panduan audit internal_smk

PANDUAN AUDIT INTERNAL

NO ASPEK AUDIT TEMUAN SOLUSITahapan pelaksanaan standar prosedur operasional.

1. Apakah kegiatan sudah dilaksanakan ?

2. Apakah kegiatan yang dilakukan sudah mengacu pada standar prosedur operasional ?

3. Apakah SPO sudah dilaksanakan secara runtut dari setiap tahapan ?

4. Apakah ada perubahan SPO ?

Hambatan-hambatan setiap tahapan pelaksanaan standar prosedur operasional.

1. Apakah setiap tahapan SPO yang dilaksanakan mengalami kesulitan?

2. Kalau ada apa penyebabnya ?

3. Apakah ada tahapan yang tidak bisa dilaksanakan ?

4. Kalau ada apa penyebabnya ?

Dokumentasi setiap tahapan pelaksanaan standar prosedur operasional.

1. Apakah setiap tahapan pelaksanaan SPO ada dokumennya ?

2. Apakah dokumen yang ada sesuai dengan kegiatan

dalam SPO ?

3. Apakah dokumen yang ada terdokumentasi dengan baik ?

4. Apakah dokumen yang ada menggambarkan keseluruhan kegiatan secara utuh sesuai dengan SPO ?

Unit Kerja : ………………………………………………………

Auditee : ………………………………………………………

Auditor : ………………………………………………………

Waktu Pelaksanaan : ………………………………………………………

No Klausul Aspek yang di audit Hasil Audit Status Evaluasi

Ya Tidak

1 4.2.1. Umum

1. Sasaran Mutu

2. Prosedur Operasional Standar

3. Instruksi Kerja

4.2.2. Pedoman mutu

1. Lingkup sistem manajemen mutu

2. Uraian dan interaksi proses-proses sistem

4.2.3. Pengendalian dokumen

1. Daftar dokumen2. Revisi dokumen

4.2.4. Pengendalian rekaman

1. Daftar rekaman2. Penyimpanan rekaman

5.5.3. Komunikasi internal

1. Jadwal kegiatan rapat internal

2. Notulen rapat internal

3. Keputusan rapat

6.1. Penyediaan sumber daya

1. Inventaris sumber daya yang dimiliki (SDM, bangunan, lahan, peralatan praktek, mebueler dan lain-lain yang

mendukung PBM secara langsung atau tidak langsung).

2. Masukan pelanggan (siswa, orang tua, industri) tentang sumber daya yang dimiliki.

6.2. Sumber daya manusia

6.2.2. Kemampuan, kesadaran dan pelatihan

1. Persyaratan kompetensi yang dimilki oleh guru, laboran, teknisi, dan tenaga kependidikan.

2. Analisa kesesuaian terhadap kompetensi atau kemampuan yang dipersyaratkan.

3. Pelatihan-pelatihan atau tindakan lain untuk memenuhi persyaratan kompetensi.

4. Evaluasi terhadap tindakan untuk memenuhi persyaratan kompetensi.

5. Angket tentang kesadaran akan relevansi dan pentingnya kegiatan dan bagaimana sumbangan bagi pencapaian sasaran mutu.

6. Buktu-bukti (rekaman) kesesuaian dari pendidikan, pelatihan, keterampilan dan pengalaman terhadap persyaratan kompetensi.

6.3. Prasarana

1. Program perbaikan, pemeliharaan dan penyediaan prasarana (gedung, ruang kerja, kelengkapan terkait, peralatan proses, jasa pendukung).

2. Pelaksanaan perbaikan, pemeliharaan dan penyediaan prasarana.

3. Analisa terhadap prioritas perbaikan, pemeliharaan dan penyediaan untuk mendukung proses KBM.

4. Masukan pelanggan terhadap prasarana yang ada.

5. Analisa terhdap masukan pelanggan dan tindakan koreksi atau pencegahan yang dilakukan.

6. Rekaman-rekaman lain yang terkait.

6.4. Lingkungan kerja

1. Program pemeliharaan, perbaikan dan penyediaan lingkungan kerja untuk mendukung proses KBM.

2. Masukan pelanggan dan tindakan koreksi atau pencegahan yang dilakukan.

3. Bila salah satu dari pemeliharaan

lingkungan kerja di Out Sourchingkan, maka harus terdapat MOU dalam pelaksanaannya.

7.3.1. Perencanaan perancangan dan pengembangan

7.3.7. Pengendalian perubahan perancangan dan pengembangan

7.4.1. Proses pembelian (barang dan/atau jasa).

7.4.2. Informasi produk yang dibeli (barang dan/atau jasa).

7.4.3. Verifikasi produk yang dibeli (barang dan/atau jasa).

Check List Audit Internal

Unit Kerja : Wakil Kepala Sekolah Bidang Hubungan Kerja Sama dan Industri

Tanggal Audit : ................................................

Auditee : ................................................

Auditor : ................................................

4.2.1. Umum

4. Sasaran Mutu5. Prosedur Operasional Standar

6. Instruksi Kerja

4.2.2. Pedoman mutu

3. Lingkup sistem manajemen mutu4. Uraian dan interaksi proses-proses sistem






4. Jadwal kegiatan rapat internal5. Notulen rapat internal

6. Keputusan rapat

7.2.3. Komunikasi pelanggan

1. Media bagi pelanggan (siswa, orang tua dan industri) untuk menyampaikan keluhan, masukan.

2. Analisa terhadap masukan dan keluhan pelanggan.

3. Tindak lajut dari hasil analisa masukan dan keluhan pelanggan

7.3.1. Perancanaan perancangan dan pengembangan

1. Program berkaitan dengan pengembangan HKI2. Bukti pelaksanaan dari kegiatan HKI

7.3.2. Masukan perancangan dan pengembangan

Masukan (peraturan perundang-undangan dan peraturan terkait lainnya) yang digunakan sebagai acuan penyusunan program HKI.

7.3.3. Keluaran perancangan dan pengembangan

Produk dari perancangan dan pengembangan HKI ( misalnya :MOU dengan institusi pasangan dan yang lain sejenis).

7.3.4. Tinjauan perancangan dan pengembangan

Analisa terhadap program HKI.


7.5.1. Pengendalian produk dan penyediaan jasa

7.6. Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran

Rekaman monitoring praktek kerja industri, magang, bekerja dan lain yang sejenis.

8.2.1. Kepuasan pelanggan

Pengukuran terhadap kepuasan pelanggan (siswa) terhadap institusi pasangan.

8.3. Pengendalian produk tidak sesuai

1. Penanganan siswa bermasalah (pelanggaran terhadap tata tertib industri, norma masyarakat, norma agama, dan aturan-aturan hukum yang berlaku).

2. Prosedur atau instruksi kerja yang mengatur penanganan siswa bermasalah.

8.5.1. Perbaikan berlanjut

8.5.2. Tindakan koreksi

8.5.3. Tindakan pencegahan

Catatan :

4. Check List ini merupakan pedoman minimal bagi auditor untuk melakukan audit internal5. Jika dalam kegiatan audit ditemukan ketidaksesuaian, maka auditor dapat meminta

auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan.

6. Auditor dapat mengembangkan pertanyaan dengan syarat tetap mengacu pada standar ISO 9001:2000.


Unit Kerja : Tata Usaha

Tanggal Audit : ................................................

Auditee : ................................................

Auditor : ................................................

4.2.1. Umum


9. Instruksi Kerja

4.2.2. Pedoman mutu








9. Keputusan rapat

6.2.1. Umum

6.2.2. Kemampuan, kesadaran dan pelatihan

6.3. Prasarana

6.4. Lingkungan Kerja


4. Media bagi pelanggan (guru, teknisi, laboran dan pegawai) untuk menyampaikan keluhan dan masukan.

5. Analisa terhadap masukan dan keluhan pelanggan.






8.2.2. Pemantauan dan pengukuran

8.2.3. Pemantauan dan pengukuran produk


8.5.1. Perbaikan berkelanjutan



Catatan :

7. Check List ini merupakan pedoman minimal bagi auditor untuk melakukan audit internal.8. Jika dalam kegiatan audit ditemukan ketidaksesuaian, maka auditor dapat meminta

auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan.

Auditor dapat mengembangkan pertanyaan dengan syarat tetap mengacu pada standar ISO 9001:2000.


Unit Kerja : Wakil Kepala Sekolah Bidang Pembinaan Kesiswaan

Tanggal Audit : ................................................

Auditee : ................................................

Auditor : ................................................

4.2.1. Umum


12. Instruksi Kerja

4.2.2. Pedoman mutu








12. Keputusan rapat


7. Media bagi pelanggan (siswa, orang tua) untuk menyampaikan keluhan, masukan.8. Analisa terhadap masukan dan keluhan pelanggan.



3. Program berkaitan dengan pengembangan pembinaan kesiswaan (OSIS, Pramuka, Ekstrakurikuler dan kegiatan lain yang sesuai).

4. Bukti pelaksanaan dari kegiatan pembinaan kesiswaan


Masukan (peraturan perundang-undangan dan peraturan terkait lainnya) yang digunakan sebagai acuan penyusunan program pembinaan kesiswaan.


Produk dari perancangan dan pengembangan pembinaan kesiswaan ( misalnya : Tata tertib siswa, Sistem Skor dan lainnya yang sejenis).

7.3.4. Tinjauan perancangan dan pengembangan

Analisa terhadap program pembinaan kesiswaan


7.6. Pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran


Pengukuran terhadap kepuasan pelanggan (siswa) terhadap pembinaan kesiswaan.


3. Penanganan siswa bermasalah (pelanggaran terhadap tata tertib sekolah, norma masyarakat, norma agama, dan aturan-aturan hukum yang berlaku).

4. Prosedur atau instruksi kerja yang mengatur penanganan siswa bermasalah.

8.5.1. Perbaikan berlanjut



Catatan :

9. Check List ini merupakan pedoman minimal bagi auditor untuk melakukan audit internal.

10. Jika dalam kegiatan audit ditemukan ketidaksesuaian, maka auditor dapat meminta auditee untuk menunjukkan alternatif lain dari bukti kesesuaian selama masih relevan.

Auditor dapat mengembangkan pertanyaan dengan syarat tetap mengacu pada standar ISO 9001:2000.

Check List

Program Studi Keahlian (PSK) / Kompetensi Keahlian (KK)NOMOR KLAUSUL URAIAN

4.1. Persyaratan Umum Program Kerja Ka. PSK/KK

Struktur Organisasi PSK/KK, Job Diskripstion4.2. Persyaratan Dokumentasi Pedoman Mutu (Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu)

Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir, Rekaman

Daftar Dokumen (Daftar Prosedur, Daftar IK, Daftar Formulir, Daftar Rekaman).Distribusi Dokumen, Penyimpanan Rekaman (Masa Simpan, Tempat, Penanggung Jawab).

5.1. Komitmen Manajemen Sosialisasi Kebijakan Mutu oleh Kepala Sekolah (Rapat, Brosur, Pengumuman dall).

5.2. Fokus Pelanggan Angket Kepuasan Pelanggan.

Kotak Saran, SMS, Web, Email dari siswa, orang tua siswa, DU/DI, masyarakat dll.Pengukuran Kepuasan pelanggan (siswa, orang tua.

5.4.1. Sasaran Mutu Sasaran Mutu Program Studi Keahlian (Harus mengacu pada sasaran mutu sekolah), diusahakan lebih tinggi dan lebih rinci.

5.5.3 Komunikasi Internal Rapat Koordinasi di Program Studi Keahlian :

Undangan rapat.

Daftar Hadir

Notulen rapat.

Bukti pelaksanaan hasil rapat (kalau sudah ada).

6.2. Sumber Daya Manusia Matrik Kompetensi Pejabat di PSK

Bukti Kompetensi (Ijazah, Sertifikat, Dan lain-lain).

Pemantauan kinerja pejabat (kalau memungkinkan).

6.3. Infrastruktur Daftar Invenaris ruang, alat dan bahan.

Perencanaan pengadaan alat dan bahan.

Pemantaua alat dan bahan.

Program perawatan.

Bukti Perawatan.

6.4. Lingkungan Penjaminan bahwa lingkungan di PSK dapat menunjang proses diklat. Lingkungan meliputi kebisingan, temperature, kelembaban, pencahayaan.

7.1. Perencanaan Realisasi Produk

KTSP, Silabus, RPP.

Bukti Perancangan dan pengembangan KTSP

Analisa sumberdaya (guru, teknisi, labotran) yang diperlukan.

Analisa sumberdaya (alat dan bahan praktek)

7.2.1. Penentuan Persyaratan yang Terkait dengan Produk7.2.3. Komunikasi Pelanggan Jadwal diklat, RPP, KTSP, Umpan Balik Siswa

(lewat angket / kotak saran), keluhan siswa.

7.3.1. Perencanaan Desain dan Pengembangan

siswa.

KTSP, Silabus, RPP.

Instruksi Kerja Spesifik untuk mencapai kompetensi

7.3.2. Masukan Desain Pengembangan

Masukan untuk desain dan pengembangan kurukulum, terkait dengan factor-faktor yang diperlukan, misalnya Standar Kompetensi Kerja Nasional Indnesia, Permendiknas, alokasi waktu, metode (PI, PS, TM) dan lain-lain.

7.3.3. Keluaran Desain Pengembangan

KTSP yang dihasilkan dari desain dan pengembangan dan dapat menunjukkan kesesuaian antara masukan dan hasilnya.

7.3.4. Tinjauan Desain dan Pengembangan

Kajian apakah desain dan pengembangan telah sesuai persyaratan.

Analisa terhadap hambatan-hambatan yang muncul dalam pelaksanaan KTSP yang dikembanagkan.

7.3.5. Verifikasi Desain dan Pengembangan

Verifikasi tiap proses desain dan pengembangan, (dibuktikan dengan check list dan berita acara verifikasi)

7.3.6. Validasi Desain dan Pengembangan

Validasi (pembenaran) hasil desain dan pengembangan (bukti validasi berupa check list, berita acara dll).

7.3.7. Pengendalian desaindan pengembangan

Bukti pengndalian desain dan pengembangan, meliputi identifikasi KTSP yang didesain dan dikembangkan (bagian mana) harus dapat

dideteksi.

7.4.1. Proses Pembelian Daftar pemasok barang (alat dan bahan)

Verifikasi kesesuaian antara yang ditawarkan dan dibutuhkan dan persyaratan perundangan.

7.4.2. Informasi Pembelian Informasi (Brosur / Daftar) barang yang akan dibeli.

Informasi kualifikasi karyawan yang akan masuk.7.4.3. Verifikasi Pembelian Bukti Verifikasi bahan atau alat yang dibeli7.5.1. Pengendalian Produksi dan Penyediaan Layanan

Identifikasi keseluruhan Topoik (SK/KD) dari semua proses diklat.

Iklan, brosur dan lain-lain.7.5.2. Validasi Proses Pembenaran Proses)

Pemantauan diklat oleh KS, Ka. PSK

Jurnal Mengajar Guru (harus ditandatangani siswa)

7.5.3. Identifikasi dan Mamputelusur

Semua kegiatan diklat (dari perancangan sampai evalusi) harus mampu ditelusuri.

7.5.4. Milik Pelanggan Bukti perlindungan semua barang milik siswa yang berada disekolah dan/atau digunakan untuk proses diklat.

7.5.5. Pengawetan dan Pemeliharaan Produk

KTSP, Silabus, RPP, Job Sheet dll harus dipelihara. Termasuk buku, catatan diklat, kaset, video, program computer dll.

7.6. Pengendalian Perlengkapan, Pemantauan dan Pengukuran

Semua perlengkapan pemantauan dan pengukuran dikendalikan, terdapat daftar secara rinci perlengkapan yang digunakan.

8.2.1. Kepuasan Siswa Angket Kepuasan Siswa di PSK (Program Studi Keahlian)

Analisa Angket Kepuasan Siswa, bias berupa grafik dll agar mudah di baca.

8.2.2. Audit Internal Bukti telah dilaksanakan Audit Internal

Bukti hasil temuan audit internal sudah diperbaiki8.2.3. Pemantauan dan Pengukuran Proses

Pemantauan dan Pengukuran terhadap Sasaran Mutu yang telah ditetapkan.

8.2.4. Pemantaua dan Pengukuran Layanan Proses

Pemantauan proses diklat oleh Ka. PSK

8.3. Pengendalian Produk Tidak Sesuai

Tindakan yang dilakukan terhadap produk yang tidak sesuai atau berpotensi tidak sesusia, misalnya siswa bermasalah, siswa tidak kompeten dll.

8.4. Analisa Data Bukti telah melaksanakan analaisa data untuk

mengetahui penyebab penyimpangan-penyimpangan. Misalnya Mencari tahu kenapa siswa tidak kompeten pada SK/KD tertentu.

8.5.1. Peningkatan Berkesinambungan

Program peningkatan berkesinambungan, misalnya peningkatan kepuasan siswa, peningkatan KKM, peningkatan kompetensi siswa.

8.5.2. Tindakan Perbaikan Misalnya bukti penanganan siswa bermasalah, siswa tidak naik, siswa tidak kompeten, siswa tidak lulus.

8.5.3. Tindakan Pencegahan Bukti tindakan, misalnya untuk mencegah siswa tidak kompeten (berdasarkan analaisa data).

panduan audit internal_smk

Documents