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Outils pour le Suivi et la Supervision des Systèmes
LogistiquesSéminaire Technique de Préparation des
Consultants pour les Programmes VIH, TB et Paludisme
Dakar 6-9 Mars 2006
Aoua Diarra
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Objectifs et Outils d’Evaluation
• Fournir aux différents intervenants les informations sur les caractéristiques et la performance des systèmes logistiques
• Outils d’évaluation et de suivi préparés par JSI/DELIVER:– Outil d’Evaluation du Système Logistique (OESL)– Outil d’Evaluation des Indicateurs Logistiques (OEIL )– Outil d’Evaluation des Services de Laboratoire (ATLAS)
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OUTIL D’EVALUATION DU SYSTÈME LOGISTIQUE
(OESL)
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OESL qu’est ce que c’est?
• Un des outils d’évaluation du projet DELIVER de John Snow, Inc.
• Utilisé pour l’évaluation qualitative périodique du système logistique à inclure dans le processus de planification des programmes.
• Permet de mesurer la performance du système logistique d’un programme sanitaire donné
• Instrument de diagnostic et de suivi
• L’information collectée est analysée pour identifier les forces et les faiblesses du système et partant de là proposer les interventions appropriées.
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BUT de l’OESL
• Contrôler les performances du système
• Diagnostiquer les domaines qui nécessitent des améliorations
• Sensibiliser l’ensemble des partenaires aux performances du système
• Aider à la planification du travail grâce aux résultats de l’analyse
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Méthodologie de l’évaluation (OESL)• Discussions de groupes
Ministères, Agences de coopération, Intervenants, participants
• Interviews des partenaires-clés (programme national SIDA, Centrale d’achat, Directeurs des services de santé, Médecins-chefs des structures sanitaires, gérants des magasins)
• Critères de sélection des sites à visiter: emplacement, niveau, distance
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Eléments de l’OESL
• Voir Manuel ou CD
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Feuille de Score
QUESTIONS PAR ELEMENTS DE L’OUTILREPONSES AUX QUESTIONS
SCORE SCORE MAXIMUM
Organizational context
1.Does the national level have a logistics management unit? Yes No N/A 1 1
1.Is the logistics management unit fully responsible for the following activities:
a. managing and using the logistics management information system? Yes No N/A 0.22 0.22
b. forecasting quantities needed? Yes No N/A 0 0.22
c. procurement? Yes No N/A 0 0.22
d. inventory management, storage, and distribution? Yes No N/A 0.22 0.22
TOTAL 1.44 1.88
SCORE FOR THE SECTION 77% 100%
Score for the section = total score/maximum total score* × 100
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OUTIL D’EVALUATION DES INDICATEURS LOGISTIQUE
(OEIL)
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But de l’OEIL
L’OEIL est:• Un instrument de collecte de données
quantitatives, développé par DELIVER, est utilisé au niveau des structures sanitaires
• évaluer la performance du système logistique des produits de santé et leur disponibilité
• peut être utilisé pour contrôler la performance, dans le temps, de certains procédés utilisés dans la gestion logistique des produits de santé et pour évaluer certains résultats de programmes
• peut être aussi utilisé pour la supervision, le contrôle de performance et le suivi de la disponibilité des produits.
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Indicateurs mesurés avec l’O.E.I.L
• Pourcentage de centres dont les niveaux de stock garantissent une disponibilité des produits à court terme (état du stock).
• Pourcentage de centres ayant connu une rupture de stock, à n’importe quel moment pendant une période de temps donnée ou lors de la visite.
• Pertinence des données logistiques pour la gestion de stock.• Différence, exprimée en pourcentage, entre les prévisions de
consommation et la consommation effective (précision de la prévision).
• Pourcentage de commandes passées et satisfaites comme requis (taux de satisfaction de commande).
• Pourcentage de centres maintenant des conditions de stockage acceptables.
• Durée des ruptures de stock• Pourcentage de centres connaissant actuellement des ruptures de
stocks
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Méthodologie de l’évaluation
• Identifier les objectifs de l’évaluation et développer un cadre de travail
• Recruter les membres de l’équipe d’évaluation • Déterminer la taille de l’échantillon et sélectionner les
centres à visiter• Préparer les équipes d’évaluation• Préparer, tester et finaliser l’outil• Collecter les données• Procéder à l’analyse des données.• Présenter les résultats préliminaires, les conclusions et les
recommandations de l’évaluation à tous les partenaires.• Rédiger le rapport d’évaluation et le distribuer aux
principaux partenaires
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Eléments de l’OEIL
• Voir Manuel ou CD
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OUTIL D’EVALUATION DES SERVICES DE LABORATOIRE
(ATLAS)
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Informations Générales
• Instrument de collecte de données développé par DELIVER pour évaluer les systèmes logistiques de laboratoire
• outil de diagnostic et de suivi utilisé pour une enquête de base ou comme partie d’un processus de planification
• Outil de sensibilisation: Fournit aux décideurs et autres intervenants un aperçu général de la capacité des services de laboratoire et de la disponibilité des produits)
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Informations Générales (2)
• 1er draft préparé en 2003-2004
• Revision et adaptation en Uganda
• Utilisé en Août - Septembre 2004 pour évaluer 500 laboratoires dans 53 districts en Uganda (325 du MS et 175 ONG)
• Finalisatin en Mars 2005
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Structure
L’ATLAS contient
• Un guide d’utilisation
• Trois questionnaires:– Niveau administratif central– Niveau administratif intermédiaire (si
applicable)– Niveau Point de prestations (laboratoire).
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Méthodologie de l’évaluation
Trois méthodes sont recommandées pour la collecte des données :
• discussions de groupes,
• interviews des acteurs principaux et
• visites de terrain
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Eléments de l’ATLAS
• Voir manuel ou CD
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SUPERVISION
• La supervision est l’art de guider, d’instruire, d’encourager l’initiative du personnel, de faire des observations objectives.
• C’est l’ensemble des mesures visant à s’assurer que le personnel accomplit ses tâches avec efficacité et devient plus performant dans son travail.
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BUT DE LA SUPERVISION
• Supervision diffère du suivi: suivi porte sur les activités du programme et peut se faire à distance. Supervision porte sur l’agent et demande un contact avec lui
• Vérifier qu’il y a communication et coordination entre les différents niveaux
• Assurer que les lignes d’orientation et procédures établies sont suivies
• Assurer que le personnel a les compétences et les connaissances nécessaires pour exécuter efficacement ses tâches
• Informer, orienter le personnel et corriger les erreurs
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Activités à Mener au Cours de la Supervision
• Déterminer le niveau de performance actuelle de l’agent
• Identifier les écarts entre entre la performance actuelle et la performance souhaitée
• Identifier les barrières à l’exécution correcte des tâches (causes des lacunes/écarts)
• Corriger les imperfections et aider à résoudre les problèmes
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Recommandations pour la distribution des produits (1)
• Intégrer le stockage et la distribution des ARVs et des tests VIH si possible et étudier la possibilité d’utiliser les services des courriers privés pour la distribution
• Mettre en place des mesures de sécurité particulières pour le stockage et le transport des produits mais assurer l’accès continu)
• Appliquer scrupuleusement le système de « Premier Périmé, Premier Sorti » et ne pas distribuer des produits sur le point d’être périmés
• Ne livrer les ARVs et tests VIH qu’aux sites autorisés
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Recommandations pour la distribution des produits (2)
• Revérifier la qualité des produits en cas de redistribution entre les points de prestations
• S’assurer que les produits qui sont utilisés en combinaison sont distribués ensemble
• Les ARV étant des produits très délicats, ils ne doivent pas être réemballer si possible
• Prévoir une chaîne de froid dans les points de stockage pour les produits qui l’exigent
• Séparer les produits endommagés et périmés du stock utilisables
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• Réduire le nombre de niveaux dans le système de distribution.
• Utilisé le système maximum/minimum version « Commande Obligatoire »
• Utiliser un système de rapports et commandes mensuels.
• Pour un nouveau programme, incorporer graduellement les produits de « 2ème intention ».
• Mettre en place un système de retour des produits non utilisés pour la redistribution avant péremption.
Recommandations (ARVs et Tests VIH)
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Recommandations (ARVs et Tests VIH)
• Soumettre les rapports en même temps que les commandes de produits.
• Limiter la quantité des données collectées. Dans le SIGL, ne collecter que les données qui seront utilisées pour la prise de décisions logistiques et de gestion des produits.
• Faire la collecte des données sur les quantités des produits distribuées aux clients et sur l’utilisation directe des tests VIH ; ne pas utiliser les chiffres des quantités distribuées aux centres.
• Eviter de changer les formulaires du SIGL selon les besoins des différents bailleurs de fonds ;
• Uniformiser le SIGL sur l’ensemble du système.
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Recommandations (ARVs)
• En plus des trois données logistiques essentielles, limiter les données sur les clients au nombre de clients par traitement. Utiliser ces données pour la prise de décisions.
• Si on fait la collecte des données sur le nombre de clients par traitement, fournir une fiche pour convertir le nombre de clients en quantités de produits nécessaire pour traiter ces clients.
• Utiliser une seule unité pour gérer chaque produit (comprimé, capsule, etc.).
• Utiliser deux systèmes parallèles pour la collecte des différentes données : un qui collecte les données pour la gestion des produits et un autre qui collecte les données pour la gestion du programme.
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Recommandations (Tests VIH et autres produits de labo)
• En plus des trois données logistiques essentielles, limiter les autres données collectées au nombre de tests par utilisation. Utiliser ces données pour la prise de décisions.
• Utiliser le test individuel comme unité.
• Imprimer les formulaires avec les différentes utilisations des tests (dépistage, confirmation, résolution) mais écrire à la main les marques des tests utilisés. Laissez des espaces pour ajouter d’autres noms de marques de tests utilisés.