pengalihan servis atas orphan policies-1
TRANSCRIPT
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
1/13
PT Prudential Life Assurance Menara Thamrin – Prudential Centre Jl. M.H. Thamrin Kav.3, Jakarta 10250, IndonesiaTel (62-21) 2355-8888 Fax : (62-21) 2355-8800 www.prudential.co.id Part of Prudential plc (United Kingdom)
Jakarta, 4 Oktober 2006 No. 25 / PLA/ X/ 2006
Kepada Yth.
Para Tenaga PemasaranPT Prudential Life Assurance
Di tempat.
Perihal : Pengalihan Servis Atas Polis Tanpa Agen (“Pengalihan”) dan
Personal Assistant Center
Para Agen yang kami hargai,
Dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada para nasabah secara berkesinambungan, makadengan ini kami beritahukan bahwa setiap polis sebaiknya dilayani oleh tenaga pemasaran
(“Agen”). Dengan demikian apabila ada Agen yang mengundurkan diri atau tidak bekerja lagi
(selanjutnya dalam Ketentuan ini disebut sebagai “Agen tidak Aktif”) sebagai Agen PT
Prudential Life Assurance (“Prudential”) dengan alasan apapun, maka polis-polis Agen tersebut
harus dialihkan kepada Agen Aktif lain yang memenuhi kriteria sebagai agen pengganti untuk
meneruskan pelayanan kepada para nasabah pemilik polis tersebut.
Direct Leader dari agen tidak aktif memiliki hak pilih (opsi) pertama untuk mengalihkan ( take
over ) nasabah yang agennya tidak aktif . Apabila direct leader dari agen tidak aktif memilih
untuk tidak mengalihkan nasabah tersebut ke dirinya atau agen lainnya, maka secara otomatispolis-polis dari agen tersebut akan dialihkan ke Personal Assistant Center (PAC) . PAC
merupakan salah satu unit kerja di Customer Care Department yang dibentuk pada tanggal 27Maret 2006 dengan tujuan untuk memberikan pelayanan bagi para nasabah yang tidak memiliki
agen aktif.
Meskipun nasabah telah dialihkan ke PAC, direct leader tersebut tetap memiliki hak &
kesempatan untuk mengalihkan kembali nasabahnya dari PAC ke unitnya (retaking). PelayananPAC adalah bersifat membantu hingga adanya agen pengganti yang ditunjuk oleh leader yangbersangkutan.
Ketentuan Pengalihan Servis atas Polis Tanpa Agen dapat dilihat dalam Lampiran 1 sedangkan
Petunjuk pelaksanaan Pengalihan ini dapat dilihat dalam Lampiran 2. Formulir Terminasi dan
Pengalihan Servis Polis dapat dilihat dalam Lampiran 3. Jika ada hal-hal yang terjadi
diluar ketentuan yang tertera dalam Lampiran 1 & 2 ini, Perusahaan berhak untuk mengalihkan
Polis Tanpa Agen ke PAC. Ketentuan PAC dapat dilihat dalam Lampiran 4. Petunjuk
Pelaksanaan Retaking dapat dilihat dalam Lampiran 5 dengan Formulir Permohonan Retaking
Polis yang dapat dilihat dalam Lampiran 6 .
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
2/13
Ketentuan ini berlaku efektif tanggal 9 Oktober 2006. Dengan diterbitkannya ketentuan baru
mengenai Pengalihan ini, maka ketentuan lama sebagaimana yang tercantum dalam PRUberita
nomor 111/DIR-PBBL/VI/2000 perihal “Pengalihan Service Agen untuk Polis Orphan”dinyatakan tidak berlaku lagi dan digantikan dengan ketentuan ini.
Demikian ketentuan Pengalihan ini, apabila ada pertanyaan lebih lanjut, silakan menghubungi
Regional Agency Development Director (“RADD”) atau Agency Development Specialist
(“ADS”) Anda.
Terima kasih atas perhatian Anda.
Hormat kami
Eveline Kusumowidagdo Rinaldi Mudahar
Operations Director Sales & Marketing Director
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
3/13
Peraturan Pengalihan Servis Polis Tanpa Agen – Lampiran 1
Definisi
1. Orphan Policy / “Polis Tanpa Agen” adalah polis yang agen penjualnya sudah tidak bekerja lagi
sebagai Agen PT Prudential Life Assurance yang disebabkan oleh terminasi atau pengunduran diridan belum dipindahkan ke agen lain
2. Original Agent / “Agen Awal” adalah Agen yang menjual polis kepada nasabah.3. Replacing Agent / “Agen Pengganti” adalah Agen yang menggantikan Agen Awal dalam
memberikan layanan kepada nasabah Agen Awal atau Agen Pengganti sebelumnya, sesuai denganketentuan Pengalihan ini.
4. Direct Leader / “Manager Keagenan Langsung” adalah atasan langsung Agen.5. Upline Direct Leader / “Atasan Manager Keagenan Langsung” adalah atasan langsung dari Direct
Leader.
6. “Polis Inforce ” adalah polis yang masih aktif berlaku dan memiliki manfaat pertanggungan7. “Polis Lapsed ” adalah polis yang telah batal tetapi masih dalam jangka waktu 2 tahun karena masih
dapat dipulihkan8. Pohon yang sama adalah agen-agen dan Manajer Keagenan yang berada dibawah Agency Manajer
yang sama
Ketentuan Pengalihan Polis-Polis Tanpa Agen
1. Pengalihan kepada Agen Pengganti harus dilakukan dalam Pohon yang sama
2. Pengalihan servis polis-polis tanpa agen adalah sebagai berikut : • Direct Leader akan menentukan Agen Pengganti untuk mengurus Polis-polis Tanpa Agen
yang ditinggalkan oleh Agen Awal yang mengundurkan diri atau diterminasi. Yang dapat
dinominasikan sebagai Agen Pengganti adalah agen-agen yang berada dibawah Direct Leader atau Direct Leader nya sendiri, dengan syarat memenuhi kriteria sebagai Agen
Pengganti.
• Apabila setelah Direct Leader dari Agen Awal tidak memenuhi kriteria sebagai AgenPengganti, maka polis-polis Agen Awal akan dialihkan kepada upline Direct Leader Agen
Awal, dan seterusnya.
• Apabila setelah ketentuan nomor diatas dilakukan hingga level Agency Manager dan belumada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, maka polis-polis tanpa agen tesebut
akan dialihkan ke Personal Assistant Center (“PAC”)
• Polis yang dialihkan adalah polis yang berstatus Inforce dan Lapsed
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
4/13
3. Contoh: Agen I mengundurkan atau diterminasi
SUM - A AGEN - A AGEN - B SUM - B
AGEN - C UM - A UM - B UM - C AGEN - D
AGEN - E AGEN - F AGEN - G AGEN - H AGEN - I
AGENCY MANAGER - A
Keterangan :
a. Direct Leader (UM-C) akan menentukan Agen Pengganti untuk mengurus Polis-polis TanpaAgen yang ditinggalkan oleh Agen Awal (Agen I). Yang dapat mengurus Polis-Polis TanpaAgen ini adalah Agen-G, Agen-H dan Direct Leader (UM-C) sendiri dengan syarat
memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti
b. Apabila setelah Direct Leader (UM-C) tidak ada yang memenuhi kriteria sebagai AgenPengganti, maka Polis-Polis Tanpa Agen dapat dialihkan ke upline Direct Leader Agen
Awal (SUM-B) atau Unit langsungnya (Agen-D). UM-B dan unitnya tidak dapat dicalonkan
sebagai Agen Penggantic. Apabila masih belum ada yang memenuhi kriteria Agen Pengganti, maka Polis-Polis Tanpa
Agen akan dialihkan ke AM-A atau unit langsungnya (Agen-A dan Agen-B)
d. Apabila hingga AM-A tidak ada yang memenuhi kriteria sebagai Agen Pengganti, makapolis-polis tersebut akan dialihkan ke PAC
4. Setiap Agen Pengganti hanya dapat menerima pengalihan servis polis tidak lebih dari 50 polis inforce pada saat proses pengalihan disetujui oleh Prudential (diluar polis lapsed). Apabila jumlah polis yangakan dialihkan lebih dari 50 polis, maka harus ditunjuk lebih dari satu Agen Pengganti dan mengisi
formulir secara terpisah
5. Apabila proses Pengalihan telah disetujui dan ditandatangani dengan lengkap maka akan diproses
dalam waktu paling lambat 5 hari kerja setelah Formulir diterima secara lengkap oleh kantor pusat.Komisi selanjutnya – (apabila ada), baik Komisi Tahun Pertama maupun Komisi Lanjutan akan
diterima oleh Agen Pengganti bersamaan dengan jadwal pembayaran Komisi selanjutnya.
6. Overriding atas polis-polis yang dialihkan akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leader-leader dari Agen Awal.
7. Premi yang terkumpul untuk polis-polis yang telah dialihkan akan diperhitungkan dalam GA Allowance Kantor Agen Pengganti dan tidak diperhitungkan lagi bagi Kantor Agen Awal, sesuai
dengan ketentuan dalam peraturan mengenai GA.
8. Pengalihan Polis-Polis Tanpa Agen TIDAK mempengaruhi :a. Tingkat persistensi agen pengganti (tingkat persistensi polis tanpa agen dihitung terpisah)b. Perhitungan API produksi, bonus produksi dan bonus persistensi agen pengganti
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
5/13
c. Perhitungan production Club, MDRT ataupun kontes-kontes keagenan lainnya bagi agenpengganti
9. Agen Pengganti bertanggung jawab penuh atas pelayanan kepada nasabah polis-polis yang
dialihkan.
10. Bila ada agen yang mau mengundurkan diri, maka Direct Leader nya wajib meyerahkan FormulirTerminasi dan Pengalihan Servis Polis ke kantor pusat dalam 1 x 24 jam (1 hari)
11. Setelah Formulir disetujui dan diproses oleh Perusahaan, maka Perusahaan akan mengeluarkan:a. Surat penunjukan kepada Agen Pengganti (atau Agen-agen Pengganti) yang melampirkan pula
daftar polis dan nasabah yang dialihkan (melalui email)
b. Surat pemberitahuan yang dikirimkan langsung kepada nasabah (hanya untuk polis inforce)menginformasikan mengenai pengalihan kepada Agen Pengganti berikut data-data Agen
Pengganti, yaitu nama Agen Pengganti, Alamat Kantor, Nomor Telepon Kantor, dan Alamat
Email
Kriteria Agen Pengganti
1. Memiliki tingkat persistensi minimum 80% (laporan persistensi terakhir)2. Berada dalam kota yang sama dengan nasabah3. Telah memiliki Lisensi Penuh Unit Link4. Tidak sedang terlibat perkara pidana maupun perdata, ataupun adanya dugaan terlibat tindakan
pidana.
5. Tidak memiliki pinjaman/utang yang tertunda atau bermasalah dengan Prudential6. Memiliki etika bisnis yang baik dan belum pernah terkena perkara pelanggaran kode etik keagenan
yang berlaku
Pengisian Formulir Terminasi dan Pengalihan Servis Polis
Direct Leader pada saat memutuskan hubungan kerja dengan seorang Agen wajib mengisi FORMULIRTERMINASI AGEN & PENGALIHAN SERVIS (“Formulir”) terlampir. Formulir ini terdiri atas empat
bagian, yaitu :
1. TERMINASI AGEN berisi data agen yang akan diterminasi beserta alasannya, terdiri atas:a. Nama Leader yang mau menterminasib. Kode Agen Direct Leader
c. Kode Kantor dan Kota Kantord. Nama Agen yang akan diterminasie. Kode Agen yang akan diterminasif. Alasan terminasi
2. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI berisi data AgenPengganti yang akan menerima Pengalihan Agen Awal yang terdiri atas:
a. Nama Agen Penggantib. Kode Agen Penggantic. Kode dan Kode Kantord. Nama Direct Leadere. Nomor Lisensi Penuh
f. Tingkat Persistensi
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
6/13
3. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI KE PERSONALASSISTANT CENTER (PAC)
4. Lampiran berupa DAFTAR POLIS YANG DIALIHKAN yang terdiri atas:
a. Nama Agen Awalb. Kode Agen Awalc. Nama Agen Penggantid. Kode Agen Penggantie. Nomor Polis (maksimal 50 polis – diluar polis lapsed untuk satu Agen Pengganti)f. Status Polisg. Nama Pemegang Polish. Kota Domisili Pemegang Polis Direct Leader dapat mencek data polis-polis Agen yang diterminasi melalui Agency Web
dengan alamat website http://www.prudentialsales-agency.com.
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
7/13
Petunjuk Pelaksanaan Pengalihan Servis Polis – Lampiran 2
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
8/13
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
9/13
Lampiran 3
FORMULIR TERMINASI AGEN & PENGALIHAN SERVIS
Kepada Yth, __________________, __________/___________/_________Departemen Marketing Agency & Sales Support ( Kota) (Tanggal) (Bulan) (Tahun)
PT Prudential Life Assurance _______ .
U/p : Sales & Marketing Director
______________________________________________________________________________________Saya yang bertanda tangan dibawah ini,
Nama Leader : __________________________________________ Kode Agen : _________________________________________________
Kode Kantor : __________________________________________ Kota Kantor : _________________________________________________
Mengajukan :
A. PEMUTUSAN HUBUNGAN KEAGENAN
Pemutusan hubungan keagenan terhadap agen saya di bawah ini :
Nama Agen : __________________________________________ Kode Agen : _________________________________________________
Agen mengundurkan diri (lampirkan Surat Pengunduran Diri)
Terminasi oleh Direct Leader, dengan alasan ___________________________________________________________________________________________
Lainnya, ________________________________________________________________________________________________________________________
B. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI
Polis – polis ( sesuai list terlampir maksimum 50 polis- diluar polis lapsed) yang selama ini diservis oleh Agen yang diterminasi diatas, dialihkan kepada Agen
Pengganti yaitu :
Nama Agen : __________________________________________ Kode Agen : ________________________________________
Kode & Kota Kantor : __________________________________________ Nama Direct Leader : ________________________________________
No Lisensi Penuh : __________________________________________ Tingkat Persistensi : ________________________________________
C. PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS AGEN YANG DITERMINASI KE PERSONAL ASSISTANT CENTER (PAC)
Polis – polis yang selama ini diservis oleh Agen yang diterminasi diatas, dialihkan kepada PAC.
Menyetujui :
Direct Leader Agen Pengganti
___________________ ___________________
(Nama Jelas) (Nama Jelas)
Tanggal: Tanggal:
Diperiksa dan disetujui oleh: Diproses oleh :
Tanggal : Tanggal :
______________________ __________________
( Nama jelas RADD) (Nama Jelas)
Keterangan:
1. Terminasi Agen dan Pengalihan Servis Agen ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi
2. Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai
dengan peraturan yang berlaku
3. Formulir ini dan Daftar Polis yang dialihkan harus diisi dengan lengkap
4. Polis tidak dapat dipindahkan apabila Agen masih aktif
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
10/13
Lampiran 3DAFTAR POLIS YANG DIALIHKAN
Nama Agen Awal : ________________________________ Nama Agen Pengganti : _______________________________
Kode Agen : ________________________________ Kode Agen : _______________________________
No. No. PolisStatusPolis
Nama PemegangPolis
Kota domisiliPemegang Polis
No No. Polis Status Polis Nama PemegangPolis
Kota domisiliPemegang Polis
1 26
2 27
3 28
4 29
5 30
6 31
7 32
8 33
9 34
10 35
11 36
12 37
13 38
14 39
15 40
16 41
17 42
18 43
19 44
20 45
21 46
22 47
23 48
24 49
25 50
Menyetujui:
Direct Leader Agen Pengganti RADD
___________________ ___________________ ____________________
(Nama Jelas) (Nama Jelas) (Nama Jelas)
Keterangan:
1. Terminasi Agen dan Pengalihan Servis Agen ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi
2. Apabila Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai dengan
peraturan yang berlaku
3. Apabila ada polis yang tidak tertera akan dialihkan sesuai dengan pertauran yang berlaku
4. Polis tidak dapat dipindahkan apabila Agen masih aktif
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
11/13
Ketentuan Personal Assistant Center (“PAC”) – Lampiran 4
1. PAC merupakan salah satu unit kerja di Customer Care Department dengan tujuan untukmemberikan pelayanan yang terbaik bagi para nasabah yang tidak memiliki agen aktif
2. Ruang lingkup pelayanan PAC yang akan dilakukan oleh Personal Assistant Officer (“PAO”) adalahmelalui telepon, surat-menyurat, surat elektronik dan faks. PAO tidak melakukan pelayanan yang
bersifat kunjungan tatap muka
3. PAO tidak melakukan aktifitas penjualan ke nasabah, dan jikalau ada nasabah yang ingin membeliproduk tambahan maka akan dialihkan ke leader dari agen awal
4. Secara berkala, minimal 2 (dua) kali dalam setahun, PAO akan menghubungi pemegang polis untukmemberitahukan status polis dan konfirmasi manfaat polis, dan apabila bertepatan dengan tanggal
jatuh premi atau terdapat premi yang belum dibayar, maka PAO akan mengingatkan kembali bahwa
premi telah jatuh tempo
5. Karena pelayanan dilakukan oleh PAO maka atas polis yang dialihkan ke PAC, komisi selanjutnya(apabila ada) baik komisi tahun pertama maupun komisi lanjutan tidak akan dibayarkan ke Leader
yang lama
6. Overriding atas polis-polis yang dialihkan ke PAC akan tetap dibayarkan kepada Leader lama yaitu Leader-leader dari Agen Awal.
7. GA Allowance tetap akan diberikan kepada Kantor Agen Awal
8. Meskipun polis telah dialihkan ke PAC, leader dari agen awal tetap memiliki hak dan kesempatanuntuk mengalihkan kembali polisnya dari PAC ke unitnya ( Retaking). Dengan syarat-syarat sebagai
berikut :a. Agen pengganti memenuhi kriteria agen penggantib. Agen pengganti berada satu pohon dengan agen awalc. Mengisi surat pernyataan untuk pengalihan polis dari PAC ke agen penggantid. Komisi & insentif (jika ada) hanya berlaku kedepan setelah proses pengalihan kembali (retaking)
disetujui
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
12/13
Petunjuk Pelaksanaan Retaking Polis – Lampiran 5
-
8/19/2019 Pengalihan Servis Atas Orphan Policies-1
13/13
Lampiran 6
FORMULIR PERMOHONAN RETAKING POLIS
Kepada Yth, __________________, __________/___________/_________
Departemen Marketing Agency & Sales Support ( Kota) (Tanggal) (Bulan) (Tahun)
PT Prudential Life Assurance _______ .
U/p : Sales & Marketing Director
_________________________________________________________________________________________________________________________Saya yang bertanda tangan dibawah ini,
Nama Leader : __________________________________________ Kode Agen : _________________________________________________
Kode Kantor : __________________________________________ Kota Kantor : _________________________________________________
Mengajukan :
PENGALIHAN SERVIS ATAS POLIS DARI PAC KE AGEN PENGGANTI
Polis – polis yang selama ini diservis oleh PAO, dialihkan kepada Agen Pengganti yaitu :
Nama Agen : __________________________________________ Kode Agen : ________________________________________
Kode & Kota Kantor : __________________________________________ Nama Direct Leader : ________________________________________
No Lisensi Penuh : __________________________________________ Tingkat Persistensi : ________________________________________
No polis yang akan dialihkan : 1. ____________________________________ 6._________________________________________
2. ____________________________________ 7._________________________________________
3. ____________________________________ 8._________________________________________
4. ____________________________________ 9._________________________________________
5. ____________________________________ 10._________________________________________
Menyetujui :
Direct Leader Agen Pengganti
___________________ ___________________
(Nama Jelas) (Nama Jelas)
Tanggal: Tanggal:
Diperiksa dan disetujui oleh: Diproses oleh :
Tanggal : Tanggal :
______________________ __________________
( Nama jelas RADD) (Nama Jelas)
Keterangan:
1. Permohonan Pengalihan Retaking Polis ini akan efektif diproses setelah semua tanda tangan persetujuan dilengkapi
2. Apabila ada Agen Pengganti yang ditunjuk dan ternyata tidak memenuhi kriteria yang ditentukan, maka polis-polis tersebut akan dialihkan sesuai dengan
peraturan yang berlaku