pengurusan dan pemeliharaan rekod dalam …
TRANSCRIPT
24/5/2016
1
PENGURUSAN DAN PEMELIHARAAN REKOD DALAM PERSEKITARAN ELEKTRONIK
AZIMAH MOHD ALI
PENGARAH
BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PENYELARASAN
ARKIB NEGARA MALAYSIA Arkib Negara Malaysia
LATARBELAKANG
• Pada 1 November 1995, Koridor Raya Multimedia (MSC) telah dilancarkan oleh kerajaan.
• 7 aplikasi perdana di bawah Koridor Raya Multimedia adalah
- Electronic Government - R&D Clusters
- E-Business - Mykad
- Smart School - Telehealth
- Technopreneur Development
• Kerajaan Elektronik yang dilancarkan pada Ogos 1996 mempunyai visi untuk
mempertingkatkan produktiviti dan keberkesanan perkhidmatan awam melalui penggunaan IT
dan multimedia. Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
2
LATARBELAKANG
• Pembangunan pelbagai sistem
• e-Perolehan, HRMIS, e-Syariah, GOE-EGDMS dll.
• Wujudnya dokumen dan rekod elektronik dalam pelbagai media dan format
• media- cakera optik, CD/DVD
• format - .doc, .ppt, .mp3, .jpeg, .bmp
Arkib Negara Malaysia
PERUBAHAN DALAM PENGURUSAN REKOD
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
3
SISTEM DAN PROSES ELEKTRONIK SEDIA ADA
• Program pengkomputeran dan automasi pejabat - membawa kepada percambahan rekod
elektronik.
• Tiada sistem dan prosedur untuk menguruskan rekod elektonik diwujudkan.
• Prosedur dan amalan yangsedia ada - "cetak dan fail".
• Penggubalan dasar, perundangan, piawaian, garis panduan dan prosedur
Arkib Negara Malaysia
PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR
• Akta Arkib Negara 2003
Peranan utama dalam mengawal pengurusan rekod elektronik dari pengwujudan
sehingga pelupusan dalam sektor awam.
• Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 -Panduan Pengurusan Pejabat.
• Pekeliling mengenai pelaksanaan ICT di Sektor Awam seperti Arahan Teknologi
Maklumat.
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
4
PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR
• Panduan-panduan Pengurusan Rekod
• Panduan Pelupusan Rekod Awam
• Panduan Penyediaan JPR Fungsian
• Panduan Pembangunan Klasifikasi Fail Pejabat Awam
• Panduan Penyediaan Pelan Tindakan Bencana Rekod (PTBR) Kerajaan
• Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Urusan Am
Arkib Negara Malaysia
PERUBAHAN AKTA,PERATURAN DAN PROSEDUR
• Pemakaian Piawaian Pengurusan Rekod:
MS 2223:2009 Part 1 and Part 2 - Information and Documentation – Records
Management Information and documentation.
MS ISO 16175:2012 Part 1, Part 2 and Part 3 - Principles and functional requirements
for records in electronic office environments.
MS 2473:2012 - Information and documentation - Implementation guidelines for
digitisation of records (ISO/TR 13025:2010).
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
5
APLIKASI SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK (ERMS)
• ERMS adalah sistem aplikasi yang berkeupayaan
i. menguruskan rekod elektronik bagi keseluruhan kitaran hayatnya meliputi
pewujudan, penawanan, pendaftaran, penyimpanan dan pelupusan.
ii. mengekalkan integriti, kesahihan dan boleh dicapai.
Arkib Negara Malaysia
OBJEKTIF PELAKSANAAN ERMS
• Bagi memastikan rekod semasa diurus dan disenggara secara elektronik -
membolehkan rekod diakses dengan cepat dan mudah apabila diperlukan.
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
6
RINGKASAN PERBEZAAN FUNGSI EDMS DENGAN ERMS
EDMS
• Menyokong kegunaan dokumentasisemasa bagi tujuan perniagaan ataumaklumat
• Lazimnya, tidak merangkumi aspekdari sudut konteks rekod
• Boleh mempunyai kawalanpenahanan
• Mungkin mempunyai keupayaanklasifikasi dokumen dan keperluanasas metadata
ERMS
• Menyediakan repositori yang selamat bagipemeliharaan dan akses kepada rekod
• Mesti merangkumi aspek dari sudutkonteks rekod dan hubungkait antararekod
• Mesti mempunyai kawalan penahananyang ketat
• Mesti mempunyai keupayaan klasifikasidokumen dan memenuhi keperluanmetadata secara komprehensif bagimenentukan struktur penyusunan rekod
Arkib Negara Malaysia
SYARAT-SYARAT PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK
• Rekod Ditawan
• Penawanan adalah satu proses menempatkan dokumen ke dalam sistem pengurusanrekod dan memberikan metadata untuk menerangkan rekod tersebut danmeletakkannya ke dalam konteks, agar ia boleh diuruskan sepanjang masa.
• Rekod Diselengara
• Rekod hendaklah diselenggara di dalam sistem pengurusan rekod berdasarkankepada penilaian persekitaran, aliran kerja dan kehendak ketelusan dan risiko.
• Rekod Boleh Digunakan
• Rekod boleh dipindah/eksport, dicapai, dipapar dan disunting.Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
7
UNSUR-UNSUR REKOD
• Kandungan
• Mesej – Maklumat yang hendak disampaikan
• Struktur
• Penyusunan maklumat – Bentuk fizikal dan logical
• Konteks
• Hubungkait dengan lain-lain rekod dan proses atau transaksi di mana ianya diwjud
atau diterimaArkib Negara Malaysia
CIRI-CIRI SISTEM PENGURUSAN REKOD
• Memastikan rekod didaftar dan disahkan kesahihannya (integritinya dijaga)
• memelihara kandungan, struktur dan konteks rekod
• Menyimpan butir-butir lanjut (sebagai bukti) bagi setiap tindakan, keputusan and
transaksi pentadbiran/perniagaan
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
8
SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK (ERMS)
Pewujudan & Penawanan
Penyelenggaraan
Penggunaan
dan
Akses
Pelupusan
Pemusnahan
Pengarkiban
Pendaftaran
Penyelenggaraan
Penggunaan
dan
Akses
Pelupusan
Pemusnahan
Pemindahan
Pendaftaran
Desktop Applications
E-mel
Imaging
Arkib Negara Malaysia
PROSES PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK
• Pewujudan dan Penawanan
• Meliputi pendaftaran, klasifikasi, penambahan metadata, dan penyimpanan
rekod di dalam aplikasi sistem pengurusan rekod elektronik
• Pendaftaran
• Mempastikan sesuatu rekod, komponen rekod, jejak audit, dan metadata
disimpan serta diurus secara teratur tanpa kehilangan maklumat bernilai
• Membolehkan pembinaan dan pengumpulan metadata di peringkat fail atau
folder
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
9
PROSES PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK
• Penggunaan dan Akses / Capaian
• Memudahkan semua komponen rekod atau fail termasuk isi kandungan (content),
metadata, nota, lampiran, dan lain-lain boleh dicapai, diakses, dipapar dan diurus
sebagai satu unit ataupun satu rekod yang lengkap semasa proses capaian
• Pelupusan dan Pemusnahan
• Meliputi Jadual Pelupusan Rekod, Proses Penilaian, Pemindahan Rekod, Kemudahan
mengeksport Rekod, dan Pemusnahan Rekod
• Penyelenggaraan
• Mempastikan keselamatan dan terdapat kawalan terhadap rekod-rekod di dalam
ERMS.Arkib Negara Malaysia
PENYEDIAAN PRA-SYARAT ERMS
• KLASIFIKASI FAIL
• JADUAL PELUPUSAN REKOD
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
10
KLASIFIKASI FAIL
• Satu proses mengenalpasti kategori atau kumpulan rekod yang dijana atau
dihasilkan melalui aktiviti atau proses kerja. Sekiranya pengenalpastian ini
terpakai, ia akan membantu di dalam penyediaan deskripsi, kawalan,
hubungan dan penetapan status pelupusan dan capaian.
Arkib Negara Malaysia
KLASIFIKASI FAIL ANM
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
11
KLASIFIKASI FAIL ANM
Arkib Negara Malaysia
MINIT TINDAKAN
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
12
SEKSYEN 27 – JADUAL PELUPUSAN REKOD
(1)Ketua Pentadbir sesuatu pejabat awam hendaklah menyediakan dan mengemukakan
Jadual Pelupusan Rekod dalam bentuk yang ditetapkan bagi pelupusan rekod awam
kepada Ketua Pengarah untuk kelulusannya.
(2) Ketua Pengarah boleh meluluskan jadual pelupusan rekod yang dikemukakan di bawah
subseksyen (1) dan, dalam meluluskan apa-apa jadual sedemikian, boleh mengenakan apa-
apa kehendak atau syarat yang difikirkannya patut.
Arkib Negara Malaysia
CONTOH JADUAL PELUPUSAN REKOD
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
13
DEFINISI METADATA
Maklumat mengenai rekod yang menerangkan proses teknikal dan pentadbiran
yang digunakan bagi mewujudkan, mengubahsuai, mengguna dan menyimpanrekod tersebut.
Arkib Negara Malaysia
METADATA
Data yang menerangkan konteks,
kandungan dan struktur rekod
Tajuk rekod
Subjek yang diliputi
Tarikh rekoddiwujudkan
Sejarah penggunaan
Formatrekod
Contoh
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
14
JENIS
REKOD
Arkib Negara Malaysia
CONTOH METADATA : SURAT-MENYURAT
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
15
CONTOH METADATA : MINIT MESYUARAT
Arkib Negara Malaysia
TANGGUNG-JAWAB PEJABAT AWAM
1. Mengurus rekod elektronik, menyediakan kemudahan akses, serta penggunaan danperkongsian maklumat mengikut tanggung-jawab polisi dan undang-undang berkaitantermasuk Akta Arkib.
2. Memastikan rekod elektronik yang diwujudkan, ditawan dan diselenggarakan, bagimemenuhi keperluan program, Polisi dan tanggung-jawab jabatan, adalah releven,lengkap dan boleh dipercayai.
3. Melaksanakan struktur bagi memastikan ketelusan dan akauntabiliti di dalampengurusan rekod elektronik.
4. Menggunakan sistem elektronik sebagai cara pilihan bagi mewujudkan, menggunakandan menguruskan rekod.
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
16
TANGGUNG-JAWAB PEJABAT AWAM
5. Menggunakan teknologi maklumat dengan cara yang dapat memastikan rekod elektronik
tulenan, boleh dipercayai dan mempunyai integriti selama diperlukan.
6. Melindungi dan memelihara rekod elektronik yang penting dan memusnahkannya apabila
tidak lagi diperlukan untuk tujuan operasi, dengan cara teratur dan tepat pada waktunya.
7. Membina persekitaran yang menyokong pengurusan rekod elektronik serta memastikan
semua kakitangan memenuhi tanggung jawab masing-masing.
8. Menilai keberkesanan and kecekapan pengurusan rekod-rekod elektronik di sepanjang
kitaran hayat.Arkib Negara Malaysia
PELAKSANAAN ARCHIVAL MANAGEMENT SYSTEM DI ARKIB NEGARA MALAYSIA
• Komponen penting dalam sistem ini adalah Repositori Arkib Digital yang akan
menyediakan tempat simpanan bagi objek digital dan metadatanya.
• Model bagi pembangunan Sistem Pemeliharaan Arkib Digital (AMS) ini
diadaptasikan dari ISO 14721 - Model Open Archival Information System (OAIS)
yang dikeluarkan oleh NASA and Research Library Group, US.
• Model ini adalah model yang terbaik setakat ini untuk dijadikan sebagai titik
permulaan bagi rekabentuk fungsian sistem pengurusan arkib digital.
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
17
GAMBAR RAJAH - MODEL OPEN ARCHIVAL INFORMATION SYSTEM (OAIS)
Arkib Negara Malaysia
FUNGSI - FUNGSI OAIS
• Mengikut model OAIS terdapat enam entiti fungsi utama di dalam membangunkan sesebuah
sistem pengurusan arkib digital dan ini menepati keperluan di Arkib Negara Malaysia.
• Model OAIS ini mempunyai 6 entiti fungsi utama iaitu:
i. Ingest
ii. Archival Storage
iii. Data Management
iv. Administration
v. Preservation Planning
vi. AccessArkib Negara Malaysia
24/5/2016
18
CARTA ALIR ARCHIVAL MANAGEMENT SYSTEM
Arkib Negara Malaysia
PEMINDAHAN REKOD ELEKTRONIK
ERMSTRIM
CONTEXT AMSArchival Management
System
TESSELLA SDB
BUSINESS
SYSTEMS
CDS-ISIS
ALCHEMY
CUMULUS
RDBMS
Trim Context XML
SDB XIP
Native Format
SDB XIP
Arkib Negara Malaysia
24/5/2016
19
PEMINDAHAN DAN PEMELIHARAAN REKOD ELEKTRONIK
• Rekod elektronik yang bernilai kekal hendaklah dipindahkan ke ANM untuk dipelihara dan
simpanan kekal di dalam Archival Management System kerana sistem ini berupaya
melaksanakan migrasi format rekod dari format lama ke format baharu melalui pemeliharaan
aktif (active preservation)
• Rekod elektronik ini tersedia untuk rujukan awam selepas mencapai taraf arkib.
Arkib Negara Malaysia
FAEDAH PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN REKOD ELEKTRONIK
• Dapat meningkatkan produktiviti jabatan
• Pengesanan adalah mudah dan cepat, serta rekod tidak akan hilang
• Boleh diakses oleh lebih daripada seorang pengguna pada masa yang sama dari lokasi
yang berbeza
• Jimat ruang fizikal
• Perkongsian rekodArkib Negara Malaysia
24/5/2016
20
TERIMA KASIH
30-31 Mei 2016
DEWAN BESAR, PUSAT ISLAM ISKANDAR
JOHOR BAHRUArkib Negara Malaysia