DESEMBER 2006

Annonsebilag om Outsourcing av lønn og økonomiprosesser utgitt i samarbeid mellom NARF, Visma, Lindorff, Amesto og Kvestor �

Visma har nylig fortatt en un-dersøkelse hvor 1049 selskaper i Norge har deltatt. Hele 52% av bedriftene mener at de selv må bli mer vesentlige mer effektive for å opprettholde sin konkur-ranseevne. Et av de viktigste tiltakene for å bli mer effektive er å digitalisere og automatisere administrative forretningspro-sesser.

Ved å outsource prosessen til en spesialisert partner som har dette som kjernevirksomhet skal det gi kunden gevinster som:• Reduserte kostnader• Redusert risiko• Fleksibel tilgang til ressurser og kompetanse• Tilgang til ledende teknologi og funksjonalitet i IT-system støtte

For at outsourcingen skal gi ge-vinster må det skje en endrings-prosess i forhold til hvordan arbeidet utføres i dag med fokus

Utsetting av forretningsprosesser (BPO)

Gevinster forutsetter endringOutsourcing av lønn, HR og økonomiprosesser er sterkt voksende i hele Norden. Outsourcingens største verdi er vesentlige kostnadsbesparelser, men også muligheten for å gjennomføre nødvendige endringer for å effektivisere disse om-rådene.

på å redusere det totale ressurs-forbruket. Hovedfaktorene for dette til er å digitalisere så mye av prosessen som mulig ved hjelp av IT-basert systemstøtte, i tillegg til å jobbe smartest mulig etter beste praksis.

Eksempler på områder der IT-systemer gir effektivisering er:• Scanning av fakturaer eller import av XML-fakturadata til fulldigitalisert fakturaflyt og anvisninger• Elektronisk datafangst av alle personal og lønnsdata som webbaserte reiseregnin- ger, timesystem, kompetan- sesystem, rekruttering, kurs- administrasjon etc.• Webbasert rapportering av all informasjon for lønn, personal og økonomi

Gevinster ved standardisering og industrialiseringFor å kunne levere en tjeneste som oppfyller kundens forvent-

ninger, forutsettes det at kunde og leverandør er omforent om hva innholdet i tjenesteleveran-sen skal være. For å kunne gi en riktig og markedsrettet pris, er det vesentlig at leverandøren tilbyr å utføre arbeidet etter sine egne standard-rutiner. Ved å jobbe etter standard-rutiner, kan kundene gis en lavere pris, som følge av stordrifts-fordeler hos leverandøren. Dette innebærer at kunden må endre sine rutiner og arbeidsprosesser relatert til lønn og personal eller økonomi. En av disse standar-drutinene er at datafangsten skal skje elektronisk eller ved import fra forsystemer. En stor del av den totale gevinsten er at data kun skal registreres en

gang, ute ved kilden. Det er viktig at det tidlig i prosessen påpekes at dette er nødvendige endringsprosesser, som vil gi målbar kvalitet på tjenestene til en vesentlig lavere pris. Like viktig er det at disse endringene

må kommu-niseres til de ansatte i bedriften. Det må inn-formeres om konsekvensen av endrete prosesser og verktøy, og hva dette

betyr for den enkelte bruker.

Informasjon til de ansatte om hvilke endringer de nye ar-beidsrutinene medfører i deres organisering av hverdagen blir ofte undervurdert. De ansatte ønsker ofte å jobbe som før. Kunden og leverandøren må i fellesskap sikre at de ansatte

forstår de nye endringene som ofte er en redusert servicegrad i forhold til hvordan de har det i dag. Her må kunden være entydig og fast nok til å stå i mot alle protester og motarbeidelse av disse endringene.

For å lykkes med outsourcing av tjenester, er det kritisk at prosessen er både strategisk og operasjonelt forankret, og at alle er lojale mot gjennomføringen av de endringsprosesser som er nødvendig. Endringsprosessene kan innebære både omstilling og nedbemanning av ansatte, i tillegg til effektivisering av ar-beidsrutiner og systemløsninger. Riktig håndtering av endrings-prosessene er en forutsetning for å sikre leveransekvalitet og oppnå de gevinstmål som er en forutsetning for outsourcingen.

52% av bedriftene mener at de selv må

bli mer vesentlige mer effektive for

å opprettholde sin konkurranseevne.

«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang på spisskompetanse, ny funk-sjonalitet og tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus».

Marius Berg, adm. dir. i Visma Services Norge, har lang erfaring med outsourcing av de største lønnsprosessene i Norge og har blant annet hatt ansvaret med å levere tjenestene innen lønn og HRM til Postens 25.000 ansatte ved outsourcingen fra Posten Norge.