polÍticas de tratamiento y protecciÓn de datos personales€¦ · orden legal y/o...

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE

DATOS PERSONALES COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, identificada con NIT 901.014.674 - 3 (en

adelante también se podrá nombrar como LA EMPRESA), es una empresa de

servicios, constituida en forma de sociedad comercial por acciones simplificada, la

cual es registrada en el libro 9, bajo el número 22390 el 03 de Octubre de 2016.

La Empresa tiene por objeto principal, asesoría en temas de desarrollo humano,

como: selección de personal, formación y consultoría en gestión humana,

contribuyendo al cumplimiento de objetivos y metas articulados a la estrategia de

la organización, aumentando su productividad con rentabilidad y competitividad.

Carrera 84 N°45 e 20, Medellín, Antioquia

Teléfono: 412 25 77 E-mail: [email protected]

1. PRINCIPIOS GENERALES Y POSTULADOS

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S garantiza a las personas la protección de

derechos como el Habeas Data, la intimidad, el buen nombre, la imagen, por tanto,

todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad,

autodeterminación informática, libertad y transparencia.

LA EMPRESA, en ejercicio de cualquier actividad relacionada con su objeto social,

sean estas permanentes u ocasionales, será responsable y/o encargada del

tratamiento de datos personales y cualquier otro tipo de información personal

recogida en bases de datos o archivos y a su vez los titulares podrán conocer,

incluir, actualizar, rectificar o excluir datos o revocar la autorización suministrada.

Como responsable y/o encargado del tratamiento de datos, LA EMPRESA por

medio de esta Política garantiza el cumplimiento de la protección de datos

personales almacenados en sus bases de datos y archivos según las

disposiciones contenidas en la ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto 1377 de

2013 y se someterá a la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad

encargada de protección de datos en Colombia.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política aplica al tratamiento de los datos de carácter personal que

recopile y maneje COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S.



3. MARCO LEGAL

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en materia del tratamiento de datos

personales, adecuará de manera permanente las bases de datos personales de

acuerdo con los requisitos establecidos por la legislación colombiana:

✓ Ley 1266 de 2008

✓ Ley 1581 de 2012

✓ Decreto 1377 de 2013

✓ Decreto 1074 del 26 de mayo de 2015 (Reglamentación Parcial de la Ley

1581).

✓ Circular 02 del 3 de noviembre de 2015 de (Adición al Capítulo 2, Título V

de la Circular Única de la SIC.

✓ Decreto 886 de 2014 – Reglamentación del Artículo 25 de la Ley 1581:

Registro Nacional de Bases de Datos.

4. DEFINICIONES

La ley 1581 de 2012, en su artículo 3, y el decreto 1377 de 2013, Art. 3,

establecen las definiciones que a continuación se describen:

• Actores del tratamiento de Datos Personales: Son las empresas o

personas que llevan a cabo el suministro, recolección y el tratamiento de

datos personales.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para

llevar a cabo el tratamiento de datos personales.



• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el

responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales,

mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de

tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a

las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos

personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto

de tratamiento.

• Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de

carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su

creación, almacenamiento, organización y acceso.

• Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de

carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de

programas de ordenador o software.

• Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de

carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma

manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

• Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una

persona diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado

como cesionario.

• Custodio de la base de datos. Es la persona física que tiene bajo su

custodia la base de datos personales al interior de LA EMPRESA.



• Causahabiente: Persona a quien le han sido transferidos los derechos de

otra.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a

una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato calificado como tal, según los mandatos de la ley

o de la constitución política y aquel que no sea semiprivado, privado o

sensible.

Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado

civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o

de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar

contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,

gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente

ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato semiprivado: Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni

publica, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su

titular si no a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general,

como el dato financiero y crediticio de actividad personal o de servicios.

Ejemplo: una persona que tenga registrada varias líneas telefónicas a su

nombre.

• Dato Privado: son los datos que por su naturaleza íntima o reserva solo

son relevantes para el titular. Ejemplo: fotografía o correo electrónico,

podrán ser datos privados.

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la

intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,



tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación

política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,

organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses

de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de

partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la

vida sexual, y los datos biométricos. Entre otros, la captura de imagen fija o

en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz,

facial o de palma de mano, etc.

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada,

que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos

personales por cuenta del responsable del tratamiento.

• Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o

conoce datos personales de los titulares de la información, como

consecuencia de una relación comercial o de servicio y que, en razón de

autorización legal, o del titular, suministra esos datos a un operador de

información. El operador de información, a su vez, entregará datos

personales al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente

a los usuarios y no, a través de un operador, tendrá la doble condición de

fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La

fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados

al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular de

los datos.

• Gestor de Datos: El colaborador de LA EMPRESA que realiza el

tratamiento a los datos personales.



• Gestor de Datos Externo: Es el empleado de un tercero (Encargado), que

realiza el tratamiento a las bases de datos entregadas por LA EMPRESA

para la realización del tratamiento.

• Operador de información: Se denomina operador de información a la

persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales

sobre varios titulares de la información, los administra y los pone en

conocimiento de los usuarios. El operador, en cuanto tiene acceso a

información personal de terceros, debe garantizar la protección de los

derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea la misma fuente

de la información, este no tiene relación comercial o de servicio con el

titular, por lo tanto no es responsable por la calidad de los datos que le sean

suministrados por la fuente.

• Procedimiento de Disociación. Hace referencia a todo tratamiento de

datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda

asociarse a persona identificada o identificable.

• Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de

orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de

datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios

para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad,

habeas data y protección de los datos personales, y el derecho a la

información.

• Propietario de la base de datos. Dentro de los procesos de negocios de

LA EMPRESA, es propietaria de la base de datos el área que tiene bajo su

responsabilidad el tratamiento de los mismos y su gestión.



• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o

privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de

datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular de Datos Personales: Persona natural cuyos datos personales

sean objeto de Tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica

el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos

personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o

supresión.

• Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de

operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que

se realizan sobre datos personales, tales como la recolección, grabación,

almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo,

cancelación, entre otros.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable

y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia,

envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es

responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la

comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de

Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el

encargado por cuenta del responsable.



• Usuario: Es la persona natural o jurídica que puede acceder a información

personal de uno o varios titulares de la información suministrada por el

operador o por la fuente, o directamente por el titular de la información. El

usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los

datos. En el caso en que el usuario a su vez entregue la información

directamente a un operador, aquél tendrá la doble condición de usuario y

fuente, y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos.

5. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en virtud de la normatividad vigente,

aplicará los principios específicos que se establecen a continuación, que

constituyen las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento,

almacenamiento e intercambio de datos personales:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: En el uso, captura,

recolección y tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las

disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y

demás derechos fundamentales relacionados (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de

2013).

Principio de necesidad y proporcionalidad: Los datos personales registrados

en una base de datos deben ser estrictamente necesarios para el cumplimiento de

las finalidades del tratamiento informadas al titular. En tal sentido, deben ser

adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para las cuales fueron

recolectados.

Principio de libertad: LA EMPRESA garantiza el derecho a la independencia

informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal. El uso,

captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede realizarse con



el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales

no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de

mandato legal, estatutario o judicial que revele el consentimiento.

Principio de finalidad: El tratamiento de datos personales que LA EMPRESA

realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, la

ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, así mismo, con lo establecido en el

código de comercio y el Decreto 898 de 2002.

El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga

acceso y sean acopiados y recogidos por LA EMPRESA, estarán subordinados y

atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular

de los datos personales.

Principio de veracidad o calidad: LA EMPRESA garantiza que la información

contenida en las bases de datos sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento

de datos personales serán veraces, completas, exactas, actualizadas,

comprobables y comprensibles. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,

incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: LA EMPRESA garantiza, a las personas naturales y

jurídicas el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales, el derecho

a obtener de ésta, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca

de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su

interés o titularidad, ya sea en calidad de responsable o encargado del tratamiento

bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377

de 2013. Este principio no será aplicable a las bases de datos que estén por fuera

del ámbito de aplicación de la Ley 1581 de 2012 conforme al artículo 2 de la citada

Ley.



Principio de acceso y circulación restringida: De acuerdo con las disposiciones

legales, los datos administrados por LA EMPRESA están destinados al

cumplimiento de unas obligaciones administrativas, contables y tributarias; éstas

no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o

comunicación masiva, por lo tanto se garantiza su acceso, el cual será

técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los

Titulares o terceros autorizados, salvo la información pública.

Para datos provenientes de otras fuentes, el acceso y la circulación serán

restringidos acorde con la naturaleza del dato y con las autorizaciones dadas por

el Titular o demás personas previstas en la Ley.

Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada,

recolectada y sujeta a tratamiento por LA EMPRESA, serán objeto de protección a

través de la adopción de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias

para la protección, protocolos, y otras medidas para otorgar seguridad a los

registros físicos y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación,

pérdida, consulta y, en general, en contra de cualquier uso o acceso no autorizado

o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que

administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier

tipo que se encuentren en bases o bancos de datos de LA EMPRESA, se

comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no

revelar a terceros todas las informaciones personales, comerciales, contables,

administrativas, financieras y técnicas o de cualquier otro tipo suministradas en la

ejecución y ejercicio de sus funciones.

Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas a futuro para tal

efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deberán suscribir un



documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios

para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene

inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que

comprende el Tratamiento, es decir, se guardará reserva de la información durante

y después de terminadas las actividades que justifican el tratamiento de los datos

personales.

Principio de Temporalidad o caducidad: El periodo de conservación de los

datos personales será el necesario para alcanzar la finalidad para la cual se han

recolectado.

Principio Interpretación integral de derechos constitucionales: La ley 1581 de

2012 se interpretará en el sentido que se amparen adecuadamente los derechos

constitucionales, como son el habeas data, el derecho al buen nombre, el derecho

a la honra, el derecho a la intimidad y el derecho a la información. Los derechos

de los titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el

derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los

demás derechos aplicables.

6. CATEGORIAS ESPECIALES DE DATOS

6.1. Tratamiento de datos sensibles

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en calidad de responsable, restringirá el

tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y

solicitará consentimiento previo, expreso e informado a los titulares

(representantes legales, tutores, apoderados, administradores, socios) informando

sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

LA EMPRESA utilizará y tratará datos catalogados como sensibles, cuando:



a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en

los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha

autorización.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y

éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos los

representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con

las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o

cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,

filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus

miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón

de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a

terceros sin la autorización del titular.

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el

reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este

evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de

identidad de los Titulares.

6.1.1. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se asegurará el respeto

a sus derechos prevalentes. Así las cosas, los datos personales de estos sólo

podrán ser utilizados en caso de que sean de naturaleza pública o para fines

estrictamente necesarios dentro de las gestiones de la organización, previa

autorización de sus tutores o representantes legales.



7. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en el desarrollo de su actividad

económica, selección de personal, formación y consultoría en gestión humana, y

de la relación contractual, se compromete a suministrar un uso correcto y a tratar

los datos personales relativos a personas naturales o jurídicas que estén

contenidos en bases de datos destinadas a actividades legítimas, evitando el

acceso de terceros no autorizados, que permitiera conocer, vulnerar, modificar,

divulgar o destruir la información recogida, en particular para:

• Promoción y gestión de empleo

• Promoción y selección personal

• Verificación de datos y referencias

• Hojas de vida

• Transmitir mediante correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía

mensaje de texto (SMS y/o MMS, Whatsapp), información promocional de

ofertas laborales

• Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular y/o sus

representantes legales.

• Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

• Ejecutar el contrato de trabajo.

• Desarrollar actividades de capacitación.

• Garantizar la seguridad de LA EMPRESA.

Como responsable del tratamiento de datos, LA EMPRESA hará uso de los datos

única y exclusivamente para las finalidades que le han sido informadas al Titular

de datos personales. Por ningún motivo se podrán utilizar medios fraudulentos o

engañosos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se



haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso

que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

8. CLASIFICACIÒN Y FINALIDADES DE LAS BASES DE DATOS

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en calidad de responsable del tratamiento

de datos personales, identifica las siguientes bases de datos y sus finalidades:

8.1. Base de datos Socios

Es la base de datos manual y automatizada que contiene los datos e información

personal pública, privada, semiprivada y sensible de la Junta Directiva de

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S. Es información reservada, pues la misma

está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por

disposición legal.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las

normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia. LA

EMPRESA, solo usará los datos personales de los socios para las finalidades

derivadas de la relación estatutaria existente. Sólo se usará para temas

administrativos, contables y fiscales.

8.2. Bases de datos Reclutados

Es la base de datos manual y/o automatizada que contiene datos públicos,

privados, semiprivados y sensibles de las personas naturales o jurídicas que

mantienen un vínculo con COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, cuyo

tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones contractuales



estipuladas por LA EMPRESA, para la aceptación de servicios y bienes

demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de algunas

de sus funciones.

El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación

contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de

autorización previa del titular.

8.3 Bases de datos de proveedores

Es la base de datos manual y/o automatizada que contiene datos públicos,

privados, semiprivados y sensibles de las personas naturales o jurídicas que

mantienen un vínculo contractual y comercial con COCREAR GESTIÓN HUMANA

S.A.S, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones

contractuales estipuladas por la Empresa, para las adquisiciones de servicios y

bienes demandados por ella para su normal funcionamiento o el cumplimiento de

algunas de sus funciones.

El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación

contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere de

autorización previa del titular.

8.4 Bases de datos de Clientes (personas Naturales y Jurídicas)

Es la base de datos manual y automatizada, que contiene datos de naturaleza

pública, privada, semiprivada y sensible de personas jurídicas o naturales en

calidad de comerciantes. La información contable suministrada por el cliente se

procesa en un software contable provisto por la empresa cliente, e o por

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S con el fin de cumplir con requisitos

contables, administrativos, financieros, tributarios y de Revisoría Fiscal



8.5 Bases de datos de empleados

Es la base de datos manual y automatizada que contiene datos públicos, privados,

semiprivados y sensible de las personas naturales que se vinculan laboralmente

en COCREAR GESTION HUMANA S.A.S, cuyo tratamiento tiene como finalidad

cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En esta base de datos, se

incorporan los datos e información personal obtenida del proceso de selección de

los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos,

adicionalmente la información de su conyugue y personas a cargo, incluyendo

niñas, niños y adolescentes. Esta base de datos física y/o automatizada es tratada

por el Representante Legal Suplente, con la finalidad de administrar la relación

contractual entre COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S y el empleado.

El tratamiento de los datos para los fines diferentes a las obligaciones derivadas

de la relación laborar requerirá autorización previa del titular o su representante

legal, según sea el caso. En ningún caso, la Empresa dará tratamiento a los datos

sensibles o de niñas, niños y adolescentes sin autorización previa



1. AUTORIZACION DEL TITULAR

Para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización libre, previa,

expresa e informada del titular o su representante legal, sin perjuicio de las

excepciones previstas en la ley, que deberá ser obtenida por medio físico,

electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta y

verificación, de manera que pueda demostrarse inequívocamente que el Titular de

los Datos Personales autoriza, conoce y acepta la recolección y utilización de la

información con la finalidad que le ha sido informada por parte del responsable del

tratamiento; así como los derechos de acceso, corrección, actualización o

supresión de los datos personales y, a su vez, la revocación de su autorización,

salvo los casos en que no se requiera su autorización según el artículo 10 de la ley

1581 de 2012.

La autorización es una declaración que informa al titular de los datos personales:

• Quién recopila sus datos personales (responsable o encargado).

• Qué recopila (datos que se recogen).

• Para qué recoge los datos (finalidades del tratamiento)

• Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de

los datos personales suministrados.

• Si hay recopilación de datos sensibles.

1.1. Autorizaciones y consentimiento La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales

por parte de COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, requiere del consentimiento

libre, previo, expreso e informado del titular o representante legal de los mismos.



1.2. Medios para obtener la autorización Para obtener la autorización de tratamiento de datos personales se dispondrán

diferentes medios físicos o electrónicos que permitan por parte del titular o

representante legal su manifestación libre, clara, expresa e informada.

La autorización será generada por COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S y será

puesta a disposición del titular o representante legal con antelación y de manera

previa al tratamiento de sus datos personales.

1.3. Prueba de la autorización

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, para dar cumplimiento a la ley, utilizará los

mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones

tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o

tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los

titulares o representantes legales de datos personales para el tratamiento de los

mismos. Por tanto, se podrán establecer archivos físicos o repositorios

electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para

tal fin.

1.4. Aviso de privacidad

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S cuenta con el Aviso de Privacidad que

contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será

comunicado al titular o representante legal de datos personales a través de

medios de comunicación de la compañía. Para facilitar la divulgación, su contenido

podrá ser incluido dentro de la autorización.



1.4.1. Alcance y contenido del aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

• La identidad, domicilio y datos de contacto del Responsable del

Tratamiento.

• El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del

mismo.

• Los mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el

Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios

sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al

titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S actúa como responsable del tratamiento de

las bases de datos objeto de esta política. Los siguientes son los datos de

contacto:

Dirección: CR 84 N°45 E 20 Medellín, Antioquia

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: 4122577

Como Responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia,

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S asume el cumplimiento de los deberes y

sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en

otras que rijan su actividad. Así, deberá garantizar al titular y/o representante legal,

en todo momento, su derecho al habeas data; a solicitar y conservar copia de la

autorización y consentimiento otorgado por el titular para el tratamiento de los

datos personales, previa información de su finalidad de recolección; conservar la



información bajo las condiciones de seguridad necesarias y exigir a los

encargados preservar dicha seguridad y privacidad; establecer un manual de

políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley Estatutaria

para atender y tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.

LA EMPRESA podrá suministrar información al encargado del tratamiento de

datos personales únicamente de aquellos datos previamente autorizados por los

titulares de acuerdo con las disposiciones legales; deberá garantizar que la

información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y

comprensible; actualizar oportunamente la información y las novedades

concernientes a los datos previamente suministrados; rectificar la información

cuando sea incorrecta y comunicarlo oportunamente; informar cuando se haya

presentado una reclamación por parte de un titular y la información se encuentre

en discusión.

Así mismo, cumplirá con las instrucciones y requerimientos impartidas por la

Superintendencia de Industria y Comercio e informará cualquier riesgo o violación

a la seguridad de la información de la que es responsable.

3. ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO

Al asumir la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su

custodia, COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S cumplirá los siguientes deberes,

sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su

actividad:

a) Garantizar al titular de forma permanente el derecho de Habeas Data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias.



c) Actualizar, rectificar o suprimir los datos en los términos de la ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento

dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar oportunamente las consultas y los reclamos formulados por los

titulares según lo señala el manual de políticas de tratamiento en protección

de datos personales.

f) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden

tener acceso a ella.

g) Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite",

"información en discusión judicial", según sea el caso, respecto de aquellas

quejas o reclamaciones no resueltas presentadas por los titulares de los

datos personales.

h) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el

titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de

Industria y Comercio.

Así mismo, cumplirá con las instrucciones y requerimientos impartidas por la

Superintendencia de Industria y Comercio e informará cualquier riesgo o violación

a la seguridad de la información de la que es Encargado.

4. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS LA EMPRESA procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la

reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro

de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que

será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.



5. DERECHOS DE LOS TITULARES Y PROCEDIMIENTO PARA

EJERCERLOS

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S tiene conocimiento de que los datos

personales son propiedad de las personas a las que pertenecen y que sólo ellas

pueden decidir sobre ellos. En consecuencia, sólo los utilizará para aquellas

finalidades para las que se encuentra debidamente autorizado, respetando los

lineamientos de la ley 1581 de 2012. Así mismo, de acuerdo con el artículo 8 de

la de la citada ley y a los artículos 21 y 22 del decreto 1377 de 2013, los derechos

de los titulares podrán ejercerlos las siguientes personas:

a) El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los

medios dispuestos por COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S.

b) Sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) El representante o apoderado del titular, previa acreditación de la

representación o apoderamiento.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Las personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas,

adolescentes serán quienes puedan ejercer sus derechos.

12.1 Derecho Acceso o Consulta

El Titular o representante legal será informado por COCREAR GESTIÓN

HUMANA S.A.S previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que se le han

dado a sus datos personales. De acuerdo con el artículo 21 del decreto 1377 de

2013 el titular o representante legal podrá consultar gratuitamente sus datos

personales:



1. Al menos una vez cada mes calendario

2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de

tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario,

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S sólo podrá cobrar al titular los gastos de

envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de

reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material

correspondiente. Para tal efecto, LA EMPRESA deberá demostrar a la

Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte

de dichos gastos.

Los titulares o representantes legales podrán ejercer el derecho de acceso o

consulta de sus datos de manera escrita al correo electrónico

[email protected], indicando en el asunto “ejercicio del derecho de acceso

o consulta”, o mediante correo postal dirigido a la dirección CR 84 N°45 E 20

Medellín - Antioquia.

Los siguientes datos deberán anexarse a la solicitud

• Nombre y apellidos del titular y/o representante legal

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona

que lo representa, así como del documento acreditativo de tal

representación.

• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.

• Dirección para notificaciones, fecha y firma solicitante.

• Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos

para recibir la información solicitada:



• Visualización en pantalla

• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.

• Correo electrónico u otro medio electrónico.

• Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la

naturaleza del tratamiento, ofrecido por COCREAR GESTIÓN HUMANA

S.A.S.

Una vez recibida la solicitud, LA EMPRESA resolverá la petición de consulta en un

plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción

de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta en dicho término, al

interesado se le informará expresando los motivos de la demora y señalando la

fecha en que su consulta será atendida, sin superar cinco (5) días hábiles

siguientes al vencimiento del primer término, plazos fijados en el artículo 14 de la

ley estatutaria 1581 de 2012.

En caso de que LA EMPRESA no dé respuesta oportuna y adecuada al titular o

causahabiente sobre la consulta, éste podrá dirigirse a la Superintendencia de

Industria y Comercio.

12.2. Derechos de Quejas y Reclamos

El Titular o sus causahabientes si consideran que la información contenida en una

base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión, o cuando

adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en

la Ley, podrán presentar un reclamo ante COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S,

en calidad de Responsable de tratamiento de datos remitiéndolo al correo

electrónico [email protected] o a la dirección CR 84 N°45 E 20, Medellín

– Antioquia.



Dicha solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombres y apellidos del titular y/o representante legal.

• Fotocopia de la cédula de ciudadanía del titular y, en su caso, de la persona

que lo representa, así como del documento acreditativo de tal

representación.

• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de

corrección, supresión, revocación o infracción.

• Dirección para notificaciones, fecha y firma solicitante.

• Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer

valer cuando corresponda.

De resultar incompleto el reclamo, se requerirá al interesado subsanar las fallas

dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos

dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la

información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, lo

traslada a quien corresponda en un plazo máximo de dos (2) días hábiles e

informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda

que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos

(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea

recibido.

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S deberá atender el reclamo dentro de los 15

días hábiles siguientes a la fecha de su recepción; cuando no fuere posible

atender el reclamo dentro de dicho plazo, se informará al interesado los motivos

de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, que en ningún caso



podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer

término.

En caso de que LA EMPRESA no dé respuesta oportuna y adecuada al titular o

causahabiente sobre el tratamiento de sus datos personales, este podrá elevar

queja o reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

12.3. Revocatoria de la Autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al

tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no

lo impida una disposición legal o contractual. La revocatoria puede ser sobre la

totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que LA EMPRESA deba dejar de

tratar por completo los datos del titular; o la revocatoria parcial de las finalidades

autorizadas, por ejemplo, para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con

esto se mantienen a salvo otros fines del tratamiento que LA EMPRESA, de

conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a cabo y con los que el

titular está de acuerdo.

Para ello, LA EMPRESA ha dispuesto los siguientes canales:

Correo electrónico: [email protected]

Dirección: CR 84 N°45 E 20, Medellín – Antioquia

6. SEGURIDAD DE LA INFORMACION Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente,

artículo 4, literal g) de la ley 1581 de 2012, LA EMPRESA adoptará las medidas

técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a



los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no

autorizado o fraudulento.

Las medidas de seguridad establecidas por COCREAR GESTIÓN HUMANA

S.A.S, están recogidas y desarrolladas en el Manual Interno de Seguridad.

7. UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNANCIONAL DE DATOS

PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE LA

EMPRESA

Dependiendo de la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que

cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con LA EMPRESA,

la totalidad de su información puede ser transferida al exterior, sujeto a los

requerimientos legales aplicables, con la aceptación de la presente política,

autoriza expresamente para transferir información personal. La información será

transferida para todas las relaciones que puedan establecerse con LA EMPRESA.

Sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la

información, LA EMPRESA tomará las medidas necesarias para que esos terceros

conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la

información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos

directamente relacionados con LA EMPRESA, y solamente mientras ésta dure, y

no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente.

LA EMPRESA también puede intercambiar Información Personal con autoridades

gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras, autoridades

judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación

penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en



procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros

asesores y representantes, porque es necesario o apropiado:

a) Para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país

de residencia.

b) para cumplir con procesos jurídicos.

c) Para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para

responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distinto a las

de su país de residencia.

d) Para hacer cumplir nuestros términos y condiciones.

e) Para proteger nuestras operaciones.

f) Para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o

los de terceros.

g) Obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos

puedan afectar.

8. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL INTERIOR

DE LA EMPRESA

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S, en los términos establecidos en la

normatividad vigente, actuará como responsable del tratamiento de Datos

Personales.

El oficial designado por LA EMPRESA es: MARCELA CUARTAS ZAPATA,

identificado con cédula de ciudadanía número 43.579.814, quien recibirá,

procesará y canalizará las distintas solicitudes que lleguen a LA EMPRESA y

entrará a cumplir con la función de protección de datos personales, y deberá dar

trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones

establecidos por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de



acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se

refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

9. VIGENCIA

Las bases de datos bajo la responsabilidad de COCREAR GESTIÓN HUMANA

S.A.S serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea necesario y

razonable para la finalidad para la que son recogidos los datos. LA EMPRESA

procederá a la supresión de los datos personales que posea una vez cumplida la

finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que

dispongan lo contrario, salvo que exista una obligación legal o contractual que

requiera su conservación.

VIGENCIA DE LA POLITICA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.

____________________________________ MARCELA CUARTAS ZAPATA

Cédula de ciudadanía 43.579.814

Representante legal

COCREAR GESTIÓN HUMANA S.A.S

polÍticas de tratamiento y protecciÓn de datos personales€¦ · orden legal y/o...

Documents