Organizacin y Reingeniera de ProcesosMANUAL DE PROCEDIMIENTOSManual de procedimientosConcepto ProcedimientosManual de ProcedimientosImportancia de su UtilizacinTipos de ProcedimientosTcnicas de diagramacinSimbologaAnlisis y Diseo de forma de ImpresinPROCEDIMIENTOSProcedimientosDEFINICIN DE PROCESO Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado especfico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgnica. DEFINICIN DE PROCEDIMIENTOS Mdulos homogneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relacin con los responsables de la ejecucin, que deben cumplir polticas y normas establecidas sealando la duracin y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nmina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos trminos, cuando se trata de manuales que orienten la ejecucin del trabajo, es ms generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurdico, confirmado por la Constitucin y las Leyes.MANUAL DE PROCEDIMIENTOSManual de ProcedimientosEs un componente delsistemadecontrol interno, el cual se crea para obtener una informacin detallada, ordenada, sistemtica e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e informacin sobre polticas, funciones,sistemasy procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organizacin. Suelen contener informacin y ejemplos deformularios, autorizaciones o documentos necesarios,mquinaso equipo deoficinaa utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a.Auxilian en el adiestramiento y capacitacin del personal.b.Auxilian en la induccin al puesto.c.Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.d.Facilitan la interaccin de las distintas reas de la empresa.e.Indican las interrelaciones con otras reas de trabajo.f.Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el desarrollo de las actividades de rutina.g.Permiten una adecuada coordinacin de actividades a travs de un flujo eficiente de la informacin.h.Proporcionan la descripcin de cada una de sus funciones al personal.i.Proporcionan una visin integral de la empresa al personal.j.Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y desempeos de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.k.Son guas del trabajo a ejecutar.

INTEGRACION DE MANUALA) IDENTIFICACINB) NDICE O CONTENIDOC) PRLOGO Y/O INTRODUCCIND)OBJETIVOSDE LOS PROCEDIMIENTOSE) AREAS DE APLICACIN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOSF) RESPONSABLESG)POLTICAS ONORMASDE OPERACINH)CONCEPTO(S)I)PROCEDIMIENTO (descripcin de lasoperaciones). J) FORMULARIO DE IMPRESOSK)DIAGRAMASDE FLUJOL)GLOSARIODE TRMINOS. Recabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por:

Propuesta tcnica, (que debe de incluir)

-Antecedentes.

-Naturaleza.

-Justificacin.

Objetivos.

-Acciones.

-Resultados.

-Recursos: re-Costo.

-Estrategia.

-Informacin complementariaPROGRAMADE TRABAJO

-Identificacin-Responsable(s)-rea(s)-Clave-Actividades-Fases: -Calendario: fechas asignadas para el inicio y terminacin de cada fase.-Representacin grfica-Formato-Reportes de avance-Periodicidad:IMPORTANCIA DE SU UTILIZACINImportancia de su UtilizacinEs comn que las empresas Grandes o Internacionales tengan manuales de procedimientos muy bien definidos, y con manuales por cada departamento o rea. Esto es realmente necesario, solo imaginen controlar en todo el mundo a ms de 1500 empleados o 3 mil o ms, por ello es necesario que todas las actividades sean.Es necesario , ya que al momento en que la empresa crece entran en conflictos cuando hay reclutamiento y seleccin ya que es ms complicado encontrar a la gente adecuada en el puesto adecuado si no estn especficamente establecidas las actividades, prioridades, responsabilidades, limitantes, entre otras de cada puesto y persona.Ejemplo :

Permite medir la productividad de forma matemtica.Nos facilita la contratacin de la persona adecuada para el puesto adecuadoAhorra tiempo en capacitacinLas actividades se desarrollan en base a tiempos medibles y se ahorran recursos materiales y humanos.Permite que los departamentos sepan cual es la tarea de cada cual, de esta forma el trabajo en conjunto fluye de una manera adecuadaSe convierte en una empresa con orden y efectivaEs ms sencillo para el dueo delegar responsabilidades a los gerentes as como de parte de los gerentes a los subalternos, es decir en un inicio el dueo de la empresa se incluye en todos los procesos, y cranme hay dueos de empresas que se esclavizan en sus propios negocios ya que tienen que estar detrs de la gente para indicarles que hacer debido a que no llevan un proceso controlado por lo tanto el manual les permitir esa libertad que buscan.Se mejora la calidad en las diferentes reas una de las que mayor requerimiento lleva en un manual de procedimientos es servicio, como saben brindando un buen servicio pre y post venta tendrn una buena calificacin por parte del cliente y sern recomendados.Mejor relacin con proveedores ya que tambin en el manual se establecen reglas y polticas de compra, requerimiento, pago entre otras situaciones.Tipos de procedimientosTipos de ProcedimientosPrimera vieta aquSegunda vieta aquTercera vieta aquProcedimientos ExternosSon aquellos que tienen relacin con el cumplimiento de los objetivos de los rganos de la lnea de una Organizacin. Procedimientos InternosSon los que conducen a optimizar los servicios en los rganos de Apoyo, Asesora y Control de la Organizacin o sea los vinculados a los denominados sistemas administrativos.

Ejemplo de Procedimientos InternosSe estructura un proceso para el desarrollo de X producto lo cual sus acciones deben ir encaminadas a:Identificacin de oportunidades.Gestin del portfolio R+D.Diseo y desarrollo.Lanzamiento.El Proceso Ideal debera ser:

Ejemplo de Procedimientos Externos

Los procedimientos externos satisfacen las necesidades de los clientes externos que estos son personas ajenas a la organizacin, es decir, clientes que requieran de nuestros servicios como por ejemplo la compra de mercancas en un supermercado.Tecnicas de diagramacinTcnicas de DiagramacinLas tcnicas de diagramacin son:Warnier OrrNassi Schneiderman Hipo1. Warnier Orr:Es una tcnica que utiliza una representacin semejante a la de cuadros sinpticos para mostrar el funcionamiento y organizacin de los elementos que conforman el algoritmo. Bsicamente, utiliza una notacin de llaves para organizar los mdulos y se auxilia en la siguiente simbologa para indicar operaciones de control.

Smbolo +

Significado OR (uno, otro o varios) XOR (uno u otro, solo uno)

(x,y) ,puede hacerse tantas veces desde x hasta y.Nota:Los diagramas Warnier Orr se leen de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.Ejemplo:Como lo muestra la imagen, un ejemplo de diagrama Warnier puede ser el control de un almacn.Los diagramas de Warnier/Orr demuestran los procesos y las secuencias en los cuales se realizan. Cada proceso se define de una manera jerrquica es decir. consiste en sistemas de los subprocesses, de que lo define. En cada nivel, el proceso se demuestra en el soporte que agrupa sus componentes.Puesto que un proceso puede tener muchos diversos subprocesses, el diagrama de Warnier/Orr utiliza un sistema de soportes para demostrar cada nivel del sistema. Los factores crticos en la definicin y desarrollo de s/w son iteracin o repeticin y alteracin. Los diagramas de Warnier/Orr demuestran esto muy bien.

2. Nassi-Shneiderman:En programacin de computadores un diagrama Nassi-Shneiderman (o NSD por sus siglas en ingls) es una representacin grfica que muestra el diseo de un programa estructurado.Basado en un diseo top-down (de lo complejo a lo simple divide y vencers), el problema a resolver es dividido en sub problemas cada vez ms pequeos - y simples - hasta que solo queden instrucciones simples y construcciones para el control de flujo. El diagrama Nassi-Shneiderman refleja la descomposicin del problema en una forma simple usando cajas anidadas para representar cada uno de los sub problemas. Para mantener una consistencia con los fundamentos de la programacin estructurada, los diagramas Nassi-Shneiderman no tienen representacin para las instrucciones GOTO.Los diagramas Nassi-Shneiderman se utilizan muy raramente en las tareas de programacin formal. Su nivel de abstraccin es muy cercano al cdigo de la programacin estructurada y ciertas modificaciones requieren que todo el diagrama sea redibujado.Los diagramas Nassi-Shneiderman son (la mayora de las veces) isomrficos con los diagramas de flujo. Todo lo que se puede representar con un diagrama Nassi-Shneiderman se puede representar con un diagrama de flujo. Las nicas excepciones se dan en las instrucciones GOTO, break y continue.

Ejemplo:Este es un diagrama Nassi-Shneiderman.Fue desarrollado en 1972 por Isaac Nassi y Ben Shneiderman, este diagrama tambin es conocido como estructograma, ya que sirven para representar la estructura de los programas

3. HipoSe refieren al ciclo de vida de un proyecto (diseo y documentacin de software) HIPO significa: "Hierachy Input Process Output ", es un tipo de diagrama de flujo.

El diagrama Hipo es aquel que indica cuales son las entradas a un proceso , despus la elaboracin de un proceso y tambin las salidas de un proceso.Este mtodo fue creado con el propsito de ayudar a los diseadores a no perder la pista de alguna funcin dentro de un sistema grande, sta es su principal ventaja con la que cuenta con respecto a otras notaciones, ya que este mtodo permite tener una vista panormica de las entradas, procesos y salidas de datos. Esto lo hace una herramienta til para la documentacin de programas, adems de que le puede facilitar al autor de un programa el recordar lo que hace el sistema despus de cierto tiempo.

simbologaSimbologa Representan: Actividades

Representan:Cursos de accin

Representan:Unin o vinculacin

Representan:Soporte de informacin

Analisis y diseo de forma impresaAnlisis y Diseo de Forma ImpresaImportancia de las Formas impresas: Generalmente las operaciones administrativas que se llevan a cabo en una institucin, requieren de documentos para dejar constancia de su ejecucin. Cuando dichas operaciones son numerosas y repetitivas o indistintamente, se utilizan Formas impresas para simplificar la elaboracin de los Documentos respectivos. La Administracin Pblica, cuyas actividades han tenido un desarrollo desmesurado en los ltimos aos, requiere de las formas como un instrumento administrativo importante para su funcionamiento. Es necesario destacar el hecho de que la importancia de una Forma se demuestra cuando ayuda a la simplificacin de los mtodos de trabajo, y no tan solo en la normalizacin que a travs de ella se obtiene. En la actualidad, el uso de las formas tiene gran importancia, debido principalmente a:

Su Contenido La cantidad que de ellas se utiliza El alto costo que representan Constituyen el principal instrumento de los Procedimientos y procesos operativos. Fungen como auxiliar en la observancia de las polticas institucionales.

Objetivo del Anlisis, Diseo y Control de Formas: Coadyuvar a la agilizacin de los procedimientos y mtodos de trabajo, estableciendo criterios que permitan racionalizar el costo de impresin y almacenamiento de las formas utilizadas. Propsitos del Anlisis, Diseo y Control de Formas: Contar con las formas adecuadas para las operaciones que se realizan. Conocer el nmero exacto requerido. Mejorar la eficiencia de los procedimientos que las utilicen y disminuir las cargas de trabajo. Establecer una clasificacin en todas las unidades administrativas. Normalizar las que se encuentran en uso, con diseos elaborados tcnicamente. Contar con un Catlogo que contenga todas las formas utilizadas en la institucin y en el cual se visualicen sus caractersticas. Controlar las provisiones y consumo estrictamente necesarios. Delimitar la responsabilidad de su control, procurando evitar emisiones excesivas a futuro. Economizar a travs de la racionalizacin del uso y diseo. Mantener un control de calidad constante en la produccin o compra.