1

Hyvä perehdyttäminen on kaikkien etu

Perehdyttäminen

Hyvien töiden Tampere

3

Sisällys

Perehdytyksen tarkoituksena on antaa työtehtäviin liittyviä tietoja, taitoja ja osaamista työntekijälle. Perehdytys on myös työhyvinvoinnin ja turvallisuuden edistämisen väline. Onnistunut perehdy-tys lisää uuden työntekijän sitoutumista työpaikkaansa ja vähentää henkilöstön vaihtuvuutta. Uutta työntekijää tai har-joittelijaa perehdyttäessä myös työyhtei-söt saavat oppia ja tietoja uusista toimin-tatavoista.

Perehdyttäminen koskee kaikkia. Uusien vakituisten työntekijöiden lisäksi kau-pungin palveluksessa työskentelee pal-jon myös määräaikaisia työntekijöitä. Sijaiset, kesätyöntekijät, harjoittelijat ja määräaikaiset työntekijät ovat tulevai-suudessa potentiaalisia vakituisia työn-tekijöitä. Lisäksi perehdytystä tarvitsevat kaupungin sisällä työyksikköä vaihtavat, sairaus-, äitiyslomalla, virkavapaalla tai muusta syystä jonkin aikaa poissaolleet työntekijät. Muutos lisää tarvetta pereh-dyttämiselle, jolloin perehdytys tulee ym-märtää jatkuvana toimintana osana kaik-kien työtä.

Hyvä perehdyttäminen on kaikkien etu........................... 3Onnistunut perehdyttäminen sitouttaa........................... 6Perehdytyksen tulee olla suunnitelmallista................... 8Omaan työhön paluu.............................................................. 10Tehtävästä toiseen siirryttäessä......................................... 11Sijaisten perehdyttäminen................................................... 12Harjoittelijoiden perehdyttäminen................................. 15Perehdyttäminen osana muutosta................................... 16Hiljainen tieto talteen............................................................ 17Perehdyttäminen ja työturvallisuus................................ 21Välineitä perehdytykseen..................................................... 22

Hyvä perehdyttäminen on kaikkien etu

Perehdytys on erittäin tärkeä osa uuden työn tekijän työhön opastamista ja ohjausta.

Perehdytystä tarvitsevat myös pitkään työelämästä poissa olleet työntekijät ja työnvaihtajat.

Toimintatavat, työmenetelmät ja organisaatio muuttuvatjatkuvasti ja perehdytyksen tärkeys korostuu kaikissa työelämän vaiheissa. Perehdytyksen on oltava jatkuvaa.

Tämän oppaan tarkoituksena on tukea esimiehiä, työ yhteisöjä ja koko henkilöstöä perehdyttämisessä työurien eri vaiheissa.

Perehdytys on yhteinen asia ja luo työtehtävien oppimisen lisäksi viihtyvyyttä, työmotivaatiota ja sitoutumista.

4 5

Hyvä perehdytys

l parantaa työn laatua, tulosta

ja asiakastyytyväisyyttä

l vähentää virheiden,

tapaturmien ja

onnettomuuksien määrää

l hyvässä perehdytyksessä

seurataan myös perehdyttämisen

onnistumista.

Työntekijän aikaisemmat tiedot, taidot ja kokemukset muodostavat pohjan uuden oppimiselle. Omatoiminen perehdyttämi-nen tapahtuu tutustumalla erilaisiin ma-teriaaleihin, kuten toimintakertomuksiin, sääntöihin, konsernimääräyksiin, henki-löstölehtiin, verkkokursseihin, oppaisiin ja ohjeisiin.

Organisaation tiedonkulun pitää toimia ja muun henkilöstön on oltava valmis vastaanottamaan uusi työntekijä. Uutta työntekijää perehdytettäessä työyhteisöl-lä on hyvä tilaisuus tarkastella myös omia käytäntöjään ja toimintatapojaan.

Tärkeimpiä asioita perehdyttäjälle ovat perehdyttämisprosessin ymmärtäminen, kyky innostaa, kannustaa ja rohkaista se-kä ohjata perehdytettävä omatoimisuu-teen ja vastuunottoon.

Perehdytyksessä työntekijät tutustuvat:

l työympäristöön ja -tehtäviin,

vastuihin ja mahdollisiin

terveysvaaroihin

l työpaikan arkeen ja

käytäntöihin

l työyhteisön historiaan ja

kulttuuriin,organisaation

tulevaisuuteen, tavoitteisiin

ja kehittämiseen

l kaupunkiorganisaatioon ja

kunnallisen organisaation

erityispiirteisiin,

kuten päätöksentekoon.

6 7

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Onnistunut perehdytys sitouttaa

Laadi perehdytys-suunnitelma

Apuna voit käyttää valmista kaupungin perehdytyssuunni-telmaa tai pitkältä sairauspoissaololta palaavan osalta työhönpaluu-keskustelu-lomaketta (varhaisen tuen ohje).

Seuranta ja arviointi

Perehdytysjakson päätyttyä sovi arviointi- ja palaute-keskustelu, jossa voitte yhdessä perehdyttäjien ja perehdytettävän kanssa arvioida pro-sessin onnistumista.

Hyvin suunniteltu ja organisoitu perehdy-tys tuottaa tyytyväisiä, motivoituneita ja sitoutuneita Tampereen tekijöitä. Jo uu-den työntekijän rekrytointi ja työhaastat-telu toimivat osana perehdytystä.

Esimiehen tehtävänä on määritellä pe-rehdytyksen tavoitteet työntekijän tilan-teen ja tehtävän mukaisesti. Perehdytys-jakson pituuteen vaikuttavat työtehtävän ja työsuhteen luonne. Arviointi ja seuran-ta on tärkeää perehdytyksen kaikissa vai-

Huomioi myös työyhteisön perehdyttäminen ja työyhteisön roo-li perehdyttäjänä

Myös työyhteisön pitää olla valmis vastaan-ottamaan uusi työn-tekijä. Tavoitteiden, toimenpiteiden sekä vastuiden tulee olla avoimesti sovittuja.

heissa. Avoin ja keskusteleva perehdyt-täminen lisää sitoutuneisuutta ja työyh-teisön kehittymistä.

Erityisesti uusille työntekijöille tarkoi-tettu uuden henkilöstön kurssi järjes-

Perehdytysprosessi:

Ole suunnitelmallinen ja huomioi perehdytettävän tarpeet ja perehdytyksen painopisteet.

Tampereen perehdyttämis-ohje

Ennen perehdytyksen aloittamista tutustu kaupungin perehdyt-tämisohjeeseen ja -suunnitelmaan.

Perehdytyksen menetelmien ja työvälineiden valinta

Perehdytyksen tapa ja menetelmät vaih-televat työtehtävän luonteen, perehdy-tettävän henkilön aiemman työkoke-muksen ja osaamisen mukaan.

tetään kerran vuodessa. Koulutuksen vi-deotaltioinnit esitysmateriaaleineen löy-tyvät kaupungin intranetistä. Lisäksi saa-tavilla on uuden henkilöstön opas.

Perehdytyksenpainopisteet

8 9

Jokaiselle uudelle työntekijälle on hyvä laatia henkilökohtainen perehdytyssuun-nitelma jo ennen kuin hän aloittaa työn-sä. Perehdytyssuunnitelman tarkoituk-sena on varmistaa, että kaikki oleelliset asiat tulee huomioitua ja käytyä läpi uu-den työntekijän kanssa.

Perehdyttäjän valinta

Perehdytyksestä vastaa aina lähin esi-mies. Usein on kuitenkin mielekästä nimetä työkaveri perehdyttäjäksi käy-tännön työtehtävien opastamiseen. Perehdyttäjän on tärkeää olla motivoitu-nut tehtävään ja halukas jakamaan omaa osaamistaan. Perehtyjän omaa aktiivista roolia on hyvä korostaa, sillä jokainen vastaa omasta perehtymisestään myös itse. Jos perehdytystä tekee useampi hen-kilö, tulee kaikkien tuntea perehdytyksen kokonaisuus. Esimiehen vastuulla on ker-toa, mikä osa perehdytyksestä kuuluu ke-nenkin vastuulle.

Perehdytyssuunnitelma

Hyvästä perehdytyssuunnitelmasta käyvät ilmi kaikki aihealueet, joihin uuden työntekijän on tarkoitus pereh-tyä sekä erilaiset perehdyttämismene-telmät. Aikataulua suunniteltaessa kan-nattaa miettiä huolellisesti, missä vai-heessa uusi työntekijä tarvitsee mitäkin tietoa ja muistaa, ettei työntekijää voi kuormittaa liian suurella määrällä tietoa.

Perehdytys suunnitellaan aina yksilöl-lisesti. Sen kesto riippuu muun muassa työtehtävän vaativuudesta sekä työnte-kijän taustasta ja osaamisesta. Uusi työn-tekijä tarvitsee tietoa itse työtehtävien li-säksi myös erilaisista työskentelytapoihin liittyvistä käy tännöistä, pelisäännöistä ja työpaikan tavoista toimia. Yksiköiden tuleekin koota omaa perehdytysmateri-aalia, jossa yleisen ohjeistuksen lisäksi käydään läpi tärkeimpiä yksikön tehtä-viin liittyviä asioita.

Perehdytyksen avuksi on laadittu pe-rehdytyssuunnitelmapohja, johon on koottu kattavasti koko kaupunkia kos-kevia tärkeitä perehdytyksessä muistet-tavia asioita. Listasta on helppo poistaa osa-alueita, jotka eivät koske omaa yk-sikköä tai tarvittaessa lisätä täydentäviä kohtia. Suunnitelma kannattaa käydä uu-den työntekijän kanssa läpi hänen ensim-mäisenä työpäivänään. Suunnitelma toi-mii myös tarkistuslistana perehdytyksen aikana.

Perehdyttämisen ja opastuksen tulok-sia tulee seurata ja arvioida. Perehdy-tyssuunnitelman mukaisessa palautekes-kustelussa käydään läpi koko perehdytys-prosessi ja arvioidaan yhdessä tavoittei-den saavuttaminen. Jos perehtyminen on jäänyt puutteelliseksi, tulee tehdä jatko-suunnitelma perehdyttämiselle.

Perehdytyksen tulee olla suunnitelmallista

10 11

Omaan työhön paluu

Sujuva työhön paluu vaatii aina huolel-lista valmistautumista ja korostuu, mitä pidempään poissaolo on kestänyt. Yh-teydenpito poissaolon aikana ja paluun suunnittelu ovat tärkeitä, kun työhön palataan pitkiltä poissaolojaksoilta, ku-ten perhevapailta, vuorotteluvapaalta tai sairauspoissaololta. Sairauspoissaolon jälkeen työhön paluussa korostuu työky-vyn tukeminen.

Pitkän poissaolon jälkeen perehdyttämi-sen tarve ja sisältö pitää arvioida. Palaa-van työntekijän kanssa on syytä käydä lä-pi kaikki työyhteisössä ja -ympäristössä tapahtuneet muutokset, esimerkiksi työ-menetelmät, -laitteet, ohjelmistot, orga-nisaatio ja vastuut.

Pitkältä sairauslomalta paluu

Työhönpaluun tuki sairausloman jälkeen on osa Tampereen kaupungin varhaisen tuen toimintamallia. Hyvään työhönpa-luuseen valmistautuminen alkaa jo sa-maan aikaan kuin sairauspoissaolo. Yh-teistyö työntekijän, työterveyshuollon tai muun hoitavan tahon kanssa mahdollis-taa tuen ja hyvän paluun. Työhönpaluun täytyy tapahtua aina oikea-aikaisesti ja turvallisesti.

Paluun valmistelu tulee aloittaa riittävän ajoissa. Työhönpaluuta helpottavista ja vaikeuttavista asioista tulee keskustella konkreettisesti. Keskustelun apuna on hy-vä käyttää mahdollisimman tarkkaa ku-vausta työstä, jotta molemmille osapuo-lille tulee selkeä kuva siitä, mitkä ovat tavoitteet ja mitä tukitoimia ne voivat vaatia. Kirjallinen työhönpaluukeskuste-lu (varhaisen tuen ohjeen liite) aikatau-luineen selkeyttää ja tukee onnistunutta työhön paluuta.

Tehtävästä toiseen siirryttäessä

Kun työntekijä siirtyy uuteen tehtävään kaupungin eri yksikköön, tulee perehdyt-tämiseen kiinnittää erilaista huomiota. Toisesta yksiköstä siirtyvän henkilön pe-rehdyttäminen keskittyy enemmän itse työn tekemiseen ja uuteen työyhteisöön sopeutumiseen kuin kaupunkiorganisaa-tioon perehdyttämiseen.

Terveydellisistä syistä tehtävästä toiseen siirtyminen

Työkyvyn tukeminen korostuu, kun ky-seessä ovat terveydellisistä syistä uuteen työhön siirtyvät työntekijät. Tukiroolissa toimivat niin esimies, uudet työkaverit, Hallintopalvelukeskuksen asiantuntijat kuin työterveyshuoltokin. Jokaiselle siir-tyvälle työntekijälle tulee tehdä erillinen ja yksilöllinen perehdytyssuunnitelma, johon kirjataan työntekijän lähtötilanne, perehdyttämisen tavoitteet, toimenpi-teet, vastuut ja tuloksen arviointi. Uuden työntekijän lisäksi myös koko työyhteisö tulee perehdyttää vastaanottamaan uu-si työntekijä, jonka työnkuva ja työaika saattavat olla erilaiset.

”Olet tervetullut ja odotettu”

Työyhteisössä tulee avoimesti

keskustella siitä, miten uusi

työntekijä tai työhön palaava

otetaan työyhteisöön vastaan.

Terveydentilatiedot ovat

salaisia, mutta mahdollisien

järjestelyjen vaikutus tulee

käydä läpi ja keskustella

selväksi ennen uuden

työntekijän aloittamista.

Työtehtävien muutokset ja

työjärjestelyt voivat olla

väliaikaisia ja tähtäävät siihen,

että esimerkiksi pitkältä

sairaslomalta palaava henkilö

palautuu vähitellen täysin

työkuntoiseksi.

Omaan työhön paluu taitehtävästä toiseen siirtyminen:

12 13

Sijaisten perehdyttäminen

Sijaisten perehdyttämisessä erityise-nä tavoitteena on, että sijainen pystyy mahdollisimman nopeasti selviytymään työssään itsenäisesti ja turvallisesti. Pe-rehdytysjakson pituus tulee suhteuttaa sijaisuuden pituuteen sekä työnteki-jän aikaisempaan osaamiseen. Perehdy-tyksessä korostuu itse työn tekeminen: mistä osista ja vaiheista työkokonaisuus koostuu sekä mitä tietoa ja osaamista työ edellyttää. Lisäksi tarvitaan tietoa työssä käytettävistä koneista ja välineistä, tur-vallisuusvaaroista sekä siitä, kuinka työ tehdään oikea-oppisesti ja turvallisesti.

Sijaisten perehdyttämiseen on hyvä luo-da yksikkökohtaisia selkeitä ohjeita ja

oppaita, joista sijainen voi aina tarkas-taa tarvittavat tiedot. Ohjeistuksien ajan tasalla pitämisen on oltava osa organisaa-tion jatkuvaa toimintaa. Vaikka sijaisten määrä olisi pieni, tarve sijaiseen voi tulla hyvinkin nopealla aikataululla.

Sijaisten vastaanottaminen ja sitoutta-minen lyhytkestoiseenkin työhön on tär-keää. Työntekijät lähtevät mielellään uu-delleen työpaikkaan, jossa heidät on vas-taanotettu hyvin ja perehdytetty työn su-jumisen kannalta keskeisiin asioihin.

Onnistunut perehdytys antaa hyvän ja myönteisen työnantajakuvan.

Hyvin hoidettu sijaisten perehdytys

l Perehdytettävälle ja

asiakkaille syntyy myönteinen

kuva työnantajasta.

l Turvallisuusriskit vähenevät,

kun uusi työntekijä tunnistaa

työn ja työympäristön

vaarat ja osaa toimia oikein

niiden poistamiseksi tai

vähentämiseksi.

l Kustannuksia ja aikaa säästyy

erilaisten häiriötekijöiden

vähentyessä.

14 15

Harjoittelijoiden perehdyttäminen

Harjoittelujaksoilla koululaiset ja opis-kelijat pääsevät tutustumaan kaupungin ammatteihin, ja onnistunut harjoittelu-kokemus houkuttelee nuoria hakeutu-maan alan opintoihin sekä töihin kunta-alalle. Harjoitteluun tuleva on utelias ja innokas antamaan työpanoksensa yksikön käyttöön. Harjoittelija odottaa myös pää-sevänsä osallistumaan työyhteisön jäse-nenä työpaikan arkeen ja saamaan koke-musta monipuolisesti käytännön työstä. Harjoittelija tulee esitellä työyhteisölle ja kertoa hänen taustastaan sekä harjoitte-lun tavoitteista. Opiskelijat suorittavat opintoihin kuulu-vaa pakollista tai vapaaehtoista harjoit-telua. On tärkeää, että perehdyttäjä tu-tustuu opiskelijan oppimistavoitteisiin.

Tärkeää muistaa

l koneiden ja laitteiden

turvallisuusohjeet

l laadukas asiakaspalvelu

l salassapitokäytännöt

l yleiset käyttäytymis-

säännöt työaikana

l työasujen käyttö

l ehdoton rehellisyys

l siisteys työaikana.

Opiskelijat eivät ole vielä alansa ammat-tilaisia, mutta heillä on alan viimeisin teoreettinen tieto, jonka lisäksi he tar-vitsevat käytännön kokemusta täydentä-mään opintojaan.

Perehdytyksen tulee kattaa varsinaiset työtehtävät ja niihin liittyvät tavoitteet sekä sisällyttää opastus työpaikan yleisiin käytäntöihin ja sääntöihin, esimerkiksi työturvallisuus- ja salassapitokäytäntöi-hin. Lisäksi tulee kertoa oman yksikön toiminnasta ja tavoitteista sekä työteh-tävän sijoittumisesta koko kaupunkiorga-nisaatiossa. Tampereen kaupunki tarjoaa isona työnantaja monia mahdollisuuksia, mikä on hyvä tuoda esiin harjoittelijalle.

16 17

Työyksiköissä tehdään jatkusti pieniä työ-tehtävien muutoksia tai suurempia orga-nisaatiomuutoksia. Muutosvaiheessa on jo hyvä huomioida, että uudet työtehtä-vät tai uusi organisaatio edellyttävät pe-rehdyttämistä, vaikka siirtyjinä ovat ko-keneet työntekijät. Muutos on tämän päi-vän arkea työelämässä ja muutosvalmius on osa ammatillisuutta.

Muutoksessa keskeistä on johdon ja esi-miesten selkokielinen viestintä, joka si-sältää tietoa ja perusteluja työtehtäviin

liittyen. Viestinnän tulee olla avointa ja selkeää, jotta muutoksen jälkeen voidaan aloittaa muuttunut työ sujuvasti. Hal-littua muutosta tukevat aikataulutetut sään nölliset palaverit, joissa käydään lä-pi konkreettisia muutoksia, keskustellaan yhteisesti tulevaisuudesta ja tuetaan val-miutta aloittaa työtehtävät muuttuneessa tilanteessa. Muutos voi tarkoittaa uusia työkavereita ja työtehtäviä, eri organi-saatioiden toimintatapojen yhdistämistä tai kokonaan uuden työyhteisön raken-tamista.

Hyvin hoidettu perehdytys osana muutosjohtamista vaatii aikaa ja vaivaa, mutta se palkitsee kaikkia.

Perehdyttäminen osana muutosta

Mitä muutos vaatii esimieheltä?

l Käytä aikaa suunnitteluun

ja ennakoi karikot.

l Motivoi ja visioi.

l Ole paikalla ja käytettävissä.

l Varaa aikaa keskusteluun.

l Osoita edistysaskeleet

ja onnistumiset.

l Ankkuroi uudet

toimintatavat.

l Johda hallitusti

ja vastuullisesti.

18 19

Mentorointi on menetelmä, jossa tietoa ja osaamista – myös hiljaista tietoa – siir-retään kokeneemmalta kokemattomam-malle. Kokenut asiantuntija tai esimies (mentori) neuvoo, tukee ja edistää koke-mattomampaa henkilöä työssä tai opis-kelussa. Suhde perustuu avoimuuteen ja molemminpuoliseen luottamukseen. Tavoitteena on mentoroitavan (aktorin) ammatillinen kehittyminen, työuran sel-keyttäminen sekä työssä menestyminen. Lisätietoja mentorointiohjelmasta löytyy intranetistä.

Hiljaisen tiedon jakaminen

onnistuu parhaiten

vuorovaikutustilanteissa muun

muassa yhdessä tekemisen,

havainnoinnin ja keskustelun

kautta. Yhteisöllisyys ja

avoimuus työyhteisön

keskuudessa edesauttavat

hiljaisen tiedon jakamista.

Kokemusperäinen eli hiljainen tieto on pitkälti henkilöitynyttä ja siksi sitä on hankala kuvata ja jakaa muille. Tiedon ja-kaminen onnistuu parhaiten henkilökoh-taisen vuorovaikutuksen avulla. Suuri osa hiljaisesta tiedosta voidaan välittää vain työn äärellä selvittämällä yhdessä työ-hön liittyviä asioita. Hiljainen tieto siir-tyy työntekijältä toiselle yhdessä tekemi-sen, havainnoinnin ja keskustelun kautta. Lähtevän työntekijän on tärkeää kirjata ylös keskeisimmät tehtävät ja käytännön asiat, mikä osaltaan auttaa myös hiljaisen tiedon siirtymistä.

Keinoja jakaa kokemusperäistä tietoa ovat muun muassa mentorointi, seuraa-jan perehdytys, tiimi- ja työyhteisöpala-verit sekä kokoukset ja tapaamiset.

Hiljainen tieto talteen

20 21

Työturvallisuuslaki ohjaa niin työnantajan kun työntekijöidenkin toimintaa. Työnte-kijän onkin työturvallisuuslain mukaan noudatettava työnantajan turvallisuus-määräyksiä ja käytettävä annettuja suo-jaimia.

Työnantajan on selvitettävä työhön sisäl-tyvät vaara- ja haittatekijät ja suunnitel-tava työnteko niin, että vaarat voidaan poistaa tai niistä aiheutuvaa riskiä pie-nentää. Työturvallisuuslain mukaan työn-antajan on annettava työntekijälle tiedot työpaikan vaaratekijöistä ja huolehditta-va siitä, että työntekijä perehdytetään riittävästi työhön, työpaikan olosuhtei-siin, ohjelmistoihin, työssä käytettäviin työvälineisiin ja niiden oikeaan käyttöön. Perehdytys on tärkeää ennen uuden työn tai tehtävän aloittamista, jotta työnteki-jä oppii toimimaan turvallisesti. Erityisen tärkeää on perehdyttää työntekijä toimi-

maan välittömästi henkeä uhkaavissa ti-lanteissa kuten palo- ja evakuointitilan-teissa.

Perehdytyksen tulee olla sellaista, että työntekijä voi sen ymmärtää ja omaksua. Perehdytyksen on tapahduttava työsken-telytilanteessa, pelkkä teoreettinen pe-rehdyttäminen ei riitä. Työnantajan on varmistuttava perehdytyksen riittävyy-destä ja siitä, että opitut työmenetelmät ovat oikeita.

Ilman kirjallisia ohjeita perehdytyksen si-sältö saattaa jäädä epämääräiseksi eikä kaikkia työturvallisuuteen liittyviä seikko-ja välttämättä muisteta ottaa esille. Kir-jallisten ohjeiden etu on samalla tapahtu-va dokumentointi. Perehdytyksen sisältö ei myöskään riipu siitä, miten perehdyt-täjä itse on tottunut työskentelemään.

Perehdyttäminen ja työturvallisuus

22 23

Perehdytyksen tueksi on tarjolla erilaisia välineitä:

l Uuden henkilöstön kurssi

l Henkilöstö- ja esimieskoulutukset

l Verkkokoulutukset

l Perehdytysohje

l Perehdytyssuunnitelmapohja

l Uuden henkilöstön opas*

l Kesätyöntekijöiden opas*

l Kesäharjoittelijoiden opas*

l Tampereen kaupungin henkilöstölehti Vilkku

l Tiedonsiirtolomake

l Varhaisen tuen toimintamalli

l Työhönpaluulomake (varhaisen tuen toimintamallin ohje)

l Intranetsivut (Loora), sähköinen koko kaupungin kattava ja ajankohtainen tiedotuskanava https:\\www.loora.fi

*oppaat ovat saatavilla intranetistä ja niitä voi tilata osoitteesta virastomestarit@tampere.fi

Hyvien töiden Tampere