Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

ManagementPortfolio –ניהול פורטפוליו

2007פברואר , נקודות מרכזיות שעלו בדיון–סיכום מפגש

ומנהלי פרויקטים בארגונים מסקטורים , PMOמנהלי , רים" מנמשתתפודיון הב :ם משתתפי

.שונים

) PMO )Project Management Office - משרד השתפקידמתברר דיון שעלו ב מסך כל הדברים

של תפקידים ה, כיום. שינויים רביםעובר עדיין בארגונים השונים עדיין לא מגובש ולכן הוא

יתר על כן צרכים .כל ארגון וצרכיו,בארגונים מותאם לדרישות הארגוןמשרד לניהול פרויקטים ה

משרד פרוייקטים טוב צריכה שתהיה לו הגמישות המספקת לעדכן את . אילו משתנים בזמן

.רחשים סביבו בארגון ומחוצה לותקיד שלו בהתאם לשינויים המהגדרת התפ

ובעיקר , לניהול הפורטפוליו הארגוניbest practices לשמוע מהמשתתפים הייתה : מטרת הדיון

כיצד ? PMO -מהי האחריות של משרד ה ?PMO -היכן ממוקם משרד ה,לענות על השאלות

ם יש כללי אצבע לחלוקת התקציב בין הא?IT -ב תכנון ותעדוף של ההשקעותה מתבצע

של ביצועמעקב האם מתבצע ?תיק ההשקעה באיך מתבצע ייזום של פרוייקט ?פרוייקטים

?PMO -מהם הכלים אשר בשימוש ה, ולסיום ?פרויקטים

:הנקודות העיקריות שעלו מן הדיון

מנהלי לקוח PMO , 3 מנהל : PMOלמשרד אופיינית דוגמא ?PMO -היכן ממוקם משרד ה

מסוים ואחראים על הזיהוי והבנת הצרכים של LOB או ITשהם עובדי , )ר"הכפופים למנמ(

מנהלי תכנון ובקרה 3-ו? בעזרת איזו מערכת ניתן לפתור את הבעיה? איפה הכי כואב לו, הלקוח

.ויועץ חיצוני, ל"האחראים על התכנון התקציב ומדווים לסמנכ

אשר רוצה למדוד ITבעקבות יוזמה של , בדרך כלל, נוצרבארגון יו תהליך של ניהול פורטפול

הארגון לרוב לא מעורב . את הפעילות שלו ולהתחיל לנהל את עצמו כיחידת רווח והפסד

בהחלטה ואף היה מעדיף להישאר ללא תהליך מסודר של מקסום ותעדוף של ההשקעות כיוון

.שכך החזקים ימשיכו לקבל את מבוקשם בקלות יתר

ר הוא זה שאחראי על תכנון וניהול של "ולכן מנמ, PMO לרוב אין משרד ה SMBבחברות

הוא זה ITברוב המקרים , דרישות של לקוחות בחברות מסוג זה הנן מוגבלות. פרויקטים בארגון

, קטןIT-שכיוון שמודבר ב, חשוב לציין.שמציב את הדרישות ללקוחות ומסביר מה הם צריכים

ואף על פי שחסרים כלים ומתודולוגיות , הישאר מהיר וסתגלני לשינויים של הארגוןהוא מצליח ל

. PMOלניהול פרויקטים ולפורטפוליו לא מרגישים צורך מיוחד למשדר ה

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

דרך אחת לנסות לקבל את . ר ועובר אישורים של הנהלה"ניהול התקציב נמצא גם כן אצל מנמ

.לה יותר פרויקטים ממה שצריךרוב הפרויקטים הנדרשים הנה להציג להנה

ומתודולוגיה מובנית לניהול פורטפוליו מתלוננים על חוסר תוכנית PMO- ללא משרד הITארגוני

המיועד ברובו המכריע IT- ותקציב הad-hoc םוכניסה לפרויקטים לפי לחצי, עבודה שנתית

. לתחזוקת הקיים

השנתיתי על בניית תוכנית עבודה הארגוני אחרא PMO -ה ?PMO-אחריות משרד המהי ה

תמהיל הפרויקטים המתאים יצירת הוא בתוכנית עבודה שנתיתהאתגר . יחד עם צוותי הייצור

ניהול . במשאבים מוגבלים לקבלת הרווח העסקי המקסימאליאופטימלילארגון תוך כדי שימוש

תמיד קיים עודף הפורטפוליו הנו תהליך של קבלת החלטות ותעדוף של פרויקטים בעולם בו

צרכים עסקיים , יכולות טכנולוגיות, בין משאבים מוגבליםאיזון קיים צורך מתמיד בולכן, דרישות

. וסביבה עסקית משתנה ובו בזמן למקסם החזרים על השקעות ולמזער סיכונים

ניתן לסווג את הפרויקטים למספר ?IT -כיצד מתבצע התכנון והתעדוף של ההשקעות ב

לאחר החברה פי יעדיעל ותשתיתיים ROIמבוססי , מנדטוריים, אסטרטגיים: כגון, קטגוריות

אשר נועד לתת מענה ליעדים גדול יותר מיכן רצוי לאחד בין מספר יוזמות לפרוייקט אחד

בין עלויות היא על ידי איזון של הפרויקטים בתוך הקטגוריות ותעדוףבחירה . עיסקיים דומים

יש להשאיר גם סכום קטן לדברים השוטפים ולשאוף לצמצם את . תוסיכונים של ההשקעו

.הסכום משנה לשנה

קבלת ההחלטות צריך לאסוף לפני .חשוב לשתף את המשתמשים בתהליך קבלת ההחלטות

ביצירת תוכנית העבודה חשוב להתייחס לדרישות ולסדרי . דרישות ועדיפיות מהמשתמשים

שתוכנית לאחר. בחלוקה לרבעוניםLOB -מנהלי ההעדיפיות שהוצגו על ידי המשתמשים ו

, ועבאופן יזום לקבלת אישור ביצלמנהלי הארגון יש להציג אותה העבודה לשנה הבאה מוכנה

PMOהחלטה לגבי התמהיל הפרויקטים הסופי נעשה על ידי ה.אחריות ותכנון משאבים נדרשים

.יחד עם מנהלי החטיבה

ברמה השנתית של תכנון המשאבים מומלץ שימוש PMOעל מנת לאפשר גמישות גבוהה של

בעובדים חיצוניים של ספקי מיקור חוץ בנוסף לגרעין הבסיסי של עובדי החבה והתייעלות

.מתמדת של הארגון

אין עליה לחץ מסיבי מצד או לחילופין איננה קריטית לארגון IT יחידת הבמקרים בהם

מספר הארגונים . עושה סדר עדיפויות לעצמוIT-הוגם אין מאבקים על כל משאב , הלקוחות

בתוכנית עבודה רב שנתית . ציינו את קושי בלהכניס את פרויקטי התחזוקה לתוכנית עבודה

ומכאן גוזרים את , יצטרכוואיזה מערכות, ודקים לאן רוצים להגיעב, בוחנים את יעדים הארגון

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

מקבלים האגפים תקציב , שוטפתלאחר שמורידים לכל אגף את התחזוקה ה. התוכנית השנתית

בעיית הניוד באה גם . דבר זה גורם לבעיה של הניוד, להשקעות ביחס דומה לשנה שעברה

. כתוצאה של קיבעון של הצוותים הקיימים

הולך IT- מהתקציב ה50%-כ? האם יש כללי אצבע בחלוקת התקציב בין פרוייקטים

לא , לרכוש( שנים 3-לחדש את הציוד אחת ל משתדלים ארגונים רבים . לשדרוגים שוטפים

שנים מעבירים למקומות עם בלאי 3ציוד בן . כדי לצמצם את העלויות התחזוקה, )להשכיר

מספר ארגונים ציינו שלאחר שנאספו צרכים ודרישות לפרויקטים פועלים לפי חלוקה של . גבוה

ההוצאות מופנות רוב. בין השקעות לתחזוקה השוטפת) מההיבט של המשאבים (70%-30%

core IT ,50% למערכות - 40%: בארגון אחר הייתה דוגמה לחלוקת התקציב. (לכוח אדם

). לפיתוחים שוטפים10%-לפרויקטים ו

את החשיבות הדגישו PMO-מנהלי ה ?תיק ההשקעה זום של פרוייקט באיך מתבצע יי

. העלאת הדרישה לפרויקטסקיים צריכים למלא לפנייעה המנהליםיזום שימסמך יצירת של

מילוי של טופס זה . מכיל את הגדרת הפרוייקט ויתרונותיו לארגון בראי המשתמשיזום ימסמך ה

צורך אמיתי ולכן מעיד על מצד המשתמש דורש חשיבה ארוכת טווח והגדרת מחוייבות

הנו משאבIT-משאב ה, שנות אדם3-מושקעות כממוצע ITבפרויקט יש לזכור ש. לפרויקט

ולכן חשוב לא לאפשר למנהלי ארגון להגיש בקשות , נמצא לרוב בחוסרוקריטי לארגון

.לפרויקטים שאינם הכרחיים

ניהול חשיבותציינו את משתתפים ה? האם מתבצע מעקב ביצוע של פרוייקטים

תהליך זה מאפשר לארגונים לעקוב . המשאבים ודיווח על שעות העבודה ממוכן לפי פרויקטים

וכן מאפשר לדעת את שונים של המשאביםהסוגים הלות אחרי הביצועים בפועל לפי ביעי

רואים את נתוני הנוכחות שלהם ואת הפילוח IT -העובדי . הסטטוס בפועל של הפרוייקטים

לעשות חתכים של סוגי העבודה לפי IT-וכך מתאפשר ל, השעות ומתקנים אותם לפי הצורך

דיווח שעות לפי סוגי . פיתוח וכדומה, תחזוקה, קלותהכמות השעות שהושקעה בטיפול בת

לדיווח שעות הנעשה אחת לשבוע כמעט ואין חשיבות , בסוף כל יוםהמשימה מומלץ שיעשה

דיווח שעות מסודר מאפשר . היות וקשה מאוד לזכור את חלוקת העבודה לאחד מספר ימים

.מעקב אפקטיבי של תכנון מול ביצוע בפועל

במציאת הפתרון של הפרויקטים dashboards-הלים הבכירים בעזרת היש לערב את המנ

נפתרת IT-בעיה בפרויקט אשר לאו דווקא קשורה ב, לעיתים קרובות. הבעייתיים אחת לחודש

. על ידי התערבות של מנהל בכיר אשר מפנה משאבים או מזיז את הדברים ביתר קלות

ולשאול את דעתם לגבי פרויקט זה או אחר חברות גדולות ממליצות לפנות ללקוחות הארגון

לעיתים קרובות לקוחות הם אלה אשר מתריעים ראשונים לגבי חסרים . דרך המערכת הפנימית

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

המדד נראה שהמדד האפקטיבי ביותר להתקדמות הפרויקט זה , באופן כללי. וכשלים בתכנון

דע לפני כולם אם לקוח הוא זה שיוה. של לקוחות במהלך כל חיי הפרויקטלשביעות הרצון

. משהו בפרויקט לא עובד טוב

, בדרך כלל, פרויקטים וניהול תקציבים מנוהליםתכנון ?PMO -מהם הכלים בשימוש ה

משתתפים ציינו את ה )..ppt(מצגות ומוצגים להנהלה בעזרת )excel(גיליון אלקטרוני בעזרת

ניהול דרישות בחלק . לים ונמחקים אשר לעיתים נופexcelהבעייתיות של ניהול הדרישות בקבצי

פרויקטים מאושרים מנוהלים בעזרת ה . Test Directorיישום מיוחד של מהארגונים נעשה בעזרת

MS Project או Project Server , דיווח שעות ומעקב אחרי הפרויקטים נעשה בעזרתProject

Server ,Project Server עם SharePoint , מערכתWorkforceות פיתוח עצמי ומערכ .

- בעזרת הIT-באחד הארגונים תהליכים מסודרים של תכנון מתחילים באיסוף הצרכים פנימי ב

Action Baseלניהול המשימות השוטפות .

כיצד מחשבים את סיכוני הפרוייקט: טיפ

על מנת לבחור את פרוייקטי מערכות מידע שיש לכלול בתיק ההשקעה יש לבחון את הסיכונים

הפרוייקטים שיהוו צעדי מנע לגידור אותם סיכונים . יים הקיימים באזורי הפעילות השוניםהעסק

להלן מפורטת השיטה לקביעת הסיכונים של כל אזור פעילות . ידורגו בעדיפות ראשונה לביצוע

:בהערכת הסיכון עבור כל אזור פעילות

.ות ההשפעה של כל סיכוןתאורם ובחינת משמע, מיפוי הסיכונים לאזורי פעילות ותחומים

). הנזק הנמוך ביותר– 1 (10 עד 1הערכת הנזק הצפוי בכל סיכון בדרגות

). ההסתברות הנמוכה ביותר– 1 (5 עד 1הערכה של ההסתברות להתממשות הנזק בדרגות

י הכפלת הפרמטר של חומרת הנזק בפרמטר המייצג את "חישוב החשיפה בכל גורם סיכון ע

.תוההסתברות להתרחשו

:תאור הצעדים שיש לנקוט לגידור או הקטנת הנזק, עבור כל רכיב סיכון

. צעדים להפחתת ההסתברות להתממשות הנזק–גידור

. בצוע בקרות ומעקב–ניטור

. אי נקיטת צעדים כלשהם–קבלה

.חישוב עלות הצעדים להקטנת החשיפה

. להקטנתובעקבות הצעדים שננקטו, ציון ההסתברות החדשה להתרחשות הנזק

י הכפלת הפרמטר המייצג את ההסתברות "ע, חישוב החשיפה השיורית בכל רכיב סיכון

.המופחתת להתממשות הנזק בפרמטר המייצג את חומרת הנזק

. להלן חשיפת הספק–סיכום החשיפות

:חישוב הציון של הכולל באמצעות הנוסחה הבאה

100-(a*2/b)

Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax. 972-97442444

:כאשר

a –ילות חשיפת כוללת של אזורי הפע

b -מספר רכיבי הסיכון

טבלת סיכונים

:להלן טבל הסיכונים הקיימת לבזק במיון על פי אזורי פעילות ותחומים

נזק משמעות תאור שם הסיכון

תחום פעילות אזור פעילות

להלן . על מנת להקטין את הסיכונים הגלומים במצב הנוכחי ישי לבצע מספר צעדי מנע

:ותם אפשר לבצע בעלות וזמן סבירים מפורטים הצעדים שא

שם סיכון

קנז

תברו

תסה

הפשיח

צעדי מנעתברו

תסה

תתחפמו

הפשיח

ת תחפמו

תחום פעילות אזור פעילות

: ואז מחשבים את

:עלות כוללת להקטנת החשיפה

:ציון לאחר הפחתת חשיפה

: ציון לפני הפחתת חשיפה