panduan modul - eghrmis.gov.my pilihan.pdf · pelaksanaan modul penamatan perkhidmatan ... lengkap...
TRANSCRIPT
PANDUAN MODUL
PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERSARAAN PILIHAN
___________________________________________________________________ 2
PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERSARAAN PILIHAN
TUGASAN: Setiap agensi perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di
agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan dan tandakan () bagi
setiap langkah yang telah lengkap.
BIL
PERANAN KOD PERANAN
NAMA & KAD PENGENALAN
1.
SEPARATION ADMINISTRATOR
[10] [104]
2.
SEPARATION ENDOSER
[10] [329]
3.
SEPARATION APPROVER
[10] [108]
4.
LINE MANAGER
[10] [106]
5.
OBLIGATION ADMINISTRATOR
[10] [273]
6.
REMUNERATION SPECIALIST
[05] [0501] [134]
7.
CLAIM ADMINISTRATOR
[05] [0504] [168]
8.
LEAVE ADMINISTRATOR
[05] [0502] [121]
9.
WORKFLOW ADMINISTRATOR (SEPARATION)
[12][1202][113]
___________________________________________________________________ 3
ALIRAN KERJA PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERSARAAN PILIHAN
CO SEPARATION ENDOSER
SEPARATION ADMIN SEP APPROVER CLAIM ADMIN
OBLIGATION ADMIN
LEAVE ADMIN LINE MANAGER
SP- 005
SP- 010
SP- 002
SP- 018
SP- 028
SP- 019
SP- 021 SP- 016
SP- 001
REM SPECIALIST
SP- 017
___________________________________________________________________ 4
PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PERSARAAN PILIHAN
TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu
proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan ( ) bagi setiap langkah yang telah lengkap.
KOD
ALIRAN KERJA
TAJUK ALIRAN KERJA
PENGHANTAR
PENERIMA
TANDAKAN
( )
PERANAN PERANAN
SP-001
Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk pengesahan
CO
SEPARATION ENDORSER
SP-002
Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi Penamatan Perkhidmatan untuk sokongan
SEPARATION ENDORSER
SEPARATION APPROVER
SP-005
Permohonan Persaraan Awal : Penghantaran aplikasi untuk mendapatkan pelepasan Ikatan Perkhidmatan
SEPARATION ENDORSER
OBLIGATION
ADMINISTRATOR
SP-010
Permohonan Persaraan Awal: Aplikasi Yang telah Disemak oleh Pihak Melulus Ikatan Perkhidmatan
OBLIGATION
ADMINISTRATOR
SEPARATION APPROVER
___________________________________________________________________ 5
KOD
ALIRAN KERJA
TAJUK ALIRAN KERJA
PENGHANTAR
PENERIMA
TANDAKAN
( )
PERANAN PERANAN
SP-016
Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan GCR
SEPARATION APPROVER
LEAVE
ADMINISTRATOR
SP-017
Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Kew 8
SEPARATION APPROVER
REM
SPECIALIST
SP-018
Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Permohonan Persaraan Awal
SEPARATION APPROVER
CLAIM
ADMINISTRATOR
SP-019
Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Menyediakan Surat Akuan
SEPARATION APPROVER
SEPARATION
ADMINISTRATOR
SP-021 (by
Pemilik Rekod)
Permohonan Persaraan Awal: Pemberitahuan Untuk Logistik
SEPARATION APPROVER
LINE
MANAGER
SP-028
Permohonan Persaraan Awal: Untuk penjadualan Temuduga Keluar penamatan perkhidmatan
SEPARATION APPROVER
SEPARATION
ADMINISTRATOR
___________________________________________________________________ 6
PELAKSANAAN MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN
PELAKSANAAN (EXECUTE)
TUGASAN : Setiap agensi perlu menetapkan aliran kerja bagi penghantaran sesuatu
proses transaksi di agensi masing-masing dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.
KOD
ALIRAN KERJA
TAJUK ALIRAN KERJA
PENGHANTAR
PENERIMA
TANDAKAN
( )
PERANAN PERANAN
SP-024
Am: Penghantaran Notis Penyerahan Tugas yang dilengkapkan oleh Pemilik Kompetensi Penghantar: BU Penerima: AP/Group
CO
Line Manager
SP-314
Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Disahkan Penghantar: BU Penerima: AP/Group
Separation Endorser
Separation
Administrator
SP-315 (Melalui Pemilik Rekod)
Am: Pemberitahuan Maklumat Persaraan Telah Dikemaskini Penghantar: BU Penerima: AP/Group
CO/Separation Administrator
Separation Endorser
___________________________________________________________________ 7
ALIRAN PROSES PERSARAAN PILIHAN
A
Sep Approver
2.4 Memperakukan
Penamatan Perkhidmatan
Tidak
Obligation?
Obligation Admin 2.3
Merekodkan Pelepasan Ikatan
Sep Endorser 2.2
Pengesahan Penamatan
Perkhidmatan
Mula
CO 2.1
Memohon Penamatan
Perkhidmatan
Sep Admin 2.13
Paparan Maklumat nota serah tugas dan
Logistik
2.9 Power
Sep Admin 2.8
Notis ke Pencen
Tamat
Sep Admin 2.14
Menyediakan Surat
Akuan
CO 2.11
Hantar Nota Serah Tugas / Hantar
Semula Nota Serah
Tugas
Line Manager 2.12
Merekod dan Papar
nota serah tugas
Line Manager 2.10
Pengesahan
Sumber Logistik
Lengkap
Sep Admin 2.7
Notis ke LHDN dan Perumahan
Status?
A
Sep Endorser 2.6
Pengesahan Maklumat
Persaraan
CO 2.5
Mengemaskini Maklumat
Persaraan
Ya
Tidak Lengkap
___________________________________________________________________ 8
A
Temuduga Bersemuka
Borang Soal Selidik
Jenis Temuduga?
CO 2.17
Melengkapkan Borang Soal
Selidik
CO 2.16
Papar Maklumat
Temuduga
Exit Interviewer 2.15
Merekodkan Maklumat dan Penjadualan Temuduga
Penamatan
Tamat
___________________________________________________________________ 9
___________________________________________________________________ 10
MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN
AKTIVITI : MEMOHON PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)
1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan ]
2. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Memohon Penamatan Perkhidmatan]
___________________________________________________________________ 11
3. Lengkapkan [ Tarikh Penamatan Perkhidmatan ] [ Jenis Penamatan Perkhidmatan ] . Klik [ Teruskan ]
4. Lengkapkan [ Alasan Bersara ] [ Jenis Temuduga Penamatan ] dan klik check box [Saya faham segala akibat/kesan disebalik permohonan persaraan pilihan saya dan tidak akan menarik balik keputusan saya]. Klik [ Simpan ]
___________________________________________________________________ 12
5. Pengguna akan melihat skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan. Skrin ini membolehkan pengguna melihat butiran terperinci status permohonan.
Klik Hapus untuk menghapus permohonan Penamatan Perkhidmatan Sukarela yang telah dibuat tetapi belum dihantar untuk kelulusan.
___________________________________________________________________ 13
___________________________________________________________________ 14
AKTIVITI : MENGHANTAR PERMOHONAN PENAMATAN
PERKHIDMATAN
PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)
1. Dari skrin Papar Status Permohonan Penamatan Perkhidmatan, klik [ Hantar ] 2. Pengguna akan kembali ke skrin Papar Permohonan Penamatan
Perkhidmatan. Klik [ Keluar ]
___________________________________________________________________ 15
___________________________________________________________________ 16
AKTIVITI : MEMBATALKAN PERMOHONAN PENAMATAN
PERKHIDMATAN
PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO)
1. Dari Menu Memohon Penamatan Perkhidmatan, klik [ Membatalkan Permohonan Penamatan Perkhidmatan ] 3. Lengkapkan [ Alasan Pembatalan ] Klik [ Hantar ]
___________________________________________________________________ 17
___________________________________________________________________ 18
MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN
AKTIVITI : PENGESAHAN PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER)
1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Pengesahan Permohonan
Penamatan Perkhidmatan]
___________________________________________________________________ 19
2. Pada tab Senarai Permohonan Baru klik [ No.Kp Baru ] 3. Lengkapkan Maklumat Permohonan
___________________________________________________________________ 20
4. Pemilik kompetensi tidak mempunyai ikatan perjanjian (Status – ’Tidak’) dan penghantaran akan terus kepada Peraku Penamatan Perkhidmatan tetapi jika pemilik kompetensi mempunyai ikatan perjanjian (Status – ’Ya’) penghantaran kepada Pentadbir Perjanjian. Klik [ Hantar ].
___________________________________________________________________ 21
___________________________________________________________________ 22
MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN
AKTIVITI : MEREKODKAN PELEPASAN IKATAN
PENGGUNA : PENTADBIR PERJANJIAN (OBLIGATION ADMIN)
1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Merekod Pelepasan Ikatan dan Memajukan Permohonan Untuk Kelulusan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki
___________________________________________________________________ 23
2. Lengkapkan maklumat pelepasan ikatan.
3. Klik [ Hantar ].
___________________________________________________________________ 24
___________________________________________________________________ 25
MANUAL PENGGUNA MODUL PENAMATAN PERKHIDMATAN PERSARAAN PILIHAN
AKTIVITI : PERAKUAN PENAMATAN PERKHIDMATAN
PENGGUNA : PELULUS PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP APPROVER)
1. Klik [ Penamatan Perkhidmatan Sukarela ] [ Perakuan Penamatan Perkhidmatan] [No. KP Baru] CO yang dikehendaki
___________________________________________________________________ 26
2. Lengkapkan [ Perakuan Kelulusan Penamatan Perkhidmatan ] [ Ulasan/ Komen ] [ Status Bankrap ] [ Bebas Dari Siasatan BPR ] [ Bebas Dari Tindakan Mahkamah ] . Klik [ Hantar ]
___________________________________________________________________ 27
AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN
PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)
___________________________________________________________________ 28
AKTIVITI : MENGEMASKINI MAKLUMAT PERSARAAN
PENGGUNA : PEMILIK KOMPETENSI (CO) 1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Paparan Faedah
dan Pengemaskinian Maklumat ] [ Teruskan ]
___________________________________________________________________ 29
3. Klik tab [ Kemaskini Maklumat Alamat dan Akaun Bank ]
<<nama>>
<<COID>>
<<No. KP>>
___________________________________________________________________ 30
4. Kemaskini maklumat [ Alamat ] dan [ Akaun ]. Klik [ Hantar ]
___________________________________________________________________ 31
___________________________________________________________________ 32
AKTIVITI : PENGESAHAN MAKLUMAT PERSARAAN
PENGGUNA : PENGESAH PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ENDOSER)
1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Pengesahan Maklumat Persaraan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.
___________________________________________________________________ 33
2. Pilih status [ Maklumat Persaraan Disahkan ] atau [ Maklumat Persaraan Tidak Disahkan ]. Klik [ Hantar ]
___________________________________________________________________ 34
___________________________________________________________________ 35
AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE LEMBAGA HASIL DALAM NEGERI
DAN BAHAGIAN PINJAMAN PERUMAHAN
PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)
1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat Persaraan ] [ Notis ke Lembaga Hasil Dalam Negeri dan Bahagian Pinjaman Perumahan ] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.
___________________________________________________________________ 36
2. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Pinjaman Perumahan-Pemberitahuan Pesaraan Peminjam ]
3. Lengkapkan [ Borang Pinjaman Perumahan – Pemberitahuan Pesaraan
Peminjam ] [ Previu Cetak ] dan [ Cetak ] borang.
___________________________________________________________________ 37
4. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Lembaga Hasil Dalam Negeri ]
5. Lengkapkan [ Borang Permohonan Sijil Penyelesaian Cukai Pendapatan ] . Klik [ Cetak ]
___________________________________________________________________ 38
6. Dari skrin [Notis Ke LHDN dan Bhg. Pinjaman Perumahan], klik [ Penyelesaian Cukai Pendapatan ]
7. Lengkapkan [ Maklumat Penyelesaian Cukai Pendapatan ] dan klik [Hantar]
___________________________________________________________________ 39
___________________________________________________________________ 40
AKTIVITI : MENGHANTAR NOTIS KE BAHAGIAN PENCEN
PENGGUNA : PENTADBIR PENAMATAN PERKHIDMATAN (SEP ADMIN)
1. Klik menu [ Melaksanakan Penamatan Perkhidmatan ] [ Maklumat
Persaraan ] [Notis ke Bahagian Pasca Perkhidmatan] Klik [ No. KP Baru ] CO yang dikehendaki.
___________________________________________________________________ 41
2. Klik [ Maklumat Persaraan Untuk Integrasi ] untuk memyemak maklumat pemilik kompetensi.
Langkah 2
<< No. kKP>>
<<nama>>
Langkah 4
Langkah 5
___________________________________________________________________ 42
3. Klik [Hantar] untuk menghantar melalui integrasi HRMIS - POWER. Klik [ Previu Cetak] untuk menyimpan salinan maklumat.
4. Lengkapkan Borang HRMIS [JPA.BP.HRMIS01] untuk dihantar secara
manual ke Bahagian Pasca Perkhidmatan berserta dengan dokumen sokongan seperti yang dinyatakan dalam borang tersebut.
5. Borang Pencen ini boleh dicetak dan dihantar secara manual kepada Bahagian Pencen sekiranya berlaku offline.