Postępowanie w pracy NORMY I WYTYCZNE

1 NORMY I WYTYCZNE

Postępowanie w pracy – krótki wstęp…

Firma Sun Chemical, jako globalny lider w branży, angażuje się w przestrzeganie ustalonego systemu

wartości. Jedną z najbardziej przez nas cenionych wartości jest uczciwość, którą rozumiemy

następująco: „Jesteśmy uczciwi, bezpośredni i etyczni w naszym postępowaniu z klientami,

dostawcami, wykonawcami oraz ze sobą nawzajem. Pracujemy nad zbudowaniem wzajemnego

zaufania i bezwzględnie przestrzegamy przepisów, które dotyczą naszej działalności, nie tylko dlatego,

że mamy taki prawny obowiązek, ale dlatego, że to jest właściwe postępowanie”.

Niniejszy dokument zawiera normy i wytyczne postępowania w pracy, których przyjęcia i przestrzegania

oczekujemy od wszystkich w firmie Sun Chemical.

Prosimy poświęcić nieco czasu na przeczytanie i przemyślenie niniejszych norm i wytycznych. Jeśli

potrzebujesz dalszych informacji lub masz jakieś pytania na temat tego, jakie zachowanie jest

właściwie w danej sytuacji, poinformuj nas o tym zgłaszając się do swojego przełożonego. Możesz

także skontaktować się z nami bezpośrednio, jeśli sądzisz, że dany problem nie może zostać

rozpatrzony na poziomie lokalnym.

Niniejszy dokument to coś więcej niż prosta deklaracja naszych zasad etycznych. W Twoich rękach

spoczywa codziennie reputacja całej firmy. Ponieważ jesteś przedstawicielem firmy Sun Chemical,

Twoje decyzje biznesowe i postępowanie mają wpływ na całą firmę, i dlatego muszą być nieskazitelne.

Jeśli będziemy konsekwentnie podążać tą drogą, mamy nadzieję, że nasza firma będzie nadal słynąć

z uczciwości, rzetelności i sprawiedliwego postępowania.

Sun Chemical nie mogłaby odnieść sukcesu bez zinstytucjonalizowanego procesu „właściwego

postępowania”, odniesiemy więc sukces dzięki temu, że słyniemy z uczciwości.

Rudi Lenz James R. Van Horn

Prezes i Dyrektor Generalny Starszy Wiceprezes i Radca Prawny

2 NORMY I WYTYCZNE

Normy i wytyczne zachowania w pracy

Spis treści Strona 1 Postępowanie w pracy – krótki wstęp Strona 3 asze wartości Strona 5 Jakie są podstawowe zasady postępowania w pracy? Strona 8 Twoje prawa pracownika: szacunek, godność i Prywatność

Strona 10 Twoje obowiązki, których celem jest unikanie potencjalnych konfliktów interesów i chronienie własności Sun Chemical

Strona 14 Polityka antyłapówkarska i antykorupcyjna

Strona 22 Twoje relacje z klientami, dostawcami i podmiotami

Zewnętrznymi

Strona 25 Transakcje z wykorzystaniem informacji poufnych

Strona 26 Gdzie szukać informacji (Indeks)

3 NORMY I WYTYCZNE

Nasze wartości

Dążenie do doskonałości. Motywuje nas uczucie dumy z tego, że przestrzegamy najwyższych

standardów i jesteśmy najlepsi w tym, co robimy. Przejawiamy inicjatywę i walczymy nieustannie o

poprawę jakości, wierząc, że dążenie do tego, by się uczyć i rozwijać, to klucz do doskonałości.

Jesteśmy zaangażowani w dążenie do naszych celów z entuzjazmem, niezmożonym,

zdeterminowanym poczuciem wytrwałości i podejściem zwycięzcy.

Uczciwość. Jesteśmy uczciwi, bezpośredni i etyczni w naszym postępowaniu z klientami, dostawcami,

wykonawcami oraz ze sobą nawzajem. Pracujemy nad zbudowaniem wzajemnego zaufania i

bezwzględnie przestrzegamy przepisów, które dotyczą naszej działalności, nie tylko dlatego, że mamy

taki prawny obowiązek, ale dlatego, że to jest właściwe postępowanie.

Innowacja. Nieustannie dążymy do najbardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązań, które

oferują naszym klientom dodatkową wartość. Wspieramy u naszych pracowników kreatywność, myślenie

strategiczne i upór w tworzeniu takich rozwiązań. Nieustannie dążymy do postępu, przyjmując procesy

bieżące, jak również poprzez badania i rozwój. Uczymy się zarówno na błędach, jak i na sukcesach.

Odpowiedzialność. Indywidualnie i jako firma, przyjmujemy pełną odpowiedzialność za wyniki i nie

wstydzimy się produktów naszej pracy, w biurze, w laboratorium lub w hali fabrycznej. Uznajemy naszą

odpowiedzialność za ostateczny kształt tego, co robimy, i uznajemy, że nasze wyniki mają bezpośredni

wpływ na wyniki naszych kolegów, naszych klientów i naszej firmy.

Praca zespołowa. Uważamy, że wspólny wysiłek kryje w sobie nieograniczone możliwości. Dążymy do

doskonałości przedkładając cele zbiorowe ponad interes osobisty. Motywujemy i zachęcamy się

nawzajem oraz wspieramy znaczącą współpracę między kolegami o różnym wykształceniu i

specjalnościach. Szanujemy indywidualne różnice, cenimy różnorodność i dzielimy się wiedzą w całej

firmie.

Szacunek dla jednostki. Wierzymy w godność, wartość i potencjał kreatywny wszystkich ludzi.

Uznajemy potrzebę równowagi między życiem a pracą i traktujemy wszystkich pracowników sprawiedliwe

i identycznie. Nagradzamy i uznajemy osiągnięcia, cenimy wiedzę fachową i aktywnie zachęcamy

pracowników do angażowania się i wkładu osobistego. Inwestujemy w rozwój osobisty i zapewniamy

pracownikom środowisko, w którym wszyscy mogą się realizować i znaleźć swój cel.

Przywództwo. Jesteśmy długofalowym partnerem i globalnym liderem w branży. Cały czas walczymy o

to, by najlepiej robić to, co robimy – zarówno jako firma, jak i jednostki. Doceniamy cechy osobistego

przywództwa – kompetencję, pewność siebie i pasję w wykraczaniu poza oczekiwania oraz inspirujemy

innych, by postępowali tak samo. Oferujemy naszym klientom produkty i usługi najwyższej jakości.

4 NORMY I WYTYCZNE

Lojalność. Czujemy się związani z firmą i wykazujemy zaangażowanie i poświęcenie na rzecz naszych

klientów i siebie nawzajem. Chętnie dzielimy się wiedzą, oferując kolegom najlepsze rady i zachęty.

Rozwiązujemy nasze problemy z otwartością i szczerością. Jesteśmy dumni z tego, że jesteśmy częścią

Sun Chemical i jest to dla nas źródło osobistej satysfakcji. Wierzymy, że nas wszystkich czeka jeszcze

wspólna, długa droga.

Odwaga. Cenimy innowację oraz podejmowanie ryzyka i zachęcamy do nich na wszystkich poziomach.

Opowiadamy się za zmianą i walczymy pokonując przeszkody na drodze do sukcesu, zarazem

zachowując elastyczność i zdolność do adaptacji. Choć nasze dynamiczne środowisko często wymaga

szybkiej reakcji i odważnych działań, nie boimy się podejmować inicjatywy i popełniać błędów, gdyż

wiemy, że metoda prób i błędów to nieodłączny element uczenia się.

Koncentracja na klientach. Nasz cel jest prosty – zapewnić każdemu klientowi, zarówno

wewnętrznemu, jak i zewnętrznemu, produkty i usługi niezrównanej jakości – bezbłędne, zawsze i na

czas. Kierujemy naszymi działaniami tak, by zwiększyć i maksymalizować oferowaną naszym klientom

wartość. Dokonujemy tego poprzez przewidywanie ich potrzeb, zwiększanie wymagań i nieustanne

dążenie do ulepszeń.

Komunikacja. Popieramy i zachęcamy do otwartej komunikacji i znaczącej współpracy między kolegami

o różnym wykształceniu i specjalnościach. Staramy się być jak najlepiej poinformowani i w pełni

zaangażowani w naszą działalność. Swobodnie dzielimy się informacjami, wierząc w ducha współpracy

naszych pracowników. Wierzymy w swobodną i uczciwą wymianę pomysłów, zarówno w firmie jak i

poza nią.

Duch wspólnoty. Wierzymy w utrzymywanie środowiska pracy, w którym cenione jest zdrowie i

bezpieczeństwo naszych pracowników i sąsiadów. Tworzymy wyłącznie produkty, które mogą być

produkowane, użytkowane i utylizowane w sposób przyjazny dla środowiska. Chronimy zasoby naturalne.

Zachęcamy naszych pracowników do aktywnego włączania się w życie społeczności, w których

pracujemy i żyjemy.

5 NORMY I WYTYCZNE

Jakie są podstawowe zasady postępowania w pracy? Jako

Pracownik Sun Chemical masz obowiązek znać kodeks postępowania i przestrzegać go, zgodnie z naszymi wartościami. Nikt nie oczekuje od Ciebie fachowej wiedzy w dziedzinie prawa. Wystarczy skoncentrowanie się na właściwym postępowaniu. Wytyczne takie, jak niniejsza broszura, mają duże znaczenie dla tworzenia zbioru wspólnych wartości dla naszych działań w ramach Sun Chemical.

Oto podsumowanie norm, których przestrzegania oczekujemy od wszystkich w Sun Chemical.

• Przestrzegaj wszystkich obowiązujących przepisów, które dotyczą naszej działalności.

• Bądź uczciwy, rzetelny i godzien zaufania we wszystkim, co robisz.

• Unikaj wszelkich konfliktów interesów między pracą a życiem prywatnym.

• Szanuj różnorodność, przestrzegając zasad sprawiedliwego zatrudnienia w przypadku wszystkich współpracowników.

• Zadbaj o stworzenie bezpiecznego miejsca pracy i ochronę środowiska.

• Szanuj prawa, godność i prywatność współpracowników i innych osób, z którymi kontaktujesz się w imieniu firmy.

• Dbaj o to, by nasze środowiska pracy były wolne od wszelkich form nękania i dyskryminacji.

• Chroń informacje zastrzeżone i poufne firmy Sun Chemical przed niepożądanym ujawnieniem.

• Nie przyjmuj ani nie oferuj żadnych niewłaściwych płatności, prezentów ani dowodów wdzięczności w kontaktach z jakimkolwiek klientem, dostawcą, przedstawicielem instytucji rządowej lub stroną trzecią.

• Nie przyjmuj żadnych informacji poufnych od jakiejkolwiek osoby fizycznej czy firmy ani nie podpisuj umów o zachowaniu poufności na rzecz strony trzeciej bez odpowiedniego upoważnienia i zasięgnięcia opinii prawnej.

• Nie zaciągaj żadnych zobowiązań umownych bez odpowiedniego upoważnienia i zasięgnięcia opinii prawnej.

• Upewnij się, by wszystkie zapisy finansowe Sun Chemical były poprawne, w pełni odzwierciedlały opisywaną transakcję i były zgodne z obowiązującymi przepisami i normami księgowymi.

• Upewnij się, by Twoje stosunki handlowe z klientami, dostawcami, konkurentami Sun Chemical lub przedstawicielami instytucji rządowych były zgodne z wszelkimi obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi konkurencji, praw antytrustowych, antykorupcyjnymi, dotyczącymi transakcji finansowych, podatków i praw dotyczących walki z terroryzmem.

Czy to już wszystko?

Krótkie podsumowanie zamieszczone na tej stronie nie ogranicza Norm i wytycznych postępowania w pracy firmy Sun Chemical. Jego celem jest wyłącznie wprowadzenie kilku ważnych koncepcji, które wspierają wartości naszej firmy. Zdrowy rozsądek i podstawowa znajomość zasad prawnych i etycznych wystarczą, by zachować wysoki standard postępowania i chronić reputację firmy. Prosimy zapoznać się dokładnie ze Normami i wytycznymi postępowania w pracy, zamieszczonymi w niniejszej broszurze. Objaśnienia te pomogą Ci w rozpoznaniu problemów prawnych i etycznych z chwilą ich pojawienia się i w ich rozwiązaniu.

6 NORMY I WYTYCZNE

Jak postępować w przypadku różnic między różnymi krajami?

Jesteśmy firmą globalną, wprowadziliśmy zatem zbiór globalnych norm i wytycznych. Choć staraliśmy się unikać koncentracji na Stanach Zjednoczonych albo Unii Europejskiej, odwołania do przepisów prawnych USA i UE są nieuniknione z powodu dużej liczby transakcji w USA lub UE. Sun Chemical zdaje sobie sprawę z tego, że przepisy prawne w różnych krajach i regionach się różnią, i wymaga od pracowników przestrzegania przepisów prawa obowiązujących w miejscach, gdzie pracują i zawierają transakcje. Jest to jednak wyłącznie wymóg minimalny. W zakresie, w jakim Normy i wytyczne postępowania w pracy są bardziej restrykcyjne od miejscowego prawa, Sun Chemical wymaga przestrzegania wyrażonych w niniejszym dokumencie wyższych standardów biznesowych. Dzięki temu możemy zapewnić naszym pracownikom, klientom i dostawcom na całym świecie sprawiedliwe i równe traktowanie.

Kto musi przestrzegać niniejszych Wytycznych?

Niniejsze normy i wytyczne obowiązują wszystkich pracowników, członków zarządu, dyrektorów, przedstawicieli, doradców i konsultantów Sun Chemical na całym świecie, we wszystkich oddziałach operacyjnych oraz jednostkach, jak również spółkach zależnych Grupy Sun Chemical Group B.V. i jej partnerów joint venture, za pośrednictwem których firma sprawuje kontrolę zarządczą, bez względu na lokalizację. Określenia „firma” lub „Sun Chemical” stosowane w niniejszej broszurze oznaczają nie tylko całą grupę wraz z podmiotami stowarzyszonymi, lecz także firmę lokalną, oddział lub jednostkę funkcjonalną, w której pracujesz.

Normy i wytyczne opisane w niniejszej broszurze stanowią deklarację polityki dla osób fizycznych i zachowań w pracy, i w żaden sposób nie stanowią deklaracji praw umownych ani innych praw pracowniczych ani też zapewnienia kontynuacji stosunku pracy w stopniu, w jakim taki stosunek pracy, o ile pisemna umowa nie stanowi inaczej, podlega rozwiązaniu przez pracownika lub przez firmę w dowolnym momencie, z określeniem przyczyny lub bez przyczyny, za wypowiedzeniem lub bez wypowiedzenia.

Co to jest zgodność?

Normy postępowania w pracy firmy Sun Chemical wprowadzają wymóg i odzwierciedlają wspólną odpowiedzialność firmy oraz wszystkich naszych pracowników za przestrzeganie przepisów, którym podlega działalność firmy na całym świecie, zachowanie najwyższych norm etycznych i odpowiedzialne postępowanie wobec członków społeczności, w których działamy.

Niniejsze normy postępowania w pracy zostały opracowane po to, by zapewnić pracownikom Sun Chemical na całym świecie informacje niezbędne do realizacji celów i zamierzeń firmy w dążeniu do nawiązywania globalnych stosunków biznesowych.

Wszyscy pracownicy są odpowiedzialni za przestrzeganie tych norm, jak również aktów prawnych i przepisów odnoszących się do działalności firmy, oraz innych zasad i procedur, jakie mogą być wprowadzone przez firmę. Przełożeni są odpowiedzialni za upewnienie się, że wszyscy pracownicy w ich grupie rozumieją normy i przestrzegają ich.

Sukces firmy polegający na realizacji jej prawnych i etycznych zobowiązań zależy od tego, czy każdy z nas będzie poszukiwał porady zanim pojawią się problemy i zgłaszał incydenty, które mogą stanowić naruszenie Norm i wytycznych postępowania w pracy. Nie ma znaczenia, czy pracownik angażuje się w nielegalne lub nieetyczne zachowanie dla korzyści własnej, czy stron trzecich, czy też dopuszcza się takich czynów błędnie sądząc, że jest to korzystne dla Sun Chemical. Krótko mówiąc, postępowanie nieetyczne lub nielegalne jest niedopuszczalne w firmie Sun Chemical.

7 NORMY I WYTYCZNE

Co należy zrobić, napotkawszy na potencjalny problem niezgodności?

Zachęcamy pracowników, by dołożyli wszelkich starań w celu zapewnienia, że w firmie przestrzegane są zasady Norm i wytycznych w pracy. Dlatego też prosimy i zachęcamy wszystkich pracowników, by informowali o przypadkach niezgodności z przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa, przepisami prawa, zasadami firmy, swoich przełożonych, Radcę Prawnego, Dyrektora Finansowego i Dyrektora Generalnego lub Infolinię ds. etyki, by zapewnić, że zostanie przeprowadzona analiza sytuacji i podjęte zostaną odpowiednie działania naprawcze mające na celu usunięcie wszelkich problemów ze zgodnością. Zasady Sun Chemical wymagają zapewnienia wsparcia i ochrony każdemu, kto w dobrej wierze poinformuje o domniemanym problemie niezgodności. Wszelkie informacje dotyczące potencjalnych problemów z niezgodnością z prawem lub zasadami firmy będą rzetelnie i bezzwłocznie oceniane; będą także traktowane jako poufne w takim stopniu, w jakim jest to możliwe w danych okolicznościach. Radca Prawny lub inna odpowiednia osoba odpowiedzialna skoordynują niezbędny proces oceny. Podstawowe znaczenie ma fakt, by osoba informująca o problemie NIE prowadziła dochodzenia na własną rękę, gdyż może się to wiązać ze złożonymi problemami natury prawnej.

Czego dotyczy obowiązek współpracy podczas dochodzenia?

Obowiązkiem wszystkich pracowników jest zapewnić współpracę podczas dochodzenia w sprawie domniemanego naruszenia. Jeśli okaże się, że konieczne jest podjęcie działań naprawczych, firma i jej kierownictwo wyższego szczebla zdecyduje, jakie kroki należy podjąć, by naprawić sytuację i zapobiec jej wystąpieniu w przyszłości.

Kto może udzielić odpowiedzi na moje pytania?

Niniejsze normy i wytyczne nie mogą zapewnić ostatecznych odpowiedzi na wszystkie pytania, jakie można napotkać podczas pracy w Sun Chemical. Dlatego też każdy pracownik musi opierać się na własnym zdrowym rozsądku i trzeźwym osądzie sytuacji, by móc określić, co jest koniecznie do przestrzegania wysokich standardów Sun Chemical, także wtedy, gdy uzna, że wskazane jest zasięgnięcie porady dotyczącej właściwego postępowania.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące niniejszych norm i wytycznych, zasad lub procedur związanych z firmą, albo też przepisów, których musi przestrzegać Sun Chemical prowadząc swą działalność, lub jeśli potrzebujesz porady dotyczącej kwestii prawnej albo etycznej, skonsultuj się ze swoim przełożonym lub lokalnym kierownikiem naczelnym. Jeśli w/w osoby nie będą w stanie Ci pomóc, skontaktuj się z Radcą Prawnym, Dyrektorem Finansowym, Dyrektorem Generalnym lub Infolinią ds. etyki.

Wszelką korespondencję należy kierować na adres:: Sun Chemical Corporation 35 Waterview Boulevard, Parsippany, NJ 07054 U.S.A. Eric R. Finkelman, General Counsel Tel: (973) 404 6550 Fax: (973) 404 6439 (poufne) E-mail: eric.finkelman@sunchemical.com Gerry Brady, Chief Financial Officer Tel: (973) 404 6373 Fax: (973) 404 6898 (poufne) E-mail: gerry.brady@sunchemical.com Rudi Lenz, President & CEO Tel: (973) 404 6400 Fax: (973) 404 6807 (poufne) E-mail: rudi.lenz@sunchemical.com

lub skontaktować się z Infolinią ds. etyki – www.EthicsPoint.com

8 NORMY I WYTYCZNE

Twoje prawa pracownika: szacunek, godność i prywatność

Jakie jest stanowisko Sun Chemical w sprawie równych szans? Sun Chemical zdaje sobie sprawę z tego, że jej największy atut to talent i zdolności jej pracowników. Oczekuje się od nas przestrzegania najwyższych standardów profesjonalnych, a wzajemny szacunek to podstawa dla wszystkich relacji profesjonalnych.

Ważnym elementem naszego środowiska jest wolność od dyskryminacji, strachu, nękania i innych negatywnych zjawisk społecznych. A zatem Sun Chemical angażuje się w zapewnienie swoim pracownikom w najwyższym stopniu pozytywnego i opartego na wolności środowiska pracy.

Choć określone programy i zasady zarządzania zasobami ludzkimi mogą różnić się w poszczególnych oddziałach, jednostkach operacyjnych, filiach i spółkach powiązanych, stworzono dokument z celami ogólnymi, który stanowi zbiór wytycznych dla działań firmy w relacjach pracowniczych. Zasady firmy wymagają:

• Zapewnienia równych szans w rekrutacji, zatrudnieniu, rozwoju, awansie i wynagrodzeniu i we wszystkich innych zasadach i warunkach zatrudnienia bez względu na rasę, religię, płeć, kolor skóry, wiek, stan cywilny, orientację seksualną, niepełnosprawność fizyczną lub psychiczną, status kombatanta i narodowość lub wszelkich innych cech chronionych prawem.

• Stworzenia profesjonalnego, bezpiecznego, wolnego od narkotyków i dyskryminacji środowiska pracy.

• Doceniania i wynagradzania pracowników w oparciu o ich wyniki i zapewnienia konkurencyjnej siatki świadczeń.

Co to jest nękanie?

Polityka firmy Sun oraz prawo zakazują wszelkich rodzajów nękania, „fali”, poniżania i odwetu w miejscu pracy lub w związku z jakąkolwiek funkcją, wydarzeniem albo spotkaniem związanymi z firmą lub jej działalnością. Zakazane praktyki obejmują między innymi:

• Nękanie słowne: oszczerstwa, drwiny, obraźliwe uwagi, groźby lub używanie poniżających określeń o charakterze etnicznym, rasowym, religijnym czy seksualnym.

• Nękanie wizualne: uwłaczające, obraźliwe, zawierające groźby, poniżające materiały pisemne, drukowane lub elektroniczne, gesty, obrazy albo przedmioty, które są przesyłane, pokazywane innym osobom lub udostępnianie im, a które mają charakter obraźliwy, etniczny, rasowy, religijny czy seksualny.

• Nękanie fizyczne: niepożądany dotyk, zjawisko „fali” oraz naruszenie nietykalności osobistej danej osoby lub jej prywatności w przypadku jej własności.

• Napastowanie seksualne: niepożądane zaloty, mile widziane lub nie, bez względu na to, czy występuje domniemany lub wyrażony warunek zatrudnienia, awansu albo inna korzyść lub czy występuje zagrożenie negatywnymi dla pracownika działaniami, jeśli żądania takie zostaną odrzucone.

• Odwet: wszelkie negatywne działania podejmowane przeciwko pracownikowi, który zgłosił nękanie lub przedstawił na nie dowody.

9 NORMY I WYTYCZNE

Skargi dotyczące nękania należy kierować do przełożonego, przedstawiciela Działu Kadr lub Działu Prawnego Sun Chemical.

Co oznacza nasza polityka prywatności w miejscu pracy?

Polityka Sun Chemical wymaga zgodności ze wszystkimi obowiązującymi wymaganiami prawnymi dotyczącymi prywatności w miejscu pracy. Pracownicy powinni jednak zdawać sobie sprawę z tego, że ich prawo do prywatności może być ograniczone w przypadku informacji lub plików przechowywanych przez nich lub przez firmę z wykorzystaniem własności Sun Chemical lub przesyłanych za pośrednictwem należących do Sun Chemical systemów komputerowych, poczty głosowej, poczty elektronicznej lub innych zasobów technicznych, z wyjątkiem informacji albo plików przechowywanych przez Dział Kadr czy takich, w przypadku których jest to wymagane z mocy prawa.

Firma może pomijać wszelkie hasła dla potrzeb sprawdzania, dochodzenia lub przeszukiwania plików komputerowych albo transmisji, poczty głosowej i poczty elektronicznej lub innych mediów, z wykorzystaniem których są przesyłane lub przechowywane informacje. (W Unii Europejskiej istnieją specjalne przepisy i dyrektywy, które chronią i regulują kwestię osobistych informacji prywatnych, nawet jeśli są one przechowywane na komputerach firmy, a polityka Sun Chemical zakłada zachowanie zgodności z takimi przepisami i dyrektywami.)

Prawa dotyczące prywatności osobistych, niepublicznych informacji pracowników zmieniają się znacząco w wielu krajach, co stanowi reakcję na dużą dostępność informacji będącą skutkiem korzystania z elektronicznych i innych środków komunikacji. Polityka Sun Chemical zakłada przestrzeganie wszystkich przepisów dotyczących prywatności i dyrektyw Unii Europejskiej, dotyczących niepublicznych danych osobowych jej pracowników. Ponieważ przepisy te są złożone, niniejsza broszura nie jest w stanie opisać szczegółowo wszystkich działań będących obowiązkiem firmy. Polityka Sun Chemical wymaga podejmowania następujących działań:

• Pisemnego powiadamiania pracownika i uzyskania jego pisemnej zgody, jeśli firma zamierza zbierać niepubliczne dane osobowe ze źródeł innych niż sam pracownik.

• Uzyskania pisemnej zgody pracownika przed ujawnieniem danych, jeśli niepubliczne dane osobowe mają zostać przekazane stronie trzeciej, w przypadkach innych niż takie, w których ujawnienie tych informacji jest wymagane z mocy prawa, jak niezbędny element pracowniczych planów emerytalnych lub innych programów prowadzonych przez firmę, lub jeśli ich ujawnienie jest z innych powodów wymagane z mocy prawa.

Informacje o byłych pracownikach są chronione w taki sam sposób, jak informacje o obecnych pracownikach.

Dostęp do niepublicznych danych osobowych jest ograniczony do naszych pracowników i stron trzecich świadczących usługi, w przypadku których istnieje konieczność przekazania takich danych w celu prawidłowej administracji planami firmy, programami i funkcjami zarządzania zasobami ludzkimi związanymi z zatrudnieniem w firmie.

10 NORMY I WYTYCZNE

Twoje obowiązki, których celem jest unikanie potencjalnych konfliktów interesów i chronienie własności firmy Sun

Chemical

Jako pracownik Sun Chemical jesteś odpowiedzialny za wykonywanie swoich obowiązków zgodnie z najlepszym interesem Sun Chemical. Wymóg minimalny zakłada, że Twoim obowiązkiem jest unikanie konfliktu interesów, ochrona informacji poufnych Sun Chemical przed nieuprawnionym ujawnieniem i zachowanie zgodności ze wszystkimi zasadami firmy dotyczącymi jej własności oraz Twoich interakcji z innymi pracownikami. Co to jest konflikt interesów? Konflikt interesów powstaje w sytuacji, gdy pracownik musi dokonywać związanego z lojalnością wyboru między interesem osobistym i/lub interesem strony trzeciej, a zobowiązaniami pracownika wobec Sun Chemical. W typowej sytuacji pracownik wykorzystuje swoje stanowisko, by czerpać korzyści finansowe lub wykonywać pracę poza firmą. Konflikt powstaje, jeśli osobiste działania pracownika są niezgodne z interesem firmy. Działania, które skutkują rzeczywistym konfliktem interesów są całkowicie niedopuszczalne. Należy także unikać sytuacji, które mogą stwarzać pozory konfliktu interesów. Przykłady konfliktu interesów:

• Praca dla 2 lub większej liczby pracodawców w tym samym czasie lub czerpanie korzyści osobistych, wykonywanie jakichkolwiek prac lub praca w charakterze konsultanta, doradcy, pracownika lub dyrektora dla jakiegokolwiek przedsiębiorstwa nastawionego na zysk, bez uzyskania jednoznacznej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.

• Czerpanie osobistych korzyści, wykonywanie jakichkolwiek prac lub praca w charakterze konsultanta, doradcy, pracownika albo dyrektora jakiejkolwiek firmy konkurencyjnej, dostawcy lub klienta.

• Sprzedawanie produktów lub usług konkurencyjnych w stosunku do Sun Chemical albo podobnych do jej produktów lub usług.

• Prowadzenie zewnętrznej firmy nastawionej na zysk bez uzyskania jednoznacznej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.

• Korzystanie ze sprzętu Sun Chemical, zasobów lub czasu do wykonywania czynności nie związanych z Sun Chemical bez uzyskania jednoznacznej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.

• Angażowanie się w jakiekolwiek transakcje finansowe lub posiadanie, albo kontrolowanie udziałów finansowych w firmie będącej konkurentem, klientem lub dostawcą, w sposób inny niż poprzez posiadanie nie więcej niż 5% udziałów w spółce, której akcje są publicznie notowane na krajowej giełdzie papierów wartościowych.

• Osobiste wykorzystywanie sposobności handlowych, do których prawo ma firma.

• Angażowanie się w transakcje handlowe z firmą dla korzyści lub zysków osobistych, pośrednio lub bezpośrednio, bez uzyskania jednoznacznej pisemnej zgody Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego; dotyczy to pracownika, osób z nim współzamieszkałych oraz członków rodziny.

• Zatrudnianie członków rodziny lub osób współzamieszkałych albo praca w tej samej jednostce biznesowej z członkiem rodziny lub osobą współzamieszkałą bez zgody Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego. Wyjątkiem jest stosunek pracy sprzed 1 października 2002 r. pod warunkiem, że istnienie takiego stosunku zgłoszono Dyrektorowi Generalnemu przed dniem 1 grudnia 2002 r.

11 NORMY I WYTYCZNE

• Przyjmowanie wynagrodzenia lub czegokolwiek posiadającego wartość materialną od stron trzecich w zamian za usługi świadczone w imieniu Sun Chemical.

• Przyjmowanie wynagrodzenia lub czegokolwiek posiadającego wartość materialną od stron trzecich pozostających w stosunku handlowym z Sun Chemical lub zamierzających nawiązać taki stosunek.

Wobec każdego pracownika, który dopuści do powstania konfliktu interesów, mogą zostać podjęte działania dyscyplinarne, łącznie z rozwiązaniem stosunku pracy i inne. W razie wątpliwości dotyczących ewentualnego konfliktu interesów, pracownik powinien, przed zaangażowaniem się w sporną czynność, zasięgnąć porady Radcy Prawnego w celu określenia, czy mamy do czynienia z potencjalnym konfliktem interesów.

Jak należy chronić informacje poufne firmy Sun Chemical?

Informacje zastrzeżone i poufne firmy należą do jej najcenniejszych składników majątkowych. Wszelkie informacje dotyczące firmy, jej produktów, planów lub działalności, które generalnie nie są publicznie dostępne, są informacjami poufnymi. Nieprawidłowe lub nieuprawnione ujawnienie takich informacji może wyrządzić poważne szkody pozycji konkurencyjnej Sun Chemical i spowodować straty majątkowe. Nieprawidłowe ujawnienie lub wykorzystanie takich informacji może stanowić nawet przestępstwo i narazić osobę ujawniającą na karę grzywny, postępowanie prawne lub nawet karę więzienia.

Sun Chemical wymaga od pracowników chronienia informacji poufnych i nie ujawniania takich informacji jakimkolwiek stronom trzecim ani nie wykorzystywania ich dla osiągnięcia korzyści osobistych lub w związku z działaniami konkurencyjnymi wobec firmy (z wyjątkiem szczególnych przypadków, po uzyskaniu pisemnej zgody i potwierdzenia ze strony firmy.) Zasada ta obowiązuje nie tylko obecnych pracowników, ale także osoby, których stosunek pracy w Sun Chemical już ustał.

Ponadto wszelkie prace, informacje oraz wynalazki opracowanych przez pracowników w okresie trwania ich zatrudnienia pozostają własnością Sun Chemical. Wszelkie takie dzieła muszą być bezzwłocznie ujawnione, a ich własność przeniesiona na rzecz firmy.

Jako pracownik jesteś odpowiedzialny za integralność i ochronę wszelkich informacji biznesowych, także swoich zapisów elektronicznych i poczty głosowej. Należy podjąć odpowiednie kroki mające na celu ochronę informacji, jakie Ci powierzono. Na przykład nie wolno dokonywać nieuprawnionych zmian w informacjach, ani też niszczyć, zniekształcać ani ujawniać informacji. Listy klientów, zapisy dotyczące majątku i inne informacje handlowe, nawet jeśli zostały sporządzone na podstawie dostępnych publicznie źródeł, pozostają własnością firmy i nie mogą być wykorzystywane w celu osiągania korzyści osobistych. Informacje zastrzeżone firmy muszą być oznaczone jako POUFNE, a dostęp do takich informacji musi być ograniczony do osób posiadających odpowiednią wiedzę, niezbędną do posługiwania się takimi informacjami.

Pracownicy są odpowiedzialni za zapewnienie, że wszelkie informacje poufne firmy są właściwie zabezpieczone lub chronione elektronicznie tak, by osoby nieuprawnione nie miały do nich dostępu. Pracownicy muszą chronić takie informacje przed ujawnieniem z powodu korzystania z telefonów komórkowych lub bezprzewodowych środków łączności, które mogą nie być zabezpieczone przed przechwytywaniem danych.

Wewnętrzne zapisy i informacje handlowe firmy są poufne. Pracownicy mogą uzyskiwać dostęp wyłącznie do plików i programów, za pomocą komputerów lub w inny sposób, co do których mają odpowiednie upoważnienia. Pracownicy o nietypowych lub szczególnych potrzebach dotyczących dostępu do zapisów

12 NORMY I WYTYCZNE

elektronicznych i poczty nie mogą uzyskiwać do nich dostępu w celach innych niż zwykły tryb obsługi lub zarządzania takimi systemami, bez uzyskania odpowiedniej zgody. Nieuprawnione przeglądanie, powielanie lub rozprzestrzenienia, usuwanie, uszkadzanie albo zmiana plików, haseł, systemów komputerowych lub programów, lub nieprawidłowe wykorzystanie informacji uzyskanych wskutek użycia nielegalnych metod może być podstawą dla działań dyscyplinarnych, łącznie z rozwiązaniem stosunku pracy.

Jak należy korzystać z majątku firmy?

Nabywanie i utrzymywanie majątku Sun Chemical jest kosztowne. Obowiązkiem pracowników jest wykorzystywanie zasobów firmy wyłącznie do celu, do jakiego są przeznaczone oraz dbanie o ich stan i przydatność. Nieprawidłowe użytkowanie, nadużycie lub niszczenie majątku firmy jest poważnym pogwałceniem zobowiązań dotyczących korzystania z majątku firmy w sposób odpowiedzialny i wyłącznie dla celów związanych z prowadzoną działalnością.

Maszyny, telefony komórkowe, sprzęt, komputery, urządzenia elektroniczne, pojazdy i inny majątek firmy, powierzone pracownikom, którzy korzystają z nich w pracy, muszą być wykorzystywane zgodnie z wszelkimi obowiązującymi zasadami, przepisami i ostrzeżeniami dotyczącymi ich działania.

Sun Chemical udostępnia Internet i inne usługi informacyjne w celu ułatwienia realizacji naszych celów biznesowych. Firma zachęca do korzystania Internetu jako narzędzia pracy i do nauki. Sporadyczny krótki dostęp do Internetu jest dopuszczalny dla potrzeb związanych z edukacją, rozwojem lub szkoleniem, dzięki którym 1) firma odniesie korzyści, oraz 2) pracownik będzie mógł lepiej wykonywać swoje obowiązki związane z pracą i osobiste. Jednakże zawsze, podczas pracy i poza jej godzinami, wykorzystanie usług internetowych oraz sprzętu zapewnianego przez firmę w celu odwiedzania stron służących wyłącznie rozrywce, zyskom osobistym lub innemu wykorzystaniu do celów prywatnych, albo takich, które wiążą się z pogwałceniem zasad Sun Chemical dotyczących molestowania seksualnego lub innych, jest bezwzględnie zakazane. Firma Sun Chemical ma pewne prawa do monitorowania oraz rejestrowania działalności użytkowników w Internecie oraz poczty elektronicznej, blokowania stron, które mają charakter obraźliwy, nielegalny lub nie są związane z jej działalnością, w celu zapewnienia zgodności z zasadami firmowymi, oraz do blokowania lub ograniczania dostępu do Internetu. Jeśli użytkownik Internetu nie jest pewien, czy dana witryna nie grozi pogwałceniem zasad firmowych lub prawa, powinien skontaktować się z prawnikiem Sun Chemical.

Pracownicy Sun Chemical korzystają z oprogramowania do zadań związanych z przetwarzaniem tekstów, sprawozdawczością finansową, zarządzaniem danymi i wielu innych zastosowań. Większość produktów będących oprogramowaniem, zakupionych przez firmę, jest objęta jakąś formą umowy licencyjnej, określającej warunki i dopuszczalne metody użytkowania.

Polityka Sun Chemical zakłada poszanowanie praw autorskich i przestrzeganie warunków wszelkich umów licencyjnych. Międzynarodowe przepisy o prawie autorskim przewidują odpowiedzialność cywilną lub karną w przypadku nielegalnego powielania i korzystania z licencjonowanego oprogramowania. Każdy użytkownik musi zdawać sobie sprawę z ograniczeń dotyczących korzystania z oprogramowania i musi ich przestrzegać. Jeśli masz jakieś szczegółowe pytania, skontaktuj się z miejscowym przedstawicielem Działu IT w celu uzyskania dalszych informacji.

Co to jest Polityka Sun Chemical dotycząca poczty elektronicznej, telefonów i Internetu?

Korzystanie z Internetu, telefonów komórkowych i innych mediów bezprzewodowych jest uważane za publiczne i użytkownicy muszą prowadzić swe działania w sposób właściwy. Przesyłanie internetowej poczty elektronicznej zawierającej treści poufne lub zastrzeżone wymaga szyfrowania informacji tajnych, co pozwoli zachować ich poufność.

13 NORMY I WYTYCZNE

Systemy internetowej poczty elektronicznej pozostające pod kontrolą firmy mogą być używane do wymiany danych poufnych, zgodnie z Polityką Sun Chemical dotyczącą poczty elektronicznej i Internetu. W przypadku treści tajnych i poufnych, przed wysłaniem konieczne jest potwierdzenie adresu planowanego odbiorcy.

Elektroniczne media komunikacyjne mogę być używane do komunikacji i wymiany informacji, o ile ich zastosowanie jest zgodne ze wszelkimi obowiązującymi przepisami, regulaminami i zasadami firmy:

• dotyczącymi importu i eksportu technologii, oprogramowania i danych,

• dotyczącymi transmisji danych przez granice państwowe, a w szczególności danych osobowych osób fizycznych objętych prawem do ochrony prywatności,

• odnoszącymi się do praw autorskich, znaków handlowych lub przepisów o reklamie,

• regulującymi wewnętrzne wykorzystanie w firmie oraz zgodnie z Polityką Sun Chemical dotyczącą poczty elektronicznej i Internetu.

Nie przestrzeganie obowiązujących przepisów i zasad może zagrozić możliwości swobodnego prowadzenia działalności przez firmę z wykorzystaniem mediów elektronicznych. Bardzo ważne jest zatem, by chronić te wartości, korzystając z nich właściwie.

Aby otrzymać egzemplarz Polityki korzystania z systemów komunikacyjnych Sun Chemical, należy skontaktować się z przedstawicielem Działu Kadr lub Działem Pomocy Technicznej IT.

Ponadto pracownik powinien mieć świadomość, że wszelkie wiadomości elektroniczne i/lub wiadomości poczty głosowej używane dla potrzeb działalności firmy uważa się za zapisy i własność firmy. Zgodnie z prawami dotyczącymi prywatności, szczególnie opisanymi w rozdziale „Twoje prawa pracownicze”, firma zastrzega sobie prawo do monitorowania i uzyskiwania w dowolnym momencie dostępu do treści wiadomości oraz innych materiałów i danych stworzonych, przesyłanych lub odbieranych za pośrednictwem swoich systemów.

14 NORMY I WYTYCZNE

Polityka antyłapówkarska i antykorupcyjna

Firma Sun Chemical nie toleruje łapówkarstwa ani korupcji. Naszą polityką jest stosowanie się do wszystkich mających zastosowanie przepisów prawnych obowiązujących w miejscach, w których prowadzimy działalno. Polityka antyłapówkarska i antykorupcyjna firmy Sun Chemical ma zastosowanie do kontaktów biznesowych i transakcji we wszystkich krajach objętych zasięgiem działania firmy. Konieczność zastosowania się do tej polityki nie podlega negocjacji. Firma Sun Chemicals nie będzie tolerować dyrektorów, kierowników, pracowników, agentów ani dostawców zamieszanych (bezpośrednio lub pośrednio) w łapówkarstwo lub korupcję w jakiejkolwiek formie. Rada nadzorcza i zarząd firmy Sun Chemical są przygotowane na to, aby zrezygnować z usług kontrahentów lub możliwości biznesowych zamiast wręczać łapówki i do polityki firmy należy wspieranie swoich pracowników w takim postępowaniu. Czym jest łapówkarstwo? Łapówkarstwo definiuje się jako: proponowanie, obiecywanie lub wręczanie

żądanie, zgadzanie się na przyjęcie lub przyjmowanie:

korzyści finansowych lub innych

od/dla innej osoby lub podmiotu (publicznego lub prywatnego)

w celu wykonania przez osoby lub podmioty niewłaściwego działania lub wynagrodzenie takiego działania.

“Niewłaściwe działanie” oznacza działanie w sposób mogący zaprzeczyć oczekiwaniu, iż osoba działa w dobrej wierze, w sposób niezawisły lub zgodnie z powierzonym jej zaufaniem. Przykłady łapówkarstwa Definicja łapówkarstwa jest bardzo szeroka i nie ogranicza tego zjawiska wyłącznie do wynagrodzeń pieniężnych. Poniższe przykłady zaliczone być mogą do łapówkarstwa: wręczenie wynagrodzenia pieniężnego lub podarunku klientowi w oczekiwaniu lub nadziei na to, że

ich wręczenie pomoże firmie Sun wygrać przetarg;

dowolna zapłata (bez względu na wysokość) dla urzędnika publicznego w celu przyspieszenia przyznania licencji, chyba że jest to wyraźnie dozwolone przez obowiązujące prawo i ma służyć usprawnieniu wykonywanej funkcji.

zapewnienie pracownikom rządowym kontrolującym zakład podróży pierwszą klasą lub pięciogwiazdkowego hotelu;

dowolna forma gratyfikacji lub płatności (nawet bardzo małej) w celu ułatwienia załatwienia sprawy, zarówno w sektorze publicznym jak i prywatnym.

Postępowanie z agentami, dostawcami, spółkami zależnymi lub konsorcjami Podczas wszelkich kontaktów z agentami, dostawcami świadczącymi usługi dla firmy Sun Chemical należy upewnić się, że znają oni politykę braku tolerancji i wdrożyli oni oraz przestrzegają podobnej polityki.

15 NORMY I WYTYCZNE

Niedopuszczalne jest zachowanie polegające na “przymykaniu oczu”, przyjmowaniu postawy “lepiej nie pytać” w kontaktach z agentami lub dostawcami, ponieważ naraża to Ciebie oraz firmę Sun Chemicals na odpowiedzialność karną. Konieczne jest zachowanie odpowiedniej ostrożności w kontaktach z potencjalnymi agentami, dostawcami lub partnerami. Jakie inne wytyczne dotyczące postępowania w pracy mają zastosowanie? Zastosowanie mają również zasady opisane w rozdziałach „Twoje relacje z klientami, dostawcami i podmiotami zewnętrznymi” oraz „Twoje relacje z przedstawicielami instytucji rządowych”, obydwa rozdziały znajdują się w niniejszym dokumencie. Kary Naruszenie tej polityki podlega karom dyscyplinarnym, niezależnie od tego, wręczanie i przyjmowanie korzyści materialnych podlega poważnym karom z kodeksu karnego, i dotyczą one zarówno pracowników jak i całej firmy. W przypadku podejrzenia lub wiedzy o popełnieniu takiego przestępstwa należy zgłosić ten fakt zgodnie z procedurą opisaną w niniejszych normach i wytycznych postępowania w pracy.

16 NORMY I WYTYCZNE

Twoje relacje z klientami, dostawcami i podmiotami zewnętrznymi

Jaka jest polityka firmy dotycząca wymiany prezentów lub uczestniczenia w imprezach ze stronami trzecimi?

Istnieje zwyczaj, że osoby i firmy prowadzące ze sobą interesy wymieniają niewielkie prezenty, zapraszają się do restauracji lub na imprezy rozrywkowe. Stosowność wymiany podarunków (prezent, zaproszenie na posiłek lub jakąś formę rozrywki, jak przedstawienie w teatrze lub zawody sportowe) zależy od okoliczności i zwyczajów w danym kraju. Zasadniczo przyjmowanie prezentów promocyjnych lub wręczanie ich jest dopuszczalne w zakresie podanym poniżej.

Wręczanie: Jakie są zasady wręczania prezentów i promowania firmy w kontaktach z klientami lub stronami trzecimi?

Dopuszczalne są sponsorowane przez firmę imprezy, które mają promować jej działalność, lub imprezy, na których w danej chwili znajduje się niewielka grupa osób. Niektóre imprezy, jak wyjazdy, imprezy sportowe, wycieczki, prezenty i promocje mogą być skuteczne, jeśli zostaną użyte właściwie. Budowanie stabilnych relacji ze stronami trzecimi jest bardzo cenne, a właściwie przeprowadzone działania promocyjne mogą być w tym pomocne. Niniejsze wytyczne mają zapewnić przejrzystość i stosowność tego procesu.

Dla kontrastu, oferowanie jakichkolwiek pożyczek, łapówek, „dowodów wdzięczności”, płatności, bezpłatnych usług lub prezentów o znacznej wartości jakiemukolwiek podmiotowi lub osobie fizycznej nawiązującej lub prowadzącej kontakty handlowe z firmą jest uznawane za korupcję i nie jest dopuszczalne. Aby zapewnić zgodność z przepisami, firma zabrania więc oferowania płatności, prezentów, usług oraz prezentów promocyjnych, bezpośrednio lub za pośrednictwem agentów i stron trzecich, w przypadku pozycji o znacznej wartości (definiowanej jako 300 USD lub więcej) dostawcom, klientom, potencjalnym klientom lub ich przedstawicielom, pracownikom, krewnym albo powiernikom. Mogą istnieć wyjątki, ale wymagają zgody Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego. Należy zawsze unikać wręczania gotówki lub jej odpowiedników.

Firma zabrania także oferowania gotówki lub jej odpowiedników oraz kosztownych prezentów lub imprez rozrywkowych (opłacone wakacje, biżuteria, kosztowny sprzęt sportowy, bezpłatne zakwaterowanie albo przejazdy) oraz innych pozycji o znacznej wartości bez uprzedniego uzyskania pisemnej zgody Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.

Przyjmowanie: Jaki są zasady przyjmowania prezentów lub ofert promocyjnych w kontaktach z klientami lub stronami trzecimi?

Firma bezwzględnie zabrania przyjmowania lub odbierania, bezpośrednio i pośrednio, wszystkim pracownikom, przedstawicielom, doradcom i konsultantom Sun Chemical, jakichkolwiek prezentów oraz „dowodów wdzięczności” o wartości innej niż symboliczna (przekraczającej 50 USD) od dostawców firmy, potencjalnych dostawców, klientów, potencjalnych klientów lub ich przedstawicieli, pracowników, krewnych albo powierników. W przypadku jakiegokolwiek przedmiotu lub usługi o wartości przekraczającej 50 USD należy uzyskać zgodę Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.

17 NORMY I WYTYCZNE

Żadnemu pracownikowi Sun Chemical nie wolno przyjąć gotówki ani żadnego wartościowego przedmiotu, z jakiegokolwiek powodu od strony trzeciej, która wręcza je z zamiarem uzyskania jednoznacznego lub domniemanego przyrzeczenia nawiązania lub utrzymania kontaktów handlowych przez Sun Chemical z taką stroną lub jej pracodawcą.

Opłacanie posiłków przez firmy i osoby ubiegające się o nawiązanie kontaktów handlowych, o niekosztownym i stosownym charakterze, może być przyjmowane przez pracowników Sun Chemical, jeśli ma na celu uniknięcie dzielenia rachunku i w przyszłości przewiduje się rewanż o podobnym charakterze ze strony Sun Chemical. Obecność lub branie udziału w wyjazdach, imprezach sportowych, rozrywkach i innych imprezach sponsorowanych przez dostawców, potencjalnych dostawców, dostawców usług, potencjalnych dostawców usług i inne strony trzecie jest dopuszczalne pod warunkiem, że celem takich imprez jest umocnienie wzajemnych relacji biznesowych między stronami.

Bez uzyskania pisemnej zgody Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego, pracownicy Sun Chemical nie mogą korzystać z bezpłatnych przejazdów, bezpłatnego zakwaterowania, bezpłatnych pokojów hotelowych ani podróży z opłaconymi wydatkami w powiązaniu ze spotkaniami biznesowymi, seminariami albo innymi wydarzeniami sponsorowanymi przez obecnych lub potencjalnych dostawców, obecnych lub potencjalnych klientów, lub ich przedstawicieli, pracowników, krewnych albo powierników, lub wydarzeniami, na których takie osoby będą obecne. Polityka Sun Chemical zakłada, że pracownicy muszą zawsze opłacać własne koszty podróży i zakwaterowania lub hotelu. Jeśli wydarzenie ma dla firmy wartość, wydatki pracownika muszą zostać opłacone przez Sun Chemical, chyba że na inny wariant udzieli zgody Radca Prawny, Dyrektor Generalny lub Dyrektor Finansowy.

Popieramy gorąco budowanie relacji ze stronami trzecimi, zatem nasza polityka zakłada zapewnia, że korzyści netto są przejrzyste dzięki powiązaniu kosztów z działaniami.

Jak należy postępować w przypadku ograniczania handlu?

Możliwość prowadzenia działań handlowych przez firmy z USA i UE oraz ich międzynarodowe podmioty zależne i stowarzyszone jest ograniczona przez przepisy wydawane przez rząd federalny USA i instytucje UE. Na przykład firmy z USA firmy spoza USA zatrudniające obywateli USA w charakterze menedżerów, członków zarządu lub dyrektorów, oraz wszelkie firmy wykorzystujące w charakterze surowców albo odsprzedające produkty wykonane w USA nie mogą uczestniczyć w bojkotach ekonomicznych skierowanych przeciwko krajom zaprzyjaźnionym ani zawierać transakcji z pewnymi firmami, w przypadku których produkty Sun Chemical mogłyby zostać sprzedane do krajów objętych embargiem.

Jak należy postępować w przypadku przepisów antybojkotowych?

Celem przepisów antybojkotowych jest uniemożliwienie firmom wspierania bojkotów narzuconych przez jakiś kraj przeciwko innemu. Wiele krajów, w których Sun Chemical prowadzi działalność, ma takie przepisy.

Rząd USA i rządy europejskie mają ścisłe przepisy dotyczące takich działań. Przepisy te zabraniają firmom i ich pracownikom brania udziału w nie usankcjonowanych bojkotach poprzez odmawianie zawierania transakcji z kimkolwiek z powodu rasy, religii, albo pochodzenia narodowościowego LUB dostarczania informacji na ten temat klientom albo potencjalnym klientom.

Przepisy te także zakazują dostarczania informacji o związkach, jakie firma może mieć z bojkotowanym krajem. Zgodnie z tymi przepisami żądania wzięcia udziału w bojkocie muszą zostać bezzwłocznie zgłoszone odpowiednim instytucjom rządowym. Żądania takie mogą się znaleźć w prawie każdym dokumencie biznesowym, jak umowy, zapytania ofertowe, akredytywy, zamówienia i ankiety, które służą do poszukiwania informacji o potencjalnych dostawcach.

18 NORMY I WYTYCZNE

Należy zdawać sobie sprawę z istnienia przepisów zakazujących importu towarów z niektórych krajów lub wymagające transportu towarów na statkach mogących wpływać do portów w określonych krajach. Jeśli jakikolwiek dokument zawiera sformułowania, które mogą być związane z bojkotem, należy natychmiast skontaktować się z Działem Prawnym Sun Chemical w celu uzyskania porad i pomocy przed nadaniem biegu transakcji.

W jaki sposób dotyczą mnie przepisy o handlu międzynarodowym?

Rząd USA oraz UE i jej państwa członkowskie wprowadziły embarga ekonomiczne przeciwko niektórym krajom uznanym za „wrogów stanu”. Są to zwykle kraje praktykujące lub popierające terroryzm, naruszające prawa człowieka lub zaangażowane w inne, niedopuszczalne działania. Jako firma o dobrej postawie obywatelskiej, Sun Chemical bezwzględnie przestrzega embarga. Na przykład Ministerstwo Handlu i Ministerstwo Skarbu USA regulują, a w niektórych przypadkach zabraniają, prowadzenia działań handlowych z różnymi krajami poza Stanami Zjednoczonymi. Stany Zjednoczone obecnie utrzymują ogólne embarga ekonomiczne przeciwko Kubie, Iranowi, Korei Północnej, Sudanowi i krajom talibskim, także obszarom kontrolowanym przez Talibów. USA także utrzymuje siły zbrojne i ograniczone embarga w stosunku do Liberii, Ruandy, Somalii, Syrii i Federalnej Republiki Jugosławii (Serbii i Czarnogóry) oraz siły zbrojne oraz embarga dotyczące innych towarów w stosunku do UNITA (w Angoli). Ponadto USA utrzymuje zakaz nowych inwestycji w Myanmarze (Birma).

Zakazy te obowiązują także międzynarodowe podmioty stowarzyszone amerykańskich firm, które wykorzystują w charakterze surowców lub odsprzedają produkty wytworzone w USA lub zatrudniają obywateli amerykańskich w zarządach lub na stanowiskach kierowniczych. Zawieranie transakcji z tymi krajami może spowodować nałożenie na firmę poważnych kar. Przed zaangażowaniem się w jakiekolwiek transakcje z tymi krajami, bezpośrednio czy też pośrednio, poprzez przedstawicieli, pośredników lub dystrybutorów, należy omówić swoje zamiary z Działem Prawnym Sun Chemical. Dział Prawny Sun Chemical może pomóc w uzyskaniu dokładnych informacji na temat embarga.

Ponadto Ministerstwo Handlu USA reguluje kwestie eksportu towarów, usług i technologii poza granice USA. Te metody kontroli koncentrują się w większym stopniu na rodzajach eksportowanych towarów, usług lub technologii niż na krajach, do których są one eksportowane. Zasady podobne do przepisów o embargu dotyczące transferu technologii i towarów tajnych, obejmujących wiele chemikaliów i preparatów chemicznych ograniczają sprzedaż lub transfer poza USA. Należy zachować ostrożność przy ocenie, czy pochodzące z USA informacje techniczne lub towary zawierające zaawansowane technologie mogą być sprzedawane lub wywożone poza granice USA.

Ponieważ przepisy prawne w tej dziedzinie nieustannie się zmieniają, przed zaangażowaniem się w transakcje wiążące się ze sprzedażą lub eksportem towarów wyprodukowanych w USA lub pochodzących z USA, także związanych z włączeniem takich towarów do produktów wytwarzanych lokalnie w kraju lub przez podmiot objętym embargiem, bezpośrednio lub za pośrednictwem przedstawicieli, dystrybutorów albo pośredników w krajach trzecich. UE i jej kraje członkowskie utrzymują embarga i sankcje handlowe regulujące handel z różnymi krajami. Aktualną listę bieżących wymagań można znaleźć pod adresem www.eurunion.org/legislat/sanctions.htm.

Niektóre sankcje dotyczą określonych towarów i określonych nabywców, jak użytkownicy związani z wojskiem, oraz krajów, jak Angola/UNITA, Bośnia i Hercegowina, Birma/Myanmar, Kongo/Zair, Chorwacja, Haiti, Liberia, była Jugosłowiańska Republika Macedonii, Sierra Leone, Sudan, tereny kontrolowane przez Talibów/Al-Kaidę/Osamę bin Ladena oraz Zimbabwe.

UE wprowadza również przepisy blokujące przeciwko Stanom Zjednoczonym w związku z handlem z Kubą, Iranem i Libią. Krótko mówiąc, firmy i osoby fizyczne będące rezydentami UE mają zakaz przestrzegania amerykańskich sankcji przeciwko Kubie oraz Iranowi. Należy jednak zachować ostrożność

19 NORMY I WYTYCZNE

w przypadku przeprowadzania jakichkolwiek transakcji z Kubą, gdyż obywatele. amerykańscy i osoby podróżujące do USA mogą zostać aresztowane lub może zostać przeciwko nim wszczęte postępowanie w związku z zezwalaniem, ułatwianiem lub prowadzeniem handlu z Kubą. Rezydenci UE i członkowie ich najbliższych rodzin mogą otrzymać trwały zakaz wjazdu do USA w przypadku angażowania się w takie transakcje. Firmy, które zatrudniają obywateli amerykańskich w charakterze członków zarządu, menedżerów lub dyrektorów, albo sprzedają produkty wytworzone w USA na Kubę i do Iranu, mogą stanąć w obliczu kroków prawnych podjętych przeciwko ich pracownikom lub podmiotom stowarzyszonym w USA.

Jak wspominaliśmy, embarga i sankcje mogą zmieniać zakres lub przedmiot szybko i bez powiadomienia, należy więc skonsultować się z Działem Prawnym Sun Chemical przed rozpoczęciem jakichkolwiek transakcji z tymi krajami.

Jaka jest polityka firmy w przypadku upustów i rabatów?

Oferowanie jakichkolwiek płatności, upustów, rabatów wstępnych, rabatów lub refundacji albo innych płatności jakiemukolwiek klientowi, dostawcy, dystrybutorowi, wykonawcy, przedstawicielowi, konsultantowi lub ich członkom zarządu, dyrektorom, pracownikom, albo stronom powiązanym (dalej określanym, zarówno w stosunku do podmiotów, jak i osób fizycznych, jako „podmioty”) może mieć miejsce wyłącznie z przestrzeganiem następujących warunków:

Płatność wszelkich takich upustów, rabatów lub innych znaczących refundacji albo innych płatności może zostać dokonana wyłącznie poprzez:

• przyznanie kredytu podmiotowi będącemu klientem Sun Chemical, wykorzystywanego w ramach zwykłych transakcji prowadzonych z klientem lub dostawcą;

• wystawienie czeku Sun Chemical płatnego na rzecz podmiotu, z którym Sun Chemical utrzymuje stosunki handlowe, oraz na rzecz którego dokonuje płatności w związku z określonymi transakcjami handlowymi;

• przelew telegraficzny od Sun Chemical, płatny na rachunek podmiotu w kraju, w którym podmiot przeprowadza transakcje z Sun Chemical.

Wszelkie inne formy płatności są niedozwolone. W szczególności nie są dozwolone płatności gotówkowe ani płatności w odpowiednikach gotówki, przelewy na rachunki zagraniczne, konta-przykrywki lub rachunki stron trzecich; nadmierne naliczenia z późniejszym zwrotem rabatu lub zwrotem nadpłaty, płatności na osobiste rachunki właścicieli, członków zarządu czy dyrektorów, w przypadku transakcji ze spółkami mającymi osobowość prawną albo inne metody, które mogą być nieumyślnie wykorzystane przez stronę trzecią do ukrycia lub zamaskowania płatności, jakie mogą być dokonane, użyte lub wykorzystane w celu dokonania płatności z uniknięciem obowiązujących w firmie zasad.

Płatność ze strony Sun Chemical może zostać dokonana wyłącznie na rzecz firmy, w przypadku której podmiot prowadzi rachunek lub dla której podmiot świadczy usługi lub dostarcza produkty.

Jeśli podmiot określi, że Sun Chemical ma dokonać płatności na rzecz podmiotu zależnego lub stowarzyszonego innego niż sam podmiot, płatność na rzecz takowego podmiotu lub osoby fizycznej nie może zostać dokonana, chyba że Sun Chemical otrzyma od podmiotu pisemne upoważnienie i polecenie dokonania takiej płatności; upoważnienie takie musi być sporządzone na firmowym papierze listowym podmiotu i podpisane przez członka zarządu, menedżera lub dyrektora podmiotu, upoważnionego do złożenia takiego upoważnienia. Przed dokonaniem takiej płatności należy uzyskać pisemną zgodę Dyrektora Finansowego.

20 NORMY I WYTYCZNE

Płatności wszelkich i jakichkolwiek upustów, rabatów, zwrotów lub zapłat na rzecz dowolnego podmiotu muszą zostać uprzednio zatwierdzone przez Dyrektora Finansowego lub upoważnioną przez niego osobę. Wszelkie pytania dotyczące takich płatności należy kierować do Radcy Prawnego lub Dyrektora Finansowego.

Jakie są wymagania dotyczące prowadzenia dokumentacji i zapisów?

Wszelkie płatności, wydatki i inne transakcje finansowe dokonywane w imieniu Sun Chemical muszą być zatwierdzone, zarejestrowane i dokonane z zamiarem, zrozumieniem i świadomością faktu, że cała kwota takich płatności musi zostać wykorzystana wyłącznie dla celów opisanych w dokumentach opisujących te płatności.

Wszelkie wpłaty i wypłaty muszą być wyczerpująco i dokładnie opisane w księgach i zapisach firmy i muszą być poparte odpowiednimi dokumentami właściwie opisującymi ich przeznaczenie. Ścisłe przestrzeganie ustalonych procedur i zasad firmy dotyczących otwierania i zamykania rachunków bankowych oraz ustanawiania właściwych pełnomocnictw do składania podpisów jest niezbędne celem zapewnienia właściwiej kontroli nad wypłacaniem środków.

Jakie praktyki są dozwolone w związku z przepisami antytrustowymi i o konkurencji?

Większość krajów ma przepisy prawne dotyczące relacji między sprzedającym a klientem, zwłaszcza jeśli klient oferuje produkty do odsprzedaży w charakterze dystrybutora. Sprzedawanie poniżej kosztów produkcji lub angażowanie się w praktyki ustalania cen, których celem jest ograniczenie możliwości konkurowania przez klientów jest zwykle nielegalne. W kontaktach z klientami należy zwykle unikać opisanych poniżej praktyk i zasięgać porad prawnych przed zaangażowaniem się lub wyrażeniem zgody na wprowadzenie jakiegokolwiek programu promującego takie praktyki:

• Ustalanie ceny odsprzedaży: zabronione jest domaganie się od klienta nabywającego produkty sprzedawania ich po określonej cenie albo nie odsprzedawania ich poniżej określonej ceny.

• Ograniczenia odsprzedaży: zabronione jest nakładanie restrykcji na warunki odsprzedaży, z wyjątkiem uzasadnionych powodów biznesowych. Ograniczenia geograficzne, zakaz sprzedaży określonym klientom, umowy o zakazie konkurencji i tym podobne są praktykami podejrzanymi i muszą zostać starannie ocenione przez radcę prawnego przed zawarciem jakiejkolwiek umowy.

• Sprzedaż wiązana: produkty mogą być sprzedawane w powiązanych pakietach, o ile poszczególne elementy są sprzedawane osobno po uzasadnionych cenach. Zabrania się domagania się od klienta nabycia produktu lub usługi jako warunku nabycia innego produktu lub usługi.

• Dyskryminacja cenowa: uzasadnione różnice w warunkach cenowych oparte na różnicach w objętości, ilości, jakości, parametrach, specjalnych wymaganiach i innych czynnikach uzasadniających różnice w cenie są dopuszczalne. Jest to podstawa różnicowania wartości dla klienta i podstawowy element marketingu i sprzedaży. Jednocześnie jednak zabrania się sprzedaży takich samych produktów klientom konkurującym ze sobą na tych samych rynkach, w tej samej branży z różnicowaniem warunków i cen. Ten obszar prawa jest wysoce złożony, a kwestie dotyczące sprzedaży mogącej faworyzować jednych klientów, przy jednoczesnym szkodzeniu innym lub w sytuacjach, gdy obaj klienci konkurują na tym samym rynku, należy omówić z radcą prawnym.

Jakimi zasadami należy się kierować w naszych relacjach z konkurencją?

Interakcja z konkurencją to ważny aspekt prowadzenia działalności. Zażarta konkurencja nie musi oznaczać unikania uzasadnionej współpracy czy interesów. Współpraca z konkurencją w ramach organizacji branżowych, zajmujących się normami, charytatywnych i edukacyjnych jest zalecana i użyteczna. Musimy jednak upewnić się, że nasze kontakty z pracownikami konkurencji są etyczne i zgodne z prawem.

21 NORMY I WYTYCZNE

Co to jest ograniczenie handlu?

Prawa antytrustowe i o konkurencji ograniczają w niemal każdym kraju rodzaje umów, jakie można zawierać z konkurencją. Próby ograniczania handlu lub konkurencji cenowej są nielegalne. Ponadto uczestnictwo w dyskusjach na temat takich ograniczeń, nawet jeśli omawiane działania nie zostaną podjęte lub okażą się nieskuteczne, jest nielegalne jako uczestnictwo w zmowie mającej na celu ograniczenie handlu. Przykłady nielegalnych umów z konkurencją obejmują:

• ustalanie cen, warunków związanych z cenami, upustów lub innych warunków, jak warunki kredytu i płatności, rabaty, bezpłatne produkty, usługi lub transport.

• Przydzielanie ilości, klientów lub terytoriów sprzedaży lub umowy o nie prowadzeniu sprzedaży na pewnych rynkach albo nie sprzedawaniu określonym klientom lub w pewnych miejscach.

• Ograniczanie rozwoju lub produkcji wyrobów.

• Odmowa obsługi określonych klientów albo dostawców lub prowadzenie transakcji ze specjalnie wybranymi klientami.

• Zawieranie jakichkolwiek umów kartelowych w celu zakupu lub sprzedaży zapasów albo produktów lub uczestniczenie w grupowych transakcjach handlowych.

Naruszenie przepisów dotyczących konkurencji jest wyjątkowo poważne. Ponieważ w miejscach, gdzie obecni są przedstawiciele konkurencji, można czasem wydedukować treść umów przysłuchując się biernie dyskusjom o takich kwestiach, nigdy nie wolno omawiać konkretnych cen, klientów ani dostawców oraz planów produktu w obecności pracowników konkurencji. Jeśli znajdujesz się w miejscu, gdzie obecni są pracownicy konkurencji i omawiane są zakazane tematy, należy natychmiast poprosić o przerwanie dyskusji lub opuścić to miejsce. Jeśli zostanie udowodnione naruszenie prawa, mogą zostać podjęte kroki prawne przeciwko pracownikowi, łącznie z karą pozbawienia wolności i grzywną oraz poważnymi grzywnami dla Sun Chemical.

Jakie zasady kierują informacjami o konkurencji?

Uzyskane w sposób legalny informacje o konkurencji pozwalają Sun Chemical zachować silną pozycję na obsługiwanym przez nią rynku. Badania rynku, ocena i testy produktu, analiza publicznie dostępnych informacji, także informacji publikowanych przez konkurencję, korzystanie z konsultantów będących stroną trzecią w celu uzyskania informacji o rynku i branży to dopuszczalne narzędzia biznesowe.

Zakazuje się pozyskiwania informacji metodami nieetycznymi lub nielegalnymi, jak szpiegostwo przemysłowe, kradzież, przekupywanie pracowników konkurencji lub korzystanie z wszelkich innych nielegalnych metod pozyskiwania informacji o konkurencji. W razie otrzymania lub pozyskania jakichkolwiek informacji, które mogły zostać zdobyte nielegalnie, należy natychmiast skontaktować się z działem prawnym Sun Chemical.

Co to jest dyskredytacja?

Reputacja firmy stanowi wartościowy majątek. Dyskredytacja to działania podejmowane w celu zaszkodzenia reputacji firmy, jej produktów, działalności, zarządzania lub pracowników albo postawienia ich w fałszywym świetle. Nie wolno publicznie wygłaszać fałszywych czy zwodniczych opinii o produktach konkurencji, zarządzaniu, działalności lub innych aspektach takiej firmy. Wszelkie wygłaszane opinie muszą być prawdziwe, oparte na istotnych faktach i danych. Nie wolno wygłaszać uwag ani spekulować na temat reputacji handlowej jakiejkolwiek firmy, jej sytuacji finansowej lub problemów prawnych.

22 NORMY I WYTYCZNE

Twoje relacje z przedstawicielami instytucji rządowych

Sun Chemical stara się utrzymać dobre relacje z przedstawicielami instytucji i agencji rządowych regulujących jej praktyki biznesowe i działalność, jednak konieczne jest, aby przez cały czas ściśle stosować się do wszystkich przepisów prawa mających zastosowanie oraz do polityki firmy Sun w zakresie uczciwości i integralności. Ważne jest, by nie tylko przestrzegać wszelkich odnośnych przepisów prawa, lecz także dbać o dobre stosunki i współpracę między Sun Chemical a przedstawicielami instytucji rządowych, z którymi się kontaktujemy.

W jaki sposób pracownicy Sum Chemical chronią środowisko, zdrowie i zapewniają bezpieczeństwo innym pracownikom?

Sun Chemical angażuje się w ochronę i zachowanie środowiska, promocję zdrowia i bezpieczeństwa pracowników, klientów i społeczności, w których działa, oraz zachowanie zgodności ze wszelkimi obowiązującymi przepisami dotyczącymi kwestii ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa. Oczekujemy, że pracownicy pomogą nam w tym, angażując się w:

• działania z pełnym przestrzeganiem prawa, zarówno jego ducha, jak i litery, w przypadku przepisów dotyczących ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa oraz zasad firmy;

• promocję bezpieczeństwa pracowników i działalności firmy, którego podstawowym celem jest zmniejszenie liczby obrażeń i związanych z nimi kosztów do poziomu możliwie zbliżonego do zera;

• spójne wdrażanie standardów firmy w celu chronienia środowiska i zapobiegania obrażeniom ciała lub stratom materialnym;

• natychmiastowe informowanie przełożonych o wszelkich przypadkach naruszenia przepisów dotyczących ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa;

• współpracę z władzami federalnymi, stanowymi i lokalnymi w ramach analizowania problemów związanych z ochroną środowiska, zdrowiem i bezpieczeństwem, oraz zapewnienie pomocy w zapobieganiu problemom ekologicznym;

• natychmiastowe i skuteczne reagowanie na incydenty związane z ochroną środowiska dotyczące zakładów Sun Chemical, jej produktów lub wyposażenia;

• prowadzenie firmowych i oddziałowych programów monitorowania w celu zapewnienia zgodności z zasadami Sun Chemical w sprawie wymagań rządowych, działań na rzecz społeczności lokalnych, ochrony zasobów naturalnych i minimalizacji ilości odpadów;

• identyfikację możliwości ulepszenia programów ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa;

• bycie przygotowanym na konieczność zastosowania planów awaryjnych w razie potrzeby;

• tworzenie i wdrażanie programów zarządzania odpadami, w tym ochrony zasobów naturalnych i zmniejszenia liczby odpadów, recyklingu, odzysku i metod utylizacji;

Należy natychmiast informować przełożonego lub Wiceprezesa ds. ochrony środowiska o wszelkich istniejących lub potencjalnych problemach dotyczących ochrony środowiska, zdrowia i bezpieczeństwa, oraz o pytaniach związanych z obowiązkami pracowników lub zasadami firmy w tych dziedzinach.

Kiedy prezenty i płatności na rzecz przedstawicieli instytucji rządowych i wykonawców z instytucji rządowych są niewłaściwe? Bezwzględnie zabrania się wszystkim pracownikom Sun Chemical składania propozycji lub oferowania płatności albo prezentów jakimkolwiek przedstawicielom organizacji rządowych lub wykonawcom z

23 NORMY I WYTYCZNE

instytucji rządowych. Dla przykładu, nawet symboliczne dowody wdzięczności lub niedrogie posiłki oferowane przedstawicielom instytucji rządowych mogą zostać uznane za niestosowne lub nielegalne. Kwoty mniejsze od 10 USD mogą być przez niektóre organy ścigania postrzegane jako próba skorumpowania lub wręczenia dowodu wdzięczności. Przepisy te są przestrzegane z całą stanowczością i kary dla firmy oraz dla osób fizycznych bywają surowe.

Jakie są zasady dotyczące płatności i prezentów dla przedstawicieli instytucji rządowych? Bezwzględnie zabrania się wręczania, pożyczania, oferowania, przyrzekania, otrzymywania lub działania w celu nagabywania dotyczącego czegokolwiek o jakiejś wartości w formie łapówki, rabatu, prezentu, dowodu wdzięczności lub wzajemności w kontaktach z jakimkolwiek przedstawicielem władz publicznych lub organizacji rządowych.

Prawo to ma szerszy zakres obowiązywania niż mogłoby się to początkowo wydawać. Dotyczy przedstawicieli instytucji rządowych czy też innych osób, które niekoniecznie są uważane za przedstawicieli władz, jak członkowie międzynarodowych komitetów lub organizacji, a także dyrektorzy, członkowie zarządów albo pracownicy firm państwowych lub kontrolowanych przez państwo bądź krewni takich osób.

Podsumowując, bezwzględnie zakazane jest oferowanie, przyrzekanie, otrzymywanie lub wręczanie jakichkolwiek płatności albo przedmiotów o jakiejkolwiek wartości, także opłat za rozrywkę lub posiłki, nawet niewielkich, pośrednio lub bezpośrednio, jakimkolwiek przedstawicielom instytucji rządowych zgodnie z powyższym opisem, kandydatom na urząd polityczny, oraz ich krewnym, w celu podjęcia próby wpływania na decyzję lub działanie takiego urzędnika albo osoby w celu nawiązania czy podtrzymania stosunków handlowych lub uzyskania korzyści handlowych.

Czy mogę dokonywać kontrybucji politycznych? Sun Chemical zachęca swoich pracowników i firmę do brania udziału w procesie politycznym w granicach określonych przez zasady dotyczące finansowania kampanii i etyki. Pracownicy mogą bez przeszkód dokonywać kontrybucji politycznych lub informować wybranych przedstawicieli o swoich osobistych poglądach. Sama firma angażuje się w proces polityczny i może dokonywać kontrybucji w granicach przewidzianych obowiązującym prawem i regulaminami. Firma nie zabiega ani nie opłaca indywidualnych kontrybucji na cele polityczne ani nie zwraca ich pracownikom, którzy ich dokonują. Istotne jest jednak rozróżnienie między prywatną a firmową działalnością polityczną.

Prawo Stanów Zjednoczonych zabrania firmom bezpośredniego przekazywania środków albo jakichkolwiek przedmiotów wartościowych na potrzeby kandydata lub kampanii wyborczej na jakikolwiek urząd federalny albo grupie politycznego nacisku w celu oddziaływania na głosujących w wyborach federalnych.

Przed zaoferowaniem jakichkolwiek środków firmy, składników majątkowych, usług lub udogodnień czy też wykorzystania nazwy firmy na potrzeby jakiejkolwiek partii, grupy politycznego nacisku czy kandydata partii politycznej należy uzyskać zgodę Radcy Prawnego, Dyrektora Generalnego lub Dyrektora Finansowego.

Jakie są zasady związane z zapobieganiem praniu brudnych pieniędzy i terroryzmowi? Zgodnie z przepisami wprowadzonymi niedawno w Stanach Zjednoczonych, wielu krajach UE i innych krajach OECD, podejmuje się wysiłki mające na celu zapobieganie transakcjom związanym z wykorzystaniem rajów podatkowych, tajnych rachunków bankowych oraz „firm-wydmuszek” w celu prania brudnych pieniędzy uzyskanych z nielegalnych transakcji, jak korupcja, unikanie podatków i handel narkotykami. Ponadto ogranicza się dostępność funduszy dla międzynarodowych organizacji terrorystycznych poprzez nałożenie sankcji ekonomicznych i śledzenie transakcji międzynarodowych oraz identyfikację organizacji wspierających działalność terrorystyczną.

24 NORMY I WYTYCZNE

Poza ogólnym zakazem handlu z niektórymi krajami, omawianym powyżej, zakazane jest zawieranie transakcji z niektórymi osobami fizycznymi i firmami wspierającymi działalność terrorystyczną. Pracownikom Sun Chemical zabrania się wykorzystywania, inicjowania, ułatwiania lub zawierania jakichkolwiek transakcji z osobami lub podmiotami z listy zagranicznych organizacji terrorystycznych albo osób uznanych za terrorystów. Listy te, aktualizowane co miesiąc, można znaleźć na witrynie amerykańskiego Ministerstwa Skarbu (www.ustreas.gov – a następnie przejść do strony Biura ds. Kontroli Aktywów Zagranicznych na mapie witryny), Organizacji Narodów Zjednoczonych, Unii Europejskiej oraz Bank of England. Naruszenie praw antyterrorystycznych może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje karne zarówno dla Sun Chemical, jak i angażujących się w nie osób fizycznych w Stanach Zjednoczonych, łącznie z dożywotnią karą więzienia, a w niektórych przypadkach karą śmierci.

Przyjmowanie, wpłacanie lub przekazywanie gotówki albo jej odpowiedników (czeków, przekazów telegraficznych, trat bankowych, akredytywów itp.) od osób lub podmiotów na całym świecie, w dowolnych kwotach, w przypadkach, gdy kontrahent i ostateczny właściciel nie jest znany Sun Chemical może stwarzać zagrożenie działalnością mającą na celu pranie brudnych pieniędzy, co w większości krajów jest nielegalne. Należy ze szczególną ostrożnością zadbać o to, by przeprowadzać transakcje finansowe wyłącznie ze znanymi, działającymi legalnie podmiotami gospodarczymi oraz bankami i instytucjami finansowymi o odpowiedniej reputacji. Transakcje przeprowadzane z lub za pośrednictwem stron trzecich, stron anonimowych lub nieznanych podmiotów (czyli takich, w przypadku których z powodu nie zawierania z nimi dotąd transakcji trudno ustalić, kto jest ich właścicielem lub kto je kontroluje), powinny zostać starannie zbadane przed ich zawarciem celem zapewnienia, że Sun Chemical nie jest wykorzystywana do prania brudnych pieniędzy ani wspierania terroryzmu.

25 NORMY I WYTYCZNE

Transakcje z wykorzystaniem informacji poufnych Jakie są zasady dotyczące transakcji z wykorzystaniem informacji poufnych? Transakcje z wykorzystaniem informacji poufnych polegają na kupnie, sprzedaży lub innych transakcjach dokonywanych na publicznych papierach wartościowych (akcjach, obligacjach, opcjach, opcjach „put”, opcjach „call” itp.) spółek notowanych na publicznych giełdach papierów wartościowych przez osoby zatrudnione przez te spółki lub mające dostęp do informacji poufnych dotyczących tych spółek zanim informacje te zostaną udostępnione publicznie przez firmę. Osoby, których dotyczą przepisy o transakcjach z wykorzystaniem informacji poufnych, to także pracownicy podmiotów zależnych spółek notowanych na giełdzie, a więc dotyczą one wszystkich pracowników Sun Chemical w stosunku do DIC Corporation, spółki notowanej na giełdzie, jak również konsultantów, audytorów, prawników i wszystkich, których łączą poufne relacje z Sun Chemical lub DIC.

Ponieważ istotne fakty mogą dotyczyć podmiotów zależnych spółek notowanych na giełdzie, znajomość istotnych informacji niepublicznych na temat Sun Chemical, wykorzystana przy transakcjach dotyczących papierów wartościowych DIC, jest naruszeniem przepisów o transakcjach z wykorzystaniem informacji poufnych. W ramach zatrudnienia w Sun Chemical pracownicy mogą mieć dostęp do informacji dotyczących Sun Chemical, DIC, innych spółek grupy DIC lub innej spółki notowanej na giełdzie, które to informacje nie są dostępne publicznie. Pracownikom Sun Chemical nie wolno wykorzystywać takich informacji podczas podejmowania decyzji inwestycyjnych, w imieniu swoim lub innych osób. Inwestowanie w oparciu o takie informacje, które nie są dostępne publicznie, może stanowić transakcję z wykorzystaniem informacji poufnych, a osoba, która ją przeprowadza może zostać pociągnięta do odpowiedzialności cywilnej lub karnej. Informacje takie muszą być zawsze traktowane jako poufne do chwili ogłoszenia ich publicznie przez firmę, której informacja taka dotyczy. Przekazywanie takich informacji stronom trzecim w celu ułatwienia im decyzji inwestycyjnych także jest nielegalne i prowadzi do transakcji z wykorzystaniem informacji poufnych. Zarówno osoba przekazująca informacje, jak i otrzymująca je mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności karnej lub cywilnej.

Pracownicy Sun Chemical mają obowiązek podjęcia wszelkich uzasadnionych kroków, także skonsultowania się z Dyrektorem Finansowym i Radcą Prawnym przed dokonaniem zakupu lub sprzedaży akcji lub innych papierów wartościowych DIC, albo innych papierów wartościowych spółek notowanych na giełdzie papierów wartościowych, które mają powiązania handlowe z grupą DIC, Sun Chemical lub innym członkiem grupy DIC, w oparciu o informacje, które mogą być uznane za poufne, znaczące i niepubliczne. Kodeks postępowania „jak się to robi w Gupie dIC Grupa DIC, do której należy Sun Chemical, stworzyła Kodeks postępowania dla wszystkich spółek grupy DIC. Kodeks ten obowiązuje wszystkich pracowników, członków zarządu i dyrektorów Sun Chemical, jak również wszystkich pracowników tymczasowych, pracowników oddelegowanych, pracowników na część etatu, konsultantów, przedstawicieli i wszystkich działających w imieniu Sun Chemical. Wszelkie postępowanie w biznesie i decyzje podejmowane przez te osoby muszą być zawsze zgodne z zasadami określonymi w Kodeksie postępowania JAK SIĘ TO ROBI W GRUPIE DIC, jak również ze Normami i wytycznymi postępowania w pracy.

Kodeks postępowania JAK SIĘ TO ROBI W GRUPIE DIC można znaleźć w portalu Sun Chemical w dziale Prawo i etyka społeczności Sun Chemical. DIC oraz Sun wymagają od pracowników, wszystkich razem i każdego z osobna, którzy otrzymali egzemplarz Norm i wytycznych postępowania w pracy, by na żądanie i w terminie potwierdzili i odesłali oświadczenie, że zapoznali się i rozumieją Kodeks postępowania JAK SIĘ TO ROBI W GRUPIE DIC oraz Kodeks postępowania w pracy w Sun Chemical.

26 NORMY I WYTYCZNE

Gdzie szukać informacji

STRONA STRONA

Blokowanie witryn internetowych 8 Majątek firmy 7

Maszyny 8

Dane 7, 8, 9 Ministerstwo Handlu 11

Dbałość o majątek firmy 8 Ministerstwo Handlu Stanów Zjednoczonych 11

Dochodzenie 4 Ministerstwo Skarbu Stanów Zjednoczonych 11

Dokumentacja i prowadzenie zapisów 12 Molestowanie seksualne 5, 8

„Dowody wdzięczności” 10 Monitorowanie Internetu i poczty elektronicznej 8, 9

Dyrektor Finansowy 4 Dyrektor Generalny 4 Nepotyzm 7

Dyrektor Techniczny 4 Nękanie 5Dyskryminacja cenowa 13 Niestosowne prezenty i płatności 10

Działalność polityczna 16 Normy 3

Elementy promocyjne 10 Ochrona informacji poufnych 7

Embarga 11 Ochrona środowiska, zdrowie i bezpieczeństwo 15 Odpowiedzialność 4, 7Firma globalna 3 Ograniczenia handlu 13

Ograniczenia odsprzedaży 13

Godność 5 Grzywny 7 Płatności i prezenty 10

Płatności w rewanżu 10

Handel międzynarodowy 11 Płatność upustów i rabatów 10

Poczta elektroniczna 8, 9

Informacje 6, 7,8 Poczta głosowa 8

Informacje o konkurencji 7 Podstawy postępowania w pracy 3

Informacje poufne 3, 7, 8 Polityka wykorzystywania systemów komunikacyjnych

9

Informowanie o przypadkach złamania przepisów

4 Porady i zadawanie pytań 4

Inne kraje 11, 15 Posiłki 10

Internet 8, 9 Praca poza firmą 7

Pranie brudnych pieniędzy 16

Kara pozbawienia wolności 7 Prawa autorskie 8

Klienci a przepisy antytrustowe/ o konkurencji

13 Prezenty 10, 15

KODEKS POSTĘPOWANIA „JAK SIĘ TO ROBI W GRUPIE DIC”

17 Promowanie szacunku, godności i prywatności

pracowników

5

Komputery 8 Prywatność 5, 6Konflikty interesów 7 Przepisy antybojkotowe 11

Konkurencja/ relacje z 13 Przepisy antytrustowe/ o konkurencji 13

Korupcja 3, 10, 14, 15, 16 Przepisy o handlu międzynarodowym 11

Korzystanie z zasobów firmy 8 Pytania 4

Listy klientów 7,8 Radca Prawny 4 Uczciwość 1

Rasizm 5 Umowy licencyjne 8

Restrykcje handlowe i bojkoty 11 Unia Europejska 3, 12Rozwiązanie stosunku pracy 3, 7, 8 Upusty i rabaty 12

Równe szanse 5 Utrzymanie ceny odsprzedaży 13

27 NORMY I WYTYCZNE

Różnice narodowe 3 Rząd 15 Wartości firmy Sun Chemical 20

Współpraca 4

Seksizm 5 Wynagrodzenie 7

Słowo wstępne 1 Sprzedaż produktów i usług 7 Zapisy elektroniczne 8,9

Sprzedaż wiązana 13 Zapobieganie terroryzmowi 16

Sprzęt 8 Zatrudnianie 7

Stosowność 3 Zdyskredytowanie 14

Szacunek 3, 5 Zgodność 4

Szyfrowanie 9 Zyski osobiste 7

Tożsamość etniczna 5 Transakcje finansowe i interesy 7

SunChemical

w w w . s u n c h e m i c a l . c o m

© Sun Chemical Corporation 2011