pirkka paronen [email protected] konsultti...
TRANSCRIPT
YHTENÄINEN NÄKYMÄ ORGANISAATION TIETOONINTRANET-PALVELUIDEN KAUTTA
Pirkka Paronen [email protected]
Konsultti, kouluttaja, projektipäällikkö
ProTrainIT Oy, Systems Garden Oy
Taustaa
Web 2.0 (Wikipedia)
Siirtyminen toiminnallisempiin, www-pohjaisiin sovelluksiin
Sosiaalisempi lähestymistapa sisällön tuottamiseen ja jakeluun, jossa korostetaan avointa kommunikointia, päätösvallan hajauttamista ja tiedon vapaata jakamista ja uudelleen käyttöä
Tiedon syndikointi ja aggregointi (yhdistäminen ja koostaminen)
Tiedon yhteisöllinen tuottaminen ja käyttäminen (sosiaalinen media)
Tiedon siirtäminen järjestelmäst ä toiseen (avoimet rajapinnat)
Tämä murros on jo tapahtunut webissä. Seuraavaksi sitä vaaditaan myös yritysten sisäverkossa.
3
Intranet 2.0
Tietotyöläisen ERP -järjestelmä
Toiminnanohjaus
Asiakkaat
Kontaktit
Tilaukset
Toimitukset
Laskutus
Ostot
Jne.
= Strukturoitu tieto, data
Tietotyöläinen
Sopimukset
Tapaamiset
Tarjoukset
Tuotetiedot
Projektit
Dokumentit
Jne.
= Strukturoimaton tieto
4
Miksi SharePoint?
Sähköinen työpöytä
INTRANET 2.0
Ryhmätyö
Sisällön hallinta
Doku-menttien hallinta
Työnkulut ja
prosessit
Haku
Raportointi ja
mittaristot
Tehokkaat sähköisen
asioinnin välineet
(lomakkeet ja niiden)
hyväksymisprosessit.
Sähköiset lomakkeet
Työnkulut
Business Intelligence
Laskentasäännöt
Excelillä ja BI portaalit
käyttäen SQL Server
Analysis Services –
palveluita
Excel Server
Balanced Scorecard
Business Intelligence
Sisällönhallintajärjestelmä
, joka huomioi intranet,
extranet ja www-
viestinnän tarpeet.
Sivustonhallinta
Tyylipohjat
Käyttäjänhallinta
Asiakirjahallinnon
vaatimukset kattava
dokumenttienhallinta:
Versionhallinta
Metatiedot
Hyväksymiskierrot
Records management
Johtava laajennettava
hakukone, joka kattaa
myös taustajärjestelmät
ja asiantuntijaprofiilit
Sisältöhaku
Henkilöhaku
Integroinnit
Uuden sukupolven
sähköposti.
Projektinhallinta
Blogit ja wikit
Ryhmätyötilat
Intranet palvelee koko organisaatiota
Yritys-portaali
•Viestintä
•HR
•Haku
•Jaetut palvelut
•Yhteiset asiat
Osastot
•Myynti
•Tuotanto
•Jne.
Työryhmät
•Projektit
•Tiimit
•Jaetut työtilat
Oma työpöytä
•Henkilökohtainen portaali
•Omat kollegat
•Operatiiviset järjestelmät
•Tietokannat
•Raportointi
Miten liikkeelle?
Nopeat voitot
Intranet – organisaatioviestintä verkkoon
Työryhmätilat – uusi työkalu organisaation projektinhallintaan
Haku – tiedon löytäminen palvelee koko organisaatiota
Asiakasviestintä – Extranet on liiketoimintaa verkossa
Täsmäratkaisut
Dokumentinhallinta
Sähköiset lomakkeet
Prosessien sähköistäminen
SharePoint julkaisujärjestelmänä
Liiketoimintatiedon hallinta, Business Intelligence
7
”Viestinnällinen” intranet
Perinteinen intranet –projekti on hyvä aloituspiste
Viestintämateriaali
Dokumenttipohjat
Tiedotus ja uutiset
HR- asiat
Tietopankki
Laatudokumentit
Viestintäintranetin perustaminen toimii yleensä lähtölaukauksena koko portaalihankkeelle
Päätettävät asiat
Ulkoasu – riittääkö tyylipohjat?
Sisällön uusiminen vs. Järjestelmän käyttöönotto
Rakennekartta ja sisältösuunnitelma
Työryhmätilat, nyt vai myöhemmin?
MySite – roolin mukainen personointi ei synny itsestään
8
Hakuratkaisu – miksi?
Gallup: Internetin etusivu?
Haku = keskeinen portti tietoon, ”tapa toimia”
Avoin kaikille käyttäjille, ei hankalaa käyttäjänhallintaa
Ei vaadi käyttäjäkoulutusta, tarjoaa välittömästi hyötyjä
Tarkoitettu tiedon katseluun, ei ylläpitoon
Yksinkertainen, hallittavissa oleva käyttöliittymä
Pikahaku, laajennettu haku ja hakutulos
Linkit hyvä tapa ohjata käyttäjä pidemmälle – ei muutoksia olemassa oleviin käytäntöihin
10
HAKUKONE
Käyttäjäntunnistus
Kohteet
Verkkolevyt(M:\, S:\, \\server jne.)
Intranet ja verkkopalvelut(http://intranet, http://crm jne)
Puhelinluettelo(Henkilöhaku AD:n sisällöstä)
Exchange julkiset kansiot(Public Folders)
Kohteet
Kohteet Kohteet
AD
SharePoint -palvelut(Muut WSS, MOSS, SPS –
palvelut, laajennukset)
index
Ryhmät
ja käyttö-
oikeudet
Indeksointi
HAKUTULOS
Käyttö-
liittymä
Muut tietolähteet(Busines Data Catalog)
Hakuratkaisun anatomia
Liiketoiminnalliset hyödyt
Tie
donhaun t
arj
oam
an p
ote
nti
aalin h
yödyntä
min
en
Tiedonhaun evoluutio
Älykäs, organisaatio-
tason tiedonhaku
Operatiiiviset työpöydät &informaatioportaalit
Perushaku
Microsoftin tiedonhakuohjelmistot
Älykäs tiedonhaku
liiketoimintakriittisiin,
edistyksellisiin
hakusovelluksiin
Liiketoiminnan
tuottavuusinfraan
saumattomasti
integroitu tiedonhaku
Maksuttomasti
ladattava tiedonhaku
Perustason
tiedonhaku
Tiedonhaku
infraratkaisuna
Tiedonhaku
liiketoimintakriitti-
siin ympäristöihin
HAKU / DEMO
Työryhmätilat
Työryhmä, projekti, hanke, alue
Organisaatioyksikkö ei saa rajoittaa tiedon kulkua
Verkkolevyt eivät tue ryhmätyötä, sähköposti käytännön välineenä
Projektimateriaali kaikkein hankalinta käyttöoikeuksien kannalta
Työryhmätila usein uusi asia organisaatiolle -> helppo ottaa käyttöön
Välittömät vaikutukset
Sähköpostiliikenteen väheneminen – tiedotus
Käyttöoikeushallinnan hajauttaminen ”omistajille”
Projektinhallintakäytäntöjen yhdenmukaistaminen
Dokumenttipohjien jakelu ja käyttö läpi organisaation
Työryhmätilojen tarpeen tunnistaminen – ”mekin tarvitsemme”
Miten asiakkaat otetaan mukaan?
16
Asiakasextranet
Asiakkaan itsepalvelu luo välittömästi säästöjä organisaatiossa
Extranet –palvelu on avoinna 24h/7vrk
Kaupalliset perusteet heti esitettävissä, ROI:n laskeminen
Sähköinen itseasiointi tulee joka alalle.
Vaihe 1. Tiedon jakaminen
Suojatun sisällön jakaminen
Asiakasextranet vs. Projektiextranet
Vaihe 2. Tilausten vastaanottaminen, asiakaspalvelu, prosessit
Forms Server, lomakkeet, tiedon määrämuotoistaminen
Työnkulut, prosessien sähköistäminen
Vaihe 3. Läpinäkyvä asiakaspalvelu
Raportointi ja pääsy toiminnanohjauksen tietoon
Sähköinen itseasiointi
18
SharePoint dokumenttienhallintajärjestelmänä
Versionhallinta ja kommentointi
Dokumenttityypit, metatiedot ja näkymät
Työnkulut, ketjutukset ja hyväksyntä
Käyttöoikeuksien hallinta, politiikat ja auditointi
Dokumentti? Doc, Xls, Ppt, Pdf...
Ostosopimus, Myyntisopimus, Tarjous, Projektisuunnitelma, Agenda, Muistio, Tuotekuvaus, Palvelukuvaus, Esite, Raportti, Pöytäkirja, ...
Dokumentinhallinta ei ole kaaoksen siirtämistä toiseen paikkaan
20
Siirretään verkkolevy
X: suoraan
SharePointiin
SharePoint www-julkaisujärjestelmänä
SharePoint on erinomainen verkkojulkaisujärjestelmä
Täydet julkaisujärjestelmäominaisuudet
Sisällön ja ulkoasun erotus, master page –ulkoasupohjat, page layout -sivupohjat
Moduulit, dokumenttikirjastot, kuvakirjastot, lomakkeistot jne.
Hajautettavissa oleva ylläpito, käyttäjänhallinta
Monimutkaisemmat sivustot
Kieliversiot, maasivustot, hajautettu ylläpito
Extranet –kehitys
Esimerkkejä
http://www.hawaiianair.com
http://beta.hedkandi.com
http://www.mps.fi
http://www.are.fi
21
LIIKETOIMINTAJÄRJESTELMIEN TIEDON HYÖDYNTÄMINEN JA KÄSITTELY
Yrityksen tietojärjestelmät käyttäjän silmin
Sähköpostit
Keskustelufoorumit
Intranet(it)
Sovellukset
Dokumentinhallinta
Materiaalipankit
Tiedostot omalla koneella
Verkkolevyt
Tietokannat
ERP / CRM jne.
Julkiset tietolähteet
Web
?
SharePoint – tiedon kokoaja
Sähköpostit
Keskustelufoorumit
Intranet(it)
Sovellukset
Dokumentinhallinta
Materiaalipankit
Tiedostot omalla koneella
Verkkolevyt
Tietokannat
ERP / CRM jne.
Julkiset tietolähteet
Web
Tehtävien hallinta, tehtävien ja kalenterin integraatio, haku, SharePoint –kansiot offline
Tehokas ehdollinen muotoilu, helpompikäyttöiset Pivot-taulukot, uusi kaavioiden luonti, Excel Services
Parannettu asiakirjojen vertailu, rakenneosa sisällönhallintaan, reaaliaikainen esikatselu, metatietopaneeli (DIP)
Uusi älykäs tapa tehdä kaaviokuvia, uutta grafiikkaa, ”kirjastoajattelu”, SmartArt, Slide library
Kehittynyt käyttöliittymä, WYSIWYG raporttien suunnittelu, integraatio SharePointiin
Sähköisten lomakkeiden käsittely Outlookissa, esitäytettyjä lomakepohjia, Forms Server / SharePoint
Ammattimaisesti suunniteltuja käyttövalmiita pohjia. Oman liiketoiminnan tunnistus
Office 2007 ja SharePoint
SharePoint ja sähköposti
Push –viestintä osaksi päivittäistä toimintaa
Hälytykset, muistutukset, huomautukset
Tehtävien allokointi
Työnkulut ja hyväksyntäketjutukset
Sähköpostiprosessien automatisointi
Saapuvan sähköpostin kohdistaminen
Projektipostilaatikot
Asiakaspalvelujärjestelmä
Esimerkkejä
Arkistointi projektinumerolla
Asiakaspalvelulaatikon ohjaus Todo –listalle
Sähköpostissa toimivat työnkulut ja ketjutukset
27
8 December 2008 | Page 29
Pikaviestit ja ryhmä pikaviestit
Monipuoliset tavoitettavuustiedot: läsnä- ja poissaolo
Skaalautuva, turvallinen, hallittava ja
viranomaisvaatimukset huomioiva
Integraatio läpi SharePointin - dokumentista pikaviesti
Verkkokokoukset välittömästi tai ajastettuna
Kahden tai useamman henkilön väliset IP-audio ja video-
neuvottelut/kokoukset
Kokousten työtilat ja materiaali SharePointissa
Monipuoliset integroidut puhelintoiminnot
IP-puhelimet läsnäolotiedolla
Kiinteän puhelimen hallinnointi
Integraatiot puhelinverkkoihin
Integrointi läpi SharePointin – puhelu ylläpitäjälle
Puhelujen
hallinta
Konferenssi-
palvelut
Yritystason pikaviestintä
Communications Server 2007
Tietotyöläisen ERP -järjestelmä
Toiminnanohjaus
Asiakkaat
Kontaktit
Tilaukset
Toimitukset
Laskutus
Ostot
Jne.
= Strukturoitu tieto, data
Tietotyöläinen
Sopimukset
Tapaamiset
Tarjoukset
Tuotetiedot
Projektit
Dokumentit
Jne.
= Strukturoimaton tieto
30
Liittymät SharePointissa –teoriasta käytäntöön
1. Www-liitos, kehykset
Toimii selainympäristössä, rajalliset mahdollisuudet
Ei ota kantaa tietorakenteisiin
2. Feedit kahteen suuntaan
RSS –feedit
XML –feedit, listaukset , Web Services
3. Liitoskomponentit
Web Part –connectorit, kantakyselyt
Dynamics -liittymät
3. osapuolen ”connector” –sovellus, esim. Lotus Notes, Documentum
4. Business Data Catalog
XML:ään perustuva metadatamääritys
Mahdollistaa monipuolisen tiedon hyödyntämisen
Business Data Catalog
Business Data Catalog
Standardoitu metadatapohja
Web Service ADO.NET
Tieto-
kantaLiiketoiminta-
sovellus
SAP, Oracle,
Siebel
NAV, AX, CRM
SQL Server,
Oracle
Välikannat, SSIS
BDC Metadata
HakuKäyttäjä-
profiilit
Räätälöidyt
liitokset
BDC
Web Part
Listat ja
kirjastot
Mitä BDC tarkoittaa käytännössä?
Avoimet rajapinnat tiedon hakemiseen ja esittämiseen
Mahdollisuus tehdä aitoja liitoksia ilman monimutkaisia integraatiovälineitä
XML –pohjainen BDC –määritys
Ei muutoksia kohdejärjestelmään
Yksi liitos, monta käyttötarkoitusta
Samaa liitosta voi käyttää dokumentinhallinnassa, tehtävien hallinnassa, haussa
Mahdollisuus aitojen ”dashboard” –näkymien tekemiseen
”Mitä tiedämme tästä asiakkaasta?”
Näkymät roolin mukaan
Tiedon jakelu hallinnassa
Sovelluksella voi olla 5 käyttäjää, mutta siellä olevaa tietoa tarvitsee 5000 ihmistä
34
Loppukäyttäjän näkymä ja suorituskyvyn hallinta
BI alusta (tietokanta, tiedon muunnos, OLAP ja raportointi)
Tiedon jakelu
Mainframe/
Departmental
Systems
Integroitu Business Intelligence -alusta
Business Intelligence the Microsoft Way
PerformancePoint
Visualisointi ja näkymät
Ennustaminen ja budjetointi
SharePoint – tiedon jakelukanava
Mittaristot, KPI, BSC
Excel Services – julkaisu
Office –työasematuotteet
Excel – tiedon analysointi
Access 2007 – raportointi
SQL Server
Tiedon yhdistäminen, SSIS, Data warehouse
Raportointi, realtime & snapshot (Reporting Services)
Linkki SharePointiin
Analysointi ja datakuutiot (Analysis Services)
Linkki SharePointiin
MENESTYKSEKKÄÄN PROJEKTIN AVAIMET
Hyödyt vs. monimutkaisuus
0 %
20 %
40 %
60 %
80 %
100 %
120 %
Vaihe 1 Vaihe 2 Vaihe 3 Vaihe 4 Vaihe 5 Vaihe 6
Täsmäratkaisut
Dokumentinhallinta
Työtilat
Haku
Intranet
Perustotuudet SharePoint -projekteista
SharePoint on suuri järjestelmä käyttöönotettavaksi
Pelkkä ominaisuuksien toteutus ja sovitus vie helposti vuosia
Toisaalta suoria hyötyjä saa päivästä 1, jos valitsee oikein
Lisenssikustannukset tuottamaan heti!
SharePoint muuttaa ihmisten tapaa toimia
Ihmisten muuttuminen aina järjestelmiä hitaampaa
Toteuta ja lanseeraa pala kerrallaan
Valitse nopeat hyödyt ensin, käytön myötä osaamistaso kasvaa
Älä usko markkinointipuheita
Proof-of-Concept paljastaa totuuden
Pienetkin asiat voivat aiheuttaa harmaita hiuksia
Kaikkea ei kannata räätälöidä
42
SharePoint – (osa)projektin hallinta
Vaatimusmäärittely
Muista mitä olette tekemässä, priorisoi ja karsi
Ei rönsyilyä, tarkista tilanne säännöllisesti
Päätä: sisältö vai työkalu !
Projektin hallinta
Kullakin osaprojektilla on yksi omistaja
Omistaja harvoin IT, business –tarpeen oltava mukana
Projektiryhmässä ”innostuneet” käyttäjät mukana, apuna lanseerauksessa
Projektin toteutustavan valinta
Käyttöönottomalli – nyt mennään!
Vesiputousmalli – määrittele ja odota.
Iteratiiviset mallit – koskahan se valmistuu?
Tuotantoonvienti
Koulutus, koulutus, koulutus
44
Matkan varrella opittua
SharePoint on erinomainen moottori rakentaa
Päätös käytöstä on myös alustavalinta
Moottorilla ei tee mitään, jos ei ymmärrä mihin se vie - roadmap
Liikkuvaa moottoria ei tarvitse pysäyttää
Todelliset hyödyt tulevat täsmäratkaisuissa
Palastele, pilko ja paketoi
Ota loppukäyttäjät mukaan, sparraa ja testaa
Tyypillinen toteutus on liiketoimintaratkaisu, ei pelkkää IT:tä
Microsoft Office SharePoint 2007
SharePoint on ohjelmistotuote, hyväksy se
Valmistaudu kompromisseihin
Mieti mitä räätälöit – ylläpitokin pitää järjestää
Ihan kaikkea ei SharePointillakaan voi tehdä!
45
MIKÄ ON SHAREPOINT?
46
KIITOS!
Pirkka Paronen [email protected]
Konsultti, kouluttaja, projektipäällikkö
ProTrainIT Oy, Systems Garden Oy