МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ ВОСТОЧНО-СИБИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ

Бурятский Региональный Центр Федерации Интернет-Образования

Методические указания

«Outlook Express - менеджер почты и новостей»

Улан-Удэ, 2001

2

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Введение . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

2 . Outlook Express - менеджер почты и новостей . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

2.1. Запуск Outlook Express......................................................................................................4

2.2. Окно программы................................................................................................................4

3. Практические задания . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

3.1. Задание 1. Создание и отправка сообщений ...................................................................5 3.1.1 Задание 1.1. Создание простого сообщения..............................................................................5

3.1.2. Задание 1.2 Создание файла подписи сообщений ...................................................................6

3.1.3. Задание 1.3. Создание сообщения на бланке ............................................................................7

3.2. Задание 2 Создание сообщений в автономном режиме .................................................8

3.3. Задание 3 Вставка в сообщение файла ...........................................................................8

3.4. Задание 4 Получение и просмотр почты........................................................................9 3.4.1. Чтение файла, вложенного в сообщение ...................................................................................9

3.5. Задание 5 Ответ на сообщение......................................................................................10

3.6. Задание 6 Работа с адресной книгой ............................................................................ 11 3.6.1. Задание 6.1. Добавление новой записи в адресную книгу .....................................................11

3.6.2. Задание 6.2. Использование адресной книги при создании сообщения ...............................12

3.7. Задание 7 Создание группы...........................................................................................13

3.8. Задание 8 Отправка сообщения группе.........................................................................13

4. Задания к самостоятельной работе . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

3

1. Введение

Электронная почта (E-mail) – первый из сервисов Интернет, наиболее

распространенный и эффективный из них, предназначенный для пересылки почтовых

сообщений между пользователями посредством компьютерных сетей.

Основная концепция, лежащая в основе электронной почты достаточно проста: вы

входите в компьютерную систему, набираете и адресуете текстовое сообщение

пользователю другой системы. Затем сообщение курсирует по лабиринту связанных друг

с другом компьютерных систем, пока не будет доставлено адресату.

К основным преимуществам электронной почты относится:

1. Высокая скорость доставки (как правило, от нескольких секунд до нескольких

часов в любую точку земного шара);

2. Высокая, по сравнению с обычной почтой, надежность доставки;

3. Чрезвычайно низкая стоимость, которая зависит от объема письма либо от

времени сеанса в Internet;

4. С электронным письмом можно посылать практически любые виды файлов:

различные рисунки (в т.ч. фотографии), тестовые документы, архивные файлы и

т.д. Ограничения существуют только на объем пересылаемых файлов, т.е. они

не должны быть слишком большими.

Электронный адрес состоит:

fio@esstu.ru Слева от @ стоит имя адресата, точнее, имя почтового ящика на его машине, из

которого он забирает письма. Обычно пользователь называет свой почтовый ящик тем же

именем, под которым он зарегистрирован в системе.

Часть справа от @ называется доменом и описывает местонахождение этого

почтового ящика (организацию, провайдера).

4

2. Outlook Express - менеджер почты и новостей

Программа Outlook Express представляет собой эффективное средство управления сообщениями электронной почты и группами новостей. При помощи Outlook Express вы можете создавать, отправлять, получать различные сообщения. 2.1. Запуск Outlook Express

Запустить Outlook Express вы можете четырьмя способами: 1) нажатием на панели быстрого доступа соответствующую иконку; 2) в программе Internet Explorer нажать на панели кнопку «Почта»; 3) на рабочем столе дважды щелкнуть по ярлыку Outlook Express; 4) командой меню [Пуск→Программы→ Internet Explorer→ Outlook Express]. 2.2. Окно программы

В результате откроется окно программы Outlook Express, представленное на рис 1. Программа имеет три рабочих окна:

- левое окно – так называемое окно папок: здесь помещаются папки входящей, исходящей почты, отправленных и удаленных сообщений;

- верхнее правое окно – окно заголовков, в котором отображается список пришедших на ваш адрес писем или статей из групп новостей;

- нижнее правое окно служит для отображения текста выделенного сообщения.

В Outlook Express сообщения электронной почты размещаются в различных папках, имена которых указаны в левом окне:

Имя папки Назначение папки

Входящие для хранения полученных сообщений Исходящие для хранения готовых к отправке сообщений Отправленные для хранения копий отправленных сообщений Удаленные для временного хранения удаленных сообщений Черновики для хранения текстов недописанных сообщений

Рис. 1

5

3. Практические задания 3.1. Задание 1. Создание и отправка сообщений

Цель: научиться создавать и отправлять сообщения, форматировать текст сообщения. 3.1.1 Задание 1.1. Создание простого сообщения 1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать Сообщение. Откроется

диалоговое окно.

2. В поле Кому наберите адрес электронной почты получателя сообщения. 3. Щелкните в поле Тема и наберите Начало занятий. 4. В поле Сообщение наберите текст объявления: Обучение в региональном центре

Интернет-образования начинается 1 августа 2001 г. 5. В поле Сообщение выделите только что набранный текст. 6. На панели инструментов Форматирование щелкните на стрелке поля Размер

шрифта и выберите из списка значение 12. Размер шрифта увеличится. 7. На панели инструментов щелкните на кнопке Отправить. 8. Для того чтобы убедиться, что сообщение отправлено, в левом окне щелкните на

значке папки Отправленные. Откроется окно, содержащее только что отправленное сообщение.

6

3.1.2. Задание 1.2 Создание файла подписи сообщений

Можно создать стандартную подпись, которая автоматически будет добавляться к вашим письмам.

1. В меню Сервис выберите команду Бланк сообщений. 2. Убедитесь, что выбрана вкладка Почта.

3. В группе Подпись сообщения щелкните на кнопке Подпись.

4. В диалоговом окне Подпись установите флажок в поле Добавлять подпись во все

исходящие сообщения. 5. Убедитесь, что включена опция Текст. 6. В поле Текст наберите следующее: Бурятский Региональный

Центр Интернет-Образования тел: (301-2) 37-32-74 E-mail: fio@esstu.ru ICQ UIN: 13479995

7. Щелкните на кнопке ОК.

7

3.1.3. Задание 1.3. Создание сообщения на бланке Можно создавать письма на специальных бланках, для этого выполните

следующие действия: 1. 2. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Создать сообщение и в

открывшемся списке выберите нужный бланк, например: Плющ.

3. Разверните окно Создать сообщение, чтобы увидеть все элементы бланка. 4. В поле Кому наберите адрес электронной почты получателя сообщения. Чтобы

отправить копию сообщения другому получателю, укажите его адрес в поле Копия. 5. Щелкните в поле Тема и наберите текст: Поздравляем! 6. В поле Сообщение наберите:

Всех, всех, всех поздравляем с началом нового учебного года. Желаем всем удачи и творческих успехов,!!!

7. Выделите только что набранный текст и отформатируйте его: размер шрифта - 14, начертание - полужирный курсив, выравнивание по центру

8. На панели инструментов щелкните на кнопке Отправить. Сообщение отправлено, в чем можно убедиться, просмотрев папку Отправленные.

8

3.2. Задание 2 Создание сообщений в автономном режиме

Если оплачиваете каждую минуту связи с Интернет, то полезным окажется создавать сообщения в автономном режиме и затем, когда будет подготовлены все сообщения, можно подключиться к Интернет и отослать все сообщения из папки Исходящие одновременно. В этом режиме законченные сообщения сохраняются в папке Исходящие, а незаконченные – в папке Черновики. Для того чтобы создать сообщение в автономном режиме, выполните следующие действия.

1. В меню Файл активизируйте команду Автономная работа. 2. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать сообщение. 3. В появившемся окне Создать сообщение в поле Кому укажите адрес

электронной почты получателя сообщения. Можно послать сообщение сразу нескольким адресатам, перечислив их адреса в поле Кому через двоеточие или запятую.

4. В поле Тема наберите Новый курс. 5. В поле Сообщение наберите текст: С 1 октября региональный Центр

Федерации Интернет-образования начинает новый курс «Образовательные услуги в Интернете». Всем желающим необходимо послать заявку до 15 сентября..

6. На панели инструментов щелкните на кнопке Отправить. 7. Появится уведомление о том, что сообщение будет отправлено позднее, когда

вы нажмете на кнопку Доставить почту на панели инструментов Outlook. 8. Щелкните на кнопке ОК. Окно Новый курс закроется.

3.3. Задание 3 Вставка в сообщение файла Цель: научиться создавать сообщение, содержащее вложенный файл. Пересылка файлов по электронной почте представляет собой удобный способ обмена информацией. Для того чтобы вставить файл в своё сообщение, необходимо:

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать сообщение. 2. В поле Кому наберите адрес электронной почты получателя сообщения. 3. В поле Тема наберите: Учебный план. 4. В поле Сообщение наберите: Отправляю проект учебного плана занятий.

Жду ваших замечаний. 5. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить файл.

9

6. Откроется диалоговое окно Вставка вложений, в котором найдите нужный файл, например, в папке Мои документы файл, содержащий учебный тематический план, выделите курсором.

7. Щелкните на кнопке Вложить. Файл будет отображен в виде значка вложения. 8. На панели инструментов щелкните на кнопке Отправить. Сообщение с

вставленным файлом отправлено. 3.4. Задание 4 Получение и просмотр почты

Цель: научиться работать с полученными сообщениями

После запуска Outlook Express процесс получения и отправки почты запускается автоматически. Команду проверки почтового ящика и, в случае надобности, загрузки пришедших писем, может отдать и сам пользователь, нажав на панели инструментов кнопку Доставить почту.

Полученные сообщения сохраняются в папке Входящие.

В окне папок (левое верхнее окно) рядом с названием этой папки будет показано

число новых, еще не прочитанных сообщений. В правом верхнем окне находятся заголовки сообщений, состоящие из имени автора сообщения и темы сообщения. Щелкните мышкой на любом заголовке или перейдите на него с помощью клавиш управления курсором на клавиатуре, и в нижнем правом окне можно прочесть текст сообщения.

Непрочитанные сообщения отличаются от прочитанных сообщений более темным, полужирным шрифтом заголовка.

3.4.1. Чтение файла, вложенного в сообщение

(«скрепка» рядом с заголовком) 1. В списке сообщений дважды щелкнуть левой кнопкой мыши, в результате

откроется окно этого сообщения, где в нижнем окне находятся значки вложенных в сообщение файлов.

10

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши по значку файла, откроется контекстное

меню, в котором надо выберите команду Открыть. Можно открыть этот файл или сохранить на диске, выбрав соответствующую команду из меню.

3.5. Задание 5 Ответ на сообщение

Для того, чтобы ответить на присланное сообщение необходимо:

1. В списке сообщений щелкнуть на заголовке сообщения. 2. На панели инструментов щелкнуть на кнопке Отправить автору.

Откроется новое окно – бланк ответа, в котором будет включен текст присланного письма, где строчки выделены галочкой или вертикальной линией..

3. В поле Сообщение набрать ответ. 4. На панели инструментов щелкнуть на кнопке Отправить.

11

3.6. Задание 6 Работа с адресной книгой Цель: научиться ввести адресную книгу

В Outlook Express существует Адресная книга, в которой можно сохранять

различные сведения о тех, с кем ведется переписка. Эти сведения могут включать в себя домашние и служебные адреса, информацию об участии в телеконференциях. 3.6.1. Задание 6.1. Добавление новой записи в адресную книгу

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Адресная книга. Откроется окно Адресная книга.

2. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать адрес. Откроется диалоговое окно Свойства.

3. В группе Имя наберите имя и фамилию. 4. В поле Добавить новый наберите адрес электронной почты и щелкните на

кнопке Добавить. 5. В диалоговом окне Свойства щелкните на кнопке ОК.

12

3.6.2. Задание 6.2. Использование адресной книги при создании сообщения

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать Сообщение. Откроется диалоговое окно. 2. На панели инструментов щелкните по кнопке Выбрать получателей.

3. Откроется диалоговое окно Выбрать получателя.

В левой части окна щелкните на строке, содержащей адрес электронной почты

получателя, а затем щелкните на кнопке Кому. Электронный адрес получателя появится в окне Получатели почты. Таким образом можно выбрать несколько получателей. 4. Щелкните в поле Тема и наберите текст: Конференция. 5. В поле Сообщение наберите текст письма: С 15 по 18 августа проводится научно-практическая конференция «Российские школы и Интернет». Просим принять участие. 6. На панели инструментов щелкните на кнопке Отправить.

13

3.7. Задание 7 Создание группы В адресной книге можно создавать группы, используемые как ссылки рассылки.

Для того, чтобы отправить сообщение всем членам группы, нужно набрать название группы вместо обычного адреса электронной почты.

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Адресная книга. 2. На панели инструментов в окне Адресная книга щелкните на кнопке Создать группу. 3. В поле Название группы наберите Деловые контакты.

4. В поле Участники щелкните на кнопке Выбрать участников. Откроется диалоговое окно Выбор участников группы. 5. В группе в левой части окна щелкните на строке, содержащей адрес электронной почты, а затем щелкните на кнопке Выбрать. 6. В диалоговом окне Свойства Деловые контакты щелкните на кнопке ОК.

Примечание: Чтобы увидеть список участников группы, поместите указатель мыши над заголовком группы. На экране появится всплывающая подсказка, содержащая имена и адреса участников группы.

3.8. Задание 8 Отправка сообщения группе

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Создать сообщение. 2. На панели инструментов щелкните на кнопке Выбрать получателей . 3. В поле в левой части щелкните на заголовке группы Деловые контакты и

щелкните на кнопке Кому. 4. Щелкните на кнопке ОК.

14

5. В поле Тема наберите текст: Семинар по маркетингу. 6. В поле Сообщение наберите текст: Собираетесь ли вы посетить семинар по

маркетингу, который состоится в следующем месяце в г. Улан-Удэ? 7. На панели инструментов щелкните на кнопке Отправить.

Печать сообщений

Сообщение из любой папки Outlook Express можно распечатать, для этого: В списке сообщений щелкните на заголовке сообщения. 1. В меню Файл выберите команду Печать. Откроется диалоговое окно Печать. 2. В диалоговом окне Печать щелкните на кнопке ОК.

Примечание: Чтобы распечатать сообщение, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке сообщения и выбрать из контекстного меню команду Печать.

15

4. Задания к самостоятельной работе

Задание 1

1. Запустите программу Outlook Express.

2. Создайте собщение электронной почты (в качестве адреса получателя укажите

свой адрес электронной почты). В поле темы сообщения наберите Совместная

работа.

3. В поле сообщения наберите следующий текст:

Не согласитесь ли вы провести совместную работу над статьей для научно-

практической конференции “Российские школы и Интернет”?

4. Отправьте сообщение.

Задание 2

1. Получите сообщения электронной почты с сервера.

2. Откройте сообщение Совместная работа в папке Входящие.

3. В качестве ответа наберите следующий текст:

Согласен сотрудничать с вами. Приступаю к сбору информации

4. Отправьте ответ. 5. Распечатайте ответ.

Задание 3

1. Создайте с помощью текстового редактора Microsoft Word приглашение на школьный

вечер со схемой проезда к вашей школе.

2. Создайте сообщение на бланке. В поле Тема введите «Школьный вечер». В поле

Кому укажите, используя Адресную книгу, адреса нескольких пользователей. В

сообщение вложите файл, содержащий приглашение.

3. Отправьте сообщение.