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O P E N S O C I E T Y O F E A S T E R N A F R I C A

FINANCE MANUAL

1st Floor, ACS Plaza, Lenana Road Nairobi, Kenya

OS I EA _ F i n a n c e M a n u a l _ S e p t emb e r 2 0 1 2 2

Table of Contents T h e F u n c t i o n s o f t h e O S I E A F i n a n c e a n d A d m i n i s t r a t i o n D e p a r t m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

T h e D e p a r t m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 T h e F i n a n c e a n d A d m i n i s t r a t i o n T e a m . . . . . . . . . . 5

A c c o u n t i n g p r i n c i p l e s a n d p o l i c i e s . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 G u i d i n g P r i n c i p l e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 P o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

U n d e r s t a n d i n g a n d T r a c k i n g O S I E A B u d g e t P r o c e s s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1

B u d g e t A p p r o v a l . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 B u d g e t C a t e g o r i e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 B u d g e t C o d i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 2 B u d g e t T r a c k i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 B u d g e t v e r s u s A c t u a l a n a l y s i s ( B v A ) . . . . . . . . . . . 1 4 G e n e r a t i n g B v A r e p o r t f r o m G M S . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 B u d g e t T r a c k e r . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 4 E n d o f B u d g e t C y c l e . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 5

C a s h m a n a g e m e n t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6 C a s h i n h a n d ( p e t t y c a s h ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 6 T r a v e l a n d w o r k s h o p a d v a n c e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 8 C a s h a t B a n k . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 0 R e i m b u r s e m e n t s f o r e x p e n s e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 4 M o b i l e p h o n e t r a n s f e r s / b a n k i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 5

C r e d i t C a r d P r o c e d u r e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7 U s i n g t h e O S I E A c r e d i t c a r d . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 7 R e p o r t i n g c r e d i t c a r d e x p e n s e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 8 M o n t h l y a c c o u n t i n g f o r y o u r c r e d i t c a r d . . . . 3 0 C h e c k s a n d b a l a n c e s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1

F i n a n c i a l R e p o r t i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 5 A n n u a l E x t e r n a l A u d i t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 5 I n t e r n a l A u d i t . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 6 M o b i l e p h o n e t r a n s f e r s / b a n k i n g . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 7


ACRONYMS A L L A u t h o r i z a t i o n L e v e l s L i s t A S F A r e a s o f S p e c i f i c F o c u s B v A B u d g e t s v e r s e s A c t u a l C B A C o m m e r c i a l B a n k o f A f r i c a E S D E l e c t r o n i c S i g n a t u r e D e v i c e E T R E l e c t r o n i c T r a n s f e r R e g i s t e r F A A P F i n a n c i a l a n d A d m i n i s t r a t i v e P r o c e d u r e s F R P F i n a n c i a l R e p o r t i n g P a c k a g e G M S G r a n t M a n a g e m e n t S y s t e m I F R S I n t e r n a t i o n a l F i n a n c i a l R e p o r t S t a n d a r d I S A I n t e r n a t i o n a l S t a n d a r d s o f A u d i t i n g K E S K e n y a S h i l l i n g s L P O L o c a l P u r c h a s e O r d e r O S I O p e n S o c i e t y I n s t i t u t e O S I E A O p e n S o c i e t y I n i t i a t i v e f o r E a s t e r n A f r i c a O S F O p e n S o c i e t y F o u n d a t i o n s O S I - N Y O p e n S o c i e t y I n s t i t u t e - N e w Y o r k N A D N e t w o r k A u d i t D e p a r t m e n t N F N a t i o n a l F o u n d a t i o n N P N e t w o r k P r o g r a m P R P a y m e n t R e q u e s t P O B P a y m e n t o n B e h a l f O f f S S P S o u t h S u d a n P o u n d S P S u d a n P o u n d T Z S T a n z a n i a S h i l l i n g s U S D U n i t e d S t a t e s D o l l a r U G X U g a n d a S h i l l i n g s V A T V a l u e a d d e d T a x


FOREWORD

O S I E A w o r k s t o b u i l d v i b r a n t a n d t o l e r a n t d e m o c r a c i e s w h o s e g o v e r n m e n t s a r e a c c o u n t a b l e t o t h e i r c i t i z e n s . I n k e e p i n g w i t h o u r o r g a n i z a t i o n v a l u e o f i n t e g r i t y , i t i s c r i t i c a l t h a t a l l O S I E A s t a f f m a i n t a i n h i g h e t h i c a l a n d p r o f e s s i o n a l s t a n d a r d s i n a l l i n t e r a c t i o n s . O S I E A t r e a t s e v e r y o n e w i t h r e s p e c t a n d a s e q u a l p a r t n e r s . W e c o m m u n i c a t e e f f e c t i v e l y w i t h o u r c o l l e a g u e s a n d v e n d o r s . O u r w o r k i s a l w a y s u n d e r t a k e n i n a m a n n e r t h a t e n s u r e s e f f i c i e n c y , a c c u r a c y a n d a c c e s s i b i l i t y . W e d o n o t c o u n t e n a n c e d e l a y s o r r e q u i r e u n n e c e s s a r y b u r e a u c r a c y . T h e F i n a n c e M a n u a l s e t s o u t c l e a r a n d c o n s i s t e n t o p e r a t i n g i n s t r u c t i o n s f o r b e s t p r a c t i c e s i n f i n a n c i a l m a n a g e m e n t . T h i s i s c r i t i c a l g i v e n t h a t O S I E A f i n a n c i a l s t r u c t u r e s a r e s o m e w h a t c o m p l i c a t e d w i t h w o r k b e i n g u n d e r t a k e n i n t w o s e p a r a t e f i n a n c i a l d a t a b a s e s y s t e m s , i n m u l t i p l e c o u n t r i e s , a n d w i t h a n u m b e r o f O S F t h e m a t i c n e t w o r k p r o g r a m s . F e e d b a c k f r o m s t a f f m e m b e r s o n t h i s m a n u a l a n d f i n a n c e p o l i c i e s i s w e l c o m e d a n d s h o u l d b e s h a r e d w i t h t h e f i n a n c e a n d a d m i n i s t r a t i o n d e p a r t m e n t t o c o n t i n u a l l y i m p r o v e o p e r a t i o n s . T h i s m a n u a l w a s d r a f t e d a s a c o l l e c t i v e e f f o r t b y f i n a n c e , a d m i n i s t r a t i o n a n d p r o g r a m s t a f f a t O S I E A . T h e m a n u a l w i l l b e r e v i e w e d p e r i o d i c a l l y t o i n c o r p o r a t e f e e d b a c k . B i n a i f e r N o w r o j e e E x e c u t i v e D i r e c t o r


CHAPTER ONE

T h e F u n c t i o n s o f t h e O S I E A F i n a n c e a n d A d m i n i s t r a t i o n D e p a r t m e n t

T h e D e p a r t m e n t T h e O p e n S o c i e t y o f E a s t A f r i c a ( O S I E A ) h e a d o f f i c e i s b a s e d i n N a i r o b i , K e n y a . O S I E A o p e r a t e s a n d m a n a g e s o f f i c e s i n U g a n d a , T a n z a n i a a n d S o u t h S u d a n . T h e f i n a n c e a n d a d m i n i s t r a t i o n d e p a r t m e n t c o m p r i s e o f f i n a n c e a n d a d m i n i s t r a t i o n d i r e c t o r ( F A D ) , f i n a n c e o f f i c e r s ( F O s ) , a d m i n i s t r a t i v e s u p p o r t s t a f f , a n d t h e g r a n t s c o o r d i n a t o r . I n U g a n d a , T a n z a n i a a n d S o u t h S u d a n , t h e f i n a n c e a n d a d m i n i s t r a t i o n d e p a r t m e n t s c o m p r i s e o f a p p o i n t e d f i s c a l a g e n t s , w i t h t h e s u p p o r t o f t h e K e n y a b a s e d a d m i n i s t r a t i o n m a n a g e r , a n d g r a n t s c o o r d i n a t o r . T h e O S I E A f i n a n c e a n d a d m i n i s t r a t i o n d e p a r t m e n t h a s t h r e e m a i n f u n c t i o n s : f i n a n c i a l m a n a g e m e n t , a d m i n i s t r a t i o n m a n a g e m e n t , a n d g r a n t s c o o r d i n a t i o n .

T h e F i n a n c e a n d A d m i n i s t r a t i o n T e a m T h e O S I E A F i n a n c e D e p a r t m e n t i s h e a d e d b y t h e F i n a n c e a n d A d m i n i s t r a t i o n D i r e c t o r ( F A D ) w h o w o r k s w i t h a t e a m o f p r o f e s s i o n a l s i n t h e f o l l o w i n g f u n c t i o n a l r o l e s :

• F i n a n c e a n d A d m i n i s t r a t i o n D i r e c t o r T h e F A D p r o v i d e s s t r a t e g i c o v e r a l l l e a d e r s h i p o f t h e o r g a n i z a t i o n a n d h e a d s t h e f i n a n c i a l a n d a d m i n i s t r a t i v e t e a m . .

• F i n a n c e o f f i c e r s

T h e F O s a r e r e s p o n s i b l e f o r f i n a n c i a l r e p o r t s , p a y m e n t s , a d v a n c e a n d f l o a t s .


• F i s c a l a g e n t s L o c a t e d i n T a n z a n i a , U g a n d a a n d S o u t h S u d a n a n d a r e c o n t r a c t e d t o d o p a y m e n t s o n b e h a l f o f O S I E A e x c e p t w h e r e i t i s s t a t e d o t h e r w i s e ( r e f e r c h a p t e r 4 : C a s h M a n a g e m e n t ) . F i s c a l a g e n t s m a y a l s o b e c o n t r a c t e d t o m a n a g e g r a n t s a s n e e d e d .

• G r a n t s c o o r d i n a t o r

T h e G r a n t s C o o r d i n a t o r i s r e s p o n s i b l e f o r a l l a s p e c t s o f g r a n t p r o c e s s i n g , i s s u i n g a n d m a n a g e m e n t o f c o n s u l t a n t c o n t r a c t s , m a i n t a i n s a n d m a n a g e s d a t a b a s e o f b u d g e t m o d i f i c a t i o n s .

• A d m i n i s t r a t i o n M a n a g e r

T h e A M m a n a g e s a l l a s p e c t s o f a d m i n i s t r a t i o n w h i c h i n c l u d e s b u t n o t l i m i t e d t o ; d a y t o d a y r u n n i n g o f a l l O S I E A o f f i c e s a n d l o g i s t i c s . T h e a d m i n i s t r a t i o n m a n a g e r i s a s s i s t e d b y t h e o f f i c e m a n a g e r s / p r o g r a m a s s i s t a n t s i n U G , T Z , a n d S S t o c a r r y o u t t h e s e f u n c t i o n s i n t h e i r r e s p e c t i v e o f f i c e s .


CHAPTER TWO

Account ing pr inc ip les and pol ic ies

I n l i n e w i t h O S I E A v a l u e s , t h e a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s e n s u r e t h a t s t a f f m a k e c o n s i s t e n t a n d a p p r o p r i a t e d e c i s i o n s i n t h e b e s t i n t e r e s t o f t h e o r g a n i z a t i o n . T h i s e n s u r e s O S I E A u s e s i t s r e s o u r c e s e f f i c i e n t l y a n d e f f e c t i v e l y t o m e e t i t ’ s o b j e c t i v e s t h u s b u i l d i n g t h e c o n f i d e n c e o f o t h e r s t a k e h o l d e r s .

G u i d i n g P r i n c i p l e s T h e f o l l o w i n g p r i n c i p l e s a r e g o o d f i n a n c i a l m a n a g e m e n t n o r m s t h a t O S I E A a b i d e s b y : - 1 . A c c o u n t a b i l i t y : S t a f f a t O S I E A a r e a c c o u n t a b l e

t o O S I E A m a n a g e m e n t w h o t h e n h a v e t h e o b l i g a t i o n t o p r o v i d e i n f o r m a t i o n t o O S F m a n a g e m e n t o n h o w r e s o u r c e s h a v e o r a r e b e i n g u s e d t o e n s u r e l e a r n i n g , e v a l u a t i o n a n d a c h i e v e m e n t a r e o n - g o i n g .

2 . A d h e r e n c e t o A c c o u n t i n g S t a n d a r d s : O S I E A a d h e r e s t o t h e e s t a b l i s h e d s e t o f r u l e s k n o w n a s t h e G e n e r a l l y A c c e p t a b l e A c c o u n t i n g P r i n c i p l e s ( G A A P ) & I n t e r n a t i o n a l F i n a n c i a l R e p o r t i n g S t a n d a r d s ( I F R S ) , w h i c h f o r m b a s i s f o r t h e p r e p a r a t i o n o f f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a n d e n s u r e t h a t p r o p e r b o o k s o f a c c o u n t s a r e m a i n t a i n e d i n o r d e r t o r e f l e c t a t r u e a n d f a i r p o s i t i o n o f i t s p e r f o r m a n c e . I n c a s e o f c o n f l i c t b e t w e e n v a r i o u s p o l i c i e s a n d l o c a l s t a t u t o r y o r O S F r e q u i r e m e n t s , t h e I F R S w i l l p r e v a i l . T h e O S F F A A P a l s o g u i d e s O S I E A .

3 . C o m p l i a n c e : A l l O S I E A o f f i c e s m u s t b e i n

c o m p l i a n c e w i t h l o c a l l e g a l a n d s t a t u t o r y o b l i g a t i o n s f o r e x a m p l e r e g i s t r a t i o n , t a x a t i o n l a w s , e m p l o y m e n t l a w s e t c .

4 . C o n s i s t e n c y : O S I E A w i l l e n d e a v o r t o h a v e

c o n s i s t e n c y i n t h e a p p l i c a t i o n o f f i n a n c i a l m a n a g e m e n t p r a c t i c e s a s s e t o u t i n t h i s m a n u a l . T h i s m a n u a l a s s u m e s t h a t t h e s a m e a c c o u n t i n g t r e a t m e n t w i l l b e a p p l i e d t o l i k e i t e m s w i t h i n


e a c h f i s c a l y e a r / a c c o u n t i n g p e r i o d a n d f r o m o n e a c c o u n t i n g p e r i o d t o t h e n e x t i n o r d e r t o h a v e c o n s i s t e n t s t a t e m e n t s . I n c a s e s w h e r e t h e s i t u a t i o n h a s d r a s t i c a l l y c h a n g e d o r t h e p o l i c y n e e d s t o b e u p d a t e d t h e p o l i c y s h o u l d b e r e c o m m e n d e d t o t h e F i n a n c e a n d A d m i n i s t r a t i v e D i r e c t o r t o b e a p p r o v e d b y t h e D i r e c t o r ’ s o f f i c e a n d a l s o r e p o r t e d t o t h e e x t e r n a l a u d i t o r s .

5 . S t e w a r d s h i p : T h i s i s a g u i d i n g p r i n c i p l e t h a t

e n s u r e s - O S I E A - d e v e l o p s a n d o p t i m i z e s t h e r e s o u r c e s t h a t a r e e n t r u s t e d t o i t t o m e e t i t s s t r a t e g i c g o a l s . T o a c h i e v e t h i s , t h e m a n a g e m e n t h a s i n p l a c e a s t r a t e g i c p l a n w i t h a p p r o p r i a t e c h e c k s a n d b a l a n c e s .

6 . S u s t a i n a b i l i t y : i s t h e a b i l i t y o f O S I E A t o

o p e r a t e a s a g o i n g c o n c e r n ( i . e . a l i f e s p a n b e y o n d t h e f i n a n c i a l y e a r ) . T h i s m e a n s t h a t a l l e x p e n d i t u r e i n c u r r e d b y t h e o r g a n i z a t i o n m u s t b e m a t c h e d w i t h i n c o m i n g f u n d s t o e n s u r e c o n t i n u i t y a n d v i a b i l i t y . T h e b o a r d o f d i r e c t o r s , t h e e x e c u t i v e d i r e c t o r a n d h i s / h e r m a n a g e m e n t t e a m h a v e i n p l a c e a r e s o u r c e m a n a g e m e n t s t r a t e g y t h a t e n s u r e s O S I E A m e e t s i t s f i n a n c i a l o b l i g a t i o n s w i t h i n t h e a v a i l a b l e r e s o u r c e s .

P o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s T h e s e a r e b r o a d a c c o u n t i n g a n d f i n a n c i a l o p e r a t i n g p o l i c i e s a n d p r o c e d u r e s t h a t g u i d e a n d d i r e c t d a y - t o - d a y f i n a n c i a l m a n a g e m e n t o f O S I E A ’ s r e s o u r c e s .

1 . A c c o u n t i n g c o n v e n t i o n s : T h e O S I E A

f i n a n c i a l s t a t e m e n t s a r e p r e p a r e d u n d e r h i s t o r i c a l c o s t c o n v e n t i o n a n d i n a c c o r d a n c e w i t h I F R S a n d U n i t e d S t a t e s G A A P . A n y d e p a r t u r e w h e r e n e c e s s a r y w i l l b e d i s c l o s e d i n t h e a u d i t r e p o r t s .

2 . I n c o m e R e c o g n i t i o n : I n c o m e c o m p r i s e s o f c o n t r i b u t i o n f r o m O p e n S o c i e t y F o u n d a t i o n s ( O S F ) a n d a n y o t h e r t h i r d p a r t y f u n d i n g . T h e i n c o m e i s r e c o r d e d o n a n a c c r u a l b a s i s , w h e n


O S I E A b e c o m e s e l i g i b l e t o e a r n i n g r e v e n u e u n d e r t h e t e r m s o f t h e a n n u a l d o n a t i o n l e t t e r . I n c o m e i n k i n d i s r e c o g n i z e d u p o n r e c e i p t o f g o o d s . T h e O S F c o r e b u d g e t i s p r o v i d e d a s a c o n d i t i o n a l s u p p o r t t h a t O S I E A i n c u r s e x p e n d i t u r e s o r l e g a l l y b i n d i n g c o m m i t m e n t s c h a r g e a b l e d u r i n g t h e s p e c i f i e d p e r i o d s . T h e s a m e a p p l i e s t o f u n d i n g a l l o c a t e d t o O S I E A b y N e t w o r k P r o g r a m s .

3 . T r a n s l a t i o n o f F o r e i g n C u r r e n c y : O S I E A p r e s e n t s i t s f i n a n c i a l s t a t e m e n t s i n U n i t e d S t a t e s D o l l a r s ( U S D ) . T h e t r a n s l a t i o n o f t h e f i n a n c i a l s t a t e m e n t s f r o m t h e f u n c t i o n a l c u r r e n c y , K e n y a S h i l l i n g s ( K E S ) , t o U S D i s m a d e b y t r a n s l a t i n g a s s e t s a n d l i a b i l i t i e s a t c l o s i n g r a t e s o f t h e s t a t e m e n t o f a s s e t s , l i a b i l i t i e s a n d f u n d s w h i l e r e v e n u e s a n d e x p e n d i t u r e s a r e t r a n s l a t e d a t t h e a v e r a g e r a t e o f t h e p e r i o d .

4 . A l l r e g i o n a l c u r r e n c i e s s u c h a s T a n z a n i a

s h i l l i n g s ( T Z S ) , U g a n d a s h i l l i n g s ( U G X ) a n d S o u t h S u d a n p o u n d s ( S S P ) a r e t r a n s l a t e d i n t o K E S u s i n g t h e t r a n s a c t i o n a l r a t e ( t h e r a t e p r e v a i l i n g a t t h e t r a n s a c t i o n d a t e ) . T h i s l e a d s t o f o r e i g n e x c h a n g e d i f f e r e n c e s w h i c h a r e r e c o g n i z e d a s a s e p a r a t e c o m p o n e n t o f t h e f u n d b a l a n c e : e x c h a n g e t r a n s a c t i o n d i f f e r e n c e s a r i s i n g f r o m t h e t r a n s l a t i o n o f t h e s t a t e m e n t o f a s s e t s , l i a b i l i t i e s a n d f u n d b a l a n c e a n d s t a t e m e n t o f r e v e n u e s , e x p e n s e s a n d c h a n g e i n f u n d b a l a n c e f r o m t h e f u n c t i o n a l c u r r e n c y i n t o U S D .

5 . F i x e d A s s e t s a n d D e p r e c i a t i o n : A n y s i n g l e

a s s e t a c q u i r e d a t a c o s t o f U S D 5 0 0 ( o r e q u i v a l e n t ) o r m o r e i s c a p i t a l i z e d a s a f i x e d a s s e t a n d r e c o r d e d i n t h e f i x e d a s s e t r e g i s t e r . D e p r e c i a t i o n w i l l b e c h a r g e d o v e r i t s u s e f u l l i f e a t :

C o m p u t e r s 3

y e a r s E q u i p m e n t

3 y e a r s

OS I EA _ F i n a n c e M a n u a l _ S e p t emb e r 2 0 1 2 1 0

R e n o v a t i o n s ( o f f i c e p a r t i t i o n s ) 8 y e a r s

F u r n i t u r e a n d f i t t i n g s 8 y e a r s 1 . T a x a t i o n : O S I E A i s r e g i s t e r e d i n K e n y a a s a

l i m i t e d c o m p a n y w i t h b r a n c h o f f i c e s i n e a s t e r n A f r i c a . I t r e l i e s o n d o n a t i o n s a n d a s a n o n -p r o f i t m a k i n g c o m p a n y s u b m i t s N i l ( n o ) r e t u r n s .

2 . R e t i r e m e n t b e n e f i t s : O S I E A a n d i t s e m p l o y e e s

a r e o b l i g e d b y l a w t o c o n t r i b u t e t o t h e r e s p e c t i v e n a t i o n a l s o c i a l s e c u r i t y f u n d . T h e c o m p a n y ’ s c o n t r i b u t i o n s t o t h e s c h e m e a r e c h a r g e d t o t h e i n c o m e s t a t e m e n t i n t h e y e a r t o w h i c h t h e y r e l a t e . I n a d d i t i o n , O S I E A o p e r a t e s a s t a f f r e t i r e m e n t s c h e m e f o r i t s e m p l o y e e s . A n i n s u r a n c e c o m p a n y a d m i n i s t e r s t h e d e f i n e d c o n t r i b u t o r y s c h e m e . T h e o r g a n i z a t i o n ’ s c o n t r i b u t i o n t o t h e s c h e m e i s c h a r g e d t o t h e p r o f i t a n d l o s s a c c o u n t i n t h e y e a r i n w h i c h t h e y r e l a t e .

3 . R e c o g n i t i o n o f e x p e n s e s : O S I E A r e c o g n i z e s

e x p e n s e s w h e n t h e y a r e i n c u r r e d , i . e . w h e n g o o d s o r s e r v i c e s a r e r e c e i v e d . C o n s u l t a n t s ’ e x p e n s e s a r e r e c o g n i z e d d e p e n d i n g o n t h e t e r m s o f t h e c o n t r a c t . T a x e x p e n s e s a r e r e c o g n i z e d i n t h e y e a r w h e n t h e a s s o c i a t e d t r a n s a c t i o n o c c u r s . F o r r e c o g n i t i o n o f t h e g r a n t e x p e n s e s , p l e a s e r e f e r t o t h e g r a n t s m a n u a l .


CHAPTER THREE U n d e r s t a n d i n g a n d T r a c k i n g O S I E A B u d g e t

P r o c e s s

B u d g e t A p p r o v a l E a c h y e a r , t h e b u d g e t p r o c e s s s t a r t s w i t h r e s p e c t i v e p r o g r a m s p r e s e n t i n g t h e i r p r o p o s e d s t r a t e g y a n d b u d g e t t o t h e O S I E A R e g i o n a l B o a r d b e f o r e s u b m i s s i o n t o O S I N e w Y o r k ( N Y ) f o r f i n a l a p p r o v a l . T h e d i r e c t o r ’ s o f f i c e c o m p i l e s t h e o v e r a l l O S I E A b u d g e t , w h i c h i s t h e n s u b m i t t e d i n K e n y a S h i l l i n g s [ ( K e s . ) ( a s r e q u i r e d b y O S I N Y ) ] a n d c o n v e r t e d t o U S D o l l a r s ( U S S ) a t a n e x c h a n g e r a t e d e t e r m i n e d b y O S I N Y . F o l l o w i n g t h e a p p r o v a l , a t t h e s t a r t o f a c a l e n d a r y e a r , O S I E A r e c e i v e s a d o n a t i o n l e t t e r i n U S $ f o r t h e a p p r o v e d a n n u a l b u d g e t . I n J a n u a r y , e a c h p r o g r a m i s i n f o r m e d o f i t s b u d g e t f o r t h e y e a r b y t h e D i r e c t o r ’ s O f f i c e i n a t a b l e i l l u s t r a t e d b e l o w :

B u d g e t C a t e g o r i e s T h e O S I E A ’ s b u d g e t i s b r o a d l y d i v i d e d i n t o t w o s e c t i o n s , n a m e l y : g e n e r a l a d m i n i s t r a t i v e c o s t s ( G e n A d m i n ) a n d p r o g r a m c o s t s .

• G e n A d m i n T h i s c o v e r s a l l o v e r h e a d a n d a d m i n i s t r a t i v e c o s t s f o r t h e o r g a n i z a t i o n a s w e l l a s s t a f f s a l a r i e s f o r s e n i o r m a n a g e m e n t a n d t h e f i n a n c e a n d a d m i n i s t r a t i o n t e a m .

• P r o g r a m C o s t s T h e p r o g r a m c o s t s a r e f u r t h e r s p l i t i n t o t w o c a t e g o r i e s , n a m e l y : p r o g r a m a c t i v i t i e s ( i . e . g r a n t s , c o n s u l t a n c y c o n t r a c t s , l a r g e m e e t i n g s , p u b l i c a t i o n s , e t c . ) a n d


p r o g r a m a d m i n i s t r a t i o n ( p r o g r a m a d m i n ) .

• B u d g e t B r e a k d o w n

( N o t e t o d e s i g n e r – i n s e r t c o l o u r d i a g r a m )

!"#$

%&#$

'(#$

)#$

'*+$,+-$ %./$,+-$ &-/$,+-$ 0+1$,+-$

B u d g e t C o d i n g I n J a n u a r y , t h e f i n a n c e o f f i c e i n p u t s t h e a l l o c a t e d b u d g e t s i n t h e l o c a l f i n a n c e d a t a b a s e k n o w n a s G r a n t s M a n a g e m e n t S y s t e m ( G M S ) a l l o w i n g r e s p e c t i v e p r o g r a m s t o s p e n d . T h e b u d g e t i s b r o k e n d o w n i n t o v a r i o u s c o d e s t o t r a c k s p e n d i n g . F o r t r a c k i n g p u r p o s e s , t h e r e a r e t w o l e v e l s o f b u d g e t c o d i n g :

• O S F a c c o u n t c o d e s O S F h a s d e s i g n a t e d c o d e s f o r v a r i o u s s p e n d i n g c a t e g o r i e s . R e l e v a n t s t a f f u p o n s p e n d i n g s e l e c t s t h e s e . T h e c h a r t b e l o w s h o w s t h e c o d e s :

• B u d g e t A n a l y s i s c o d e s B u d g e t a n a l y s i s c o d e s a r e b r o a d c a t e g o r i e s f o r p u r p o s e s o f m o n i t o r i n g s p e n d i n g t r e n d s . T h e s e a n a l y s i s c o d e s d i s t i n g u i s h f r o m w h i c h O S F e n t i t y t h e f u n d s a r e o r i g i n a t i n g a n d t o w h i c h t h e m a t i c o r g e o g r a p h i c a r e a i n t h e E a s t e r n A f r i c a n r e g i o n t h e y w i l l b e u s e d . T h e y a r e u s e d , a s a p p l i c a b l e , p r i m a r i l y b y t h e f i n a n c e o f f i c e a n d a r e n o t v i s i b l e t o p r o g r a m s t a f f .


• N e t w o r k P r o g r a m F u n d i n g ( B u d M o d ) F u n d s c a n b e t r a n s f e r r e d b e t w e e n a n y O S F e n t i t i e s b u t i s l a r g e l y d o n e b y n e t w o r k p r o g r a m s t o f o u n d a t i o n s . O S I E A w o r k s c o l l a b o r a t i v e l y w i t h v a r i o u s O S F n e t w o r k p r o g r a m s t h a t w o r k o n t h e m a t i c i s s u e s . T h e p r o j e c t s c a n b e o p e r a t i o n a l , g r a n t m a k i n g o r e n g a g e i n a d v o c a c y u s u a l l y i n c o l l a b o r a t i o n w i t h f o u n d a t i o n s . N e t w o r k p r o g r a m s p e n d i n g i n E a s t e r n A f r i c a s i g n i f i c a n t l y a u g m e n t s O S I E A ’ s s t a f f i n g a n d a c t i v i t i e s i n t h e r e g i o n . B a s e d o n t h e i r s t r a t e g y , e a c h O S I E A p r o g r a m n e g o t i a t e s w i t h d i f f e r e n t n e t w o r k p r o g r a m s e n g a g i n g i n a r a n g e o f p r o j e c t s . T h i s h a s f i n a n c i a l i m p l i c a t i o n s b e c a u s e n e t w o r k p r o g r a m f u n d i n g i s c o d e d a n d a c c o u n t e d f o r d i f f e r e n t l y . A w r i t t e n f o r m f r o m a n e t w o r k p r o g r a m t o O S I E A i s r e q u i r e d i n o r d e r t o c h a r g e e x p e n s e s a g a i n s t t h e n e t w o r k p r o g r a m b u d g e t c o d e a n d v i c e v e r s a . T h i s f o r m i s k n o w n a s a b u d g e t m o d i f i c a t i o n ( b u d m o d ) . B u d m o d s s h o u l d b e i s s u e d p r i o r t o e x p e n s e s b e i n g i n c u r r e d . F o r t h e b u d m o d t o b e v a l i d , a l l r e l e v a n t p a r t i e s m u s t c o u n t e r s i g n i t . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f O S I E A s t a f f t o u t i l i z e t h e f u n d s a s a g r e e d a n d a c c o u n t b a c k . T h e c o u n t e r s i g n e d b u d m o d i s s h a r e d w i t h t h e r e l e v a n t n e t w o r k a n d O S I E A p r o g r a m s t a f f , a n d c o p i e d t o r e l e v a n t s t a f f i n t h e O S I E A f i n a n c e t e a m a n d t h e O S I N Y b u d g e t o f f i c e . T h e O S I E A f i n a n c e s t a f f w i l l t h e n c r e a t e t h e c o r r e s p o n d i n g n e t w o r k p r o g r a m c o d e i n O S I E A ’ s b u d g e t i n G M S . A l l e x p e n s e s m u s t b e c o d e d t o t h e r e l e v a n t n e t w o r k p r o g r a m c o d e . I f t h i s i s n o t d o n e c o r r e c t l y e x p e n s e s a r e i n c u r r e d b y O S I E A d e s p i t e t h e b u d m o d .

B e l o w i s a s a m p l e o f c o u n t e r s i g n e d b u d g e t a l l o c a t i o n l e t t e r .


B u d g e t T r a c k i n g M o n i t o r i n g y o u r b u d g e t i s a n i m p o r t a n t c o l l e c t i v e r e s p o n s i b i l i t y t o e n s u r e t h a t f u n d s a r e b i l l e d t o t h e r i g h t c o d e s a n d w i t h i n t h e s p e c i f i e d b u d g e t l i n e s . E a c h p r o g r a m i n t w o w a y s m o n i t o r s b u d g e t s : B y g e n e r a t i n g a n d r e v i e w i n g a B u d g e t v e r s e s A c t u a l ( B v A ) r e p o r t f r o m G M S o n a m o n t h l y b a s i s ; a n d b y m a i n t a i n i n g a n O S I E A B u d g e t T r a c k e r f o r m o n a w e e k l y b a s i s .

B u d g e t v e r s u s A c t u a l a n a l y s i s ( B v A ) T h e B v A i s a s p r e a d s h e e t t h a t i s a u t o m a t i c a l l y g e n e r a t e d f r o m G M S . I t c o m p a r e s t h e a l l o c a t e d b u d g e t t o t h e a m o u n t s p e n t t o d a t e a g a i n s t e a c h b u d g e t l i n e . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e p r o g r a m m e m a n a g e r t o r e g u l a r l y r e v i e w a c t u a l s p e n d i n g c o m p a r e d t o b u d g e t . F i n a n c e a n d p r o g r a m s t a f f f o r a c c u r a c y s h o u l d r e v i e w t h e B v A q u a r t e r l y . I t i s i m p o r t a n t t o n o t e t h a t t h e B v A i n G M S d o e s n o t c a p t u r e g r a n t s p e n d i n g , w h i c h i s u p l o a d e d i n t o a d i f f e r e n t d a t a b a s e s y s t e m .

G e n e r a t i n g B v A r e p o r t f r o m G M S

!"#$

%&#$

'(#$

)#$

'*+$,+-$ %./$,+-$ &-/$,+-$ 0+1$,+-$

B u d g e t T r a c k e r B u d g e t T r a c k e r i s a n i n t e r n a l E x c e l s p r e a d s h e e t t h a t i s m a n u a l l y u p d a t e d b y e a c h p r o g r a m o n a r e g u l a r b a s i s . I t i s u s e d b e c a u s e O S I E A p r o c e s s e s i t s g r a n t s t h r o u g h O S I N Y , w h i c h d o e s n o t w o r k i n G M S . A c c o r d i n g l y t h e G M S - g e n e r a t e d B v A ’ s d o n o t i n c l u d e g r a n t s p e n d i n g . T h e B u d g e t T r a c k e r i s a c o m p r e h e n s i v e s h e e t t h a t c a p t u r e s :

• G r a n t s p e n d i n g • O p e r a t i o n a l s p e n d i n g • P r o g r a m a d m i n i s t r a t i v e s p e n d i n g


• A c t i v e g r a n t s • G r a n t d e c l i n e s • A n y o t h e r r e l e v a n t p r o g r a m t r a c k i n g

I t i s s e n t q u a r t e r l y t o t h e d i r e c t o r ’ s o f f i c e f o r r e v i e w . T h e B u d g e t T r a c k e r i s t h e o n l y d o c u m e n t t h a t c o m p r e h e n s i v e l y c a p t u r e s p r o g r a m s p e n d i n g i n a s i n g l e l o c a t i o n a n d t h e r e f o r e i s a c r i t i c a l b u d g e t - t r a c k i n g t o o l a t O S I E A . P r o g r a m a s s i s t a n t s a r e r e s p o n s i b l e f o r e n s u r i n g t h a t t h e d o c u m e n t i s u p - t o - d a t e . T h e f o r m i s s e n t t o e a c h p r o g r a m i n J a n u a r y b y t h e d i r e c t o r ’ s o f f i c e w i t h t h e a l l o c a t e d b u d g e t f i l l e d i n . S a m p l e o f a p r o g r a m B u d g e t T r a c k e r c o v e r s h e e t

Activity ExpType NY Account# Budget US$

Network Prog Co-Funding

Expenditures to date

Budget remaining to date

88000 Grants GOVERNANCE 1,000,000 781,400 218,600 HUMAN RIGHTS 250,000 16,600 233,400 FREEDOM OF EXPRESSION 100,000 - 100,000 OPERATIONAL 150,000 153,716 (3,716)

sub-total 1,500,000 798,000 552,000 Prog Admin

62010 AIRFARE 23,500 3,651 19,849 62015 GROUND TRANSPORTATION 8,000 1,083 6,918 62030 OTHER TRAVEL-EXPENSES 1,000 1,000 62032 TRAVEL MEALS 5,800 5,800 62035 HOTEL (ROOM & TAXES) 12,600 1,058 11,543 62070 CONFERENCES & MEETINGS 15,000 6,437 8,563

65010 TELEPHONE/FAX 6,000 6,000 61080 STAFF TRAINING/DEVELOPMENT 4,000 5,500 (1,500) 69085 MISCELLANEOUS 2,000 2,000

77,900 17,728 60,172.00 Program Budget 1,577,900

[ S e e A n n e x w i t h f u l l B u d g e t T r a c k e r ]

E n d o f B u d g e t C y c l e A t t h e e n d o f t h e f i n a n c i a l y e a r , a l l u n u s e d m o n i e s a r e r e t u r n e d t o O S I N Y . P r o g r a m s a r e e n c o u r a g e d t o e n s u r e t h a t r e s p e c t i v e b u d g e t s a r e f u l l y u t i l i z e d .


CHAPTER FOUR Cash management

A s y s t e m o f c h e c k s a n d b a l a n c e s i s r e q u i r e d f o r s a f e g u a r d i n g O S I E A ’ s c a s h a s s e t s a s w e l l a s m a i n t a i n i n g a p r o p e r b o o k o f a c c o u n t s . I n g e n e r a l , t h e c a s h a s s e t s i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o :

1 . C a s h i n h a n d ( p e t t y c a s h ) 2 . T r a v e l a n d w o r k s h o p a d v a n c e s 3 . C a s h i n b a n k ( b a n k b a l a n c e s ) 4 . R e i m b u r s e m e n t s 5 . F i s c a l A g e n t s 6 . M o b i l e p h o n e t r a n s f e r / b a n k i n g

C a s h i n h a n d ( p e t t y c a s h ) E a c h o f t h e O S I E A o f f i c e s m a i n t a i n s p e t t y c a s h , w h i c h h e l p s t o m e e t s m a l l d a i l y c a s h t r a n s a c t i o n s . T h e p e t t y c a s h f l o a t f o r t h e o f f i c e s i s a s f o l l o w s :

L o c a l c u r r e n c y a n d U S D p e t t y c a s h f l o a t s

T h e r e a r e d i f f e r e n t l i m i t s f o r d i f f e r e n t c o u n t r i e s o n p e t t y c a s h f l o a t s .

P e t t y C a s h K e n y a U g a n d a T a n z a n i a S . S u d a n C u r r e n c y K E S U S D U G X U S D T Z S U S D S S P U S D

F l o a t 1 0 0 , 0 0 0 5 , 0 0 0 1 , 2 0 0 , 0 0 0 5 0 0 8 0 0 , 0 0 0 5 0 0 4 , 0 0 0 2 0 0

M a x i m u m A d v a n c e / R e i m b u r s e m e n t ( N O P R R E Q U I R E D )

1 0 , 0 0 0 2 0 0 2 8 0 , 0 0 0 1 0 0 1 8 0 , 0 0 0 1 0 0

2 , 0 0 0 1 0 0

N B : T h e a b o v e l i m i t s a r e s u b j e c t t o b e r e v i e w e d f r o m t i m e t o t i m e w i t h o u t r e v i e w i n g t h e w h o l e m a n u a l . P o i n t s t o n o t e :

• F o r r e i m b u r s e m e n t s s t a f f w i l l e x c h a n g e t h e r e l a t e d r e c e i p t f o r c a s h a n d s i g n t h e p e t t y c a s h v o u c h e r

• F o r p e t t y c a s h a d v a n c e s s t a f f w i l l b e r e q u i r e d t o f i l l a p e t t y c a s h r e q u e s t f o r m

• P e t t y c a s h p a y m e n t r e q u e s t s s h o u l d b e l o d g e d d a i l y t o t h e f i n a n c e o f f i c e i n N a i r o b i a n d t o P r o g r a m A s s i s t a n t s f o r T a n z a n i a ,


S o u t h S u d a n a n d U g a n d a , b e t w e e n 2 . 0 0 p m a n d 5 . 0 0 p m .

• T h e r e i s a l i m i t t o t h e a m o u n t o f c a s h t h a t m a y b e r e c e i v e d f r o m t h e p e t t y c a s h f l o a t .

T h e f o l l o w i n g g e n e r a l r u l e s a p p l y f o r p e t t y c a s h t r a n s a c t i o n s : -

a ) T h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n s h o u l d m a i n t a i n a n u p d a t e d p e t t y c a s h e x c e l s u m m a r y s h e e t ( r e f e r t o t h e a n n e x u r e X ) o f t h e e x p e n s e s p a i d o u t o f p e t t y c a s h o n d a i l y b a s i s a n d t h e a c c o u n t c o d e s b e i n g c h a r g e d f o r e a c h e x p e n s e .

b ) O n c e t h e e x p e n d i t u r e i s a t 6 0 p e r c e n t a s p e r t h e p e t t y c a s h e x c e l s u m m a r y s h e e t , t h e c u s t o d i a n m a k e s a r e q u e s t f o r t h e r e p l e n i s h m e n t o f p e t t y c a s h . T h e c u s t o d i a n m u s t s u b m i t t h e r e c o n c i l e d p e t t y c a s h e x c e l s u m m a r y s h e e t a n d t h e p e t t y c a s h v o u c h e r s f o r t h e a m o u n t e x p e n d e d t o t h e f i n a n c e o f f i c e . T h e s u p e r v i s o r s t o t h e p e t t y c a s h c u s t o d i a n w i l l n e e d t o r e v i e w a n d a p p r o v e a l l p e t t y c a s h r e l a t e d e x p e n d i t u r e s a f t e r r e c o n c i l i a t i o n . T h e r e p l e n i s h m e n t w i l l g o t h r o u g h t h e n o r m a l c h e q u e o r w i r e t r a n s f e r p r o c e d u r e .

c ) C a s h c o u n t m u s t b e d o n e b y t h e c u s t o d i a n ’ s s u p e r v i s o r o n r e g u l a r b a s i s o r b y a f i s c a l a g e n t . S h e / h e s h o u l d e n s u r e t h a t t h e t o t a l r e c e i p t s p l u s t h e c a s h i n h a n d e q u a l s t h e f l o a t a m o u n t f o r t h e p e r i o d . T h i s w i l l b e r e c o r d e d i n t h e p e t t y c a s h t a l l y f o r m .

d ) T h e D i r e c t o r ’ s O f f i c e o r F i n a n c e D i r e c t o r

w i l l c a r r y o u t s p o t c h e c k s .

e ) N o r e f u n d s f r o m w o r k s h o p a n d t r a v e l a d v a n c e s s h o u l d b e m i x e d w i t h p e t t y c a s h .


T r a v e l a n d w o r k s h o p a d v a n c e s S t a f f s h o u l d u s e t h e c o m p a n y c r e d i t c a r d f o r w o r k r e l a t e d t r a v e l e x p e n s e s . H o w e v e r , w h e n t r a v e l l i n g t o a r e a s w h e r e t h e c r e d i t c a r d s a r e n o t u s e d , o n e s h o u l d r e q u e s t f o r a t r a v e l a d v a n c e .

1 . P r o c e d u r e s f o r T r a v e l A d v a n c e s A r e q u e s t f o r t r a v e l a d v a n c e i s s u b m i t t e d t h r o u g h a G M S A d v a n c e P R . S t a f f m u s t r e q u e s t a p p r o v a l i n w r i t i n g ( e - m a i l o r s i g n e d P R ) f r o m t h e i r s u p e r v i s o r o u t l i n i n g t h e p u r p o s e o f t h e t r a v e l , a b r e a k d o w n o f t h e p r o p o s e d b u d g e t , t h e b u d g e t c o d e a n d a n y o t h e r i n f o r m a t i o n r e q u i r e d . T h e F i n a n c e D e p a r t m e n t w i l l c r o s s c h e c k t h e c o d e s a n d w h e t h e r t h e s t a f f m e m b e r h a s u n a c c o u n t e d t r a v e l a d v a n c e s . P l e a s e n o t e t h a t n o t r a v e l a d v a n c e w i l l b e p r o c e s s e d w i t h o u t s t a n d i n g t r a v e l a d v a n c e s , w i t h o u t a p p r o v a l b y t h e D i r e c t o r ’ s o f f i c e .

A l l t r a v e l a d v a n c e r e q u e s t s m u s t b e s u b m i t t e d t o t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t a t l e a s t 5 w o r k i n g d a y s i n a d v a n c e ( s u b j e c t t o t h e p a y m e n t c y c l e i n p a r a X X b e l o w ) , t o e n s u r e a m p l e t i m e f o r p r o c e s s i n g t h e r e q u e s t s . T r a v e l a d v a n c e w i l l b e d e p o s i t e d i n t o t h e s t a f f m e m b e r ’ s p e r s o n a l b a n k a c c o u n t . S t a f f m e m b e r s s h o u l d b e a w a r e o f h o w m a n y d a y s i t s t a k e s f o r t h e i r b a n k s t o c l e a r t r a n s f e r s . I n e x c e p t i o n a l c i r c u m s t a n c e s t r a v e l a n d w o r k s h o p a d v a n c e s m a y b e p a i d i n c a s h t o a l i m i t o f $ 1 , 0 0 0 , w i t h t h e p r i o r a p p r o v a l f r o m t h e s u p e r v i s o r . P o i n t s t o n o t e :

• A P a y m e n t R e q u e s t i s r e q u i r e d t o p r o c e s s a n y t r a v e l a n d w o r k s h o p a d v a n c e s

• E n s u r e t h a t t h e r e q u e s t i s l o d g e d w i t h t h e F i n a n c e D e p a r t m e n t a t t h e s o o n e s t p o s s i b l e t i m e , b u t a t l e a s t 5 w o r k i n g d a y s i n a d v a n c e s u b j e c t t o t h e

• F o r p a y m e n t t h r o u g h m o b i l e m o n e y t r a n s f e r t o p a r t i c i p a n t s o f a m e e t i n g ( w h e r e a p p l i c a b l e ) , t h e r e q u e s t o r s h o u l d p r o v i d e t h e i r n a m e s , i d e n t i t y c a r d n u m b e r s a n d t e l e p h o n e n u m b e r s .

• C o s t s o f t h e t r a n s a c t i o n s s h o u l d b e c h a r g e t o t h e r e s p e c t i v e p r o g r a m b u d g e t .


2 . P r o c e d u r e s f o r A c c o u n t i n g f o r T r a v e l a n d w o r k s h o p A d v a n c e s

T h i s i s d o n e t h r o u g h G M S w i t h a n a d v a n c e r e p o r t . T h e f o l l o w i n g a r e t h e s t e p s i n G M S t o r e a c h t h e r e p o r t : - G o t o F i n a n c i a l s à A d v a n c e P R à s e l e c t a n d c l i c k o n t h e n u m b e r à L i n k e d A R à E d i t p r o j e c t b e i n g c h a r g e d à c h a r g e t o e x p e n s e a c c o u n t c o d e s à s u b m i t f o r a p p r o v a l a n d p r i n t A R a n d a t t a c h t h e r e c e i p t s t h e n s u b m i t t o f i n a n c e o f f i c e f o r r e v i e w a n d f u r t h e r p r o c e s s i n g . T h e t r a v e l a n d w o r k s h o p e x p e n s e r e p o r t s h o u l d b e s u b m i t t e d w i t h i n 2 w e e k s u p o n r e t u r n f r o m t r a v e l a n d m u s t p r o v i d e c l e a r d e t a i l s o f t h e e x p e n s e s b e i n g a c c o u n t e d f o r . A l l e x p e n s e s m u s t b e s u p p o r t e d w i t h v a l i d r e c e i p t s . T h e a d v a n c e s c a n o n l y b e u s e d f o r w o r k r e l a t e d e x p e n s e s a s s t i p u l a t e d i n t h e t r a v e l a n d e x p e n s e s g u i d e l i n e s . P e r s o n a l e x p e n s e s a r e n o t a l l o w a b l e .

3 . A p p r o v a l o f e x p e n s e c l a i m s T h e t r a v e l a n d w o r k s h o p e x p e n s e r e p o r t m u s t f i r s t b e s u b m i t t e d t o t h e s u p e r v i s o r w h o i s r e s p o n s i b l e f o r c h e c k i n g a n d a p p r o v i n g t h e r e p o r t t o e n s u r e t h e e x p e n s e s a r e r e a s o n a b l e a n d i n a c c o r d a n c e w i t h O S I E A p o l i c y . W h e r e t h i s i s n o t t h e c a s e , t h e c l a i m s h o u l d b e r e t u r n e d t o t h e s t a f f m e m b e r f o r c o r r e c t i o n a n d r e s u b m i s s i o n . A n e x p l a n a t i o n s h o u l d b e g i v e n a s t o w h y i t h a s b e e n r e j e c t e d . S t a f f c a n n o t a p p r o v e t h e i r o w n e x p e n s e s . I f s t a f f u s e t h e i r o w n r e s o u r c e s t h e y s h o u l d n o t i f y t h e i r s u p e r v i s o r a s s o o n a s p o s s i b l e a n d s u b m i t r e i m b u r s e m e n t c l a i m s . T h e a p p r o v a l p r o c e s s f o r s u c h r e i m b u r s e m e n t i s t h e s a m e a s t h e p a y m e n t p r o c e s s i n d i c a t e d i n p a r a X X b e l o w .

4 . M i s s i n g r e c e i p t s T h e c l a i m a n t , t o g e t h e r w i t h a n e x p l a n a t i o n , s h o u l d h i g h l i g h t a n y m i s s i n g r e c e i p t s o n t h e t r a v e l a n d w o r k s h o p e x p e n s e s r e p o r t . T h e F i n a n c e a n d A d m i n D i r e c t o r s h o u l d c o n s i d e r w h e t h e r t h e e x p l a n a t i o n i s r e a s o n a b l e g i v e n t h e l o c a l e n v i r o n m e n t a n d


c o n t e x t ( e . g . d i f f i c u l t y i n o b t a i n i n g r e c e i p t s a n d v a l u e o f c l a i m ) b e f o r e a p p r o v i n g t h e r e i m b u r s e m e n t .

C a s h a t B a n k O S I E A m a i n t a i n s a K e n y a S h i l l i n g ( K e s ) a n d U S D o l l a r ( U S D ) b a n k a c c o u n t a t C o m m e r c i a l B a n k o f A f r i c a ( C B A ) i n K e n y a . I n o t h e r c o u n t r i e s O S I E A o p e r a t e s t h r o u g h f i s c a l a g e n t s . O S I E A m a y o p e n o t h e r b a n k a c c o u n t s i n o t h e r c u r r e n c i e s a n d c o u n t r i e s a s a n d w h e n r e q u i r e d .

1 . O p e n i n g / c l o s i n g b a n k a c c o u n t / c h a n g i n g s i g n a t o r i e s

T o o p e n n e w b a n k a c c o u n t s , c h a n g e s i g n a t o r i e s a n d t o c l o s e a n y e x i s t i n g b a n k a c c o u n t s , a r e s o l u t i o n o f t h e O S I E A b o a r d o f d i r e c t o r s i s r e q u i r e d . T h e b o a r d m i n u t e s h a v e t o b e c o n f i r m e d b y t h e c o m p a n y s e c r e t a r y a n d t h e c o m p a n y s e a l a f f i x e d .

2 . A u t h o r i z e d S i g n a t o r i e s T o e n s u r e c h e c k s a n d b a l a n c e s , t h e r e a r e t w o s i g n a t o r i e s f o r e a c h p a y m e n t . T o a p p r o v e p a y m e n t s ( c h e q u e s o r t r a n s f e r s ) t h r o u g h t h e s y s t e m , o n e s i g n a t u r e f r o m e a c h p a n e l i s r e q u i r e d . F o r p a y r o l l p a y m e n t s , a p p r o v a l h a s t o b e d o n e b y t h e D i r e c t o r ’ s O f f i c e a c c o m p a n i e d b y a n o t h e r s i g n a t o r y .

3 . O S I E A b a n k a g e n t s T h e b a n k a g e n t s t o O S I E A a c c o u n t s w i l l b e a n y p e r s o n d e s i g n a t e d b y O S I E A i n w r i t i n g b y t h e b a n k s i g n a t o r i e s . B a n k a g e n t s a r e r e s p o n s i b l e f o r d e l i v e r i n g a n d c o l l e c t i n g a l l c o r r e s p o n d e n c e s o r d o c u m e n t s t o a n d f r o m t h e b a n k . T h e y a r e a l s o m a n d a t e d t o c a s h c h e q u e s .

4 . B a n k r e c o n c i l i a t i o n s A s a c h e c k a n d b a l a n c e , b a n k r e c o n c i l i a t i o n s m u s t b e p e r f o r m e d b y t h e f i n a n c e o f f i c e b y t h e 1 0 t h o f e v e r y m o n t h a n d r e v i e w e d b y t h e f i n a n c e d i r e c t o r b y t h e 1 5 t h .


5 . P a y m e n t s f o r g o o d s a n d s e r v i c e s O S I E A ’ s p r o c u r e m e n t p r o c e s s ( r e f e r t o t h e p r o c u r e m e n t p o l i c y ) m u s t b e f o l l o w e d . I t i n v o l v e s t h e s u b m i s s i o n a n d a u t h o r i z a t i o n o f a p a y m e n t r e q u i s i t i o n f o r m ; o b t a i n i n g q u o t e s w h e r e r e q u i r e d ; i d e n t i f i c a t i o n o f s u p p l i e r s ; a n d a n y o t h e r n e c e s s a r y d u e d i l i g e n c e , d e p e n d i n g o n t h e p r o c u r e m e n t v a l u e .

a . P a y m e n t p r o c e s s i n g T h e b u d g e t h o l d e r o r t h e d e s i g n e e p r e p a r e s a p a y m e n t r e q u e s t a s f o l l o w s : G o t o F i n a n c i a l s à n e w n o n - g r a n t P R à s e l e c t t h e b e n e f i c i a r y à s e l e c t t h e b e n e f i c i a r y b a n k à c o m p l e t e t h e o t h e r s e c t i o n s o f t h e P R b y s e l e c t i n g t h e p r o j e c t t o c h a r g e à s e l e c t e x p e n s e a c c o u n t c o d e s à s u b m i t f o r a p p r o v a l a n d p r i n t P R a n d a t t a c h t h e s u p p o r t d o c u m e n t s à s u b m i t t o f i n a n c e o f f i c e f o r r e v i e w a n d f u r t h e r p r o c e s s i n g . A p a y m e n t r e q u e s t m u s t b e s u b m i t t e d w i t h s u f f i c i e n t s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n , i n c l u d i n g r e c e i p t s , i n v o i c e s , c o n t r a c t l e t t e r s , E T R r e c e i p t s a n d a n y o t h e r r e l e v a n t d o c u m e n t a t i o n , o r i t w i l l b e r e t u r n e d w i t h a n e x p l a n a t i o n f o r r e s u b m i s s i o n . T h e p a y m e n t r e q u e s t m u s t b e s i g n e d b y t h e r e q u e s t e r a n d a p p r o v e d b y t h e s u p e r v i s o r b e f o r e b e i n g a u t h o r i z e d b y t h e b a n k s i g n a t o r i e s .


D o c u m e n t s t o a t t a c h w h e n r a i s i n g a P R : P a y m e n t p o i n t e r s

T y p e o f P a y m e n t W h a t d o c u m e n t s t o a t t a c h ?

1 C h e q u e p a y m e n t s A P a y m e n t a g a i n s t a n

i n v o i c e f o r g o o d s / i t e m s

• O r i g i n a l i n v o i c e • A p p r o v e d l o c a l

p u r c h a s e o r d e r ( L P O )

• S i g n e d d e l i v e r y n o t e I f V A T , a t t a c h E T R o r E S D

b P a y m e n t s f o r a

s e r v i c e • O r i g i n a l i n v o i c e • a p p r o v e d l o c a l

p u r c h a s e o r d e r ( L P O ) o r a s e r v i c e c o n t r a c t

• s i g n e d d e l i v e r y n o t e I f V A T , a t t a c h E T R o r E S D .

c H o t e l s e r v i c e

( c o n f e r e n c e & m e e t i n g )

• Q u o t a t i o n / p r o f o r m a i n v o i c e s

• L P O • i n v o i c e s / s i g n e d

b i l l s • c h e c k i n / o u t s h e e t s

d C o n s u l t a n c y

c o n t r a c t s ( l o c a l & i n t e r n a t i o n a l )

• C o u n t e r s i g n e d c o n t r a c t

• W r i t t e n c o n f i r m a t i o n o f s a t i s f a c t o r y c o m p l e t i o n o f c o n t r a c t e d w o r k

• p r o p e r d e d u c t i o n o f t a x e s

T a x a t i o n * • W i t h h o l d i n g t a x f o r r e s i d e n t s ; K e n y a n – 5 %

• U g a n d a n – 6 % ; T a n z a n i a – 0 % ; E A C r e s i d e n t s – 1 5 %

• N o n - r e s i d e n t s ; U K - 1 2 . 5 % , I n d i a n – 1 7 . 5 ; G e r m a n y &


* T h e s e f i g u r e s a r e s u b j e c t t o l e g a l c h a n g e s i n t h e r e g i o n . P l e a s e c h e c k w i t h t h e f i n a n c e o f f i c e f o r u p d a t e s .

b . P a y m e n t c y c l e O n c e a p a y m e n t r e q u e s t i s g e n e r a t e d a n d p r o p e r d o c u m e n t s a t t a c h e d , t h e y s h o u l d b e s u b m i t t e d t o t h e f i n a n c e d e p a r t m e n t f o r s c r u t i n y . T h e f i n a n c e d e p a r t m e n t w i l l e n s u r e t h a t t h e s u b m i s s i o n c o n f o r m s t o i n t e r n a l p o l i c i e s a n d s t a t u t o r y r e q u i r e m e n t s , i n c l u d i n g :

C a n a d a - 1 5 % ; a n d o t h e r s 2 0 %

• I n t e r n a t i o n a l c o n s u l t a n c i e s a t t r a c t r e v e r s e V A T @ 1 6 % i n a d d i t i o n t o w i t h h o l d i n g t a x .

2 P e t t y c a s h

p a y m e n t s

a S e r v i c e s / g o o d s A p p r o v a l d o c u m e n t , r e c e i p t o r a n i n v o i c e

3 B a n k t r a n s f e r s a f r o m v e n d o r s S a m e a s t h e r e l e v a n t

d o c u m e n t a t i o n i n d i c a t e d a b o v e f o r e a c h c a t e g o r y , b u t m u s t a l s o i n c l u d e b a n k d e t a i l s v i z :

• A c c o u n t n a m e • B a n k n a m e • A c c o u n t n u m b e r • B r a n c h , a n d • S w i f t c o d e f o r

f o r e i g n p a y m e n t s . 4 T r a v e l a n d

w o r k s h o p

a t r a v e l a n d w o r k s h o p a d v a n c e

P R & a p p r o v e d e s t i m a t e d b u d g e t i f n o o u t s t a n d i n g a d v a n c e

b R e i m b u r s e m e n t E x p e n s e r e p o r t , r e c e i p t s / i n v o i c e s a n d a p p r o v a l

c c r e d i t c a r d I t e m i z e d r e c e i p t s / b i l l / i n v o i c e a n d c r e d i t c a r d p a y m e n t s l i p . B r i e f n a r r a t i v e o n t h e e x p e n s e o n t h e r e c e i p t .


a ) P a y m e n t s a r e c h a r g e d t o t h e r i g h t e x p e n s e c o d e

b ) A v a i l a b i l i t y o f n e c e s s a r y a t t a c h m e n t s i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o E T R r e c e i p t s

c ) W i t h h o l d i n g t a x i s d e d u c t e d a t t h e a p p l i c a b l e r a t e .

d ) T h e a v a i l a b i l i t y o f f u n d s i n t h e b u d g e t l i n e c h a r g e d .

P a y m e n t s a r e t o b e p r o c e s s e d o n c e i n a w e e k a s f o l l o w s : P l e a s e n o t e t h a t P R s t h a t a r e s u b m i t t e d a f t e r M o n d a y n o o n w i l l b e p r o c e s s e d t h e f o l l o w i n g w e e k . E m e r g e n c y o r e x c e p t i o n a l p a y m e n t s w i l l o n l y b e m a d e w i t h t h e a p p r o v a l o f t h e F i n a n c e a n d A d m i n D i r e c t o r .

C . A u t h o r i z a t i o n L e v e l L i s t ( A L L ) O S I E A h a s a n A u t h o r i z a t i o n L e v e l L i s t ( A L L ) t h a t f o r m a l l y i n d i c a t e s w h i c h b u d g e t h o l d e r a n d d e s i g n e e s a r e a u t h o r i z e d t o a p p r o v e e x p e n s e s f r o m t h e i r r e s p e c t i v e b u d g e t s . S e e t h e f i n a n c e o f f i c e a s n e c e s s a r y w i l l u p d a t e A n n e x u r e X . A L L . R e i m b u r s e m e n t s f o r e x p e n s e s

1 . P r o c e d u r e f o r r e q u e s t i n g r e i m b u r s e m e n t A r e q u e s t f o r r e i m b u r s e m e n t i s d o n e t h r o u g h t h e s u b m i s s i o n o f a p a y m e n t r e q u e s t w i t h s u f f i c i e n t s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n , i n c l u d i n g r e c e i p t s a n d a n y o t h e r r e l e v a n t d o c u m e n t a t i o n . P l e a s e r e f e r t o p a r a X X a b o v e o n p a y m e n t p r o c e s s i n g f o r f u r t h e r d e t a i l s .

2 . R e c e i p t s R e c e i p t s m a y b e r e i m b u r s e d u p t o 3 m o n t h s f r o m t h e d a t e t h e e x p e n s e w a s i n c u r r e d , w i t h i n t h e s a m e f i n a n c i a l y e a r . N o r e c e i p t s f r o m a p r e v i o u s f i n a n c i a l y e a r w i l l b e a c c e p t e d a f t e r 3 1 J a n u a r y . A n y m i s s i n g r e c e i p t s s h o u l d b e h i g h l i g h t e d o n t h e P R t o g e t h e r w i t h a n e x p l a n a t i o n . T h e F i n a n c e a n d A d m i n D i r e c t o r s h o u l d c o n s i d e r w h e t h e r t h e e x p l a n a t i o n i s r e a s o n a b l e g i v e n t h e l o c a l e n v i r o n m e n t a n d c o n t e x t ( e . g . d i f f i c u l t y i n o b t a i n i n g r e c e i p t s a n d v a l u e o f c l a i m ) b e f o r e a p p r o v i n g t h e r e i m b u r s e m e n t .


I . F i s c a l A g e n t s ( f r a m e w o r k w i t h t h e f i s c a l a g e n t s t o b e a n n e x e d )

F o r p u r p o s e s o f e f f i c i e n c y a n d c o n v e n i e n c e i n a l l i t s o f f i c e s , O S I E A r e l i e s o n e x t e r n a l a c c o u n t i n g f i r m s k n o w n a s F i s c a l A g e n t s , f o r c e r t a i n a s p e c t s o f i t s f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n s . T h i s i s d o n e t h r o u g h c o n t r a c t u a l a g r e e m e n t s w i t h t h e d e s i g n a t e d a c c o u n t i n g f i r m s . T h e y p l a y t w o r o l e s :

1 . P a y m e n t s a n d f i n a n c i a l r e p o r t i n g f o r t h e o f f i c e s o u t s i d e N a i r o b i . T h e i r r e s p o n s i b i l i t i e s i n c l u d e , b u t a r e n o t l i m i t e d t o t h e f o l l o w i n g :

a ) A d m i n i s t e r i n g a p p r o v e d a d v a n c e s a n d d i r e c t p a y m e n t s

b ) O p e n i n g b a n k a c c o u n t s f o r a c t i v i t i e s a n d m a i n t a i n c a s h b o o k s

c ) P r e p a r i n g a n d s u b m i t t i n g m o n t h l y r e p o r t b y t h e 5 t h o f t h e e v e r y m o n t h

d ) A d v i s i n g o n t h e c u r r e n t l e g a l a n d s t a t u t o r y r e q u i r e m e n t s

e ) M a n a g i n g s t a f f p a y r o l l t o e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h d o m e s t i c r e q u i r e m e n t s

2 . G r a n t s m a n a g e m e n t t o s u p p o r t s e l e c t

g r a n t e e s w i t h t h e i r a c c o u n t i n g f u n c t i o n s . T h e g r a n t c o n t r a c t i s c o - s i g n e d w i t h t h e f i s c a l a g e n t a n d t h e f u n d s a r e r e c e i v e d a n d m a n a g e d b y t h e f i s c a l a g e n t o n b e h a l f o f t h e g r a n t e e . T h e f i s c a l a g e n t c h a r g e s a f i x e d p e r c e n t a g e f e e , w h i c h i s i n c l u d e d i n t h e g r a n t a m o u n t .

P r o c e s s o f i d e n t i f y i n g a f i s c a l a g e n t : T h e F i n a n c e O f f i c e i d e n t i f i e s a p o o l o f f i s c a l a g e n t s b a s e d i n t h e r e g i o n t h a t a r e v e t t e d a n d a w a r d e d , w i t h p r e f e r e n c e g i v e n t o l o c a l f i r m s .

M o b i l e p h o n e t r a n s f e r s / b a n k i n g M o b i l e p h o n e b a n k i n g i s a c o n c e p t o f p a y m e n t t h r o u g h t h e m o b i l e p h o n e s , w h i c h i s a d e p a r t u r e f r o m t h e c o n v e n t i o n a l m e t h o d s o f c a s h t r a n s f e r t o a n d f r o m t h e b a n k s a c c o u n t s . T h i s m o d e o f p a y m e n t i s b e c o m i n g v e r y p o p u l a r i n K e n y a e s p e c i a l l y f o r c a s h t r a n s f e r s o f b e l o w K E S


2 0 0 , 0 0 0 . T h i s i s n o t o n l y p o p u l a r w i t h i n d i v i d u a l s b u t a l s o w i t h c o r p o r a t i o n s f o r o f f i c i a l b u s i n e s s . W h e r e a p p r o p r i a t e O S I E A w i l l u t i l i z e m o b i l e p h o n e b a n k i n g t o m a k e p a y m e n t s . T h e p a y m e n t p r o c e s s i s t h e s a m e a s o t h e r p a y m e n t s w i t h r e g a r d t o p r e p a r a t i o n , r e v i e w a n d a p p r o v a l . H o w e v e r , i n a d d i t i o n t o t h e n o r m a l d o c u m e n t s , a l i s t o f t h e n a m e , i d e n t i t y n u m b e r a n d m o b i l e n u m b e r s o f b e n e f i c i a r i e s s h o u l d a l s o b e a t t a c h e d . I t i s r e c o m m e n d e d t h a t t h e m o b i l e n u m b e r s b e r e g i s t e r e d w i t h t h e s e r v i c e p r o v i d e r s s i n c e i t i s c h e a p e r a n d e a s y t o t r a c e i f p a i d t o t h e w r o n g n u m b e r .


CHAPTER FIVE Credi t Card Procedures

U s i n g t h e O S I E A c r e d i t c a r d W h y O S I E A i s s u e s c o m p a n y c r e d i t c a r d s t o i t s e m p l o y e e s , t h r o u g h t h e C o m m e r c i a l B a n k o f A f r i c a ( C B A ) , i n o r d e r t o p r o v i d e a c o n v e n i e n t f o r m o f p a y m e n t f o r b u s i n e s s t r a v e l n e e d s . W h e n T h e c a r d i s t o b e u s e d s o l e l y f o r O S I E A b u s i n e s s e x p e n s e s , s u c h a s a c c o m m o d a t i o n , m e a l s a n d g r o u n d t r a n s p o r t a t i o n c o s t s a s d e t a i l e d i n t h e O S I E A t r a v e l a n d e x p e n s e s g u i d e l i n e s . I n t h e e v e n t t h a t c r e d i t c a r d s a r e n o t a c c e p t e d , s t a f f s h o u l d a p p l y f o r a t r a v e l a d v a n c e p r i o r t o d e p a r t u r e o r u t i l i z e t h e i r o w n f u n d s a n d s e e k r e i m b u r s e m e n t . O S I E A w i l l r e i m b u r s e a l l r e a s o n a b l e b u s i n e s s - r e l a t e d c o s t s i n c u r r e d . T h e O S I E A c o r p o r a t e c a r d s h o u l d n o t b e u s e d t o p u r c h a s e o f f i c e e q u i p m e n t ( i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , s u c h i t e m s a s c o m p u t e r s o f t w a r e , c o m p u t e r s , n o t e b o o k c o m p u t e r s , p r i n t e r s , p e r s o n a l d i g i t a l a s s i s t a n t s , f a x m a c h i n e s o r a n s w e r i n g m a c h i n e s ) . T h i s t y p e o f p u r c h a s e i s a p p r o p r i a t e l y r e q u e s t e d a n d p u r c h a s e d t h r o u g h t h e e s t a b l i s h e d p r o c u r e m e n t p r o c e d u r e s . W h e n a n e m p l o y e e i s n o l o n g e r w i t h O S I E A , t h e c a r d w i l l b e c a n c e l l e d . W h e n a n e m p l o y e e i s n o t o n t h e O S I E A p a y r o l l f o r a c e r t a i n p e r i o d o f t i m e , ( e . g . a l e a v e o f a b s e n c e w i t h o u t p a y ) t h e c r e d i t c a r d w i l l b e c a n c e l l e d f o r t h e d u r a t i o n o f t h a t l e a v e . H o w B e f o r e e m b a r k i n g o n t r a v e l t h a t w i l l r e q u i r e t h e u s e o f t h e O S I E A c r e d i t c a r d , s t a f f m u s t n o t i f y C B A o f t h e i r i n t e n d e d t r a v e l d a t e ( s ) a n d l o c a t i o n ( s ) b y e m a i l ( c a r d c e n t r e @ c b a . c o . k e ) a n d c o p y r e l e v a n t s t a f f . T h i s w i l l e n s u r e t h a t t h e r e a r e


s u f f i c i e n t f u n d s a n d t h a t t h e b a n k i s a w a r e o f t h e l e g i t i m a c y o f t h e t r a n s a c t i o n s . I n t h e e v e n t o f i n s u f f i c i e n t f u n d s , s t a f f m e m b e r s s h o u l d c o n t a c t O S I E A h u m a n r e s o u r c e s m a n a g e r o r t h e f i n a n c e o f f i c e . F o r e a c h e x p e n s e , s t a f f m u s t e n s u r e t h a t t h e y r e c e i v e n o t o n l y t h e c r e d i t c a r d s l i p b u t a l s o a n i t e m i z e d r e c e i p t s h o w i n g t h e d e t a i l s o f t h e c o s t i n c u r r e d . I t i s t h e r e s p o n s i b i l i t y o f t h e c a r d h o l d e r t o e n s u r e s a f e t y o f t h e c a r d . S t a f f s h o u l d i m m e d i a t e l y r e p o r t l o s s o r f r a u d t o t h e O S I E A h u m a n r e s o u r c e s d e p a r t m e n t a n d t o C B A . A b u s e o f t h e O S I E A c r e d i t c a r d w i l l r e s u l t i n c a n c e l l a t i o n o f t h i s p r i v i l e g e . I f a b u s i n e s s c h a r g e i s d e n i e d o r a p e r s o n a l c h a r g e o c c u r s , a d e t a i l e d e x p l a n a t i o n , a l o n g w i t h a p e r s o n a l c h e c k m a d e p a y a b l e t o t h e o r g a n i z a t i o n m u s t b e p r o v i d e d t o t h e f i n a n c e o f f i c e . T h i s s h o u l d b e a t t a c h e d t o t h e m o n t h l y r e c o n c i l i a t i o n o f y o u r c o r p o r a t e c a r d s t a t e m e n t . I f s t a f f i s g o i n g t o b e o u t o f t o w n f o r a n e x t e n d e d p e r i o d o f t i m e , o n e m u s t m a k e a r r a n g e m e n t s t o e n s u r e t h a t t h e f i n a n c e o f f i c e h a s a l l t h e r e c e i p t s c h a r g e d t o t h e c r e d i t c a r d . E m p l o y e e s a r e r e s p o n s i b l e f o r c r e d i t c a r d l a t e c h a r g e s i n t h e e v e n t t h a t t h e y h a v e n o t f i l e d t h e i r e x p e n s e r e p o r t s w i t h O S I E A i n a t i m e l y f a s h i o n . I f u n a b l e t o s u b m i t t h e o r i g i n a l r e c e i p t s , s c a n n e d c o p i e s c a n b e e m a i l e d i n t h e i n t e r i m u n t i l t h e o r i g i n a l s a r e s u b m i t t e d .

R e p o r t i n g c r e d i t c a r d e x p e n s e s A t t h e e n d o f t h e m o n t h a n d u p o n r e c e i v i n g t h e b a n k s t a t e m e n t f r o m C B A , t h e c a r d h o l d e r i s e x p e c t e d t o a c c o u n t i n G M S , a t t a c h a l l t h e o r i g i n a l i t e m i z e d r e c e i p t s t o a n a d v a n c e r e p o r t ( A R ) a n d s u b m i t i t t o t h e f i n a n c e o f f i c e f o r f u r t h e r p r o c e s s i n g . I f t h e o r i g i n a l r e c e i p t i s n o t a v a i l a b l e , a w r i t t e n e x p l a n a t i o n o f w h y r e c e i p t s a r e m i s s i n g m u s t b e p r o v i d e d . A l l r e c e i p t s i n a f o r e i g n l a n g u a g e s h o u l d b e a n n o t a t e d o r t r a n s l a t e d .


S t a f f t h a t r e g u l a r l y t r a v e l a r e e x p e c t e d t o m a k e a r r a n g e m e n t s t o e n s u r e t h a t t h e i r c r e d i t c a r d r e p o r t i n g i s s u b m i t t e d i n a t i m e l y f a s h i o n . T o a c c o u n t f o r c r e d i t c a r d e x p e n s e s i n G M S : S t e p 1 – t o b e p e r f o r m e d b y f i n a n c e d e p a r t m e n t C r e d i t c a r d e x p e n d i t u r e i s e n t e r e d i n t o G M S .

a ) T o m o v e a m o u n t f r o m b a n k c u r r e n t a c c o u n t ( C B A C u r r e n t A c c o u n t K e s . ) t o V I S A c a r d c o n t r o l a c c o u n t ( i . e . t h e t o t a l a m o u n t a s p e r A p r i l S t a t e m e n t s K e s . 1 , 0 8 6 , 5 4 4 . 3 5 ) , g o t o F i n a n c i a l s à A c c o u n t i n g à J E p r e - s e t à T r a n s f e r b e t w e e n b a n k a n d c a s h a c c o u n t .

R e s u l t J o u r n a l E n t r y ( J E ) : D r . 1 5 1 9 9 ( V i s a c o n t r o l i n K e s . ) / C r . B a n k ( C B A K e s . A c c o u n t )

b ) B a s e d o n t h e V I S A m o n t h l y s t a t e m e n t s , f i n a n c e t e a m c r e a t e s a n e w n o n - g r a n t P R f o r e a c h c a r d h o l d e r w i t h P R t y p e . G o t o F i n a n c i a l s à N o n - g r a n t P a y m e n t R e q u e s t ( P R ) à S e l e c t B e n e f i c i a r y , c o m p l e t e t h e P R g e n e r a l d e t a i l s a n d s u b m i t f o r a p p r o v a l .

R e s u l t J E : D r 1 7 9 0 5 b y T 8 / C r 1 5 1 9 9 ( V I S A c o n t r o l ) + n e w A R f o r e a c h c a r d h o l d e r i s g e n e r a t e d ( T 8 ) .

T h e f i n a n c e t e a m a p p r o v e s , l i n k t h e P R t o A d v a n c e R e p o r t ( A R ) . R e v i e w f o r c o m p l e t e n e s s à a c c e p t a n d g e n e r a t e t r a n s f e r .

S t e p 2 – T o b e p e r f o r m e d b y i n d i v i d u a l c a r d h o l d e r s

E a c h m o n t h , t h e f i n a n c e t e a m w i l l p r o v i d e e a c h c a r d h o l d e r ( b y e m a i l a n d / o r h a r d c o p y ) w i t h a p a y m e n t r e q u e s t ( P R ) n u m b e r a g a i n s t w h i c h e x p e n s e s w i l l b e a c c o u n t e d f o r i n G M S .

T h e c r e d i t c a r d s t a t e m e n t s u p p o r t e d w i t h a t t a c h e d o r i g i n a l r e c e i p t s m u s t a c c o m p a n y t h e G M S p a y m e n t r e q u e s t . R e c e i p t s m u s t i n c l u d e t h e n a m e o f t h e v e n d o r , l o c a t i o n , d a t e a n d a m o u n t . M e a l s a n d a c c o m m o d a t i o n r e q u i r e f u r t h e r c l a r i f i c a t i o n a s f o l l o w s :


• M e a l s : T h e n a m e a n d a f f i l i a t i o n s o f a l l p a r t i c i p a n t s m u s t b e l i s t e d .

• H o t e l : T h e r e a s o n f o r t r a v e l s h o u l d b e w r i t t e n o n t h e r e c e i p t e . g . I n t e r n a t i o n a l J u s t i c e C o n f e r e n c e – D a r e s S a l a a m , a n d m u s t b e c h e c k e d t o e n s u r e t h a t n o n o n -r e i m b u r s a b l e e x p e n s e s a r e i n c l u d e d i n t h e h o t e l b i l l , e . g . l a u n d r y a n d s p a . I f m e a l s a r e i n c l u d e d o n t h e h o t e l b i l l , t h e n a m e s a n d a f f i l i a t i o n s o f a l l p a r t i c i p a n t s m u s t b e l i s t e d .

T h e f i n a n c e t e a m w i l l r e t u r n i n c o r r e c t o r i n c o m p l e t e e x p e n s e r e p o r t s w i t h t h e r e q u e s t f o r c o r r e c t i v e a c t i o n . E m p l o y e e s m a y b e m a d e t o b e a r t h e c o s t o f t h e c h a r g e f o r m i s s i n g o r u n a u t h o r i z e d r e c e i p t s .

M o n t h l y a c c o u n t i n g f o r y o u r c r e d i t c a r d


CHAPTER SIX Assets Management

I n t h i s c h a p t e r , a n a s s e t i s a n y p r o p e r t y - t a n g i b l e ( e . g . e q u i p m e n t ) o r i n t a n g i b l e ( e . g . d e b t o r s ) - w i t h m o n i t o r y v a l u e . T a n g i b l e a s s e t s c a n b e f i x e d o r c o n s u m a b l e .

F i x e d a s s e t ; A n i t e m w i t h a w o r k i n g l i f e o f o v e r o n e y e a r a n d a n e q u i v a l e n t v a l u e o f U S D 5 0 0 a n d a b o v e . F o r a c c o u n t i n g p u r p o s e s , t h e v a l u e o f a f i x e d a s s e t i s s p r e a d o v e r i t s u s e f u l l i f e a n d i n c l u d e d i n t h e b a l a n c e s h e e t ( c a p i t a l i z e d ) .

C o n s u m a b l e a s s e t ; A n i t e m c h a r g e d t o e x p e n d i t u r e w i t h a v a l u e l e s s t h a n U S D 5 0 0 . A c o n s u m a b l e a s s e t i s w r i t t e n o f f i m m e d i a t e l y i n t h e p r o f i t a n d l o s s a c c o u n t ( n o t c a p i t a l i z e d ) .

C h e c k s a n d b a l a n c e s A p p r o p r i a t e m e a s u r e s s h o u l d b e t a k e n t o s a f e g u a r d a l l a s s e t s i n g o o d w o r k i n g c o n d i t i o n r e g a r d l e s s o f h o w t h e y a r e c a t e g o r i z e d . T h e f o l l o w i n g s e c t i o n i n d i c a t e s h o w O S I E A s a f e g u a r d s a n d a c c o u n t s f o r t a n g i b l e a s s e t s . F o r m o r e d e t a i l s r e f e r t o t h e a d m i n i s t r a t i o n m a n u a l .

a ) A s s e t s R e g i s t e r s

F i x e d a s s e t r e g i s t e r : A t o o l f o r r e c o r d i n g a l l f i x e d a s s e t s o w n e d b y O S I E A . T h e f i x e d a s s e t s r e g i s t e r i s r e g u l a r l y u p d a t e d b y t h e a d m i n i s t r a t i o n d e p a r t m e n t a n d r e c o n c i l e d t o t h e g e n e r a l l e d g e r o n a q u a r t e r l y b a s i s . T h e t a b l e b e l o w i s a n i l l u s t r a t i o n o f t h e f i x e d a s s e t s r e g i s t e r ; D a t e o f p u r ch a s e

D e s c ri p t i on

A ss et t ag n o.

S e ri a l n um be r

L o ca t i on

C o s t l o c al c u r re n c y

Co st USD

D a te o f d i s po s a l

S a l e v a l ue l o c al c u r re n c y

Sa le USD


I n v e n t o r y r e g i s t e r : A s s e t s w i t h a l i f e s p a n o f m o r e t h a n o n e y e a r a n d v a l u e b e l o w U S D 5 0 0 a r e r e c o r d e d i n i n v e n t o r y r e g i s t e r . T h i s r e g i s t e r c o n t a i n s m i n i m u m i n f o r m a t i o n s u c h a s t y p e , l o c a t i o n a n d p e r s o n r e s p o n s i b l e f o r t h e i t e m ( s ) . B e l o w i s a s a m p l e o f a n i n v e n t o r y r e g i s t e r ; I t e m L o c a t i o n R e s p o n s i b l e

p e r s o n C o n d i t i o n

1 2 c h a i r s

B o a r d r o o m 1

A d m i n m a n a g e r

G o o d c o n d i t i o n

b ) A s s e t t a g g i n g E a c h a s s e t i n t h e r e g i s t e r s m u s t b e i n d e l i b l y m a r k e d b y a d m i n i s t r a t i o n w i t h a u n i q u e c o d e t h a t a l s o i d e n t i f i e s i t a s O S I E A p r o p e r t y .

c ) P h y s i c a l V e r i f i c a t i o n P h y s i c a l v e r i f i c a t i o n o f a s s e t s i s c o n d u c t e d b y t h e f i n a n c e o f f i c e a s a n i n t e r n a l c o n t r o l p r o c e d u r e a n n u a l l y a n d r e c o n c i l e d w i t h t h e a s s e t s r e g i s t e r s t o e n s u r e t h a t t h e y a r e a c c o u n t e d f o r . I n t h e e v e n t o f a n y d i s c r e p a n c y , d e s t r u c t i o n o r l o s s , a p p r o p r i a t e a c t i o n w i l l b e t a k e n i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a d m i n i s t r a t i o n m a n u a l p r o c e d u r e s .

2 . A c c o u n t i n g F i x e d a s s e t s a r e :

• u s e d o v e r a n u m b e r o f y e a r s ( r e f e r r e d t o a s t h e i r w o r k i n g l i f e ) ,

• p u r c h a s e d f o r g e n e r a l p r o g r a m s u p p o r t r a t h e r t h a n f o r g r a n t e e s a n d

• c o s t U S D 5 0 0 o r m o r e W h e n a f i x e d i t e m i s a c q u i r e d i t i s c a p i t a l i z e d i n t h e y e a r o f p u r c h a s e . T h e c o s t o f e a c h a s s e t i s t h e n c h a r g e d a n n u a l l y t o e x p e n d i t u r e a s d e p r e c i a t i o n ( a m e a s u r e o f t h e w e a r i n g o u t o r c o n s u m p t i o n o f t h e a s s e t ) o v e r t h e e s t i m a t e d w o r k i n g l i f e o f t h e a s s e t . F u l l y d e p r e c i a t e d a s s e t s s t i l l i n u s e s h o u l d b e r e t a i n e d o n t h e f i x e d a s s e t


r e g i s t e r a n d i n c l u d e d i n p h y s i c a l v e r i f i c a t i o n c h e c k s u n t i l d i s p o s e d o f . A f i x e d a s s e t , t o g e t h e r w i t h t h e e s t i m a t e d w o r k i n g l i f e ( d e p r e c i a t i o n ) , i s c o d e d i n G M S a s f o l l o w s : A s s e t A s s

e t C o de

A c c u m u la t e d D e p r e c i at i o n

D e p r e c i at i o n f o r t h e y e a r

E s t i m at e d W o r k in g l i f e ( y e a r s )

R e m a r ks

R e n o v a t io n s

1 9 10 0

1 9 1 1 0 6 8 1 0 0 8 M a j o r r e n o v a t io n s t h a t c h a n g e t h e l i f e o f t h e a s s e t

C o m p u t er s

1 9 20 0

1 9 2 1 0 6 8 2 0 0 3 C o m p u t er s a n d a c c e s s o ri e s

F u r n i t u re

1 9 30 0

1 9 3 1 0 6 8 3 0 0 8 T a b l e s , c h a i r s , f i l l i n g c a b i n e t s e t c .

E q u i p m en t

1 9 40 0

1 9 4 1 0 6 8 4 0 0 3 A s s e t s n o t i d e n t i f ie d i n a b o v e c o d e s

A c c o u n t i n g e n t r i e s d u r i n g t h e y e a r ; E x a m p l e : A s s u m i n g a p h o t o c o p i e r i s p u r c h a s e d i n J a n u a r y o f y e a r 1 f o r U S D 5 0 0 0 .

T h e a c c o u n t i n g e n t r i e s w i l l b e : E n t r y T y p e

A c c o u n t A c c o u n t C o d e

C R B a n k 1 5 1 1 4 D R E q u i p m e n t 1 9 4 0 0 D R E q u i p m e n t - D e p r e c i a t i o n 6 8 4 0 0 C R E q u i p m e n t - A c c u m u l a t e d

D e p r e c i a t i o n 1 9 4 1 0

R e c o n c i l i a t i o n w i t h t h e g e n e r a l l e d g e r O n a q u a r t e r l y b a s i s , f i n a n c e s t a f f s h o u l d r e c o n c i l e t h e f i x e d a s s e t r e g i s t e r t o t h e b a l a n c e s


i n t h e g e n e r a l l e d g e r . A n y d i f f e r e n c e s h o u l d b e i n v e s t i g a t e d a n d c o r r e c t e d i m m e d i a t e l y . D i s p o s a l o r t r a n s f e r A u t h o r i z e d a s s e t d i s p o s a l o r t r a n s f e r t a k e s p l a c e i n t h e f o l l o w i n g w a y s :

• S a l e • D o n a t i o n • D e s t r u c t i o n • D i s c a r d

A u t h o r i z a t i o n i s r e q u i r e d t o w r i t e - o f f f i x e d a s s e t s f r o m t h e a c c o u n t i n g r e c o r d s .

W h e n d i s p o s a l i s m a d e t h r o u g h s a l e s , O S I E A s h o u l d o b t a i n t h e b e s t p r i c e . S a l e s t o O S I E A s t a f f s h o u l d b e d o n e a t t h e f a i r m a r k e t v a l u e a n d t h e p r i n c i p l e s o f c o n f l i c t o f i n t e r e s t m u s t b e o b s e r v e d a n d a v o i d e d . W h e n t h e a s s e t i s f o r d o n a t i o n t o g r a n t e e s o r a n y o t h e r n e e d y o r g a n i z a t i o n o r p e r s o n s , c o n s i d e r a t i o n m u s t b e g i v e n t o t h e c o n d i t i o n o f t h e a s s e t a n d t h e r e c i p i e n t ’ s a b i l i t y t o u s e i t . T h e p r o c e s s m u s t b e f u l l y d o c u m e n t e d , i n c l u d i n g t h e s i g n i n g o f a c e r t i f i c a t e o f d o n a t i o n b y b o t h p a r t i e s ( s e e a p p e n d i x ) . D e s t r u c t i o n m a y b e a n o p t i o n w h e r e a n a s s e t b e c o m e s a h e a l t h h a z a r d o r s e c u r i t y r i s k . S t a f f m a y r e c o m m e n d t h e d i s p o s a l o r t r a n s f e r o f a n a s s e t t o t h e f i n a n c e a n d a d m i n i s t r a t i o n d e p a r t m e n t c i t i n g r e a s o n s . F o l l o w i n g a p p r o v a l f r o m t h e d i r e c t o r ’ s o f f i c e , a n a s s e t c a n b e d i s p o s e d o f o r t r a n s f e r r e d . T h e j o u r n a l e n t r i e s a f t e r d i s p o s a l a r e a s f o l l o w s : E n t r y T y p e

A c c o u n t A c c o u n t C o d e

C R A s s e t 1 9 4 0 0 D R A c c u m u l a t e d

d e p r e c i a t i o n 1 9 4 1 0

D R B a n k 1 5 1 1 4 C R P r o f i t / l o s s o n

d i s p o s a l 3 0 0 0 0

P e r s o n a l u s e o f a s s e t s A s s e t s ( e . g . c o m p u t e r s ) m a y o n l y b e u s e d b y s t a f f i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a d m i n i s t r a t i o n m a n u a l .


CHAPTER SEVEN Financial Reporting

O S I E A ’ s f i n a n c i a l y e a r p a r a l l e l s t h e r e p o r t i n g p e r i o d f r o m J a n u a r y 1 s t t o D e c e m b e r 3 1 s t . T h e m o n t h s o f J a n u a r y t o D e c e m b e r a r e c o n s i d e r e d p e r i o d s 1 - 1 2 . I n t h e a c c o u n t i n g c a l e n d a r t h e r e a r e a d d i t i o n a l p e r i o d s 1 3 - 1 5 . P e r i o d 1 3 c a t e r s f o r u n a c c o u n t e d e x p e n s e s u p t o D e c e m b e r 3 1 s t . P e r i o d 1 4 c o v e r s a d j u s t m e n t s m a d e d u r i n g t h e a u d i t , a n d p e r i o d 1 5 i s f o r p o s t - a u d i t a d j u s t m e n t s . T h i s c h a p t e r e x p l a i n s t h e f i n a n c i a l r e p o r t i n g p r o c e d u r e s :

1 . T h e a n n u a l e x t e r n a l a u d i t 2 . I n t e r n a l a u d i t 3 . M a n a g e m e n t r e p o r t s 4 . G r a n t e e a u d i t s

A n n u a l E x t e r n a l A u d i t O S I E A , a s a p a r t o f t h e O p e n S o c i e t y F o u n d a t i o n s ( O S F ) , i s s u b j e c t t o a n a n n u a l e x t e r n a l a u d i t t o b e c a r r i e d o u t i n t h e f i r s t q u a r t e r o f t h e f o l l o w i n g f i n a n c i a l y e a r , a s d e t a i l e d i n t h e O S F A u d i t I n s t r u c t i o n s ( “ O S F I n s t r u c t i o n s ” , t o a n n e x t h e i n s t r u c t i o n s ) . M a n d a t o r y i n s t r u c t i o n s a r e i s s u e d e a c h y e a r b y t h e O S F N e t w o r k A u d i t D e p a r t m e n t ( N A D ) i n c o n j u n c t i o n w i t h t h e s t a t u t o r y a u d i t o r s o f F o u n d a t i o n O p e n S o c i e t y I n s t i t u t e ( P W C Z u r i c h ) . N A D l i s t s t h e O S F e n t i t i e s r e q u i r e d t o u n d e r t a k e a u d i t p r o c e d u r e s f o r t h e g i v e n c a l e n d a r y e a r a n d s e t s t h e s p e c i f i c a u d i t r e q u i r e m e n t s , d e l i v e r a b l e s , a n d d e a d l i n e s . K e y a u d i t d e l i v e r a b l e s : a ) A u d i t O p i n i o n o n t h e F i n a n c i a l R e p o r t i n g

P a c k a g e ( F R P ) b a s e d o n I n t e r n a t i o n a l S t a n d a r d s o f A u d i t i n g ( I S A ) a n d o n t h e t e s t i n g p e r f o r m e d a f t e r a u d i t i n g A r e a s o f S p e c i f i c F o c u s ( A S F ) s p e c i f i e d b y t h e O S F I n s t r u c t i o n s . T h i s r e p o r t i n g i s n o t f o r e x t e r n a l c i r c u l a t i o n o u t s i d e O S F .


b ) H i g h l i g h t s M e m o r a n d u m s u m m a r i z e s t h e r e s u l t s o f t h e a u d i t o r ’ s t e s t i n g f o r A S F .

c ) M a n a g e m e n t L e t t e r a d d r e s s e s t h e a u d i t o r ’ s

o b s e r v a t i o n s i d e n t i f i e d d u r i n g t h e a u d i t o f t h e F R P a n d d u r i n g t h e t e s t i n g o f t h e A S F .

d ) A u d i t O p i n i o n o n t h e A n n u a l F i n a n c i a l S t a t e m e n t s p r e p a r e d i n a c c o r d a n c e w i t h I n t e r n a t i o n a l F i n a n c i a l R e p o r t i n g S t a n d a r d s ( I F R S ) b a s e d o n I S A . F o r a d d i t i o n a l d e t a i l s , p l e a s e r e f e r t o t h e

I n s t r u c t i o n s k i t ( a p p e n d i x … )

e ) A n n u a l r e t u r n s b a s e d o n t h e e x t e r n a l a u d i t r e p o r t s s u b m i t t e d t o K e n y a R e v e n u e A u t h o r i t y ( K R A ) b y t h e a u d i t o r b e f o r e J u n e 3 0 t h t h e f o l l o w i n g y e a r .

I n t e r n a l A u d i t O S I E A ’ s i n t e r n a l a u d i t f u n c t i o n i s u n d e r t a k e n b y t h e R e g i o n a l S e n i o r I n t e r n a l A u d i t o r , O S F - A f r i c a R e g i o n w h o r e p o r t s t o N A D . W i t h i n t h e o r g a n i z a t i o n , O S I E A e n s u r e s s t r o n g i n t e r n a l c o n t r o l s t o ;

• s a f e g u a r d i t s a s s e t s ; • s e c u r e t h e a c c u r a c y a n d r e l i a b i l i t y o f i t s

f i n a n c i a l i n f o r m a t i o n ; • p r o m o t e t h e e c o n o m y , e f f i c i e n c y a n d

e f f e c t i v e n e s s o f i t s o p e r a t i o n s ; • e n s u r e a d h e r e n c e t o t h e o r g a n i z a t i o n ’ s

v a l u e s , g o a l s a n d p o l i c i e s ; • e n s u r e c o m p l i a n c e w i t h a l l r e l e v a n t l e g a l

a n d a d m i n i s t r a t i v e r e q u i r e m e n t s .

1 . M a n a g e m e n t R e p o r t s B y t h e 5 t h d a y o f e a c h m o n t h , a l l c a s h b o o k s s h o u l d b e w i t h t h e f i n a n c e o f f i c e . T h e y a r e p o s t e d i n G M S a n d a c o n s o l i d a t e d m o n t h l y r e p o r t i s g e n e r a t e d a n d s e n t t o t h e O S F f i n a n c e o f f i c e i n B u d a p e s t b y t h e 1 0 t h . O n c e t h e r e p o r t s a r e s e n t , t h e B u d a p e s t o f f i c e c o n s o l i d a t e s t h e r e p o r t b y i n c l u d i n g p a y m e n t s


m a d e b y o t h e r O S F e n t i t i e s o n O S I E A ’ s b e h a l f ( P a y m e n t o n B e h a l f - P O B s ) . T h e c o n s o l i d a t e d r e p o r t i s s e n t b a c k t o O S I E A w i t h i n a m o n t h f o r r e v i e w a n d c o n f i r m a t i o n . 2 . G r a n t e e m o n i t o r i n g O S I E A m a y w h e r e i t d e e m s n e c e s s a r y o r d e r a n a u d i t o f a g r a n t e e . I t i s h o w e v e r , d e s i r a b l e t h a t p r o g r a m s t a f f u n d e r t a k e r e g u l a r c a p a c i t y a s s e s s m e n t s o f g r a n t e e s t o d e t e r m i n e i n s t i t u t i o n a l n e e d s , i n k e e p i n g w i t h t h e t h o u g h t f u l g r a n t m a k i n g p o l i c y . P r o g r a m s t a f f b e a r s t h e g r e a t e s t r e s p o n s i b i l i t y f o r c l o s e l y m o n i t o r i n g p r o g r a m m a t i c a n d f i n a n c i a l a s p e c t s o f t h e g r a n t s i n t h e i r p o r t f o l i o i n c o l l a b o r a t i o n w i t h t h e g r a n t s c o o r d i n a t o r . I n t h e e v e n t t h a t t h e r e a r e c o n c e r n s a b o u t a p a r t i c u l a r g r a n t , t h e p r o g r a m s t a f f a n d t h e g r a n t s c o o r d i n a t o r m a y u n d e r t a k e a d e t a i l e d a s s e s s m e n t o f t h e g r a n t e e . W h e r e n e c e s s a r y a n a u d i t m a y b e c o m m i s s i o n e d .


CHAPTER SEVEN Informat ion management and

Retent ion Purpose

I t i s t h e O S I E A ’ s ( O S I E A ) p o l i c y t o m a i n t a i n a n d m a n a g e c o m p l e t e , a c c u r a t e , a n d h i g h q u a l i t y r e c o r d s i n a c c o r d a n c e w i t h t h e a t t a c h e d R e c o r d R e t e n t i o n S c h e d u l e ( R R S ) . T h e R R S p r o v i d e s a s y s t e m a t i c m e c h a n i s m f o r c l a s s i f y i n g a n d d i s p o s i n g o f O S I E A c o m p a n y f i l e s i n o r d e r t o : ( 1 ) a s s u r e l e g a l c o m p l i a n c e w i t h s t a t e , a n d l o c a l a g e n c y r e q u i r e m e n t s ; ( 2 ) r e d u c e t h e c o s t a n d v o l u m e o f o n - a n d o f f - s i t e p a p e r ( a s w e l l a s o n l i n e ) f i l e s t o r a g e ; ( 3 ) i m p r o v e f i l e o r g a n i z a t i o n a n d d e p a r t m e n t a l o p e r a t i n g e f f i c i e n c y ; a n d ( 4 ) i d e n t i f y a n d p e r m a n e n t l y r e t a i n r e c o r d s w i t h e n d u r i n g h i s t o r i c a l a n d o t h e r r e s e a r c h v a l u e . R R S i n t h e a p p e n d i x i s o n l y f o r F i n a n c e d e p a r t m e n t . F o r d e t a i l e d R R S r e f e r A d m i n i s t r a t i o n m a n u a l .

I n f i n a n c e d e p a r t m e n t , F i n a n c e o f f i c e r s i n t h e i r a r e a s o f o p e r a t i o n o v e r s e e s d e p a r t m e n t s ( h a r d c o p y a n d e l e c t r o n i c ) r e c o r d s c o m p l y i n g w i t h t h e R R S . I n g e n e r a l , o r i g i n a l r e c o r d s m a y n o t b e d i s p o s e d o f b e f o r e t h e e x p i r a t i o n o f t h e g i v e n r e t e n t i o n p e r i o d a n d s h o u l d n o t b e m a i n t a i n e d l o n g e r t h a n t h e d i s p o s i t i o n t e r m . I f , h o w e v e r , a c o m p e t i n g o p e r a t i o n a l n e e d ( e . g . , e n d u r i n g o r h i s t o r i c a l v a l u e ) o f a r e c o r d i s g r e a t e r t h a n t h e m i n i m u m r e q u i r e d r e t e n t i o n , O S I E A w a r r a n t s i t s p e r m a n e n t r e t e n t i o n .

A record is information created, transmitted, received, and/or maintained by an organization in the course of doing business and retained as evidence of such activity or function. Information flows through the organization in the form of paper document, photo, audiovisual, and/or electronic records, such as e-mail, word processing documents, spreadsheets, scanned documents, power point presentations, hypertext documents, multimedia documents, graphical images, and digital audio and video recordings.


R e t e n t i o n p e r i o d i s t h e l e n g t h o f t i m e a r e c o r d m u s t b e k e p t t o m e e t a d m i n i s t r a t i v e , f i s c a l , l e g a l , o r h i s t o r i c a l r e q u i r e m e n t s . S p e c i f i c a l l y , t h e r e t e n t i o n p e r i o d i n d i c a t e s t h e m i n i m u m l e n g t h o f t i m e t h a t t h e o f f i c i a l c o p y o f a r e c o r d s h o u l d b e r e t a i n e d b y O S I b e f o r e d i s p o s a l c a n t a k e p l a c e . A r e t e n t i o n p e r i o d i s a l w a y s s p e c i f i e d f o r t h e o f f i c i a l c o p y a n d m a y a l s o b e s p e c i f i e d i n s o m e c a s e s f o r d u p l i c a t e c o p i e s f o r r e c o r d s t h a t a r e w i d e l y d i s t r i b u t e d t h r o u g h o u t t h e o r g a n i z a t i o n . D u p l i c a t e c o p i e s s h o u l d n o t b e r e t a i n e d l o n g e r t h a n t h e o f f i c i a l c o p y .

I n f o r m a t i o n c a n b e s t o r e d o n a v a r i e t y o f s t o r a g e m e d i a , s u c h a s p a p e r , v i d e o t a p e , a n d o p t i c a l d i s k , D V D o r C D - R O M . T h e r e t e n t i o n p e r i o d i s n o t b a s e d o n t h e m e d i u m o f t h e r e c o r d , b u t r a t h e r o n t h e c o n t e n t o f t h e r e c o r d .

W h i l e r e c o r d s a r e s t i l l b e i n g c r e a t e d i n p h y s i c a l f o r m a t s , i t i s e v i d e n t t h a t t h e v a s t m a j o r i t y o f r e c o r d s t o d a y a r e “ b o r n - d i g i t a l , ” a n d t h a t t h e m a j o r i t y o f t h o s e a r e s t o r e d , m a i n t a i n e d , a c c e s s e d , a n d u l t i m a t e l y r e t a i n e d o r d i s p o s e d o f a s d i g i t a l i n f o r m a t i o n o b j e c t s . T h e r e f o r e , O S I E A m a i n t a i n s a h y b r i d r e c o r d - k e e p i n g s y s t e m .

I n t h e e v e n t t h a t O S I E A i s i n l i t i g a t i o n , a u d i t e d , o r s u b p o e n a e d , t h e D i r e c t o r ’ s O f f i c e m a y i n s t r u c t s t a f f t o p r e s e r v e c e r t a i n r e c o r d s b e y o n d t h e r e t e n t i o n p e r i o d i n d i c a t e d o n t h e R R S ( “ L e g a l H o l d ” ) .

Electronic records

T h e s e a r e m a c h i n e - r e a d a b l e , d i g i t a l l y e n c o d e d i n f o r m a t i o n g e n e r a t e d , s t o r e d , a n d / o r d i s t r i b u t e d t h r o u g h t h e u s e o f s o f t w a r e a p p l i c a t i o n s , c o m p u t e r s , a n d o t h e r e l e c t r o n i c i n f o r m a t i o n p r o c e s s i n g d e v i c e s . E l e c t r o n i c r e c o r d s i n c l u d e :

• quantitative data of the type contained in databases and

spreadsheet files; • character-coded text of the type contained in word processing

files and e-mail messages;


• images, such as electronic document images and video images and computer generated graphics;

• sound, including voice and music recordings.

E l e c t r o n i c r e c o r d s m a y b e s t o r e d o n a v a r i e t y o f m e d i a , s u c h a s c o m p u t e r , v i d e o a n d a u d i o r e c o r d i n g s o n m a g n e t i c d i s k s a n d o p t i c a l m e d i a , s u c h a s C D , C D -R O M , D V D , f l a s h ( S D ) m e m o r y c a r d s , a n d U S B f l a s h d r i v e s . S t a f f s h o u l d u s e t h e s a m e r e c o r d s e r i e s f o r e l e c t r o n i c r e c o r d s t h a t t h e y w o u l d u s e i f , f o r e x a m p l e , t h e s a m e c o n t e n t w o u l d b e c i r c u l a t e d i n a h a r d c o p y f o r m

Databases: Data generated through and collected into automated information (“database”) systems may also be considered electronic records. A database consists of individual units called “records” that are organized into fields (data elements). Fields include specific pieces of information, a record is a collection of fields, and a database is a collection of records. Data elements contain records that are subject to minimum retention and disposition obligations, as indicated in the RRS. Web-Based Records: Information contained on web-based collaborative technologies (e.g., social media such as blogs and wikis), and collaborative applications (e.g., KARL’s Network of Communities) may contain official OSIEA records and may therefore be subject to regulatory requirements. Hence, content created, posted or stored using these technologies must also be managed (and preserved) in accordance with OSIEA’s records management policy and procedures. E-mail: E-mail is not a record series, but an electronic communication technology, a medium of communication, used to transmit information, regardless of content or purpose. Its retention is based on the content of the message rather than on the fact that it is an e-mail message. An e-mail message consists of the following elements:

• Textual message;


• metadata (to, from, subject, time, date, system, etc.); • and, sometimes, attachments.

A s s u c h , e a c h e l e m e n t i s p a r t o f t h e r e c o r d o r n o n -r e c o r d i t e m , a s a p p l i c a b l e . I n m a n y c a s e s , e - m a i l m e s s a g e s a r e t h e e l e c t r o n i c c o u n t e r p a r t s o f p a p e r c o r r e s p o n d e n c e , m e m o r a n d a , o r t e l e p h o n e m e s s a g e s . I f a n e - m a i l m e s s a g e m e e t s t h e d e f i n i t i o n o f a r e c o r d , i t m u s t b e m a n a g e d a s s u c h , a s o n e w o u l d a c o n v e n t i o n a l p a p e r r e c o r d .

Voicemail: Voicemails received in an e-mail inbox or phone message system, should be managed in the same manner as any written message. Disposition of Records W h e n r e c o r d s r e a c h t h e e n d o f t h e i r u s e f u l l i f e c y c l e a n d r e t e n t i o n p e r i o d , t h e y s h o u l d b e d i s p o s e d o f . D i s p o s i t i o n , f o r a l l m e d i a f o r m a t s , s h o u l d b e c a r r i e d o u t r e g u l a r l y , a t l e a s t o n c e a y e a r . D o n o t d e f e r i t u n t i l r e c o r d s b e c o m e a n u r g e n t s t o r a g e p r o b l e m Purging Non-Records: P a r t o f t h e g o a l o f m a n a g i n g r e c o r d s i n t h e h y b r i d e n v i r o n m e n t i s t o s e p a r a t e o f f i c i a l r e c o r d s f r o m c o p i e s , d r a f t s a n d o t h e r n o n -r e c o r d s . T h i s d i s t i n c t i o n i s i m p o r t a n t b e c a u s e n o n - r e c o r d s a r e i m m u n e f r o m s o m e o f t h e r e q u i r e m e n t s a s s o c i a t e d w i t h o f f i c i a l r e c o r d s ( t h e l a w g e n e r a l l y p r e f e r s r e c o r d s i n t h e i r o r i g i n a l f o r m a t ) . N o n - r e c o r d o r t r a n s i t o r y d o c u m e n t s c a n g e n e r a l l y b e d i s p o s e d o f w i t h o u t a u t h o r i z a t i o n f r o m t h e A d m i n i s t r a t i o n M a n a g e r o n c e t h e i r i m m e d i a t e u s e f u l n e s s h a s p a s s e d . Long-Term Retention of Physical Records In general, bulk materials or files accessed infrequently should be shifted to the store to free up space in the offices. Each department may determine when to move its files to storage. The Administration Manager is responsible for tracking all items sent to the store and for their final disposition, whether permanent retention or disposal, after all legal and administrative needs have been satisfied. Before preparing material for storage, contact the Administration Manager, who will supply boxes and instruction on packing and inventorying files for storage.


Disposition of Sensitive or Confidential Materials:

O n c e b u l k ( a n d b o x e d ) m a t e r i a l s a r e r e a d y t o b e d i s p o s e d o f , a s t o r a g e c o m p a n y t a k e s c a r e o f t h e i r s e c u r e d e s t r u c t i o n b y u s i n g p o w e r f u l s h r e d d i n g t e c h n o l o g i e s a s w e l l a s a p a t e n t e d p r o c e s s f o r d i s p o s a l a n d d e s t r u c t i o n o f p h y s i c a l ( e . g . , p a p e r ) o r m a c h i n e r e a d a b l e r e c o r d s s t o r e d o n c o m p u t e r s , d i g i t a l m e d i a , a n d r e l a t e d e l e c t r o n i c i t e m s .


CHAPTER EIGHT

R E C O R D S R E T E N T I O N S C H E D U L E O P E N S O C I E T Y I N S T I T U T E O F E A S T E R N A F R I C A

R E C O R D S E R I E S - C A T E G O R Y

R E T E N T I O N P E R I O D

V I T A L R E C O R D

S

A U D I T ( Y E A R -E N D ) R E C O R D S

A U D I T R E C O R D S

M A Y I N C L U D E : C O R R E S P O N D E N C E ,

W O R K P A P E R S , R E P O R T S R E L A T I N G T O

E X T E R N A L A U D I T C O N D U C T E D A N N U A L L Y O N O S I E A ; U N A U D I T E D F I N A N C I A L A N A L Y S E S ,

F Y + 7 Y E A R S N O


I N T E R I M F I N A N C I A L S T A T E M E N T S , G R A N T

A C C R U A L S .

F I X E D A S S E T S

M A Y I N C L U D E : F I X E D A S S E T S I N V E N T O R I E S

A N D R E P O R T S O F F A C I L I T I E S

M A N A G E M E N T ( E . G . , F U R N I T U R E A N D F I X T U R E S ) A N D

I N F O R M A T I O N S Y S T E M S ( E . G . , C O M P U T E R S ,

T E L E P H O N E E Q U I P M E N T , L A P T O P S ,

A N D S E R V E R S ) .

F Y + 7 Y E A R S N O

T A X R E C O R D S

M A Y I N C L U D E :

A N N U A L I N D I V I D U A L T A X

F Y + 7 Y E A R S

N O


R E P O R T I N G ( E . G . , 1 0 9 9 , 1 0 4 2

F O R M S ) A S F I L E D W I T H I R S ;

T A X - R E L A T E D ( G E N E R A L ) R E C O R D S ,

I N C L U D I N G C O R R E S P O N D E N C

E , W O R K I N G P A P E R S ,

R E P O R T S .

S T A F F I D E N T I F I C A T I O N

N U M B E R ( P I N )

O R G A N I Z A T I O N ’ S I D E N T I F I C A T I O N

N U M B E R ( P I N

P E R M A N EN T


M A Y I N C L U D E A N N U A L N I L

R E T U R N S , A S F I L E D T O K R A

B Y T H E E X T E R N A L

A U D I T O R

I T A L S O I N C L U D E S

A T T A C H E D A N N U A L A U D I T E D

F I N A N C I A L R E P O R T S .

P E R M A N E N T N O

T R I A L B A L A N C E S A N D G E N E R A L

L E D G E R S


F Y + 7 Y E A R S

N O


J O U R N A L E N T R Y ;

J O U R N A L I M P O R T

A U D I T E D ( Y E A R -E N D ) F I N A N C I A L

S T A T E M E N T S

A U D I T E D ( Y E A R -E N D ) F I N A N C I A L

S T A T E M E N T S


P E R M A N EN T

N O


A U D I T E D F I N A N C I A L S T A T E M E N T S

B A N K I N G R E C O R D S

B A N K S T A T E M E N T S , C A N C E L L E D C H E C K S A N D S T U B S , F O R E I G N D R A F T S A N D W I R E S , R E C O N C I L I A T I O N S , W I R E T R A N S F E R S / C O N F I R M A T I O N S .

F Y + 7 Y E A R S

N O

B U D G E T R E C O R D S

A N N U A L B U D G E T S A N D A P P R O V E D

R E V I S I O N S

F Y + 7 Y E A R S

N O


R E P O R T S A N D K E Y C O R R E S P O N D E N C E

R E L A T E D T O O S I E A P R O G R A M S A N D

D E P A R T M E N T S A S W E L L A S O T H E R O S I

E N T I T I E S .

M A N A G E M E N T R E P O R T S

O S I E A P R O G R A M S ’

F I N A N C I A L / B U D G E T R E P O R T S

I N C L U D I N G G R A N T E E S R E P O R T S ,

S T R A T E G Y

P A P E R S A N D K E Y C O R R E S P O N D E N C E

P R O D U C E D F O R S E N I O R M A N A G E M E N T .

P E R M A N E N T Y E S

D I S B U R S E M E N T S A N D R E C E I P T S


M A Y I N C L U D E P A Y M E N T :

R E Q U E S T S , R E C E I P T S ,

O T H E R B A C K U P M A T E R I A L , C O P I E S O F

C H E C K S / W I R E C O N F I R M A T I O N S /

B A N K T R A N S A C T I O N ;

R E P O R T D E T A I L S .

F Y + 7 Y E A R S

N O

D I R E C T I V E S


M A Y I N C L U D E F I N A N C E ’ S :

P O L I C I E S , P R O C E D U R E S ,

A N D G U I D E L I N E S .

P E R M A N E N T Y E S

C O M P U T E R A P P L I C A T I O N S

C O M P U T E R I Z E D A C C O U N T I N G / B U D

G E T S Y S T E M S

I N D E F I NI T E -

A S L O N G A S T H E S Y S T E M

I S I N

Y E S -B A C K

E D U P B Y I T


G M S , B U D G E T T R A C K E R

U S E

.


ANNEXE


GLOSSARY OF TERMS A c c r u a l E x p e n s e s i n c u r r e d i n a c u r r e n t

f i n a n c i a l y e a r b u t p a i d o u t i n t h e f o l l o w i n g f i n a n c i a l y e a r

A u t h o r i z a t i o n L e v e l s L i s t ( A L L )

I n d i c a t e s w h i c h b u d g e t h o l d e r a n d d e s i g n e e s a r e a u t h o r i z e d t o a p p r o v e e x p e n s e s f r o m t h e i r r e s p e c t i v e b u d g e t s a n d w i l l b e u p d a t e d b y t h e f i n a n c e o f f i c e r a s n e c e s s a r y .

B u d g e t A i s a p l a n e x p r e s s e d i n m o n e t a r y t e r m s t h a t a c t s a s e s t i m a t e o f w h a t t h e p l a n n e d a c t i v i t i e s w o u l d c o s t .

B u d g e t A l l o c a t i o n L e t t e r ( B u d -m o d )

S e e c h a p t e r 3 p e o p l e ( U m a r ) .

B u d g e t c o d e s ( T 0 & T 1 )

O S F h a s a f i n a n c i a l s y s t e m w i t h c e n t r a l b u d g e t o f f i c e s i n N e w Y o r k a n d B u d a p e s t . M u l t i p l e c o d i n g - r e f e r r e d t o a s T c o d e s - i s r e q u i r e d f o r e a c h f i n a n c i a l t r a n s a c t i o n . S e e A p p e n d i x f o r l i s t o f c o d e s

B u d g e t H o l d e r A s t a f f r e s p o n s i b l e a n d a c c o u n t a b l e f o r a s p e c i f i c b u d g e t e . g . t h e d i s a b i l i t y p r o g r a m o f f i c e r i s r e s p o n s i b l e f o r t h e b u d g e t o f t h e d i s a b i l i t y r i g h t s p r o g r a m , p r o g r a m a s s o c i a t e m a n a g e s t h e e a s t b e y o n d b o u n d e r s p r o g r a m .

B u d g e t s v e r s e s A c t u a l ( B v A )

A b u d g e t - m o n i t o r i n g t o o l u s e d t o c o m p a r e e x p e n s e s a g a i n s t t h e b u d g e t .

D i r e c t o r ’ s O f f i c e

C o n s t i t u t e s o f e x e c u t i v e d i r e c t o r a n d d e p u t y d i r e c t o r .

C o u n t r y M a n a g e r

T h e m a t i c M a n a g e r

F i n a n c i a l a n d A d m i n i s t r a t i v e P r o c e d u r e s

A f r a m e w o r k f o r O S F p r o v i d i n g f i n a n c i a l a n d a d m i n i s t r a t i v e g u i d e l i n e s . T h e p u r p o s e o f


( F A A P ) F A A P i s t o e s t a b l i s h p r u d e n t p o l i c i e s f o r g o o d f i n a n c i a l m a n a g e m e n t .

G r a n t s M a n a g e m e n t S y s t e m ( G M S )

A n o n l i n e f i n a n c i a l m a n a g e m e n t s y s t e m f o r p r o c e s s i n g O S I E A ’ s o n - s h o r e t r a n s a c t i o n s . O t h e r O S F f o u n d a t i o n s f o r g r a n t s p r o c e s s i n g a l s o u s e i t . H o w e v e r , O S I E A d o e s n o t p r o c e s s g r a n t s t h r o u g h G M S

R e g i o n a l F o u n d a t i o n

N a t i o n a l F o u n d a t i o n ( N F )

A g r a n t m a k i n g O S F e n t i t y b a s e d a t t h e n a t i o n a l o r r e g i o n a l l e v e l . O S I E A i s t h e O S F e n t i t y t h a t o p e r a t e s w i t h i n E a s t e r n A f r i c a

N e t w o r k P r o g r a m s ( N P )

E n t i t i e s w i t h i n t h e l a r g e r O S F n e t w o r k t h a t w o r k o n t h e m a t i c i s s u e s ( l a r g e l y h e a d q u a r t e r e d i n O S I N Y , B u d a p e s t o r L o n d o n ) . T h e y c a n b e o p e r a t i o n a l , g r a n t m a k i n g o r e n g a g e i n a d v o c a c y , u s u a l l y i n c o l l a b o r a t i o n w i t h n a t i o n a l a n d r e g i o n a l f o u n d a t i o n s . O S I E A c o l l a b o r a t e s w i t h a n u m b e r o f n e t w o r k p r o g r a m s t h r o u g h a v a r i e t y o f m e t h o d s , i n c l u d i n g c o - f u n d i n g o f a c t i v i t i e s

O p e n S o c i e t y F o u n d a t i o n s ( O S F )

A n e t w o r k o f p r i v a t e o p e r a t i n g a n d g r a n t m a k i n g f o u n d a t i o n s w o r k i n g i n o v e r 7 0 c o u n t r i e s W o r l d w i d e t h a t a r e l i n k e d t o e a c h o t h e r b y t h e i r p h i l o s o p h y . O S F ’ s s e n i o r m a n a g e m e n t i s h o u s e d i n O S I N e w Y o r k a n d O S F ’ s f i n a n c i a l h u b i s O S I B u d a p e s t

P a y m e n t R e q u e s t

A s y s t e m g e n e r a t e d f o r m u s e d t o g a i n a p p r o v a l f o r d i r e c t o r a d v a n c e p a y m e n t s f o r c e r t a i n s e r v i c e s a n d / o r g o o d s .

C a p i t a l i z e d T o c l a s s i f y a c o s t a s a l o n g -t e r m i n v e s t m e n t r a t h e r t h a n


c h a r g i n g i t t o t h e c u r r e n t f i n a n c i a l y e a r .

D e p r e c i a t i o n A s y s t e m a t i c a n d r a t i o n a l p r o c e s s o f d i s t r i b u t i n g t h e c o s t o f t a n g i b l e a s s e t s o v e r t h e i r u s e f u l l i f e .

F l o a t C a s h s e t a s i d e f o r i n c i d e n t a l e x p e n s e s

D e f i n e d C o n t r i b u t o r y P e n s i o n S c h e m e

I t ’ s a r e t i r e m e n t s c h e m e w h e r e t h e e m p l o y e r a n d e m p l o y e e i n p u t p r e d e t e r m i n e d p e r c e n t a g e s o f f u n d s .

L o c a l P u r c h a s e O r d e r ( L P O )

I t ’ s a l e g a l l y b i n d i n g d o c u m e n t u s e d f o r p r o c u r i n g g o o d s a n d s e r v i c e s a t p r e d e t e r m i n e d p r i c e a n d t e r m s .

F i s c a l A g e n t A l e g a l e n t i t y m a n a g i n g f u n d s o n b e h a l f o f O S I E A .

A s s e t F i x e d C o n s u m a b l e

A n i t e m c h a r g e d t o e x p e n d i t u r e w i t h a v a l u e l e s s t h a n U S D 5 0 0 . T h i s i s w r i t t e n o f f i m m e d i a t e l y i n t h e p r o f i t a n d l o s s a c c o u n t ( n o t c a p i t a l i z e d ) .

S u p p l i e s G e n e r a b l e p u r p o s e c o n s u m a b l e i t e m s w h i c h c o m m o n l y h a v e a s h o r t e r l i f e s p a n t h a n e q u i p m e n t a n d m a c h i n e s a n d w h i c h a r e s t o c k e d f o r r e c u r r i n g u s e e . g . p e n s , p l a t e s , s t a t i o n a r y , f l i p c h a r t s

D i s p o s e d S y s t e m t h r o u g h w h i c h O S I E A g e t s r i d e - o f f o f u n w a n t e d a s s e t s .

G e n e r a l L e d g e r T h e m a i n a c c o u n t i n g r e c o r d o f O S I E A t h a t u s e s d o u b l e e n t r y b o o k k e e p i n g .

A d v a n c e R e p o r t A s y s t e m g e n e r a t e d f o r m u s e d t o r e p o r t o n t h e e x p e n s e s i n c u r r e d a g a i n s t a t r a v e l a n d w o r k s h o p a d v a n c e .

G e n e r a l l y a c c e p t e d a c c o u n t i n g p r i n c i p l e s ( G A A P )

I s t h e s t a n d a r d f r a m e w o r k o f g u i d e l i n e s f o r f i n a n c i a l a c c o u n t i n g a n d i s u s e d b y a c c o u n t a n t s i n t h e p r e p a r a t i o n o f f i n a n c i a l s t a t e m e n t s .


M o b i l e p h o n e t r a n s f e r s / b a n k i n g

M o b i l e p h o n e b a n k i n g i s a c o n c e p t o f p a y m e n t t h r o u g h t h e m o b i l e p h o n e s , w h i c h i s a d e p a r t u r e f r o m t h e c o n v e n t i o n a l m e t h o d s o f c a s h t r a n s f e r t o a n d f r o m t h e b a n k s a c c o u n t s .


O P E N S O C I E T Y O F E A S T E R N A F R I C A

[email protected] Edited by Rose Thuo Design by Gessoma

2012

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