PLAN DE CONTINGENCIA FACTURACION

SISTEMA INTEGRADO DE GESTION Código FI-P-004

PLAN DE CONTINGENCIA FACTURACION Versión 1

Fecha 22-11-2016

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Contenido

INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3

1. OBJETIVO ............................................................................................................................. 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................. 3

3. RESPONSABILIDADES ..................................................................................................... 3

4. DEFINICIONES .................................................................................................................... 3

5. PROCEDIMIENTO ............................................................................................................... 4

5.1 Solicitud vía Correo Electrónico: Carga Contenerizada ........................................... 4

5.2 Solicitud Presencial: Carga Contenerizada .................................................................. 4

6. FORMATOS .......................................................................................................................... 5

7. ANEXOS ................................................................................................................................ 5

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

CONTROL DE APROBACIONES

NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Elaborado

Revisado

Aprobado

Resp. del SIG

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INTRODUCCION

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En el presente documento se describe el procedimiento que se implementara en facturación

como plan de contingencia ante eventuales fallas del sistema que impidan el uso de las

herramientas virtuales de los usuarios, este le permitirá al cliente continuar con el curso

normal de sus operaciones para retiro e ingreso de carga el terminal.

1. OBJETIVO

________________________________________________________________________________

Garantizar la continuidad en el proceso de facturación ante caídas del sistema siguiendo

un proceso manual y asegurar que todo servicio prestado por la Sociedad Puerto Industrial

Aguadulce S.A., sea facturado oportunamente a líneas navieras, clientes dueños de carga

o intermediarios aduaneros de acuerdo a las políticas y tarifas establecidas.

2. ALCANCE

________________________________________________________________________________

Este procedimiento aplica para los usuarios que requieran generar facturas y para todo el

personal del área de facturación; inicia cuando las plataformas virtuales presenten fallas

que impidan el normal funcionamiento para los usuarios y termina con la emisión y entrega

de las facturas por los servicios prestados por Aguadulce,

3. RESPONSABILIDADES ________________________________________________________________________________

Facturación: Generar y entregar de forma inmediata las facturas solicitadas por el cliente.

IT: Suministrar las herramientas necesarias para cubrir la contingencia presentada,

garantizando que todos los sistemas y plataformas funcionan correctamente.

4. DEFINICIONES

________________________________________________________________________________

• FACTURA: es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación,

se relacionan y detallan los servicios prestados por Sociedad Puerto Industrial Aguadulce

S.A.,

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• TOS: Sistema operativo del terminal

5. PROCEDIMIENTO

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5.1 Solicitud vía Correo Electrónico: Carga Contenerizada

En caso de que se presenten fallas en el PORTAL, en el módulo de Facturación, los

usuarios podrán solicitar facturación de todos los servicios para carga contenerizada a

través del correo electrónico Billing@puertoaguadulce.com

5.1.1 Solicitud de Facturación: El usuario envía correo electrónico donde debe adjuntar el

FI-P-004-F01 Formato de solicitud de factura manual totalmente diligenciado, el

MBL y HBL, según el caso.

5.1.2 Recepción y revisión de adjuntos: El analista de facturación verificara los datos y

adjuntos enviados por el usuario a través del correo electrónico y procede a la

elaboración de la factura.

5.1.3 Respuesta a la solicitud: Una vez es procesada la información y generada la factura,

el analista envía copia de la misma a vuelta de correo electrónico al usuario

solicitante, con el fin de informar el número de factura generada, el valor total y la

descripción de cada concepto facturado, lo cual le permitirá adelantar el proceso de

pago para el retiro de la carga. Se estima como tiempo de entrega de la factura

original será de 48 horas contadas a partir de la emisión de la factura.

Nota: Cuando la solicitud no cumpla con los requisitos para proceder a la facturación, será

rechazada a vuelta de correo indicando los motivos por los cuales no puede ser

procesada.

5.2 Solicitud Presencial: Carga Contenerizada

En los casos en que se presenten fallas en el PORTAL, en el módulo de Facturación,

los usuarios podrán solicitar facturación de todos los servicios para carga

contenerizada de forma presencial, en las oficinas de Sociedad Puerto Industrial

Aguadulce S.A. en la dirección Calle 3 # 1A – 07, oficina 404, Edificio 2 Cosmos

Pacífico de Lunes a Viernes de 8 am - 12pm y de 1pm - 6pm y los sábados de 8 am

- 12pm.

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5.2.1 Solicitud de Facturación: El usuario se presentara ante el analista de

facturación con el FI-P-004-F01 Formato de solicitud de factura manual

totalmente diligenciado y copias del MBL y HBL, según el caso.

5.2.2 Recepción y revisión de Formato y anexos: El analista de facturación

verificara los datos y documentos anexos presentados por el usuario y

procede a la elaboración de la factura si esta cumple con todos los requisitos.

5.2.3 Entrega de factura: Una vez es procesada la información y generada la

factura, el analista entregara original y copia al usuario solicitante con el fin

de que este revise que el documento cumpla con lo solicitado, si es aceptado,

el usuario procede a firmar, sellar e indicar la fecha y hora de entrega en la

copia de la factura, la cual queda en poder del analista para su posterior

archivo. La factura original se entregara al usuario.

Nota: Cuando la solicitud no cumpla con los requisitos para proceder a la

facturación, será rechazada indicándole al usuario los motivos por los cuales no

puede ser procesada.

En caso de que se presenten fallas del TOS del terminal, las operaciones

quedaran suspendidas hasta su restauración.

6. FORMATOS ________________________________________________________________________________

FI-P-004-F01 Formato de solicitud de factura manual

7. ANEXOS

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N.A