pengelolaan dan pelayanan informasi publik tahun 2018sppn-kupang.ppid.pertanian.go.id/doc/73/laporan...
TRANSCRIPT
Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik Tahun 2018
KEMENTERIAN PERTANIAN
JL. Timor Raya KM 39 Fatuleu, Kupang, NTT. 85001 WEBSITE: www.smkppnkupang.sch.id. EMAIL:[email protected]
1. Gambaran Umum Pengelolaan dan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di SMK-PP Negeri Kupang, Badan Penyuluhan dan Pengembangan SDM Pertanian
a. Kebijakan Sejak diluncurkan Undang-Undang No.14 tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik , informasi menjadi satu hal wajib yang harus disediakan oleh seluruh badan publik di Indonesia. UU ini menjamin warga negaranya memperoleh informasi dan juga merupakan jawaban dari kebutuhan masyarakat akan informasi. Informasi bukan lagi menjadi satu hal yang rahasia atau ditutupi tetapi menjadi hal yang wajib dibuka karena menutupi suatu informasi berarti menyalahi Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik. Setiap badan publik wajib menyediakan informasi yang diumumkan secara berkala, informasi yang diumumkan secara serta merta, informasi yang tersedia setiap saat serta informasi yang diminta masyarakat tetapi diluar informasi yang dikecualikan.
Dengan amanat Undang –undang tersebut, Badan Publik harus menyiapkan secara matang mengenai informasi apa saja yang masuk kedalam informasi dikecualikan sehingga tidak menimbulkan kesalahan dalam praktek penyelenggaran PPID. Keterlibatan dari semua pihak dalam badan publik tersebut sangat penting karena PPID merupakan kewajiban dari instasi bukan hanya tanggung jawab dari satu orang yang telah ditunjuk sebagai PPID.
Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, setiap Badan Publik wajib menyediakan, memberikan dan atau menerbitkan Informasi Publik, selain Informasi Publik yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan (pasal 17). Dalam Undang-Undang tersebut Kementerian Pertanian telah mengeluarkan beberapa Peraturan Menteri Pertanian yaitu : (1) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 32/Permentan/OT.140/5/2011 tentang Pengelolaan dan Pelayanan Informasi Publik di Kementerian Pertanian; (2) Peraturan Menteri Pertanian Nomor 41 / permentan / OT.140 /6 /2012 tentang Pedoman Uji Konsekuensi Informasi Publik di lingkungan Kementerian Pertanian; (3) Keputusan Menteri Pertanian Nomor 105 /kpts/HK.060/1/2013 tentang Informasi Publik yang dikecualikan di lingkungan Kementerian Pertanian.
Berbagai peraturan tersebut dimaksudkan sebagai dasar bagi pengguna dalam memperoleh dan menggunakan informasi publik, dan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di lingkungan Kementerian Pertanian dalam penyelenggaraan, pengelolaan dan pelayanan informasi publik. b.Sarana dan Prasarana Pelayanan Informasi Publik
Sarana pelayanan informasi publik di lingkungan SMK-PP Negeri Kupang menggunakan 2 cara yaitu:
a) secara online melalui smkppnkupang.sch.id atau [email protected]/[email protected] o.id dan
b) secara langsung datang ke Kantor SMK-PP Negeri Kupang bagian humas untuk meminta informasi.
Prasarana pelayanan informasi publik di SMK-PP Negeri Kupang masih sangat minim karena keterbatasan ruangan untuk dijadikan ruang pelayanan informasi. Pelayanan informasi publik masih dilakukan di ruangan humas.
Masyarakat atau publik dapat berinteraksi dan berhubungan dengan PPID SMK-PP Negeri Kupang melalui 2 cara yaitu dengan mengakses portal yang berada di website www. smkppnkupang.sch.id atau dengan mengunjungi kantor kami yang beralamat di Jalan Timor Raya KM 39 Fatuleu,Kupang, NTT, 85001.Telepon 08113863004, 08113863003.
Kotak saran
Desk Informasi
Papan informasi
c. Sumber Daya Manusia
Penyediaan dan pelayanan informasi publik di SMK-PP Negeri Kupang
melibatkan seluruh sumberdaya manusia di bawah wakil kepala sekolah
bidang Hubungan masyarakat (Humas) yang berjumlah 4 (empat) orang
yang secara bergantian dapat menjadi petugas layanan di desk counter
sesuai dengan motto dan waktu layanan yang telah ditetapkan. Hal ini
telah di tetapkan melalui Keputusan Kepala Sekolah
No.01/Kpts/OT.050/I.23/2017 yang mempunyai tugas antara lain :
1) menyiapkan bahan penyediaan pelayaan informasi
publik secara cepat, tepat dan sederhana SMK-PP
Negeri Kupang;
2) menyimpan dan mendokumentasikan, mengamankan
bahan informasi secara tepat SMK-PP Negeri Kupang;
3) menyiapkan bahan saran/tanggapan atas permohonan,
keberatan dan/atau sengketa pelayanan informasi
publik;
4) menyiapkan bahan klasifikasi informasi;
5) menyusun laporan secara berkala
d. Anggaran
Dukungan Anggaran kegiatan untuk pelakanaan keterbukaan
informasi publik lingkup SMK-PP Negeri Kupang tahun 2017 sudah
dialokasikan untuk kegiatan PPID, yaitu untuk kegiatan public hearing
dengan anggaran sejumlah Rp. 6.650.000,-.
2. Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi
a.Pengumpulan dan Pengelolaan Dokumen
PPID SMK-PP Negeri Kupang memberikan pelayanan informasi pada
jam kerja Senin s/d Jumat dengan waktu sbb:
Hari : Senin s/d Kamis
Jam : 09.00 s/d 14.30 WIB
Istirahat : 11.00 s/d 13.00 WIB
Hari : Jum’at
Jam : 09.00 s/d 15.00 WIB
Istirahat : 11.00 s/d 14.00 WIB
Pengelolaan informasi publik di SMK-PP Negeri Kupang secara
umum belum terpusat di bagian PPID , sehingga informasi publik masih
tersebar pada masing-masing masing-masing wakil kepala sekolah
maupun berbagai instalasi/lab yang masih dalam bentuk hard copy dan
soft copy. Informasi yang tersedia setiap saat dapat di berikan kepada
pemohon informasi publik secara perorangan maupun
organisasi/lembaga/badan publik yang datang secara langsung (face to
face) ke desk counter PPID dengan memberi penjelasan seputar program
dan kinerja SMK-PP Negeri Kupang.
Pengelolaan dokumen dilakukan dengan cara menyimpan hard
copy dokumen di lemari kaca ruang Wakil kepala Sekolah bidang Humas
dengan kapasitas lemari dan ruangan yang terbatas, maka dokumen
informasi publik juga tersedia dengan jumlah yang terbatas pula, baik dari
segi jenis dokumen maupun jumlah dokumen, sehingga bila pemohon
memerlukan informasi lebih dari 1, maka pemohon diperbolehkan untuk
memperbanyak informasi dengan biaya sendiri. Pemohon juga dapat
memperoleh soft copy bila informasi yang dibutuhkan tersedia dalam
bentuk soft copy. Selain dengan bertemu face to face, masyarakat juga
dapat memperoleh informasi publik memalui situs web di
http://smkppnkupang.sch.id, walaupun belum semua informasi publik
ditampilkan dalam situs web tersebut.
INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN DAN DIUMUMKAN SECARA BERKALA
No.
Tipe Dokumen Jumlah
Informasi Publik
1 Profil SMK-PP Negeri Kupang 1
2 Laporan Pelaksanaan Kegiatan 10
3 Rencana Kerja 1
4 Prosedur Kerja 40
5 Peraturan Perundang-undangan 10
6
Laporan Keuangan
1
7 Pengadaan Barang 1
8 Penerimaan siswa baru 1
9 Pengembangan Kurikulum 1
10 Pembinaan karakter siswa 1
11 Saka Taruna Bumi 1
12 Regenerasi Petani 1
13 Desa Mitra 1
14 Pendampingan Pendidikan di wilayah perbatasan, tertinggal, dan terluar 1
15 Wisuda 1
Jumlah 72
a. Daftar Informasi Publik yang Dikuasai
PPID SMK-PP Negeri Kupang telah menetapkan Daftar Informasi Publik
yang dikuasai yaitu
KLASIFIKASI INFORMASI PUBLIK WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT
No.
Tipe Dokumen Jumlah
Informasi Publik
1 Hasil Penelitian, Jurnal, Warta, Prosiding, Bahan Pustaka 10
3 Daftar Informasi Publik 1
4 Prosedur Evaluasi 1
Jumlah 12
Secara keseluruhan jumlah informasi publik yang wajib disediakan dan
diumumkan secara berkala berjumlah 15 informasi, sedangkan informasi
publik yang wajib tersedia setiap saat berjumlah 4 informasi. Keterbatasan
jumlah informasi disebabkan masih banyaknya informasi yang belum
terekap di masing-masing unit kerja lingkup SMK-PP Negeri Kupang,
mengingat untuk menyusun daftar tersebut memerlukan waktu yang agak
lama. Hal tersebut dapat dilihat pada 2 (dua) tipe dokumen yang masih
kosong, yaitu Tipe Dokumen Pengadaan Barang dan Jasa dengan rincian
informasi berupa Rencana Pengadaan Barang; Daftar Kontrak dan Jenis
Pengadaan Barang dan Jasa. Hal ini disebabkan karena data daftar
kontrak belum dilakukan pendataan secara spesifik. Kemudian untuk Tipe
Dokumen SMK-PP Negeri Kupang , yaitu berupa DIPA, POK, RKAKL,
ROK juga belum terdata secara spesifik dan lengkap, sehingga belum
dimasukkan ke dalam Daftar Informasi yang Dikuasai.
b. Kekurangan dan Hambatan
Seiring dengan berjalannya waktu, PPID SMK-PP Negeri
Kupang telah melakukan beberapa peningkatan dalam rangka
perbaikan penyediaan dan pelayanan informasi kepada
masyarakat. Namun PPID SMK-PP Negeri Kupang mengakui
beberapa aspek pelayanan masih belum maksimal. Terdapat
beberapa kekurangan maupun hambatan yang dialami dalam
pengelolaan informasi dan dokumentasi, antara lain adalah:
a. Terbatasnya ruangan yang berfungsi sebagai desk counter
untuk melayani pemohon informasi, ruangan masih tergabung
dengan ruang Tata Usaha
b. Akses masyarakat ke portal PPID SMK-PP Negeri Kupang
masih terbatas, masyarakat belum bisa mengakses
permohonan informasi secara online via website karena
keterbatasan jangkauan jaringan internet;
c. Informasi yang terkait dengan anggaran belum dapat di akses
oleh masyarakat, karena belum menemukan format yang tepat
untuk dapat ditampilkan di website;
d. Daftar informasi yang dikuasai belum semuanya di tampilkan
dalam website.
3. Pelaksanaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di SMK-PP
Negeri Kupang
a. Pelayanan Informasi Publik
Adapun rincian pelayanan informasi publik di PPID SMK-PP
Negeri Kupang yang berlangsung selama tahun 2017 adalah
sebagai berikut :
1) Jumlah pemohon informasi publik sebanyak 19 orang dengan
jumlah permohonan informasi sebanyak 3 informasi.
2) Waktu yang diperlukan dalam memenuhi jumlah permintaan
informasi dalam setahun yaitu 300 jam 10 menit
3) Jumlah permohonan informasi publik yang dikabulkan 19 informasi
dan tidak ada permohonan ditolak dengan alasan informasi
tersebut termasuk dalam informasi yang dikecualikan di dalam
Kepmentan Nomor 105/Kpts/HK.060/1/2013 tentang Informasi
Publik yang di kecualikan di lingkungan Kementerian Pertanian dan
informasi lainnya karena informasi tidak dikuasai.
Rekapitulasi jumlah pemohon dan permintaan informasi Publik di SMK-PP Negeri
Kupang tahun 2018
NO
BULAN
PERMOHO
NAN IP
PEMOHON
IP
DIPENUHI
DITOLAK
WAKTU ALASAN PENOLAKAN
JAM MENIT
1 Januari
2 Pebruari
3 Maret
4 April 1 10 2 10
5 Mei 1 5 1 50
6 Juni 1 4 1 10
7 Juli
8 Agustus
9 September
10 Oktober
11 Nopember
12 Desember
JUMLAH 3 19 300 10
4. Saran dan Kesimpulan
Dengan diberlakukannya UU No. 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik (KIP), PPID SMK-PP Negeri Kupang
berusaha melakukan perbaikan dan peningkatan dan peyediaan informasi
publik kepada masyarakat luas khususnya yang ada di provinsi NTT. Ke
depannya PPID SMK-PP Negeri Kupang akan berusaha melakukan
evaluasi dengan upaya melakukan peningkatan dengan berbagai cara
yaitu:
a) Menyedikan berbagai data dan informasi terbaru yang dapat di
akses pada website resmi SMK-PP Negeri Kupang.
b) Mempercepat waktu pelayanan se-efektif mungkin.
c) Mengalokasikan anggaran sesuia dengan kebutuhan pengelola
PPID.
d) Mensosialisisikan peran PPID kepada para siswa, guru, dan
pegawai.
e) Menambah/ melengkapi daftar informasi yang dikuasai
Pentingnya informasi publik di era global ini maka diharapkan pelayanan
dan penyediaan informasi kepada publik dapat lebih maksimal, untuk itu
diperlukan kerjasama/koordinasi yang baik ke semua pihak untuk dapat
mewujudkannya.