PM Club Jyväskylä, perustamistilaisuus 18.3.2015

Antti Karjalainen

Mikko Saastamoinen

18.3. tilaisuuden ohjelma Aihe Aikataulu Vastuu

Tilaisuuden avaus ja esittäytymiset

Tilaisuuden avaus ja koordinaattoreiden

esittäytyminen

15:05-15:15 Mikko Saastamoinen ja Antti

Karjalainen, Kumura Oy

Tutustumiskierros ja projektikulttuurin harjoitus 15:15-15:30 Mikko Saastamoinen

PRY esittäytyminen 15:30-15:45 Timo Saros, Projektiyhdistys

Kokemuksia PM Club toiminnasta muilla

paikkakunnilla

15:45-16:00 Pasi Kivimäki, Pasaati Oy

(esitti Antti Karjalainen)

PM Club Jyväskylän toiminnan suunnittelu

Ryhmätyö 16:00-16:20 Antti Karjalainen

Tauko, verkostoitumista 16:20-16:45

Ryhmätyö jatkuu 16:45-17:15 Antti Karjalainen

Millaista on hyvä projektikulttuuri?

Alustus: Mistä projektikulttuuri on tehty? 17:15-17:30 Mikko Saastamoinen

Harjoitus 17:30-17:55 Mikko Saastamoinen

Tilaisuuden päättäminen

PM Club Jyväskylä toiminnan alustavat tavoitteet

1. Kasvattaa projektinhallinnan osaamista ja arvostusta Jyväskylän seudulla.

2. Lisätä verkostoitumista projektinhallinnan ammattilaisten kesken.

3. Innovointi osallistujien kesken sparraamalla sekä jakamalla kokemuksia projektikulttuurin eri osa-alueista.

45 ilmoittautunutta! Nimi Organisaatio

Aalto Päivi Mediataivas Oy

Arkko Lotta Kela

Arkko Kari Kela

Haapsaari Ville Descom Oy

Haarala Tiina Kela

Hautanen Juha JAMK

Huotari Jouni JAMK/IT-instituutti

Kadenius Tero Flowa Oy

Karjalainen Antti Kumura Oy

Kauhanen Pia Bitcomp oy

Kestilä Eija Relator

Kettunen Sami Jyväskylän Energia Oy

Korhonen Juha Kela

Kotkajuuri Jarmo Kumura Oy

Kärkkäinen Ville Digia

Könönen Tatu Mediataivas oy

Laitinen Tytti Jyväskylän Energia Oy

Lehto Karita Mediataivas

Lindeman Hannu Inmics Oy

Litmanen Sanna Oy Samlink Ab

Matilainen Pasi KELA

Mikkola Mari Kela

Moilanen Tarja Jyväskylän ammattikorkeakoulu

Nimi Organisaatio

Ottavainen Jussi Enfo Oyj

Pellinen Aimo JAMK/IT-instituutti

Pirhonen Maritta Jyväskylän yliopisto

Pitkänen Olli Relator Oy

Pitkänen Mikko Jyväskylän yliopisto

Pohjonen Susanna Tieto Finland oy

Punta Mika Samlink Oy

Saarelainen Timo TeliaSonera, CO Business

projects

Saastamoinen Mikko Kumura Oy

Salmijärvi Sole Tieto Finland Oy

Salonpää Jouko Samlink

Saros Timo Projektiyhdistys ry

Tenhunen Antti JAMK/GENERAATTORI

Törmälä Ville Relator Oy

Vainikainen Atri Aplicom

Varesvuo Sari Tieto Oyj / Tietokarhu Oy

Veijanen Jarkko TeliaSonera Finland

Vepsäläinen Pekka Jykes Oy

Väliverronen Jukka Samlink

Ylönen Anssi Digia Finland Oy

Yrjölä Ulla Landis+Gyr

Kiitos PRY ja JAMK!

TAUSTAKYSELYN VASTAUKSET

Millaisia asioita haluaisit käsiteltävän PM Clubissa?

Millaisia asioita haluaisit käsiteltävän PM Clubissa?

• EU- ja julkisrahoitteisten projektien suunnittelu

• Projektiosaamisen kehittämisen menetelmät

• Projektiryhmän johtaminen asiantuntijayrityksessä

• Hankinta ja kilpailutus

• Projektiviestintä

• Budjetointi

• Projektitoimisto

• Laadunhallinta

• Projektijohtaminen

• Projektimittaristo

• Hankintalain alaiset järjestelmähankinnat ja projektihallinta

• Projektimenetelmän kehittäminen ja jalkauttaminen

• Sähköiset työskentely-ympäristöt

• Asiakasläheisyys

Mitkä toiminnan muodot kiinnostavat sinua?

Projektikulttuurin harjoitus verkostoituen

1. Pohdi hetki ja kirjaa paperille: Mikä on asenteeni projekteihin ja projektinhallintaan?

2. Muodostetaan ryhmät 3. Sopikaa kuka toimii sihteerinä 4. Esittelyt: kuka, mistä, mitä teen, asenteeni 5. Keskustelua asenteesta, muodostakaa ryhmän

yhteinen näkemys 6. Purku: sihteeri kertoo ryhmän yhteenvedon

• Olkaa avoimia! • Samassa ryhmässä tehdään muutkin päivän ryhmätyöt

Asenne projekteihin ja projektinhallintaan - Yhteenveto

• Projektit ovat tärkeitä • Projektit on osa nykyaikaista työtä, onko edes muuta tapaa toimia • Tiimi tekee projektin, ei projektipäällikkö • Todelliset projektit on tunnistettava muusta ”härdellistä” • Ei ole kahta samanlaista päivää • Aikarajat tuo haastetta, mielenkiintoa ja saa asiat tapahtumaan • Pilkkominen tekee projekteista mielekkäämpiä • Tapa hallita ja järjestellä liiketoimintaa • Aktiivinen ja osallistava • Ammatti • Vastuullisuus • Osallistaminen • Jatkuvaa kehittymistä ja oppimista • Irtautua ruutineista, kehittää ja kehittyä

RYHMÄTYÖ: PM CLUB JYVÄSKYLÄN TOIMINNAN SUUNNITTELU

Toteutustapa

• 5 pistettä, jokaisella pistellä oma aihe ja fasilitaattori

• 5 ryhmää, joista jokainen kiertää kaikki pisteet

• Seuraava ryhmä jatkaa aiheen työstämistä edellisen ryhmän pohjalta

• Aikataulu: 8 min, 7 min, 6 min, 5 min, 5 min

• Kiertosuunta ABCDEA ...

• Lopuksi fasilitaattorit esittelevät tulokset

Ryhmätyöpisteet

Piste Otsikko Fasilitaattori

A PM Club Jkl toiminnan tavoite ja toimintamuotojen tarkentaminen

Eija Kestilä

B Käsiteltävien teemojen tarkentaminen: ennakkokyselyssä eniten ääniä saaneet teemat

Antti Karjalainen

C Tiedotus ja viestintä Timo Saros

D Käsiteltävien teemojen tarkentaminen: muut teemat

Mikko Saastamoinen

E Toiveita tulevien tilaisuuksien puheenvuoroille

Atri Vainikainen

A PM Club Jkl toiminnan tavoite ja toimintamuotojen tarkentaminen

• Tiivistäkää alustavasti kuvattu tavoite yhden lauseen missioksi:

1. Kasvattaa projektinhallinnan osaamista ja arvostusta Jyväskylän seudulla.

2. Lisätä verkostoitumista projektinhallinnan ammattilaisten kesken.

3. Innovointi osallistujien kesken sparraamalla sekä jakamalla kokemuksia projektikulttuurin eri osa-alueista.

Ehdotus Missioksi

• ”Jatkuva uudistuminen osaamista ja kokemusta jakamalla”

• Muita ajatuksia – Jotain vanhaa, uutta ja lainattua – Rakkaudesta projekteihin – Innovointifoorumi – Projektirohkeus / tuulettaminen – Irti rutiineista – Poisoppiminen – Rohkeus – Kyseenalaistaminen – Verkostoituminen – Vaihtoehtoja – Pitkä tähtäin – Arvostus – Benchmarkkaus

A PM Club Jkl toiminnan tavoite ja toimintamuotojen tarkentaminen

A PM Club Jkl toiminnan tavoite ja toimintamuotojen tarkentaminen

A PM Club Jkl toiminnan tavoite ja toimintamuotojen tarkentaminen

• Osallistavat teematilaisuudet – Alustukset max 20 min ja reilusti aikaa keskustelulle – Case –esityksiä – Esitysten laatuun on panostettava – ”Irti rutiineista” –aiheita (esim. Viini ja juustot)

• Somen aktiivinen käyttö • Sparraus / mentorointi • Yritysvierailut • Vertaistoiminta

– Syntyy muun toiminnan ohella

A PM Club Jkl toiminnan tavoite ja toimintamuotojen tarkentaminen

• Jotain vanhaa, uutta ja lainattua

• Rakkaudesta projekteihin

• Innovointifoorumi

• Projektirohkeus / tuulettaminen

• Jatkuva uudistuminen

B Teemojen tarkentaminen – resurssienhallinta

• Nimeäminen – huono termi

• Resurssien allokointi

• Kuormituksen seuranta

– Kokonaiskuormitus - henkinen vs. tuntikuormitus

• Resurssienhallinnan työkalut

• Itseohjautuvuus

• Kuinka saadaan projektiryhmä toimimaan hyvin

• Kuinka löytää / valita oikeat henkilöt projektiin

– Osaaminen

– Henkilöitymisen välttäminen

• Portfolionhallinta

– Priorisointi

– Riippuvuudet

• Pysyvät vs. projektikohtaiset tiimit

B Teemojen tarkentaminen – projektikulttuurin kehittäminen

• Mitä projektikulttuuri tarkoittaa?

• Kokemusten jakaminen – Caset, esim. ongelmatilanteiden ratkaiseminen yhdessä – vertaistuen tarjoaminen, benchmarking

• Verkostoituminen – erilaisten toimintakulttuurien tunnistaminen

• Asiakasrajapinnan huomioiminen

• Jatkuva kehittyminen

• Ryhmädynamiikka - eri ihmistyyppien huomioiminen projektissa

• Luopuminen – otetaan jotain myös pois kun tuodaan uutta

• Projektin sovittaminen linjaorganisaatioon ja yhteisiin toimintatapoihin

• Kenen asia projektikulttuurin kehittäminen on? – Onko projektipäälliköt oikeita henkilöitä kehittämään?

– Vaatiiko aina johdon käynnistämät toimenpiteet?

• Kulttuurimuutos kohti ketteryyttä, varsinkin suuressa organisaatiossa

B Teemojen tarkentaminen – ketterät menetelmät / Lean

• Kulttuurimuutos kohti ketteryyttä

• Waste eliminointi käytännössä

• Työkalut

• Roolit

• Ketterä vs. kiinteä ”kolmio”

• Kenelle raportoidaan ketterässä projektissa? – Läpinäkyvyyden luominen

• Käytännön kokemuksia – Mikä toimii, mikä ei?

– Esim. eri paikkakunnilla toimiminen

• Suuren hankkeen ketteryys

C Tiedotus ja viestintä

• Millaisista asioista halutaan tietoa ja kuinka usein? • Mitkä ovat toimivia viestintäkanavia? • Mitä muuta viestinnässä tulee huomioida?

• Jyväskylän PM clubille oma LinkedIn –ryhmä

• Sähköpostit voi tilata täältä halutessaan

• Toivottiin myös suoraa sähköpostijakelua, yhdistyksen viestien lisäksi alueen omaa sähköpostiviestintää

• Facebook oli esillä, mutta LinkedIn taitaa olla sopivampi kanava tähän tarkoitukseen

• Viidakkorumpu nähtiin tärkeänä, tätä kautta voi löytyä uusia jäseniä Clubiin/yhdistykseen

• PM Clubilaiset voisivat tavata epävirallisesti muiden paikallisten tapahtumien (urheilu, kulttuuri) yhteydessä

• Ehdotettiin, että PM Clubista yritettäisiin saada tietoa alueuutisiin

D Käsiteltävien teemojen tarkentaminen: Kolme ääntä

• EU- ja julkisrahoitteisten projektien suunnittelu • paikallista tietymystä ainakin Yliopisto, JAMK, VTT

• Projektiviestintä • case esimerkkejä toimivaksi todetuista käytännöistä • miten viestitään eri sidosryhmille • linkitys kaikkeen muuhun

• Hankinta ja kilpailutus • sekä tilaajan että toimittajan näkökulmat • eri menettelyt • hankintalaki ja kynnysrajat

D Käsiteltävien teemojen tarkentaminen: Kaksi ääntä

• Kansainvälisessä projektissa toimiminen • globaalisti hajautettu projektiorganisaatio • projektiorganisaation rakentaminen • offshore tiimin johtaminen • erot projektikulttuurissa • Paikallista tietämystä JAMK? • yliopistolla on tästä tekeillä gradu – ohjaajana Maritta Pirhonen

• Ohjausryhmätyö • ohjausryhmän osallistaminen

• Projektin omistajan rooli • projektipäällikön tukeminen

• Johtaminen • projektiryhmän johtaminen/ohjaaminen asiantuntijayrityksessä • johdon rooli projektien näkökulmasta • projektien linkitys organisaation strategiaan • projektisalkun hallinta

D Käsiteltävien teemojen tarkentaminen: Yksi ääni

• Työkalut • sähköiset työskentely-ympäristöt • ketterät työkalut

• Projektitoimisto • case esimerkkejä • eri tapoja organisoitumiseen • projektitoimiston tavoitteet

• Projektin talous • budjetointi • kustannusseuranta

• Projektimittaristo • Tietämyksen siirto

• projektin aikana evaluoiden läpi projektin • projektien jälkeen

• Projektin onnistuminen • Tehokkuus projekteissa • Epäonnistuneita projekteja

E Toiveita tulevien tilaisuuksien puheenvuoroille

• Millaisia esityksiä toivotaan: aiheet, henkilöt ja esitystavat? • Löytyykö omasta organisaatiostanne kiinnostavia puhujia / aiheita? • Puhujan muistilista: miten asioita tulisi käsitellä?

• Elastinen

• Viestintä, Kulttuuri

• PM Club Jyväskylän jäsenten omat caset • Saku Tuominen

• Aihe vapaa

• Ketteryys, Lean - Edelläkävijäyrityksiä • Esim. Vincit, Futurice

• Megaprojektit • Esim. Äänekosken sellutehdas

HARJOITUS: MILLAISTA ON HYVÄ PROJEKTIKULTTUURI?

Toteutustapa

1. Mieti itsenäisesti ja kirjaa paperille: miten hyvä projektikulttuuri ilmenee käytännössä? Mitkä pienet päivittäiset asiat kertovat hyvästä projektikulttuurista

2. Mieti itsenäisesti: 2-3 käytännön tekoa, joilla voit edistää projektikulttuuria organisaatiossasi.

• Kirjaa nämä ylös sinulle jäävään paperiin.

• Voitko sitoutua vähintään yhteen tekoon vielä tämän viikon aikana?

TILAISUUDEN PÄÄTTÄMINEN

Mitä seuraavaksi?

• Toiminnan roadmap tarkentaminen ja tiedottaminen

• Tiedotuskanavien kehittäminen ja käyttöönotto

• 2-3 teematilaisuutta vuoden 2015 aikana

• Seuraava tapaaminen kesäkuun alussa?

Apua tarvitaan

• Tilat ja tarjoilut tuleviin tilaisuuksiin • Mahdollisuus yritysesittelylle

• Puhujia tilaisuuksiin

• Suunnittelu- ja organisointiapua

Ota yhteyttä antti.karjalainen@kumura.fi ja mikko.saastamoinen@kumura.fi, jos haluat osallistua toiminnan suunnitteluun tai toteuttamiseen!

Kiitos osallistujille!

Muistakaa täyttää palautekysely!