polÍtica de tratamiento de datos personales 1

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

PRODUCTOS NATURALES DE LA SABANA S.A.S., -en adelante ALQUERÍA- sociedad legalmente constituida, identificada con N.I.T. No.860004922-4, con domicilio principal en (Cajicá Cundinamarca) y sus filiales y subsidiarias que se encuentran bajo situación de control descritas en el Certificado de existencia y Representación y que se describen a continuación:

- PNS DE COLOMBIA S.A N.I.T. 901.095.420-6 - CPNS S.A.S. N.I.T. 900.947.538-8 - DASA DE COLOMBIA S.A.S. N.I.T. 900.136.519-1 - PRECO AGROPECUARIA S.A.S. N.I.T. 900.557.645-6 - UDS FINCAS S.A.S. N.I.T. 900.556.853-7 - ENVASES PLASTICOS DE LA N.I.T. 900.368.076-4

SABANA S.A.S.

a. área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos

Alquería, sus filiales y subsidiarias descritas en el punto uno (1) han dispuesto los siguientes canales de atención para atender las peticiones, quejas y reclamos de los Titulares; ante quienes podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar las autorizaciones.

- Dirección del responsable: Kilometro 5 vía Cajicá-Tabio, Colombia. - Correo corporativo: [email protected] - Teléfono: 3112361452- 3112361453. Línea gratuita de atención Nacional:

018000110000. Horario de atención 7:00- 17:00 de lunes a sábado. Festivos de 07:00 - 15:00.

- Página web: https://www.alqueria.com.co

2. OBJETIVO

Establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias descritas en el punto uno (1).

3. ALCANCE

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias descritas en el punto uno (1), quienes actúan en calidad de responsables del tratamiento de los datos personales.

4. TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LOS DATOS PERSONALES

ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias descritas en el punto uno (1), realizaran el siguiente tratamiento con la información sobre datos personales;

Recolectar, almacenar, usar, circular o suprimir la información sobre datos personales, con las finalidades descritas en el ANEXO N.1 y las siguientes;

(I) efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo que tiene que ver con la relación contractual establecida con el Titular de la información.

(II) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios. (III) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos). (IV) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos. (V) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución,

telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual ALQUERÍA y sus filiales tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas.

(VI) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.

(VII) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.

(VIII) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

(IX) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por ALQUERÍA y sus filiales, con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.

(X) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente).

(XI) Prestar los servicios ofrecidos por ALQUERÍA y sus filiales y aceptados en el contrato suscrito u otro documento legal suscrito entre las partes.

(XII) Suministrar la información a terceros con los cuales ALQUERÍA y sus filiales tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado.

(XIII) Presentar información y/o informes cuando sea requerido por alguna entidad estatal u orden judicial, o tercero debidamente autorizado.

(XIV) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información de los titulares de los datos personales con la base de datos de centrales de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de empresas de seguridad.

(XV) Realizar informes estadísticos relacionados directa o indirectamente con los datos de sus clientes, proveedores, o colaboradores.

(XVI) Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.

(XVII) Las finalidades indicadas en la autorización otorgada por el titular del dato o descritos en el aviso de privacidad respectivo, según sea el caso.

PARÁGRAFO: Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y, por tanto, Alquería no procederá a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma, salvo que: (I) exista autorización expresa para hacerlo; (II) sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; (III) sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos; (IV) que sea requerido o permitido por la ley.

5. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias no almacenará ni tratará los Datos Sensibles de los Titulares salvo:

a) Que el titular haya dado autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

c) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

En caso de que se tramite información de carácter sensible, el Titular de la información tendrá la opción de elegir si suministra o no esta información.

6. DERECHOS DEL TÍTULAR DE LA INFORMACIÓN.

Como titular de sus datos personales usted tiene los siguientes derechos, además de los consagrados en otras disposiciones jurídicas aplicables:

(i) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

(ii) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.

(iii) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (iv) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por

infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente. (v) (Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista

un deber legal o contractual que impida eliminarlos. (vi) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter

facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.

El Titular, o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar una petición, consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento, por medio de los canales de Atención establecidos en esta Política. En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales ALQUERÍA, sus filiales y subsidiarias presenta el procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos:

1. Para la radicación de peticiones, consultas o reclamos ante el Responsable del Tratamiento solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos del Titular • Datos de contacto • Medios para recibir respuesta a su solicitud • Motivos que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información) • Firma (si aplica y número de identificación) • Los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez cumplidos los términos señalados por la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales.

8. FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS.

La presente política rige a partir de su expedición. Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

ANEXO 1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

Acceso a subsidios Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Asistencia social Actividades Asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de actividades culturales Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de clubes o asociaciones deportivas, culturales, profesionales y similares. Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de organizaciones no gubernamentales. Capacitación Comercialización de datos. Educación Educación y cultura – Becas y ayudas a estudiantes Educación y cultura – Deportes Educación y cultura – Educación especial Educación y cultura – Encuestas sociológicas y de opinión Educación y cultura – Enseñanza Informal Educación y cultura – Enseñanza Media Educación y cultura – Enseñanza no formal Educación y cultura – Enseñanza pre-escolar y primaria Educación y cultura – Enseñanza secundaria Educación y cultura – Enseñanza técnica o tecnológica formal Educación y cultura – Enseñanza universitaria o superior Educación y cultura – Otras enseñanzas o eventos Educación y cultura – Protección del patrimonio histórico artístico Ejercicio de un derecho Empleado Finalidades varias – Atención al ciudadano/ cliente (Gestión PQR) Finalidades varias – Concesión y gestión de permisos, licencias y autorizaciones Finalidades varias – Fidelización de clientes

Finalidades varias – Fines históricos, científicos o estadísticos Finalidades varias – Gestión de estadísticas internas Finalidades varias – Gestión de sanciones Finalidades varias – Prestación de servicios de certificación Finalidades varias – Procedimientos administrativos Finalidades varias – Prestación de servicios de certificación Finalidades varias – Procedimientos administrativos Finalidades varias – Publicaciones Finalidades varias – Registro de entrada y salida de documentos

Finalidades varias – Transporte de pasajeros – Reservas y emisión de tiquetes de transporte Finalidades varias – Transporte de mercancía a nivel nacional Finalidades varias – Fidelización de propietarios de vehículos Financiera Formación Gestión contable, fiscal y administrativa – Administración de edificios Gestión contable, fiscal y administrativa – Consultorías, auditorias, asesorías y servicios relacionados Gestión contable, fiscal y administrativa – Control de inventarios Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión administrativa Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de facturación Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión económica y contable Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión fiscal Gestión contable, fiscal y administrativa – Histórico de relaciones comerciales Hacienda pública y gestión económico-financiera – Gestión de catastros inmobiliarios Hacienda pública y gestión económico-financiera – Gestión de deuda pública y tesorería Hacienda pública y gestión económico-financiera – Gestión tributaria y de recaudación Hacienda pública y gestión económico-financiera – Regulación de mercados financieros Hacienda pública y gestión económico-financiera – Relaciones comerciales con el exterior Justicia – Prestación Social Justicia – Procedimientos judiciales Justicia – Registros notariales Marketing Población vulnerable Prestación de Servicios – Prestación de servicios de comunicaciones Prestación de Servicios – Prestación de servicios públicos Publicidad y prospección comercial – Análisis de perfiles Publicidad y prospección comercial – Encuestas de opinión

Publicidad y prospección comercial – Prospección comercial Publicidad y prospección comercial – Publicidad propia Publicidad y prospección comercial – Segmentación de mercados Publicidad y prospección comercial – Sistemas de ayuda a la toma de decisiones Publicidad y prospección comercial – Venta a distancia Recursos humanos – Acción social a favor de funcionarios públicos Recursos humanos – Control de horario Recursos humanos – Control de patrimonio de funcionarios públicos Recursos humanos – Formación de personal Recursos humanos – Gestión de nómina Recursos humanos – Gestión de personal

Recursos humanos – Gestión de trabajo temporal Recursos humanos – Prestaciones sociales Recursos humanos – Prevención de riesgos laborales Recursos humanos – Promoción y gestión de empleo Recursos humanos – Promoción y selección de personal Salud Sanidad – Gestión Sisbén Sanidad – Gestión y control sanitario Sanidad – Investigación epidemiológica y actividades análogas Seguridad – Investigaciones privadas a personas Seguridad – Seguridad Seguridad – Seguridad y control de acceso a edificios Seguridad pública y defensa – Actuaciones de fuerzas y cuerpos de seguridad con fines administrativos Seguridad pública y defensa – Actuaciones de fuerzas y cuerpos de seguridad con fines policiales Seguridad pública y defensa – Protección civil Seguridad pública y defensa – Protección vial Seguridad pública y defensa – Solicitudes de visado/ residencia Seguridad pública y defensa – Trámites de servicio militar Servicio de telecomunicaciones – Comercio electrónico Servicio de telecomunicaciones – Guías/catálogos de servicios de telecomunicaciones Servicio de telecomunicaciones – Medidas de control de hurto de celulares Servicios de salud – Historial clínico Servicios de salud – Programas de promoción y prevención Servicios de salud – Registro de citas médicas u odontológicas Servicios de salud – Registro de donantes Servicios de salud – Registro de imágenes y exámenes diagnósticos Servicios de salud – Salud mental Servicios de salud – Salud sexual y reproductiva Servicio económico-financieros y seguros – Cuenta de crédito

Servicio económico-financieros y seguros – Cuenta de depósito Servicio económico-financieros y seguros – Cumplimiento/ incumplimiento de obligaciones financieras Servicio económico-financieros y seguros – Gestión de fondos de pensiones Servicio económico-financieros y seguros – Gestión de patrimonios Servicio económico-financieros y seguros – Gestión de tarjetas de crédito y similares Servicio económico-financieros y seguros – Prestación de servicios de solvencia patrimonial y crédito. Servicio económico-financieros y seguros – Registro de acciones y obligaciones Servicio económico-financieros y seguros – Seguros de vida y salud Servicio económico-financieros y seguros – Seguros generales Trabajo y bienestar social – Acción a favor de inmigrantes

Trabajo y bienestar social – Ayudas para acceso a la vivienda Trabajo y bienestar social – Formación profesional ocupacional Trabajo y bienestar social – Inspección y control de seguridad y protección social Trabajo y bienestar social – Pensiones, subsidios y otras prestaciones económicas Trabajo y bienestar social – Prestaciones a desempleados Trabajo y bienestar social – Prestaciones de asistencia social Trabajo y bienestar social – Prestaciones de garantía salarial Trabajo y bienestar social – Promoción social a la juventud Trabajo y bienestar social – promoción social a la mujer Trabajo y bienestar social – Protección del menor Trabajo y bienestar social – Relaciones laborales y condiciones de trabajo Trabajo y bienestar social – Servicios a favor de toxicómanos Trabajo y bienestar social – Servicios sociales a la tercera edad Trabajo y bienestar social – Declaración y pago de aportes de seguridad social Trabajo y bienestar social – Servicios sociales a personas en situación de discapacidad Finalidades varias – Campañas de actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales Finalidades varias – Custodia y gestión de información y base de datos Finalidades varias – Registro de acreditación profesional Gestión contable, fiscal y administrativa – Atención y seguimiento de requerimientos de autoridad judicial o administrativa Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de datos y referencias Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de riesgo de salud. Gestión Técnica y Administrativa – Administración de sistemas de información Gestión Técnica y Administrativa – Administración de sistemas de información, gestión de claves, administración de usuarios, etc. Gestión Técnica y Administrativa – Desarrollo Operativo Gestión Técnica y Administrativa – Envío de comunicaciones Publicad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios

Servicios económico-financiero y seguros – actividades encaminadas a la gestión integral del seguro contratado Servicios económico-financiero y seguros – actividades encaminadas a la verificación de requisitos del seguro contratados (Diferente a lo relaciona con estados de salud a las personas) Servicios económico-financiero y seguros – Trámite de pago, reembolso, cancelación y/o renovación de seguros Finalidades varias – Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización Servicios económico-financieros y seguros – Servicios en soporte técnico a la industria aseguradora Servicios de salud – Gestión de órdenes médicas y medicamentos Servicios de salud – gestión autorizaciones servicios de salud.

PROCESO: GESTIÓN HUMANA

SUBPROCESO: COMPENSACIÓN Y BENEFICIOS

CÓDIGO: PTGH-012 VERSIÓN: 02

Procedimiento Beneficio Extralegal Leche Colaboradores

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Nombre Giovanni Quintero Uyabán Sigifredo Ibáñez Hamón Fernando Padilla Neira

Cargo Coordinador Compensación y Beneficios

Gerente Compensación, Beneficios, Nómina y Rel.

Laborales Director Gestión Humana ADV

CAPITULO I. OBJETIVO: Definir los criterios que Alquería, aplicará para el suministro y distribución del Beneficio Extralegal Leche de Colaboradores que la compañía otorga a sus colaboradores. CAPITULO II. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los colaboradores de Alquería, que cumplan como mínimo dos (2) meses de servicio en para Productos Naturales de la Sabana y sus matrices subordinadas, controladas y filiales. Se excluyen de los beneficios del presente procedimiento los colaboradores a los siguientes niveles de cargo: Aprendices y Practicantes. Este procedimiento será actualizado en el caso se modifiquen los términos del beneficio extralegal o cuandolo considere pertinente para Productos Naturales de la Sabana y sus matrices subordinadas, controladas y filiales. CAPITULO III. DEFINICIONES Consolidado: Mecanismo estándar donde se relacionan los colaboradores o terceros autorizados por Alquería para el beneficio. Optimización: Se refiere a una disposición especial de los colaboradores directos del régimen moderno de beneficios, donde pueden reducir su beneficio total anual a la mitad, el equivalente en dinero de esa reducción puede ser utilizado en otras opciones del portafolio extralegal de beneficios. EST: Abreviación para Empresas de Servicios Temporales Cronograma: Calendario donde se definen los días programados en el año para la entrega del beneficio. Usuarios: Perfil que se creara para cada área que intervenga en el proceso. CAPITULO IV. CONDICIONES GENERALES 4.1. En consonancia con los acuerdos colectivos y planes de beneficios, el suministro de leche pactado

no constituye factor salarial ni tendrá incidencia prestacional de acuerdo con el artículo 128 del C.S.t.4.2. La empresa entregará a los colaboradores autorizados, un beneficio equivalente a un (1) litro diario a

colaboradores sin hijos y tres (3) litros diarios colaboradores con hijos menores de 25 años, como se muestra en la tabla 1:





Tabla 1: Beneficio diario equivalente por referencia

4.3. Los colaboradores cubiertos por la Política de Beneficios de Líderes o el Régimen Moderno del Pacto

Colectivo, podrá solicitar la optimización del beneficio de leche, es decir, tendrá la posibilidad de escoger la mitad de la cantidad del beneficio otorgado, y el valor restante, se podrá sumar al cupo de beneficios a la carta. El cambio de este beneficio se podrá realizar bajo los siguientes escenarios: a) Actualización del portafolio anual en el mes de enero. b) Cuando el colaborador tenga un hijo por primera vez.

4.4. Para los colaboradores, en los que ambos trabajen para Productos Naturales de la Sabana S.A. y/o Comercializadora S.A.S., que mantengan una relación sentimental, se les reconocerá individualmente el beneficio de leche de empleados a ambos de acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento, entendiendo que corresponde a su paquete de beneficios individual, siempre y cuando, la situación se haya declarado y haya cumplido los requisitos enmarcados dentro de nuestromodelo Ético.

4.5. Colaboradores que tengan modificación en el tipo de vinculación (Por ejemplo, paso de temporal a directo o cambios entre empresas del grupo) continuarán recibiendo su beneficio de acuerdo a las características del beneficio de leche de la compañía, sin necesidad de pasar por el periodo de prueba exigido.

4.6. A los colaboradores cuyo hijo cumpla 25 años y en adelante, se le reconocerá el beneficio correspondiente a un (1) litro diario. Los colaboradores con contrato activo al 31 de diciembre de 2009, y que tengan hijos de 25 años o más, se les seguirá reconociendo el beneficio correspondiente a tres (3) litros diarios:

Se tendrá en cuenta la fecha de nacimiento del último hijo. La responsabilidad de la información será de cada uno de los administradores de los listados de entrega a nivel nacional.

4.7. En caso de una excepción a lo establecido se deberá contar con autorización del Director Sénior de Operaciones y Director Sénior de Gestion Humana, de tal manera será estrictamente necesaria dicha aprobación para que un tercero reciba el beneficio de leche. Nota: Alquería desde su filosofía organizacional, otorgará a los colaboradores en misión lo establecido, sin que tenga ninguna obligación legal para hacerlo y sin que ello constituya ningún tipo de derecho, con la debida autorización del Director Senior Gestion Humana y Director Senior de Operaciones.





CAPITULO V. DESCRIPCIÓN O CONTENIDO 5.1. MODALIDADES DE ENTREGA 5.1.1. En consonancia con los acuerdos colectivos, la empresa entregará a los colaboradores cobijados

por los mismos, en la frecuencia definida por cada regional o punto de entrega, el equivalente al mismo costo del volumen de leche definido en cada caso, en presentación bolsa Institucional (Ref: Entera X1100 Institucional), como se muestra en la tabla 2:

Tabla 2: Beneficio presentación bolsa

Con hijos Sin Hijos

Completa Optimizada Completa Optimizada

Semanal 19 10 6 3

Quincenal 38 19 12 6

Mensual 76 38 24 12

5.1.2. Para los colaboradores cubiertos por la Política de Beneficios de Líderes, la empresa entregará el

equivalente al mismo costo del volumen de leche definido en cada caso, en presentación Tetrapackpara las sedes de PEC y Montevideo, por disponibilidad de inventarios y bolsa para el resto de las sedes, en referencias entera, deslactosada y/o Light (0% grasa), con una frecuencia mensual o quincenal (de acuerdo a lo establecido en la sede), como se muestra la tabla 2 y 3:

Tabla 3: Beneficio presentación tetrapack

Con hijos Sin Hijos

Tetrapack Completa Optimizada Completa Optimizada

Mensual 67 34 22 11

5.1.3. Bajo la modalidad de entrega para líderes, el colaborador podrá repartir su cantidad total de

beneficio en hasta un máximo de (2) dos de las referencias descritas en la tabla 4:

Tabla 4: Referencias de beneficio

Código Descripción

0004 Entera X1100

0568 Light (0% Grasa) X1100

1030 Deslactosada X1100





5.1.4. El colaborador que este bajo la modalidad de entrega para líderes, podrán cambiar el total de referencias y cantidades del beneficio cada seis (6) meses, en los meses de Junio y/o Diciembre. Este proceso se hará mediante solicitud formal, por correo al Coordinador Socio de Negocios Gestion Humana o la persona designada para la administración en el mecanismo en cada regional o sede.

5.1.5. Alquería puede entregar cualquier otra referencia de leche o presentación a quienes aplica esta política, de acuerdo con la disponibilidad de inventarios. Dicha decisión se tomará entre las gerencias de Logística y Distribución y las Gerencias de Gestion Humana, sin previo aviso a los colaboradores. Esta información deberá ser entregada a los administradores de los listados una semana antes de la entrega en Logística, por parte de Planeación de la Demanda, de acuerdo al cronograma establecido. La empresa deberá garantizar la entrega del beneficio equivalente al mismo costo del volumen de leche definido en cada caso. En presentación Practijarra, el beneficio equivalente se define de acuerdo a como se muestra en la tabla 5:

Tabla 5: Beneficio presentación Practijarra

Semanal 18 9 6 3

Quincenal 35 18 11 6

Mensual 70 35 22 11

5.2. CONSOLIDACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN DE LISTADOS DE ENTREGA DEL BENEFICIO DE

LECHE 5.2.1. Responsabilidades del colaborador:

Una vez cumplido los dos meses de servicio, comunicar al Socio de Negocio Gestion Humana de su Región o Proceso, para entregar la información correspondiente a lugar de entrega, referencia y cantidad si corresponde.

Entregar al Socio de Negocio Gestion Humana de su Región o Proceso, la documentación que soporta que tiene hijos (propios o en adopción).

Informar de cualquier cambio referente a lugar de entrega, referencia recibidas, cantidades recibidas, cambio de beneficio por ser padre o cambio de ciudad al Socio de Negocio Gestion Humana de su Región o Proceso.

Informar al Socio de Negocio Gestion Humana de su Región o Proceso casos en los que no se pudo recoger la leche una entrega anterior.

Administrar la relación con el proveedor que entrega la leche a domicilio, con las siguientes responsabilidades: Contactar al proveedor y definir las condiciones del servicio Realizar el seguimiento de la entrega de tu beneficio a tu casa





Comunicar al proveedor de cualquier cambio en las condiciones tales como cambios de vivienda, No. Unidades etc. Realizar el pago

En caso de retiro de la compañía, recoger la firma en el paz y salvo por parte de Socio de Negocio Arte de Vivir de su Región o Proceso.

5.2.2. Responsabilidades del Socio de Negocio Gestion Humana de su Región o Proceso Recoger las novedades generadas por el colaborador directo o terceros autorizados de su Regional o Proceso, en cuanto a ingresos, información consagrada en el archivo de Leche de Colaboradores, cambios en las condiciones del beneficio (referencias, cantidades, hijos, lugar de entrega), retiros de colaboradores, etc.

Validar la aplicabilidad de la novedad, de acuerdo al correspondiente procedimiento. Retroalimentar al colaborador en caso de que no aplique la novedad. Reportar mediante correo las novedades generadas por el colaborador directo o terceros autorizados de su Regional o Proceso, al administrador del listado de Beneficio de Leche Colaboradores de su Regional o Proceso, mínimo con dos días hábiles antes de la entrega en Logística. Cualquier novedad generada después de este tiempo se tendrá en cuenta para la próxima entrega, reconociendo el correspondiente retroactivo, si cabe.

Recoger la documentación pertinente a hijos de colaboradores directos o terceros autorizados (propios o adoptados) y entregar dicha documentación al proceso de Gestión Documental.

Firmar paz y salvo del colaborador directo en el espacio de leche, y reportar inmediatamente al Administrador del listado de la Región o Proceso.

Administrar los contratos de los proveedores de entrega de leche de colaboradores, de su Regional o Sede.

5.2.3. Responsabilidades de las Empresas de Servicio Temporales (EST): Recoger las novedades generadas por el colaborador en misión de su Regional o Proceso, en cuanto a ingresos, información consagrada en el archivo de Leche de Colaboradores, cambios en las condiciones del beneficio (referencias, cantidades, hijos, lugar de entrega), retiros de colaboradores, etc.

Reportar mediante correo las novedades generadas por el colaborador en misión de su Regional o Proceso, al administrador del listado de Beneficio de Leche Colaboradores de su Regional o Proceso, mínimo con dos días hábiles antes de la entrega en Logística. Cualquier novedad generada después de este tiempo se tendrá en cuenta para la próxima entrega, reconociendo el correspondiente retroactivo, si cabe.

Recoger la documentación pertinente a hijos de colaboradores en misión (propios o adoptados) y custodiar dicha documentación.

Consolidar la información del beneficio de sus colaboradores y generar reporte semanal de novedades.

Firmar paz y salvo del colaborador en misión en el espacio de leche, y reportar inmediatamente al Administrador del listado de la Región o Proceso.





5.2.4. Responsabilidades del Administrador del listado de leche de colaboradores: Ingresar, retirar y actualizar las novedades del formulario de leche, en el mecanismo establecido por la compañía, de acuerdo a la información recibida por el canal de comunicación.

Las novedades generadas deben ser registradas, teniendo en cuenta que las entregas corresponden a periodo vencido.

Consolidar las novedades de los colaboradores directos, las Empresas de Servicios Temporales (EST) y terceros autorizados.

Publicar en el mecanismo definido por la compañía, los listados de Leche de Colaboradores. Entregar en el mecanismo definido por la compañía, la información consolidada al proceso de Logística, Distribución y Seguridad, dos días antes de la entrega establecida en el cronograma.

5.3. PLANEACIÓN NECESIDADES DE LECHE EMPLEADOS 5.3.1. El proceso Planeación Organizacional de Gestion Humana es responsable de consolidar la solicitud

semestral de Leche de Colaboradores en el mecanismo definido por la compañía, con el fin de garantizar la entrega de la información a Planeación de la Demanda, en Julio y Enero.

5.3.2. El administrador del listado deberá garantizar la siguiente información: Ciudades en las que estamos entregando Planta que abastece cada lugar de entrega Frecuencia lugar de entrega Cantidad de litros por referencia Referencias seleccionadas.

5.3.3. Planeación de la demanda integra esta información, al Programa de Producción de cada planta y el Plan de Logística, con el fin de tener la disponibilidad de la leche de Colaboradores, de acuerdo al cronograma establecido.

5.4. NORMAS PARA LA ENTREGA DEL BENEFICIO 5.4.1. El proceso de Logística solo debe trabajar con los listados oficiales entregados por Gestion Humana,

ninguna otra área o proceso está autorizado a enviar información referente al beneficio de Leche de Colaboradores.

5.4.2. La entrega del beneficio solo se realizará presentado el carnet del colaborador (el carnet de la compañía es personal e intransferible).

5.4.3. El beneficio de leche deberá ser reclamado en las fechas establecidas por la compañía en cualquiera de los puntos autorizados por Alquería y previamente registrado; no se permite retirar el beneficio en otras fechas.

5.4.4. En caso de que algún colaborador no pueda reclamar su beneficio personalmente, podrá: Autorizar a otra persona para que reclame el beneficio, este procedimiento se hará mediante solicitud formal por correo electrónico y carta donde especifique nombre de quién la recibe, número de documento; quién vaya a reclamarla debe presentar copia de este correo y carta junto





con el carnet de la compañía; esta persona puede ser otro colaborador de Alquería. Anexo 1. Formato carta autorización beneficio de leche. Nota: para las sedes autorizadas en las que recoger la leche implique el ingreso a las instalaciones de Alquería, no se podrá autorizar el ingreso a terceros (familiares, amigos o cualquier persona ajena a las empresas del Grupo Alquería).

Autorizar a un proveedor para que reclame el beneficio, este procedimiento se hará mediante solicitud formal por correo electrónico o carta impresa al proveedor quien deberá presentarlo en el momento de la entrega.

Solicitar que su beneficio sea entregado doble el siguiente mes de entrega, este procedimiento también se realizará mediante solicitud formal por correo electrónico al Socio de Negocio de Arte de Vivir de su Regional o Proceso. No se entregará beneficios acumulados mayor a dos meses.

Si el trabajador está fuera de la ciudad por asuntos laborales o de vacaciones y no puede autorizar a nadie, se le hará la entrega respectiva en la siguiente fecha según el cronograma respectivo. Para tal situación el colaborador deberá enviar solicitud formal por correo electrónico al Socio de Negocio de Arte de Vivir de su Regional o Proceso

5.4.5. Las novedades que ocurran durante las fechas de entrega únicamente serán autorizadas por el Socio de Negocio de Arte de Vivir Nacional y el Gerente de Compensación y Beneficios, mediante correo al líder de Logística con copia al administrador de los listados.

5.5. SITIOS AUTORIZADOS DE ENTREGA Para todos los colaboradores a quienes aplica esta política o terceros autorizados por la compañía, los lugares oficialmente establecidos para reclamar su beneficio son los definidos en la tabla 6:

Tabla 6: Lugares autorizados de entrega

Regional Frecuencia Lugar Entrega Planta Abastece

Sabana

Semanal Cajica Planta Enrique Cavelier

Mensual Boyaca Planta Enrique Cavelier

Semanal Tabio Planta Enrique Cavelier

Semanal CEDIS Calle 80 Planta Enrique Cavelier

Semanal CEDIS Villavicencio Planta Enrique Cavelier

Semanal CEDIS Ibagué Planta Enrique Cavelier

Semanal CEDIS Sur Planta Enrique Cavelier

Quincenal CEDIS Sur Planta Enrique Cavelier

Quincenal Montevideo Sábado Planta Enrique Cavelier

Quincenal Montevideo Viernes Planta Enrique Cavelier

Quincenal CEDIS Neiva Planta Enrique Cavelier

Mensual Cajicá (PEC) Planta Enrique Cavelier

Mensual CEDIS Sur Planta Enrique Cavelier

Mensual Montevideo Martes Planta Enrique Cavelier





Mensual Acopio (Sesquilé) Planta Enrique Cavelier

Mensual Acopio (Simijaca) Planta Enrique Cavelier

Mensual Acopio (Fuquene) Planta Enrique Cavelier

Mensual Acopio (Salgar) Planta Enrique Cavelier

Mensual Acopio (Viracachá) Planta Enrique Cavelier

Mensual CEDIS Calle 80 Planta Enrique Cavelier

Mensual CEDIS Villavicencio Planta Enrique Cavelier

Occidente

Mensual CEDIS Ibagué Planta Enrique Cavelier

Quincenal Buenaventura Planta Palmira

Quincenal Cali Planta Palmira

Quincenal Cartago Planta Palmira

Quincenal Ipiales Planta Palmira

Quincenal Palmira Planta Palmira

Quincenal Pasto Planta Palmira

Quincenal Popayan Planta Palmira

Quincenal Sibundoy Planta Palmira

Antioquia

Semanal CEDIS La Estrellota Planta Caribe

Semanal CEDIS Rionegro Planta Caribe

Semanal Planta Caribe Planta Caribe

Mensual CEDIS La Estrellota Planta Caribe

Mensual CEDIS Rionegro Planta Caribe

Este

Semanal Barrancabermeja Planta Enrique Cavelier

Semanal Bucaramanga Planta Enrique Cavelier

Semanal Cucuta Planta Enrique Cavelier

Mensual Bucaramanga Planta Enrique Cavelier

Mensual Cucuta Planta Enrique Cavelier

Costa

Mensual Barranquilla Planta Santa Marta

Mensual Cartagena Planta Santa Marta

Mensual Monteria Planta Santa Marta

Mensual Santa Marta Planta Santa Marta

Mensual Sincelejo Planta Santa Marta

Mensual Valledupar Planta Santa Marta

Eje Cafetero

Semanal Armenia Planta Palmira

Semanal Cartago Planta Palmira

Semanal Manizales Planta Palmira

Semanal Pereira Planta Palmira Todas las personas a quienes aplica esta política podrán solicitar cambio del lugar de entrega de la totalidad de su beneficio de leche en cualquier lugar descrito en la tabla 6. Una vez se tome esta decisión la persona





deberá permanecer en el lugar seleccionado con un mínimo de seis (6) meses de duración o deberá soportar el cambio por fuerza mayor. Si desea realizar cambio algún cambio referente al lugar lo podrá solicitar en los meses de Junio y Diciembre.

5.6. RESTRICCIONES AL COLABORADOR 5.6.1. No está permitido utilizar el servicio de transporte de rutas para movilizar el beneficio de leche de

colaboradores, para ello el colaborador deberá utilizar un transporte diferente. 5.6.2. Según lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo en el Capítulo XVII, que contiene los

elementos sobre Escala de Faltas y sanciones disciplinarias. En el Articulo 61-13 se relaciona que:

. 5.6.3. Se generará suspensión del beneficio de leche de empleados, cuando el colaborador directo o

temporal se encuentre con incapacidad superior a 180 días, la comunicación al trabajador y al área de logística será referida por el socio de negocio de acuerdo a la Regional, el beneficio se dejará de suspender cuando el colaborador se reintegre laboralmente posterior a su incapacidad.

5.7. REPORTE, CONTROL Y SALIDAS DE BENEFICIO 5.7.1. Sera responsabilidad del usuario autorizado en Logística y Distribución a nivel nacional o regional,

acceder al mecanismo de consolidación del beneficio para generar los informes correspondientes a las diferentes entregas, una vez se haga el cierre de novedades de acuerdo al cronograma de entrega.

5.7.2. Sera responsabilidad del área de seguridad controlar la salida del beneficio de acuerdo a las normas establecidas en el Numeral 5.4.

5.8. PROCESO DE LEGALIZACIÓN (CAUSACIÓN DE GASTOS) Y ENVÍO DE PRORRATEOS 5.8.1. Será responsabilidad de Logística y Distribución la legalización contable de la información contenida

en el mecanismo de consolidación del beneficio y de acuerdo con el control de entrega. 5.8.2. Para los casos especiales o de terceros autorizados, será responsabilidad de los Socio de Negocio

Gestion Humana, o la persona designada por él, el envío de prorrateos al área de Contabilidad y Facturación, según acuerdos internos entre áreas.

5.8.3. Se establece el Comité Conciliación Leche Empleados, con frecuencia trimestral, en las que los Responsables de las áreas de Logística, Contraloría, y Arte de Vivir o la persona designada por cada uno, para revisar la causación, entrega y demás ítems acerca del beneficio en los diferentes.

5.9. DEFINICIÓN CRONOGRAMA DE TRABAJO 5.9.1. A comienzo del año se realizará un comité entre Gestion Humana y las gerencias de Logística y

Distribución para definir los cronogramas de entrega del beneficio de leche de empleados a nivel nacional.

5.9.2. Cualquier modificación de este cronograma deberá contar con la aprobación de los involucrados en dicho proceso.





5.10. DESPRENDIBLE DE NOMINA Por temas tributarios, el beneficio de leche quedará registrado mensualmente en el comprobante de nómina de manera independiente, si el beneficio fue reclamado por el colaborador o tercero o no.

5.11. RELACIÓN CON CONTRATISTAS 5.11.1. La relación con los contratistas que entregan el beneficio de leche en los puntos establecidos por la

compañía, será de administración del Socio de Negocio de Gestion Humana, como se establece en los contratos que poseen estas personas. En caso de ser necesario, podrán tener relación con las personas de Logística y Distribución siempre y cuando esto esté alineado con las responsabilidades descritas en sus contratos.

5.11.2. La decisión de tomar el servicio de entrega a domicilio y el seguimiento del mismo es responsabilidad del colaborador que toma el servicio. Productos Naturales de la Sabana S.A. Alquería no interviene en este proceso.

5.11.3. Sera responsabilidad de los Administradores de los Listados de Leche de Colaboradores, informar a Logística el beneficio de leche que será entregado a los transportadores.

5.11.4. Los contratistas deberán allegar los listados diligenciados (con la firma de las personas que recibieron la leche) al proceso del Gestion Humana y Logística.

6. CAPITULO V. REGISTROS

Cualquier condición especial no contemplada en este documento deberá contar con el aval del

subproceso de Compensación y Beneficios de la compañía.

7. CAPITULO VI. ANEXOS

Anexo 1. Formato carta autorización beneficio de leche.

polÍtica de tratamiento de datos personales 1

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