taklimat pengurusan rekod (tatacara pengurusan …

34
TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN FAIL RASMI KERAJAAN) ENTREPRENEURSHIP IS OUR THRUST OfficialUMK OfficialUMK www.umk.edu.my OfficialUMK BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Upload: others

Post on 16-Oct-2021

93 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD

(TATACARA PENGURUSAN FAIL RASMI KERAJAAN)

ENTREPRENEURSHIP IS OUR THRUST

OfficialUMK OfficialUMKwww.umk.edu.my OfficialUMK

BAHAGIAN PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB

PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

Page 2: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

22

PENGENALAN

PENGENDALIAN FAIL ADALAH SUATU KAEDAH PENGURUSAN YANG PERLU DILAKUKAN DENGAN

BETUL OLEH SETIAP PEGAWAI DAN KAKITANGAN DI JABATAN DAN AGENSI KERAJAAN.

FAIL KERAJAAN MENGANDUNGI DOKUMEN RASMI YANG TELAH DIDAFTAR DAN DISUSUN DENGAN

TERATUR. SETIAP FAIL DIBERI TAJUK YANG SPESIFIK BERASASKAN KLASIFIKASI FAIL YANG TELAH

DIBANGUNKAN. MS2223-1:2009 MENYARANKAN AGAR KLASIFIKASI FAIL DIBANGUNKAN

BERDASARKAN FUNGSI SESEBUAH AGENSI.

FAIL RASMI - DOKUMEN RASMI KERAJAAN YANG DIKANDUNG, DISUSUN DENGAN TERATUR DAN

DIDAFTARKAN. FAIL INI DIBERI TAJUK SPESIFIK SEPERTIMANA YANG TELAH DITETAPKAN DALAM

KLASIFIKASI FAIL.

KERTAS MINIT - KERTAS ATAU FORMAT YANG DILAMPIRKAN DI SEBELAH KIRI FAIL YANG

MENCATATKAN BUTIRAN DAN MAKLUMAT LAMPIRAN. IA BOLEH DIGUNAKAN SEBAGAI INDEKS

KEPADA LAMPIRAN YANG TERKANDUNG DI DALAM FAIL. KERTAS MINIT JUGA DIGUNAKAN UNTUK

MEMBERI ARAHAN ATAU MAKLUMBALAS RINGKAS KE ATAS LAMPIRAN YANG BERKENAAN.

KAD PERGERAKAN FAIL - KAD KAWALAN YANG MEREKODKAN PERGERAKAN FAIL.

Page 3: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

33

BAGAIMANAKAH KEADAAN BILIK FAIL ANDA?

ADAKAH INI? ADAKAH INI? ADAKAH INI?

Page 4: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

44

PENGURUSAN REKOD

BIDANG PENGURUSAN YANG BERTANGGUNGJAWAB BAGI KAWALAN YANG CEKAP

DAN SISTEMATIK DALAM PENGWUJUDAN, PENERIMAAN, PENYENGGARAAN,

PENGGUNAAN DAN PELUPUSAN REKOD TERMASUK PROSES MENAWAN DAN

MENYIMPAN BUKTI DAN MAKLUMAT MENGENAI AKTIVITI DAN TRANSAKSI URUSAN

ORGANISASI DALAM BENTUK REKOD

REKOD

MEMBOLEHKAN ORGANISASI UNTUK

a) Menjalankan urusan secara teratur, cekap dan bertanggungjawab

b) Menyampai perkhidmatan secara konsisten dan saksama

c) Menyokong dan mendokumen pembentukan dasar dan proses membuat

keputusan peringkat pengurusan, memastikan konsistensi, kesinambungan

dan produktiviti dalam pengurusan

d) Memudahkan aktiviti dijalankan dengan berkesan di seluruh organisasie) Mengekal memori korporat, peribadi atau kolektif

Page 5: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

55

KAEDAH KAWALAN REKOD

02

04

03

01BAGI KAWALAN REKOD

IANYA MELIBATKAN

REKOD TERBUKA DAN JUGA RAHSIA RASMI

PERLU MERUJUK TERLEBIH

DAHULU KLASIFIKASI FAIL UMK

YANG BOLEH DIAKSES DI DALAM

LAMAN WEB ARKIB UMK BAGI

MEMASTIKAN SETIAP FAIL

MENGGUNAKAN NOMBOR KF

YANG BETUL

BERMULA TAHUN 2018, SEMUA PTJ

YANG INGIN MEMBUKA FAIL

TERBUKA ATAU FAIL RAHSIA RASMI

PERLU MEMBUAT PENDAFTARAN

TERLEBIH DAHULU- FAIL TERBUKA (BAHAGIAN

PENGURUSAN REKOD DAN ARKIB)

- FAIL RAHSIA RASMI (BAHAGIAN

KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR)

SEMUA REKOD (SURAT, BORANG, EMEL,

MINIT MESYUARAT, PEKELILING DAN

SEBAGAINYA) PERLU DIKANDUNGKAN /

DIMASUKKAN KE DALAM FAIL RASMI MENGIKUT KF YANG TELAH DITETAPKAN

Page 6: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

66

PENGURUSAN FAIL

FAIL RASMI

ENTITI (WUJUD) BAGI PEJABAT AWAM01 FUNGSI – AKTIVITI – SUB AKTIVITI - TRANSAKSI

02

DIDAFTARKAN MENGGUNAKAN

BORANG PERMOHONAN

PENDAFTARAN FAIL BAHARU/JILID BAHARU

03

DIDAFTARKAN MENGGUNAKANBORANG PERMOHONAN

PENDAFTARAN FAIL BAHARU/JILID BAHARU

(UMK/B04.06/10/2020 PIND.2)

BERKUATKUASA PADA BULAN JANUARI 2018

UMK (B02.01)(01-2020)

FAIL TERBUKA

FAIL RAHSIA RASMI

BERKUATKUASA PADA 2 JANUARI 2020

Page 7: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

77

JENIS-JENIS KULIT FAIL

TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

REKOD TERPERINGKAT DI BAWAH SELIAAN

BAHAGIAN KESELAMATAN, PEJABAT PENDAFTAR

o PERINTAH DAN

ARAHAN BIASA

JABATAN

o SIASATAN DALAMAN

o FAIL PERIBADI

o FAIL MESYUARAT

TERTINGGI

o ARAHAN PENTING UNTUK

PERWAKILAN NEGARA YANG

MEMBUAT PERUNDINGAN

DENGAN NEGARA ASING

o KERTAS JEMAAH

MENTERI MENGENAI

DASAR POLITIK DAN

EKONOMI, MAKLUMAT

KETENTERAAN.

TERBUKA

ARKIB UMK

Page 8: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

88

BILIK KEBAL / PETI BESI YANG DIPASANG

KUNCI TATAKIRA / NOMBOR KOMBINASI

(DOKUMEN DALAM TINDAKAN DISIMPAN DI DALAM KABINET BESI BERPALANG)

KAEDAH PENYIMPANAN FAIL

01RAHSIA BESAR1

SEPERTI RAHSIA BESAR ATAU

KABINET BESI / ALMARI BESI

BERPALANG

02RAHSIA1

03SULIT

KABINET BESI / ALMARI BESI

BERPALANG

KABINET BESI / ALMARI BESI

BERPALANG

04TERHAD1

KABINET BESI BERLACI EMPAT,

KABINET BESI BERGERAK

(MOBILE RACK) ATAU RAK

BESI STATIK

05TERBUKA

Page 9: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

99

KLASIFIKASI FAIL

PENGENALPASTIAN DAN PENGUMPULAN MAKLUMAT SECARA LOGIKAL

KE DALAM KATEGORI/KUMPULAN YANG SAMA ATAU SEAKAN-AKAN

SAMA DI MANA SETIAP SATU KATEGORI/KUMPULAN REKOD ITU

DIKENALI DENGAN IDENTITINYA SENDIRI.

REKOD URUSAN AM

REKOD YANG MEMBERI SOKONGAN KEPADA PERJALANAN JENTERA

UNIVERSITI. INI YANG MELIPUTI REKOD BERHUBUNG PERKARA SEPERTI

PENTADBIRAN, TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR, PENGURUSAN

ASET KERAJAAN, PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN, DAN

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA.

KOD BAGI FAIL URUSAN AM IALAH SEPERTI BERIKUT:

100 – PENTADBIRAN

200 – TANAH, BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR

300 – PENGURUSAN ASET KERAJAAN

400 – PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

500 – PENGURUSAN SUMBER MANUSIA.

Page 10: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1010

KLASIFIKASI FAIL

REKOD URUSAN FUNGSIAN

REKOD TERAS BERKAITAN FUNGSI DAN AKTIVITI KHUSUS BAGI INI MELIPUTI

REKOD BERKAITAN PERKARA YANG DIWUJUDKAN OLEH ORGANISASI DI

DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-FUNGSI ATAU AKTIVITI-AKTIVITI

UTAMANYA.

KOD BAGI FAIL URUSAN FUNGSIAN IALAH SEPERTI BERIKUT:

600 – PENGURUSAN UNIVERSITI

700 – HAL EHWAL PELAJAR & ALUMNI

800 – PENYELIDIKAN DAN INOVASI

Page 11: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1111

SUSUNAN HIERARKI KLASIFIKASI FAIL

KF

FUNGSI1

AKTIVITI 2

SUB

AKTIVITI3

TRANSAKSI4

MERUJUK KEPADA TANGGUNGJAWAB

UTAMA/KHUSUS YANG DILAKSANAKAN OLEH

SESEBUAH PEJABAT AWAM/ORGANISASI DALAM

MENCAPAI OBJEKTIF PENUBUHANNYA

MERUJUK KEPADA KEGIATAN YANG

DILAKSANAKAN OLEH SESEBUAH PEJABAT

AWAM/ORGANISASI DALAM MENCAPAI FUNGSI

KHUSUS PENUBUHANNYA.

ADALAH KEGIATAN-KEGIATAN KHUSUS

YANG DILAKSANAKAN DI BAWAH AKTIVITI.

MERUPAKAN FAIL-FAIL DENGAN TAJUK KHUSUS DI

BAWAH SESUATU SUB-AKTIVITI. IA MERUPAKAN

PERINGKAT KEEMPAT DALAM KLASIFIKASI FAIL DAN

MENGANDUNGI DOKUMENDOKUMEN YANG

BERKAITAN DENGAN TAJUK FAIL TERSEBUT.

Page 12: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1212

CONTOH KLASIFIKASI FAIL

1

AKTIVITI SUB-AKTIVITI TRANSAKSI DESKRIPSI REKOD500 - 1 TADBIR URUS

SUMBER MANUSIA

Perkara berkaitan jawatankuasa pengurusan dan

Majlis Pembangunan Sumber Manusia

500 - 1/1 Jawatankuasa Pengurusan

Sumber Manusia

s.n: Penyelarasan)

Perkara berkaitan pengurusan mesyuarat, minit/

keputusan/ maklum balas mesyuarat, kertas kerja

keperluan tenaga manusia, penambahbaikan

pembangunan sumber manusia, perancangan dan

pelaksanaan pusingan kerja/penempatan,

kepakaran bidang ikhtisas, peningkatan kerjaya,

perancangan dan pelaksanaan program latihan

dan perancangan/ pelaksanaan pelan

penggantian

500-1/1/1 Panel Pembangunan Sumber Manusia

(Latihan)

Perkara berkaitan pengurusan mesyuarat, minit/

keputusan dan maklum balas mesyuarat

500-1/1/2 Panel Pembangunan Sumber Manusia

Kementerian

Perkara berkaitan pengurusan mesyuarat, minit/

keputusan dan maklum balas mesyuarat

500-1/1/3 Mesyuarat Pengurusan Sumber Manusia

(MPSM)

Perkara berkaitan perbincangan dan mesyuarat,

maklumbalas mesyuarat, keputusan minit mesyuarat,

edaran petikan minit, agenda mesyuarat, senarai

ahli mesyuarat dan terma rujukan mesyuarat

termasuk mesyuarat atau perbincangan yang

diadakan oleh setiap seksyen/sektor di bawah

Bahagian Sumber Manusia

500-1/1/4 JK Perkhidmatan Perkara berkaitan pengurusan mesyuarat, minit/

keputusan/maklum balas mesyuarat berkaitan

perkhidmatan staf

Page 13: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1313

TATACARA PENULISAN NOMBOR RUJUKAN

1CONTOH : UMK.B04.00.100 – 14/1/1 – UNTUK FAIL

CONTOH : UMK.B04.00.100 – 14/1/1 (2) – UNTUK SURAT/LAMPIRAN

FAIL TERBUKA

UMK = SINGKATAN NAMA BAGI UNIVERSITI MALAYSIA KELANTANB04.00 = KOD JABATAN BAGI PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN PENGURUSAN ILMU

100 = KOD FUNGSI

14 = KOD AKTIVITI

1 = KOD SUB AKTIVITI1 = KOD TRANSAKSI

(2) = NOMBOR 2 MEWAKILI LAMPIRAN SURAT KEDUA DI DALAM FAIL BERTAJUK

JAWATANKUASA PENGURUSAN REKOD

Page 14: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1414

TATACARA PENULISAN NOMBOR RUJUKAN

1FAIL RAHSIA RASMI

UMK(RB).B01.01.100 - 1/11/2 = KERTAS JEMAAH MENTERI MENGENAI DASAR POLITIKDAN EKONOMI

UMK(R).B01.01.100 - 1/11/1 = KERTAS JEMAAH MENTERI/KERTAS MAJLIS MESYUARAT

KERAJAAN NEGERI/NOTA JEMAAH MENTERI.

UMK(S).B02.04.100 - 18/7/1 = SIASATAN DALAMAN

UMK(T).B02.04.100 - 18/8/1 = FAIL KES

UMK = SINGKATAN NAMA BAGI UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN

(RB) = SINGKATAN BAGI FAIL RAHSIA RASMI RAHSIA BESAR

(R) = SINGKATAN BAGI FAIL RAHSIA RASMI RAHSIA

(S) = SINGKATAN BAGI FAIL RAHSIA RASMI SULIT(T) = SINGKATAN BAGI FAIL RAHSIA RASMI TERHAD

Page 15: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1515

PENAWANAN FAIL

SEMAKAN TELITI PERLU DIBUAT SEBELUM SESEBUAH FAIL BAHARU DIBUKA BAGI MENGELAKKAN

BERLAKUNYA PERKARA-PERKARA BERIKUT;

PEWUJUDAN DUA FAIL DENGAN TAJUK DAN NOMBOR RUJUKAN FAIL YANG SAMA

PEWUJUDAN DUA FAIL DENGAN TAJUK YANG SAMA TETAPI NOMBOR RUJUKAN FAIL YANG

BERLAINAN; DAN

PEWUJUDAN DUA FAIL DENGAN TAJUK BERLAINAN TETAPI NOMBOR RUJUKAN FAIL YANG SAMA.

BAGI MENGELAKKAN PERKARA DI ATAS BERLAKU, LANGKAH-LANGKAH BERIKUT PERLU DIAMBIL;

BACA ISI KANDUNGAN SURAT DENGAN CERMAT DAN SEMAK PERKARA UTAMA DALAM SURAT

SEMAK KLASIFIKASI FAIL BAGI MENENTUKAN TAJUK FAIL DAN NOMBOR RUJUKAN FAIL; DAN

BUKA KULIT FAIL BAHARU MENGGUNAKAN JENIS KULIT FAIL YANG SESUAI, CATATKAN TAJUK FAIL

DAN NOMBOR RUJUKAN FAIL SELARAS DENGAN (II) DI ATAS;

Page 16: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1616

PENAWANAN FAIL

UMK.B04.00.100-14/1/1

UM

K.B

04

.00

.10

0-1

4/1

/1

JAWATANKUASA PENGURUSAN REKOD

1) TAJUK FAIL DAN NOMBOR RUJUKAN FAIL

TAJUK FAIL DAN NOMBOR RUJUKAN FAIL HENDAKLAH DICATATKAN PADAKULIT FAIL DENGAN JELAS MENGGUNAKAN DAKWAT KEKAL WARNA HITAMATAU BIRU SEPERTI GAMBARAJAH.

2) KERTAS-KERTAS YANG BERHUBUNG

CATATKAN NOMBOR RUJUKAN FAIL LAIN YANG ADA HUBUNGKAITDENGAN FAIL INI UMPAMANYA FAIL DASAR, MESYUARAT, JAWATANKUASA,UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN SEBAGAINYA BAGI TUJUAN RUJUKSILANG. DI SAMPING ITU SEKIRANYA ADA ROMBAKAN KEPADA SKIMAKLASIFIKASI FAIL CATATKAN NOMBOR RUJUKAN FAIL LAMA DI KULIT FAILBAHARU DAN NOMBOR RUJUKAN FAIL BAHARU DI KULIT FAIL LAMA.

3) DIDAFTARKAN DI BAWAH PERKARA

CATATKAN INDEKS PERKARA UTAMA BAGI SESUATU FAIL YANG BAHARUDIBUKA DI RUANG INI SELARAS DENGAN SISTEM KLASIFIKASI FAIL

4) TARIKH KANDUNGAN PERTAMA

CATATKAN TARIKH DOKUMEN KANDUNGAN PERTAMA DI RUANG INI.TARIKH KANDUNGAN ADALAH TARIKH SURAT ATAU DOKUMEN DAN BUKANTARIKH PENERIMAAN ATAU PUN TARIKH KANDUNGAN DIDAFTARKAN KEDALAM FAIL INI.

1

2

3

4

Page 17: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1717

PENAWANAN FAIL

UMK.B04.00.100-14/1/1

UM

K.B

04

.00

.10

0-1

4/1

/1

JAWATANKUASA PENGURUSAN REKOD

5) TARIKH KANDUNGAN AKHIR

TARIKH DOKUMEN KANDUNGAN TERAKHIR DICATAT DI RUANG INI APABILAFAIL DITUTUP. TARIKH KANDUNGAN TERAKHIR ADALAH TARIKH DOKUMENATAU SURAT DAN BUKAN TARIKH PENERIMAAN ATAU PUNTARIKHKANDUNGAN DIDAFTARKAN KE DALAM FAIL INI.

6) DIHANTAR KEPADA DAN TARIKH DIHANTAR

BUTIRAN INI ADALAH PERIHAL PERGERAKAN FAIL. CATATKAN DENGANJELAS SINGKATAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG MENGGUNAKAN FAILINI UNTUK MENGAMBIL TINDAKAN DAN TARIKH FAIL ITU DIHANTAR.

5

6

Page 18: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1818

PENAWANAN FAIL

POWERPOINT TEMPLATE

01

02

03

04

05

06

07

08

PENAWANAN FAIL

COP TARIKH TERIMA

SURAT/DOKUMEN DI RUANG YANG KOSONG

DAFTAR SURAT/DOKUMEN DALAM

BUKU DAFTAR FAIL ATAU SISTEM PENERIMAAN SURAT

SURAT/DOKUMEN DITEBUK DI PENJURU ATAS SEBELAH KIRI (2.5 CM)

KANDUNGKAN SURAT/DOKUMEN DI

SEBELAH KANAN FAIL

MENGGUNAKAN TALI HIJAU (TREASURY TAG)CATATKAN NOMBOR KANDUNGAN DI

PENJURU ATAS SEBELAH KANAN

- SURAT MASUK (DAKWAT MERAH)- SURAT KELUAR (HITAM / BIRU)

SURAT/DOKUMEN DIMINITKAN

ATAU DIREKODKAN KE DALAM KERTAS MINIT

PROSES PENYIMPANAN FAIL DI DALAM BILIK FAIL

MENGEMASKINI DAN MENYIMPAN KAD PERGERAKAN FAIL

Page 19: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

1919

PENAWANAN FAIL

Page 20: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2020

PENULISAN KERTAS MINIT

KEBIASAAN MENULIS MINIT TINDAKAN DI ATAS DOKUMEN MASUK/KELUAR YANG DIAMALKAN

SEKARANG PERLU DIUBAH.

KERTAS MINIT HENDAKLAH DIGUNAKAN OLEH PEGAWAI UNTUK MENCATAT ARAHAN, KEPUTUSAN

ATAU MAKLUMBALAS RINGKAS YANG BERKAITAN DENGAN SEBARANG KANDUNGAN YANG

TERDAPAT DI DALAM SESEBUAH FAIL UNTUK TINDAKAN PEGAWAI YANG LAIN.

PENULIS MINIT PERLU:

a) NYATAKAN NOMBOR LAMPIRAN YANG DIRUJUK

b) CATATKAN SINGKATAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG DIMINITKAN

c) MINIT TINDAKAN DITULIS DENGAN RINGKAS DAN JELAS. MINIT TINDAKAN INI BOLEH

DITULIS DENGAN TANGAN ATAU DITAIP.

d) PENULIS MINIT PERLU MENANDATANGAN RINGKAS SERTA MENCATAT SINGKATAN NAMA

JAWATAN PEGAWAI DAN TARIKH; DAN

e) MINIT TINDAKAN TIDAK BOLEH DITULIS DI ATAS SURAT /DOKUMEN MASUK ATAU KELUAR

MINIT BEBAS - SEKIRANYA ARAHAN, KEPUTUSAN ATAU MAKLUMBALAS INI PERLU DIPERINCIKAN DAN

MELEBIHI SEPARUH KERTAS MINIT IANYA HENDAKLAH DITAIP DI KERTAS LAIN SEBAGAI MINIT BEBAS.

MINIT BEBAS INI HENDAKLAH DIDAFTARKAN DAN DIFAILKAN SEBAGAI KANDUNGAN BERIKUTNYA DI

DALAM FAIL TERSEBUT.

Page 21: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2121

PENULISAN KERTAS MINIT

PENULISAN MINIT BAGI

SURAT/DOKUMENMASUK

PENULISAN MINIT BAGI SURAT/DOKUMEN KELUAR

Page 22: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2222

PENULISAN KERTAS MINIT

UMK.B04.00.100.1/3/1

Rajah 9: Contoh Cara Penulisan Minit TINDAKAN

Nombor Fail

Surat Masuk

Cara Menulis

Minit Tindakan

Nombor Helaian

Kertas Minit

** Nombor Helaian

adalah sama

Surat Keluar

Tandatangan

Ringkas & TarikhJangan ada

“space”

Jangan ada

“space”

Page 23: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2323

PENYEDIAAN KERTAS MINIT

Page 24: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2424

KAD PERGERAKAN FAIL

A B C D

APABILA FAIL DIMINTA PERLU

DIKELUARKAN DAN DICATAT SINGKATAN JAWATAN DAN TARIKH

KAD DIKELUARKAN DAN

DILETAKKAN DI TEMPAT FAIL

ASAL BAGI MENGGANTIKAN FAIL DI DALAM KABINET

APABILA FAIL DIMINTA PERLU

DIKELUARKAN DAN DICATAT SINGKATAN JAWATAN DAN TARIKH

APABILA FAIL DIPULANGKAN,

KAD DIMASUKKAN KE

DALAM FAIL DI HADAPAN KERTAS MINIT

Page 25: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2525

PENUTUPAN FAIL

A

B

C

KETEBALAN (4 CM)

100LAMPIRAN

MANA-MANA YANG TERDAHULU

Page 26: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2626

PENUTUPAN FAIL

C

A

B

D

HILANG DAN DITEMUI KEMBALI

DOKUMEN TAMAT DAN TIADA TINDAKAN LANJUT

5 TAHUN TIDAK DIRUJUK

PERUBAHANPENTADBIRAN

Page 27: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2727

PENUTUPAN FAIL

MENCAPAI 100 LAMPIRAN ATAU

KETEBALAN 4 CM, MANA-MANA YANG TERDAHULU

PENSTRUKTURAN SEMULA ORGANISASI

PERUBAHAN PADA SKEMA KLASIFIKASI FAIL

Page 28: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2828

PEMINDAHAN FAIL

KRITERIA PEMINDAHAN

DITUTUP

TIDAK DIRUJUK TAMAT TINDAKAN

Page 29: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

2929

PELUPUSAN FAIL

KRITERIA PELUPUSAN

MUSNAH@ROSAK

AKIBAT BENCANA TIADA NILAI

PERLU SERTAKAN

CABUTAN MINIT

BERSAMA BORANG

PERMOHONAN

Page 30: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

3030

PEMBAIKIAN DAN PENGGANTIAN FAIL

01KELUARKAN SEMUA ISI

KANDUNGAN DI DALAM

FAIL LAMA

02 GUNTING KULIT

FAIL LAMA

Page 31: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

3131

PEMBAIKIAN DAN PENGGANTIAN FAIL

03

TULIS NOMBOR LAMPIRAN

TERAKHIR PADA KULIT

FAIL. SEBAGAI CONTOH

JIKA LAMPIRAN TERAKHIR

BERNOMBOR 4, MAKA

KULIT FAIL LAMA

BERNOMBOR 5.

MASUKKAN BORANG

PENDAFTARAN FAIL YANG

LAMA KE DALAM FAIL YANG BAHARU.

Page 32: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

3232

PEMBAIKIAN DAN PENGGANTIAN FAIL

04MASUKKAN KULIT FAIL

LAMA BERSEKALI DENGAN LAMPIRAN KE

DALAM FAIL BAHARU

05

MASUKKAN KERTAS

MINIT SERTA KAD

PERGERAKAN FAIL (AMBIL DARI FAIL LAMA)

Page 33: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

3333

PEMBAIKIAN DAN PENGGANTIAN FAIL

06

TULIS KULIT FAIL BAHARU

BERDASARKAN

KLASIFIKASI FAIL

(BAHARU) SERTA

PENGGUNAAN TANDA

PEMISAH DAN KOD PTJ YANG BETUL

07

LAMPIRAN SETERUSNYA

DI DALAM FAIL BAHARU

AKAN MENGGUNAKAN NOMBOR 6 DAN

SETERUSNYA

Page 34: TAKLIMAT PENGURUSAN REKOD (TATACARA PENGURUSAN …

UMK Bachok

Beg Berkunci No. 01,

16300 Bachok, Kelantan.

+609-7797000

Kampus Kota

Karung Berkunci 36, Pengkalan Chepa,

16100 Kota Bharu. Kelantan.

+609-7717000

Kampus Jeli

Beg Berkunci No. 100,

17600 Jeli, Kelantan.

+609-9477000

Kita #BinaLegasiUMK Bersama

#OneUMKOneDream

TERIMA KASIH

‘ENTREPRENEURSHIP IS OUR THRUST’

[email protected]

OfficialUMK