over audit vlaanderen · 2016-04-25 · 2 vvsg 1 vvp minister van binnenlands bestuur: waarnemer ....
TRANSCRIPT
Audit Vlaanderen &
Agentschap Binnenlands Bestuur
Studiedag over de globale rapporten van Audit Vlaanderen
Oostkamp 21 maart 2016
Programma
• Welkomstwoord
• Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding
• Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie
Over Audit Vlaanderen
25/04/2016
Eddy Guilliams, administrateur-generaal
6
Agenda
I. Audit Vlaanderen
II. Een audit
I. Audit Vlaanderen
8
Missie
Partner van de organisatie ... • Onafhankelijk • Objectief • Bekwaam
... bij het beheersen van financiële, wettelijke en organisatorische risico’s ... • Evaluatie van het systeem van interne controle /
organisatiebeheersing • Sensibilisering en kennisdeling
... om een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, integere en kwaliteitsvolle organisatie
9
Onafhankelijke partner
Aansturing door 2 auditcomités Auditcomité Vlaamse overheid Auditcomité lokale besturen
4 onafhankelijken 4 onafhankelijken
3 personen aangeduid door de Vlaamse Regering
2 VVSG
1 VVP
Minister van Binnenlands Bestuur: waarnemer
10
Werkterrein
De Vlaamse administratie: 62 entiteiten (sinds 2001)
De lokale besturen > 800 entiteiten (sinds 2014)
II. Een audit
12
Wat is een audit (niet)?
Wat is een audit? • Onafhankelijke • Objectieve • Systematische • Evaluatie (van systeem van interne controle / organisatiebeheersing) • Waarover gerapporteerd wordt
Wat is een audit niet? • Individuele medewerkers controleren • Het gevoerde beleid evalueren • Enkel te kijken of bepaalde documenten er zijn
13
Fasen binnen de audit
14
15
Soorten audits
Organisatie-audits
Thema-audits
Detectie-audits
Forensische audits
16
Waarom globale rapporten?
Versterken van interne controle / organisatiebeheersing
Ook waar geen audit werd uitgevoerd
Basis voor lancering van initiatieven met partners
17
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit
• Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen
• Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie
Structurele bevindingen uit de eerste reeks organisatie-audits
bij lokale besturen
25/04/2016
Steven Van Roosbroek, manager-auditor
21
Agenda
I. Organisatie-audits: kader
II. Over de eerste reeks organisatie-audits
III. Vaststellingen
IV. Aan de slag
I. Organisatie-audits: kader
23
24
Interne controle of organisatiebeheersing Interne controle -> to control -> beheersen
Organisatiebeheersing = beter woord voor interne controle
Interne controle of organisatiebeheersing op verschillende niveaus • Proces • Dienst • Organisatie
25
Interne controle / organisatiebeheersing is ... Geheel van maatregelen (beheersmaatregelen) om een redelijke zekerheid te bekomen over:
• ‘Doet de organisatie de juiste dingen’ (= effectiviteit) Bereiken van de vooropgestelde doelstellingen
• ‘Doet de organisatie die dingen juist’ (= integriteit, kwaliteit en efficiëntie)
Naleven van regelgeving en procedures Tijdige en betrouwbare financiële en beheersinformatie Efficiënte inzet van middelen Bescherming van activa Voorkomen van fraude
Art. 99 Gemeentedecreet / Art. 98 OCMW-decreet
26
Verantwoordelijkheden
Secretaris is verantwoordelijk voor interne controle / organisatiebeheersing, in overleg met het managementteam
Raad keurt het kader om te werken aan interne controle / organisatiebeheersing goed
(College en) Raad volgen de jaarlijkse rapportering over interne controle / organisatiebeheersing op
27
Model Leidraad Organisatiebeheersing
II. Over de eerste reeks organisatie-audits
29
Voornamelijk BBC-piloten
Voorkeur Gemeente en OCMW samen
Geauditeerde besturen
Geauditeerden Auditrapporten
Gemeentebesturen 24 24
AGB’s 10
OCMW-besturen 20 20
Totaal 54 44
30
Beperkingen organisatie-audits
Enkel management- en ondersteunende processen
Breed -> minder diep
Randvoorwaarden om te komen tot effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie
31
Goede praktijken
Tijdens audits gedetecteerd
Procedure binnen Audit Vlaanderen doorlopen
Inspiratie voor besturen om aan de slag te gaan
III. Vaststellingen
1. Systematisch werken aan interne controle / organisatiebeheersing kan beter
34
Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd kader voor interne controle / organisatiebeheersing
35
Het aantal organisaties waarin de secretaris jaarlijks aan de raad rapporteert over de organisatie en werking van de interne controle / organisatiebeheersing
2. Er moet extra worden ingezet op doelgericht werken en de opvolging ervan
37
Een lokaal bestuur dat degelijk uitgewerkte
doelstellingen over nieuw beleid heeft, is
goed bezig. Doelstellingen over weerkerende
dienstverlening en interne werking opmaken
zou ons te ver leiden.
WAAR of NIET WAAR?
38
Referentiekader
Filosofie achter BBC • Bepaal als organisatie waar je naartoe wil • Wijs daar de nodige middelen aan toe • Volg het geheel op
De doelstellingen omvatten idealiter 3 onderdelen: • Het nieuw beleid • De weerkerende taken • De interne werking
Doelstellingen en monitoring (zitten we op koers?): • 2 zijden van dezelfde medaille
39
Vaststellingen over doelstellingen en monitoring Positieve ontwikkeling
Toch nog sterke verbetermarge • Weerkerende taken • Interne werking • Doorvertaling van doelstellingen naar medewerkers • Onvoldoende zicht op de vraag of de doelstellingen bereikt
worden
40
Het aantal organisaties met een aanbeveling over het doelstellingenkader
41
Het aantal organisaties met een aanbeveling over de opvolging
3. Er is nog werk aan de aansturing door het managementteam en de evaluatie van de medewerkers
43
Vaststellingen over het managementteam en evaluatie Managementteam relatief succesvolle innovatie
Evalueren van medewerkers gebeurt onvoldoende
Evalueren van decretale graden gebeurt ruimschoots onvoldoende
Mogelijk gevolg: voorbeeldfunctie, problemen blijven etteren
44
Vergaderfrequentie van het managementteam
45
Het aantal organisaties waarin de decretale graden geëvalueerd worden
4. De aanpak van de samenwerking tussen gemeentebestuur en OCMW-bestuur kan het best meer projectmatig
47
De beste manier van integratie tussen een
gemeentebestuur en OCMW is het organisch
laten groeien nadat zich een opportuniteit
voordeed.
WAAR of NIET WAAR?
48
Samenwerking gemeente - OCMW
Beleidsintenties op Vlaams niveau
Trend in de richting van meer samenwerking
Grote verschillen tussen besturen
49
Het aantal gemeente en OCMW-besturen dat een medewerker/dienst deelt
50
Samenwerking gemeente - OCMW
Aanpak onvoldoende projectmatig, ondanks lokale beleidsintenties • Welke diensten gaan samenwerken? • Wie is verantwoordelijk? • Welke timing? • Wat zijn de tussenstappen?
-> Mogelijk gevolg: efficiëntiewinsten gaan verloren, onzekerheid bij medewerkers
Goede praktijk gemeente en OCMW Drogenbos
5. De filosofie van de organieke decreten en andere regelgeving is onvoldoende geïmplementeerd
52
Regelgeving
Geen compliance audit!
Kloof wettelijke en werkelijke land • Aanwezigheid van instrumenten • Filosofie van de regelgeving
53
Een lokaal bestuur dat alle regelgeving
naleeft, bestaat niet.
WAAR of NIET WAAR?
54
Het aantal organisaties dat beschikt over een door de raad goedgekeurd reglement voor klachtenbehandeling
55
Het aantal organisaties per aantal geregistreerde klachten (weergegeven in intervallen)
IV. Aan de slag
57
Wat kan uw lokaal bestuur doen? Zelfevaluatie met de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen of een ander kader (CAF, VVSG-model …)
Zorgen voor een degelijke rapportering over interne controle / organisatiebeheersing aan de raad
58
Tips voor de rapportage over interne controle aan de raad Overzicht van • Sterke punten • Verbeterpunten • Punten waarop actie wordt ondernomen
Duidelijk antwoord op ‘wie, wat, wanneer’
Interne controle / organisatiebeheersing is meer dan louter processen!
Modellen zijn beschikbaar
59
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen
• Pauze
• Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze
• Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies
• Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting • Receptie
Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
25/04/2016
Jo Fransen, manager-auditor
64
Agenda
I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
II. Bevindingen t.a.v. de gemeentebesturen
III. Bevindingen t.a.v. andere instanties
IV. Aan de slag
I. Over de thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies
66
Het thema ‘gemeentelijke belastingen en retributies’
67
Auditdoelstelling
In welke mate beschikken de betrokken gemeentebesturen over de nodige beheersmaatregelen om de gemeentelijke belastingen en retributies op een efficiënte en integere manier correct en volledig te innen en hierbij alle burgers gelijkwaardig te behandelen?
Hoe worden de voorziene beheersmaatregelen in de praktijk toegepast?
68
Methodiek
II. Bevindingen t.a.v. de gemeentebesturen
1. Een evaluatie van de reglementen en procedures is noodzakelijk
71
Vaststellingen m.b.t. evaluatie
Meeste besturen hebben duidelijk zicht op hun belastingen en retributies en maken de reglementen duidelijk bekend.
Weinig besturen evalueren reglementen en processen periodiek en grondig
Vaak geen duidelijke, te beperkte of onvolledige rapportering
2. Procedures om belastingplichtigen en -grondslagen te detecteren, kunnen geoptimaliseerd worden
73
Vaststellingen m.b.t. belastingen op leegstand, tweede verblijven en onbebouwde gronden Ontbreken van een duidelijke, sluitende detectiemethodiek
Ontbreken van (uitwisseling van) gegevens
Weinig controle op correcte toepassing detectiemethodiek
74
Vaststellingen m.b.t. belasting op drijfkracht Moeilijkheden om vast te stellen welke bedrijven zich op het grondgebied van de gemeente bevinden
Gebrek aan controle op correctheid van aangiftes
3. Nood aan een werkwijze die verzekert dat een afgeleverd product/dienst resulteert in een betaling
76
Vaststellingen m.b.t. facturen en contante inningen Grote verschillen in controle op de basisgegevens • Voorraadbeheer huisvuilzakken • Registratiesysteem lokalenverhuur
Veelal geen controle op de facturen zelf • Niet steeds functiescheiding • Vaak geen onafhankelijke controle
Vaak geen sluitend kasbeheer: • Beperkt tot vergelijking kasinhoud met kassasysteem, geen
controle of overeenstemt met effectief verleende prestaties • Diverse overige bemerkingen
4. Er moet extra ingezet worden op het regelmatig opvolgen van de openstaande vorderingen
78
Vaststellingen m.b.t. debiteuren-opvolging Veelal ontbreekt een systematische, gestructureerde opvolging • Softwareproblemen n.a.v. BBC • Gebrek aan duidelijke interne regels of gebrekkige toepassing
ervan • Gebrek aan maatregelen om continuïteit te waarborgen • Geen automatische initiëring
III. Bevindingen t.a.v. andere instanties
80
Vaststellingen
De uitwisseling van gegevens verloopt niet evident: • Correctheid en actualiteit kadastrale legger en (verrijkte)
kruispuntbank van ondernemingen • Afstemming tussen databanken • Informatie netbeheerders en nutsbedrijven
Overzichten uit applicaties administratieve documenten zijn niet eenvoudig raadpleegbaar
Spanningsveld tussen regelgeving en praktijk
81
Vaststellingen
De gebruikte softwaresystemen vertonen tekorten
Gebrek aan communicatie tussen verschillende softwaresystemen
82
Aanbevelingen
Aan de Vlaamse overheid en de koepelverenigingen
Aan de softwareleveranciers
IV. Aan de slag
84
Hoe is het met de gemeentelijke belastingen en retributies in uw bestuur gesteld? Zelfevaluatie uitvoeren op basis van het controleprogramma dat Audit Vlaanderen ter beschikking stelt met : • Controledoelstellingen • Mogelijke risico’s • Mogelijke beheersmaatregelen
Goede praktijken
85
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies
• Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen
• Afsluiting • Receptie
De detectie-audits bij de OCMW-besturen
25/04/2016
Wim De Naeyer, manager-auditor
89
Agenda
I. Over de detectie-audits
II. Verbeterpunten
III. Getuigenissen over de audit
I. Over de detectie-audits
91
Aanleiding
Fraude bij OCMW Wervik
Oorzaak? • de mogelijkheden tot functiescheiding en de functionaliteit
“begunstigdenbeheer” niet benut in gehanteerde financiële software
Verder onderzoek door Audit Vlaanderen • risico om op gelijkaardige wijze te frauderen ook mogelijk bij
andere OCMW-besturen
Mail aan alle OCMW-secretarissen op 27 februari 2014
92
Geauditeerd proces: uitbetaling steun
93
Geauditeerde OCMW-besturen
Selectie op basis van: • Softwareleverancier • Geografische spreiding • Schaalgrootte
94
Methodiek detectie-audits
Financiële procedures die plaatsvinden op initiatief van de sociale dienst en afgehandeld worden op de boekhouding van het OCMW-bestuur
Datamining naar ongebruikelijke, afwijkende of merkwaardige patronen in gegevens van de sociale en financiële dienst, aangeleverd door 3 softwareleveranciers
Onderzoek van dossiers, op basis van de door datamining aangeleverde betalingsgegevens
II. Verbeterpunten
96
Verbeterpunten: basisschema
1. Uitbouw van functiescheiding in de administratieve processen van zowel de sociale als de financiële dienst
98
Nastreven van optimale functiescheiding in de betalingsprocessen
Nastreven van optimale functiescheiding bij de toekenning van autorisaties in de softwaretoepassingen
Voorzien in een back-up bij elke functie
-> om het risico op misbruiken in het betalingsproces te beperken
2. Creëren van een unieke autorisatie voor de aanmaak of wijziging van begunstigdengegevens
100
-> om het risico op misbruik in het betalingsproces te beperken
-> om het wijzigen van begunstigden- rekeningnummers te beperken en de aanmaak van frauduleuze betalingen tegen te gaan
3. Systematisch bijhouden van stavingsstukken die aantonen dat het gebruikte begunstigdenrekening-nummer in het betalings-proces aan de cliënt toebehoort
102
Nemen van een kopie van de betrokken bankkaart
Bijhouden van officiële brieven van derden
Vragen van ondertekende verklaring van de cliënt
-> om het risico te beperken dat een steunmaatregel gestort wordt op een rekeningnummer dat niet aan een cliënt toebehoort
4. Uitvoeren van betalingen op basis van originele facturen en stavingsstukken
104
Bewaren van originele documenten bij de boekhouddienst van het OCMW-bestuur
-> om het risico op dubbele en niet- correcte betalingen te verkleinen
105
Verbeterpunten: overzicht
III. Getuigenissen over de audit
OCMW Wervik
Studienamiddag Audit Vlaanderen 21 maart 2016 Oostkamp
Goede samenwerking
Twee voor de prijs van één
Forensische audit Onderzoek naar de fraude
Organisatie-audit Onderzoek naar de beheersinstrumenten van de organisatie
Aanbevelingen
Functiescheiding in de kritieke bedrijfsprocessen
Aanbevelingen ICT
Beter gebruik van de software pakketten Software die functiescheiding toelaat Digitaal opslaan facturen
Aanbevelingen financieel
Checklist in sociale dienst of alle voorwaarden voor betaling zijn vervuld Leveranciers- en klantenbestand: beter begunstigdenbeheer Alleen met originele facturen betalen Steekproeven bij betalingen Raamcontracten opvolgen
Aanbevelingen verbeterplannen en wet op de overheidsopdrachten
Betere opvolging verbeterplannen Wet op de overheidsopdrachten verder goed toepassen
Aanbevelingen personeel
Controle personeelsdossiers (1 fout) Regelmatig nazicht uitbetaling premies en toelagen Actualiseren rechtspositieregeling (premies)
Aanbevelingen bestellingen en voorraadbeheer
Aanbevelingen interne controle
Oprichten interne controle cel Verbeteracties Samenwerking met afdelingshoofden en managementteam Rapportering
Goed gevoel
Aanbevelingen externe audit ook intern reeds als werkpunten besproken Goede basis om te verbeteren
Interne Controle Cel
Interne controle cel
Interne controle cel
Interne controle cel
Interne controle cel
Interne controle cel
127
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen
• Afsluiting
• Receptie
En verder …
25/04/2016
Eddy Guilliams, administrateur-generaal
Audits en globale rapporten
132
Uitgevoerde audits bij de lokale besturen
2014 2015
Organisatie-audits 15 26
Thema-audits 0 20
Detectie-audits 2 14
Forensische audits 2 4
Totaal 19 64
133
Waarom globale rapporten?
Versterken van interne controle / organisatiebeheersing
Ook waar geen audit werd uitgevoerd
Basis voor lancering van initiatieven met partners
134
Workshops i.s.m. bestuursscholen
Workshop monitoring : 23 mei 2016 Workshop gemeentelijke belastingen en retributies: 21 juni 2016
135
Vragen/bedenkingen/…
Bedankt! [email protected]
Programma
• Welkomstwoord • Inleiding • Audit Vlaanderen en het verloop van een audit • Globaal rapport eerste reeks organisatie-audits lokale besturen • Pauze • Globaal rapport thema-audit gemeentelijke belastingen en
retributies • Globaal rapport over de detectie-audits bij de OCMW-besturen • Afsluiting
• Receptie