poduzeĆe za softverske i raĈunovodstvene · pdf fileopisati ćemo detaljnije unos...

DATALINE software; Aplikacije EVIDENCIJA ROBE I MATERIJALA

1

DATA BIRO d.o.o.

Trg Fontana 2

52420 Buzet

PODUZEĆE ZA SOFTVERSKE I RAĈUNOVODSTVENE USLUGE

Telefon: 052/663-556; 052/663-557; 052/663-558

Fax: 052/694-204

e-mail: [email protected]

DATAline poslovni software

Aplikacija EVIDENCIJA ROBE I MATERIJALA

mailto:[email protected]


2

Evidencija robe i materijala je modul DATAline poslovnog software-a, kojim se prate zalihe robe i materijala u trgovaĉkim djelatnostima i proizvodnji, te vrši prodaja istih. Programom je obuhvaćena veleprodaja i maloprodaja robe, kao i konsignacija robe kupcima. Cjelovitost, preglednost, jednostavnost – saţetak je opisa DATAline poslovnog sofware-a, pa tako i ovog njezinog modula. Software je intuitivan, izrada razliĉitih dokumenata i dobivanje informacija o njima, te odrţavanje matiĉnih podataka, slijede istu logiku.

OOppććee ooddrreeddnniiccee kkoorriišštteennjjaa pprrooggrraammaa 1. Program u radu koristi tipkovnicu i miša i gotovo sve radnje se mogu postići upotrebom jednog ili

drugog. Za većinu operacija postoji dugme ( na dnu ekrana ) i funkcija se moţe izvršiti pritiskom funkcijske tipke koja piše na dugmetu, klikom na to dugme ili pritiskom tipke Alt i slova na dugmetu koje je podctrano (npr. F10 Ispis – sa Alt+I ili F10 ili klikom miša na to dugme vrši se ispis).

2. Ĉesto korišteni programi pozivaju se i iz Toolbar-a (traka sa alatima), odakle se mogu pozivati i

pomoćni alati (Microsoft Word, Microsoft Excel, Kalkulator, Kalendar). Ako na sliĉicu iz Toolbar-a pokazujemo mišem nekoliko sekundi, pored sliĉice će se ispisati opis njezine funkcije. Na Toolbar-u se nalazi i sliĉica pritiskom na koju se ispisuje sadrţaj ekrana na pisaĉ (tzv. PrintScreen).

3. Za kretanje iz polja u polje koriste se tipke Enter ili TAB (ili miš), dok se tipka → koristi za pomicanje u

desno unutar polja.


3

4. Za odabir polja iz datoteke, pored polja nalazi se znak, klikom na koji dobivamo pregled (pritiskom tipke F5 izvršava se ista operacija).

5. Alfanumeriĉka polja mogu se otvarati i malim slovima (Šećer, ŠEĆER, šećer imaju isti abecedni redoslijed), jedino kod „Pretraţivanja unutar naziva‟, ako traţena rijeĉ sadrţi neko od slova ĉ,ţ,š,Ċ,ć

moramo traţiti sa opcijom „Pregled-ispravno ĉ,ţ,š‟, što radi sporije.

6. Svaki ekran moţe se zatvoriti na nekoliko naĉina: pritiskom tipki Alt+Z, klikom miša, na dugmeIzlaz,

pritiskom tipke Esc, ili klikom miša na znak X u gornjem desnom uglu. Ukoliko neka od ovih opcija ne radi, potrebno je pritisnuti tipku F2, pa Escape i obavezno to zapisati kao grešku programa koju je potrebno ispraviti.

Izlaz klikom

miša na X


4

7. Kod ekrana pregleda, koji sluţe za odabir podataka, odabir se vrši sa Enter ili klikom na dugme

Odabir.

8. Kod svih pregleda na ekranu, na vrhu svake kolone po kojoj se moţe vršiti sortiranje i pretraţivanje

nalazi se znak . Pretraţivanje po nazivu poslovnog partnera u pregledima dokumenata izvodi se klikom miša na strelicu na gornjem desnom uglu ekrana, pored “Traţeni kupac:”, nakon ĉega se pojavljuje ekran sa popisom poslovnih partnera. Pri odabiru poslovnog partnera, na ekranu dobivamo dokumente tog partnera.

Alt+Z ili

klik mišem

na gumb


5

9. Većina ispisa moţe se vidjeti na ekranu, tzv. „print preview‟ , koji se moţe ispisati cijeli ili samo

odabrane stranice. Ponekad se on „minimizira‟ i potrebno je kliknuti na ikonu u zadnjem redu ekrana na kojoj piše „Magic – print preview‟, da bi ga otvorili.

Takav pregled dobivamo kod svih opcija gdje imamo odabir: ispis na ekran ili pisaĉ.

Traženje kupca po

nazivu

Kolone po kojima je

moguće pretraživanje


6

10. Moguće poruke u greškama u toku rada programa.

1. “License error” - znaĉi da radna stanica nema vezu sa serverom na kojem se nalaze podaci. Potrebno je uspostaviti vezu sa serverom.

2. Ukoliko se iz nekog ekrana ne moţe izaći pritiskom na gumb Izlaz, treba pokušati pritisnitu F2 pa Escape tipku.

3. Kada nema drugog naĉina da prekinemo neţeljeni rad programa, pritisnemo Ctrl+Alt+Del, zatim pronaĊemo liniju W32MNDEXE.exe i pritienemo dugme End Process.

OOrrggaanniizzaacciijjaa iizzbboorrnniikkaa

Osnovni izbornik sastoji se od opcija Unos, Pregledi, Izvještaji, Matični podaci, Ostalo, Konsignacija, Laptop, Izlaz.

Izbornik Ostalo, sadrţi opcije koje po svojem sadrţaju ne pripadaju ni jednom drugom izborniku. Svakako su ovdje najvaţnije opcije Cjenik za kupce i inventura, koji će biti detaljnije objašnjeni u zasebnom poglavlju.

Check box

Odabir ispisa na

ekran ili pisaĉ


7

U izborniku Konsignacija, vrši se izdaja robe na konsignaciju, odjava konsignacije i dobivaju sve informacije u vezi konsignacije kupcima. Izbornik Laptop, omogućuje izradu ponuda koje su smještene na laptopu, dakle korisnik ih koristi kada nije u uredu i nije povezan na server (npr. pri obilasku kupaca). U izborniku Unos izraĊuju se dokumenti, iako je pozivanje unosa dokumenta moguće i iz Pregleda dokumenata u izborniku Pregledi. Pojasnimo !

Kalkulacijom zaprimamo robu, paragonom vršimo prodaju u maloprodaji. Ponuda, predračun, dostavnica-račun u svojoj osnovi rade na isti naĉin, a razlikuju se u

slijedećem: ponudom ne rezerviramo robu na zalihi, te u njoj moţemo upisivati i robu koju nemamo otvorenu u bazi artikala, dok predraĉunom vršimo rezervaciju robe koja je na zalihi. Oba dokumenta mogu se automatizmom prenijeti u dostavnicu-raĉun. Dostavnica-račun je dokument kojim vršimo direktnu prodaju u veleprodaji, tj. izradom ovog dokumenta roba se skida sa zalihe, izraĊuje se R1(R2) raĉun, te se podaci pamte za obraĉu PDV-a u obraĉunskom razdoblju u koje ulazi raĉun, po datumu raĉuna. Ukoliko se roba izdaje, a raĉun će se ispostaviti kasnije (npr. jednom tjedno, dva puta mjeseĉno,..), roba se moţe izdavati i putem privremenih otpremnica. Tim dokumentom smanjuje se raspoloţiva zaliha robe, ispisuje se otpremnica koja prati robu, a korisnik sam odluĉuje kada će i za koje otpremnice izraditi raĉun. Tako za više otpremnica kupac moţe dobiti jedan raĉun.

Privremene otpremnice sa podkupcem izraĊuju se kada se roba otprema razliĉitim podkupcima, a raĉun se ispostavlja jednom kupcu. Tada na raĉunu imamo specifikaciju otpremljene robe po podkupcima.

Prijenosnicom prenosimo robu u razne poslovne jedinice. Opisati ćemo detaljnije unos kalkulacije, dostavnice-raĉuna, paragona, prijenosnice i radnog naloga.

UUnnoossii ddookkuummeennaattaa

Unos -> Kalkulacija

Drugi uobiĉejen naziv za kalkulaciju jest primka. Ovim dokumentom zaprimamo robu. Njime se ujedno odreĊuje i prodajna cijena, te ako za artikal

ne postoji poseban cjenik, vaţeća prodajna cijena je odreĊena zadnjom kalkulacijom. Kalkulacija se moţe mijenjati dok nije ispisan dnevnik, tj. u tekućem danu. Nakon toga, ispravak se vrši novom kalkulacijom.Ako smo unijeli krivu koliĉinu, izraĊujemo novu kalkulaciju, sa istom cijenom, sa koliĉinom u + ili -, ovisno o vrsti greške. Kod pogrešne koliĉine i cijene, najprije unesemo pogrešnu stavku sa koliĉinom u minus i cijenom iz krive kalkulacije (tj.storniramo ono što je krivo) i upišemo ispravnu stavku.Ukoliko je potrebno ispraviti cijenu, moţe se napraviti kalkulacija sa koliĉinom 0 i novom cijenom. Program neće dozvoliti da unesemo cijenu, ako nismo unijeli koliĉinu, pa ćemo najprije unijeti npr.koliĉinu 1, unijeti cijenu, pa se vratiti na koliĉinu i ispraviti je na 0. Na opisan naĉin radi se i izmjena cijena, a program će na temelju toga napraviti Zapisnik o izmijeni cijena.


8

Kod unosa vodećeg sloga kalkulacije, obavezno se unosi dobavljaĉ, broj i datum otpremnice-raĉuna dobavljaĉa. Unos ostalih elemenata ovisi o postavljenim postavkama parametara programa ( koje se definiraju sa korisnikom prilikom instalacije ), te o naĉinu izrade kalkulacije i elementima raĉuna dobavljaĉa.Ukoliko postoje zavisni troškovi, unose se u obliku postotka ili iznosa, a kod deviznih kalkulacija unosi se oznaka devize i teĉaj, te podaci o carini.

Zatim se unose stavke kalkulacije, gdje za svaki artikal unosimo zaprimljenu koliĉinu, i formiramo cijenu. Kod devizne kalkulacije unosi se devizna fakturna cijena, koja se na osnovu unesenog teĉaja preraĉunava u kn.

Nabavna cijena izraĉunava se na osnovu podataka unesenih u vodećem slogu (zavisni troškovi, carina, rabat), ali se oni kod svakog artikla mogu mijenjati. Kod formiranja cijene artikla ponuĊen je %RUC-a unesen u vodećem slogu, i isto tako moţe se izmijeniti kod pojedinog artikla,a na osnovi njega izraĉunava se prodajna cijena. Ukoliko je to odreĊeno parametrima, moguć je unos maloprodajne cijene, te se na osnovu nje izraĉuna veleprodana cijena. Pritiskom tipke F7 na fakturnoj cijeni i na prodajnoj cijeni prenosi se zadnja vaţeća fakturna, odnosno prodajna cijena.


9

Pritiskom tipke F9 na ekranu unosa koliĉine, dobivamo ukupne iznose kalkulacije – podatak koji sluţi za kontrolu iznosa sa ulaznim raĉunom.

Unos -> Dostavnica-Račun

Ovim dokumentom vršimo prodaju robe u veleprodaji. Izradom ovog dokumenta, roba se skida sa zalihe, a dokument se automatski upisuje u Knjigu izlaznih raĉuna. Podaci ovog dokumenta sluţe za ispis dostavnice, kao i raĉuna. Dokument se moţe ispravljati dok nije ispisan Dnevnik nabave-prodaje. Ukoliko je nakon toga potrebno mijenjati sadrţaj dokumenta,radi se storno postojećeg i izraĊuje novi dokument (storno dokumenta izraĊuje se tako da se u polje Veza-račun za obav.o knjiž.: upiše broj dokumenta koji se stornira, te se unesu stavke dokumenta sa negativnim koliĉinama ). Obavezni podaci kod unosa vodećeg sloga su referent dostavnice i kupac. Moguće je unijeti % rabata, koji će biti ponuĊen kod svake stavke. Ako odabrani kupac ima definiranu valutu, %rabata i cjenik, oni će automatski biti ovdje ponuĊeni. Ukoliko se izraĊuju ruĉne dostavnice, u polja Broj dostavnice i datum dostavnice, upisuju se podaci ruĉne dostavnice. Kod izvoznog raĉuna pod Oznaka PDV unosi se IZ, te tada program zahtijeva unos oznake devize. Oznaka PDV-a je VP kod vlastite potrošnje, a OO kod ostalih osloboĊenja. U oba ova sluĉaja, na raĉunu se ne zaraĉunava PDV. Prije unosa izvoznog raĉuna, potrebno je unijeti devizni teĉaj na datum raĉuna pod Matiĉni podaci -> Devizni teĉaj.


10

Nakon unosa podataka vodećeg sloga, unose se stavke dostavnice-raĉuna. PonuĊenu cijenu

prema vaţećem cjeniku, moguće je izmijeniti, ako je tako definirano postavkama parametara programa. TakoĊer, ovisno o postavkama parametara, moguće je (ili nije) izdavati veću koliĉinu robe od trenutne zalihe na raĉunalu. Kada se nalazimo na unosu polja cijena, sa F5 prikazuju se dokumenti i cijene po kojima je taj artikal već prodan odabranom kupcu, a sa Ctrl+F5, dobivamo isti pregled za prethodnu godinu. Kao što je već reĉeno, uneseni % rabata u vodećem slogu, ponuĊen je kod svake stavke, ali moţe se izmijeniti.


11

Pri izradi dokumenta, na dnu ekrana unosa stavaka, nalazi se dugme Napomena, klikom na koji se otvara ekran za upis napomene, ali se isto tako ta napomena moţe odabrati iz već predefiniranih napomena i po potrebi za dotiĉni dokument mijenjati.

Formiranje baze ĉesto korištenih napomena nalazi se u izborniku Matični podaci -> Podaci za ispis dokumenata -> Napomene na dokumentima.

Dugme za unos

napomene


12

Kada dovršimo izradu raĉuna, izlazimo pritiskom na dugme Izlaz, pri ĉemu se otvara upit Kraj

dokumenta ? . Ukoliko odgovorimo sa Ne, raĉun ostaje aktivan, dakle ulaskom u opciju Unos dostavnice za tog referenta, vraćamo se na taj dokument. Odgovor Da, vodi nas do ekrana za Ispis dokumenta – najprije se otvara ekran za ispis dostavnice, a zatim ekran za ispis raĉuna. Parametrima programa, odreĊuje se da li će se pozivati ispis dostavnice ili ne.

Unos -> Paragon

Ekran za unos

napomene na

dokumentima


13

Paragonom vršimo prodaju robe u maloprodaji. Nakon zakljuĉka paragona, dokument se ne moţe ispravljati. Ukoliko je nakon toga potrebno mijenjati sadrţaj dokumenta, potrebno je napraviti novi paragon na kojem će se stornirati artikal pogrešno prodan, te unijeti nova stavka sa ispravnom koliĉinom, odnosno cijenom.

PonuĊenu vaţeću maloprodajnu cijenu, moguće je izmijeniti, kao i unijeti postotak popusta, ako je tako definirano postavkama parametara programa. TakoĊer, ovisno o postavkama parametara, moguće je (ili nije) izdavati veću koliĉinu robe od trenutne zalihe na raĉunalu. Program nudi mogućnost uvoĊenja automatskog popusta za iznose veće od odreĊenog iznosa paragona.

Na paragon je uz prodaju robe, moguće prodavati i usluge. Na ekranu unosa paragona, nalazi se dugme Unos usluga, klikom na koji se otvara ekran za unos usluga. Postoji mogućnost unosa usluga, koje su otvorene u šifrantu usluga, ili upis naziva usluge i cijene direktno na pojedinom paragonu. Pri ispisu paragona, kao i kod dnevnika, te mjeseĉne rekapitulacije, usluge zaraĉunane na paragonima, biti će posebno specificirane.

Kada dovršimo izradu paragona, izlazimo pritiskom na gumb Izlaz,pri ĉemu se otvara upit Kraj paragona ? Ukoliko odgovorimo sa Ne, dokument ostaje aktivan, dakle ulaskom u opciju Unos paragona za tog referenta, vraćamo se na taj paragon. Odgovor Da, vodi nas do ekrana za Ispis paragona.


14

Paragon se ispisuje na A4 format ili na POS printer, ovisno o postavkama parametara ispisa.Na

ovom ekranu moguće je upisati naziv i adresu kupca, kao i naĉin plaćanja. Ukoliko se plaćanje vrši gotovinom, naĉin plaćanja se ne upisuje, već program podrazumijeva da se radi o gotovinskoj prodaji. Kod plaćanja ĉekovima, odnosno karticom, u polja za to predviĊena unosi se iznos plaćanja ĉekom(karticom), a razlika do iznosa paragona automatski se razvrstava u plaćanje gotovinom. Isto tako, u za to predviĊeno polje unosi se Izdavatelj čeka(kartice), koji se otvaraju kao poslovni partneri. Na kraju dana moţe se dobiti ispis o naĉinima plaćanja. Na paragonu je moguće ispisati i dodatni tekst, za što se koristi dugme Unos posebnog teksta, na ekranu Ispisa paragona. U izborniku Pregledi -> Pregled paragona, imamo pregled svih paragona po stavkama, tj. artiklima na paragonima. Taj pregled nam nudi slijedeće mogućnosti: Dugme Ispis na A4 - omogućava da paragon ispišemo na A4 papir, kada automatski ispis paragona

ide na POS printer Dugme Po datumu - nudi traţenje paragona za odreĊeni datum Dugme Po kupcu - nudi mogućnost traţenja paragona za odreĊenog kupca Dugme Kartica artikla - prikazuje karticu artikla na kojem smo pozicionirani Dugme Usluge – prikazuje usluge zaraĉunane na tom paragonu Dugme CTRL+F10 Ispis dostavnice – ispis dostavnice robe za taj paragon


15

Unos -> Prijenosnica

Prijenosnicom se prenosi roba u drugu poslovnu jedinicu (npr.iz skladišta u trgovinu, iz jednog prodajnog mjesta u drugo prodajno mjesto, iz skladišta u proizvodnju, iz skladišta u servis…), tj. skida se roba sa zalihe na aktivnog organizacijskoj jedinici.. Obavezan podatak kod unosa vodećeg sloga je Poslovna jedinica u koju se vrši prijenos. Ukoliko se radi o proizvodnji ili servisu, unosi se prema potrebi i broj radnog naloga.Za isti radni nalog moţe se izraditi više prijenosnica. Kod unosa stavaka unosi se koliĉina robe, dok se izlaz iz dokumenta i ispis dokumenta odabire kao što je opisano kod Dostavnice-Raĉuna.


16

Radni nalozi

U izborniku Pregledi -> Pregled radnih naloga moţe se zakljuĉiti radni nalog – nakon toga ne moţe se više raditi prijenosnica za taj radni nalog, moţemo vidjeti sve prijenosnice odreĊenog radnog naloga, kao i stavke prijenosnice. Isto tako, ovdje imamo opciju Ispis obračuna materijala za Radni nalog, koji se ispisuje po prijenosnicama ili po materijalu.


17

Matični podaci -> Radni nalozi

Radne naloge moţemo otvarati direktno iz unosa prijenosnice, a ukoliko ţelimo otvoriti Radni nalog prije unosa prijenosnice, to ĉinimo u izborniku Matični podaci -> Radni nalozi. Ovdje se moţe i ispisati Radni nalog, koji sluţi kao dokument u proizvodnji ili servisu, na koji odgovorna osoba upisuje popis obavljenih radova ili utrošeni materijal.

PPrreegglleeddii Izbornik Pregledi omogućava nam pregled dokumenata na ekranu, kao i dobivanje informacija o zalihama, nabavi i prodaji robe.


18

Iz pregleda dokumenata (predraĉuna, raĉuna,…) mogu se aktivirati postojeći dokumenti, pozivati unos dokumenata, te vršiti prijenos ponuda (predraĉuna) u dostavnice.Iz pregleda stavaka svakog dokumenta

moguće je dobiti karticu artikla, tako da je ona dostupna na više mjesta. Iz programa pregleda poziva se i ispis dokumenta, gdje imamo mogućnost direktnog slanja dokumenta fax-om ili mail-om, bez prethodnog ispisivanja. To se postiţe tako da nakon odabira opcije Ispis, odaberemo da li će se dokument ispisati ili slati mail-om ili fax-om.

Kljuĉni programi za dobivanje informacija na ekranu su Informacije za poslovne partnere i Informacije za artikle.


19

MMaattiiččnnii ppooddaaccii U izborniku Matični podaci nalaze se opcije za odrţavanje datoteka matiĉnih podataka kao što su

Poslovni partneri, Artikli i materijal, Devizni tečaj,… Svi programi u ovom izborniku rade na isti naĉin.


20

Npr, odabirom opcije Matični podaci -> Artikli,materijal, na ekranu dobivamo pregled datoteke artikala. Na dnu ekrana nalaze se opcije Odabir, Novi, Izmjena, Brisanje. Dugme Odabir sluţi za odabir sloga na kojem smo pozicionirani, kada se program poziva npr. iz unosa nekog dokumenta. Dugme Novi sluţi za unos novog sloga – npr. novog artikla. Dugme Izmjena koristi se za izmjenu podataka sloga na kojem smo trenutno pozicionirani.

Dugme Brisanje – njime se briše slog. Pritiskom na ovo dugme otvara se ekran, gdje na pitanje Brisanje sloga DA/NE ? odgovaramo sa 53, ukoliko ţelimo brisati slog. To je zaštita od neţeljenog ili prejednostavnog brisanja !!!

IIzzvvjjeeššttaajjii U ovom izborniku obavezno se koriste slijedeći izvještaji na kraju radnog dana, odnosno na kraju mjeseca. - Dnevnik–Knjiga IR–mjesečna rekapitulacija–Knjiga popisa (na dnu izbornika), tj.slijedeće opcije

unutar nje:


21

a) Dnevnik – ispisuje se svakodnevno, na kraju dana. Tu dobivamo tzv. izvještaj o svoj nabavi i prodaji

robe tog dana ( kalkulacije, prijenosnice, veleprodajni raĉuni, paragoni –maloprodaja). Kada se ide u ispis dnevnika, odabire se opcija redovan ispis, te upisuje lozinka 123. Pri svakom odabiru redovnog ispisa, dnevnik dobiva svoj broj, tako će dokumenti jednog dana imati zajedniĉki broj dnevnika. Ukoliko ţelimo ponoviti neki prethodni ispis, biramo opciju birani broj dnevnika. Ovdje se pamte podaci za knjigu popisa,pa treba obavezno koristiti ovu opciju ispisa na kraju svakog radnog dana ! Ako se na kraju radnog dana zaboravi ispisati dnevnik, ispisuje se slijedeći radni dan, prije poĉetka rada, sa time da se u datum upisuje datum prethodnog dana.

b) Mjesečna rekapitulacija – obavezno se ispisuje zadnji radni dan u mjesecu, nakon ispisa dnevnika. To je lista koja se predaje u knjigovodstvo – na njoj su svi podaci o nabavi i prodaji robe za odreĊeni mjesec. Vrijedi isto pravilo ispisa kao kod dnevnika.

c) Ispis Knjige izlaznih računa (PDV) - takoĊer se ispisuje zadnji dan u mjesecu, obavezno nakon ispisa dnevnika za taj dan. Ukoliko se knjigovodstvo vodi odvojeno, ova lista nije nuţno potrebna (ona nije potrebna knjigovoĊi, iako mu moţe posluţiti), no ako se knjigovodstvo vodi Dataline software-om, lista se obavezno ispisuje.

d) Ispis vrsta naplate (gotovina,kartice,čekovi,..) – ova lista daje nam pregled po vrstama naplate

OD-DO unesenog broja dnevnika

Slijedeće liste iz izbornika Izvještaji su korisne (potrebne): Ispis koeficijenta obrtaja artikala Ispis količine prava na kalo i obračun kala po grupama ( % propisanog-dozvoljenog kala unosi se na

nivou grupe artikala ) Ispis knjige popisa (OD-DO datuma) – obavezno se ispisuje kod maloprodaje

U izborniku Izvještaji nalaze se i liste: Ispis nabave-prodaje Ispis zaliha Ispis cjenika.

Svaka od tih opcija ima nekoliko pod-opcija, u okviru koje se opet nalazi mogućnost ispisa za odreĊenu grupu artikala ili za odreĊeni raspon šifri afrtikala, ispis po razliĉitom redoslijedu (po šifri artikla, po nazivu artikla ili po kataloškom broju), samo koliĉinske zalihe ili i vrijednosne, samo nabava, samo prodaja ili oboje, ispis artikala bez prodaje u odreĊenom razdoblju,…, kao i razni ispisi za poslovne partnere. Kako danas dobivanje raznih informacija postaje sve vaţnije,postoji i tendencija da imamo što širi spektar mogućnosti dobivanja tih informacija. Takav pristup ĉesto program ĉini kompliciranim za korištenje i korisnik ne zna koju opciju odabrati da bi dobio ţeljeni izvještaj. Da bi prije odabira ispisa korisnik imao uvid u to kakav će izvještaj dobiti, na vrhu svakog ekrana nalazi se tekst “Kolone na ispisu:”gdje su nabrojene kolone koje nam taj izvještaj daje. Isto tako, velika je prednost ovih izvještaja što se svi oni


22

mogu dobiti na ekranu, pa ispisujemo samo potrebne informacije, kada smo uvjereni da smo odabrali ţeljeni izvještaj. Ovi će programi jako dobro doći osobama na radnim mjestima analize nabave-prodaje i praćenja zaliha. Korisnik treba ispitivati mogućnosti ovih izvještaja, a oni su zasigurno dio programa koji se moţe još dotjerivati u cilju dobivanja što korisnijih informacija.

IIssppiiss nnaalljjeeppnniiccaa

Ispis naljepnica (deklaracija) nalazi se u izborniku Izvještaji -> Ispis naljepnica za artikle. Odabiru se artikli za ispis etiketa i broj etiketa za svaki pojedini artikal. Ti se podaci programski upisuju u ASCII datoteku (ĉiji je opis niţe naveden), a program nudi mogućnost ispisa nekoliko predefiniranih oblika etiketa, ĉiji se ispis vrši programom za ispis etiketa LabelMagic. Naljepnice se mogi ispisivati i na osnovi kalkulacije. Iz Pregleda kalkulacija oznaĉava se broj etiketa za ispis, tako da program nudi zaprimljenu koliĉinu u broj etiketa, a korisnik ga moţe izmijeniti. Dalje ispis radi isto kao i kod opcije Ispis naljepnica.


23

No, korisnik moţe koristiti podatke iz navedene ASCII datoteke i sam oblikovati etikete po ţelji u programu LabelMagic (ili nekom drugom software-u za ispis etiketa).

Opis sloga ASCII datoteke za ispis naljepnice artikla:

1. Šifra artikla 2. Kataloški broj 3. Ean kod 4. Naziv artikla 5. cijena 6. Naziv uvoznika (uzima se iz parametra) 7. i mjesto uvoznika (uzima se iz parametra) 8. Zemlja porijekla (uzima se iz proizvoĊaĉa) 9. ProizvoĊaĉ – naziv 10. ProizvoĊaĉ – adresa, mjesto 11. Broj kalkulacije 12. Jedinica mjere 13. Grupa

CCjjeenniiccii

Program omogućava prodaju robe prema cjenicima koje formira korisnik. Pod Ostalo -> Cjenik za kupce moţemo formirati neograniĉen broj cjenika. Ako ţelimo da za odreĊenog kupca vrijede cijene iz nekog cjenika, tada u Matični podaci -> Poslovni partneri: Cjenik upišemo broj ţeljenog cjenika.

Odabir vrste

naljepnice


24

Cijena u cjeniku moţe se formirati tako da se direktno upiše cijena ili da se unese % rabata na veleprodajnu cijenu. Moguće je unijeti i deviznu cijenu (koja se pri izradi raĉuna preraĉunava u kn po teĉaju na datum raĉuna), pri ĉemu se unosi oznaka devize.

Kod izdaje robe, prioritet uzimanja cijena iz cjenika je slijedeći: ako za odabrani artikal postoji cijena u cjeniku koji je dodjeljen kupcu za kojeg se izraĊuje dokument, uzima se ta cijena, u suprotnom vrši se provjera da li za taj artikal postoji cijena u vaţećem cjeniku, koji se dodjeljuje upisom u parametre, a ukoliko artikal nije naveden ni u tom cjeniku, uzima se veleprodajna cijena koja ja formirana prilikom zadnje nabave robe.

RRaazznnoo 1. Izgled vaţnijih ispisa (ponuda,raĉuna, …) definira se odabirom Matiĉni podaci – Podaci za ispis dokumenata – Odabir ţeljenog dokumenta.

Tu se upisuju odreĊeni parametri i tekst kojim se definira izgled tih dokumenata.


25

2. U izborniku Ostalo imamo opciju Export odabranih artikala u ASCII datoteku, kojom se priprema ASCII datoteka odabranih artikala (opis sloga je naveden na ekranu), a moţe se koristiti za Import podataka u Excel.

3. Kod ispisa raĉuna moguće je ispisati plan otplate raĉuna, ukoliko se kupcu odobrava plaćanje

raĉuna na rate i tada se dospjele rate tog raĉuna pri pregledu otvorenih stvaka raĉunaju kao dospjeli iznos za taj raĉun.

4. U izborniku Izvještaji imamo Ispis potraţivanja od kupaca – listu koja nam daje popis kupaca sa

dospjelim neplaćenim raĉunima (naravno ova je opcija moguća ako se na raĉunalu vodi Glavna knjiga ili kupci i dobavljaĉi).

5. Planirani upgrade aplikacije Evidencija robe i materijala:

- uvoĊenje grafova - narudţbe kupaca - opseţan on-line Help - uvoĊenje prava pristupa

Biti će nam drago da nas upozorite na greške u radu programa, kao i da nam uputite svoje sugestije za usavršavanje i dopunu programa. U tu svrhu najbolje je da svoje primjedbe zapisujete i jednom mjeseĉno ih šaljete mail-om na [email protected]. (ili ĉešće za greške koje ozbiljno remete vaš svakodnevni posao). Ţelimo Vam uspješan rad i korištenje našeg software-a, DATA BIRO d.o.o.

mailto:[email protected]

poduzeĆe za softverske i raĈunovodstvene · pdf fileopisati ćemo detaljnije unos...

Documents