palestra bh bpm 12/julho - bpm como alternativa para transformações organizacionais
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“Os pedidos são solicitados de forma
incorreta”
“ Não existe planejamento de
compras”
“O jurídico demora muito para aprovar”
“As compras demoram muito”
“Sempre funcionou desta forma, é melhor
se contentar”
“O sistema não funciona”
“Os pagamentos são sempre para ontem”
“O fluxo de caixa não está otimizado”
“Multas e mais multas”
“Retrabalho! são sempre os mesmos
erros”
“Não existe tempo suficiente”
“Informações disponíveis não são
suficientes”
SOLICITANTE CONTAS
A PAGARCOMPRAS JURÍDICO
Típica situação nas organizações...
FinanceiraLogísticaCompras
Bem entregue ou serviço prestado (resultado para solicitante) e pagamento
realizado (resultado para fornecedor)
Demanda do solicitante por um determinado produto ou serviço
Processo: Adquirir Bens e Serviços
Requisitar Bem ou Serviço
Comprar Bem ou Serviço
Receber Bem ou Serviço
Pagar Fornecedor
Adquirir Bens e Serviços
Área demandante
Conjunto estruturado de atividades destinadas a produzir uma saída especificada para um cliente ou mercado em particular (DAVENPORT, 1993).
Conjunto de atividades que leva a um ou mais tipos de entrada e cria uma saída que é de valor para o cliente (HAMMER; CHAMPY, 1993).
Conjunto limitado de atividades que são executadas, em resposta a um evento, a fim de gerar uma saída” (HARMON, 2010).
ENTRADAS SAÍDASDEMANDA DO CLIENTE
CLIENTE ATENDIDO
Esta visão predominante implica em um estereótipo comum sobre o resultado de um trabalho de processos...
... processos mapeados!
PESSOAS EORGANIZAÇÃO
FLUXO DE TRABALHO
TECNOLOGIA EINFRAESTRUTURA
DESEMPENHOCONTROLES
PROCESSO DE NEGÓCIO
PESSOAS EORGANIZAÇÃO
FLUXO DE TRABALHO
TECNOLOGIA EINFRAESTRUTURA
DESEMPENHOCONTROLES
PROCESSO DE NEGÓCIO
Fusões e aquisições?Contribuição durante a etapa de due dilligence para análise dos principais desafios em operações pós fusão ou aquisição. Após a concretização da fusão ou aquisição, BPM pode auxiliar na preparação de processos para migração de sistemas, mudança de estrutura organizacional, dimensionamento de funções, entre outras.
Reestruturação do processo de desenvolvimento de produtos?Este é um processo fortemente multidisciplinar com participação de praticamente todas as áreas de uma organização. A capacidade da organização orquestrar as interações entre as diversas áreas determina a velocidade com que o produto será lançado (time to market) e a qualidade que este produto será colocado no mercado.
Preparação de processos para novas regulações?Toda atividade empresarial é regulada pelo governo, por sistemas de auditoria externa e/ou pelo seu próprio cliente. Processos de negócio estão expostos a riscos que implicam em perdas, multas e punições. A preparação de processos com maior nível de compliance e com planos de contingência bem definidos são essenciais nesse contexto.
Desenvolvimento de um novo produto ou serviço ao mercado
Implantação de Sistema ERP
Fusões e Aquisições de empresas
Preparação de processos para novas regulações
Desenvolvimento de uma nova área de Inovação
Estruturação de modelo de relacionamento com o cliente – CRM
Preparação de processos para Sistema de Gestão da Qualidade baseado em certificações
Aquisição de equipamento para aumento de produtividade
Implantação de Centro de Serviços Compartilhados – CSC
Reestruturação do Desenho Organizacional
Reestruturação do processo de desenvolvimento de produtos
Implantação de ciclos de gestão de rotina nas áreas administrativas
MÉTODOS E TÉCNICAS UTILIZADOS NA SUA TRANSFORMAÇÃO ORGANIZACIONAL
MÉTODOS E TÉCNICAS DA ABORDAGEM BPM
MÉTODOS E TÉCNICAS DE OUTRAS ABORDAGENS
NOVA
LEGISLAÇÃO
SANEAMENTO
DE BASES DE
DADOS
EXPETISE NO
NEGÓCIO
PROCESSOS
GESTÃO DE
MUDANÇA
SISTEMAS DE
INFORMAÇÃO
EXEMPLO
Preparação de processos para novas regulações
EVERYDAY INNOVATION
INNOVATION PROCESS
INNOVATION SERVICE
NEW BUSINESS1 2 3 4
LUCRATIVIDADE CRESCIMENTO
201620132009
Serviços de BPM para o Escritório de Processos Framework de Gestão por Processos Business Process Transformation
PRINCÍPIOS
VISÃO PONTA A PONTA
ENTREGAS CONTÍNUAS
ORIENTAÇÃO PARA GANHOS
MÉTODO ORIENTADO AO DESAFIO
DECISÕES ORIENTADAS POR FATOS E DADOS
SOLUÇÕES EXEQUÍVEIS E PRÁTICAS
MÃO NA MASSA
ANALYTICS
DESIGN THINKING
AGILE
CHANGE MANAGEMENT
FONTES DE INSPIRAÇÃO
BPM
LEAN
SIX SIGMA
ENTENDA A
ORGANIZAÇÃO
POR PROCESSOS
CONECTE
PROCESSOS COM
A ESTRATÉGIA
DEFINA UMA
AGENDA DE
TRANSFORMAÇÃO
APURE GANHOS
GERADOS PELA
TRANSFORMAÇÃO
E ROTINA
MONITORE O
DESEMPENHO DE
PROCESSOS
ESTRUTURE O ESCRITÓRIO
DE PROCESSOS
ESTABELEÇA
DONOS DE PROCESSO
GERENCIE A ARQUITETURA
DE PROCESSOSAVALIE A TRAJETÓRIA DE EVOLUÇÃO
DA GESTÃO POR PROCESSOS
FORMAÇÃO DE TIMES DE
MUDANÇA
DEFINA AS
METAS
DETERMINE
PADRÕES
TREINE AS
PESSOAS
EXECUTE O
PROCESSO
VERIFIQUE O
DESEMPENHO
PROMOVA
INTERVENÇÕES
FLUXO DE TRABALHO
A TRANSFORMAÇÃO DO PROCESSO PROMOVE MUDANÇAS EM...
COMPARE O ATUAL
DESEMPENHO COM
PROCESSOS
BEST IN CLASS
CONTROLES PESSOAS E ORGANIZAÇÃO TECNOLOGIA E INFRAESTRUTURA DESEMPENHO
GESTÃO DA MUDANÇA
DESAFIO IMERSÃO SOLUÇÃO EXPERIMENTAÇÃO
CONFIRME O
DESAFIOGERE O 1º
IMPACTO
IMPLANTAÇÃO ESTABILIZAÇÃO
AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS
Precificar produtos e serviços
Produzir análises de mercado
Lançar novos produtos e serviços
Distribuir produtos em pontos de venda
Controlar estoque de pontos de venda
Promover ações de marketing
Gerir infraestrutura
Gerir mix de produtos e serviços
...
ESTRATÉGIA ORÇAMENTO
PROCESSOS
Como traduzir as metas dos KPIs estratégicos em desafios para os processos?
Como traduzir o orçamento (OPEX e CAPEX) para os desafios em processos?
Como traduzir para processos os desafios de aumento de receitas e redução de custos / despesas?
CADEIA DE VALOR
Determine os indicadores que irão tangibilizar o
legado deixado
Delimite os processos que serão impactados e os
limites da transformação
Analise os stakeholders que deverão ser envolvidos para o
sucesso da iniciativa
Mapeie (AS IS), analise e explore a situação atual das diferentes visões
dos processos
Identifique as questões críticas que precisam ser endereçadas
pela intervenção
Crie mensurações que evidenciem as dores dos
processos e os seus resultados
Selecione as principais dores que precisam ser atacadas para
transformar os processos
Promova workshops de ideação para identificar as
possíveis soluções
Redesenhe os processos (TO BE) a fim de estruturar uma
referência para a implantação
Determine hipóteses que precisam ser testadas antes de incorrer em altos custos
Coloque em prática protótipos para testar e aprender com os erros
Coloque em prática um piloto controlado para pré-
implantação das mudanças
Pactue atividades, prazos e responsáveis em conjunto
com as pessoas
Desbloqueie qualquer impedimento à mudança e
implemente as soluções
Controle sistematicamente o
avanço da transformação
Promova ritos periódicos de gestão para controle de
planos de ação
Mensure o desempenho dos processos por meio de
indicadores
Promova a cultura de colaboração e melhoria
contínua
Enquadre o desafio e o escopo de atuação
Mergulhe nos processos e quantifique o desafio
Teste, aprenda, gere resultados e mobilize pessoas
Faça acontecer e torne as soluções escaláveis na prática
Proponha soluções e pactue o plano de transformação
Encerre o projeto e institua ritos de gestão da rotina
DESAFIO IMERSÃO SOLUÇÃO EXPERIMENTAÇÃO
CONFIRME O DESAFIO GERE O 1º IMPACTO
IMPLANTAÇÃO ESTABILIZAÇÃO
REDUÇÃO DECUSTOS EDESPESAS
AUMENTODE CAPACIDADE EPRODUTIVIDADE
REPENSANDO A EXPERIÊNCIADO CLIENTE
IMPACTO DEREGULAÇÕES EM
OPERAÇÕES
IMPLEMENTAÇÃODE SISTEMAS
ERP
CENTRALIZAÇÃODE SERVIÇOS
(CSC)
Acreditamos que cada transformação é única e
percorre a sua própria rota.
Rotas são caminhos alternativos que levam à
um resultado desejado. Podemos buscar
atalhos ou atravessar o caminho mais longo.
São escolhas.
Ao conceber uma transformação é
fundamental uma reflexão sobre qual será a
rota traçada. Será um projeto com foco em
custos? Ou vamos endereçar mais esforços em
entender a cabeça do cliente? Focar “em
tudo” provavelmente não te levará muito
longe. Novamente: é preciso fazer escolhas.
Após conduzir centenas de transformações
nas organizações brasileiras, encaramos como
relevante a concepção de um método de
transformação de processos. Ele será
apresentado na próxima página.
Entretanto, acreditamos que ele é um ponto
de partida para que você monte a sua própria
rota.
ESTRUTURAÇÃO DE OPERAÇÕES DE
NOVOS NEGÓCIOS
AUTOMAÇÃO DE PROCESSOSCOM BPMS
PREPARAÇÃO DE OPERAÇÕES PÓS
FUSÕES E AQUISIÇÕES
MONTE AQUIA SUA
PRÓPRIA ROTA
Vantagens Vantagenso Maior facilidade de Controle e Gestãoo Envolve menos choques políticoso Decisões tomadas mais rapidamente
o Melhorias de baixo valor agregado ao clienteo Aumento de duplicação de esforço o Menor visibilidade de problemas crônicos advindos das interfaces
o Melhorias de alto valor agregado ao clienteo Redução de duplicação de esforço o Maior visibilidade de problemas crônicos advindos das interfaces
o Menor facilidade de Controle e Gestãoo Envolve mais choques políticoso Decisões tomadas mais lentamente
Desvantagens Desvantagens
Funcional Ponta a PontaProcessos distintos, demandam abordagens de rotina distintas!
GESTÃO DA ROTINA NO PROCESSO “AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS”Gerir o processo DA necessidade de compra identificada ATÉ o produto ou serviço ser entregue e pago.
GESTÃO DA ROTINA NA ÁREA DE “COMPRAS”Gerir o processo DA solicitação de compras recebida ATÉ a negociação efetuada.
Escritório de
ProcessosEscritório de
Projetos
Escritório de
Estratégia
Escritório de
Mudança
Escritório de
Inovação
...Áreas de apoio à gestão
comuns das organizações
DESAFIO: Como tornar as áreas de
gestão à serviço do negócio?
As áreas de apoio à gestão precisam se unir em
prol de um único propósito:
a transformação e o alcance de resultados práticos para o negócio.
O pensamento da área de negócio que precisamos evitar:
ALTA ADMINISTRAÇÃO
RESTANTE DA ORGANIZAÇÃO
As áreas de gestão não geram resultados concretos para o
negócio.
As ferramentas que eles propõem tornam o meu dia a
dia mais burocrático.
Como ampliar a capacidade da
organização em gerar resultados
a partir de BPM?
O que não funcionou este ano?
Quais sãos as ações práticas que
preciso dar prioridade no próximo
ano?
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