Organizzazione dello studio professionale e controllo di gestione

Relatore Danilo Vaselli – incaricato OPEN Dot Com

Programma• Modelli di organizzazione aziendale e gestione del Modello adottato

con l’ausilio del Sistema Informatico e di software specifici • Alcuni aspetti del controllo di gestione: tracciabilità delle prestazioni,

misurazione delle performances, redditività del lavoro.• Analisi dei principali processi dello Studio Professionale: lavorazione e

parcellazione. • Altri processi strettamente collegati al processo di lavorazione:

gestione delle scadenze, archiviazione ottica, protocollazione documenti.

• Adottare un software di Gestione Studio: motivazioni, scelta, impegni all’avviamento, impatto sulle Persone.

Il modello basato sulle FUNZIONI, procedura di costruzione

Elencare i settori dell’attività Aziendale

AcquistiProgettazioneProduzioneAmministrazioneTesoreriaVendita/Marketing…………………

Definire le FUNZIONI (compiti e relazioni tra le ATTIVITA’)

Designare i FUNZIONARI (Manager)

L’organigramma aziendale è la rappresentazione grafica del modello basato sulle FUNZIONI

Criticità di gestione interna nelle Aziende organizzate secondo il modello basato sulle

FUNZIONI

Ogni FUNZIONE diventa un’isola, di proprietà del Funzionario/Manager Responsabile, che è contemporaneamente Organizzatore e Giudice Monocratico della validità dell’organizzazione.

La misurazione delle performancesdell’Azienda e delle singole FUNZIONI può essere fatta in termini macro di efficacia , ma non di efficienza.

Criticità di gestione interna nelle Aziende organizzate secondo il modello basato sulle

FUNZIONI

La valutazione delle performances rischia di trasformarsi in CONFLITTO tra Responsabili di Funzione, perché non si basa sull’analisi di dati dettagliati e obiettivi, ma sulle convinzioni già maturate di ogni Funzionario.

L’avvicendamento di un Funzionario/Manager (subìto o voluto dall’Azienda) è un fatto traumatico.

Altri fattori, provenienti dal Mercato, hanno decretato la necessità di evolvere

dal Modello FUNZIONI

La concorrenza:- i prezzi scendono- occorre comprimere i costi, per mantenere il profitto

Le motivazioni di acquisto:- a fronte di prezzi equivalenti- prevale la qualità dei prodotti, del servizio e del marketing

Altri fattori, provenienti dal Mercato, hanno decretato la necessità di evolvere

dal Modello FUNZIONI

La tracciabilità, che è:- Sistema per la protezione del Cliente e dell’Azienda- Metodo che raccoglie dati oggettivi, che siano base di ogni discussione e decisione manageriale volta all’efficienza

La necessità di miglioramento continuo, con il ciclo di :- Valutazione- Decisione- Nuova valutazione

Gli 8 principi del Sistema Qualità Totale che esprimono le basi per la costruzione del nuovo

modello di Organizzazione Aziendale

Orientamento al Cliente

Leadership Motivazione del Personale

Miglioramento continuo

Decisioni basate su dati di fatto

Reciproco beneficio con i fornitori

Disponibilità di un Sistema Informatico distribuito, in grado di raccogliere e storicizzare dati, di elaborare e fornire opportuni report per il Controllo di Gestione

Organizzazione dell’Azienda come RETE DI PROCESSI (non più come organigramma di Funzioni), e trasferimento dell’Organizzazione in un Software di Gestione e Controllo di Gestione Aziendale.

Che cos’è una RETE DI PROCESSI ? Cosa si intende per PROCESSO ?

1Il PROCESSO è un flusso di Attività…

2… sottoposte a VINCOLI e REGOLE… 3

… che coinvolgono risorse materiali e umane.

PROCESSO ha uno o più Input…

4 Ogni 5 … ed uno o più Output

VINCOLI: 1)elenco delle Attività specifiche in sequenza, 2)ogni Attività deve rappresentare nella descrizione il livello di dettaglio che si vuole monitorare, 3)legame con altri Processi.

REGOLE : proprietà specifiche delle singole Attività appartenenti al flussoRISORSE MATERIALI: materie prime, struttura, macchinari, hardware e software…RISORSE UMANE: le Persone coinvolte nel PROCESSO in qualità di Responsabili,

Operatori, Verificatori.INPUT: può essere lo “start” del PROCESSO e/o essere costituito dall’Output di

PROCESSI precedentiOUTPUT: può essere la “fine” del PROCESSO e/o costituire l’Input di PROCESSI

successivi

Organizziamo la RETE DEI PROCESSI principali dello Studio Professionale.

Il Processo di Produzione, ovvero l’esecuzione delle Pratiche

Il Processo di Parcellazione

Il Processo di Controllo di Gestione Ricordiamo che

l’Organizzazione dovrà essere pensata in modo tale da poter essere riversata nel Software di gestione e controllo di gestione dello Studio.

Pratica di Consulenza Societaria per il Bilancio

-Lettera convocazione Assemblea-Foglio presenza-Redazione verbale CdA-Redazione relazione CdA/Amm.re Unico-Partecipazione Assemblea-Predisposizione verbale Assemblea-Data verbale Assemblea-Relazione Collegio Sindacale-Trascrizione Libro Inventari-Trascrizione Libri Sociali

E’ necessario aver configurato UNA TANTUM nel Software ogni Tipo di Pratica:VINCOLI Attività/Pratica• Elenco (flusso) Attività della Pratica che si vogliono monitorare/considerare, nella loro sequenza di svolgimento• Legame con altre Pratiche

REGOLE di ciascuna Attività• inerenti la Parcellazione• la scadenza• l’assegnazione ad

uno/qualsiasi operatore

• la necessità di validazione dell’attività dopo la sua esecuzione

Il PROCESSO DI PRODUZIONE di una Pratica: PRATICA DI CONSULENZA SOCIETARIA PER IL BILANCIO

Il PROCESSO DI PRODUZIONE di una Pratica: PRATICA DI CONSULENZA SOCIETARIA PER IL BILANCIO

INPUT, costituito da:

• Attribuzione della PRATICA al Cliente (caricamento nel software)• Dati provenienti dal precedente Processo di Stipula del Contratto

(caricamento nel Software manuale/automatico di importi e rate preconcordati) e validi per il CLIENTE SPECIFICO

• Dati provenienti dalla Configurazione del Software di Gestione Studio (caricamento automatico LISTA ATTIVITA’ specifiche della Pratica, con i relativi Vincoli e Regole, il tutto quindi VALIDO PER TUTTI I CLIENTI)

• Assegnazione delle Risorse Umane (caricamento manuale/ automatico nel Sw.), valido per il CLIENTE SPECIFICO

Durante l’esecuzione del Processo,

è indispensabile registrare

nel Software i dati delle Attività svolte.I dati minimi di Registrazione, trattandosi di Studio Professionale, sono:

-La denominazione dell’Attività-A quale Pratica appartiene-Chi è il Cliente-Chi è l’Operatore che l’ha svolta-La data di svolgimento-Il tempo impiegato per lo svolgimento-Opzionalmente, eventuali note

Esempio di Registrazione interattiva

Dati digitati da Operatore

Dati inseriti dal software

L’Attività registrata viene salvata nel Software corredata di una serie di INDICI di ricerca e di Atri Dati

INDICI:1 – Gruppo di MATERIE cui appartiene la PRATICA2 – MATERIA cui appartiene la PRATICA3 – PRATICA cui appartiene l’ATTIVITA’4 – denominazione dell’ATTIVITA’5 – nome dell’AUTORE

ALTRI DATI CHE CORREDANO L’ATTIVITA’:6 – la DATA di esecuzione7 – il TEMPO dedicato8 – eventuali NOTE

NOTA: ciascun OPERATORE dovrà essere censito nel Software, con il proprio COSTO orario e RICAVO ATTESO orario

un OUTPUT del PROCESSO di Produzione, tramite i dati e gli indici delle Attività Registrate, è un INPUTdel PROCESSO di Controllo di Gestione

-Report Tracciabilità dell’Attività, che risponde alle domande: è stata svolta una determinata Attività per uno/molti Clienti ? Quando ? Da chi ? Tempo impiegato ? Costo ? Ricavo atteso ?

-Report Operatore: quali attività ha svolto uno/tutti gli Operatori oggi ? In un periodo ? Tempo ? Costo ? Ricavo Atteso ?

-Report Pratica Cliente: quali Attività sono state svolte per una Pratica del Cliente ? Da chi ? Quando ? Tempi ? Costi ? Ricavo atteso ?

-Report Cliente: quali Pratiche sono state svolte per un Cliente ? Dettaglio Attività ? Chi le ha svolte ? Quando ? Tempi ? Costi ? Ricavo atteso ? Tempi, costo e ricavo atteso totali ?

Grazie alla Registrazione delle Attività di Produzione con i rispettivi Dati, e con l’ausilio di FILTRI, il Software

produce i REPORT necessari al CONTROLLO DI GESTIONE

-Report di tutte le PRATICHE dello stesso Tipo per tutti i Clienti: Dettaglio Attività ? Chi le ha svolte ? Quando ? Tempi ? Costi ? Ricavo atteso ? Tempi, costo e ricavo atteso totali ?

-Report per Tipo di MATERIA per tutti i Clienti: Dettaglio Pratiche ? Dettaglio Attività ? Chi le ha svolte ? Quando ? Tempi ? Costi ? Ricavo atteso ? Tempi, costo e ricavo atteso totali ?

- Report Performance globale dello Studio, somma dei Report di tutte le MATERIE per tutti i Clienti: Tempi, costo e ricavo atteso totali ?

Grazie alla Registrazione delle Attività di Produzione con i rispettivi Dati, e con l’ausilio di FILTRI, il Software

produce i REPORT necessari al CONTROLLO DI GESTIONE

Dettaglio Regole delle Attività:

oRegole inerenti la Parcellazione-alcune Attività non sono parcellabili, ma concorrono a formare il prezzo forfettario della Pratica.

-altre Attività hanno un prezzo, che può sommarsi al forfait Pratica

oRegole interne di esecuzione dell’Attività-assegnazione a specifico Operatore-necessità di validazione prima della conclusione dell’Attività

oRegole inerenti la scadenza dell’Attività

REGOLE DI PARCELLAZIONE: occorre inserire una tantum nel Software il LISTINO e il metodo di calcolo del

PREZZO delle Attività che esulano dal forfait.

• Attività che hanno un prezzo unitario, indipendente dall’Operatore

• Attività che hanno un prezzo orario sull’ora intera e indipendente dall’Operatore

• Attività il cui prezzo ore/minuti corrisponde al Ricavo Orario Atteso del singolo Operatore

• Attività il cui prezzo viene inserito di volta in volta dall’Operatore in base al merito

• Attività il cui prezzo è calcolato con una Griglia di Scaglioni

• Attività che nella denominazione riepilogano tutte le attività svolte nell’ambito della pratica, ed il cui valore viene inserito a consuntivo

Esempio di Registrazione con valorizzazione dell’Attività

In conseguenza della REGOLA di Parcellazione impostata nella configurazione del Software relativamente all’Attavità da registrare, il Software IMPONE di compilare il campo secondo l’istruzione esposta

Un altro OUTPUT del PROCESSO di Produzione, tramite i valori dati alle Attività Registrate Fatturabili, è un INPUT del PROCESSO di Parcellazione

REGOLE DI ESECUZIONE: non possono essere stabilite una tantum nel Tipo di Pratica, ma devono essere

inserite nella Pratica quando la si attribuisce al Cliente

• Quali Operatori hanno accesso (vedono) la Pratica creata per il Cliente ?

• Chi, tra gli Operatori, ha il ruolo di Responsabile della Pratica ? E quindi può intervenire sulle registrazioni effettuate dagli Operatori ?

• Se nella configurazione una tantum del Tipo di Pratica è stato stabilito che una o più delle Attività della LISTA svolta da chicchessia deve essere verificata, chi ha il ruolo di Verificatore ?

REGOLE INERENTI LA SCADENZA DELL’ATTIVITA’: occorre inserire una tantum nel Software le scadenze o il

metodo di calcolo delle scadenze

Data notificaAssistenza verificaRaccolta documentazionePredisposizione memoria difensivaRicorsoSessione con UfficioIstanza autotutelaIstanza di sgravioIstanza di rateizzazioneIstanza accertamento con adesioneOnorario forfettario pratica

• Attività che ha una scadenza fissata dalla normativa

• Attività che ha una scadenza operativa fissata dalle procedure dello Studio

• Attività che hanno scadenze operative concatenate fra loro.

Una volta create nel Software le scadenze o il metodo di calcolo delle scadenze, il Software ha bisogno:1 – di uno strumento attraverso il quale avvertire dell’imminenza di una scadenza (Scadenziario)2 – il NOME della Persona che deve essere avvertita (Scadenziario Personale)

Esempi di Scadenziario Attività da svolgere e Scadenziario Verifica Attività già svolte

Il PROCESSO DI PARCELLAZIONE delle Pratiche:

INPUT: - Rate, importi e causali dei PRECONCORDATI inseriti all’inizio del Processo di Produzione (caricamento Pratica del Cliente).- Annotazioni di Onorario generate dal Software durante la Registrazione delle Attività, corredate da eventuali note esplicative dell’addebito- Spese Art.15 ed Esposti Imponibili registrate insieme all’Attività svolta, durante il Processo di Lavorazione, o registrate nella Pratica dall’addetto alla parcellazione

Il PROCESSO DI PARCELLAZIONE delle Pratiche:

ESECUZIONE PROCESSO: - Validazione/Correzione delle Annotazioni generate automaticamente dal Software.- Creazione degli Avvisi, di eventuali Parcelle prima dell’incasso, di eventuali Note Spese, di eventuali Note Credito, di eventuali Depositi.- Stampa e spedizione dei documenti (posta o pdf+email)- Creazione delle distinte RI.BA / RID (file CBI per la Banca)- Estrazione, stampa e invio di Estratti Conto / Sollecito

OUTPUT:- Registrazione incassi- Passaggio in contabilità

Il PROCESSO DI CONTROLLO DI GESTIONE:

INPUT: La registrazione delle Attività Svolte, durante il

PROCESSO DI PRODUZIONE

ESECUZIONE: - Analisi dei Report forniti automaticamente dal Software- Valutazione delle performances in base ai Report

OUTPUT: Decisioni

La RETE DEI PROCESSI dello Studio Professionale può essere anche più complessa…..

Il Processo di Produzione, ovvero l’esecuzione delle Pratiche

Il Processo di Parcellazione

Il Processo di Controllo di Gestione

Il Processo di archiviazione e gestione file e cartaceo

•Il Processo di Protocollazione documenti entrata/uscita

•Il Processo di Marketing (nuovi Clienti e politiche di relazione)

•Il Processo di Formazione del Personale

•Il Processo di gestione IT ……..

Organizzazione dello studio professionale e controllo di gestione

Relatore Danilo Vaselli – incaricato OPEN Dot Com

Programma• Modelli di organizzazione aziendale e gestione del Modello adottato

con l’ausilio del Sistema Informatico e di software specifici • Alcuni aspetti del controllo di gestione: tracciabilità delle prestazioni,

misurazione delle performances, redditività del lavoro.• Analisi dei principali processi dello Studio Professionale: lavorazione e

parcellazione. • Altri processi strettamente collegati al processo di lavorazione:

gestione delle scadenze, archiviazione ottica, protocollazione documenti.

• Adottare un software di Gestione Studio: motivazioni, scelta, impegni all’avviamento, impatto sulle Persone.