Phần 3: MS EXCEL

I. Khởi động EXCEL

Start ProgramsMs office Ms Excel

Các thành phần trên màn hình Excel

Ô F5

Ô công thức

Thanh công cụThanh thực đơn

Lưu tập tin Excel

• B1: File Save AS

• B2: Đặt tên file theo yêu cầu đề bài tại ô File name.

Ví dụ: Bai_02.xls

Dẫn đường dẫn đến thư mục cần lưu ở ô Save in

• B3: Bấm nút Save

Các kiểu dữ liệu chính trong Excel

1. Kiểu số: lưu các giá trị số: số lượng, tiền lương, đơn giá, tổng…

2. Kiểu chuổi: lưu các giá trị dạng ký tự, text: Họ tên, tên hàng, mã hàng, …

3. Kiểu ngày Date/Time: lưu các giá trị ngày tháng: ngày sinh, ngày nhập, xuất,…

4. Kiểu logic: để lưu giá trị luận lý: đúng, sai.

Bài Tập

Bài 1: Khởi động Excel, nhập một số dữ liệu, sau đó lưu với tên Vidu_01.xls. Lưu vào thư mục D:\.

Bài 2: Vidu_01.xls. Nhập dữ liệu theo yêu cầu sau:

Tại ô A1 nhập “Mã sản Phẩm”

Tại ô A2 nhập “Tên sản Phẩm”

Tại ô D5 nhập số 115

Lưu thay đổi lại.

(Nhập trong 2 phút)

Các hàm của Excel

Cú pháp chung:

= Tên hàm (Đối số)

Nếu Đối số có từ 2 trở lên thì dùng dấu phẩy để ngăn cách.

1. Hàm Sum:

Công dụng: Tính tổng

Cách nhập: =Sum(số 1, số 2, …)

Trong đó:

số 1, số 2,… là số do ta nhập hay do chọn ô có số, hay do ta quét một dãy ô chứa số mà ta muốn tính tổng của chúng.

I. Các hàm tính toán

2. Average

• Công dụng: Tính trung bình

• Cách nhập: = Average(số 1, số 2, …)

Trong đó: số 1, số 2,…là số do ta nhập hay do chọn các ô chứa số, hay do ta quét chọn các ô mà ta muốn tính trung bình cộng

3. Max

• Công dụng: Tính giá trị lơn nhất

• Cách nhập: = Max(số 1, số 2, …)

Trong đó: số 1, số 2,…là số do ta nhập hay do chọn các ô chứa số, hay do ta quét chọn các ô mà ta muốn tính giá trị lớn nhất

4. Min

• Công dụng: Tính giá trị nhỏ nhất

• Cách nhập: = Min(số 1, số 2, …)

• Trong đó: số 1, số 2,…là số do ta nhập hay do chọn các ô chứa số, hay do ta quét chọn các ô mà ta muốn tính giá trị nhỏ nhất

5. Count

Công dụng: Đếm các ô có giá trị số

Cách nhập: =count(Vùng)

Vùng: là dãy các ô mà ta muốn đếm các ô chứa số.

II. Các Hàm Xữ Lý Chuỗi

1. Concatenate:

Công dụng: Nối các chuỗi lại với nhau

Cách nhập: =Concatenate(Chuỗi 1, chuỗi 2,..)

Trong đó: Chuỗi 1, chuỗi 2: do ta nhập hay do chọn ô chứa chuỗi.

Ví dụ: =Concatenate(“chao”, “ban”)

Kết quả: Chaoban

2. Left

Công dụng: cắt chuỗi bên trái

Cách nhập: =Left(Chuỗi, số ký tự muốn lấy)

Trong đó: Chuỗi do ta nhập hay chọn ô.

Ví dụ: =Left(“ChaoBan”, 4)

Kết quả: Chao

3. Right

• Công dụng: cắt chuỗi bên phải

• Cách nhập: =Right(Chuỗi, số ký tự muốn lấy)

• Trong đó: Chuỗi do ta nhập hay chọn ô.

• Ví dụ: =Right(“ChaoBan”, 3)Kết quả: Ban

4. Mid

• Công dụng: cắt chuỗi ở giữa

• Cách nhập: =Mid(Chuỗi, vị trí bắt đầu, số ký tự muốn lấy)

• Trong đó: Chuỗi do ta nhập hay chọn ô.

• Ví dụ: =Mid(“ChaoBan”,5, 2)Kết quả: Ba

5. Len

Công dụng: Lấy chiều dài chuỗi

Cách nhập: =Len(Chuỗi)

Trong đó: Chuỗi do ta nhập hay chọn ô có chuỗi.

Ví dụ: =Len(“ChaoBan”)

Kết quả: 7

III. Các hàm luận lýNhóm này chuyên xử lý các yêu cầu có liên

quan đến điều kiện.

1.Hàm IfCông dụng: lấy một trong hai giá trị đúng hoặc sai

Cách nhập: =if(Điều kiện, giá trị nếu đúng, giá trị nếu sai)

Trong đó:

Điều kiện: là biểu thức logic hay quan hệ (Thường viết theo mô tả của đề bài)

Giá trị nếu đúng: nếu điều kiện là đúng thì ta trả ra giá trị này

Giá trị nếu sai: nếu điều kiện là sai thì trả ra giá trị này.

Ví dụ

Bài 1: Trong bài tập ví dụ thêm cột Kết Quả.• Nếu TB>=5 thì ghi “Đậu”, ngược lại ghi

“Rớt”Bài 2: Thêm cột Xếp LoạiNếu TB >=9 thì ghi “Giỏi”Nếu TB >=7 thì ghi “Khá”Nếu TB>=5 thì ghi “TB”Còn lại là ghi “Yếu”

2. Hàm And

Công dụng: xét nhiều điều kiện (những điều kiện này phải cùng thỏa yêu cầu)

Cách nhập: =And(Điều kiện 1, điều 2,…)

Chú ý: Hàm này thường được dùng để làm điều kiện cho hàm if chứ ít khi dùng một mình.

Ví dụ: Nếu TB>=8 và Toán >=7.5 thì xếp loại là Giỏi

3. Hàm Or

• Công dụng: dùng để xét nhiều điều kiện (Một trong các điều kiện đó thỏa yêu cầu)

• Cách nhập: =Or(Điều kiện 1, điều kiện 2, …)

• Hàm này cũng thường được dùng trong hàm if.

• Ví dụ: Nếu Toán >=8 hay Văn >=8 thì kết quả là đạt.

IV. Các hàm dò tìm

1. VLOOKUP

Công dụng: dò giá trị theo cột từ một bảng khác và điền giá trị tương ứng lên ô chứa công thức.

Cách nhập: = vlookup(Trị dò, Bảng dò, cột dò, cách dò)

Trong đó:

Cách nhập: = vlookup(Trị dò, bảng dò, cột dò, cách dò)

Trong đó:

• Trị dò: là giá trị tương ứng dùng để so dò giá trị ở bảng khác.

• Bảng dò: Bảng chứa dữ liệu để ta dò

• Cột dò: cột mà ta sẽ lấy giá trị tương ứng trị dò

• Cách dò: điền số 0 hay 1, thường là điền số 0

2. Hlookup

• Công dụng: dò giá trị theo hàng từ một bảng khác và điền giá trị vào ô chứa công thức.

Cách nhập: =HLooKup(Trị dò, bảng dò, hàng dò, cách dò)

• Trong đó:

• Trị dò: giá trị dùng để dò

• Bảng dò: là bảng chứa giá trị để dò

• Hàng dò: hàng lấy giá trị để điền vào ô với trị dò tương ứng

• Cách dò: giống Vlookup

V. Nhóm hàm thống kê

1. Hàm countif

Công dụng: Đếm theo điều kiện nào đó

Cách nhập: =Countif(Khối, điều kiện)

Trong đó:

Khối là dãy ô chứa dữ liệu mà ta muốn đếm

Điều kiện: đếm theo điều kiện này, phải đặt trong ngoặc kép.

2. Sumif

• Công dụng: Tính tổng của những ô thỏa điều kiện.

• Cách nhập: =Sumif(cột so sánh, điều kiện, cột lấy tổng)

• Trong đó: Cột so sánh: cột chứa dữ liệu cần so Cột lấy tổng: Cột chứa dữ liệu cần tính

tổng.Điều kiện: cũng để trong dấu ngoặc kép