pgi – progiciel de gestion intégrée tournée facultaire 2009

PGI – Progiciel de gestion intégrée

Tournée facultaire 2009

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Contenu

L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré

Les modules PeopleSoft

La portée du projet

Le calendrier de réalisation

La structure du projet et les équipes

La gouvernance et le contrôle

La démarche proposée

Les défis

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L’UdeM et le Progiciel de gestion intégré

L’Université de Montréal amorce cet automne un virage technologique d’envergure qui lui permettra « d’offrir à nos étudiants, professeurs, chargés de cours et chercheurs ainsi qu’au personnel de soutien et d’administration des systèmes d’information et des technologies fiables, accessibles et conviviales. » (Livre Blanc, Orientation VII, Objectif 3)

D’ici 2012, elle aura renouvelé du tout au tout ses plateformes informatiques et ses systèmes administratifs centraux et procédé à une mise à niveau complète de son réseau.

Le PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est une composante clé de ce virage technologique.

Les systèmes actuels sont d’une fragilité extrême et ne rendent pas les niveaux de service minimaux.

La concurrence a à sa disposition des systèmes intégrés de gestion ayant pour effet de la rendre plus concurrentielle.

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Qu’est-ce qu’un PGI?

Le Progiciel de Gestion Intégré (PGI) permettra l’intégration de l’ensemble de processus administratifs sur une seule plate-forme.

• Il constituera une source unique d’information pour l’ensemble des activités administratives de l’Université.

• Le PGI sélectionné par l’Université comprend la suite de logiciels PeopleSoft pour:• L’académique• les systèmes financiers• les ressources humaines• la recherche

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Pourquoi l’UdeM se dote-t-elle d’un PGI maintenant ?

• L’Université de Montréal accuse un retard en matière de systèmes d’information par rapport aux autres universités canadiennes et nord-américaines :• 78 % des dix-sept universités canadiennes comparables à l’UdeM;• 70 % des universités nord-américaines.

• Nos applications sont désuètes et d’une efficacité souvent douteuse, créant:• Des pertes de productivité.• Le mécontentement des membres de notre communauté.• Une exposition à des pannes majeures.

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Universités canadiennes utilisant un PGI

• Université McGill • HEC Montréal

• Université Laval

• Université Concordia

• University of British Columbia

• University of Alberta

• University of Calgary

• University of Western Ontario

• University of Waterloo

• Queen’s University

• Université d’Ottawa

• Dalhousie University

• York University

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Les bénéfices attendus du PGI

• L’implantation de ce progiciel transformera tous les volets de l’activité universitaire. Ce progiciel permettra:• L’accès à l’information instantané; • L’amélioration du rendement de processus clés, tels l’admission et

la gestion des projets de recherche;• Un meilleur suivi de la gestion financière et des ressources

humaines;• Un meilleur soutien à la rétention et à la réussite de nos étudiants;• L’optimisation de la productivité de nos opérations administratives;• Un meilleur soutien à nos gestionnaires, tant pour la gestion

courante que pour la planification;• La standardisation des plateformes technologiques qui supportent

nos systèmes administratifs.

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Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion académique

• Gestion académique

Communauté campus

Aide financière

Orientation universitaire

Recrutement et admission

Gestion financière des

étudiants

Dossiers étudiants

Libre service

Campus libre service

Intelligence d’affaires

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Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Finances et approvisionnements

Gestion financière

Gestion des actifs

Gestion monétaire

Facturation

eFacturation

DéboursésGrand livreComptes payables

Comptes recevables

Gestion des achats

Gestion des fournisseurs et Gestion de la chaîne d’approvisionnement

eAchats

Gestion de l’approvision-

nement

Gestion des contrats avec fournisseurs

Inventaire


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Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Ressources humaines et paie

Gestion du recrutement

Libre service

Gestion de la main d’oeuvre

Profil bureau de travail

RecrutementAccueil des candidats

ePerformance eCompensation

eCompensation eProfil eDéveloppement ePaie

eAvantages sociaux

Paie globale Temps et effortsGestion des avantages

sociaux


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Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion de la recherche

Gestion de la recherche Subventions Contrats

Coûts de projets


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Modules PeopleSoft sélectionnés par l’Université – Gestion de la relation client/étudiant

Solution Recrutement et Soutien aux étudiants

Libre service

Portail Gestion de la relation client/étudiant

RecrutementRecrutement

enligneRecrutement par téléphone

Soutien

enligne

Support libre service client

Gestion des communications (courriels et clavardage)


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Paramétrer un PGI – Qu’est-ce que c’est?

• Le paramétrage c’est le processus d’adaptation et de configuration du logiciel dans son cadre de référence afin qu’il réponde aux besoins spécifiques de l’Université. • Le paramétrage n'est pas de la programmation informatique.• Le PGI sera configuré pour répondre aux besoins de l’Université. • Il y aura des choix à faire afin d’harmoniser le plus possible les

processus et d’intégrer les données.

• =

• Exemples de paramétrage : • Configuration des dates limites d’inscription aux cours et d’abandon

sans échec. • Gestion des horaires.• Personnalisation d’une maison.

ParamétrageÉtablissement des règles d’affaires

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Portée du projet – Gestion académique

Diane Leroux

Documents officiels

Steve Massicotte

Cartes-credit

Légende

Applications qui devraient être remplacées par l’implantation d’un PGI Académique

Systèmes sous la juridiction de la DGTIC

Systèmes externes

Systèmes externes inclus dans les PGI

Interfaces entre différents systèmes et Académique

Secteurs et demandes diverses

PlanetPress

Ahmad Qazi

Faculté de médecine

François Marcil, Lise Boudreault

GDEU

Micheline Fruchier

Sirano

François Marcil

Comete(étiquettes)

Marcel Dupuis

Fonds de développement (AWA)

Gérard Boismenu

Faculté des arts et des sciences

(Palmares)

François Marcil

Titan

François Marcil

Tacsi

Fichiers ISAM

(Opale)

François Marcil

Codac

Diane Leroux

Carte d’identité

Julie Roy

Service d’accès aux données

Attestation d’obtentionde diplôme

Louise Béliveau

Faculté des études supérieures et postdoctorales

(Phoenix)

Date de délibérationCode barre

Octroi de grade

Yvon Pinel

BRI

Aenreg(en règle)

Nicole Doré

Droits de scolarité

José Bourguignon

Admission

Michel Gaudreault

Bibliothèques

François Marcil

Accès aux applications

(Gamic)

Codac, Sirano, Tacsi, Titan

Geste

Nathalie Girardin

Notation

Nathalie Girardin

Programmes/cours

Pierre Chenard

Inscription

Pirel

Actuel : Octroi du grade (diplômation)

Nathalie Girardin

Accens

Nathalie Girardin

Regens

François Marcil

Fidèle

François Marcil

Illico

Regens

François Marcil

Codac

François Marcil

Tacsi

François Marcil

Titan

Julie Roy


François Marcil

Choix de cours Web

François Marcil

Places disponibles Web

François Marcil

Horaire personnel Web

fbloque

Nicole Doré


Paul Krivicky

Cepsum

Diane Leroux

Carte d’identité

Légende



Systèmes externes


Ahmad Qazi


Yvon Pinel

BRI

Sylviane Latour

Bureau de l’aide financière

François Marcil

Trafic

Martine Lavallée

Renseignements personnels

Marie-France Rochon

Garde


GDEU

MELS

Inscrits àun cours

Dates limitesdes abandons,

périodesd’inscription

Mise à jour

Transfert de cours/cumulatif

Diane Leroux

Documents officiels

Steve Massicotte

Cartes-credit

Sylviane Latour

Alliance

Nathalie Girardin

Pirel

Consultation

Infos pour la carte

Code barre pour Codac et Titan

Attestationd’inscription

José Bourguignon

Admission

François Marcil

Accès aux applications (Gamic)

Statistiques

FTP

Louise Béliveau


(Phoenix)

Inscription des grades supérieurset des postdoctoraux

Niveau d’étude (libre),nombre de crédits,

statut à l’inscription des grades supérieurs

Gilles Lavigne

Faculté de médecine dentaire

FTP

GesteCodac, Fidele, Illico,Tacsi, Titan, Trafic

PlanetPress

Fiche del’étudiant

Nathalie Girardin

Offre de cours/horaires

FTP

Michel Gaudreault

Bibliothèques

FTP

Marie-France Rochon

UtilitairesDGTIC

Ingres Udembu

Fichiers ISAM

(opale)

Système Inscription Gaétan Villandré

Service aux étudiants

Sylvie BonessoNathalie Girardin

Frais financiers et autres

Fonds de soutienFonds techno

Nathalie Girardin

Programmes/cours

Pierre Chenard

Registrariat(Monarque)

François Marcil

Comete(étiquettes)

Gérard Boismenu

Faculté des arts et des sciences (Palmares)

Jean Meunier

Département d’informatique et recherche opérationnelle

CREPUQ

Marie-France Rochon

WebCT

Jean Roberge

WebCheckoutJulie Roy

Business Objects

Nathalie Girardin

Boite à outils (BAO)

alistecours

Gilles Trudeau

Faculté de droit

Micheline Payette et Yvon Cyr

Ressources humaines

Marie-France Rochon

Liste de courriel automatisée

François Marcil

Notation

Actuel : InscriptionActuel : Offre de cours

Nathalie Girardin

ProgCours (OpenUI)

Nathalie Girardin

ProgCours (web)

Nathalie Girardin

Accens

Nathalie Girardin

RegensProgCours (OpenUI)

Regens

François Marcil

Codac

François Marcil

Tacsi

François Marcil

Titan

Julie Roy


Lorraine Camerlain

Centre de communication écrite

Programmes

Légende



Systèmes externes




Adage(fiche de programmes,

guide d’admission)

Yvon Pinel

BRI

Responsable collectif

Consultation

Mise à jour

José Bourguignon

Admission

François Marcil

Accès aux applications

(Gamic)hzobtactResponsable d’un cours

Micheline PayetteYvon Cyr

Ressources humaines

FTP

Louise Béliveau


(Phoenix)

Programmesà la FESP

Sylviane Latour

Alliance

- Correspondance entre lesprogrammes MELS et UdeM (table a548)- Type de frais par programme (fixes ou variables) (table A029)- Banque de programmes

Codac, Tacsi, Titan

ProgrammesAvis de dépôt

Nathalie Girardin

Offre de cours / horaires

Équivalences globales

Fiche de programmeFiche de cours

Logidec

Guided’admission

Ingres Udembu

Nicole Doré


François Marcil

Inscription

François Marcil

Notation

Sylviane Latour


Faculté des étudiants en AI

Ahmad Qazi


Nom de programmes

Michel Gaudreault

Bibliothèques

FTP

Marie-France Rochon

UtilitairesDGTIC

Fichiers ISAM

(Opale)

Banque de programmes-cours

Marie-France Rochon

Garde

Gaétan Villandré

Service aux étudiants

Paul Krivicky

Cepsum

FTP

Pierre Chenard


Marcel Dupuis

Fonds de développement (AWA)

Jean Meunier

Département d’informatique et

recherche opérationnelle

CREPUQ

FTP

Actuel :Programme - Cours

José Bouguignon

DA Web

François Marcil

Titan

José Bourguignon

Modification de la DA Web

Josée Bourguignon

Admission (OpenUI)

José Bourguignon

Suivi (web)

Jacinthe Gauthier

Paiement de l’avis de dépôt

Jacinthe Gauthier

Gestion des avis de dépôt

José Bourguignon

Paiement différé de l’admission

José Bourguignon

Promavi

François Marcil

Tacsi- patch

-accès ECadeau, ECodac

François Marcil

Codac

José Bourguignon

Cota

Diane Leroux

Carte d’identité

Steve Massicotte

Cartes-credit

Paypal

Nathalie Girardin

Renseignements personnels

François Marcil

Accès aux applications (Gamic)

Nathalie Girardin

Accens

Julie Roy

Business Objects

Nathalie Girardin

Pirel

Nathalie Paquet

ECadeau

Nathalie Paquet

ECodac

Pierre Beauchamp

Ascent Capture(numérisation)

Lorraine Camerlain

Centre de communication écrite

José Bourguignon

Socrate(BEC)

Nathalie Girardin

Programmes/cours

Julie Roy


Caroline Reid

Geste

Nicole Doré


Avis de dépôt, Geste, ...

Marie-France Rochon

Rôles (OpenUI)

Code barre pour Codac, Titan

et Gesteaobtenir_depts_etudiant

Marie-France Rochon

Bottin

Admission OpenUI

Codac, Cota, Geste,Promavi, Titan, Tacsi

Admission, admission différée,

avis de dépôt, tests d’admission

Yvon Pinel

BRI

Légende



Systèmes externes




- Épreuve uniforme de français, langue et littérature

(fichier Excel par courriel)- Peuplement

Avis de dépôt

Pierre Chenard

Inscription

CREPUQ

Fprphcy(taux de change)

Prophecy

François Marcil

Comete(étiquettes)

Planet Press

Pierre Chenard


Geste

Martine Lavallée

Papyrus

Sylviane Latour

Alliance

Programme, statut

François Prince

Département de kinésiologie

Fichier « admis »par train

acAvisAdmission


GDEU

IngresUdembu

Micheline PayetteYvon Cyr

Ressources humaines

Sylviane Latour


Étudiants en AI

Ahmad Qazi


FTPMichel Gaudreault

Bibliothèques

Geste

Marie-Claude Binette

Pharmacie-test

Steve Massicotte

AdminCarteCredit

Tests d’admission

Système Admission

Fichiers ISAM

(Opale)

Marie-France Rochon

Garde

Sylvie BonessoNathalie Girardin

Frais financiers et autres

Fonds de soutienFonds techno

Lorraine Pigeon

Diplômes

aenreg (en règle)

Geste

MELS

Marie-France Rochon

ADS

Actuel : Admission

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Portée du projetFutur : Gestion académique

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Calendrier de réalisation

Mise en opération

Directeur du programme UdeMDirecteur du programme (LGS/IBM)Conseiller stratégiqueContrôleur de projetCoord. de l’administrationChefs de projet

Structure du projet

Comité directeurGuy Breton Jacques FrémontÉric Filteau Jacques GressetJoseph Hubert Monique KirouacIrène Cinq-MarsGhilaine RoquetJean-Claude LebrunSerge Fortier (LGS/IBM)Danielle Branchaud (LGS/IBM) Comité

d’implantation PGIDominique Bérubé Pascale CarrierAlexandre Chabot Pierre ChénardIrène Cinq-MarsA-I Cojocaru Éric FilteauRaymond Lalande J-C LebrunMatthew Nowakowski Jacques PelletierGhilaine Roquet Michel StebenDanielle Branchaud (LGS/IBM)

Gouvernance du programme

Parrain du projet Jacques Frémont

Équipe de gestion du programme

Structure du projet

Chefs de projet Fonctionnels

Analystes fonctionnels

Chefs de projetTechnologie

Direction du programme

Implantation du programme

Chefs de projetGestion du changement

Conseillers en gestion du changement

Chefs de projetFormation

Formateurs

Chef de projetInfrastructures

Admin. de systèmes

Admin. de bases de données

Gest. de produits

Concepteurs principaux

Concepteurs en développement informatique

Analystes en développement informatique

Concepteurs Rôles et permissions

Experts de domaine – Agents de changement – Super-utilisateurs

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Gouvernance – Tableau de bord

• Les indicateurs de projet sont:• Échéancier: Respect des jalons clés du projet• Budget: Respect du cadre budgétaire, tant au niveau monétaire

que des efforts.• Biens livrables: Qualité des biens livrables et respect des délais

d’approbation.• Ressources: Affectation des compétences et expertises requises

au sein du projet.• Gestion du changement: Soutien aux parties prenantes clés.

• Les indicateurs sont rapportés par domaine et consolidés au niveau de l’ensemble du Programme.

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Gouvernance – Tableau de bord

• Les sept clés du succès sont:

• Le niveau de préoccupation des parties prenantes clés,• La réalisation des bénéfices attendus,• La planification des travaux et du calendrier,• Le niveau de performance de l’équipe,• La gestion de la portée,• La gestion du risque,• Les avantages pour l’organisation.

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Crans d’arrêt

• Rapports hebdomadaires comprenant au besoin des mesures de contingences

• Tableau de bord mensuel au Comité directeur du projet

• Personne spécialisée au Bureau de la vérification interne dans le domaine de l’informatique disponible pour répondre aux mandats ad hoc du comité de la vérification

• Tableau de bord trimestriel au Comité de vérification du Conseil

• Facturation et paiement de l’intégrateur sur une base mensuelle

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La démarche proposée pour les Facultés

Principes directeurs:Emphase sur les bénéfices du changement du point de vue de chaque

clientèle, accompagnement graduel, démarche orientée sur les processus, maximiser les interactions.

Parties Prenantes Clés:Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de

programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.

Communications et Gouvernance du Projet PGI

mars 2009 mars-octobre 2009 novembre 2009 – février 2012

mars 2012 -

DémarrageFamiliarisation et

processusIntégration

du PGIAmélioration

continue

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Les parties prenantes clés seront impliquées tout au long de la démarche

• Besoin de la connaissance des processus et des systèmes d’information dans le but :• D’influencer la définition de la solution.• De s’assurer que la solution répondra aux besoins de chaque Faculté.

• Besoin que la conduite du changement se fasse au sein de la Faculté.• Mise en place d’un réseau clarifiant les rôles et responsabilités de

chaque partie prenante.

Ces parties prenantes clés comprennent les experts de domaine qui seront impliqués tout au long du projet. Il y aura des moments dans le cycle du projet où une implication accrue sera nécessaire.

Parties Prenantes Clés:Doyens, Vice-Doyens, Adjoints aux vice-doyens, Responsables de

programmes, Professeurs, Étudiants, Directeurs et adjoints Administratifs, TGDE, TCTB, TA, etc.

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Défis

Le PGI: plus qu’un changement de logiciel

• Le déploiement d’un progiciel de gestion intégré requiert une analyse complète des processus.

• Ces changements sont cruciaux au déploiement réussi du PGI.

Vieux processus

Nouvelle technologie

Vieux processus qui coûtent

cher

+ =

25

Courbe d’apprentissage

Per

form

ance

des

res

sour

ces

de l’

Uni

vers

ité

Temps

Déploiement

Période d’adaptation

Amélioration

Engagement

Vallée du désespoir

• Votre leadership dans la gestion du changement permettra un passage moins profond et plus rapide dans la “vallée du désespoir” et facilitera la période d’adaptation.

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Conclusion

• L’implantation du PGI ne sera pas facile mais elle est essentielle à l’atteinte de nos objectifs.

• L’équipe de projet mettra l’emphase sur la gestion du changement et l’accompagnement de vos ressources.

• En bout de ligne, nous en sortirons tous gagnants.

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Questions

http://images.google.com/imgres?imgurl=http://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/thumb/f/f3/Question_mark_alternate.png/463px-Question_mark_alternate.png&imgrefurl=http://commons.wikimedia.org/wiki/Image:Question_mark_alternate.png&usg=__ZsKmaVEPzqbsbR2Cq0R1WNypiG4=&h=599&w=463&sz=61&hl=en&start=14&tbnid=HKwLduT9KVrbfM:&tbnh=135&tbnw=104&prev=/images%3Fq%3Dquestion%2Bmark%26gbv%3D2%26hl%3Den%26sa%3DG