peraturan menteri kehutanan103.52.213.225/hukum/simppu-lhk/public/uploads/files/p.63 (2).pdf ·...
TRANSCRIPT
-
- 1 -
PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR P.63/Menlhk-Setjen/2015
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP
DAN KEHUTANAN
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Kehutanan Nomor
P.44/Menhut-II/2010 telah ditetapkan Pedoman Tata
Naskah Dinas Kementerian Kehutanan;
b. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Negara
Lingkungan Hidup Nomor 8 Tahun 2011 telah ditetapkan
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan
Hidup;
c. bahwa berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun
2015 telah ditetapkan Kementerian Lingkungan Hidup
dan Kehutanan dan berdasarkan Peraturan Menteri
Lingkungan Hidup dan Kehutanan Nomor P.18/MenLHK-
II/2015 telah ditetapkan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian lingkungan Hidup dan Kehutanan;
d. bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Reformasi Birokrasi
Nomor 80 Tahun 2012 telah ditetapkan Pedoman Tata
Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
e. bahwa berdaarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud
pada huruf a sampai dengan huruf d, perlu menetapkan
Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan;
-
- 2 -
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011
Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5234);
2. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun
2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5071);
3. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera,
Bahasa dan Lambang Negara serta Lagu Kebangsaan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009
Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5035);
4. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan;
5. Keputusan Presiden Nomor 121/P Tahun 2014 tentang
Pembentukan Kementerian dan Pengangkatan Menteri
Kabinet Kerja Tahun 2014-2019, sebagaimana telah
diubah dengan Keputusan Presiden Nomor 79/P Tahun
2015;
6. Peraturan Presiden Nomor 7 Tahun 2015 tentang
Organisasi Kementerian Negara;
7. Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2015 tentang
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2015
Nomor 17);
8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012
tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah;
9. Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan Kehutanan
Nomor P.18/MenLHK-II/2015 tentang Organisasi dan
Tata Kerja Kementerian lingkungan Hidup dan
Kehutanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun
2015 Nomor 713).
-
- 3 -
MEMUTUSKAN :
Menetapkan : PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN
KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA TENTANG PEDOMAN
TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN LINGKUNGAN HIDUP
DAN KEHUTANAN.
Pasal 1
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup
dan Kehutanan merupakan acuan dalam pengelolaan tata
naskah dinas lingkup Kementerian Lingkungan Hidup dan
Kehutanan.
Pasal 2
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup
dan Kehutanan sebagaimana tercantum dalam Lampiran
Peraturan Menteri ini.
Pasal 3
Ketentuan lebih lanjut mengenai Pedoman Tata Naskah Dinas
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan yang belum
ditetapkan dalam Peraturan Menteri ini, dapat diatur dengan
Peraturan Eselon I sesuai bidang tugasnya.
Pasal 4
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, proses
penyesuaian diselesaikan dalam jangka waktu paling lambat 3
(tiga) bulan sejak Peraturan Menteri ini diundangkan.
Pasal 5
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku :
a. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P.44/Menhut-
II/2010 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Kementerian Kehutanan; dan
b. Peraturan Menteri Negara Lingkungan Hidup Nomor 8
Tahun 2011 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
Kementerian Lingkungan Hidup;
dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
-
- 4 -
Pasal 6
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya
dalam Berita Negara Republik Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 24 November 2015
MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
SITI NURBAYA
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal
DIREKTUR JENDERAL
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd.
WIDODO EKATJAHJANA
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2016 NOMOR
Salinan sesuai dengan aslinya
KEPALA BIRO HUKUM,
ttd.
KRISNA RYA
-
- 5 -
LAMPIRAN PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN
KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : P.63/Menlhk-Setjen/2015
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN
LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan cara
melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan
pemerintahan dan pembangunan di lingkungan instansi pemerintah pusat
dan daerah.
Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah
adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi
tata naskah dinas (tata surat, distribusi, formulir dan media), penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi,
pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan
lambang negara, lambang instansi dan cap dinas, penggunaan Bahasa
Indonesia yang baik dan benar, tata surat, perubahan, pencabutan,
pembatalan produk hukum serta ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh
instansi pemerintah pusat dan daerah telah diatur dalam Peraturan
Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah. Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Tata Naskah
Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan disesuaikan dengan
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi
Birokrasi tersebut dalam Peraturan Menteri Lingkungan Hidup dan
Kehutanan ini.
-
- 6 -
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan
Kehutanan dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah
dinas pada Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan
Kehutanan bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang
efektif dan efisien dalam penyelenggaraan tugas Kementerian
Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
C. Sasaran
1. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas Kementerian Lingkungan Hidup
dan Kehutanan.
2. Terwujudnya keterpaduan pengelolaan tata naskah dinas dengan unsur
lainnya dalam lingkup administrasi umum.
3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis
kedinasan serta kemudahan dalam pengendalian.
4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah
dinas.
5. Berkurangnya tumpang tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata
naskah dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
D. Asas
Asas yang harus diperhatikan dalam penyusunan naskah dinas adalah
sebagai berikut :
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan
efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,
spesifikasi informasi serta dalam penggunaan Bahasa Indonesia yang
baik, benar dan lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk
yang telah dibakukan.
-
- 7 -
3. Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari
segi isi, format, prosedur, kewenangan dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu
kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan
tepat sasaran dalam redaksional, prosedural dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman secara fisik dan substansi mulai dari
penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak,
pemberkasan, kearsipan dan distribusi.
E. Pengertian
1. Administasi Umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang
meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan
akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata
letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap
dinas Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani
naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada
jabatannya.
6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah non
kementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri
dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi
dan kabupaten/kota.
-
- 8 -
7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka
Tunggal Ika.
8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Kementerian
Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
F. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Lingkungan
Hidup dan Kehutanan meliputi :
1. Pendahuluan.
2. Jenis naskah dinas.
3. Format naskah dinas.
4. Penyusunan naskah dinas.
5. Pejabat penanda tangan naskah dinas.
6. Penggunaan kop, logo dan cap dinas dalam naskah dinas.
7. Perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat naskah dinas.
-
- 9 -
BAB II
JENIS NASKAH DINAS
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan
pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi
pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,
penetapan dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan
terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar
Operasional Prosedur (SOP) dan surat edaran.
a. Peraturan
Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur, memuat
kebijakan pokok, bersifat umum, berlaku untuk seluruh satuan
organisasi/unit kerja dalam sebuah instansi pemerintah dan dapat
merupakan dasar bagi penyusunan naskah dinas lainnya. Peraturan
bersama merupakan turunan dari peraturan.
b. Pedoman
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat
umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke
dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan
karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.
c. Petunjuk Pelaksanaan
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang
memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan
pelaksanaannya.
d. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah naskah dinas yang
memuat serangkaian petunjuk tertulis yang dibakukan mengenai
berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana,
kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
e. Surat Edaran
Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
-
- 10 -
2. Naskah Dinas Penetapan
Jenis naskah dinas penetapan ada dua macam, yaitu :
a. Keputusan
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang
bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur dan merupakan
pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk :
1) Menetapkan / mengubah status kepegawaian / personal /
keanggotaan / material / peristiwa;
2) Menetapkan / mengubah / membubarkan suatu kepanitiaan /
tim;
3) Menetapkan pelimpahan wewenang.
b. Penetapan Angka Kredit
Penetapan Angka Kredit adalah penetapan angka yang diberikan
pejabat yang berwenang sebagai hasil penilaian kuantitatif dan
kualitatif atas prestasi yang dicapai oleh pejabat fungsional.
3. Naskah Dinas Penugasan
Yang termasuk naskah dinas penugasan ada tiga macam, yaitu :
a. Instruksi
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan
untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat
penting.
b. Surat Perintah
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang
berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya
yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
c. Surat Tugas
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang
berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya
yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan
tugas dan fungsi.
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
a. Nota Dinas
-
- 11 -
Nota Dinas adalah naskah dinas intern lingkup unit eselon I atau
eselon II dan unit kerja berlokasi di daerah yang dibuat oleh pejabat
dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan,
pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau penyampaian kepada
pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa
catatan ringkas, disampaikan dari bawahan kepada atasan atau yang
sejajar, dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat
yang dituju.
b. Memorandum
Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat
mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan,
saran, pendapat kedinasan. Memorandum disampaikan dari atasan
kepada bawahan.
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam,
yaitu:
Surat Dinas
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau
hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar instansi/organisasi
yang bersangkutan atau di dalam lingkup Kementerian Lingkungan
Hidup dan Kehutanan.
3. Surat Undangan
Surat Undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri
suatu acara kedinasan tertentu, seperti : rapat, upacara, dan
pertemuan.
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama
tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati
bersama.
-
- 12 -
Surat perjanjian terdiri dari dua macam, yaitu :
a. Perjanjian dalam negeri
Perjanjian dalam negeri adalah kerja sama perjanjian dalam negeri
antar instansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk
kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.
b. Perjanjian internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Surat Kuasa
Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang
kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain
dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam
rangka kedinasan.
3. Berita Acara
Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses
pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak
dan para saksi apabila diperlukan.
4. Surat Keterangan
Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau
seseorang untuk kepentingan kedinasan.
5. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/ menyampaikan barang atau naskah.
6. Pengumuman
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau
perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.
7. Surat Izin
Surat Izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan dari pejabat
yang berwenang kepada badan hukum/kelompok perorangan untuk
melakukan suatu tindakan dalam rangka kedinasan.
8. Surat Panggilan
Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang
kepada badan hukum/kelompok/perorangan atau pihak lain untuk
menghadap kepada pejabat yang terkait dalam kedinasan.
-
- 13 -
9. Surat Pernyataan Pelantikan
Surat Pernyataan Pelantikan adalah naskah dinas yang berisi
pernyataan dari seorang pejabat yang menyatakan bahwa seorang PNS
telah dilantik untuk menduduki suatu jabatan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
10. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas adalah naskah dinas yang berisi
pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa seorang PNS
telah melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
11. Surat Pernyataan Menduduki Jabatan
Surat Pernyataan Menduduki Jabatan adalah naskah dinas yang berisi
suatu pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa seorang
PNS telah menduduki suatu jabatan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
12. Laporan
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
13. Telaahan Staf
Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat
atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu
persoalan dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang
disarankan.
14. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah
untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat
dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu
berisi keterangan yang diperlukan.
15. Naskah Dinas Elektronik
Naskah Dinas Elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi
informasi yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam
multimedia elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas
elektronik diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-
undangan.
-
- 14 -
BAB III
FORMAT NASKAH DINAS
Format/bentuk naskah dinas berdasarkan jenisnya diatur sebagai berikut :
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan pokok
atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan
dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang
berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan
penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Sesuai dengan tingkatannya, naskah dinas yang bersifat pengaturan
terdiri atas undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan
bersama, peraturan menteri, peraturan pejabat eselon I, pedoman,
petunjuk pelaksanaan, standar operasional prosedur (SOP) dan surat
edaran.
Untuk undang-undang dan peraturan pemerintah tidak diatur dalam
ketentuan ini dan telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
a. Peraturan Bersama
1) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Peraturan Bersama terdiri dari :
(1) Lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan
secara simetris, atau logo (untuk non pejabat negara)
yang diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas,
disesuaikan dengan penyebutan nama instansi;
(2) Kata PERATURAN BERSAMA dan nama jabatan pejabat
yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(3) Nomor, yang ditulis dibawahnya;
(4) Kata penghubung TENTANG, yang ditulis dengan
huruf kapital;
(5) Judul peraturan bersama, yang ditulis dengan huruf
kapital;
-
- 15 -
(6) frase DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakan di
tengah margin;
(7) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan
bersama, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca koma.
b) Konsiderans
Bagian konsiderans Peraturan Bersama terdiri dari :
(1) Kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat
alasan / tujuan / kepentingan / pertimbangan tentang
perlu ditetapkannya peraturan bersama;
(2) Kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat
peraturan perundang-undangan sebagai dasar
pengeluaran peraturan bersama.
c) Diktum
Bagian diktum Peraturan Bersama terdiri dari :
(1) Kata MEMUTUSKAN, yang ditulis seluruhnya dengan
huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di
tengah margin;
(2) Kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata
Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata
Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata
Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua;
(3) Nama yang tercantum dalam judul peraturan perundang-
undangan dicantumkan lagi setelah kata Menetapkan,
didahului dengan pencantuman jenis peraturan
perundang-undangan.
d) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh
peraturan bersama, sama dengan ketentuan dalam
penyusunan peraturan yang substansi peraturan diuraikan
dalam pasal-pasal.
-
- 16 -
e) Kaki
Bagian kaki Peraturan Bersama terdiri dari :
(1) Tempat dan tanggal penetapan peraturan bersama yang
ditulis di sebelah kanan, kemudian dibawahnya adalah
jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma,
tanda tangan, nama lengkap pejabat yang
menandatangani (ditulis dengan huruf kapital);
(2) Disebelah kiri ditulis jabatan pejabat yang menetapkan
peraturan bersama dan diakhiri dengan tanda koma,
tanda tangan, nama lengkap pejabat yang
menandatangani peraturan bersama, yang ditulis dengan
huruf kapital.
2) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum
digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan
telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh
pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau
administrasi umum;
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan
sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata :
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal
DIREKTUR JENDERAL
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
(NAMA PEJABAT)
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN ...NOMOR ...
serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang;
-
- 17 -
c) Pada penutup untuk pengabsahan dicantumkan kalimat :
Peraturan Bersama ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Bersama ini dengan penempatannya
dalam Berita Negara Republik Indonesia.
3) Hal yang Perlu Diperhatikan
Naskah asli peraturan bersama yang diparaf harus disimpan
sebagai arsip dan yang diedarkan berupa salinan yang
ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum, Kementerian
Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
Format Peraturan Bersama dapat dilihat pada Contoh 1.
b. Peraturan Menteri
1) Susunan
a) Judul
(1) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis,
nomor, tahun penetapan dan nama peraturan;
(2) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan
isi peraturan;
(3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang
diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca.
Contoh :
PERATURAN MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN
KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA
NOMOR : P.XX/MENLHK-Setjen/2015
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN
LINGKUNGAN HIDUP DAN KEHUTANAN
b) Pembukaan
Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal berikut :
(1) Frase DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di
tengah margin.
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis
seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di
tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma.
-
- 18 -
Contoh : MENTERI LINGKUNGAN HIDUP DAN
KEHUTANAN REPUBLIK INDONESIA,
(3) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang.
(a) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-
pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan peraturan.
(b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur
pengaturan lebih lanjut dari peraturan yang lebih
tinggi yang menjadi latar belakang pembuatannya.
(c) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa
peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang
tepat karena tidak mencerminkan tentang latar
belakang dan alasan dibuatnya peraturan.
(d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok
pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam
rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan
pengertian.
(e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad
dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali
dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca
titik koma.
(4) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat.
(a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan
peraturan perundang-undangan dan peraturan
perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan
perundang-undangan tersebut.
(b) Peraturan perundang-undangan yang digunakan
sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-
undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.
(c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang
dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan
pencantuman perlu memperhatikan tata urutan
peraturan perundang-undangan, dan jika tingkatannya
sama disusun secara kronologis berdasarkan saat
pengundangan atau penetapannya.
-
- 19 -
(d) Undang-undang, peraturan pemerintah dan peraturan
menteri perlu dilengkapi dengan pencantuman
Lembaran Negara Republik Indonesia dan
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia atau
Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di
antara tanda baca kurung.
(5) Diktum, terdiri dari :
(a) kata MEMUTUSKAN, yang ditulis seluruhnya dengan
huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan
di tengah margin;
(b) kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata
Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata
Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata
Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua.
(c) Nama yang tercantum dalam judul peraturan
perundang-undangan dicantumkan lagi setelah kata
Menetapkan, didahului dengan pencantuman jenis
peraturan perundang-undangan.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh peraturan memuat :
(1) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang
dirumuskan dalam pasal-pasal;
(2) Substansi yang pada umumnya dikelompokkan ke dalam:
(a) Ketentuan Umum;
(b) Materi Pokok yang diatur;
(c) Ketentuan Sanksi Administratif (jika diperlukan);
(d) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan);
(e) Ketentuan Penutup.
d) Kaki
Bagian kaki peraturan terdiri dari :
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal
penetapan peraturan;
-
- 20 -
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca
koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan,
yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar.
2) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum
digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan
telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh
pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau
administrasi umum.
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan
sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata :
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal
DIREKTUR JENDERAL
PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
(NAMA PEJABAT)
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN ...NOMOR ...
serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang.
c) Pada penutup untuk pengabsahan dicantumkan kalimat :
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
-
- 21 -
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya
dalam Berita Negara Republik Indonesia.
3) Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli peraturan menteri yang diparaf harus disimpan
sebagai arsip dan yang diedarkan berupa salinan yang
ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum.
Format Peraturan Menteri dapat dilihat pada Contoh 2.
c. Peraturan Eselon I
1) Susunan
a) Judul
(1) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis,
nomor, tahun penetapan dan nama peraturan.
(2) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan
isi peraturan.
(3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang
diletakkan di tengah marjin, tanpa diakhiri tanda baca.
Contoh :
PERATURAN DIREKTUR JENDERAL
PENGENDALIAN DAERAH ALIRAN SUNGAI DAN HUTAN
LINDUNG
NOMOR : P.85/PDASHL-Set/2015
TENTANG
(JUDUL PERATURAN)
b) Pembukaan
Pembukaan peraturan terdiri dari hal-hal berikut :
(1) Frase DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di
tengah margin.
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis
seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di
tengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma.
Contoh :
DIREKTUR JENDERAL PENGENDALIAN DAERAH
ALIRAN SUNGAI DAN HUTAN LINDUNG,
-
- 22 -
(3) Konsiderans diawali dengan kata Menimbang.
(a) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-
pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan
pembuatan peraturan.
(b) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur
pengaturan lebih lanjut dari peraturan yang lebih
tinggi yang menjadi latar belakang pembuatannya.
(c) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa
peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah
kurang tepat karena tidak mencerminkan tentang latar
belakang dan alasan dibuatnya peraturan.
(d) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok
pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam
rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan
pengertian.
(e) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad
dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali
dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca
titik koma.
(4) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat.
(a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan
peraturan perundang-undangan dan peraturan
perundang-undangan yang memerintahkan pembuatan
perundang-undangan tersebut.
(b) Peraturan perundang-undangan yang digunakan
sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang-
undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi.
(c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang
dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan
pencantuman perlu memperhatikan tata urutan
peraturan perundang-undangan, dan jika tingkatannya
sama disusun secara kronologis berdasarkan saat
pengundangan atau penetapannya.
-
- 23 -
(d) Undang-undang, peraturan pemerintah, dan peraturan
menteri perlu dilengkapi dengan pencantuman
Lembaran Negara Republik Indonesia dan
Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia atau
Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di
antara tanda baca kurung.
(5) Diktum, terdiri dari :
(a) kata MEMUTUSKAN, yang ditulis seluruhnya dengan
huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan
diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan
di tengah margin;
(b) kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata
Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata
Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata
Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri
dengan tanda baca titik dua.
(c) Nama yang tercantum dalam judul Peraturan
Perundang-undangan dicantumkan lagi setelah kata
Menetapkan, didahului dengan pencantuman jenis
peraturan perundang-undangan.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh peraturan memuat :
(1) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang
dirumuskan dalam pasal-pasal;
(2) Substansi yang pada umumnya dikelompokkan ke dalam :
(a) Ketentuan umum;
(b) Materi pokok yang diatur;
(c) Ketentuan sanksi administratif (jika diperlukan);
(d) Ketentuan penutup.
d) Kaki
Bagian kaki peraturan terdiri dari :
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal
penetapan peraturan;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca
koma;
-
- 24 -
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan,
yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar.
(5) Tembusan disampaikan kepada yang berkepentingan.
2) Pengabsahan
a) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum
digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan
telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh
pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau
administrasi umum.
b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan
sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata :
Salinan sesuai dengan aslinya
Kepala Bagian Hukum (disesuaikan dengan nama
nomenklatur organisasi),
(nama lengkap dan gelar)
NIP. ...........
3) Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli peraturan yang diparaf harus disimpan sebagai
arsip.
Format peraturan eselon I dapat dilihat pada Contoh 3.
d. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat
umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan
ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan
dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang
lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan
pejabat yang berwenang.
-
- 25 -
3) Susunan
a) Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis
di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan
nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo
dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk non
pejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta
dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan
nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta
ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
Bagian kepala pedoman terdiri dari
(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan
dicantumkan di tengah atas;
(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris
dengan huruf kapital.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari
(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan
tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, dan pengertian
umum;
(2) materi pedoman;
(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan
dan penjabaran lebih lanjut.
d) Kaki
Bagian kaki pedoman terdiri dari
(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) tanda tangan;
(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.
Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 4.
-
- 26 -
e. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang
memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan
pelaksanaannya.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi
instansi pemerintah.
3) Susunan
a) Lampiran
Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran
peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan
lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk
pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan
tertinggi instansi (untuk non pejabat negara) yang diletakkan
secara simetris di atas serta dicantumkan tulisan lampiran
peraturan, nomor, tentang dan nama pelaksanaan dengan
menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara
simetris.
b) Kepala
Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari
(1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital
dicantumkan di tengah atas;
(2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan
huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari
(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud
dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup,
pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;
(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan
jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,
koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain
yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
-
- 27 -
d) Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari :
(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk
pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan
diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis
dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi
Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi
yang berlaku.
Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 5A dan
Contoh 5B.
f. Standar Operasional Prosedur (SOP)
Standar operasional prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana,
dan oleh siapa dilakukan.
SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional
standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi
pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
1) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala standar operasional prosedur (SOP) terdiri
dari:
(1) Kop naskah dinas berisi logo serta nama instansi yang
ditulis dengan huruf kapital dan diletakkan secara
simetris;
(2) Tulisan Standar Operasional Prosedur yang
dicantumkan di bawah logo instansi, ditulis dengan
huruf kapital, serta nomor yang ditulis secara simetris
di bawahnya;
(3) Kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah kata
Standar Operasional Prosedur yang ditulis dengan
huruf kapital dan diletakkan secara simetris;
-
- 28 -
(4) Judul Standar Operasional Prosedur, yang ditulis
dengan huruf kapital secara simetris dan diletakkan di
bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh standar operasional prosedur memuat :
(1) Dasar penetapan standar operasional prosedur;
(2) Pertimbangan ditetapkannya standar operasional
prosedur;
(3) Prosedur dan tata cara pelaksanaan kegiatan.
c) Kaki
Bagian kaki standar operasional prosedur terdiri dari :
(1) Tempat dan tanggal penetapan;
(2) Nama jabatan penanda tangan;
(3) Tanda tangan pejabat penanda tangan dan cap instansi;
(4) Nama pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf
kapital;
Format standar operasional prosedur dapat dilihat pada Contoh 6.
g. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat
edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat
dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi
pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi
surat edaran.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Surat Edaran terdiri dari :
(1) Kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang
negara/logo instansi dan nama jabatan/instansi, yang
ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;
(2) Kata Yth., yang diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi
surat edaran;
-
- 29 -
(3) Tulisan SURAT EDARAN, yang dicantumkan di bawah
lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf
kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara
simetris;
(4) Kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah kata surat
edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(5) Rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris di bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran memuat :
(1) Alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2) Peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain
yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(3) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap
mendesak.
c) Kaki
Bagian kaki surat edaran terdiri dari :
(1) Tempat dan tanggal penetapan;
(2) Nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis
dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat penanda tangan;
(4) Nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis
dengan huruf kapital;
(5) Cap dinas.
d) Distribusi
Surat edaran disampaikan dengan surat
dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang
kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.
Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 7A dan 7B.
2. Naskah Dinas Penetapan
Jenis naskah dinas penetapan terdiri dari Keputusan dan Penetapan
Angka Kredit (PAK)
a. Keputusan
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang
bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan
pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk:
-
- 30 -
1) menetapkan/ mengubah status kepegawaian/ personal/
keanggotaan/ material/ peristiwa;
2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim;
3) menetapkan pelimpahan wewenang.
Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup
tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
Susunan
1) Kepala
Bagian Kepala Keputusan terdiri dari :
a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi
(untuk non pejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
b) kata KEPUTUSAN dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
d) kata penghubung TENTANG, yang ditulis dengan huruf
kapital;
e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital;
f) nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca
koma.
2) Konsiderans
Bagian konsiderans keputusan terdiri dari :
a) Kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/
tujuan/ kepentingan/ pertimbangan tentang perlu
ditetapkannya keputusan;
b) Kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan
perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran keputusan.
-
- 31 -
c) Diktum
Bagian diktum keputusan terdiri dari :
(1) Diktum dimulai dengan kata MEMUTUSKAN yang ditulis
dengan huruf kapital dan diikuti kata Menetapkan di tepi
kiri dengan huruf awal kapital.
(2) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah
kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.
(3) Untuk keperluan tertentu, keputusan dapat dilengkapi
dengan salinan dan petikan sesuai dengan peraturan
perundang-undangan.
d) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh
keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan
peraturan, tetapi substansi keputusan diuraikan bukan
dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan
bertingkat/diktum KESATU, KEDUA, KETIGA dan
seterusnya.
e) Kaki
Bagian kaki keputusan terdiri dari :
(1) Tempat dan tanggal penetapan keputusan;
(2) Jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani keputusan,
yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan
gelar.
f) Pengabsahan
(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa
sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah,
suatu keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat
diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di
bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang
ditunjuk sesuai dengan substansi keputusan.
-
- 32 -
(2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan
sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata salinan sesuai
dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama
pejabat penanda tangan. Nama jabatan dan nama lengkap
ditulis dengan huruf kapital.
g) Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berkepentingan.
h) Hal yang perlu diperhatikan
Naskah asli dan salinan keputusan yang diparaf harus
disimpan sebagai arsip.
Format keputusan dapat dilihat pada Contoh 8A, 8B, dan 8C.
b. Penetapan Angka Kredit (PAK)
Penetapan Angka Kredit (PAK) adalah naskah dinas yang memuat
penyesuaian angka kredit unsur dan sub unsur kegiatan pada
masing-masing jabatan fungsional dan ditetapkan oleh pejabat yang
berwenang.
3. Naskah Dinas Penugasan
a. Instruksi
1) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau
arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas
bersifat sangat penting.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala instruksi terdiri dari :
(1) Kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan
tulisan nama jabatan (untuk pejabat nagara) atau logo
instansi dan nama instansi (untuk non pejabat negara)
yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2) Kata : INSTRUKSI dan nama jabatan pejabat yang
menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
-
- 33 -
(3) NOMOR Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(4) Kata TENTANG, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(5) Judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(6) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Instruksi, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
baca koma secara simetris.
b) Alinea Pembuka
Bagian Alinea Pembuka instruksi terdiri dari :
(1) Kata Dalam rangka, yang memuat latar belakang
penetapan instruksi;
(2) Kata Dengan ini menginstruksikan, yang memuat
perintah penetapan instruksi ditujukan kepada siapa.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi.
d) Kaki
Bagian kaki Instruksi terdiri dari :
(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal
penetapan instruksi;
(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
e) Distribusi dan Tembusan
Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berkepentingan.
f) Hal yang perlu diperhatikan
(1) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok
sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan
perundang-undangan.
(2) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi
tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B.
-
- 34 -
b. Surat Perintah
1) Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat
yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai
lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan
tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau
pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,
dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri dari :
(1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama
instansi (untuk non pejabat negara), yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris;
(2) Kata SURAT PERINTAH, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris;
(3) Nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah memuat :
(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat
perintah, dasar memuat ketentuan yang dijadikan
landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.
(2) Diktum dimulai dengan frasa Memberi Perintah, yang
ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris,
diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan
pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada
ditulis kata Untuk disertai perintah-perintah yang yang
harus dilaksanakan.
c) Kaki
Bagian kaki surat perintah terdiri dari :
(1) Tempat dan tanggal surat perintah;
-
- 35 -
(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya,
dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat
perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada
setiap awal unsurnya;
(5) Cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat
perintah.
b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada
pejabat/instansi yang terkait.
5) Hal yang perlu diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang
ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari
kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan
keterangan.
c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat
selesai dilaksanakan.
Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 10A dan 10B.
c. Surat Tugas
1) Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang
berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya
yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan tugas dan fungsi.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat
yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat tugas terdiri dari :
-
- 36 -
(1) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama
instansi (untuk non pejabat negara), yang ditulis dengan
huruf kapital secara simetris;
(2) Kata SURAT TUGAS, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(3) Nomor, yang ditulis di bawah tulisan surat tugas.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal sebagai
berikut :
(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas,
dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkannya surat tugas tersebut.
(2) Diktum dimulai dengan frasa Memberi Tugas, yang
ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris,
diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan
pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada
ditulis kata Untuk disertai tugas-tugas yang yang harus
dilaksanakan.
c) Kaki
Bagian kaki surat tugas terdiri dari :
(1) Tempat dan tanggal surat tugas;
(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya,
dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) Tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas,
yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal
unsurnya;
(5) Cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.
b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi
yang terkait.
-
- 37 -
5) Hal yang perlu diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang
ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom
nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat
selesai dilaksanakan.
Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 11A dan 11B.
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota Dinas adalah naskah dinas intern lingkup unit eselon I atau
eselon II dan unit kerja berlokasi di daerah yang dibuat oleh
pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan
laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan atau
penyampaian kepada pejabat lain. Nota Dinas memuat hal yang
bersifat rutin, berupa catatan ringkas, disampaikan dari
bawahan kepada atasan atau yang sejajar, dan dapat langsung
dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan
organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri dari :
(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan
organisasi yang ditulis secara simetris di tengah atas;
(2) kata NOTA DINAS, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(3) kata NOMOR, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti
dengan tanda baca titik;
(5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
-
- 38 -
(6) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka,
isi dan penutup ditulis secara singkat, padat dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat
dan tembusan (jika perlu).
d) Hal yang perlu diperhatikan
(1) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
(2) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.
Format nota dinas dapat dilihat pada Contoh 12.
b. Memorandum
1) Pengertian
Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat
mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan,
peringatan, saran, pendapat kedinasan. Memorandum
disampaikan dari atasan kepada bawahan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan
instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala memorandum terdiri dari :
(1) kop naskah dinas, yang berupa nama instansi/satuan
organisasi ditulis secara simetris di tengah atas, kecuali
memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat
negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara;
(2) kata MEMORANDUM, ditulis di tengah dengan huruf
kapital;
(3) kata NOMOR, ditulis di bawah kata memorandum dengan
huruf kapital;
(4) singkatan Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) kata Dari, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata Hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
-
- 39 -
(7) kata Tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka,
alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat dan jelas.
Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama
pejabat serta tembusan jika diperlukan.
c) Kaki
Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama
pejabat serta tembusan jika diperlukan.
4) Hal yang perlu diperhatikan
a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas instansi.
b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;
Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 13.
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya satu macam, yaitu
surat dinas.
a. Pengertian
Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,
atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar
instansi/organisasi yang bersangkutan atau di dalam lingkup
Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri dari :
a) Kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi
(untuk non pejabat negara) secara simetris;
b) Nomor, sifat, lampiran dan hal, yang diketik dengan huruf
awal kapital di sebelah kiri di bawah kop naskah dinas;
c) Tanggal pembuatan surat, yang diketik di sebelah kanan atas
sejajar/sebaris dengan nomor;
-
- 40 -
d) Kata Yth., yang ditulis di bawah Hal, diikuti dengan nama
jabatan yang dikirimi surat;
e) Alamat surat, yang ditulis di bawah Yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi,
dan penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat dinas terdiri dari :
a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri
tanda baca koma;
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf
awal kapital;
d) cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika
ada).
d. Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.
e. Hal yang perlu diperhatikan
1) Kop naskah dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat
dinas;
2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran
dicantumkan jumlahnya;
3) Hal, berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan
huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda
baca.
Format surat dinas dapat dilihat pada Contoh 14A dan 14B.
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk
menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara,
dan pertemuan.
b. Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
-
- 41 -
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat undangan terdiri dari :
a) Kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi
(untuk nonpejabat negara);
b) Nomor, sifat, lampiran dan hal, yang diketik di sebelah kiri di
bawah kop surat undangan;
c) Tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah
kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) Kata Yth., ditulis di bawah Hal, yang diikuti dengan nama
jabatan dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari :
a) Alinea pembuka;
b) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan
acara;
c) Alinea penutup.
3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis
dengan huruf awal kapital, tanda tangan dan nama pejabat
ditulis dengan huruf awal kapital.
d. Hal yang perlu diperhatikan
1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang
membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat
undangan dapat ditulis pada lampiran;
2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk
kartu.
3) Lampiran undangan dapat ditandatangani oleh pejabat setingkat
dibawahnya.
Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 15A, dan 15B.
-
- 42 -
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama
tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati
bersama.
a. Perjanjian Dalam Negeri
1) Pengertian
Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi baik di pusat
maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau
perjanjian kerja sama.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Perjanjian yang dilakukan antar instansi pemerintah di dalam
negeri, baik di pusat maupun di daerah dan ditandatangani oleh
pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri
dari :
(1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara
simetris, atau logo (untuk non pejabat negara) yang
diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan
dengan penyebutan nama instansi;
(2) nama instansi;
(3) judul perjanjian; dan
(4) nomor.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat
perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.
c) Kaki
Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama
penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian
dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
-
- 43 -
Format surat perjanjian dalam negeri dapat dilihat pada Contoh 16A
dan 16B.
b. Perjanjian Internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
2. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang
kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain
dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu
dalam rangka kedinasan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat kuasa terdiri dari :
a) Kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang
diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) Judul surat kuasa;
c) Nomor surat kuasa.
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para
pihak yang berkepentingan dan dibubuhi meterai.
Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 17.
3. Berita Acara
a. Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses
pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para
pihak dan para saksi apabila diperlukan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari :
a) Kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan
secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) Judul berita acara;
-
- 44 -
c) Nomor berita acara.
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari :
a) Tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para
pihak yang membuat berita acara;
b) Substansi berita acara.
3) Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan
penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para
pihak dan para saksi.
Format berita acara dapat dilihat pada Contoh 18.
4. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau
seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat keterangan terdiri dari :
a) Kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi
diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) Judul surat keterangan;
c) Nomor surat keterangan.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang
menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan
tujuan diterbitkannya surat keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang
membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak
pada bagian kanan bawah.
Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 19.
-
- 45 -
5. Surat Pengantar
a. Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1. Kepala
Bagian kepala Surat Pengantar terdiri dari :
a. kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi diletakkan
secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b. nomor;
c. tanggal;
d. Nama jabatan/alamat yang dituju;
e. tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris ditulis
dengan huruf kapital.
2. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri
dari :
a. nomor urut;
b. jenis yang dikirim;
c. banyaknya naskah/barang;
d. keterangan.
3. Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari :
a. pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi :
1) nama jabatan pembuat pengantar;
2) tanda tangan;
3) nama dan NIP;
4) cap jabatan/instansi.
b. penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi :
1) nama jabatan penerima;
2) tanda tangan;
3) nama dan NIP;
4) cap instansi;
-
- 46 -
5) nomor telepon/faksimile;
6) tanggal penerimaan.
d. Hal yang perlu diperhatikan
Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap : lembar pertama untuk
penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 20.
6. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
yang ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau
perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang
mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala pengumuman terdiri dari :
a) Kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) Tulisan PENGUMUMAN dicantumkan di bawah logo instansi,
yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor
pengumuman dicantumkan di bawahnya;
c) Kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah pengumuman
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
d) Rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris di bawah tentang.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh Pengumuman hendaknya memuat :
a) Alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) Peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman;
c) Pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki
Bagian kaki pengumuman terdiri dari :
a) Tempat dan tanggal penetapan;
b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
-
- 47 -
c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) Nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan
huruf awal kapital;
e) Cap dinas.
d. Hal yang perlu diperhatikan
1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan
kepada kelompok/golongan tertentu.
2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat
cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
Format pengumuman dapat dilihat pada Contoh 21.
7. Surat Izin
a. Pengertian
Surat izin adalah naskah dinas yang berisi persetujuan dari pejabat
yang berwenang kepada badan hukum/kelompok perorangan untuk
melakukan suatu tindakan dalam rangka kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat izin dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan
tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat izin terdiri dari :
a) Kop naskah dinas;
b) Tanggal surat;
c) Tulisan : SURAT IZIN yang diletakkan secara simetris ditulis
dengan huruf kapital;
d) Nomor surat izin
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat izin terdiri dari isi surat izin (diberikan
kepada, keperluan dan ketentuan).
3) Kaki
Bagian kaki surat izin terdiri dari :
nama jabatan;
a) Tanda tangan;
b) Nama pejabat yang memberi izin dan NIP;
c) Cap instansi dan tembusan.
Format surat izin dapat dilihat pada Contoh 22.
-
- 48 -
8. Surat Panggilan
a. Pengertian
Surat Panggilan adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang
kepada badan hukum/kelompok/perorangan atau pihak lain untuk
menghadap kepada pejabat yang terkait dalam kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat panggilan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop naskah dinas;
b) Tanggal surat;
c) Tulisan SURAT PANGGILAN yang diletakkan secara simetris
ditulis dengan huruf kapital;
d) Nomor surat
2) Batang Tubuh, terdiri dari :
a) Identitas pegawai yang dipanggil (nama, NIP, pangkat/gol.
ruang, jabatan dan unit organisasi);
b) Identitas pejabat yang akan meminta keterangan (nama, NIP,
pangkat/gol. ruang, jabatan dan unit organisasi);
c) Waktu menghadap : hari, tanggal, waktu/jam dan tempat.
3) Kaki, terdiri dari :
a) Nama jabatan;
b) Tanda tangan;
c) Nama pejabat yang memanggil dan NIP;
d) Cap instansi dan tembusan.
Format surat panggilan dapat dilihat pada Contoh 23.
9. Surat Pernyataan Pelantikan
a. Pengertian
Surat Pernyataan Pelantikan adalah naskah dinas yang berisi
pernyataan dari seorang pejabat yang menyatakan bahwa seorang
PNS telah dilantik untuk menduduki suatu jabatan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat Pernyataan Pelantikan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat
sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
-
- 49 -
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop naskah dinas;
b) Tulisan SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN yang diletakkan
secara simetris ditulis dengan huruf kapital;
c) Nomor surat
2) Batang Tubuh:
a) Nama pejabat yang membuat pernyataan, NIP, pangkat/gol.
ruang dan jabatan;
b) Nama pejabat yang dinyatakan dilantik, NIP, pangkat/gol.
ruang, jabatan dan subtansi materi pernyataan.
3) Kaki
a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun;
b) Kata Yang Membuat Pernyataan;
c) Tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap instansi dan tembusan.
Format Surat Pernyataan Pelantikan dapat dilihat pada Contoh 24.
10. Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas
a. Pengertian
Surat pernyataan melaksanakan tugas adalah naskah dinas yang
berisi pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa
seorang PNS telah melaksanakan tugas sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pernyataan melaksanakan tugas dibuat dan ditandatangani
oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop naskah dinas;
b) Tulisan SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS yang
diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital;
c) Nomor surat.
2) Batang Tubuh
a) Nama pejabat yang membuat pernyataan, NIP, pangkat/gol.
ruang dan jabatan;
-
- 50 -
b) Nama pejabat yang dinyatakan melaksanakan tugas, NIP,
pangkat/gol. ruang, jabatan dan subtansi materi pernyataan.
3) Kaki
a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun;
b) Kata Yang Membuat Pernyataan;
c) Tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap instansi dan tembusan.
Format Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas dapat dilihat pada
Contoh 25.
11. Surat Pernyataan Menduduki Jabatan
a. Pengertian
Surat Pernyataan Menduduki Jabatan adalah naskah dinas yang
berisi suatu pernyataan dari seorang pejabat yang berwenang bahwa
seorang PNS telah menduduki suatu jabatan sesuai dengan
ketentuan yang berlaku.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pernyataan menduduki jabatan dibuat dan ditandatangani
oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
a) Kop naskah dinas;
b) Tulisan SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN yang
diletakkan secara simetris ditulis dengan huruf kapital;
c) Nomor surat
2) Batang Tubuh
a) Nama pejabat yang membuat pernyataan, NIP, pangkat/gol.
ruang dan jabatan;
b) Nama pejabat yang dinyatakan melaksanakan tugas, NIP,
pangkat/gol. ruang, jabatan dan subtansi materi pernyataan.
3) Kaki
a) Tempat, tanggal, bulan dan tahun;
b) Kata Yang Membuat Pernyataan;
c) Tanda tangan, nama lengkap, NIP, cap instansi dan
tembusan.
Format Surat Pernyataan Menduduki Jabatan dapat dilihat pada
Contoh 26.
-
- 51 -
D. Laporan
1. Pengertian
Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang
pelaksanaan suatu kegiatan/kejadian.
2. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Laporan ditandatangani oleh pejabat yang diserahi tugas.
3. Susunan
a. Kepala
Bagian kepala laporan memuat judul laporan yang ditulis dalam
huruf kapital dan diletakkan secara simetris.
b. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh laporan terdiri dari :
1) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan,
serta ruang lingkup dan sistematika Laporan;
2) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor
yang mempengaruhi, hasil pelaksanaan kegiatan, hambatan yang
dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan;
3) Simpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan;
4) Penutup, yang merupakan akhir laporan.
c. Kaki
Bagian kaki Laporan terdiri dari :
1) Tempat dan tanggal pembuatan laporan;
2) Nama jabatan pejabat pembuat laporan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital;
3) Tanda tangan;
4) Nama lengkap, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
Format Laporan dapat dilihat pada Contoh 27.
E. Telaahan Staf
1. Pengertian
Telaahan staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau
staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan
dengan memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan.
-
- 52 -
2. Susunan
a. Kepala
Bagian kepala telaahan staf terdiri dari :
1) Judul telaahan staf dan diletakkan secara simetris di tengah atas;
2) Uraian singkat tentang permasalahan.
b. Batang Tubuh
Bagian batang tubuh telaahan staf terdiri dari :
1) Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang
persoalan yang akan dipecahkan;
2) Praanggapan, yang memuat dugaan yang beralasan, berdasarkan
data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang
dihadapi, dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang
akan datang;
3) Fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang merupakan
landasan analisis dan pemecahan persoalan;
4) Analisis pengaruh praanggapan dan fakta terhadap persoalan dan
akibatnya, hambatan serta keuntungan dan kerugiannya,
pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat
dilakukan;
5) Kesimpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan
pilihan cara bertindak atau jalan keluar;
6) Tindakan yang disarankan, yang memuat secara ringkas dan jelas
saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang
dihadapi.
c. Kaki
Bagian kaki telaahan staf terdiri dari :
1) Nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
2) Tanda tangan;
3) Nama lengkap;
4) Daftar lampiran.
Format telaahan staf dapat dilihat pada Contoh 28.
-
- 53 -
F. Formulir
Formulir adalah bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah
untuk mencatat berbagai data dan informasi. Formulir dibuat dalam
bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi
keterangan yang diperlukan.
1. Bentuk formulir antara lain : lembar disposisi, kartu tamu, dan lain-lain.
Format kartu tamu dapat dilihat pada Contoh 29.
2. Piagam
Format/bentuk Piagam adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat, terdiri dari : kop surat, tulisan PIAGAM
PENGHARGAAN nomor, pejabat yang menetapkan, jenis piagam
penghargaan.
b. Batang tubuh, terdiri dari : nama, alamat (identitas yang menerima
piagam penghargaan) dan subtansi pemberian piagam.
c. Kaki surat, terdiri dari : tempat, tanggal, bulan dan tahun, nama
jabatan, tanda tangan dan nama pejabat yang menandatangani
piagam, NIP dan disebelah kiri bawah pasfoto (bila diperlukan).
Format Piagam dapat dilihat pada Contoh 30.
3. Sertifikat
Format/bentuk sertifikat adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat, terdiri dari : kop surat, tulisan SERTIFIKAT nomor,
pejabat yang menetapkan.
b. Batang tubuh, terdiri dari : nama, alamat (identitas yang menerima
sertifikat), waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan serta subtansi
pemberian sertifikat.
c. Kaki surat, terdiri dari : tempat, tanggal, bulan dan tahun, nama
jabatan, tanda tangan dan nama pejabat, NIP dan disebelah kiri
bawah pasfoto (bila diperlukan).
Format sertifikat dapat dilihat pada Contoh 31.
G. Naskah Dinas Elektronik
Naskah dinas elektronik adalah naskah dinas berupa komunikasi informasi
yang dilakukan secara elektronis atau yang terekam dalam multimedia
elektronis. Ketentuan lebih lanjut tentang tata naskah dinas elektronik
diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
-
- 54 -
BAB IV
PENYUSUNAN NASKAH DINAS
A. Persyaratan Penyusunan
Setiap naskah dinas harus merupakan kebulatan pikiran yang jelas,
padat, dan meyakinkan dalam susunan yang sistematis. Dalam
penyusunannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut.
1. Ketelitian
Dalam menyusun naskah dinas harus tercermin ketelitian dan
kecermatan, dilihat dari bentuk, susunan pengetikan, isi, struktur,
kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan.
Kecermatan dan ketelitian sangat membantu pimpinan dalam
mengurangi kesalahan pengambilan putusan/kebijakan.
2. Kejelasan
Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan, aspek fisik, dan materi.
3. Singkat dan Padat
Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan
benar (bahasa formal, efektif, singkat, padat, dan lengkap).
4. Logis dan Meyakinkan
Naskah dinas harus runtut dan logis yang berarti bahwa penuangan
gagasan ke dalam naskah dinas dilakukan menurut urutan yang logis
dan meyakinkan. Struktur kalimat harus lengkap dan efektif sehingga
memudahkan pemahaman penalaran bagi penerima naskah dinas.
5. Pembakuan
Naskah dinas harus taat mengikuti aturan yang baku yang berlaku
sesuai dengan tujuan pembuatan, baik dilihat dari sudut format
maupun dari penggunaan bahasanya agar memudahkan dan
memperlancar pemahaman isi naskah dinas.
B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas
Untuk memberikan identifikasi pada naskah dinas, pada halaman pertama
naskah dinas dicantumkan Kepala Naskah Dinas, yaitu nama jabatan atau
nama instansi. Kepala nama jabatan digunakan untuk mengidentifikasi
bahwa naskah dinas ditetapkan oleh pejabat negara, sedangkan kepala
nama instansi digunakan untuk mengidentifikasi bahwa naskah dinas
ditetapkan oleh pejabat yang bukan pejabat negara.
-
- 55 -
Pencantuman Kepala Naskah Dinas adalah sebagai berikut :
1. Nama jabatan
Kertas dengan kepala nama jabatan dan lambang negara digunakan
untuk naskah dinas yang ditandatangani sendiri oleh pejabat negara.
Kepala nama jabatan berturut-turut terdiri dari gambar lambang negara
dan nama jabatan yang seluruhnya ditulis dengan huruf kapital dicetak
di atas secara simetris. Perband