,
promoción, certificados
ORGANIZACIÓN
Factor crítico
Proveedorescotizaciones, ordenes de
compra, facturación,
contratos, penalidades
EJECUCIÓN
armado con anticipación
de acuerdo de acuerdo
al evento
Antes• Montaje
• Pruebas
EJECUCIÓN
todos los procesos deben
ser constantemente
observados por la persona
responsable
DuranteSupervisión y más Supervisión
EJECUCIÓN
según el tipo de evento, cada proceso crítico debe tener un “plan de contingencias”
DuranteAdministrar Contingencias
CONTROL
Proceso continuo
Los errores siempre saltan en el peor momento
CIERRE
Todos los pagos realizados.
Informe al cliente de los resultados
Liquidaciones
Informe final
El éxito es 1% de INSPIRACIÓN y 99% de TRANSPIRACIÓN
Thomas Alva Edison
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