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PODER JUDICIAL DE LA FEDERACIÓN CONTRALORÍA
Oficio No. CSCJN/081/2017
Ciudad de México, 17 de mayo de 20 17
LIC. ENRIQUE GAMEROS HIDALGO MONROY DIRECTOR GENERAL DE TECNOLOG ÍAS DE LA INFORMACIÓN DE LA SUPREMA CORTE DE JUSTICIA DE LA NACIÓN P R E S E N T E
En cumplimiento al Programa Anual de Control y Auditoría 20 17 aprobado por el Comité de Gobierno y Administración, el 9 de enero de 20 17 se emitió, a través del oficio CSCJN/ 12/20 17, la orden para practicar la evaluación del desempeño al "Proceso de desincorporación de los bienes de la SCJN''.
Con fundamento en el punto 11.3, apartado "Informe de auditoría", numeral 2, último párrafo de la Guía General de Auditoría1, se presenta el informe número DED/20 17/08, otorgando un plazo de 1 O días hábiles contados a partir del día siguiente de la recepción del presente para ·remitir la documentación e información que solvente las recomendaciones emitidas.
l. OBJETIVO
Evaluar la gestión de la Dirección General de Tecnologías de la Información en materia de desincorporación de bienes de la SCJ N.
11. ALCANCE
- Se analizó la información contenida en el módulo Control General de Equipo de Cómputo instalado en el SIA.
- Se practicó inventario físico a 662 bienes informáticos que se encuentran en el Almacén General, en calidad de resguardo.
- Se revisaron 13 dictámenes emitidos para la desincorporación de equipo informático.
JO ·· / 1 J · �e ¿t'EH :�: sentado , · r I� Dir�cción General
_ de Au?itoría será autorizado por el
. Contralor, quien lo enviará al superior jerárquico del
./órgano a 1tado, al titular e dicho organo y a las instancias que en cada caso se requiera. 1
111. OBSERVACIONES
Uno.
La Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI} es el área responsable de controlar y administrar los bienes informáticos propiedad de este Alto Tribunal, así como de dictaminar su obsolescencia o condiciones físicas y técnicas en que se encuentran para su des incorporación.
Asimismo, la DGTI envía al Almacén General equipo informático obsoleto en calidad de custodia, el cual puede ser dictaminado para su desincorporación por presentar fallas o determinar que no se encuentra en condiciones de operación.
De la revisión a los documentos que fueron utilizados por la DGTI para el envío de equipo informático al Almacén General, para su custodia o desincorporación, se detectaron las siguientes áreas de oportunidad:
a} De 13 dictámenes emitidos por la DGTI para la desincorporación de equipo informático obsoleto, se observó que 9 de ellos no cuentan con la firma de un superior jerárquico con nivel de Director de Área o superior, ya que fueron firmados únicamente por dos personas con nivel profesional operativo y subdirector de área, por lo que no se ajusta al artículo 232, fracción IV, del AGA Vl/2008, que dispone:
"IV. Solicitará de Ja Unidad Técnica de la Suprema Corte que corresponda o, previa contratación en los términos de este Acuerdo General, de asesores externos, un informe técnico que describa el estado del bien o del Jote de bienes y las posibilidades de su rehabilitación, reaprovechamiento o baja".
"El informe técnico a que hace referencia el párrafo anterior deberá ser suscrito por quien lo formula y por un superior jerárquico con nivel de Director de Area o superior;"
b) Se observó que no se cuenta con un formato único para el envío al Almacén General de equipo informático para su custodia, ya que de 25 documentos que la DGTI emitió durante el ejercicio de 2016, 9 corresponden a "pases de salida", 15 son formatos denominados "Relación de equipos trasladados por la CIA. COMPUSOF, S.A. DE C. V. al Almacén General de la SCJN" y uno se refiere a un listado dirigido a un subdirector de área de la Dirección de Almacenes, lo que debilita el control de dichos bienes.
Mediante oficio CSCJN/DGA/DED/162/2017 se solicitó a la DGTI proporcionara los originales de los documentos señalados en el párrafo anterior, y en su lugar entregó copia simple, por lo que deberá exhibir dichos documentos en original.
e) Al revisar los documentos citados en el inciso anterior (25), se observaron las siguientes debilidades de control:
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Fallas de Control en los Documentos Cantidad de Documentos
23 25 25 20 8 5 4
Entre las fallas de control antes mencionadas, se observa que en 23 documentos no se cuenta con la firma de la persona responsable que recibió los bienes en el Almacén General, por lo que no se tiene la certeza que los bienes hayan ingresado.
Por las fallas de control señaladas con antelación, la DGTI incumplió el artículo 27, fracción 1, del Reglamento Orgánico en materia de administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, que dispone:
"Articulo 27. El Director General de Tecnologfas de la Información tendrá las siguientes atribuciones:"
"-. Administrar los recursos en materia de tecnologfas de la información y comunicación y proveer los servicios que se requieran en la materia;"
También se incumplieron las funciones de la Subdirección de Control de Bienes Informáticos, establecidas en el Manual de Organización Específico:
"- Supervisar el traslado de bienes informáticos entre los distintos recintos de la Suprema Corte, para su asignación o baja correspondiente".
Mediante oficio se enviaron a la DGTI los resultados preliminares de la presente evaluación, para que en caso de considerarlo conveniente remitiera las justificaciones y aclaraciones pertinentes. A través de oficio la DGTI respondió lo siguiente:
Respecto a la observación señalada en el inciso a):
"[ .. ] se modificará el documento Dictamen técnico para que a partir de los siguientes eventos se vea reflejada la inclusión de la firma del superior jerárquico con nivel Director de Area o superior, asimismo se incorporará en el procedimiento establecido para dicho fin".
Por lo que corresponde a lo determinado en el inciso b ) :
"[ .. ] no existe ninguna política o normativa que nos señale que se requiere un formato único; más sin embargo, y con el fin de aplicar una mejora, se adjunta formato unificado, el cual se irá aplicando en las subsecuentes salidas, traslado o movimientos que se realicen de bienes, conteniendo los elementos que señalan en la tabla del inciso c)".
"Es de aclarar que los originales solo se generaron en un tanto, de los cuales la DGRM proporcionó copia a esta DGTI; por la que en caso de que los requieran deberán de ser solicitados al área que los resguarda ".
No obstante, la documentación que se solicitó en original son los acuses de recibo en los que conste el sello del Almacén General, los cuales no fueron proporcionados.
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Por lo que se refiere a la observación del resultado del inciso c) la DGTI manifestó lo siguiente:
"Se integra [ . . ] formato único que incluye los elementos señalados para su aplicación en los siguientes eventos que se realicen de movimientos de bienes entre edificios".
Recomendaciones Preventivas
1.1 Que la Dirección General de Tecnologías de la Información deberá proporcionar evidencia documental de dictámenes de desincorporación de equipo informático en los que conste la firma de quien lo formula y de un superior jerárquico con nivel de Director de Área o superior, así como del procedimiento respectivo en el que se incluya dicha actividad de control.
1.2 Que la Dirección General de Tecnologías de la Información deberá presentar evidencia documental de la difusión del "Formato Único de Envío de Bienes Informáticos" entre el personal correspondiente.
Dos
De la revisión a 9 dictámenes de desincorporación de equipo informático obsoleto y/o con fallas en alguna o todas sus partes, los cuales fueron emitidos por personal de la Dirección de Abastecimiento y Control de Bienes Informáticos, se observó que la DGTI no cuenta con un informe o dictamen previo emitido por la Dirección de Atención a Usuarios mediante el cual se determinará el estado físico y técnico de los bienes, como lo señala el Manual de Procedimientos vigente en el ejercicio de 2016.
Mediante oficio se solicitó a la DGTI el acceso a la documentación (reportes, informes, diagnósticos, dictámenes, etc.) que sirvieron como base para la elaboración del dictamen técnico de desincorporación que emite la Subdirección de Bienes Informáticos relativos a tres dictámenes de desincorporación. Al respecto, mediante oficio la DGTI manifestó lo siguiente:
"Se anexan correos electrónicos y una salida mediante los cuales se solicitaba el retiro del equipo informático y al mismo tiempo se indicaba el status del mismo por parte del personal de la Dirección de Atención al Usuario (DAU)".
La información proporcionada fue incompleta ya que no contemplaba la totalidad de los bienes, por lo que mediante oficio se solicitó nuevamente el acceso a la documentación (reportes, informes, diagnósticos, dictámenes, etc.) emitida por personal de la Dirección de Atención a Usuarios y que sirvió de base para la elaboración del dictamen técnico de desincorporación que emite la Subdirección de Bienes Informáticos, para lo cual se amplió la prueba y se solicitó el soporte documental de nueve dictámenes.
En respuesta a lo anterior la DGTI mediante oficio manifestó lo siguiente:
"Los documentos entregados son los que se tienen como base para los oficios mencionados, el resto de los equipos se diagnosticaron de manera interna en el A TI por personal de la Dirección en comento, no se cuenta con información adicional por entregar''.
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"Como base para la emisión de los dictámenes técnicos en primera instancia se verifica en el SIA el campo referente a la fecha de adquisición, la cual permite determinar si es obsoleto de acuerdo al tiempo de vida útil, aunado a la revisión física y a las observaciones que hizo en su momento el personal de la Dirección de Atención al Usuario (DAU), no se cuenta con información adicional por entregar".
Por la falta de evidencia documental del diagnóstico realizado por la Dirección de Atención al Usuario (DAU}, se incumplieron las políticas generales y la actividad 17 del "Procedimiento de Movimientos de Bienes Informáticos" contenidos en los Manuales de Procedimientos con fechas de elaboración 7 de octubre de 2014 y 6 de septiembre de 2016 vigentes durante el ejercicio de 2016, que respectivamente establecen:
"El diagnóstico deberá contener la explicación de las causas del reingreso del o los equipos siendo responsabilidad del personal de la DAS/, que evalúa verificar si es vigente la garantfa; si es viable reparar el bien Informático y si a pesar de estar en buenas condiciones, no es factible ponerlo a disposición de los usuarios dada la obsolescencia de su tecnología ".
No. ResPOnsable Actividad Downanto Generado 17 Subdirector de Recibe liberación de resguardo y diagnóstico del bien
Administración de BienE* infonrátioodel personal dela DASI. lnfonrátioos ylo Encargadc delATI
DASI: Dirección de Atención a ServlCIOs lnformátlCOS actualmente o.-ección de Atención a Usuarios ( DAU) A TI: Área de transición Informática. Utilizada para preparar los bienes informállCOS y ponerlos a disposición de las necesidades operativas de laSd1st1ntas áreas de la SCJN.
"El diagnóstico deberá contener la explicación de las causas del reingreso del o los equipos siendo responsabilidad del personal de la DAU, que evalúa verificar si es vigente la garantía; si es viable reparar el bien Informático y si a pesar de estar en buenas condiciones, no es factible ponerlo a disposición de los usuarios dada la obsolescencia de su tecnología".
No. Resoonsable Actividad Documento Generado
17 Dirección de Atención Genera diagnóstico del Bien. Dictamen técnico a Usuarios
También se incumplió la actividad 33 del "Procedimiento para la Atención a fallas en equipos de Cómputo y Periféricos" contenido en el Manual de Procedimientos elaborado el 11 de octubre de 2013 vigente durante el ejercicio de 2016, que dispone:
No. Responsable Actividad Documento Generado
33 SASI Elabora un dictamen técnico y lo proporciona a la PO-Tl-Sl-05-F01 DAIAEUM, en donde se indiquen los elementos para que proceda la sustitución del equipo de cómputo o periférico .
. . . . . . . . SASI: Subd1recc16n de AtencJOO a Servioos lnformátJCOs dependiente de la entonces DireccJOn de Atención a ServicJOS Informáticos (DAS!)
DAIAEU: Dirección de Abastecimiento Informático y Administración de Espacios de Usos Múltiples actualmente Dirección de Abastecimiento y Control de Bienes lnfonnáticos (DACBI). PO-Tl-Sl-05-F01 : Formato de Dictamen técnico
En respuesta a los resultados preliminares de la presente evaluación, mediante oficio la DGTI respondió lo siguiente:
"Es preciso señalar, que durante el periodo de revisión que comprendió del 1° de enero al 31 de diciembre de 2016 no se contaba con dicho informe o dictamen previo emitido por la Dirección de Atención a Usuarios, asimismo se precisa que dicho Procedimientos de atención a Fallas en Equipos
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de Cómputo y Periféricos, fue actualizado y formalizado el 17 de marzo del 2017, tal como se evidencia mediante oficio DGRHIA/174i2017 [ . . ]"
"Por otro lado, a parlir de la entrada en vigor de dicho procedimiento, se inició la elaboración del dictamen en comento (el cual será la base para la elaboración del dictamen técnico de desincorporación que la DACBI generará); se adjunta evidencia de la generación de un dictamen previo elaborado por la DAU [ . . ]"
"[ . . ] los procedimientos revisados fueron aprobados y aplicados a parlir de este año para la DAU, por lo que no está incumpliendo nada de lo señalado en el procedimiento. Respecto del procedimiento de Movimiento de Bienes, si bien esta sefJalado que Ja DAU deberá generar el diagnóstico del bien para su baja, en efecto no se aplicaron durante ese periodo, sino a parlir de la entrada en vigor de su procedimiento, para lo cual se adjunta evidencia de la generación de un dictamen previo elaborado por la DAU [ . . ]".
No obstante que los Manuales de Procedimientos invocados en el resultado son los que estuvieron vigentes y regularon la operación de la DGTI durante el ejercicio de 2016, y en virtud de que la DGTI proporcionó información y documentación con la que demuestra que los mecanismos de control implementados están en operación, se considera que con las acciones preventivas se atiende el presente result.ado.
Tres
Para la identificación en el SIA del estatus en que se encuentran los bienes informáticos la DGTI, entre otros, utiliza los siguientes acrónimos:
ACT CONS BOF
BAF
Bienes que han sido asignados a algún usuario final. Bienes informáticos que han sido enviados al Almacén General para su custodia. Bienes que han sido trasladados al Almacén General y dictaminados para ser desincorporados por la DGRM. Bienes informáticos que han sido desincorporados del inventario de la SCJN por la DGRM.
a) De la revisión a la información obtenida el 1 de marzo de 2017 a través del módulo "Control General de Equipo de Cómputo", existen discrepancias frente aquella incluida en el SIA a través de la transacción AS03 ''Activos fijos_Activo Fijo_ Visualizar_Activo Fijo" para constatar el registro de la baja correspondiente, se detectaron 425 bienes que fueron dados de baja por la DGRM, y que la DGTI aún los tiene considerados en su control con estatus "BOF" (Bienes que han sido trasladados al Almacén General y dictaminados para ser desincorporados por la DGRM), lo que denota falta de seguimiento por parte de la DGTI y de coordinación con la DGRM, respecto de los bienes que ya fueron desincorporados.
Año de baja en SIA realizado Cantidad de Equipos
Año en que se emitió el dictamen de por la DGRM desincorporación del bien.
2014 1 2009 2014 23 2011 2014 1 2012 2013 1 2013 2014 10 2013
6
Año de baja en SIA realizado Cantidad de Equipos
Año en que se emitió el dictamen de por la DGRM desincorporaclón del bien.
2015 58 2013 2014 2 2014 2015 329 2014
Total 425
b) De igual manera, de la información obtenida del SIA a través de la transacción señalada en el inciso anterior, se detectaron 85 bienes informáticos con status BOF que en el período de 2008 a 2014 se enviaron a la DGRM para su desincorporación y que al 3 de marzo de la presente anualidad no se había realizado el registro de la baja correspondiente por parte de la DGRM, lo ·que también demuestra la falta de seguimiento por parte de la DGTI respecto de los bienes que envía a DGRM para su desincorporación:
Año en que se emitió el dictamen de Cantidad de Equipos deslncorporación del bien.
2008 1 2009 2 2010 11 2011 25 2012 12 2013 19 2014 15
Total 85
e) Se identificaron 122 bienes (equipo de cómputo de escritorio) que no se especifica el estatus en que se encuentran, además de que en el campo destinado a "Nota Interna" se observó lo siguiente:
Cantidad Notas
de Equipos
66 "EQUIPO OBSOLETO (EN CONDICIONES DE OPERACIÓN) (DISCO DURO FORMATEADO)." 47 "EQUIPO OBSOLETO Y CON MULTIPLES FALLAS"
9 "EQUIPO OBSOLETO EN CONDICIONES DE OPERACIÓN (DONADO AL H. AYUNTAMIENTO TEQUIXTEPEC OAXACA DE SAN MIGUEL MEDIANTE OFICIO NO. DGRMIDAU09095/2011l".
122
De la información contenida en el citado "Control General de Equipo de Cómputo", se aprecia que 69 equipos tienen fecha de adquisición del 12 de diciembre de 1997, 38 del 23 de enero de 1996 y en 15 no se especifica, sin embargo, el 1 de febrero de 2017, se consultó el SIA y se constató que dichos bienes aún se encuentran registrados dentro del patrimonio de este Alto Tribunal.
Mediante oficio del 17 de febrero de la presente anualidad, se solicitó a la Dirección General de Tecnologías de la Información (DGTI), indicara el estatus en que se encuentran los 122 equipos antes referidos, a lo que manifestó lo siguiente:
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"Del listado proporcionado por ese Órgano de Control Interno en el anexo 1, se observa que dichos equipos fueron adquiridos en 1996; por lo que es importante comentar que los 122 equipos formaron parte de la carga inicial que se realizó en el 2002 en el SIA, para esta fecha es probable que ya hubiesen cumplido con su vida útil, aunado a los diversos cambios en la administración del personal que en ese entonces estuvo a cargo de dicha información".
"En este contexto, se aclara que el estado actual de dichos equipos en el SIA es de "BAJA " [ . . ]; asimismo se informa que esta Dirección General no cuenta con documentación que soporte el envío de dichos equipos al Almacén Central de la SCJN, considerando la carga inicial arriba señalada".
No obstante lo anterior, no proporcionó evidencia documental del envío al Almacén General para la desincorporación de los 122 bienes informáticos en cuestión, además de que con base en la información del SIA los bienes continúan registrados dentro del patrimonio de este Alto Tribunal, lo que es contrario con el estatus de "baja" que señala el área evaluada.
Mediante oficio se solicitó a la DGTI describiera el seguimiento que le da a los bienes dictaminados como obsoletos o con fallas en alguna o todas sus partes (con estatus BOF), y que fueron enviados a la DGRM para su desincorporación, a lo que la DGTI mediante oficio manifestó:
"[ . .] el seguimiento se realiza desde el momento en que los bienes han sido dictaminados como obsoletos (por condiciones de operación o fallas), son enviados y entregados mediante oficio a la Dirección General de Recursos Materiales (Dirección de Almacenes) para que el personal adscrito a ella, reciba y revise los bienes informáticos, firmando el oficio con el Visto Bueno de esta recepción, con este paso queda concluido este trámite para esta Dirección General en el ámbito de competencia, por lo que la parte que corresponde a la desincorporación de los bienes informáticos recibidos recae en la Dirección General de Recursos Materiales a través de la Dirección de Almacenes, conforme sus atribuciones establecidas en el Reglamento Orgánico en Materia de Administración, Articulo 25. Fracción VIII. "
Por la falta de seguimiento a los bienes informáticos y como responsable de la administración de los mismos, la DGTI incumplió lo establecido en el artículo 27, fracción 1, del Reglamento Orgánico en Materia de Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.
Adicionalmente, se incumplió el objetivo de la Subdirección de Control de Bienes Informáticos, así como, las funciones establecidas en el Manual de Organización Específico:
"OBJETIVO
"Mantener actualizada la información relacionada con la administración de los bienes informáticos y de licencias de software comercia/ asignados a Jos empleados de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, asf como supervisar el control de su inventario, según los lineamientos de la Dirección General de Tecnologfas de la Información ".
"FUNCIONES
[ . . ]
"- Registrar y controlar e l inventario de bienes informáticos en e l sistema destinado para dicho fin ".
[. . . ]
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"- Elaborar y/o actualizar la información relacionada con la administración de los bienes informáticos y de comunicaciones, para la elaboración de políticas, procedimientos, manuales e instructivos de trabajo".
En respuesta a los resultados preliminares de la presente evaluación, la DGTI mediante oficio argumentó lo siguiente:
"En cumplimiento a lo establecido en el Artículo 27, Fracción 1, del Reglamento Orgánico en Materia de Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, que dispone:
"Artículo 27. El Director General de Tecnologfas de la Información tendrá las siguientes atribuciones:"
"l. Administrar los recursos en materia de tecnologfas de la información y comunicación y proveer los servicios que se requieran en la materia ".
"Como se puede advertir, solo es responsable esta DGTI de la administración de los bienes para proveer los servicios que se requieran en la materia; por lo que es de resaltar que en ningún acuerdo, lineamiento o documento normativo, se señala que debamos de dar seguimiento cuando estos han sido dictaminados como desincorporados; ya que al entregarlos y transferirlos a la DGRM estos bienes pasan a su custodia y responsabilidad, siendo esta el área facultada para desincorporar/os de conformidad con lo señalado en el AGA Vl/2008 en el Artículo 217 "La Dirección de Almacenes registrará en el SIA la baja de los bienes con base en los documentos de desincorporación realizados, que acrediten que el bien ya no forma parte de los activos. "
"El registro efectuado afectará directa y contablemente la cuenta de patrimonio respectiva. Adquisiciones y Servicios al realizar este tipo de registros también avisará a la Contra/orla y a Presupuesto y Coñtabilidad para los efectos correspondientes. "
"Aunado a lo antes precisado, dado que son bienes dictaminados que ya no prestan servicios a la institución, dejan de ser objeto de lo que el articulo 27, fracción I indica; adicional a que en el procedimiento de desincorporación de esa área no interviene esta DGTI. "
"Como mejora en el sistema S/A-SAP, esta DGTI ha cumplido con lo señalado en el inciso a}, lo cual consistió en desarrollar una funcionalidad para que se identifiquen los activos fijos que han sido dados de baja por la DGRM, y actualizar los datos que son comunes entre los módulos de Activo Fijo y Mantenimiento de Planta, con esto, se actualizará de manera automática el valor del estatus de "BOF" (Bienes que han sido trasladados y entregados al Almacén General y dictaminados para su desincorporación por medio de un oficio a la DGRM) al valor del estatus "BAF" (Bienes informáticos que han sido desincorporados del inventario de la SCJN por la DGRM}, se incluye pantalla y ejemplo como evidencia de lo señalado [ . . ]".
"Para lo señalado en el inciso c) de los 122 equipos, se deduce que el campo de estatus estaba en blanco debido a que fueron agregados mediante una carga inicial del 2002, esto si tomamos en cuenta que de acuerdo a las validaciones del sistema, no es posible dejar el campo de estatus con valor nulo o en blanco cuando se registra o se actualizo un bien de manera individual en el SIA. "
"Como ya se hizo de su conocimiento en una respuesta anterior, esta DGTI no cuenta con documentación que soporte el envío de dichos equipos al Almacén Central de la SCJN, se les asignó el estatus de baja atendiendo a la observación en el campo del sistema SIA denominado "notas" ya que en cada uno de estos casos referfa que se trata de equipos obsoletos, lo cual se constata con la fecha de adquisición y que dicha nota fue elaborada por el personal de esta DGTI que en ese entonces administraba los bienes; a lo que se presume que los enviaba sin evidencia documental ya que esta no obra en los expedientes de esta Dirección General. "
No obstante lo anterior, la falta de actualización de la información del control de bienes informáticos, más las debilidades de control reportadas en los resultados 1 y 4, respecto a la fo ue estos son enviados al Almacén General para su desincorporación o custodia,
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repercute en el desempeño de la administración de dichos bienes, por lo que el presente resultado no se modifica.
Recomendación Preventiva
3.1 Que las Direcciones Generales de Tecnologías de la Información y de Recursos Materiales se coordinen para que se analicen los casos presentados en los incisos b) y c) del presente resultado, en particular los 85 y 122 bienes que se señalan respectivamente en dichos incisos y, en su caso, se apliquen las bajas en el SIA de los bienes que dejaron de pertenecer al patrimonio de este Alto Tribunal, a fin de que se cuente con información veraz y oportuna que muestre razonablemente la situación financiera.
Cuatro
a) La DGTI informó mediante oficio a la Dirección General de Auditoría, que el total de bienes en custodia son 279 laptop, 399 equipos de cómputo de escritorio, 328 teléfonos, lo que da un total de 1006 bienes, que comparados con las cifras obtenidas a través de los documentos con los que ingresaron los bienes al Almacén General, se observan las siguientes diferencias:
Descripción Informado Según documentos con los
Diferencia por la DGTI que Ingresaron los bienes
La o too 279 317 -38 Eauioos de cómouto de escritorio 399 260 139 CPU 61 -61 Comoutadora HP 1 -1 Desktoo 40 -40 Eauioos de cómouto HP 77 -77 Teléfono AVAYA diversos modelos 328 o 328 Total 1006 756 250
Es importante señalar que la descripción de los bienes contenida en los documentos con los cuales fueron remitidos por la DGTI, no es precisa, ni homogénea, debido a que en muchos casos se señala como equipo informático sin especificar si es laptop, desktop o equipo de escritorio, por lo que se obtuvieron diferencias que no corresponden a la realidad, lo que genera confusión y no fue posible realizar las pruebas de auditoría sobre una misma base de comparación para verificar las existencias de los bienes en custodia propiedad de la Suprema Corte de Justicia de la Nación.
Derivado de lo anterior, ante lo complejo de establecer una comparación sobre una base no homogénea y veraz, esta unidad auditora con la participación del personal del Almacén, procedió a levantar un inventario físico de los bienes informáticos que se encuentran en custodia del almacén, mediante el escaneo de los números de inventario de cada equipo almacenado y elaborar una base de datos apoyada en las herramientas tecnológicas a fin de minimizar los errores de captura manual de los números de inventario. Una vez que se contó
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con dicha información, se procedió a compararla con los documentos proporcionados por el almacén con los que se remitieron los bienes en custodia y se obtuvieron los siguientes resultados:
Inventarlo Ffsico Listados de bienes Informáticos
practicado por la DGA en custodia proporcionados por Diferencia
laDGTI
662 756 94
A efecto de verificar la diferencia determinada de 94 equipos faltantes y no incurrir en una cifra neta o compensada, en virtud que en materia de inventario de bienes las diferencias se deberán determinar una por una, se realizaron las siguientes pruebas de auditoria para validar la cifra.
b) Se analizó que los bienes que se identificaron físicamente, se encontraran relacionados en los documentos con los que se entregaron los equipos al almacén, se determinó que 117 equipos de cómputo no se localizaron físicamente, de los cuales la Dirección de Almacenes proporcionó copia de ocho formatos denominados "Salida de almacén de bienes en resguardo", con los que se identificaron 62 equipos que salieron del Almacén, de lo que resulta una diferencia de 55 equipos que la DGRM deberá aclarar.
No obstante, por lo que se refiere a los bienes que salieron del Almacén en cantidad de 68 equipos, se solicitó a la DGTI informara el uso que se le ha dado al equipo que se encuentra relacionado en los formatos de salida señalados en el párrafo anterior.
Al respecto, mediante oficio la DGTI proporcionó información y documentación, misma que al ser revisada se determinó que no entregó evidencias suficientes de la ubicación física de 16 laptop, mismas que se detallan a continuación:
Descripción No. de Inventario
1 Laptop 23917
2 Laptop 23987
3 Laptop 23657
4 Laptop 23991
5 Laptop 23508
6 Laptop 23469
7 Laptop 23647
8 Laptop 23771
9 Laptop 23776
10 Laptop 23821
11 Laptop 27185
12 Laptop 23783
13 Laptop 15414
14 Laptop 23572
15 Laptop 27150
16 Laptop 27336
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- En el caso del equipo con número de inventario 23917 ubicado en la primera posición del cuadro anterior, la DGTI informó que fue dado de baja. Al consultar el SIA se constató que efectivamente está dado de baja un equipo con el mismo número de inventario con fecha 1 O de julio de 2015, lo cual es incongruente con la fecha en la que el equipo en cuestión salió del almacén que fue el 1 O de marzo de 2016.
- Por lo que se refiere a los equipos ubicados en los renglones 2 y 3 del cuadro anterior, la documentación consistente en resguardos en los que consta un número de inventario que coincide con el de los equipos señalados, no obstante, el número de serie no corresponde al de los equipos que salieron del Almacén, como se indica a continuación:
Número de Serle Número de Inventario
Según resguardo Según Salida del Almacén
23987 CNU945261Z CNU94528VW 23657 CNU945292D CNU9446087
- Los 9 equipos ubicados en los renglones del 4 al 12 la DGTI no proporcionó información respecto a su ubicación.
- Los señalados en los renglones 13 y 14 la DGTI manifestó que no los ha podido ubicar.
- Por lo que se refiere a los equipos colocados en lo.s dos últimos renglones del cuadro antes referido, la fecha de los resguardos proporcionados por la DGTI son incongruentes con la fecha en la que salieron del Almacén, por lo que podría tratarse de equipos con el mismo número de inventario, ya que no es posible que se encuentren asignados a un usuario y a su vez hayan entrado y salido del Almacén con fecha posterior a la de los resguardos como se señala a continuación:
Fecha Número de Inventario
Según resguardo Según Salida del Almacén
27150 02/04/2013 30/06/2016
27336 18/06/2013 30/06/2016
e) Se verificó que los 756 bienes relacionados en los documentos con los que ingresaron al Almacén para su custodia, coincidieran con los 662 equipos localizados físicamente, determinando que 23 de ellos no se localizaron en los documentos proporcionados por la DGTI, es decir, que no se proporcionó el documento con el que ingresaron al Almacén, pero que se encuentran físicamente.
d) Dentro de los 23 bienes detectados en el inciso anterior, se identificó que en el conteo físico se detectaron 8 bienes o equipos que cuentan con el mismo número de inventario, es decir, que el número de inventario esta duplicado, ello genera más confusión en virtud de que los listados que se utilizan para controlar estos bienes no contiene el número de serie de los mismos.
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Número de Equipos con el mismo Inventarlo número de Inventario
19958 2 20051 2 22040 2 23961 2 Total 8
Lo anterior, denota debilidades de control al momento del traslado y entrega de los bienes informáticos que se encuentran en custodia del Almacén General, así como de los equipos que la DGTI solicitó la salida.
En respuesta a los resultados preliminares de la presente evaluación, mediante oficio la DGTI respondió lo siguiente:
Por lo que respecta al resultado del inciso a), la DGTI no presentó ningún argumento.
Con relación al inciso b) la DGTI proporcionó documentación que aclaró parcialmente el resultado, por lo que quedó pendiente de aclarar la ubicación de tres equipos, mismos que se detallan a continuación:
Descripción No. de Inventario
23917 2 15414 3 23572
Así mismo, por lo que respecta al equipo con número de inventario 23917 la DGTI señaló lo siguiente:
"Se ratifica que el equipo SC-23917 al consultar con el SIA ésta dado de baja del inventario, actualmente con estatus de "BAF"; se desconoce porque existe una salida del almacén con fecha posterior".
Con relación a los equipos con números de inventario 15414 y 23572 manifestó no tenerlos ubicados.
Por lo que respecta al resultado del inciso c), la DGTI proporcionó documentación que aclaró parcialmente el resultado, por lo que quedaron pendientes 17 equipos por identificar la forma en que ingresaron al Almacén General, ya que como soporte documental para diez equipos proporcionó escrito del 13 de junio de 2016, emitido por la empresa CONPUSOF, dirigido a personal de la DGTI, sin que conste sello o firma de recibido de los bienes por parte del Almacén General. Asimismo, hace mención de tres documentos con números de folio 3121, 6354 y 00915 de la citada empresa, que no fueron proporcionados para su valoración.
Por lo que corresponde al resultado del inciso d) la DGTI manifestó que la duplicidad se debe a que son equipos de cómputo de escritorio y su monitor, no obstante, de los ochos equipos observados cuatro de ellos corresponden a laptop y cuatro a equipos de escritorio completos, es decir, cuatro CPU con sus respectivos monitores y teclados.
13
Recomendaciones Correctivas
4.1 La Dirección General de Tecnologías de la Información deberá informar de la ubicación física de las tres laptop que quedaron pendientes por aclarar del inciso b) del presente resultado.
4.2 La Dirección General de Tecnologías de la Información deberá proporcionar los documentos en los que conste el acuse original del envío al Almacén General de los 17 equipos informáticos que quedaron pendientes por aclarar del inciso c) del presente resultado.
Cinco
Debido a la duplicidad en el número de inventario en los equipos informáticos señalados en el resultado anterior, de la información obtenida en el SIA el 1 de marzo de 2017, a través de la transacción. "ZPM_EQ_CONTROL-Control General de Equipo de Cómputo", se revisaron algunos equipos con estatus de baja y se detectaron las siguientes duplicidades:
Descripción No. de Inventarlo Activo fijo Estatus
1 SCANNER SC-17486 5001810 BAJA
2 SCANNER SC-17486 34007341 INIC
3 SCANNER SC-25480 34015673 ACT
4 SCANNER SC-25480 No registrado BAJA
5 IMPRESORA SC-25077 No registrado ATPD
6 IMP LASER A COLOR SC-25077 34015578 ACT
7 IMPRESORA SC-17934 5003008 BAJA
8 IMP LASER SC-17934 34008364 BOF
9 IMPRESORA SC-17418 5001743 BAJA
10 IMP INYECCION TINTA SC-17418 34007285 INIC
11 CPU SC-18818 34009447 ATI
12 CPU SC-18818 34009511 BAF
Adicional a lo anterior, se detectaron algunos equipos con duplicidad en el número de activo:
Descripción No. de Inventarlo Activo fijo Estatus
1 Impresora SC-17955 34008342 BAF
2 Impresora láser monocromática SC-17955 34008342 BAAC
3 Impresora láser monocromática SC-24297 34014191 ACT
4 Impresora láser monocromática SC-24833 34014191 ACT
5 Equipo de cómputo portátil SC-23195 34014179 ACT
6 Equipo de cómputo portátil SC-23196 34014179 ACT
7 Equipo de cómputo portátil SC-23197 34014179 ACT
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Descripción No. de Inventario Activo fijo Estatus
8 Equipo de cómputo portátil SC-23199 34014179 ENPD
9 Laptop SC-23198 34014179 BAF
10 Equipo de cómputo portátil SC-27032 34018591 ACT
11 Laptop SC-23981 34018591 CONS
Lo anterior, denota falta de control en la asignación de números de inventario y de activo fijo, actividad que desempeñaba la DGTI y que actualmente está a cargo de la DGRM.
En respuesta a los resultados preliminares de la presente evaluación, la DGTI argumentó lo siguiente:
"Si bien, este tipo de asignaciones del número de inventario y activos fijos son responsabilidad de la DGRM, esta DGTI solicitará a esa área la realización de las acciones correspondientes para regularizar estos registros, esto con el fin de apoyar los trabajos de depuración de los bienes informáticos".
"Con respecto a los bienes que se detectaron con duplicidad en el Activo fijo se solicitará al personal de la DGRM, para que estos sean actualizados en el módulo de Activo Fijo, el cual mediante el SIA lo realizará de manera automática en el módulo de Administración de Planta".
No obstante, la DGTI como responsable de la administración de los recursos en materia de tecnologías de la información y comunicación de este Alto Tribunal, de conformidad con lo establecido en el artículo 27, fracción 1, del Reglamento Orgánico en Materia de Administración de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, deberá aclarar las observaciones señaladas en el presente resultado, a fin de depurar su control de bienes informáticos.
Recomendación Preventiva
5.1 La Dirección General de Tecnologías de la Información deberá proporcionar evidencia documental de los trabajos de coordinación con la DGRM, para la depuración de los bienes informáticos y actualización del módulo de activo fijo.
Seis
a) Se observó que para concluir el proceso de desincorporación de 3,285 bienes informáticos que habían sido donados al Instituto Politécnico Nacional (IPN) desde el ejercicio fiscal de 2010, la DGTI giró el oficio DGTl/DACBl-666-2016 del 15 de marzo de 2016 a la Dirección General de Recursos Materiales, para lo cual anexó copia del acta de hechos del 7 de octubre de 201 O, en la que se hizo constar la entrega de diverso equipo de cómputo donado a la referida Institución educativa; así como el listado de los 3,285 bienes señalados, los cuales formaron parte de la citada donación.
Mediante oficio se solicitó a la DGTI informara la razón por la cual se emitió el oficio DGTl/DACBl-666-2016 el 15 de marzo de 2016, para la desincorporación de 3,285 bienes informáticos, siendo que dichos bienes fueron donados al IPN el 7 de octubre de 201 O.
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Al respecto, mediante oficio la DGTI argumentó lo siguiente:
"Posterior a los esfuerzos por sincronizar el módulo de mantenimiento de planta y de Activo fijo del sistema SIA (Sistema Integral Administrativo), se procedió a realizar una serie de reuniones entre personal de la Dirección General Recursos Materiales y de esta Dirección General, con la finalidad de depurar los cambios o actualizaciones a que hubiera lugar como resultado de dicha sincronización. En una de estas reuniones se detectaron diversos bienes que están listados en la base de datos del sistema, de los cuales se desconocía su ubicación ffsica, para lo cual, se tomó una pequeña muestra de estos bienes para investigar el estado actual de los mismos, identificándose que eran bienes listados en un documento presentado por personal de la DGRM correspondiente a la donación de bienes al Instituto Politécnico Nacional el dla 7 de octubre de 201 O".
"Al tener conocimiento de esta situación, era evidente que los bienes que habían sido donados ya no deberían de aparecer como equipos activos en el sistema de inventarios de este Alto Tribunal, por lo que personal de Ja DGTI se dio a la tarea de revisar la lista de bienes donados al Instituto para que todos aquellos que aón aparecieran en el sistema como activos se cambiara el estado "BAF" que significa Baja del Activo Fijo". Y con la finalidad de formalizar y documentar la actualización antes detallada se emite el oficio DGTl-DACBl-666-2016 a la Dirección General de Recursos Materiales".
Lo anterior, denota falta de control de los bienes informáticos a cargo de la DGTI, debido a que el proceso de desincorporación de los 3,285 bienes señalados se concluyó casi seis años después de haberse entregado en donación, ya que la aplicación de las respectivas bajas en el SIA se realizó hasta el 28 de abril de 2016, lo que provocó que la información financiera de este Alto Tribunal no fuera veraz y oportuna.
b) De los 3,285 bienes citados con antelación, se observó que el Almacén General en 2016 aplicó la baja en el sistema de 3,204 bienes, de lo que resulta una diferencia de 81, integrada por 26 bienes que ya se había registrado la baja en el SIA (25 con fecha del 16 de julio de 2014 y 1 del 10 de julio de 2015); de los 55 bienes restantes aún está pendiente el registro de la baja que según información proporcionada por personal de la Dirección de Almacenes es debido a que con la información que la DGTI proporcionó a la DGRM no fue suficiente para aplicar la baja correspondiente, ya que cuando se consultó el SIA este no arrojó ninguna información respecto de dichos bienes.
Descripción Parcial Total
Bienes donados al IPN según relación de DGTI 3,285 Bienes que se registró la baja en el SIA en 2016 3,204
Diferencia 81
Bienes que ya se había registrado la baja en años anteriores 26
Bienes que aún no se dan de baja en el SIA 55
Suma 81
Lo anterior demuestra la falta de coordinación entre las Direcciones Generales de Recursos Materiales y de Tecnologías de Información, respecto de la información que la DGRM requiere para estar en posibilidades de aplicar la baja de bienes informáticos que son desincorporados.
En respuesta a los resultados preliminares que se le dieron a conocer, la DGTI mediante oficio respondió lo siguiente:
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"Es importante mencionar que una vez que esté en operación la actualización automática entre Jos módulos de Activo Fijo y Mantenimiento de Planta en lo que a desincorporación se refiere, se minimizara Ja discrepancia entre ambos".
"De los 55 bienes a los que se hace referencia y que aún están pendiente de baja se detectó que solo 3 tienen número de activo fijo (SC-04405, SC-12830 y SC-17763) estos ya los podrfa dar de baja Ja DGRM, de Jos restantes 52 solo se pudieron identificar el número de equipo y el código de inventario mismos que se pueden observar en el archivo anexo al oficio DGTllDACBl-666-2016, [ . . ]"
"Derivado de Jo anterior. se deduce que al no tener estos bienes el Activo Fijo correspondiente, Ja Dirección General de Recursos Materiales no Jos puede dar de baja del inventario de este Alto Tribunal; por lo que esta última tendrfa que crearles sus correspondientes números de Activo Fijo".
"La DGRM es la responsable de crear los Activos Fijos, números de equipo, códigos de inventario e impresión de las etiquetas de inventario".
La DGRM en respuesta a los resultados preliminares que se le dieron a conocer mediante oficio, manifestó lo siguiente:
"Los bienes donados al JPN no se dieron de baja en su oportunidad debido a que Ja DGTI no los tenla identificados con su número de activo en el S/A, de igual forma, los bienes que señalan como pendientes de baja se debe a que los mismos no están registrados en el SIA ".
Recomendación Preventiva.
6.1 Se reitera la recomendación preventiva 3.1 del presente informe.
Siete
Adicional a lo anterior, se observó que al 13 de enero de 2017 la información de los 3,285 bienes donados al IPN no estaban registrados en el " Control General de Equipo de Cómputo" que la DGTI utiliza para administrar los bienes informáticos.
Al 28 de febrero de 2017, se consultó la base de datos antes referida y como resultado de los trabajos de la presente auditoría, la información de los 3,285 bienes citados, ya se encuentra en el referido "Control General de Equipo de Cómputo" con estatus BAF (bienes informáticos que han sido desincorporados del inventario de la SCJN por la DGRM).
Además, se observó que en la relación anexa al acta de entrega de los bienes informáticos donados, no se especificó el número de inventario o cualquier otro dato que identifique el equipo entregado, por lo que se solicitó a la DGTI indicara la metodología que utilizó para identificar los 3,285 bienes que según relación anexa al oficio DGTl/DACBl-666-2016 corresponden a dicha donación, a lo que manifestó:
"• Los bienes se identificaron por Ja marca y modelo que se observan en Ja descripción de equipo, en varios de los rubros de Ja mencionada Acta de Donación al Instituto Politécnico Nacional. "
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"• Después revisando en el SIA, los bienes que en ese momento tenían el valor de "BAJA" en el
campo de estatus de usuario, emplazados y ubicados en el Almacén de Zaragoza, pero que físicamente ya no estaban en sus instalaciones".
"• De esta manera fue posible identificar 3285 bienes informáticos del Acta en mención".
No obstante lo anterior, el 1 3 de enero del presente año cuando este órgano de Control consultó en el SIA la información de los bienes informáticos donados al IPN, no se localizó información al respecto, por lo que no queda clara la metodología utilizada para identificar dichos bienes, ya que se señala que fue con base a la información contenida en dicho sistema.
Aunado a que mediante el oficio DGTl-DACBl-666-201 6, señalado en el inciso a) del resultado seis del presente Informe, la DGTI señaló que los bienes en comento se identificaron a través de un documento presentado por la DGRM en una de las reuniones realizadas con dicha Dirección General, no obstante dicho documento no fue proporcionado por la DGTI para su valoración.
En respuesta a los resultados preliminares que se dieron a conocer mediante oficio, la DGTI argumentó lo siguiente:
"Efectivamente los bienes incluidos en el Acta de donación al IPN no tenían número de inventario, número de activo fijo, número de equipo o número de serie, la forma en cómo pudieron identificarse fue por medio de la marca y modelos que si se mencionaban en la citada Acta de Donación al IPN y solo en algunos de los rubros del equipo informático, se aclara que el documento por medio del cual se identificaron los bienes en mención fue el Acta de Donación, misma que obra en poder de esa Dirección General de Auditoría [ . . ]"
"Asimismo, se informa que este tema ha sido motivo de diversos cuestionamientos durante los últimos años (en el acta de donación se evidencia esta situación); dado lo anterior, esta Dirección General en conjunto con su homóloga de Recursos Materia/es han venido trabajando para regularizar dichos bienes, por lo que es de preocupación que dichos esfuerzos y avances sean cuestionados".
"Por otro lado, todo este tema de baja recae nuevamente en las atribuciones de la DGRM".
Recomendación Preventiva
7.1 Que la Dirección General de Tecnologías de la Información se asegure de que los bienes informáticos que envíe a la Dirección General de Recursos Materiales para su desincorporación del patrimonio de la Suprema Corte de Justicia de la Nación, cuenten con el dictamen o soporte documental correspondiente.
IV. CONCLUSIÓN.
La revisión se practicó con base en la información proporcionada por la unidad auditada, atendiendo a los ordenamientos legales, las disposiciones normativas aplicables a la naturaleza de las operaciones revisadas y a la normativa institucional. En consecuencia, existe una base razonable para sustentar la opinión .
• ,J, 18
Se detectaron debilidades de control interno en la em1s1on de dictámenes para la desincorporación de bienes informáticos, ya que 9 de 1 3 dictámenes no fueron suscritos por un superior jerárquico con nivel de Director de Área o superior.
De la revisión a 25 documentos con los que la DGTI envió equipo informático para custodia del Almacén General, 23 no cuentan con la firma de la persona responsable que recibió los bienes, por lo que no se tiene la certeza que los bienes hayan ingresado; 25 no cuentan con número consecutivo y firma de personal de mando; y en 20 no se describen los bienes de manera específica.
Durante 201 6, la DGTI no contó con un informe o dictamen emitido por la Dirección de Atención a Usuarios que determine el estado físico y técnico de los bienes informáticos y que sirviera de base para la elaboración de los dictámenes de desincorporación que son enviados a la DGRM, como lo establece su Manual de Procedimientos.
Se detectaron 425 bienes que fueron dados de baja por la DGRM, y que la DGTI aún los tiene considerados en su control con estatus "BOF" (Bienes que han sido trasladados al Almacén General y dictaminados para ser desincorporados por la DGRM), lo que denota falta de seguimiento por parte de la DGTI y de coordinación con la DGRM, respecto de los bienes que ya fueron desincorporados.
Se detectaron 85 bienes informáticos con status BOF que en el período de 2008 a 201 4 se enviaron a la DGRM para su desincorporación y que al 3 de marzo de la presente anualidad no se había realizado el registro de la baja correspondiente por parte de la DGRM, lo que también demuestra la falta de seguimiento por parte de la DGTI respecto de los bienes que envía a DGRM para su desincorporación, a efecto de actualizar su control de bienes informáticos.
La DGTI no proporcionó evidencia documental del envío al Almacén General para la desincorporación de 1 22 bienes informáticos que señala que dichos bienes tienen estatus de baja, no obstante de que con base en la información del SIA los bienes continúan registrados dentro del patrimonio de este Alto Tribunal.
La DGTI no entregó evidencias suficientes de la ubicación física de 3 laptop propiedad de este Alto Tribunal.
En el conteo físico realizado en el Almacén General se detectaron 8 bienes o equipos con el mismo número de inventario, es decir, que el número de inventario está duplicado en cuatro parejas, ello genera más confusión en virtud de que los listados que se utilizan para controlar estos bienes no contienen el número de serie de los mismos. Adicional se identificaron 1 7 bienes que la DGTI no aclaró la forma en que ingresaron al Almacén General.
Lo anterior, denota debilidades de control al momento del traslado y entrega de los bienes informáticos que se encuentran en custodia del Almacén General, así como de los equipos que la DGTI solicitó la salida.
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Falta de coordinación entre las Direcciones Generales de Tecnologías de Información y de Recursos Materiales, respecto de la información que esta última requiere para estar en posibilidades de aplicar la baja de bienes informáticos que son desincorporados, ya que se identificaron bienes informáticos que fueron donados en 201 0 y hasta 201 6 se aplicó la baja correspondiente de los registros del patrimonio de este Alto Tribunal, de los que aún quedaron 55 bienes pendientes de dar de baja por falta de información.
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SUPIEIA CllTE 11 JUSTICIA H LA IAClll
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Lic. Ma 1�; 1J;k t�i�ómez Direct���eral de Auditoría
JCDOM/MDIG/JMMC
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lti,;i)� Lic. José Manuel Martínez Cortés
Director de Evaluación del Desempeño
20