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PLAN DE FORMACIÓN 2018Taller de Dinamización de reuniones y grupos de trabajo (GRA1318_1)25 de mayo de 2018 (Campus de Puerto Real).

Pepa Muñoz Cueto. Cristina Vallejo Muñoz. Antonio Javier González Rueda.

ACCIONES FORMATIVAS DE LA DELEGACIÓN DENTRO DEL PLAN DE FORMACIÓN PARA PAS Y PDI 2018

25 de mayo de 2018: Taller de Dinamización de reuniones y grupos de trabajo.30 de mayo de 2018: Taller de Introducción al modelo de gestión EFQM para Directivos.21 de junio de 2018: Taller de uso de la herramienta CANVAS.14 de septiembre de 2018: Taller sobre Rankings.Fecha por determinar:

• Taller de Desarrollo Estratégico para Directivos.• Taller de Apoyo a la Gestión de Cargos Académicos.• Nueva Estructura Organizativa de la UCA.

CONTENIDO DEL TALLER

La Delegación del Rector para el Desarrollo Estratégico ha dispuesto un desayuno en la propia sala para facilitar la consecución de los objetivos del Taller.

1. El II Plan Estratégico de la Universidad de Cádiz: La mejoracontinua y la relación con grupos de interés2. Las reuniones: conceptos, tipos y aspectos a mejorar.3. Los grupos de trabajo: características.5. Buenas prácticas de grupos de trabajo en Universidades.6. Herramientas.7. Evaluación, despedida y agradecimiento

Principal obra de consulta

Ander-Egg, Ezequiel: Cómo hacer reuniones eficaces. Madrid, CCS, 2011 (2ª ed.)

El cuarto profesor

El profeta Pedro Grullo, Pedrogrullo, Pero Grullo o Perogrullo, "que a la mano cerrada lallamaba puño", es un personaje paremiológico o de la literatura tradicional cuyo origenhistórico es de difícil determinación. Su idiosincrasia es la de un personaje cómico,producto de la imaginación popular, pero existen hipótesis e investigaciones en las que seafirma que habría existido un Pedro Grullo real. En cualquier caso, en el habla corriente seidentifica al personaje como el primer, o el más famoso, decidor de perogrulladaso tautologías retóricas, esto es, verdades redundantes o pleonásticas del tipo "haamanecido porque es de día".

https://es.wikipedia.org/wiki/Paremiolog%C3%ADa

https://es.wikipedia.org/wiki/Idiosincrasia

https://es.wikipedia.org/wiki/Tautolog%C3%ADa_(ret%C3%B3rica)

https://es.wikipedia.org/wiki/Tautolog%C3%ADa_(ret%C3%B3rica)

https://es.wikipedia.org/wiki/Pleonasmo

1El II Plan Estratégico de la Universidad de Cádiz: La mejora continua y la relación con grupos de interés.

Contexto legislativo vigente para los Planes Estratégicos

El texto refundido de la Ley 6/2001 Orgánica de Universidades, modificada por la Ley Orgánica 4/2007 recoge en su artículo 15, entre las funciones del Consejo de Gobierno de la Universidad, el establecimiento “de las líneas estratégicas y programáticas de la Universidad, así como las directrices y procedimientos para su aplicación […]”

La Ley Andaluza de Universidades (Decreto Legislativo 1/2013, de 8 de enero, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley Andaluza de Universidades) Artículo 89: “1. Cada Universidad pública andaluza, sobre la base del modelo de financiación aprobado, elaborará su respectivo plan estratégico, en el que se fijarán sus objetivos específicos sociales, académicos e investigadores, la planificación económica y académica de su actividad y los programas destinados a lograr dichos objetivos.”

Los Estatutos de la Universidad de Cádiz (texto vigente) Artículo 222. “2. A iniciativa del Rector, el Consejo de Gobierno confeccionará y propondrá al Consejo Social, para su aprobación, los presupuestos plurianuales, para lo cual será necesaria la aprobación previa de planes estratégicos para la Universidad de Cádiz. En dichos planes estratégicos la Universidad de Cádiz fijará sus objetivos específicos sociales, académicos e investigadores, la planificación económica de su actividad y los programas destinados a lograr dichos objetivos.”

Contexto legislativo vigente para los Planes Estratégicos

El Art. 85 ,Ley 40/2015, de 1 de octubre, establece la obligación de que las entidades integrantes del sector público institucional se sometan al control de eficacia y supervisión continua por parte del Departamento al que estén adscritos y por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas (o su equivalente), a través de la Intervención General de la Administración del Estado.

El Artículo 85 se estructura conforme a estos elementos:1. Plan de actuación: Todas las entidades integrantes del sector público institucional estatal

contarán, en el momento de su creación, con un plan de actuación con las siguientes características: Contendrán las líneas estratégicas en torno a las cuales se desenvolverá la actividad de la entidad. Se revisarán cada tres años. Se completará con planes anuales.

2. Control de la eficacia.3. Supervisión continua.4. Actuaciones de control y supervisión.5. Resultados de la evaluación.

FUNCIONES DE LA DELEGACIÓN DEL RECTOR PARA EL DESARROLLO ESTRATÉGICO

http://www.uca.es/destrategico/

http://www.uca.es/destrategico/

Agradecimiento inicial por el esfuerzo e implicación de la Comunidad Universitaria

En 2017, se incluye el grado de avance del Plan y los principales resultados del proceso de EVALUACIÓN INTERMEDIA DEL II PEUCA(Noviembre de 2017)http://destrategico.uca.es/wp-content/uploads/2018/02/EVINTinforme.pdf?u

http://peuca.uca.es/documentos-1/memoriapeuca2015



http://destrategico.uca.es/wp-content/uploads/2018/02/EVINTinforme.pdf?u

Se incluyen las actividades de despliegue realizadas por la Delegación.

Se muestra el grado de avance del IIPEUCA así como sus logros e indicadores a nivel de los 11 objetivos.

Se muestra gráficamente el proceso participativo y las actividades.

Se muestran las evidencias que sustentan los logros.

Se muestran los documentos más importantes asociados al II PEUCA.

Se detalla la información sobre el grado de avance.

Se reúnen los 61 indicadores claves con sus metas y mediciones.

“150 páginas para mostrar un esfuerzo colectivo”

http://destrategico.uca.es/wp-content/uploads/2018/04/MEMORIA-II-PEUCA-2017.pdf?u

http://destrategico.uca.es/wp-content/uploads/2018/04/MEMORIA-II-PEUCA-2017.pdf?u

• Recordatorio general sobre la estructura del Plan y sobre las funciones de la DRDE.• Se desgranan las actividades desarrolladas para el despliegue conforme al siguiente esquema:

• Se destaca, por su importancia, el proceso de evaluación intermedia. • Se insiste en la difusión de resultados y se destaca el alineamiento con el presupuesto.• Se incluyen todas las noticias publicadas.

• Acción de Gobierno del Consejo de Dirección.• Despliegue en Centros (Planes Directores).• Despliegue en Institutos de Investigación.• Despliegue en Centros, Departamentos y Unidades.• Mapa de Másteres• Estrategia transversal de responsabilidad social.• Estrategia transversal de mejora continua (planes de mejora): Política de Calidad de la UCA.• Alineamiento con el presupuesto.• Relaciones con otras universidades.• Fomento de la colaboración.• La Formación como medio para mantener vivo el Plan.• Difusión de Resultados.• Seguimiento de procesos y resultados claves de la institución.

Se muestra el ritmo de aplicación de las actuaciones del II PEUCA:

Se detalla la evolución del grado de avance del II PEUCA:

• Por cada uno de los 11 objetivos estratégicos se detallan los logros más destacados y la situación de los indicadores de esos objetivos para 2014, 2015, 2016 y 2017.

• Los datos han sido aportados por los miembros del Consejo de Dirección que tienen asignada la actuación y se ha remitido la Memoria completa para revisión al Consejo de Dirección.

• Se ha mejorado la visualización de los indicadores.

Se han seleccionado 47 imágenes que muestran la continuidad del proceso participativo del II PEUCA en su fase de despliegue y evaluación.

5.1.- El más detallado es el de las evidencias que sustentan los logros en cada actuación.5.2.- El segundo muestra la planificación íntegra del despliegue.5.3.- El tercero muestra los enlaces a los resultados concretos de Planes Directores aprobados en 2016 y a la página de rankings.5.4.- Ponderación de los elementos del II PEUCA con su correspondiente grado de avance.5.5.- Indicadores claves con meta y evolución.

La Mejora Continua

• Es una de las Estrategias Transversales del II PEUCA. • Es el motor del II PEUCA.• Es parte de la cultura organizativa de la UCA.

Los Grupos de Interés

Líneas de Acción del II PEUCA y Grupos de Interés

¿Por qué este curso desde el II PEUCA?

Porque las reuniones son una de las actividades más habituales para relacionarnos con los grupos de interés (stakeholders).

Porque las reuniones son uno de los hábitats del II PEUCA y, por elevación, de la Universidad.

Porque la comunidad ha comentado su necesidad de mejorar el funcionamiento de grupos de trabajo y reuniones puntuales.

Porque en gran parte de las reuniones se puede aplicar el enfoque de MÉTODO ANALÍTICO que tiene mucho del círculo de mejora continua.

II Plan Estratégico

Acción de Gobierno del Consejo de Dirección.

Planes Directores de Centros.

Estrategias Transversales

.

Despliegue en Centros,

Departamentos y Unidades.

Estrategias Territoriales de Campus.

Planes de Mejora.

Los planes de mejora se estructuran en tres niveles:• Grupos Estratégicos de Mejora (GEM). Vinculados al II

PEUCA.• Grupos Operativos de Mejora (GOM). Vinculados a

procesos de varias unidades.• Grupos de Apoyo a Mejoras (GAM). Vinculados a

procesos o procedimientos que se deben mejorar.Actualmente contamos con:• GEM EFQM.• GEM Compromiso con la Mejora Continua.• GEM en Rankings.• GEM Modelo de Financiación.• GEM en Transparencia.• GEM de Investigadores (sello HR Excellence).• GEM de Análisis de Datos.• GOM de proceso de Orientación.• GOM de proceso de Encuestación.• GOM de Plan de Formación.• GOM de Formación Idiomática del PAS.• GAM de Convenios.• GAM de Memorias y rendición de cuentas.• GAM de Sistema de Información.• GAM de Clima Laboral.• GAM de funciones administrativas de RPT.• GAM de gestión de competencias.

Estrategias Transversales del IIPEUCA:• ET de Internacionalización.• ET de Responsabilidad Social.• ET de Mejora Continua.

Apartado web específico

Documento de Política de Calidad integrador.

Mapa de procesos para toda la institución.

2Las reuniones: conceptos, tipos y aspectos a mejorar.

Técnica 1

LA PEOR REUNIÓN A LA QUE HAS ASISTIDO:

Piensa individualmente en la peor reunión a la que has asistido y desgrana sus defectos pensando en la misma conforme a las siguiente fases:

• ANTES DE LA REUNIÓN.• DURANTE LA REUNIÓN.• DESPUÉS DE LA REUNIÓN.

Realiza la puesta en común en grupo.

Mostremos los resultados globales en laPizarra.

Conceptos relacionados

SITUACIÓN DE GRUPO:Conjunto de actividades, dinámicas y técnicas que se utilizan con un colectivo de personas

para que una reunión o una sesión de un grupo de trabajo tenga buenos resultados.

GRUPO DE TRABAJO:Conjunto de los individuos que interactúan

entre sí para conseguir un objetivo, lo cual no implica la participación colectiva en el trabajo

ni la implicación de todos.EQUIPO DE TRABAJO:

Un equipo de trabajo es un grupo de personas organizadas, que trabajan juntas para lograr

una meta.

GRUPO:Conjunto de personas situadas en un espacio o

tiempo determinados

Lo que hace que un Grupo comience a interactuar, comunicar y participar.

Participantes de este Taller a las 09.00 de la mañana

Grupo, con situación de Grupo, y objetivo fijado.

Es un grupo de trabajo cohesionado y motivado.


SITUACIÓN DE GRUPO:Conjunto de actividades, dinámicas y técnicas que se utilizan con un colectivo de personas para que una reunión o una sensación de un grupo de trabajo tenga buenos resultados.





una meta.


tiempo determinados

Grupos de trabajo y equipos de trabajo utilizan las REUNIONES como herramienta o técnica para cumplir con sus objetivos

https://youtu.be/xGKlXm2ynfg

https://youtu.be/xGKlXm2ynfg

¿Qué es una reunión?

Actividad que se genera en una situación de grupo, en un momento y espacio determinadosy que tiene un objetivo específico.

Supone interactuar, comunicar, participar

No siempre sus participantes son “equipo” pero debemos generar una “situación de

grupo”

Habilidades

Dinámicas

Sean virtuales o presenciales, todas tienen un carácter puntual y efímero

Nos reunimos con un objetivo concreto

Tipología de Reuniones

Multitud de tipologías. Dependen del criterio elegido.Nos centramos en el más interesante: tipos de reuniones según el OBJETIVO.

RECOMENDACIÓN: No mezclar en las reuniones objetivos diferentes.Aunque es complicado

REUNIONES AMISTOSAS

REUNIONES FORMATIVAS

REUNIONES INFORMATIVAS.

• INFORMAR•RECOGER INFORMACIÓN

REUNIONES CONSULTIVO-

DELIBERATIVAS

REUNIONES DE ACUERDO

REUNIONES SOBRE EL GRUPO

REUNIONES DE TRABAJO

REUNIONES DE INTERCAMBIO

REUNIONES DE GENERACIÓN DE

IDEAS

REUNIONES DE SIGNIFICACIÓN


REUNIONES AMISTOSAS.

REUNIONES FORMATIVAS.



• INFORMAR.•RECOGER INFORMACIÓN

Técnica del FocusGroup o Grupo

Focal



DELIBERATIVAS







IDEAS


Aspectos a mejorar de las reuniones

DIAGNÓSTICO CONSENSUADO:

“Son poco productivas, poco gratificantes, son inútiles”.“Son costosas” (Determinación de coste-beneficio). Simulación del coste de esta actividad. Simulación de los beneficios.

• Número de Personas x horas x salario/hora.

• Gastos de preparación.• Costes tangibles: lugar, material,

refrigerio,…

“Coste de oportunidad”: Perdemos la oportunidad de hacer otras cosas o, directamente, perdemos la ocasión de crecer profesionalmente.

¿Es estrictamente necesaria? Puedo alcanzar el objetivo de la reunión por otros medios.


REUNIONES AMISTOSAS

REUNIONES FORMATIVAS


• INFORMAR•RECOGER INFORMACIÓN


DELIBERATIVAS






IDEAS


Sobre el Moderador/Dinamizador

Las capacidades, actitudes y comportamientos del moderador de reuniones o de grupos de trabajo son más importantes que el uso y dominio de buenas técnicas.

SOBRE EL NOMBRE: • MODERADOR/A• DINAMIZADOR/A• COORDINADOR/A • ANIMADOR/A

CUALIDADES DEL

MODERADOR

CORDIALIDADCAPACIDAD

DE ESCUCHA ACTIVA

(EMPATÍA)

SENSIBILIDAD

TACTO Y PACIENCIA

MANEJO DE CONFLICTOS

IMPARCIALIDADCAPACIDAD ANALÍTICA

PENSAMIENTO CLARO Y RÁPIDO

SENTIDO DEL HUMOR

VITALIDAD Y ENTUSIASMO

SABER HACER PREGUNTAS


ANTES DE LA REUNIÓN: PROBLEMA SOLUCIÓN

No sabemos a qué acudimos (la convocatoria no está bien diseñada)

Elementos mínimos:Día, hora, lugar, duración, objetivo, temas (orden del día), convocante y convocados, documentación.Mostrar claramente el objetivo para evitar la “reunionitis”.Sólo convocar a los imprescindibles.

Los que protagonizan la reunión no han preparado sus intervenciones (genera dispersión y mayor gasto de tiempo)

Elaborar un guion con las cuestiones que no se puede olvidar comentar. Se aconseja escribir todos los ítems y posteriormente ordenarlos. Las intervenciones deben ser breves.

No se ha proporcionado, con tiempo, el material que centra o complementa el tema de la reunión.

Evaluar si es necesario aportar documentación. Si es necesario, adelantarla por correo electrónico o por plataforma (colabora, dropbox, google drive). Lo más efectivo es que alguien haga un resumen de lo aportado en la documentación al principio de la misma para evitar excusas: “no he tenido tiempo de leer”, “eran muchos folios”,…

Se ha seleccionado un lugar inapropiado.

Dedicar unos minutos a buscar el lugar más adecuado en función del “ambiente grupal” que requiera el tema de la reunión.Ejemplos…

Simulación. Técnica 2

HAGAMOS UNA CONVOCATORIA PERFECTA:

Cada uno de los grupos consensua un texto de convocatoria de una reunión

• Grupo 1: Coordinación de un Título.• Grupo 2: Comisión Delegada de CG.• Grupo 3: Consejo de Departamento.• Grupo 4: Grupo de Trabajo.

Realiza la puesta en común en grupo.

Mostremos los resultados a los demás grupos.

Votemos la mejor convocatoria

PROBLEMA SOLUCIÓNNo se crea una atmósferapropicia para el intercambio de ideas y los acuerdos

Dejar un espacio inicial para “deshielo”, mediante una técnica o de manera informal.Pensar en dinámicas de grupos que ayuden, en cada caso, a mejorar los resultados de la reunión y el ambiente grupal.

Los participantes hablan pero no concretan.

Habilidades del moderador para “repartir juego” / Técnica de 1 minuto. / Dinámica de “post it”

El grupo carece de capacidad de diálogo y evita el consenso.

Combinado de técnicas.

Grupo poco disciplinado Buscar un moderador que tenga “autoritas” sobre el grupo.Se abordan temas que no son los acordados o que no responden a la expectativas

Habilidades del moderador para reconducir (anotar esos temas en pizarra y trasladar al final o a otra sesión)

Personas que llegan tarde y replantean temas tratados

El moderador puede hacer una síntesis breve de lo avanzado y evita esa posibilidad.

Coordinador rígido, protagonista y generador de juicios de valor

Buscar un moderador con los perfiles adecuados. A veces, es interesante que el “jefe” no sea el moderador.


DURANTE LA REUNIÓN:


DURANTE LA REUNIÓN: EL MÉTODO ANALÍTICO.

En las REUNIONES DE TRABAJO y en algunas otras nos reunimos para solucionar un problema o mejorar una situación. El MÉTODO ANALÍTICO es una buena técnica para que este tipo de reuniones sean productivas:

DEFINIR EL PROBLEMA.

ANALIZAR EL PROBLEMA.

ELABORAR SOLUCIONES.

TOMA DE DECISIONES (SELECCIÓN DE UNA SOLUCIÓN)

PROGRAMA DE ACCIÓN.



DEFINIR EL PROBLEMA.

ANALIZAR EL PROBLEMA.

• ¿cuál es el problema?• ¿cuáles son los datos y hechos que lo configuran?• ¿cuáles son los aspectos o elementos principales del problema?• ¿cuáles son las relaciones entre los diferentes aspectos del problema?• ¿cuáles son las cuestiones conexas al problema?• ¿cuál es el contexto en el que se da el problema?

• Buscar antecedentes y causas• Exponer argumentos• Desentrañar las cuestiones• Emitir juicios basados en datos



ELABORAR SOLUCIONES.

Primero, responder a:• ¿qué se pretende?, ¿para qué?, ¿para quién?• ¿qué posibilidades existen para llevarlas a la práctica?• ¿qué consecuencias tienen la propuestas que se han hecho?• ¿qué medidas son necesarias y posibles para su realización?

Luego, aspectos principales:• Definir las posibles alternativas.• Considerar los factores relevantes:

Recursos; Técnicos; Socioculturales y Políticos y Humanos.



TOMA DE DECISIONES (SELECCIÓN DE UNA SOLUCIÓN)

• Frente al abanico de alternativas posibles, se elige la que se considera mejor.

• Hay que utilizar todos los medios disponibles para tomar una decisión que sea la solución más acertada.

• Siempre hay un margen de incertidumbre; solo la experiencia y la práctica lo dirán, pero…..después.

Formas: • Por unanimidad.• Por votación.• Por consenso.• Por vía intermedia.



PROGRAMA DE ACCIÓN.

FORMULACIÓN DE UNA ESTRATEGIA DE ACCIÓN

• Dirigir un conjunto de operaciones orientadas al logro de un objetivo.

• Va más allá de la reunión.• Hay que rehacerla permanentemente.

Sobre el Moderador/DinamizadorCÓMO SE MODERAN LAS REUNIONES. RECOMENDACIONES

DURANTE• Intente dar una bienvenida personal a cada asistente.• Agradezca la asistencia y la participación.• Cumpla con el inicio y el final horario previsto.• Cuente con un relator que tome notas de la reunión.• Tenga una secuencia con los tiempos previstos para cada tema (puede consensuarla con

el grupo).• Tenga todo el material que va a utilizar cerca y disponible.• Haga una presentación inicial sencilla y corta.• Hable con claridad, seguridad y algo de entusiasmo.• Use sólo medios audiovisuales cuando faciliten la comprensión de un tema.• Escuche de manera activa (pizarra) y propicie-con técnicas- las intervenciones de todos.• Conceda descansos puntuales.• Tome nota y comparta las decisiones finales.• No acapare la reunión ni deje que otros lo acaparen (tasación del tiempo).• Evite los saltos de un tema a otro.• No se enfade, no sea graciosos, no se burle o muestre demasiado irónico.• Corte y reconduzca los enfrentamientos personales.

Sobre el Moderador/Dinamizador

SABER HACER

PREGUNTAS

“Si se interroga a los hombres, haciendo bien las preguntas, éstos descubrirán por sí mismos, la verdad de las cosas”.PLATÓN

Sobre el Moderador/DinamizadorCÓMO SE MODERAN LAS REUNIONES. HECHOS EMERGENTES Y CONFLICTOS

DURANTE Hechos emergentes

CONFLICTOS:• Explícitos o latentes.• Sustantivos o afectivos.RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS• Negociación. Se busca un

consenso o punto medio.• Persuasión. Se resalta como

secundarios los desacuerdos y se busca lo compartido.

• Arbitraje. Se recurre a una o más personas que actúan como árbitros.

• Solución de problemas. Suele utilizarse para conflictos de carácter individual.

Sobre el Moderador/DinamizadorCÓMO SE MODERAN LAS REUNIONES. RESUMEN.

DURANTE1. No tratar de dominar el pensamiento de los

participantes.2. No deformar lo dicho por uno de los interlocutores o

hacerle decir lo que no ha dicho.3. No decir a uno de los presentes que está equivocado,

si acaso, hacerlo decir a los demás.4. No decir a los presentes todo lo que tendrían que

hacer, tiene que estimular a que lo hagan.5. No hacer preguntas directivas: decir “¿consideran?”

en lugar de “¿no consideran?”.6. No presentar un tema a tratar o un argumento de

una manera demasiado rápida que impida a los participantes a seguirlo.

7. No entrar en discusiones directas y personales con uno o más participantes de la reunión.

8. No poner en ridículo ni ironizar la posición o argumentos de otros.

9. No tomar las razones de nadie en contra de los demás (tratar de salvar a una persona, no de vengarla).

10. No exponer; preguntar más bien que enseñar.11. No ser demasiado hablador; la economía de

palabras ha de ser característica de un buen coordinador.

12. No tomar una actitud de autoridad o de experto, ni sugerir soluciones sin que el problema sea considerado por los participantes.

13. No permitir que nadie monopolice la discusión o el tratamiento de los temas.

14. No dejar que los participantes pierdan demasiado tiempo en discutir sobre puntos del todo obvios o ajenos a los propósitos de la reunión.

15. No dejar pasar nunca la hora; iniciar y terminar con la mayor puntualidad posible.

16. No hablar, si no es completamente indispensable, salvo las intervenciones que son propias de las tareas del coordinador.

Simulación. Técnica 3SIMULEMOS UNA REUNIÓN DE TRABAJO

1.- Se proponen cuatro temas o problemas.• Movilidad en el Campus de Puerto Real.• Exámenes de septiembre.• Encuestas en la UCA.• La web de la UCA.

2.- Cada Mesa debe simular el Método Analítico en todas sus fases y proponer al Taller una solución o conjunto de soluciones.


DESPUÉS DE LA REUNIÓN: PROBLEMA SOLUCIÓN

Lo que se decide, no se lleva a la práctica.

El facilitador/ Moderador o quién se decida debe hacer un recordatorio al final de la reunión con las tareas, sus responsables y el plazo para realizarlas.Este Recordatorio puede enviarse a los asistentes por escrito.No esperar a una nueva reunión para hacer el seguimiento de tareas

La reunión no deja rastro

El Relator (otra manera de llamar al Secretario) puede hacer un “Relato” de la reunión (no un acta). La nueva legislación de procedimiento administrativo, para órganos colegiados, autoriza la grabación de audio o vídeo de una reunión como archivo que da sostén a las antiguas actas, si se acompaña de un certificado de autenticidad y de un relato con los acuerdos finales.

Se queda en remitir documentación necesaria que nunca llega

El facilitador/Moderador debe anotar todo lo que, durante la reunión, supone un envío de documentación.

Lo que se lleva a la práctica no se comunica

Si estamos ante un grupo de trabajo o reuniones encadenadas con el mismo tema, dedicar un espacio a comunicar los avances y retrocesos en lo decidido.


RESUMIENDO:

Convocarlas sólo si son

necesarias y no hay

alternativa

Prepararlas muy bien

Utilizar metodologías apropiadas y a

la medida

Saberlas coordinar,

dinamizar y conducir

Llevar a la práctica lo

decidido en ellas

Sobre el Moderador/DinamizadorLOS CUATRO TIEMPOS DEL MODERADOR

ANTESAsegura las condiciones materiales de la reunión: lugar adecuado y materiales que se van a utilizar.Obviedad: llegar antes que cualquier asistente.

AL COMIENZO

• Crear un clima favorable (uso de técnicas).• Centrar la atención de los participantes.• Definir claramente los objetivos de la reunión. No confundir el

objetivo de la reunión con los temas a tratar. A veces es bueno anunciar en la convocatoria el objetivo y dedicar cinco minutos a pactar los temas al comienzo de la misma (técnica).

DURANTE• TAREA CENTRAL: Alentar y mejorar la capacidad de participación

de los asistentes.• En esta parte se aplican las cualidades ya vistas del moderador.

DESPUÉS• Asegurar que se cumpla lo acordado mediante acciones de

seguimiento.• Facilitar el flujo de documentación pendiente o de resúmenes

derivados de la reunión-

Qué es una reuniónRECORDATORIO

Actividad que se genera en una situación de grupo, en un momento y espacio determinadosy que tiene un objetivo específico.

Supone interactuar, comunicar, participar

No siempre sus participantes son “grupo” pero debemos generar una “situación de grupo”

Habilidades

Dinámicas

Sean virtuales o presenciales, todas tienen un carácter puntual y efímero

Nos reunimos con un objetivo concreto¿Podemos conseguir el mismo

objetivo o gran parte del mismo sin hacer la reunión?

Riesgo de caer en el “fetichismo metodológico”

Últimas tendencias y exageraciones

• Duración máxima de 15 minutos. Evitar la llamada “fatiga de decisión”. Los trabajadores americanos dedican 31 horas al mes de media a reuniones.

• Todo el mundo ha de estar de pie. (reuniones “Scrum” o método “agile” en el ámbito de las .com). La ausencia de sillas acelera la toma de decisiones. Son útiles para repasar lo hecho ayer, decidir lo que se hace hoy y ver los obstáculos.

• Temas concretos y perfiles. El método “Scrum” insiste en concretar muy bien los temas mediante preguntas y llega a contemplar la posibilidad de perfiles de asistentes (los que intervienen y los que escuchan)

• No más de diez personas.

• Las notas se toman a mano. Evitar la presencia de portátiles y móviles que generan asistentes fantasmas o jugadores de “Candy crash”

• La documentación se envía con antelación pero se da un resumen en papel al comienzo de la reunión.

• No hacerlas y sustituirlas por otras herramientas. Aunque “cara a cara” es difícil maquillar la realidad.

Ya se hacían en la I Guerra

Mundial

3Los grupos de trabajo: características.






una meta.


tiempo determinados

SITUACIÓN DE GRUPO:Conjunto de actividades, dinámicas y técnicas que se utilizan con un colectivo de personas

para que una reunión o una sesión de un grupo de trabajo tenga buenos resultados.

INTERACCIÓN

COMUNICACIÓN

PARTICIPACIÓN

ESPÍRITU DE

GRUPO

COHESIÓN GRUPAL

TAMAÑO DEL GRUPO

Y ROLES

ATMÓSFERA GRUPALMUY SUBJETIVA: Fría vs cálida / Rígida vs Cordial / Armoniosa vs Agresiva…

INTEGRACIÓN GRUPALSE PRODUCEN PROBLEMAS DE AJUSTE EN EL GRUPO. Algunas pseudopatologíasdetectadas: REPRESIÓN / NEGACIÓN / PROYECCIÓN.

ATMÓSFERA GRUPAL

INTEGRACIÓN GRUPAL

PRODUCTIVIDAD

DEL GRUPO

PRODUCTIVIDAD DEL GRUPO

[MOTIVACIÓN, INTERÉS Y COMPROMISO] + [NIVEL DE AUTOEXIGENCIA DE GRUPO] + [NIVEL DE COHESIÓN Y PARTICIPACIÓN] + [RECURSOS Y MEDIOS DISPONIBLES] +

[ACEPTACIÓN DE ERRORES, INCERTIDUMBRE Y RIESGO]PRODUCTIVIDAD POTENCIAL vs PRODUCTIVIDAD EFECTIVA

INTERACCIÓN

COMUNICACIÓN

PARTICIPACIÓN

AU

TOC

HEC

KIN

GSO

BR

E PA

RTI

CIP

AC

IÓN

INTERACCIÓN

COMUNICACIÓN

PARTICIPACIÓN

ESPÍRITU DE GRUPO

COHESIÓN GRUPAL

No hay Grupo sin “situación de grupo”, sin “espíritu grupal”.

Idea crucial para los Grupos de Trabajo permanentes.

La cohesión llega sola y tiene algunos síntomas:

• Resistencia a abandonar el Grupo.

• Alto nivel de motivación de sus miembros.

• Alto nivel de coordinación de los esfuerzos (empatía).

INTERACCIÓN

COMUNICACIÓN

PARTICIPACIÓN

ESPÍRITU DE

GRUPO

COHESIÓN GRUPAL

El tamaño importa en función del OBJETIVO de la reunión.

TAMAÑO DEL GRUPO

Y ROLES

Grupos Grandes:Mayor riqueza de actitudes, opiniones y habilidades disponibles.

Mayores oportunidades de conocer gente interesante.

Mayor posibilidad de relaciones interpersonales.

Las personas tímidas no intervienen.

Se complican la relaciones sociales y menor cohesión grupal.

Se complica la organización y funcionamiento del grupo.

Tendencia a crear subgrupos.

Número Ideal:7 ± 2El tema del tamaño es bastante discutible en la Academia:Suele buscarse número impar.

INTERACCIÓN

COMUNICACIÓN

PARTICIPACIÓN

ESPÍRITU DE

GRUPO

COHESIÓN GRUPAL

“Todo Grupo es una realidad distinta a la suma de los individuos que lo integran”

No confundir el rol de un individuo con la personalidad del mismo (no siempre coinciden). LA AGENDA ENCUBIERTA

TAMAÑO DEL GRUPO

Y ROLES

ROLES

ROLES FACILITADORES

Iniciador / Alentador / Activador / Opinante / Interrogador / Informante / Compendiador / Integrador y Coordinador/ Orientador / Evaluador / Conciliador / Transigente / Técnico en procedimientos / Registrador / Facilitador / Seguidor Pasivo

ROLES NO FACILITADORES

Dominador / Negativista / Desertor / Agresor / Obstinado / Charlatán / Sabelotodo / Pasota / De ideas fijas / Vendedor de Ideas Propias / Metodólogo

Simulación. Técnica 4VISUALICEMOS LOS ROLES POSIBLES EN UNA REUNIÓN

1.- ¿Qué rol facilitador y que rol no facilitador has ejercido en alguna ocasión en las reuniones a las que has asistido?

2.- Por sorteo, a cada participante se le asigna un rol concreto que no puede ser comunicado al resto. Cada participante prepara una intervención-dramatización de 1 minuto que ejemplifique el rol. La dramatización debe comenzar con la frase “Estoy en una reunión de… soy (función no nombre) y mi intervención sería: …”

3.- Cada participante hace su intervención en el contexto de su Mesa.

4.- El resto de miembros analiza lo escuchado y trata de adivinar de que rol se trata.

5.- Cada grupo selecciona los tres roles más interesantes de cada Mesa para mostrarlo al conjunto del Taller.

4Buenas prácticas de grupos de trabajo en Universidades.

El Programa apoya el equipos colaborativos en la UPC ofreciendo al PAS entornos de aprendizaje y práctica en proyectos transversales de mejora de la propia universidad. El propósito del Programa Nexus24 es que el año 2024, trabajar en equipos colaborativos sea "normal" en la UPC.

5Herramientas.

CAJA DE HERRAMIENTAS:https://www.upc.edu/nexus24/ca/caixa-deines/dinamiques/dinamiques

DINÁMICAS DE GRUPOS

• DINÁMICAS DE CONOCIMIENTO.• Animómetro (Romper el hielo)• Músico/Libro. (Presentación)• ¿Qué animal soy? (Roles)

• DINÁMICAS DE DESARROLLO PERSONAL Y GRUPAL.• La cola de Ryanair.• Tema de la reunión.

• DINÁMICAS PARA FACILITAR EL TRABAJO DE LOS GRUPOS.• Anota y Vota.• Diana de Soluciones.• Philips 66. [AMPLIEMOS]

Las dinámicas de grupo son casi inabarcables y

motivo de un taller diferenciado

No abuses de ellas. Utilízalas si te vienen bien

https://www.upc.edu/nexus24/ca/caixa-deines/dinamiques/dinamiques

https://youtu.be/PCF2pALddwE

Herramientas informáticas que ayudan a gestionar el antes y el después de una reunión.

Elaborado por Jesús Fernández GarcíaTécnico de Gestión de Recursos de InformaciónBiblioteca Campus Puerto Real

http://doodle.com/es/

• Herramienta para gestionar la fecha de la reunión sin intercambiar mil correos.

• El organizador selecciona las posibilidades de fechas y horas y cada asistente marca en las que estaría disponible, de forma que se pueda ver en que opción todos o la mayoría puede.

Herramientas que ayudan a gestionar el antes y el después de una reunión.

http://doodle.com/es/


Herramienta colaborativa basado en la metodología Kanban que organiza tus proyectos en tablones.

Primeros pasos con Trello

www.trello.com

https://es.wikipedia.org/wiki/Kanban

https://www.upc.edu/nexus24/ca/caixa-deines/eines-tic/trello

http://www.trello.com/

Herramienta para la gestión completa de todas las citas y reuniones de trabajo en una única plataforma.

Permite integrar diferentes tipos de reuniones y gestionar los invitados de cada una de ellas.

Cuenta con una opción básica, donde no es necesario registrarse, y un plan de pago para empresas y otras organizaciones a partir de 29 dólares al año.

http://www.scheduleonce.com

Herramientas que ayudan a gestionar el antes y el después de una reunión

http://www.scheduleonce.com/

Herramienta para organizar reuniones.

El organizador elige cinco propuestas de convocatorias y después envía un enlace al resto de participantes para elegir la mejor fecha.

Posibilidad de hacer recordatorios de forma automática a los participantes, mediante correo electrónico o SMS con la fecha, hora y lugar de la reunión.

http://www.timebridge.com


http://www.timebridge.com/

https://www.google.com/intl/es_es/drive/

Herramienta para gestionar contenidos• Compartir carpetas con los documentos

de la reunión.• Editar documentos colaborativamente.• Potente gestión de cambios de los

documentos.• Publicación de documentos.• Crear formularios con los que recopilar

opiniones antes o después de la reunión.

• Curso online Abierto en la web de Innovación Docente: http://www.uca.es/udinnovacion/portal.do?IDM=44&NM=3

• Además, con la cuenta de Google-UCA, espacio de almacenamiento ilimitado, pudiendo utilizar un correo con dominio institucional @gm.uca.es:https://cau.uca.es/cau/nuevaCuentaGoogle.do


En la UCA

https://www.google.com/intl/es_es/drive/

http://www.uca.es/udinnovacion/portal.do?IDM=44&NM=3

https://cau.uca.es/cau/nuevaCuentaGoogle.do

• Compartir carpetas con los documentos de la reunión

• 2 GB de espacio inicialmente, ampliable invitando a otros o con cuentas de pago

https://www.dropbox.com/es_ES/


https://www.dropbox.com/es_ES/

https://onedrive.live.com

• Compartir carpetas con los documentos de la reunión• Editar documentos colaborativamente

– Alternativa de Microsoft– Compatibilidad total con Microsoft Office– 15 GB de Capacidad inicial, ampliable con cuentas de pago


https://onedrive.live.com/

COLABORAHerramientas que ayudan a gestionar el antes y el después de una reunión

¿Qué es Alfresco?

Alfresco es una plataforma de gestión del contenido empresarial (ECM)

• Aparece en 2005 como solución de gestión decontenidos.

• Creada y distribuida como código abierto, lo quepermite que los desarrolladores la descarguen, laprueben y la amplíen.

• Soporta una gran variedad de estándares por defecto.• Altamente escalable.

¿Qué hace Alfresco?

Organiza y facilita la gestión de todo tipo de contenidos.Documentos ofimáticos, presentaciones, imágenes,multimedia…

Gestiona el ciclo de vida de los contenidos.Crear, compartir, versionar, aprobar, publicar…

Facilita el trabajo colaborativo.Foros, notificaciones, wiki, agenda, blogs…


EN LA UCAhttps://colabora.uca.es/

https://colabora.uca.es/

Herramienta para ir tomando notas de la reunión en forma de acta.

Se puede hacer lo mismo con Drive o OneDrive pero en este caso se pueden integrar los nombres de los asistentes de forma rápida, así como una serie de campos predefinidos, como “idea” o “tarea”.

Es como una plantilla para la toma de notas en la reunión.

Al acabar la reunión, se puede enviar la URL del archivo por mail a los participantes, de forma que puedan acceder al acta instantáneamente.

Es una herramienta de pago, aunque puede probarse gratis sin registrarse.

https://minutes.io


https://minutes.io/

Herramienta para gestionar reuniones, centrada sobre todo en las posibilidades de reuniones online.

Es una plataforma de pago con un período de prueba de 30 días.

El software tiene varias opciones diferentes:- GoToMeeting, permite la colaboración en grupos pequeños y demostraciones online.- GoToWebinar, permite a los usuarios presentar a grandes grupos online, así como ejecutar sondeos y encuestas.- GoToTraining, permite realizar sesiones interactivas de formación.

http://www.gotomeeting.es


http://www.gotomeeting.es/

• Herramienta integral para la gestión de reuniones, incluyendo: tareas, temas tratados, agenda, equipos, análisis y actas o informes de lo acordado.

• El registro es gratuito, pero las funciones fundamentales son exclusivas de las cuentas de pago.

http://meetingking.com


http://meetingking.com/

"Porque no se imagina en el aire. Porque imaginar tiene que ver con hacer,

con poder hacer“

Belén GopeguiEl lado frío de la almohada

(Anagrama, 2004).

Gracias por vuestra atención y gracias también al personal del CASEM su acogida.

plan de formaciÓn 2018 taller de dinamización de reuniones ... · 25 de mayo de 2018: taller de...

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