pengantar administrasi perkantoran · 2014. 12. 2. · 3. memahami, menerapkan dan menganalisis...
TRANSCRIPT
PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN
MODUL
MODUL
UNTUK SMK KELAS X
NAMA :…………………………………………………….
KELAS :…………………………………………………….
NO. ABSENSI :…………………………………………………….
SEMESTER I
MENGURAIKAN PEKERJAAN KANTOR
PENERBIT : DEPRI RATNAWATI
MODUL
“Menguraikan Pekerjaan Kantor”
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Pengembangan Bahan Ajar ADP
yang dibina oleh Bapak Moh. Arief
Oleh:
Depri Ratnawati (120412423484)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
November 2014
1
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa karena rahmat dan karunia-Nya, maka
penulis dapat menyelesaikan modul dengan judul “Menguraikan Pekerjaan Kantor” dengan
baik berdasarkan batas waktu yang ditentukan. Modul ini disusun agar pembaca dapat
menguraikan pekerjaan kantor dengan baik.
Modul ini membahas tentang penguraian pekerjaan kantor. Di dalamnya terdapat
jenis-jenis pekerjaan kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor dan hasil jasa atau produk pekerjaan
kantor.
Penulis menyadari bahwa modul ini masih terdapat kekurangan dan kesalahan yang
tidak disengaja. Oleh karena itu, diharapkan para pembaca bersedia memberi kritik dan saran
sebagai motivasi dan perbaikan dalam pembuatan modul selanjutnya.
Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih kepada dosen pembimbing matakuliah
Pengembangan Bahan Ajar ADP, Bapak Mohammad Arief yang telah membimbing serta
mengarahkan dalam pembuatan modul ini sehingga modul ini dapat diselesaikan
sebagaimana mestinya.
Malang, 15 November 2014
Penulis
KATA PENGANTAR
2
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Halaman Judul
Kata Pengantar 1
Daftar Isi 2
KI-KD 3
Peta Kedudukan Modul 4
Pendahuluan 5
Uraian Materi :
A. Pengertian Pekerjaan Kantor 8
B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor 12
C. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor 25
D. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor 30
Penugasan 37
Rangkuman Materi 38
Soal Uji Kompetensi 42
Penilaian Kognitif 49
Kunci Jawaban 49
Penilaian Psikomotor 54
Penilaian Afektif 56
Daftar Pustaka 57
Glosarium 58
Penutup 59
DAFTAR ISI
3
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Satuan Pendidikan : SMK
Mata Pelajaran : Pengantar Administrasi Perkantoran
Kelas : X
1. Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya
2. Menghayati dan mengamalkan perilaku jujur, disiplin, tanggungjawab, peduli
(gotong royong, kerjasama, toleran, damai), santun, responsif dan pro-aktif dan
menunjukan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan dalam
berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam
menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia.
3. Memahami, menerapkan dan menganalisis pengetahuan faktual, konseptual, dan
prosedural berdasarkan rasa ingin tahunya tentang ilmu pengetahuan, teknologi,
seni, budaya, dan humaniora dalam wawasan kemanusiaan, kebangsaan,
kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab fenomena dan kejadian dalam
bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah.
4. Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait
dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan
mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung.
KOMPETENSI DASAR: Menguraikan Pekerjaan Kantor
KOMPETENSI INTI DAN KOMPETENSI DASAR
INDIKATOR
1. Mengetahui tentang pengertian dan jenis-jenis pekerjaan kantor 2. Mengetahui tentang cirri-ciri pekerjaan kantor 3. Mengetahui tentang hasil jasa atau produk pekerjaan kantor
4
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Pekerjaan Kantor
Ciri-Ciri
Peralatan Kantor
Peranan
Faktor-Faktor
Jenis-Jenis
Menurut Para Ahli
Pengertian Analisis Pekerjaan Kantor
Hasil Jasa atau Produk
PETA KEDUDUKAN MODUL
5
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
A. Prasyarat
Prasyarat mempelajari modul “Menyajikan Penguraian Pekerjaan Kantor” ini adalah :
1. Siswa telah dapat mendiskripsikan pekerjaan kantor.
2. Siswa telah dapat menguraikan pekerjaan kantor.
3. Siswa telah dapat menerapkan tahapan pekerjaan kantor.
B. Petunjuk Penggunaan Modul
1. Penjelasan Bagi Peserta didik
Modul “Menguraikan Pekerjaan Kantor” ini membahas mengenai pengertian
pekerjaan kantor, jenis-jenis pekerjaan kantor serta hasil jasa atau produk pekerjaan
kantor. Lebih jelasnya modul ini akan membahas tentang bagaimana tentang
mengelola pekerjaan kantor yang baik.
Modul ini terdiri atas dua kegiatan belajar. Kegiatan 1 terdiri dari lembar
informasi, rangkuman, dan lembar latihan. Kegitan 2 terdiri atas lembar informasi,
rangkuman, lembar lembar latihan dan lembar kerja.
Langkah – langkah yang perlu dilakukan untuk mempelajari modul ini adalah sebagai
berikut:
1. Pelajari dengan saksama lembar informasi
2. Diskusikan dengan teman kalian hal-hal yang belum dikuasai
3. Jika masih ada kesulitan yang belum bisa dipecahkan, silahkan tanyakan kepada
guru/instruktur
4. Kerjakan soal-soal atau pertanyaan pada lembar latihan
5. Tunjukkan hasilnya kepada guru/instruktur
6. Khusus pada kegiatan belajar 2 setelah mengerjakan lembar latihan lanjutkan
dengan Lembar Kerja
2. Peran Guru
Guru adalah faktor penentu keberhasilan proses pembelajaran yang berkualitas. Sehingga
berhasil tidaknya pendidikan mencapai tujuan selalu dihubungkan dengan kiprah para guru. Oleh
PENDAHULUAN
6
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
karena itu, usaha-usaha yang dilakukan dalam meningkatkan mutu pendidikan hendaknya dimulai
dari peningkatan kualitas guru. Guru yang berkualitas diantaranya adalah mengetahui dan
mengerti peran dan fungsinya dalam proses pembelajaran.
Menurut Sardiman (1992), peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai
Informator, Organisator, Motivator, Pengarah/Direktor, Inisiator,Transmiter, Fasilitator, Mediator,
dan Evaluator. Sedangkan Pullias dan Young, Manan, Yelon dan Weinstein seperti yang dikutip
oleh E. Mulyasa (2007), mengatakan bahwa peran guru dalam proses pembelajaran adalah sebagai
Pendidik, Pengajar, Pembimbing, Pelatih, Penasehat, Pembaharu (Inovator), Model dan Teladan,
Pribadi, Peneliti, Pendorong Kretivitas, Pembangkit Pandangan, Pekerja Rutin, Pemindah Kemah,
Pembawa Cerita, Aktor, Emansipator, Emansipator, Pengawet, dan sebagai Kulminaor. Berikut
akan dibahas peran-peran guru tersebut.
C. Tujuan Akhir
Setelah selesai mempelajari modul ini diharapkan:
1. Pembaca dapat memahami jenis-jenis pekerjaan kantor, ciri-ciri pekerjaan kantor serta
hasil jasa atau produk pekerjaan kantor.
2. Pembaca dapat mengenal pekerjaan kantor.
3. Pembaca dapat mengetahui penguraian pekerjaan kantor serta dapat menerapkan
dalam dunia kerja.
4. Pembaca dapat menjalankan proses pekerjaan kantor.
5. Pembaca dapat melakukan pekerjaan kantor dengan baik.
7
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Secara harfiah, arti bekerja adalah melaksanakan suatu kegiatan. Namun kegiatan yang
dimaksud terfokus untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Kegiatan
tersebut dilaksanakan mengikuti perencanaan dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.
Melakukan bidang pekerjaan dapat diadakan dengan menggunakan mesin, alat hitung atau
metode-metode lain yang dikerjakan dengan tangan. Bagi seorang pegawai kantor, arti
bekerja adalah suatu kegiatan/tugas dengan berpedoman pada prosedur yang dilakukan
dengan proses kerja sama, karenanya setiap pegawai kantor terkait pada prosedur kerja.
MMMEEENNNGGGUUURRRAAAIIIKKKAAANNN PPPEEEKKKEEERRRJJJAAAAAANNN KKKAAANNNTTTOOORRR
Tujuan Kegiatan Pembelajaran :
1. Siswa dapat mengetahui pengertian pekerjaan kantor
2. Siswa dapat mengetahui jenis-jenis pekerjaan kantor
3. Siswa dapat mengetahui cirri-ciri pekerjaan kantor
4. Siswa dapat mengetahui hasil jasa atau produk pekerjaan kantor
URUAIAN MATERI
A. Pengertian Pekerjaan Kantor
PETUNJUK BELAJAR:
1. Baca dan pahamilah materi di bawah ini dengan seksama
2. Kerjakan tugas individu dan tugas kelompok yang telah tersedia
3. Kerjakan soal uji kompetensi pada buku tugas
4. Tugas dikumpulkan
8
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Dalam bahasa Indonesia dapat diartikan, pekerjaan kantor meliputi penyampaian
keterangan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan untuk
meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan
kontrol pimpinan.
Dalam bahasa Inggris, pekerjaan kantor disebut juga dengan istilah pekerjaan tulis
(clerical work) dan pekerjaan kertas (paper work). Disebut pekerjaan tulis karena dalam
setiap bekerja, seseorang pada umumnya menulis. Sedangkan disebut pekerjaan kertas karena
dalam setiap pekerjaan selalu membutuhkan kertas, baik dalam bentuk surat, nota, formulir,
arsip, sertifikat, maupun dokumen-dokumen lainnya. Kertas-kertas tersebut memuat data,
fakta, atau informasi yang dibutuhkan oleh suatu lembaga agar lebih lancar melaksanakan
aktivitas pokoknya. Pekerjaan kertas merupakan bagian integral dan penting dari kehidupan
manusia modern. Pada hakikatnya, pekerjaan kertas adalah pekerjaan surat-menyurat yang
terdiri :
a. Penerimaan
b. Pencatatan, melalui regristasi, aganderen, penomoran dan sebagainya.
c. Penyortiran, meliputi identifikasi, klasifikasi, penyandian, interpretasi, transformasi,
menjadi diagram, grafik, statistik, tabel, ikhtisar vademekum, buku pintar, dan
sebagainya.
d. Penyimpangan, meliputi pengiriman melalui pos biasa, segera, kilat tercatat, telegrafi,
radiografi, telexing,
dinas, kurir, dan
sebagainya.
Selain dari
pengertian di atas,
pekerjaan kantor
dapat diambil dari
pengertian beberapa
ahli yaitu:
1. George R.
Terry, pekerjaan
kantor meliputi
penyampaian
keterangan secara
lisan dan Gambar: Suasana Pekerjaan Kantor
9
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk
meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi
tindakan pengawasan pimpinan.
2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat-warkat dari
badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan
mencari keterangan di kemudian hari.
3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu
menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain
menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta
kekayaan.
Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan alat baik mesin- mesin maupun
manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat
biaya, tenaga, dan waktu. Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat
dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya
guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin
merupakan sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana
digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-
surat pesanan, laporan-laporan, dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
Pekerjaan kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha
pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat dan pemeliharaannya guna dipakai
untuk mencari keterangan di kemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah
daripada pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-
Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa
pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas
utama/pokokyang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis
menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan
kertas,maupun pelayanan.
10
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
daftar perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-
laporan dan oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
Sasaran analisis pekerjaan kantor adalah:
1. Menentukan nilai pekerjaan yang memungkinkan untuk pemeliharaan hak
pembayaran internal dan eksternal.
2. Memastikan perusahaan tidak melanggar ketetapan upah dan imbalan untuk pekerjaan
yang sama.
3. Membantu supervisor dan pekerja dalam mendefinisikan tugas dan tanggung jawab
untuk masing-masing pekerja.
4. Menyediakan justifikasi untuk eksistensi pekerjaan dan manakala organisasi dalam
kondisi “fit” hingga kondisi “istirahat”.
5. Menentukan kebutuhan rekrutmen dan informasi yang memungkinkan untuk
membuat keputusan pekerja.
6. Sebagai dasar untuk memantapkan program dan pola pengembangan karier bagi
karyawan.
7. Sebagai cara untuk menyampaikan pada pekerja potensi apa yang diharapkan dari
mereka, kondisi kerja secara umum dan tipe individu yang bagaimana yang dapat
memuaskan pekerjaan.
Gambar : Bertemu Client Untuk Mitra Kerja
11
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Dari kedua rumusan di atas, kita bisa mengetahui bahwa pekerjaan kantor bertalian
dengan warkat-warkat dan bahan keterangan atau informasi, meskipun pekerjaan kantor itu
berhubungan dengan warkat-warkat, tetapi juga ada tugas-tugas lain yang termasuk dalam
istilah pekerjaan kantor.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan
dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang bersifat umum, yang
memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang perkembangan organisasi, peranan
pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
1. Bantuan bagi Pimpinan (Staff Function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil tindakan
dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
2. Pelayanan bagi Masyarakat (Public Service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya adalah melayani
segenap kegiatan operatif (tugas- tugas pokok kantor), baik yang bersifat intern
maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan
yang disiapkan oleh pekerjaan kantor. Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana
data dan keterangan yang disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan
pekerjaan terhadap tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian
segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan
pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk
menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
12
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
G.R Terry melakukan penyelidikan pada perusahaan-perusahaan di Amerika Serikat
untuk mengetahui banyaknya waktu bekerja di kantor yang dipakai untuk pelaksanaan
masing-masing kegiatan. Hasil penyelidikannya menunjukkan bahwa waktu kerja itu
dipergunakan untuk 7 macam kegiatan yang pokok dengan persentase sebagai berikut :
Typing (mengetik) = 24,6%
Calculating (menghitung) = 19,5%
Checking (memeriksa) = 12,3%
Filling (menyimpan warkat) = 10,2%
Telephoning (menelepon) = 8,8%
Duplicating (menggandakan) = 6,4%
Mailing (mengirim surat) = 5,5%
Other (lain-lain) = 12.5%
Sheddy N. Tjandra (Kesekretarisan Jilid I, 2008) menambahkan pekerjaan kantor
senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang diperoleh, sebagai berikut :
1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi :
Mengetik – Menyalin
Menghitung – Memilah-milah ( sortir )
Memeriksa – Melekatkan
Menstensil – Menandai
Membubuhkan cap/stempel – Menyampul
Menelepon – Membagi-bagi
2. Bahan baku
Abjad/huruf – Tanda baca
Angka – Tanda hitung
Garis – Tulisan
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan
kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
1. Mengumpulkan/menghimpun
B. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
13
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan bila
mana diperlukan.
Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, dll.
2. Mencatat
Yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan sesuai dengan
perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang diperlukan,
sehingga wujudnya langsung siap pakai.
Contoh : Membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.
3. Mengolah
Yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan
dalam bentuk yang lebih berguna.
Contoh : membuat rekapitulasi datam membuat laporan tertulis, membuat laporan
keuangan,
dll.
4. Menggandakan
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang
diperlukan.
Contoh : memfotocopy surat, mencetak informasi, dll.
5. Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kapada pihak lain.
Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat
6. Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan alat tempat
tertentu sehingga sistematis dan aman.
Contoh : menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke computer, menyususn
buku di perpustakaan.
7. Melakuan Komunikasi
Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung
ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.
Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting.
8. Menghitung
Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.
14
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan
9. Pengelompokan Pekerjaan Kantor
Yaitu tugas-tugas rutin dan berkesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara
sesuai dengan kebutuhan, antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik,
menghitung, membuat jadwal, grafik, dan chard.
Pekerjaan Tulis Menulis
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja),
dinyatakn secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan
bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor33 tersebut adalah warkat yang setiap catatan
tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual
(hangat) dan reliable (nyata).
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap
hari banyak menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung besar
kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat
yang harus ditangani dari pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu
harus mendapatkan perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan
kepercayaan dari pihak luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik
merupakan promosi secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah
relasi/hubungan lebih luas.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis- menulis adalah kegiatan
mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang keterangan yang
diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan.
Mengetik
Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang
diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian, catatan
neraca pembukuan dan laporan-laporan. Tujuan pekerjaan mengetik antara lain:
a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b. Mempercepat pekerjaan tulis menulis.
c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
15
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
e. Praktis.
Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah
uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha lainnya, pasti
terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya. Biaya yang bersumber
itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan
uang masuk disebut pendapatan atau penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti
sepanjang oerganisasi tersebut masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin
setiap hari yang berarti ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan
rutin. Bagi kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan
Belanja Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan
bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah maupun swasta) antara lain terdiri
dari:
a. Balanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan
sebagainya.
b. Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
c. Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang dan
sebagainya.
d. Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya
penataran, biaya tamu dan sebagainya. Semua penerimaan dan pengeluaran
tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut cara tertentu, yang dinamakan tata
buku.
Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan buku, yang dinamakan buku harian,
yaitu buku untuk mencatat macam-macam transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau
perusahaan. Transaksi ialah kejadian atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan,
membayar utang, membeli barang, menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil
uang simpanan dibank, membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya.
Buku-buku yang termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku
pembelian, buku penjualan dan sebagainya.
16
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa saja buku kas dikantor buku
A tidak sam degan bentuk buku kas dikantor B. Berikut diberikan satu contoh seerhana
tentang cara mengerjakan buku kas. Buku kas dibagi dua kolom, yaitu kolom sebelah kiri
diberi nama Debet yang memuat penerimaan-peneriamaan sedang kolom kanan diberi nama
Kredit yang memuat pengeluaran-pengeluaran. Keterangan :
1. Sisi Debet di bagi atas :
a. Lajur tanggal
b. Lajur uraian penerimaan
c. Lajur jumlah uang yang diterima
2. Sisi Kredit dibagi atas :
a. Lajur tanggal
b. Lajur uraian pengeluaran
c. Lajur jumlah
3. Menutup dan membuku kembali buku kas :
a. Menutup buku kas dilakukan tiap akhir bulan.
b. Jumlahkan dulu Debet Dan Kredit pada kertas tersendiri, kemudian hitung selisih
jumlahnya.
c. Jika jumlah saldo Debet lebih besar dari jumlah kredit, selisihnya ditempatkan
pada kolom kredit lebih besar, selisihnya ditempatkan pada kolom Debet.
d. Lajur jumlah Debet dan Kredit diberi garis dua. Hasil penjumlahan dan garis dua
tersebut harus terletak pada satu garis lurus.
e. Buku kas akan dibuka kembali pada tanggal 1 bula berikutnya, yang dimulia
dengan saldo awal. Saldo Debet ditulis pada kolom Debet dan saldo Kredit ditulis
pada kolom Debet.
Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya
organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau kemajuan
yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan operasional yang
harus dilakukan. Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat
dilakukan dengan cepat, tepat, mudah, prektis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka
diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai car, antaranya
dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
17
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Gambar: Pelaksanaan Pekerjaan Kantor
Beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai berikut:
1. Catatan (records)
Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang
harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan dan data
penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau meneruskan
pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.
Pekerjaan yang berhubungan dengan catatan-catatan kerap kali dianggap sebagai
pekerjaan administratif (clerical work) oleh karena seorang klerk/kerani/clerk, secara harfiah
berarti orang yang dipekerjakan untuk membuat catatan-catatan.
2. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan
Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan
trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas dasar
sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-tindakan
membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan mengkompilasi
hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.
3. Penyimpanan produk-produknya sendiri
Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada
masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau sering
digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk membenarkan
aktivitas masa kini atau masa lampau.
18
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
4. Komunikasi intern dan ekstern
Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam
lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi ekstern
merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam perusahaan
dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat, order, telegram, dll.
Macam – macam pekerjaan kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan
menjadi 4 macam yaitu :
1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi
Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi,
korespondensi.
2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro,
perekaman tape.
3. Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik,
statistik, penyusunan laporan.
4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi,
pemberian keterangan.
Selain dari fungsi ada juga macam-macam pekerjaan kantor,yaitu :
1. Pekerjaan kantor yang bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang
berhubungan langsung dengan tulis-menulis, seperti :
a. Pengurusan atau penanganan surat masuk dan surat keluar
b. Penyimpanan surat (kearsipan)
c. Pengetikan
d. Pengurusan kepegawaian
e. Penguruan keuangan
f. Pengurusan perlengkapan
g. Penggandaan
h. Pembuatan laporan
2. Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan adalah pekerjaan kantor yang tidak
berhubungan dengan tulis-menulis, seperti :
19
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
a. Menelepon
b. Menerima tamu
c. Memelihara Gedung kantor
Menurut Leffingwell dan Robinson, pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan
berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening.
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik.
4. Menyimpan warkat.
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan-perhitingan yang belum
diselesaikan.
6. Mengurus, membagi-bagi dan mengirimkan surat-surat pos.
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh.
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem,
menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan
Ada banyak elemen yang harus penuhi untuk menunjang performa dari perusahaan
seperti sumber daya manusia,
kualitas produk, mesin, peralatan
kantor, sebagainya. Dari elemen-
elemen tersebut, hal yang paling
sering dianggap remeh oleh banyak
orang adalah kegunaan dari
peralatan kanto. Sebelum
dijelaskan manfaat dari peralatan
kantor bagi suatu perusahaan,
seharusnya mengetahui kegunaan
dari macam-macam peralatan
kantor yang diperlukan oleh setiap
Gambar ; Proses Pekerjaan Kantor
20
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
perusahaan. Peralatan kantor yang biasa digunakan oleh setiap perusahaan adalah komputer,
mesin fotocopy, meja kantor, kursi kantor, scanner, mesin fax, mesin penghancur kertas,
mesin hitung uang, cash box, pemotong kertas, mesin tik dan sebagainya. Kualitas dari
macam-macam peralatan kantor ini juga menentukan kegiatan dari para karyawan yang
menggunakan peralatan kantor ini. Semakin bagus kualitas dari peralatan kantor, semakin
bagus pula kinerja dari karyawan itu sendiri..
Kegunaan utama dari peralatan kantor guna menunjang performa karyawan juga akan
berpengaruh pada perfoma dari perusahaan itu sendiri. Saat memiliki peralatan kantor yang
mumpuni seperti komputer dengan spesifikasi yang tinggi, kursi dan meja kantor yang
nyaman, dan ditunjang dengan kualitas sumber daya manusia yang baik akan menambah
performa baik dari perusahaan. Itulah sebabnya mengapa sebisa mungkin kita harus
melengkapi karyawan kita dengan peralatan kantor yang memadai. Melengkapi karyawan
dengan peralatan kantor yang memadai juga harus dilakukan dengan pertimbangan pada
keuangan perusahaan. Dari berbagai macam peralatan kantor, dapat diklasifikasikan peralatan
kantor yaitu:
1. Habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai 1 kali atau tidak
tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon, klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai
berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
3. Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk
memproses
4. Pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP, mesin foto copy dsb.
5. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi
6. Baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor. Misalnya intercom,
telepon,
7. Fax, dsb.
8. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk menghias
ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya gambar, lampu, vas
bunga, dsb.
Sekarang zaman sudah semakin canggih dan kebutuhan dalam kantor juga semakin
meningkat. Peralatan kantor harus mengikuti zaman untuk menyelesaikan pekerjaan kantor
21
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
dengan cepat harus dilengkapi juga peralatan yang modern. Apa saja peralatan kantor yang
tersedia di gedung perkantoran modern jaman sekarang? Berikut beberapa peralatan kantor
yang sering kita jumpai di kantor-kantor, baik di kantor pemerintah maupun swasta. Peralatan
kantor ini bersifat wajib dimiliki oleh kantor, untuk menunjang kegiatan sehari-hari di kantor.
1. Komputer
Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah
diinputkan sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor yang
sangat jarang kita jumpai.
Gambar : Komputer
Tetapi sekarang komputer merupakan salah satu peralatan kantor utama yang wajib
di miliki perkantoran modern. Semua jenis pekerjaan mulai dari pekerjaan surat-menyurat,
pengolahan data semuanya dapat dikerjakan dengan computer.
2. Printer
Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks,
gambar, tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk printer
dan nanti printer akan melakukan pencetakan sendiri.
Gambar : Printer
22
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Setiap kantor membutuhkan paling tidak satu unit printer untuk mendukung
pekerjaan cetak mencetak di kantor. Segala macam dokumen perlu dicetak , misalnya faktur,
slip, selebaran, nota dan surat-surat lainnya.
3. Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali
dokumen dengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum
diciptakannya mesin fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk membuat
salinan dokumen.
Gambar : Mesin Fotocopy
Satu-satunya cara yang ditempuh adalah dengan menulis ulang kembali dengan
tangan atau diketik ulang dengan menggunakan mesin ketik yang dilapisi kertas karbon.
Cara ini tidak praktis karena membutuhkan waktu yang lama untuk menggandakannya.
Apalagi jika menggandakan beberapa puluh bahkan ratusan dokumen setiap hari.
Beberapa kantor melengkapi peralatan mesin fotocopy untuk memperlancar kegiatan
penggandaan dokumen di kantor, dengan membeli mesin fotocopy kecil atau portable.
Namun seiring dengan perkembangan teknologi, sekarang mesin fotocopy sudah dikombinasi
dengan printer dan scanner dalam satu unit.
4. Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi.
Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya
ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat diubah atau
dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru disimpan
sebagai file text, dokumen dan gambar.
23
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Gambar : Scanner
Hasil salinannya dapat di simpan dalam bentuk digital kedalam CD atau sebagai salah
satu cara pengarsipan modern. Scanner juga merupakan peralatan wajib dimiliki di kantor
yang sebagai bagian yang tidak terpisahkan.
5. Mesin Laminating
Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik
atau film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor. Kecuali
kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang berhubungan dengan
pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP dan sebagainya.
Gambar : Mesin Laminating
Namun terkadang juga dokumen-dokumen lain yang dianggap penting dilapisi dengan
plastik menggunakan alat ini.
24
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
6. Mesin Ketik
Mesin ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set
tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.
Gambar : Mesin Ketik
Walaupun era kejayaan mesin ketik sudah berlalu, tapi sebagian besar kantor masih tetap
menggunakan alat yang satu ini. Mesin ketik biasanya digunakan untuk mengetik berbagai
jenis blangko atau kuitansi yang tidak bisa di tulis tangan, atau di ketik menggunakan
komputer.
7. Modem + Jaringan Internet
Tidak lengkap rasanya bila di gedung perkantoran modern tidak mempunyai jaringan
internet sebagai peralatan kantor wajib, untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan sehari-hari.
Umumnya jaringan internet di perkantoran pengadaannya dilakukan dengan sistem
berlangganan dengan pihak ketiga sebagai penyedia jasa layanan intenet.
Gambar : Modem
25
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Informasi apa saja yang berhubungan dengan tugas-tugas di kantor dapat di cari
dengan mudah melalui internet. Misalnya tentang peraturan-peraturan kepegawaian terbaru
bisa diunduh lewat situs-situs resmi pemerintah.
Berbagai pekerjaan di perkantoran mulai dari perencanaan, pengorganisasian,
penggerakan, pengawasa. Sedangkan lebih detail lagi pekerjaan perkantoran meliputi tugas
menghimpun, mencatat, mengolah, mengirim, menggandakan, dan menyimpan.
Gambar : Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor Yang Efektif
C. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
26
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Semua pekerjaan kantor tersebut memiliki ciri-ciri yang sama. Ciri-ciri pekerjaan
kantor terdiri dari tiga aspek yakni : bersifat melayani, merembes segenap bagian organisasi
dan dilakukan semua pihak
1. Bersifat Pelayanan
Seperti dijelaskan diatas, bahwa pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana
pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi. G.R.
Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work).
Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu
pekerjaan- pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai
satuan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada
bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana
dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau penjualan.
Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan, apabila
pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan tersebut.
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh
bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua
pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan
perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan perkantoran juga
dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di kantor namun dapat
pula diluar kantor itu sendiri.
3. Dilakukan Semua Pihak
Karena pekerjaan perkantoran merembes pada semua lini perkantoran, mau tidak mau
semua pihak baik dari pimpinan hinggan karyawan paling bawah ikut mengerjakan pekerjaan
perkantoran. Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun
pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha),
27
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut. Pekerjaan
kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah
kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain
untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon
dari kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak
masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor . Seorang
pegawai rendah, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan
mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi.
Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang
telah diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya
merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat
nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas
manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan.
Sedangkan secara khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi
tugas-tugas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, selalu ada kendala baik itu kendala dalam
ruangan kerja atau dari pekerjaan yang dilakukannya. Melaksanakan pekerjaan kantor harus
Gambar: Faktor Kerja Yang Tidak Efektif
28
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
dikerjakan seefisien mungkin agar menghasilkan pekerjaan yang maksimal dan tujuan kerja
dapat tercapai. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil
yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan
dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu
sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan
susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja
tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan
hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu. Factor – factor yang mempengaruhi efisiensi kerja :
1. Cahaya
Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efisiensi
kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit membuat
kesalahan, dan mata tidak mudah lelah. Banyak ketidakberesan pekerjaan tata usaha
disebabkan oleh pencahayaan yang buruk. Pada umumnya kantor – kantor di Indonesia
bekerja dengan cahaya matahari. Cahaya matahari tidak dapat diatur dengan sempurna
menurut keinginan orang. Lebih – lebih dalam gedung luas dan kurang jendelanya, cahaya
alarm itu tidak dapat menembus sepenuhnya pada jarak lebih dari 6 hingga 7,5 dari jendela.
Cahaya penerangan buatan manusia ada 4 macam:
a. Cahaya langsung
Cahaya ini memancar langsung dari sumbernya ke permukaan meja.
b. Cahaya setengah langsung
Cahaya ini memancar dari sumbernya dengan melalui tudung lampu yang biasanya terbuat
dari gelas dari plastic.
c. Cahaya setengah tak langsung
Penerangan macam ini terjadi dari cahaya yang sebagian besar merupakan pantulan dari
langit – langit dan dinding ruangan, sebagian lagi terpencar melalui tudung kaca.
d. Cahaya tak langsung
Cahaya ini dari sumbernya memancar ke arah langit – langit ruangan, dari situlah dipantulkan
ke arah permukaan meja.
29
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
2. Warna
Warna yang tepat akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang
berlebihan. Para ahli membedakan 3 warna pokok yaitu merah, biru dan kuning. Merah
adalah warna yang menggambarkan panas, kegembiraan dan kegiatan bekerja. Biru adalah
warna adem. Sebagai warna langit dan samudra, warna biru menggambarkan keluasan dan
ketentraman. Sedangkan yang kuning menggambarkan kehangatan matahari. Warna ini dapat
merangsang mata dan syaraf.
3. Udara
Mengenai factor udara ini, yang penting sekali ialah suhu udara dan banyaknya uap
air pada udara itu. Suhu yang disarankan yaitu kira – kira 25,6 derajat celcius dengan
kelembapan sebesar 45 %.
4. Suara
Untuk mengatasi factor suara yang sering mengurangi tingkat efisiensi kerja para
pegawai, hendaknya diperhatikan letak alat – alat gaduh. Usaha – usaha lain yang dapat
dijalankan dalam kamar yang memakai alat – alat gaduh ialah pada langit – langit atau
dinding dipakai lapisan penyerap suara. Seperti karton tebal dan permukaannya berlubang –
lubang.
5. Asas – Asas Efisiensi Perkantoran
a. Asas perencanaan (segala sesuatu perlu direncanakan)
b. Asas penyederhanaan (usaha yang digunakan baik pikiran, tenaga, waktu, ruang
maupun benda administrasi)
c. Asas penghapusan (bidang – bidang ataupun tahapan yang kurang bermakna dapat
dihilangkan)
d. Asas penggabungan (bidang kerja yang satu tipe atau mempunyai kesamaan tugas
dapat digabungkan)
30
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Bila melihat seorang pegawai perkantoran bekerja, terkadang terlintas di fikiran kita
apa yang sedang mereka tulis, apa yang sedang mereka kerjakan, ataupun tulisan apa yang
sedang diketik. Bila kita memiliki pertanyaan seperti tadi, kita akan mencari tahu dokumen
yang dihasilkan pekerjaan kantor.
Pekerjaan perkantoran akan menghasilkan berbagai dokumen, dokumen tersebut
dihasilkan oleh semua bagian organisasi/perusahaan. Pada umumnya setiap bagian di unit
perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil produk dokumen sebagai berikut:
1. Surat
Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang
disampaikan kepada pihak lain
untuk mendapatkan tanggapan.
Surat mempunyai beberapa
kegunaan, yaitu :
a. Sebagai alat komunikasi
secara tertulis
b. Sebagai alat pengingat jika
sewaktu-waktu diperlukan
c. Sebagai alat bukti tertulis
yang sangat otentik
d. Dapat menjadi nilai
historis
e. Sebagai duta organisasi
f. Sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan
pimpinan
Hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat surat adalah :
D. Hasil Jasa Atau Produk Pekerjaan Kantor
Gambar: Contoh surat
31
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
a. Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio
(F4) untuk pemerintahan
b. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang
dipilih
c. Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele
d. Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
2. Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara
lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan yang dilakukan yaitu:
a. Pencatatan
b. Pengumpulan
c. Pemeriksaan
d. Pengetikan
e. Pengolahan data
Fungsi laporan:
a. Sebagai bahan
pertanggungjawaban
b. Alat menyampaikan
informasi
c. Alat pengawasan
d. Bahan penilaian
e. Bahan pengambilan
keputusan
Hal-hal yang perlu diperhatikan
dalam membuat laporan:
a. Harus jelas dan cermat
b. Mengandung kebenaran dan
objektifitas
c. Lengkap
Gambar: Contoh Laporan
32
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
d. Tegas dan konsisten
e. Langsung mengenai sasaran
f. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
g. Disertai dengan saran-saran
h. Tepat waktu
Jenis-jenis laporan:
a. Laporan berdasarkan waktu
Laporan berkala: laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka
waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh :
laporan kehadiran karyawan setiap bulan.
Laporan insidental: laporan yang dibuat apabila diperlukan
b. Laporan berdasarkan bentuk
Laporan berbentuk surat: laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat,
isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang
keluar dari suatu sekolah
Laporan berbentuk naskah: laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik
naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau
notulen rapat.
Laporan berbentuk memo: laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya
isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
c. Laporan berdasarkan penyampaian
Laporan lisan: laporan yang disampaikan secara langsung
Laporan tertulis: contoh: surat, naskah dan memo
Laporan visual: laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh:
disampaikan melalui media presentasi (power point)
d. Laporan berdasarkan sifat
Laporan biasa: laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika
laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif
Laporan penting: laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya
orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.
e. Laporan berdasarkan isinya
Laporan informatif: laporan yang isinya hanya berisi informasi saja
33
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Laporan rekomendasi: laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya
pembahasan lebih lanjut
Laporan analisa: laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam
Laporan kelayakan: laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan
atau pemilihan mana yang terbaik
Laporan pertanggungjawaban: laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas
seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.
Langkah-langkah membuat laporan
a. Menentukan masalah yang akan dilaporkan
b. Mengumpulkan bahan, data dan fakta
c. Mengklasifikasi data
d. Mengevaluasi dan mengolah data
e. Membuat kerangka laporan
Kerangka laporan terdiri dari:
a. Pendahuluan
Maksud dan tujuan penulisan laporan
Masalah pokok yang dilaporkan
Sistematika laporan
b. Batang tubuh
Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
Masalah yang terjadi
Pembahasan masalah
c. Penutup
Kesimpulan,
Saran
3. Formulir
Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya
terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi
dengan informasi yang tidak tetap. Keuntungan membuat formulir adalah:
34
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
a. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal
penggunaan kertas
b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
c. Adanya keseragaman
d. Mengurangi kegiatan fotocopi
Fungsi formulir adalah :
a. Mencari suatu keterangan
b. Menghimpun data yang sama
c. Menyampaikan informasi yang sama
Gambar: Contoh Formulir
35
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
d. Sebagai bukti fisik
e. Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
a. Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
b. Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
c. Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
d. Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
e. Dibuat secara sederhana
f. Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup
g. Harus ada judul nama formulir
h. Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
i. Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
j. Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan
secara matang
4. Berbagai macam dokumen tertulis
Selain surat, laporan, dan
formulir, masih banyak macam
dokumen tertulis lainnya yang
dihasilkan dalam pekerjaan
kantor. Macam dokumen tertulis
selain ketiga dokumen tersebut
dapat berupa jadwal, peta, table,
grafik, gambar, buku atau
makalah. Hasil jasa pekerjaan
kantor: kegiatan melayani tamu
atau kegiatan memberikan
informasi secara langsung.
Gambar: Contoh dokumen tertulis
36
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
5. Arsip
Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa
informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu
cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip dapat disebut kegiatan pengarsipan, jadi,
dokumen-dokumen tertulis yang sudah dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan,
sehingga bila diperlukan dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.
Gambar: Contoh Arsip
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor, maka harus diiringi dengan suasana yang
nyaman dan tempat yang indah, selain itu antar karyawan harus saling
bertegur sapa, saling membantu dalam menyelesaikan pekerjaannya serta
setiap sebulan sekali diadakan liburan bersama untuk menunjang kesetresan
dalam penat saat bekerja serta menjalin tali silaturahmi.
37
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
PENUGASAN
1. Bentuklah anggota kelompok yang terdiri dari 4-5 siswa 2. Lakukan observasi di suatu perusahaan atau kantor 3. Laporan berbentuk makalah 4. Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil observasi di
pertemuan selanjutnya.
TUGAS KELOMPOK
Petunjuk Pengerjaan :
Amatilah kantor di dekat rumah
mu, lalu identifikasikan
pekerjaan kantornya secara
efesien, setelah mengidentifikasi
buatlah perbedaan dan kesimpulan
dari pekerjaan kantor tiap kantor
yang anda identifikasi.
Tugas dikumpulkan pertemuan
selanjutnya
TUGAS INDIVIDU
38
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan dengan
pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan
kertas,maupun pelayanan.
2. Peranan pekerjaan kantor adalah:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan
pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk
menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.
3. Beberapa macam kegiatan yang dicakup oleh pekerjaan kantor, antara lain sebagai
berikut:
a. Catatan (records)
Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang
harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan
dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau
meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.
TUGAS KELOMPOK
Setelah anda melakukan observasi di salah satu kantor, coba identifikasikan jenis-jenis administrasi kantor, ciri-ciri administrasi kantor dan hasil jasa atau produk pekerjaan dalam bentuk laporan hasil observasi.
RANGKUMAN MATERI
39
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
b. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan
Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan
trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas
dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-
tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan
mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.
c. Penyimpanan produk-produknya sendiri
Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada
masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau
sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk
membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.
d. Komunikasi intern dan ekstern
Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam
lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi
ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam
perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat,
order, telegram, dll.
4. Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor
dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan/menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. Menyimpan
g. Melakuan Komunikasi
h. Menghitung
i. Pengelompokan Pekerjaan Kantor
5. Peralatan kantor bersifat wajib dimiliki oleh kantor, untuk menunjang kegiatan sehari-hari
di kantor yaitu:
a. Komputer
Komputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut perintah yang telah
diinputkan sebelumnya. Di era tahun 80-an, komputer merupakan peralatan kantor
yang sangat jarang kita jumpai.
40
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
b. Printer
Printer adalah alat untuk mencetak data yang dikirim oleh komputer, baik berupa teks,
gambar, tabel, atau pun foto. Sebelum mencetak kita harus menyediakan kertas untuk
printer dan nanti printer akan melakukan pencetakan sendiri.
c. Mesin Fotocopy
Mesin fotocopy adalah suatu alat untuk menyalin atau menggandakan kembali
dokumen dengan menggunakan cahaya, panas, yang bersumber dari listrik. Sebelum
diciptakannya mesin fotocopy,dapat dibayangkan betapa sulitnya pekerjaan untuk
membuat salinan dokumen.
d. Scanner
Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi.
Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner
hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat diubah
atau dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian baru
disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.
e. Mesin Laminating
Mesin laminating adalah mesin untuk melaminasi atau melapisi kertas dengan plastik
atau film. Mesin Laminating umumnya jarang terdapat pada sebagian besar kantor.
Kecuali kantor yang berhubungan dengan administrasi kependudukan, dan yang
berhubungan dengan pembuatan Kartu Identitas. Misalnya untuk pembuatan KTP
dan sebagainya.
f. Mesin Ketik
Mesin ketik adalah suatu mesin atau alat elektronik yang dilengkapi dengan set
tombol-tombol yang apabila ditekan dapat menyebabkan huruf tercetak pada kertas.
g. Modem + Jaringan Internet
Tidak lengkap rasanya bila di gedung perkantoran modern tidak mempunyai jaringan
internet sebagai peralatan kantor wajib, untuk mendukung pelaksanaan pekerjaan
sehari-hari. Umumnya jaringan internet di perkantoran pengadaannya dilakukan
dengan sistem berlangganan dengan pihak ketiga sebagai penyedia jasa layanan
intenet.
6. Ciri-ciri pekerjaan kantor terdiri dari tiga aspek yakni :
a. Bersifat melayani
b. Merembes segenap bagian organisasi
41
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
c. Dilakukan semua pihak
7. Pada umumnya setiap bagian di unit perusahaan/organisasi akan menghasilkan hasil
produk dokumen sebagai berikut;
a. Surat
Surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang
disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
b. Laporan
Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara
lisan maupun tertulis.
c. Formulir
Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya
terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang
akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.
d. Berbagai macam dokumen tertulis
e. Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya
yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga
dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, table, grafik, gambar, buku atau
makalah. Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan
memberikan informasi secara langsung.
f. Arsip
Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa
informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut
suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik
dan lebih lama.
42
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
A. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan memberi tanda silang (x) pada
jawaban yang paling tepat !
1. Di bawah ini termasuk sumber pengertian dari pekerjaan kantor, kecuali…
a. Bahasa Inggris
b. Bahasa Mandarin
c. George R Terry
d. Willian Leffingwell
e. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford
2. Apakah fungsi dari pekerjaan kantor?
a. Untuk membantu pimpinan
b. Mengendalikan kegiatan organisasi
c. Sebagai pusat ingatan
d. Untuk mempermudah mengambil keputusan
e. Melayani kegiatan operatif
3. Apakah peranan dari pekerjaan kantor?
a. Bantuan bagi pimpinan dan pelayanan bagi masyarakat
b. Mengembangkan organisasi
c. Memberikan pengetahuan kepada karyawan
d. Mempermudah mengambil keputusan
e. Melayani pimpinan
4. Di bawah termasuk jenis-jenis pekerjaan kantor, kecuali…
a. Mengumpulkan
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menyampaikan
e. Mengirim
5. Apa contoh dari mengumpulkan?
a. Membuat notula
SOAL UJI KOMPETENSI
43
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
b. Mencatat kegiatan
c. Membuat surat
d. Membuat rekapitulasi
e. Mengumpulkan data
6. Apa contoh dari mencatat?
a. Mencari informasi
b. Membuat notula
c. Membuat kliping
d. Membuat laporan keuangan
e. Mengumpulkan data
7. Apakah contoh dari menggandakan?
a. Mengirim file
b. Faksimili
c. Memfotocopy surat
d. Menyimpan surat
e. Mengirim surat
8. Apakah contoh dari menyimpan?
a. Mencetak informasi
b. Mengirim file
c. Menyimpan surat
d. Memfotocopy surat
e. Membuat laporan keuangan
9. Apakah contoh dari melakukan komunikasi?
a. Menyimpan data
b. Mengirim email
c. Mengirim faksimili
d. Mengumpulkan informasi
e. Correspondence
10. Sebenarnya apa dari dasar pekerjaan kantor? Kecuali….
a. Tata kerja
b. Prosedur kerja
c. System kerja
d. Tulis menulis
e. Bertelepon
44
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
11. Tantri Fitriana bekerja sebagai staf kantor pada sebuah perusahaan swasta. Pada suatu
hari ia diminta oleh pimpinan perusahaan untuk menggandakan sebuah dokumen dalam
jumlah banyak secara cepat yang hasilnya sama seperti aslinya, maka ia bisa
menggandakan dokumen tersebut dengan menggunakan….
a. Mesin tik
b. Mesin fotocopy
c. Mesin stensil
d. Risograph
e. Printer
12. Di bawah ini merupakan ekspresi mata yang seharusnya dihindari oleh karyawan
terhadap tamu atau pelanggan, yaitu….
a. Kontak mata secara langsung
b. Tatapan mata bersahabat
c. Tatapan mata kosong
d. Tatapan mata disertai senyuman
e. Tatapan mata berbinar
13. Hal di bawah ini yang bukan merupakan fungsi pekerjaan kantor dalam suatu organisasi
adalah….
a. Menyediakan informasi bagi pimpinan dalam mengambil keputusan
b. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan
c. Mempercepat perkembangan organisasi
d. Memberikan pelayanan terhadap staf
e. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaaan operatif
14. Apakah nama peralatan kantor di bawah ini?
a. Printer
b. Scanner
45
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
c. Mesin fotocopy
d. Komputer
e. Mesin laminating
15. Apakah nama peralatan kantor di bawah ini?
a. Mesin laminating
b. Komputer
c. Scanner
d. Printer
e. Mesin fotocopy
16. Apakah cirri-ciri pekerjaan kantor?
a. Menghimpun
b. Menyimpan
c. Menggandakan
d. Merembes segenap bagian organisasi
e. Menghitung
17. Di bawah ini termasuk macam dari factor cahaya, kecuali
a. Cahaya langsung
b. Cahaya setengah langsung
c. Cahaya setengah tak langsung
d. Cahaya tak langsung
e. Cahaya berwarna
18. Di bawah ini yang bukan termasuk macam dari factor azas adalah
a. Azas perencanaan
b. Azas penulisan
c. Azas penyederhanaan
d. Azas penghapusan
e. Azas penggabungan
46
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
19. Apakah hasil produk dokumen?
a. Surat
b. Stop map
c. Akta
d. Surat perjanjian
e. Sertifikat
20. Di bawah ini yang bukan termasuk jenis-jenis laporan adalah
a. Laporan berdasarkan waktu
b. Laporan berdasarkan bentuk
c. Laporan berdasarkan kegiatan
d. Laporan berdasarkan penyampaian
e. Laporan berdasarkan sifat
21. Laporan berdasarkan sifat Apakah tujuan dari pekerjaan mengetik?
a. Memperlambat pekerjaan tulis menulis
b. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat
c. Tersedianya arsip warkat yang berantakan
d. Lebih menjeli
e. Berkas atau warkat menjadi berantakan
22. Apakah kegunaan utama dari peralatan kantor?
a. Guna menunjang performa karyawan
b. Menentukan kegiatan karyawan
c. Menambah performa baik dari perusahaan
d. Sebagai pertimbangan dalam bekerja
e. Penyeimbang perlengkapan kantor
23. Manakah yang bukan contoh dari barang habis pakai?
a. Kertas, amplop dan penggaris
b. Tinta, intercom dan klip
c. Kertas, tinta dan amplop
d. Computer, gunting dan stensil
e. Stepler, karbon dan gunting
24. Di bawah ini yang bukan terasuk kegiatan yang terdapat pada laporan adalah
a. Pencatatan
b. Pengumpulan
c. Pemeriksaan
47
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
d. Pengetikan
e. Penggandaan
25. Apakah contoh dari laporan tertulis?
a. Surat
b. Laporan kegiatan kepanitiaan
c. Power point
d. Notula
e. rekaman
B. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan jawaban yang tepat !
1. Apakah yang dimksud dengan pekerjaan kantor?
Jawab:…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………….....
2. Apa sajakah peran dari pekerjaan kantor?
Jawab:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………….............
3. Sebutkan jenis-jenis dari pekerjaan kantor!
Jawab:…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
4. Sebut dan jelaskan macam-macam dari pekerjaan kantor!
Jawab:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………....
5. Sebutkan dan jelaskan cirri-ciri dari pekerjaan kantor!
Jawab:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………....
6. Sebutkan hasil jasa atau produk pekerjaan kantor!
Jawab:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………....
7. Mengapa kantor menyediakan peralatan kantor?
Jawab:…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
48
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
8. Apakah yang dimaksud dengan scanner dan apa perbedaan scanner dengan mesin
fotocopy?
Jawab:…………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………....................
9. Hal-hal apa saja yang diperlukan dalam membuat surat?
Jawab:…………………………………………………………………………………
…….....................................................................................................................
10. Apakah hal-hal yang diperlukan dalam membuat laporan?
Jawab:…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………
11. Apakah yang termasuk dari laporan berdasarkan isinya?
Jawab:………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………….
12. Apakah yang dimaksud dari formulir?
Jawab:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………....
13. Sebutkan keuntungan dari formulir!
Jawab:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………....
14. Apakah yang dimaksud dengan arsip? Jelaskan!
Jawab:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………....
15. Sebutkan apa saja dokumen tertulis dari hasil jasa atau produk pekerjaan kantor?
Jawab:…………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………….
49
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
A. Jawaban pilihan ganda.
1. B. Bahasa Mandarin
2. C. Sebagai pusat ingatan
3. A. Bantuan bagi pimpinan dari pelayanan bagi masyarakat
1. D. Menyampaikan
2. E. Mengumpulkan data
3. B. Membuat notula
4. C. Memfotocopy surat
5. C. Menyimpan surat
KUNCI JAWABAN
LEMBAR PENILAIAN
Standar keberhasilan : Siswa memperoleh ≥ 75% dari skor
Skor Total HASIL
LULUS TIDAK
LULUS
TINDAK LANJUT
Perbaikan Pengayaan
PENILAIAN KOGNITIF
50
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
6. E. Correspondence
7. E. Bertelepon
8. D. Risograph
9. C. Tatapan mata kosong
10. D. Memberikan pelayanan terhadap staf
11. B. Scanner
12. A. Mesin laminating
13. D. Merembes segenap bagian organisasi
14. E. Cahaya berwarna
15. B. Azas penulisan
16. A. Surat
17. C. Laporan berdasarkan kegiatan
18. B. Penulisan
19. A. Surat
20. D. Laporan berdasarkan kegiatan
21. B. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat
22. A. Guna menunjang performa karyawan
23. C. Kertas, tinta dan amplop
24. E. Penggandaan
25. A. Surat
B. Jawaban essay
1. Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokokyang berkaitan
dengan pekerjaan di bidang tulis menulis,catat mencatat yang berhubungan dengan
pekerjaan kertas,maupun pelayanan.
2. Peran pekerjaan kantor adalah:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan operasional, guna membantu melaksanakan
pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi
untuk menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan
3. Jenis-jenis pekerjaan kantor:
a. Mengumpulkan/menghimpun
b. Mencatat
51
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. Menyimpan
g. Melakuan Komunikasi
h. Menghitung
i. Pengelompokan Pekerjaan Kantor
4. Macam-macam pekerjaan kantor
a. Catatan (records)
Catatan-catatan ini meliputi hal-hal seperti data finansial, rekening-rekening yang
harus ditagih, skedul-skedul produksi, keterangan-keterangan mengenai persediaan
dan data penjualan. Mereka merupakan bukti-bukti tertulis untuk menyimpan atau
meneruskan pengetahuan mengenai kejadian-kejadian masa lampau.
b. Angka-angka dan perhitungan-perhitungan
Pengerjaan serta perhitungan angka-angka yang menunjukkan jumlah-jumlah dan
trend pada berbagai fase perusahaan yang bersangkutan dan merupakan aktivitas
dasar sebagian besar pekerjaan kantor. Upaya statistik seringkali mencakup tindakan-
tindakan membuat perbandingan antara data, menunjukkan trend yang berlaku, dan
mengkompilasi hasil-hasil statistik dalam bentuk yang dapat dimengerti.
c. Penyimpanan produk-produknya sendiri
Produk-produk kantor disimpan agar dokumen-dokumen kantor dapat digunakan pada
masa yang akan datang. Pada kebanyakan perusahaan, detail transaksi masa lampau
sering digunakan untuk membimbing aktivitas masa yang akan datang atau untuk
membenarkan aktivitas masa kini atau masa lampau.
d. Komunikasi intern dan ekstern
Komunikasi intern merupakan pertukaran pikiran atau opini anat individu di dalam
lingkungan perusahaan. Misalnya konferensi, komite, dll. Sedangkan komunikasi
ekstern merupakan pertukaran pikiran atau opini antara individu yang ada di dalam
perusahaan dengan individu yang berada di luar perusahaan. Meliputi surat-surat,
order, telegram, dll.
5. Cirri-ciri pekerjaan kantor:
a. Bersifat Pelayanan
52
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor berperan sebagai satuan organisasi pelayanan (service unit) yang
bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.
Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan laba, sebagaimana
dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi atau
penjualan.
b. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Pekerjaan kantor yang bersifat melayani menjadikannya merembes pada seluruh
bagian di organisasi/perusahaan. Sifatnya yang melayani dapat merambah ke semua
pekerjaan operatif dalam perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi
pekerjaan perkantoran menjadi lebih bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan
perkantoran juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisasi, tidak terbatas di
kantor namun dapat pula diluar kantor itu sendiri.
c. Dilakukan Semua Pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka
pekerjaan itu akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut.
Meskipun pekerjaan kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya
bagian tata usaha), akan tetapi pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok
pegawai tersebut. Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi
(dengan tidak mengubah kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang
direktur menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang
diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari kantor lain.
6. Hasil jasa atau produk pekerjaan kantor:
a. Surat
b. Laporan
c. Formulir
d. Berbagai macam dokumen tertulis
e. Arsip
7. Karena untuk memperjuangkan pekerjaannya agar cepat terselesaikan dengan
peralatan yang modern dan mendukung pekerjaan karyawan.
8. Scanner adalah suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi.
Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner
hasilnya ditampilkan dulu pada layar monitor komputer, kemudian baru dapat
diubah atau dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang
kemudian baru disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.
53
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
9. Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat adalah :
a. Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran
folio (F4) untuk pemerintahan
b. Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk
yang dipilih
c. Bahasa harus dibuat dengan baik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele
d. Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
10. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
a. Harus jelas dan cermat
b. Mengandung kebenaran dan objektifitas
c. Lengkap
d. Tegas dan konsisten
e. Langsung mengenai sasaran
f. Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
g. Disertai dengan saran-saran
h. Tepat waktu
11. Laporan berdasarkan isinya
Laporan informatif: laporan yang isinya hanya berisi informasi saja
Laporan rekomendasi: laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa
adanya pembahasan lebih lanjut
Laporan analisa: laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam
Laporan kelayakan: laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan
kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
Laporan pertanggungjawaban: laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas
seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.
12. Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya
terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang
akan di isi dengan informasi yang tidak tetap.
13. Keuntungan membuat formulir adalah:
a. Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal
penggunaan kertas
b. Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
c. Adanya keseragaman
d. Mengurangi kegiatan foto kopi
54
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
14. Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa
informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut
suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik
dan lebih lama
15. Selain surat, laporan, dan formulir, masih banyak macam dokumen tertulis lainnya
yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam dokumen tertulis selain ketiga
dokumen tersebut dapat berupa jadwal, peta, table, grafik, gambar, buku atau
makalah. Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan
memberikan informasi secara langsung.
Unsur Sangat Baik
(4)
Baik (3) Cukup (2) Kurang
Relevan (1)
Skor
Berpedapat Langsung pada
intinya, jawaban
mudah
dipahami dan
tidak bertele-
tele atau
singkat.
Langsung pada
intinya, jawaban
berbelit-belit sulit
untuk dipahami.
Pendapat yang
disampaikan
menyimpang
dari materi
yang
disampaikan
dan jawaban
sulit dipahami.
Pendapat yang
disampaikan
tidak sesuai
dengan materi
yang telah
dipelajari.
Komposisi Subjek
dinyatakan
dengan sangat
jelas. Terdapat
respon yang
sangat baik
ketika sehingga
materi cepat
selesai.
Subjek jelas,
komposisi gambar
dan tulisan baik,
perpaduan suara
seimbang, dan
cukup variatif.
Subjek jelas,
komposisi
gambar dan
tulisan cukup
baik tetapi
terjadi
pengulangan
dan kurang
variatif.
.
Tidak ada
subjek
jelas,
komposisi
gambar dan
tulisan kurang
baik, dan tidak
seimbang.
Belum ada
fokus yang
jelas mengenai
pekerjaan
kantor.
PENILAIAN PSIKOMOTORIK
55
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Rubrik Pekerjaan Kantor
Unsur Sangat Baik
(4)
Baik (3) Cukup (2) Kurang
Relevan (1)
Skor
Visual Menunjukkan
orisinalitas,
komposisinya
efektif,
menciptakan
respons
emosional atau
intelektual yang
kuat, artistik
yang
ditimbulkan
sangat baik .
Menggunaan
komposisi yang
efektif,
menciptakan
respons emosional
atau intelektual.
Terdapat unsur
artistik yang baik.
Menunjukkan
usaha
penggunaan
komposisi yang
cukup baik,
memberi pesan
emosional yang
cukup.
Tidak
memperhatikan
komposisi,
tidak
menimbulkan
kesan
emosional atau
intelektual
Kesesuaian Gambar
Berkualitas
tinggi, fokus
sangat efektif,
dapat
dimengerti dan
mengandung
unsur artistik.
Gambar fokus,
diperjelas
dengan teknik
yang baik. Objek
yang diacu jelas
dan tidak
membingungkan.
Gambar sedikit
tidak fokus dan
mengganggu,
objek yang
diacu masih
membingungka
n
Gambar tidak
fokus, objek
yang diacu
tidak jelas.
56
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Unsur Sangat Baik
(4)
Baik (3) Cukup (2) Kurang (1) Skor
Kehadiran
Jika tingkat
kehadiran siswa
tinggi antara 85-
100%.
Kehadiran siswa
baik, dengan
tingkat
kehadiran antara
75-85%.
Kehadiran
siswa cukup
baik, dengan
tingkat
kehadiran 65-
75%.
Kehadiran siswa
kurang baik,
dengan tingkat
kehadiran dibawah
65
% dan tanpa ada
alasan yang jelas.
Tanggung
Jawab
Siswa selalu
mengerjakan
tugas yang
diberikan guru
dengan baik.
Siswa
mengerjakan
tugas yang
diberikan pada
siswa
Siswa jarang
mengerjakan
tugas yang
diberikan oleh
guru.
Siswa tidak pernah
mengerjakan tugas
yang diberikan
oleh guru.
Keaktifan Siswa bertanya
dengan
mengangkat
tangan terlebih
dahulu,
mengungkapkan
pertanyaan dan
tanggapan
mengenai materi
dengan bahasa
yang sopan.
Siswa
mengungkapkan
pertanyaan dan
tanggapan
mengenai materi
dengan bahasa
yang sopan.
Siswa
mengungkapkan
pertanyaan dan
tanggapan
dengan bahasa
yang kurang
sopan.
Siswa
mengungkapkan
pertanyaan dan
tanggapan dengan
bahasa kurang
sopan, jika guru
memberi jawaban
siswa tidak
memperhatikannya.
PENILAIAN AFEKTIF
57
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Eko, Putro W. 1999. Pengetahuan Mesin-mesin Kantor. Yogyakarta : Adicita Karya Nusa.
Manajemen dan Administrasi.2011.Pekerjaan Kantor dan Peralatan Kantor, (Online),
(http://perkantoran-leo-administrasi.com), diakses pada 15 November 2014)
The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern. Edisi Keempat. Yogyakarta:
Liberty.
Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju.
DAFTAR PUSTAKA
58
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Harfiah
Arti kata sebagaimana aslinya atau asalnya
Warkat
Suatu catatan tertulis, terekam, tergambar,
tercetak yang dibuat orang dalam rangka
untuk membantu ingatan.
Supervisor
Seseorang yang diberikan tugas dalam
sebuah perhimpunan perusahaan
sebagaimana ia mempunyai kuasa dan
wewenang untuk mengeluarkan perintah
kepada rekan kerja bawahannya.
Correnpondence
Penyampaian maksud melalui surat dari
satu pihak kepada pihak lain dapat atas
nama jabatan dalam suatu perusahaan dan
dapat atas nama perseorangan.
Pekerjaan administrative
Pekerjaan yang membutuhkan kemampuan
analisadan tanggung jawab pegawai dalam
penerapan prinsip dan konsep pengetahuan
yang dapat diterapkan pada bidang
pekerjaan administrative.
Performa
per-for-ma 1. Melakukan; hal
menyelenggarakan; 2 hal memainkan (dl
seni drama, music, dan seni tari); 3.
penampilan
Interior kantor
Semua jenis barang/fasilitas yang
berfungsi untuk menghias ruangan kantor
sehingga tercipta ruangan yang serasi.
Pekerjaan operasional
Pekerjaan yang dikerjakan sesuai batasan
pengertian yang dijadikan pedoman untuk
melakukan suatu kegiatan.
Pekerjaan operatif
Pekerjaan yang dicapai tujuan dari suatu
organisasi, misalnya bagian produksi atau
penjualan.
Efisiensi kerja
Perbandingan terbaik antara suatu kerja
dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu.
GLOSARIUM
59
Modul Untuk SMK Kelas X Menguraikan Pekerjaan Kantor
Kegiatan belajar dalam modul telah terselesaikan. Sesuai dengan tujuan
pembelajaran yang telah dirumuskan diawal, materi yang telah disampaikan mampu
membuat peserta didik memahami hal-hal mengenai pekerjaan kantor. Disamping itu,
pembelajaran dengan menggunakan modul ini peserta didik akan mengingat mengenai
hal yang disampaikan karena tahapan-tahapan yang disajikan sangat jelas dan
mendetail. Bahkan sedikit demi sedikit peserta didik dibimbing dalam mengenal
pekerjaan kantor yang akhirnya mereka mampu menyusun pekerjaan kantor yang ada
di lingkungan sekitarnya.
Terdapat beberapa hal penting dalam modul ini, diantaranya:
1. Pekerjaan kantor sangat dibutuhkan dalam proses pencapaian suatu tujuan
perusahaan
2. Pekerjaan kantor menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan
pekerjaan satu dengan pekerjaan yang lainnya dan bagaimana hubungan
aktivitas dan fungsi yang dibatasi.
3. Pembentukan pekerjaan kantor dalam suatu perusahaan dapat dibentuk
berdasarkan pertimbangan jenis-jenisnya, cirri-ciri pekerjaan kantor, hasil
jasa atau produk yang dihasilkan, dan lingkungan pada organisasi yang
berdiri
Dengan keberhasilan dalam menguasai modul ini, penyusun berharap bahwa
peserta didik akan lebih termotivasi kembali untuk mengetahui lebih detail mengenai
pekerjaan kantor. Peserta didik beserta pembimbingnya disarankan tetap mencari
referensi lain baik referensi dari internet, bahan ajar yang lain maupun buku-buku
yang masih berkaitan dengan materi pengantar administrasi perkantoran khususnya
pekerjaan kantor.