pengukuran produktivitas kerja_karyawan_tugas kelompok_3
TRANSCRIPT
PENGUKURAN PRODUKTIVITAS KERJA
KARYAWAN
Oleh : kelompok 3 SK-013Mata Kuliah : Modern Office Administration -Fitri Shabrina-Nur Nafiah-Ulfi Rahmadianti
Pengertian
Pengukuran produktivitas kerja karyawan
adalah sarana untuk menganalisa dan
mendorong efisiensi produksi.
Pengukuran Produktivitas Kerja
Karyawan
Pengukuran produktivitas kerja menitik beratkan
pada berapa lama suatu tugas dapat diselesaikan,
dan merupakan input terpenting dalam perencanaan
SDM, estimasi biaya pegawai (pembayaran upah),
penjadwalan kerja, penganggaran maupun dalam
mendesain sistem insentif.
Informasi yang diperoleh dari proses
pengukuran kerja digunakan untuk penentuan standar
kerja, yang menjelaskan kinerja yang diharapkan dari
output dalam waktu tertentu.
Ada beberapa metode/cara yang dapat
digunakan dalam mengukur kinerja, yaitu
dengan mengukur beberapa aktivitas
admnistrasi kantor utama melalui
penghitungan berapa jumlah unit tugas yang
diselesaikan oleh pegawai dalam rentang
waktu tertentu.
Mengukur aktivitas atau pekerjaan yang
dilakukan dengan membandingkan hasil
kerja aktual dengan yang diharapkan.
Mempermudah kerja manajer administrasi
dalam merencanakan kebutuhan pegawai
guna menyelesaikan tugas atau proyek
dengan waktu yang telah ditentukan
TUJUAN PENGUKURAN KERJA
Memberikan dasar bagi keputusan perusahaan untuk
menambah pegawai baru dengan metode yang tepat (pegawai
paruh waktu, pegawai temporer, dan lain lain).
Membantu menentukan tingkat efisiensi dari metode dan
proses kerja yang dilakukan saat ini.
Membantu menyederhanakan proses kerja yang selama ini
telah digunakan oleh organisasi denfan mengurangi proses
yang tidak memberikan nilai tambah bagi perusahaan.
Membantu mengontrol biaya operasi perkantoran.
Membantu menentukan beban kerja yang sesuai bagi pegawai
(pekerjaan yang dibebankan kepada pegawai akan sesuai
dengan kemampuan dan keterampilan).
Manajer Administrasi dapat mengidentifikasi
pekerjaan yang dapat diisolasi dan dihitung. Untuk
memastikan hasil yang akurat, tugas harus
konsisten dari satu pengukuran dengan
pengukuran yang lain, karena fluktuasi hasil
pengukuran akan dengan mudah menghancurkan
tingkat kepercayaan terhadap standar kerja yang
akan ditetapkan nanti.
AKTIVITAS TERUKUR
Manajer Administrasi akan melakukan perencanaan dan
investigasi tentang program pengukuran kerja sesuai
dengan kondisi serta kebutuhannya.
Dan melakukan beberapa teknik untuk mendapatkan
dukungan karyawan yaitu salah satunya dengan
melakukan diskusi kelompok, tenang tujuan program
pengukuran kerja dan juga studi kasus tentang
organisasi yang memiliki program pengukuran kerja
yang sukses.
PROGRAM DAN LANGKAH PENGUKURAN
KERJA
Langkah pengukuran kerja yang diberikan oleh Quible (2001) :
1. Membuat rencana awal.
2. Menentukan orang yang bertanggung jawab terhadap program.
3. Mendapatkan penerimaan dan dukungan untuk program.
4. Mengumpulkan data-data penting.
5. Menganalisis data yang terkumpul dan mengembangkan standar.
6. Melatih supervisor fan manajer.
7. Menginstruksikan pegawai.
8. Evaluasi.
LANGKAH PENGUKURAN KERJA
Ada beberapa kriteria yang patut di pertimbangkan sebelum
memilih teknik yang akan digunakan, yaitu:
1. Tujuan penggunaan standar kerja;
2. Tingkat akurasi yang dibutuhkan standar kerja;
3. Biaya yang dianggarkan perusahaan dalam mengembangkan
standar kerja;
4. Sifat dari pekerjaan yang membutuhkan standar kerja;
5. Tingkat pemahaman elemen pengukuran kerja dan standar
kerja dari individu yang bertanggung jawab.
TEKNIK PENGUKURAN KERJA
TEKNIK PENGUKURAN KERJA
Ada beberapa teknik pengukuran kinerja yang dapat
digunakan diperusahaan menurut Stevenson (2005),
antara lain:
1. Laporan Produksi
Kelebihan dari penggunaan teknik ini adalah sederhana,
mudah dimengerti dan murahsehingga teknik ini
merupakan satu-satunya teknik yang mungkin
digunakan oleh banyak perusahaan.
Kekurangan dari teknik ini adalah kemungkinan kurang
akuratnya standar kerja yang dihasilkan.
TEKNIK PENGUKURAN KERJA
2. Work Sampling
Menurut Neibel dan Freivalds (1999), beberapa manfaat penggunaan
metode ini adalah:
Hasil tidak terpengaruh oleh fluktuasi pekerjaan dan tepat untuk proses
kerja jangka panjang.
Tidak mengganggu pekerjaan yang dilakukan pegawai.
Pegawai akan bersikap koorperatif;
Biaya dan waktu yang dibutuhkan relatif sedikit;
Sangat tepat untuk pekerjaan yang tidak berualang ulang;
Kekurangan dari teknik ini adalah:
kurang detailnya pengamatan terhadap komponen pekerjaan;
Pegawai membuat kinerjanya lebih baik ketika ada pengamat atau
peneliti.
Kurang sesuai untuk pekerjaan yang memerlukan aktivitas berulang
ulang.
3. Time Study (Stopwatch Time Study)
Kelebihan sistem ini antara lain:
Tingkat akurasi yang tinggi dibandingkan dua metode
terdahulu.
Standar kerja yang dihasilkan juga dapat segera
diaplikasikan guna meningkatkan kinerja karyawan.
Kekurangan teknik ini antara lain:
Proses pengukuran sering kali membutuhkan analis yang
terlatih dan akan menambah biaya program pengukuran
kerja.
Pegawai administrasi venderung beraksi negatif pada
standar yang ditentukan dengan teknik stopwatch.
4. Pengamatan Micromotion
Keuntungan pengamatan micromotion adalah
1. sangat akurat;
2. Cocok untuk menganalisis tahapan dari proses kerja;
3. Menyederhanakan proses kerja karena gerakan yang
tidak ada nilai tambah akan tampil pada rekaman.
Kekurangan menggunakan teknik ini adalah
4. Lebih mahal dari teknik pengukuran kerja yang lain;
5. Penggunaannya terbatas pada proses kerja dengan
volume dan biaya yang tinggi;
6. Membutuhkan analis yang terlatih.
5. Standar Waktu yang Diperkirakan
Kelebihan dari teknik pengukuran kerja ini adalah
1. Data yang diperoleh lebih akurat;
2. Tidak akan terdapat gangguan dalam pekerjaan yang dijadikan objek
penelitian;
3. Sementara standar dapat ditentukan meskipun pekerjaan belum
terselesaikan;
4. Keberadaan analis tidak diperlukan dalam mengembangkan standar.
Kekurangan dari teknik yang satu ini adalah
5. Dibutuhkan biaya yang besar untuk data sekunder yang akan
digunakan;
6. Beberapa aktivitas kantor yang membutuhkan penyelesaian dalam
durasi yang cukup lama relatif kurang tepat;
7. Penembangan standar internal memakan banyak waktu dan biaya.
Standar Kerja
Standar kerja terbaik harus ditetapkan dengan asumsi
mampu memberikan motivasi kepada pegawai untuk bekerja
dengan baik, dan juga pada tingkat dimana rata rata
karyawan dapat mencapainya.
Agar standar kerja berjalan dengan efektif maka standar
kerja harus mendapat penerimaan dari para pegawai, karena
bagi beberapa perusahaan mendapatkan penerimaan dari
para pegawai lebih sulit dibanding mengembangkan standar
kerja tersebut.
STANDARISASI KERJA
Keuntungan Standar Kerja
Penggunaan standar kerja memberikan beberapa keuntungan
penting (Garrison, dkk, 2005), antara lain:
1. Membantu meningkatkan efisiensi tiap pegawai dalam
menjalankan pekerjaannya;
2. Membantu menginformasikan pegawai tentang tingkat output
yang diharapkan.
3. Membantu manajer dalam membuat keputusan SDM.
4. Hanya dibutuhkan sedikit pengawasan dengan memberikan
kemandirian atas proses kerja yang memungkinkan
5. Sebagai dasar dalam memberikan kompensasi kepada pegawai
6. Membantu meningkatkan moral karyawan dengan membuat
karyawan sadar akan apa yang diharapkan dari mereka
Jenis Standar
Ada beberapa jenis standar dalam administrasi perkantoran
yakni standar kuantitas, standar kualitas dan standar
deskriptif (Quibel, 2001).
1. Standar Kuantitas digambarkan sebagai unit output per
unit waktu. Standar kuantitas ini mempunyai dua jenis
yaitu subjektif dan engineered.
2. Standar kualitas adalah pekerjaan dikantor yang
aktivitasnya tidak dapat diukur.
3. Standar Deskriptif, standar ini juga tidak dapat diukur,
biasanya digunakan untuk mengetahui karakteristik
penerimaan secara deskriptif dari area atau objek
perkantoran.
Produktifitas perkantoran dapat ditingkatkan
dengan meningkatkan output dari karyawan
perkantoran. Tingkat efektivitas pengunaan
teknologi perkantoran, efisiensi proses kerja, dan
kenyamanan lingkungan tempat mereka bekerja
secara langsung atau tidak langsung akan
mempengaruhi kinerja pegawai dalam
menyelesaikan tugas yang dibebankan.
TEKNIK PENINGKATAN KINERJA
Berikut ini adalah gabungan
beberapa teknik yang dapat
meningkatkan kinerja pegawai
yang disarikan dari pendapat
Gomes-Mejia, dkk (2004), Quible
(2001), dan Robbins (2003), yaitu:
1. Pembagian kerja.
2. Penyederhanaan kerja
3. Rotasi kerja
4. Peningkatan kerja
5. Flextime
6. Management by objectives
7. Keamanan kerja
8. Partisipasi karyawan
9. Quality circles
10. Kualitas masa kerja
11. Program asistensi karyawan
12. Komunikasi
13. Insentif dan penghargaan
14. Menurunkan stres karyawan
15. Manajemen waktu
16. Total Quality Management
Jumlah tanggung jawab yang dimiliki manajer administrasi
perkantoran untuk meningkatkan produktivitas berbeda
antara perusahaan yang satu dengan yang lain. Kontribusi
manajer administrasi perkantoran pada peningkatan
produktivitas perusahaan sangatlah nyata. Dengan teknologi
bara sangat berpengaruh pada peningkatan produktivitas
dan kesadaran mereka akan berbagai strategi yang
digunakan untuk berfungsi secara vital.
IMPLIKASI PADA MANAJER
ADMINISTRASI PERKANTORAN
Beberapa alternatif tersedia untuk
meningkatkan produktivitas perusahaan,
khususnya dalam proses mengatur karyawan.
Mayoritas teknik manajerial yang membantu
meningkatkan produktivitas karyawan sangat
ekonomis karena tidak membutuhkan biaya yang
besar. Biaya utama adalah pada usaha, waktu,
dan tenaga pikiran yang dicurahkan. Perusahaan
pada dasarnya mengetahui bahwa prioritas
utama adalah peningkatan produktivitas dikantor.
Kebanyakan perusahaan di Amerika Serikat termasuk
Ford motor, General Electric, Microsoft dan Hewlett-
Packard mengukur produktivitas kerja karyawannya
dengan Forced Ranking System. Dimana karyawan
dikelompokan berdasarkan prestasi kerjanya, dibagi
menjadi 3 kelompok yakni: diatas rata-rata, rata-rata,
dan dibawah rata-rata. Ford motor yakin bahwa sistem
ini diperlukan untuk membangun serta membentuk
budaya perusahaan dan membentuk manajemen yang
tanggap terhadap perubahan teknologi
Kasus (Case)
Sebagian karyawan menganggp sistem ini
seperti diskriminasi terhadap karyawan yang berusia
lanjut, karena rata rata mereka mengisi level C. . 1800
Manajer dibagikan kedalam kelompok yakni A, B, C.
Manajer yang berada dalam level C selama setahun
periode penilaian maka tidak akan mendapatkan
bonus, sedangkan manajer yang termasuk dalam
level C dalam masa 2 tahun periode penilaian akan
diturunkan jabatannya atau bahkan diberhentikan.
Dilihat dari cara penilaian evaluasi karyawan,
seharusnya perusahaan Form motor tidak
memberikan sanksi yang terlalu keras. Harusnya
karyawan atau manajer yang berada pada level
terbawah atau C diberi pelatihan / training untuk
mengembangkan kualitas dirinya, sehingga dapat
bersaing lagi dengan karyawan atau manajer kelas
atas.
SOLUSI