ownership. responsibility. accountabilityvendormanagement.uemedgenta.com/document/bm_panduan... ·...

Oracle Supplier Portal

OWNERSHIP. RESPONSIBILITY. ACCOUNTABILITY

“Our Work and Business, Reimagined”

Panduan Pengguna PenjualBahagian III: Penyerahan Invois di Portal Pembekal

2


p r i v a t e & c o n f i d e n t i a l “Our Work and Business, Reimagined”

Apa yang Telah Ditukar untuk Penjual?

2

4

Semua profil penjual mesti didaftarkan dan

diluluskan dalam Portal Pembekal Oracle

1

5

Penjual perlu menggunakan Portal

Pembekal Oracle untuk menjalankan urus

niaga / perniagaan dengan UEM Edgenta

Prestasi/kelayakan penjual akan dinilai

dalam Portal Pembekal Oracle. Penjual akan

dinilai menggunakan kriteria, pemarkahan

dan pemberat terpiawai

Penjual mesti menghantar permohonan sebut

harga (RFQ) / gerak balas tender / invois

dalam Oracle. Proses penilaian / pemarkahan

dan pemberian tender akan dilakukan melalui

Oracle

3Penjual diminta untuk menggunakan Portal

Pembekal Oracle untuk semua komunikasi

dengan UEM Edgenta

3



Istilah Baru Digunakan dalam Proses Digital (Oracle)

Transaksi Dengan Standard PO

Manual Process Purchase Order (PO) Delivery Order (DO) Invoice

Oracle Purchase Order (PO) Goods Receipt Note (GRN) Invoice

Transaksi Dengan PO and LOA

Manual ProcessProses

tender

Letter of Award

(LOA)

Certificate of Completion

(CoC) / Job Sheet /

Service Report

Certificate of Payment

(CoP) ManualInvoice

Oracle Negotiation

Purchase Order

(PO) / Letter of

Award (LOA)

Work Confirmation (WC)

Penjanaan automatik

GRN menerusi sistem

& Certificate of

Payment (CoP)

Invoice

New New

NewNew New

4



Gambaran Keseluruhan Proses TransaksiP

EN

JU

AL

ED

GE

NT

A

Portal

Perkhid

matan

Oracle

Oracle

Fusion

Portal

Pembekal

Oracle

Luar

Sistem

Legend

UN

IT P

ER

OL

EH

AN

ED

GE

NT

A

BAHAGIAN I: Pendaftaran BAHAGIAN II: Tender (Negotiation) BAHAGIAN III & IV: Work Confirmation & Invois

Layari Portal

Pembekal

Oracle

Terima Terma &

Syarat

Daftar &

lampirkan

dokumen

berkaitan

Semak &

sahkan

permohonan(Unit SVM)

Tamat

PR dikeluarkan(“Preparer”)

Pengeluaran PO(Unit Pembelian)

Semak &

sahkan PO

Penghantaran

barang/

perkhidmatan

berdasarkan

PO / LOA

PO/

LOA?

Menghantar

pelawaan untuk

Negotiation(Unit Sumber)

PO

LOA

Hantar respon

Negotiation

Lulus?

YA TIDAK

Semakan &

penyerahan

LOA(Unit Sumber)

Semak &

sahkan PO +

LOA

PO /

LOA?

Penjanaan Work

Confirmation

(WC)

Pengesahan

WC untuk LOA(Unit Bisnes)

Pelaksanaan

GRN untuk PO(Pemohon /

Penyedia)

Pengesahan &

kelulusan WC(Unit Kontrak)

Penghantaran

invois

Pengesahan

dokumen &

pembayaran(Unit Kewangan)

PO

LOA

Tamat

Proses

Keputusan

Mula

Tamat

GRN dijana

secara

automatik

Penjanaan CoP

1

3

1

Topik di

dek ini

http://vendormanagement.uemedgenta.com/Default.aspx

5



Sekilas Portal Pembekal Dan Perkhidmatan…

Fungsi Oracle Portal Pembekal Oracle Portal Perkhidmatan Oracle

PenggunaSemua penjual (termasuk yang sudah

mempunyai kontrak bersama Edgenta)

Terhad kepada penjual yang sudah

mempunyai kontrak bersama Edgenta

samaada LOA dengan bayaran

berdasarkan tahap pencapaian atau

bayaran tetap

Tujuan

Portal yang membolehkan penjual

mendaftar, mengambil bahagian dalam

rundingan, mengesahkan PO & LOA,

menghantar invois dan melihat status

pembayaran.

Portal untuk memproses pembayaran

berdasarkan tahap pencapaian dan

pembayaran tetap dengan bukti

penghantaran barang/perkhidmatanRujuk ciri system di bawah

Ciri

• Pendaftaran Penjual

• Kemaskini Profil Penjual

• Penilaian Prestasi Penjual

• Penyertaan dalam Rundingan

• Pengesahan PO dan LOA

• Penghantaran dan Semak Invois

• Penyemakan Pembayaran

• Mengirim & mengesahkan Work

Confirmation berdasarkan tahap

pencapaian atau BOQ

• Certificate of Payment akan

dikeluarkan setelah mendapat

pengesahan kerja

• Invois akan dikeluarkan berdasarkan

perakuan pembayaran

• Menghantar permohonan Retention

Release berdasarkan invois

6



Isi Kandungan

1 Melihat Status Purchase Order (PO)

2 Penyerahan Invois di Portal Pembekal

3 Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal

4 Mengedit Invois di Portal Pembekal

7



Isi Kandungan





8



1. Melihat Status Purchase Order (PO)

1.1 Log masuk dengan

nama pengguna dan kata

laluan

Layari: https://enpf.login.ap1.oraclecloud.com

9




1.2 Di laman utana, klik

“Supplier Portal”

10




1.3 Di bahagian “Orders”, klik

pada “Manage Orders” untuk

melihat Purchase Order (PO)

11




1.4 Masukkan maklumat untuk

mencari Purchase Order (PO)

tertentu

1.5 Klik “Search”

Nota: Lihat pada

bahagian “Status”

untuk status PO

12



No Status Penerangan Status Tindakan Penjual

1 Closed

PO ditutup dan GRN dikeluarkan oleh pemohon PR.

Invois telah diluluskan dari pihak akaun dan menunggu

pembayaran.

Menunggu bayaran masuk

2Closed for

Receiving

i) PO ditutup dan GRN dikeluarkan oleh pemohon

PR. PO menunggu penghantaran invois

ATAU

i) PO ditutup dan GRN dikeluarkan oleh pemohon

PR. Invois sudah dihantar oleh penjual tetapi

menunggu kelulusan dari Unit Account Payable

Untuk (i), hantar invois

Untuk (ii), lakukan susulan dengan Unit

Account Payable JIKA tarikh sudah

melebihi terma pembayaran

3 Open

PO belum ditutup atau sebahagian GRN telah

dikeluarkan oleh pemohon PR.

Lihat maklumat PO untuk memeriksa GRN

dan menghantar invois berdasarkan GRN

(jika ada). Jika barang / perkhidmatan

sudah diserahkan tetapi tiada GRN

diterima, penjual perlu menyusul dengan

pemohon PR

Senarai Status Purchase Order


13




1.6 Untuk memeriksa maklumat PO, klik

pada pautan “Purchase Order Number”

14




1.7 Klik “View Details” untuk

melihat maklumat resit dan

pulangan

15




Nota: Rujuk ruangan

“Received” untuk melihat

jumlah GRN oleh pemohon

16



Isi Kandungan





17



2. Penyerahan Invois di Portal Pembekal

2.1 Klik “Supplier Portal”

18



2.2 Di bahagian “Invoices

and Payments”, klik

“Create Invoice”


19



2.3 Pilih

“Identifying PO”


2.4 Pilih akaun bank2.5 Masukkan nombor invois

di bahagian “Number”

2.6 Pilih tarikh invois

2.7 Klik “+” untuk

melampirkan invois dan

dokumen lain yang

berkaitan

20




2.8 Untuk memuat naik

dokumen, klik “Browse”

2.9 Masukkan tajuk di ruangan

“Title” dan penerangan di

ruangan “Description”

2.10 Klik “OK”

Nota: Pastikan semua maklumat

seperti nombor invois, tarikh dan

jumlah pada lampiran sepadan dan

tepat dengan maklumat yang sudah

dimasukkan ke dalam sistem

21



2.11 Di bahagian “Lines”, klik pada “Select

and Add” untuk penambahan PO


Nota: Maklumat tepat dari invois ke

Purchase Order (PO) adalah sangat

penting bagi memastikan kelancaran

proses pembayaran

22




2.12 Pilih “Purchase

Order” yang berkaitan


2.15 Klik “Apply”

2.14 Klik pada baris item

Purchase Order (PO) yang

berkaitan. Jika terdapat lebih

dari satu PO yang tersenarai,

pilih baris yang berkaitan

dengan invois

Nota: Jika tiada baris item yang

muncul, ini bermakna pemohon PR

masih belum menjanakan GRN

2.16 Klik “OK”

23




2.17 Semak dan sahkan jumlah /

bilangan invois di ruangan

“Amount” atau “Quantity”

Nota: Edit jumlah / bilangan mengikut

invois anda. Jumlah / bilangan invois

yang ditetapkan boleh kurang dari GRN

2.18 Pilih “Tax

Classification” yang

tepat

Nota: Pastikan “Tax

Classification” sepadan dengan

maklumat cukai di dalam PO

(cth: SST 6%)

2.19 Sekiranya ada cukai, pilih

“Tax Classification” dan klik

“Actions” dan pilih “Calculate

Tax” untuk kiraan cukai dalam

invois

24




2.20 Klik “Save”2.21 Untuk

penyerahan invois,

klik “Submit”

25




2.23 Klik “Printable page” jika

ingin memuat turun salinan invois

sebagai rujukan

2.25 Klik “Done”

jika selesai

2.22 Klik “OK” untuk menutup

kotak pemberitahuan

2.24 Klik “Create

Another” untuk

menghantar invois lain

26




KUNCI UTAMA

▪ Invois hanya BOLEH dijana jika penjual menerima GRN dari Purchase Order (PO) yang sepadan

▪ Jika penjual menghantar lebih dari satu Purchase Order (PO), ianya boleh disatukan di dalam satu invois

27



Isi Kandungan





28



3. Penyemakan Invois dan Bayaran di Portal Pembekal


29




and Payments”, klik “View

Invoices”


30





3.3 Pilih

“Supplier”

Nota: Lihat di bahagian ini

untuk status invois.

Nota: Jika bayaran sudah

dibuat “Payment Number”

akan kelihatan disini

31



No Status Penerangan Status Tindakan Penjual

1 IncompleteInvois masih di dalam mod draf dan belum diserah

kepada Unit Account Payable

Selesaikan proses penjanaan invois dan

serahkan di dalam sistem

2 On Hold

Invois sudah diserahkan ke Unit Account Payable tetapi

belum diluluskan disebabkan isu berkaitan maklumat

invois (cth: perincian invois tidak sama dengan

lampiran)

Buat susulan dengan Unit Account Payable

untuk tindakan selanjutnya

3 In ProcessInvois sudah diserahkan ke Unit Account Payable dan

masih dalam proses penyemakan oleh pihak pembeli

Menunggu kelulusan

4 Cancelled

i) Invois sudah diserahkan tetapi ditolak oleh Unit

Account Payable selepas disemak

ATAU

ii) Invois sudah diserahkan ke Unit Account Payable

tetapi ditarik balik oleh penjual

Untuk (i) dan (ii), penjuall perlu menjana

dan menhantar invois yang baru dengan

maklumat tepatNota: Nombor invois mestilah unik untuk

dikenal pasti.

5 Approved

Invois sudah diserahkan dan diluluskan oleh Unit

Account PayableNota: Status yang sudah diluluskan boleh dibatalkan jika

terdapat isu berkaitan yang timbul

Menunggu pembayaran. Sekiranya

pembayaran masih belum dibuat melebihi

terma pembayaran, sila hubungi Unit

Account Payable

Senarai Status Invois


32



Isi Kandungan





33



4. Mengedit Invois di Portal Pembekal


34




and Payments”, klik “View

Invoices”


35





4.3 Pilih

“Supplier”

4.5 Klik pautan

“Invoice Number”

Nota: Anda boleh mengedit

invois jika status

“Incomplete”

36




4.7 Jika ingin mengubah maklumat

“Quantity” atau “Amount”, klik pada

baris item berkaitan dan klik “Cancel

Line”

4.6 Untuk mengedit baris item

yang sedia ada, edit di

ruangan yang sepatutnya

4.8 Untuk menambah baris

“Purchase Order”, klik “Select

and Add”

37




4.9 Pilih “Purchase

Order” yang berkaitan


4.12 Klik “Apply”

4.11 Klik baris item PO yang

dikehendaki. Jika baris PO lebih

dari satu, pilih baris yang

berkaitan dengan invois penjual

Nota: Jika tiada baris yang muncul,

ini bermakna pemohon PR masih

belum menjanakan GRN

4.13 Klik “OK”

38




4.14 Klik “Save” 4.15 Untuk

menyerahkan

perubahan klik

“Submit”

39



Sokongan Edgenta

Isu Jabatan Unit Pegawai

1. Pendaftaran di portal

pembekal

2. Log masuk / Kata kunci

3. Mengemaskini profil

Perolehan

Pengurusan Vendor

Strategik (Strategic

Vendor Management)

• E-mel Kongsian:

[email protected]

1. Negotiation (RFT / RFQ / RFI)

2. Award (Pemberian tender)

Pengurusan Kategori

(Category

Management) /

Sumber (Sourcing

Admin)

• E-mel Kongsian:

[email protected]

• E-mel Kongsian:

[email protected]

1. Purchase Order (PO) Pembelian (Purchasing

Admin)

• E-mel Kongsian:

[email protected]

1. Kontrak Kontrak (Contract

Admin)

• E-mel Kongsian:

[email protected]

1. Invois

2. PembayaranKewangan Account Payable

• Noor Akalili Abdul Muni:

[email protected]

Sila hubungi pegawai yang disebutkan jika mempunyai sebarang pertanyaan


“Our Work and Business,

Reimagined”

Disclaimer: This material has been prepared by UEM Group Berhad (UEM) solely for informational purposes

for the exclusive use of the party to whom UEM delivers this presentation. Any statements and estimates

are accurate only as at the date of the material. This material has been prepared on a confidential basis

solely for the use and benefit of UEM. This material must not be copied, reproduced, distributed or passed

to others at any time, in whole or in part, without the prior written consent of UEM.

ownership. responsibility. accountabilityvendormanagement.uemedgenta.com/document/bm_panduan... ·...

Documents