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Papierlos in die ZukunftWebCast Rechnungsworkflow mit SAP

26.09.2014

Jens Degen

1

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| Folie01.10.2014

Agenda

Einführung in den Rechnungsworkflow mit SAP

advanced tip

BANF

Rechnungsverarbeitung

Rechnungseingangsbuch

Web-Interface

Livepräsentation

2Rechnungsworkflow mit SAP | Jens-Michael Degen

Jens-Michael Degen

01.10.2014 3advancedsolution GmbH © 2012

advanced tip

…ist eine Lösung zur workflow-gestützten Bearbeitung eingehender Rechnungen

sowie von Bestellanforderungen innerhalb der ERP-Software SAP.

…besteht - auf Basis des SAP Business Workflow entwickelt - aus verschiedenen

Komponenten und kann durch Customizing an die Kundenbedürfnisse angepasst

werden.

…beinhaltet eine Ablaufsteuerung der Prüfungsprozesse; sie ist modular

aufgebaut, kann durch ein eigenes Customizingmenü flexibel angepasst werden

kann und reduziert so die Einführungszeiten massiv.

Bullet Point

Beschaffungsantrag


Ablauf der BAnf-Bearbeitung und -Prüfung

Freigabe

+ Pru ̈fung durch

Vorgesetze(n)

+ Freigabe

+ Änderung

+ Ablehnung

Validierung

+ Überprüfung

+ Freigabe

+ Bearbeitung

+ Ablehnung

Erstellung

+ Neue Banf

+ Banf kopieren

+ Banf-Übersicht

+ Vertretungen

Abschluss

+ Überleitung in

Bestellung

+ Löschen der BAnf

Rechnungsverarbeitung


Ablauf der Rechnungsbearbeitung und -prüfung

Erfassung

+ Rechnungen+ MM

+ FI

+ Anzahlungs-

anforderungen

Freigabe

+ Pru ̈fung durch

Vorgesetze(n)

+ Freigabe

+ Änderung

+ Ablehnung

Erkennung

+ Scan

+ OCR

+ Validierung

+ Volltexterfassung

Abschluss

+ Buchung

+ Löschen

Die Komponenten


Der advanced TIP ReWo/BaWo besteht aus folgenden Komponenten:

+ Rechungseingangsbuch (advanced InvoiceLogBook)

+ BAnf-Buch (advanced PR-Logbook)

+ advancedsolution-eigene Objekte zur Durchführung, Steuerung und

Protokollierung der BAnf- und Rechnungsbearbeitung

+ Web-Applikation für die Prüfungen durch Non-SAP-User inkl. E-Mail-Notification

+ Prozess- und Workflowmodell für den Rechnungsbearbeitungs- und BAnf-

Prozess

+ Applikation zur Bearbeitung von Aufgaben über SAP Webdynpro inkl. E-Mail-

Notification

+ Archiv-/DMS-Integration

+ OCR-Integration

InvoiceLogBook


advanced InvoiceLogBook

…bietet eine Übersicht über alle erfassten eingehenden Rechnungen

…dient als Werkzeug für die Buchhaltung um die Einhaltung der Skontofristen sicherzustellen und die Zahlungsdisposition zu unterstützen

…zeigt den jeweiligen aktuellen Status der Rechnungsbearbeitung an (z.B. aktueller Bearbeiter, aktuelle Aktivität)

…bietet den direkten Sprung in das gescannte Dokument , die Prozesshistorie und die Buchungsbelege.

PRLogBook


advanced PRLogBook

…bietet eine Übersicht über alle erstellten BAnfen

…dient als Werkzeug für den Einkauf um den Prozess zu überwachen und optional Anforderungen zu beschleunigen o.ä.

…zeigt den jeweiligen aktuellen Status der BAnf an (z.B. aktueller Bearbeiter, aktuelle Aktivität)

…bietet den direkten Sprung in die erfasste BAnf, die Prozesshistorie und die Belege.

advanced Objekte


advancedsolution-eigene Objekte

…bieten benutzerfreundliche und auf den BAnf- und Rechnungsprozess abgestimmte Dialoge

… bieten die Möglichkeit direkt in die für die Aufgabenbearbeitung relevanten Informationen zu springen („Beschaffungsakte“)

…dienen der Protokollierung sämtlicher Aktivitäten im Rahmen der Rechnungsbearbeitung

Web-applikation


advanced Web-Applikation für Non-SAP-User

…bieten die Möglichkeit auch Non-SAP-User in den Prüfungsprozess mit einzubeziehen.

…ist vollständig in den Gesamt-Prozess und die Protokollierung integriert.

…bietet eine Mail-Notification.

Webdynpro


advanced Web-Dynpro GUI für Only-BAnf-/ReWo-User

…bieten die Möglichkeit über Webbrowser (IE oder Firefox) ohne Client-Installation BAnfen anzulegen und BAnfen oder Rechnungen freizugeben.



Fiori


In Entwicklung: advanced Fiori UI für Only-BAnf-/ReWo-User

…bieten die Möglichkeit über Mobile Devices ohne Client-Installation BAnfen anzulegen und BAnfen oder Rechnungen freizugeben.




Das Prozessmodell besteht aus Modulen, die flexibel miteinander kombiniert werden können. Folgende Module werde standardmäßig mit ausgeliefert:

+ Sachliche Prüfung (Anforderer)

+ Preisliche Prüfung (Einkauf)

+ Direktes Buchen (Dunkelverarbeitung)

+ Dialog Buchen

(Buchen im Dialog nach Freigaben)

+ Wareneingangsverarbeitung

(eventgesteuerte WE-Bearbeitung)

+ Freizeichner Prüfung (Vorgesetzte, Stabsstellen)

+ Sonderfall

Prozessmodell


advanced Prozessmodell

…ist einen vor-gecustomized Lösung, die sowohl die Anfoderungen der Banf- als auch der Rechnungsbearbeitung in der Auslieferung teilweise vollständig abdeckt

… ist flexibel und erweiterbar – auch durch den Kunden.

…beinhaltet tiefes fachliches Wissen des Prozesses der Rechnungsbearbeitung aus Projekten in den verschiedensten Bereichen und Branchen.

| Folie

Bei Fragen, wenden Sie sich bitte an…

Udo Prell- Vertriebsleitung -

[email protected]

Axel Schürer (Köln)- Vertrieb & Beratung -

[email protected]

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbHein Unternehmen der paperless group

Industriestrasse 165 a50999 Köln

Tel.: 02236-8755-0Mail: [email protected]

Informationenwww.ppls.de

Gerne auch individuell vor Ort bei Ihnen !

mailto:[email protected]

http://www.ppls.de/

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