planeacion toma y ajuste de inventario

MACROPROCESO GESTIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

PROCESO INVENTARIOS

CÓDIGO: BS-P30-PR01

VERSIÓN: 4

FECHA: Diciembre de 2013

PROCEDIMIENTO

PLANEACIÓN, TOMA Y AJUSTE DE INVENTARIO -

TIENDA JAVERIANA

REVISADO POR APROBADO POR

Coordinador Tienda Javeriana

Jefe Oficina de Servicios Generales

Director de Servicios Universitarios

Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad

Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter

confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa

de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

PROCEDIMIENTO PLANEACIÓN , TOMA Y AJUSTE DE INVENTARIO TIENDA JAVERIANA


VERSIÓN: 4


Página 2 de 25 Elaborado por Oficina de Organización y Métodos

1. OBJETIVO

Realizar la planeación, toma y ajuste del inventario anual y del inventario aleatorio de los productos que se encuentran en la Tienda Javeriana, de manera que se garantice la verificación periódica de las existencias y se compruebe la eficacia de los sistemas

de control.

2. ALCANCE

Inicia con la elaboración del plan de trabajo a ejecutar antes del inicio de la toma de inventario hasta la elaboración del informe de resultados del inventario.

3. DEFINICIONES

Ajustes de inventario: conciliaciones que se realizan en el sistema ICG por presentarse sobrantes o faltantes al efectuarse la comparación entre la cantidad

física encontrada y la cantidad en el sistema. Conteo físico: actividad que consiste en verificar físicamente la existencia de los

productos que se encuentran en el inventario.

Corte de documentos: actividad previa a la toma de inventarios, donde se toma como referencia los últimos 10 números consecutivos de los documentos que afectan el inventario (facturas, albaranes, entradas en consignación y firme,

devoluciones y traslados).

Grupos de conteo: grupos de trabajo conformados para la realización del conteo físico de los productos que se encuentran en la Tienda Javeriana.

Inventario: conjunto de bienes aptos para la venta existentes en la Tienda Javeriana, propiedad de la Universidad o de terceros que los han dejado en

consignación.

Mesa de control de inventarios: grupo de trabajo que tiene a su cargo la responsabilidad de verificar que la toma de inventarios se realice de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.

Sistema ICG: software de gestión empresarial que integra los módulos de ventas,

compras e inventarios proporcionando información para la toma decisiones gerenciales.



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Productos dañados o deteriorados: aquellos que se encuentran en mal estado y no podrán ser vendidos.

Productos en consignación: Son aquellos productos de propiedad de terceros

que han sido entregados para la venta a través de la Tienda Javeriana. La

propiedad de los artículos es del proveedor hasta tanto no se efectué le venta; la tenencia y custodia del inventario es responsabilidad de la Tienda Javeriana.

4. CONDICIONES GENERALES

Generalidades

La Tienda Javeriana llevará a cabo la toma física del inventario en el mes de diciembre de cada año.

La Tienda Javeriana cuenta con una bodega donde se encuentra exhibida la mercancía para ser vendida y dos bodegas auxiliares donde se almacena la

mercancía antes de ser exhibida para la venta.

La Tienda Javeriana realizará inventarios aleatorios de manera permanente por líneas de inventario.

La Coordinación de la Tienda deberá garantizar que el personal participante cuente con la capacitación para la toma física general, llevando un registro de las personas

capacitadas con la respectiva evaluación.

INVENTARIO FÍSICO ANUAL.

Planeación del Inventario

El plan de trabajo, en el cual se discriminan cada una de las tareas puntuales a

realizar antes de la toma de inventario, deberá elaborarse y enviarse con quince (15) días de anticipación a la toma física del inventario, con el fin de informar a las Oficinas de Contabilidad, Auditoría Interna, Revisoría Fiscal o cualquier otra

Unidad, acerca de las actividades que tienen relación o involucran estas áreas.

Antes de iniciar el conteo físico del inventario se deberá realizar el corte de

documentos (Ver definición en el numeral 3 de este documento).

Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana garantizar que el lugar donde se va a realizar el conteo, se encuentre organizado y los productos se

encuentren ubicados en espacios adecuados y de fácil acceso antes de dar inicio al conteo.



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Es responsabilidad del Profesional II- Librero de la Tienda devolver al proveedor los libros en consignación con baja rotación, previo a la toma física del inventario.

Los libros deberán organizarse de forma alfabética por el primer apellido del autor dentro de cada categoría.

Los productos que se encuentren deteriorados o en mal estado, deben estar

identificados y separados de los productos que se encuentran en buen estado.

Se colocarán rótulos para identificar que ya se realizó el conteo y se emplearán de

otro color cuando se realice auditoría sobre el 10% de la muestra o cuando sea

necesario un segundo conteo.

Las secciones de novedades y colecciones se agruparan por títulos incluyendo los

que están en otras secciones.

Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana asegurar que los

funcionarios participantes en el proceso de inventarios cuentan con los implementos necesarios de seguridad industrial (tapabocas y guantes).

El conteo será realizado por los funcionarios de la Tienda Javeriana o el personal de

apoyo, indicándoles el área de conteo o captura de información. Adicionalmente los

funcionarios que realizan el conteo aleatorio son administrativos, en caso de un

segundo conteo el personal que contará la línea será el mismo del conteo número

uno.

Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana, informar a la Comunidad

Educativa Javeriana las fechas (desde–hasta) en las que no habrá servicio al público por motivos de inventario.

Toma Física de Inventario

Para la toma de inventario de la Tienda Javeriana se deberá realizar un primer

conteo obligatorio en todos los productos o referencias, al finalizar el conteo de

cada línea se irá realizando por parte del personal administrativo de la Tienda una

auditoria al 10% de las referencias, si esta auditoria es completamente

satisfactoria, es decir dicho conteo coincide con el conteo número uno, la línea se

da por contada y no irá a segundo conteo, en caso contrario se contará

completamente la línea y se comparara contra el primer conteo, las referencias con

diferencias irán a un tercer conteo.

Para la realización del inventario se deberá conformar la mesa de control y determinar los funcionarios que harán parte de ésta. Estos funcionarios tendrán a cargo las siguientes responsabilidades:

- Revisar la planeación del inventario y garantizar la disposición del punto de venta y bodegas, antes del inicio del conteo.



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- Supervisar el primer conteo general y los conteos que ejercen como

auditorias de los primeros conteos.

- Elaborar el acta de inicio y finalización de la toma física del inventario.

- Orientar a los grupos de conteo.

- Participar en el segundo conteo junto con un integrante del grupo que

realizó el primer conteo, en caso de ser necesario.

- Efectuar en compañía de los grupos de conteo el tercer conteo si es

necesario.

- Realizar muestreos de los productos capturados en el sistema ICG.

- Definir las existencias finales de inventario para determinar su valorización.

- La mesa de control estará integrada por representantes de Contabilidad,

Auditoria Interna, Revisoría Fiscal y la Oficina de Servicios Generales.

Ajustes de Inventario

La solicitud para efectuar ajustes de inventario debe estar debidamente justificada y deberá presentarse por escrito explicando cada una de las diferencias y los motivos que la originan. Este informe deberá ir firmado tanto por el Coordinador de

la Tienda Javeriana como por el Director de Servicios Universitarios.

Los ajustes de inventario deberán ser realizados por el Coordinador de la Tienda

Javeriana, previa aprobación del Director de Servicios Universitarios.

INVENTARIOS ALEATORIOS

Planeación del Inventario Aleatorio

El Coordinador de la Tienda enviará al Jefe de la Oficina de Servicios Generales,

Director de Servicios Universitarios, Oficina de Contabilidad, Auditoría Interna, Revisoría Fiscal o cualquier otra Unidad interesada la programación de los

inventarios aleatorios por línea que se realizará en cada semestre, con 15 días hábiles de anticipación.

El inventario de la Tienda Javeriana está clasificado por líneas:

- Librería firme.

- Librería en consignación.

- Uniformes.



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- Comestibles.

- Productos institucionales.

- Papelería.

- Marroquinería.

- Joyas y accesorios.

- Cuidado personal.

- Medicamentos.

- Música.

- Ropa.

- Tecnología.

- Bonos.

Es responsabilidad del Coordinador de la Tienda Javeriana asegurar que los funcionarios participantes en el proceso de inventarios cuentan con los implementos necesarios de seguridad industrial (tapabocas y guantes).

En los días establecidos para el conteo de los productos de cada línea no se realizará movimiento de inventario de los mismos.

Para realizar el conteo se solicitará la presencia de las Oficinas de Revisoría Fiscal, Auditoría Interna y de Contabilidad.

La Tienda Javeriana enviará a Auditoría Interna, Revisoría Fiscal y Contabilidad la

siguiente información:

1. Reporte de los saldos de inventario de la Tienda Javeriana a la fecha de inicio de

los conteos.

2. Informe con los artículos a contar de acuerdo al plan de trabajo.

3. Informe con las diferencias presentadas en el conteo de acuerdo al plan de

trabajo.

4. Informe con los ajustes contables establecidos para cada conteo, si se presentan

diferencias de conteo.



VERSIÓN: 4



Toma del Inventario Aleatorio.

Para la toma del inventario aleatorio se realizará un conteo obligatorio de los

productos determinados en el Plan de Trabajo; si se presentan diferencias entre las cantidades físicas y las registradas en el sistema será necesario un segundo conteo.

Las personas encargadas del conteo y que participarán en el proceso serán los

empleados de la Tienda Javeriana cruzados por áreas de responsabilidad y son:

- Auxiliar II ventas – cajero

- Auxiliar I-Administrativo.

- Auxiliar I-Financiero

- Profesional II- Librero.

- Auditor Operativo.

- Auxiliar de Ingresos.

Para determinar los productos a contar de cada línea de inventario se tendrán en cuenta los siguientes parámetros:

- Para librería en firme: Se realizará conteo a aquellos artículos que

presenten mayor cantidad de inventario y mayor valor de costo.

- Para librería en consignación: Se realizará conteo a los libros de las

Editoriales que tengan en la Tienda Javeriana un stock cuyo valor sea superior a quince millones de pesos ($15.000.000) y los que presenten mayor cantidad de inventario y mayor costo.

- Para artículos en firme de almacén: se realizará conteo de los artículos que tengan mayor valor de costo y mayor cantidad de stock.

- Para artículos en consignación de almacén: Se realizará conteo a los proveedores que tengan en la Tienda Javeriana un stock cuyo valor sea superior a tres millones de pesos ($3.000.000) y los que presenten

mayor cantidad de inventario y mayor costo.

- Para los bonos de la Dirección de Servicios Universitarios y almacenes de

cadena: se realizará el conteo en su totalidad.

Ajustes del inventario Aleatorio.

El proceso de ajustes del inventario se realizará únicamente con el informe del inventario anual y las diferencias de los inventarios aleatorios se llevarán a una bodega en el sistema ICG, independiente para cada uno.



VERSIÓN: 4



Muestreos a Conteos (aplica para Toma física general y aleatoria)

La mesa de control deberá realizar los muestreos que considere pertinente a las

referencias de los productos ingresados al sistema ICG, para cada una de la secciones inventariadas así: Librería, papelería, música, ropa, institucional, marroquinería, perfumería, joyas y accesorios, medicamentos, hogar, cuidado

personal, tecnología, uniformes, comestibles, bonos y demás, de acuerdo a la siguiente tabla:

Muestreo a conteo Reconteo

Tamaño del Lote

(Referencias)

Tamaño de la muestra

(Referencias)

No. De Aceptación

(Referencias)

No. De Rechazo

(Referencias)

Muestra para reconteo

(Referencias)

No. De Aceptación Reconteo

(Referencias)

No. De Rechazo Reconteo (Referencias)

2-8 2 0 1 1 0 1

9-15 3 0 1 2 0 1

16-25 5 0 1 3 0 1

26-50 8 1 2 4 0 1

51-90 13 1 2 7 0 1

91-150 20 2 3 10 1 2

151-280 32 3 4 16 1 2

Ejemplo: Si la mesa de control decide elaborar un muestreo al conteo para la sección de comestibles, solicitará la generación del informe de unidades inventariadas

(Informe GRIP), si se encuentra que fueron inventariadas 34 referencias, deberá proceder así:

a. Ubica en la columna “Tamaño del lote” el rango de las referencias

contadas (para el ejemplo 34) y en la columna “Tamaño de la muestra” identifica el número a verificar (para el ejemplo 8

referencias).

b. El responsable de la mesa de control escogerá de acuerdo a los criterios de mayor costo y cantidad grabada, los elementos a

muestrear (para el ejemplo 8 referencias).



VERSIÓN: 4



c. Una persona diferente a la que grabo el inventario de esta sección, deberá realizar el conteo físico de la muestra de productos elegidos

(para el ejemplo 8 referencias).

d. La mesa de control verifica las diferencias encontradas y compara contra el campo N° de Rechazos, si la cantidad de referencias que

presentan diferencias es igual o superior al número de rechazos del lote (columna N° de Rechazos, para el ejemplo 2) deberá hacer el

reconteo del lote de acuerdo a la columna “Muestra para reconteo”, para el ejemplo 4.

e. Una persona diferente a la que realizó el muestreo al conteo de esta

sección, deberá realizar el reconteo físico de la muestra de productos elegidos (para el ejemplo 4 referencias).

f. La mesa de control verifica las diferencias encontradas y compara contra el campo N° de Rechazos de reconteo, si la cantidad de referencias que presentan diferencias es igual o superior al número de

rechazos de reconteo (columna N° de Rechazos reconteo, para el ejemplo 1) se deberá grabar nuevamente las referencias

inventariadas en el informe.

Los muestreos a los conteos se realizarán durante los dos conteos y la mesa de control definirá los criterios para realizarlos de acuerdo con la tabla anterior.

De acuerdo a los resultados del muestreo se determinará las secciones críticas que requieren un mayor control por parte de la mesa de control.



VERSIÓN: 4



5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 PLANEACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL

No. DESCRIPCIÓN RESPONSABLES

UNIDAD CARGO

1

Elabora el plan de trabajo antes de llevar

a cabo la toma de inventario, mediante

el diligenciamiento del Formato Plan de

trabajo inventario – Tienda

Javeriana (BS-P30-F03).

Tienda Javeriana

Coordinador

2

Expone y explica al personal de la

Tienda Javeriana que participará en la

realización del inventario el plan de

trabajo, la metodología a utilizar, los

horarios de trabajo y las

responsabilidades. Se requiere la

presencia de los integrantes de la Mesa

de Control.

Nota: Esta actividad deberá realizarse

con 2 ó 3 días hábiles de anticipación a la

realización del inventario.

Tienda Javeriana Coordinador

3

Realiza los trámites para devolver los

productos que tienen baja rotación

(almacén y librería).

Tienda Javeriana

Coordinador / Auxiliar

I Administrativo /

Profesional II - Librero

4

Organiza los productos que se

encuentran en la Tienda Javeriana por

códigos o referencias para el caso de

almacén y papelería, para el caso de la

librería se organizan por temas y por

orden alfabético por el primer apellido

del autor.

Tienda Javeriana

Auxiliar I

Administrativo /

Profesional II –

Librero/Auxiliar II

Ventas - Cajero

5

Realiza pre-conteos de los productos de

papelería en grandes cantidades con el

fin de facilitar el conteo al momento de

realizar el inventario.

Tienda Javeriana Auxiliar II- Ventas -

Cajero

6

Identifica y separa los productos que se

encuentran deteriorados o en mal

estado.

Tienda Javeriana

Auxiliar de Ingresos

Auxiliar II Ventas -

Cajero



VERSIÓN: 4




UNIDAD CARGO

7

Lleva a cabo el cierre de la Tienda

Javeriana en la fecha y hora definida de

acuerdo con la comunicación enviada a la

Comunidad Educativa Javeriana.


8 Genera el corte de documentos en el

sistema ICG. Tienda Javeriana

Coordinador / Auxiliar

I-Financiero

9

Verifica que se haya ejecutado cada una

de las tareas previstas en el plan de

trabajo elaborado.


10

Se reúne con el personal de la Tienda

Javeriana que participará en la

realización del inventario y con los

integrantes de la mesa de control para

recordar el plan de trabajo a seguir, la

metodología a utilizar e informar acerca

de los horarios de trabajo.

Nota: Esta actividad deberá ser realizada

el día de inicio del inventario.


11 Elabora el acta de inicio del inventario. Tienda Javeriana Coordinador

5.2 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL (LIBROS, DISCOS Y PRODUCTOS DE ALMACEN).


UNIDAD CARGO

1

Realiza el primer conteo físico de cada

uno de los productos mediante la captura

de código de barras o código ICG.

Tienda Javeriana Personal asignado-

grupo de conteo

2

Realiza auditoria al 10% de las

referencias por cada una de las líneas

contadas para validar la calidad del

mismo. mediante la captura de código de

barras o código ICG.

Tienda Javeriana

Personal asignado-

grupo de conteo y

personal

administrativo



VERSIÓN: 4




UNIDAD CARGO

3

Si no existen diferencias entre el

primer conteo y el correspondiente a

la auditoria del 10%

Remítase a la actividad 4.

Si existen diferencias entre el primer

conteo y el correspondiente a la

auditoria del 10%:

Realiza un segundo conteo físico de cada

uno de los productos que corresponden a

la línea y posteriormente se hace

nuevamente auditoria del 10% de la

línea.

Nota: Si persisten las diferencias se

deberá continuar con un tercer conteo.

Tienda Javeriana

Coordinador y personal

asignado – grupo de

conteo y personal

administrativo

4 Exporta a Excel el conteo. y la línea se

da por contada y cerrada. Tienda Javeriana Coordinador

5

Genera el informe de ajustes de

inventario y lo envía a la Oficina de

Servicios Generales y al Director de

Servicios Universitarios para aprobación

y de forma informativa a los integrantes

de la mesa de control.


6

Se realizan los ajustes de inventario en

el sistema, una vez se cuente con la

aprobación del Director de Servicios

Universitarios.


7

Elabora el acta de finalización del

inventario y lo hace firmar de todos los

miembros de la mesa de control.

Universidad

Javeriana

Mesa de control

asignada para el

inventario



VERSIÓN: 4



5.3 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL (PAPELERÍA).


UNIDAD CARGO

1


uno de los productos de acuerdo con la

referencia y registra el dato en el

Formato Control de conteos de

inventario (BS-P30-F02).


grupos de conteo

2

Verifica y firma el Formato para el

control de conteos de inventario (BS-

P30-F02) y realiza entrega del mismo a

la persona encargada del ingreso de los

datos en el sistema ICG.


grupos de conteo

3

Ingresa en ICG los datos de las

cantidades físicas encontradas durante el

primer conteo.

Tienda Javeriana Responsable asignado

4

Realiza la verificación del 10% de las

referencias de la línea para validar la

calidad del conteo de acuerdo con la

referencia y registra el dato en el


inventario (BS-P30-F02).

Tienda Javeriana

Personal asignado-

grupos de conteo y

personal

administrativo

5

Verifica y firma el Formato Control de

conteos de inventario (BS-P30-F02)

y realiza la entrega del mismo a la

persona encargada del ingreso de los

datos en el sistema ICG.

Tienda Javeriana

Personal asignado-

grupos de conteo y

personal

administrativo

6

Ingresa al sistema ICG los datos de las

cantidades físicas encontradas durante el

conteo aleatorio.

Tienda Javeriana Responsable asignado



VERSIÓN: 4




UNIDAD CARGO

7

Si no existen diferencias entre el

primer conteo y la auditoria realizada:

Remítase a la actividad 8.

Si existen diferencias entre el primer

conteo y el aleatorio:

Realiza un segundo conteo físico de cada

uno de los productos que presentan

diferencias con el uso del Formato

Control de conteos de inventario

(BS-P30-F02)

Nota: Si persisten las diferencias como

resultado del segundo conteo se deberá

realizar un tercer conteo con el uso del


inventario (BS-P30-F02)


8 Exporta a Excel el conteo Tienda Javeriana Coordinador

9

Genera el informe de ajustes de

inventario y se envía a la Oficina de

Servicios Generales, Director de Servicios

Universitarios para aprobación e

informativo para los integrantes de la

mesa de control


10

Se realizan los ajustes de inventario en

el sistema, una vez se cuente con la

aprobación del Director de Servicios

Universitarios

Coordinador

11

Elabora el acta de finalización del

inventario y lo hace firmar de todos los

miembros de la mesa de control.

Universidad

Javeriana

Mesa de control

asignada para el

inventario



VERSIÓN: 4



5.4 PLANEACIÓN DE INVENTARIO ALEATORIO


UNIDAD CARGO

1

Elabora el plan de trabajo, mediante el

diligenciamiento del formato Plan de

trabajo inventario – Tienda

Javeriana (BS-P30-F03) y realiza envío

a Auditoría Interna, Revisoría Fiscal,

Oficina de Contabilidad, Jefe de la Oficina

de Servicios Generales y Director de

Servicios Universitarios.

Tienda Javeriana

Coordinador

2

Informa al personal de la Tienda

Javeriana que participará en la

realización del inventario el plan de

trabajo, la metodología a utilizar y las

responsabilidades.

Tienda Javeriana

Coordinador

3

Genera el catálogo completo de los

productos de la Tienda Javeriana que se

van a contar de acuerdo a las líneas de

inventario.

Tienda Javeriana

Coordinador

4

Envía el catálogo de productos de la

Tienda Javeriana que se van a contar a

Auditoría Interna, Revisoría Fiscal,

Oficina de Contabilidad, Jefe de la Oficina

de Servicios Generales y Director de



5

Diligencia el formato Control conteos

de inventario aleatorio (BS-P30-F01)

con los productos que se van a contar de

la línea de inventario correspondiente y

realiza entrega al responsable del

conteo.

Tienda Javeriana

Coordinador



VERSIÓN: 4



5.5 TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO ALEATORIO


UNIDAD CARGO

1




Nota: Cuando el producto por sus

características no tenga código de barras

se deberá utilizar el formato Control

conteos de inventario aleatorio (BS-

P30-F01) y se deberá ingresar

manualmente en el sistema por el

responsable asignado.


grupo de conteo

2

Verifica las cantidades registradas en el

sistema contra las existencias físicas:

Si no existen diferencias :

En este momento finaliza el

procedimiento.

Si existen diferencias:

Informa a la persona responsable de

realizar el conteo que se requiere realizar

un segundo conteo.

Tienda Javeriana Coordinador / Auxiliar

I- Administrativo

3

Realiza el segundo conteo físico de cada




características no tenga código de barras

se deberá utilizar el formato Control

conteos de inventario aleatorio (BS-

P30-F01) y se deberá ingresar

manualmente en el sistema por el


Tienda Javeriana Personal Asignado

4

Registra en el sistema el conteo y genera

el informe de diferencias para ser

trasladadas a la bodega de mermas.




VERSIÓN: 4



6. DIAGRAMA DE FLUJO

A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el

procedimiento “Planeación, toma y ajuste de inventario”. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes:



VERSIÓN: 4



INICIO

Coordinador

Tienda Javeriana

Elabora el plan de trabajo antes de llevar a

cabo la toma de inventario, mediante el

diligenciamiento del formato Plan de trabajo

inventario – Tienda Javeriana (BS-P30-F03).

5.1 PLANEACIÓN DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL.

Auxiliar I Administrativo / Profesional II –

Librero/Auxiliar II Ventas - Cajero

Tienda Javeriana

Organiza los productos que se encuentran en

la Tienda Javeriana por códigos o referencias

para el caso de almacén y papelería, para el

caso de la librería se organizan por temas y

por orden alfabético por el primer apellido del

autor.

Auxiliar II- Ventas - Cajero

Tienda Javeriana

Realiza pre-conteos de los productos de

papelería en grandes cantidades con el fin de

facilitar el conteo al momento de realizar el

inventario.

Auxiliar de Ingresos

Auxiliar II Ventas - Cajero

Tienda Javeriana

Identifica y separa los productos que se

encuentran deteriorados o en mal estado.

Plan de trabajo inventario –

Tienda Javeriana (BS-P30-F03).

Coordinador

Tienda Javeriana

Expone y explica al personal de la Tienda

Javeriana que participará en la realización del

inventario el plan de trabajo, la metodología a

utilizar, los horarios de trabajo y las

responsabilidades. Se requiere la presencia

de los integrantes de la Mesa de Control.

Nota: Esta actividad deberá realizarse con 2 ó

3 días hábiles de anticipación a la realización

del inventario.

Coordinador / Auxiliar I Administrativo /

Profesional II - Librero

Tienda Javeriana

Realiza los trámites para devolver los

productos que tienen baja rotación (almacén y

librería).

A



VERSIÓN: 4



FIN

Coordinador / Auxiliar I-Financiero

Tienda Javeriana

Genera el corte de documentos en el sistema

ICG.

A

Coordinador

Tienda Javeriana

Verifica que se haya ejecutado cada una de

las tareas previstas en el plan de trabajo

elaborado.

Coordinador

Tienda Javeriana

Se reúne con el personal de la Tienda

Javeriana que participará en la realización del

inventario y con los integrantes de la mesa de

control para recordar el plan de trabajo a

seguir, la metodología a utilizar e informar

acerca de los horarios de trabajo.

Nota: Esta actividad deberá ser realizada el

día de inicio del inventario.

Coordinador

Tienda Javeriana

Elabora el acta de inicio del inventario.

Coordinador

Tienda Javeriana

Lleva a cabo el cierre de la Tienda Javeriana

en la fecha y hora definida de acuerdo con la

comunicación enviada a la Comunidad

Educativa Javeriana.



VERSIÓN: 4



INICIO

Personal asignado- grupo de conteo

Tienda Javeriana

Realiza el primer conteo físico de cada uno de

los productos mediante la captura de código

de barras o código ICG.

5.2 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL (LIBROS, DISCOS Y PRODUCTOS DEL ALMACÉN).

SI

Coordinador-Personal asignado- grupo de

conteo – personal administrativo

Tienda Javeriana

Realiza un segundo conteo físico de cada uno

de los productos que corresponden a la línea

y posteriormente se hace nuevamente

auditoria del 10% de la línea.

Personal asignado- grupo de conteo –

personal administrativo

Tienda Javeriana

Realiza auditoria al 10% de las referencias por

cada una de las líneas contadas para validar

la calidad del mismo. mediante la captura de

código de barras o código ICG.

¿Existen diferencias entre el primer

conteo y el correspondiente a la auditoria

del 10%?

NO

Coordinador

Tienda Javeriana

Exporta a Excel el conteo. y la línea se da por

contada y cerrada.

Coordinador

Tienda Javeriana

Genera el informe de ajustes de inventario y lo

envía a la Oficina de Servicios Generales y al

Director de Servicios Universitarios para

aprobación y de forma informativa a los

integrantes de la mesa de control.

Coordinador

Tienda Javeriana

Se realizan los ajustes de inventario en el

sistema, una vez se cuente con la aprobación

del Director de Servicios Universitarios.

Mesa de control asignada para el inventario

Universidad Javeriana

Elabora el acta de finalización del inventario y

lo hace firmar de todos los miembros de la

mesa de control.

FIN

Nota: Si persisten

las diferencias se

deberá continuar con

un tercer conteo.



VERSIÓN: 4



INICIO


Tienda Javeriana


los productos de acuerdo con la referencia y

registra el dato en el formato Control de

conteos de inventario (BS-P30-F02).

5.3 TOMA DE INVENTARIO FÍSICO ANUAL (PAPELERÍA).


Tienda Javeriana

Verifica y firma el formato para el control de

conteos de inventario (BS-P30-F02) y realiza

entrega del mismo a la persona encargada del

ingreso de los datos en el sistema ICG.

Responsable asignado

Tienda Javeriana

Ingresa en ICG los datos de las cantidades

físicas encontradas durante el primer conteo.

Personal asignado- grupo de conteo y


Tienda Javeriana

Realiza la verificación del 10% de las

referencias de la línea para validar la calidad

del conteode acuerdo con la referencia y

registra el dato en el formato Control de

conteos de inventario (BS-P30-F02).

Personal asignado- grupo de conteo y


Tienda Javeriana

Verifica y firma el formato Control de conteos

de inventario (BS-P30-F02) y realiza la

entrega del mismo a la persona encargada del

ingreso de los datos en el sistema ICG.

Responsable asignado

Tienda Javeriana

Ingresa en ICG los datos de las cantidades

físicas encontradas durante el conteo

aleatorio.

A



VERSIÓN: 4



SI

Coordinador

Tienda Javeriana

Realiza un segundo conteo físico de cada uno

de los productos que presentan diferencias

con el uso del formato Control de conteos de

inventario (BS-P30-F02)

Nota: Si persisten las diferencias como

resultado del segundo conteo se deberá

realizar un tercer conteo con el uso del

formato Control de conteos de inventario (BS-

P30-F02)


conteo y la auditoria realizada?NO

Coordinador

Tienda Javeriana

Exporta a Excel El conteo..

Coordinador

Tienda Javeriana

Genera el informe de ajustes de inventario y

se envía a la Oficina de Servicios Generales,

Director de Servicios Universitarios para

aprobación e informativo para los integrantes

de la mesa de control

Coordinador

Tienda Javeriana

Se realizan los ajustes de inventario en el

sistema, una vez se cuente con la aprobación

del Director de Servicios Universitarios

Mesa de control asignada para el inventario

Universidad Javeriana

Elabora el acta de finalización del inventario y

lo hace firmar de todos los miembros de la

mesa de control.

FIN

A



VERSIÓN: 4



INICIO

Coordinador

Tienda Javeriana

Elabora el plan de trabajo, mediante el

diligenciamiento del formato Plan de trabajo

inventario – Tienda Javeriana (BS-P30-F03) y

realiza envío a Auditoría Interna, Revisoría

Fiscal, Oficina de Contabilidad, Jefe de la

Oficina de Servicios Generales y Director de


5.4 PLANEACIÓN DE INVENTARIO ALEATORIO.

Coordinador

Tienda Javeriana

Informa al personal de la Tienda Javeriana

que participará en la realización del inventario

el plan de trabajo, la metodología a utilizar y

las responsabilidades.

Coordinador

Tienda Javeriana

Genera el catálogo completo de los productos

de la Tienda Javeriana que se van a contar de

acuerdo a las líneas de inventario.

Coordinador

Tienda Javeriana

Envía el catálogo de productos de la Tienda

Javeriana que se van a contar a Auditoría

Interna, Revisoría Fiscal, Oficina de

Contabilidad, Jefe de la Oficina de Servicios

Generales y Director de Servicios

Universitarios.

Coordinador

Tienda Javeriana

Diligencia el formato Control conteos de

inventario aleatorio (BS-P30-F01) con los

productos que se van a contar de la línea de

inventario correspondiente y realiza entrega al

responsable del conteo.

FIN



VERSIÓN: 4



INICIO


Tienda Javeriana


los productos mediante la captura de código

de barras o código ICG.


características no tenga código de barras se

deberá utilizar el formato Control conteos de

inventario aleatorio (BS-P30-F01) y se deberá

ingresar manualmente en el sistema por el


5.5 TOMA DEL INVENTARIO FÍSICO ALEATORIO.

Control conteos de inventario

aleatorio (BS-P30-F01)

Coordinador / Auxiliar I- Administrativo

Tienda Javeriana

Verifica las cantidades registradas en el

sistema contra las existencias físicas:

Personal Asignado

Tienda Javeriana

Realiza el segundo conteo físico de cada uno

de los productos mediante la captura de

código de barras o código ICG.


características no tenga código de barras se

deberá utilizar el formato Control conteos de

inventario aleatorio (BS-P30-F01) y se deberá

ingresar manualmente en el sistema por el


Control conteos de inventario

aleatorio (BS-P30-F01)

FIN


y segundo conteo físico?SI NO


Tienda Javeriana

Informa a la persona responsable de realizar

el conteo que se requiere realizar un segundo

conteo.


Tienda Javeriana

En este momento finaliza el procedimiento.

Coordinador

Tienda Javeriana

Registra en el sistema el conteo y genera el

informe de diferencias para ser trasladadas a

la bodega de mermas.



VERSIÓN: 4



7. RELACIÓN DE REGISTROS

NOMBRE CÓDIGO

Formato para el control de conteos de inventario

BS-P30-F02

Plan de trabajo

BS-P30-F03

Formato control de conteos de inventario

aleatorio

BS-P30-F01

Acta de inicio de inventario Sin código asignado

Acta de finalización de inventario Sin código asignado

planeacion toma y ajuste de inventario

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