pr fact 01 facturacion

ESE DEPARTAMENTAL SOLUCIN SALUD

Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina 1 de 27

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

DE FACTURACION Fecha Vigencia

20/12/2010 Documento Controlado

CONTENIDO

1. OBJETIVO2 2. ALCANCE Y RESPONSABILIDAD................2 3. GENERALIDADES..2

Facturacin Centros de Atencin Auditoria medica Centros de Atencin Facturacin Nivel Central

4. DESARROLLO..10 Desarrollo del procedimiento de facturacin centros de atencin Desarrollo del Procedimiento de facturacin Nivel Central

5. REGISTROS DE CALIDAD.24 6. NORMATIVIDAD...24 7. DEFINICION Y TERMINOS.25 8. ANEXOS

ELABORA:

Beatriz Elena Restrepo Estrada Profesional Universitario

REVISA:

Dorelly Oros Martnez Subgerencia Administrativa y

Financiera

APRUEBA:

Cesar Augusto Robayo Alvarez Gerente ( E.)

FECHA: 20/11/2010 FECHA: 27/11/2010 FECHA: 20/12/2010


Versin 2 Cdigo





1. OBJETIVO Garantizar la correcta facturacin y cobro de los servicios ofrecidos a los usuarios en los centros de atencin de la E.S.E. Departamental Solucin Salud. Enterar a todo el equipo de trabajo las interacciones al proceso de facturacin.

Consolidar la informacin de los 17 centros de atencin en el nivel central para que las diferentes reas como son financiera, contabilidad y asistencial tengan acceso a la informacin mensualmente para rendir los diferentes a los rganos de control pertinente.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2.1 CENTROS DE ATENCION Este procedimiento inicia al momento en el que el usuario presenta su documentacin para la respectiva generacin de su recibo de caja para su pago segn sea el caso y finaliza con el correcto recaudo de dineros recibidos por la atencin en salud que se le brindo al paciente. Los responsables de la correcta ejecucin de este procedimiento son los Mdicos Directores de los centros de atencin; los facturadores quienes son los encargados de la generacin y recepcin del cobro por la prestacin del servicio y dems personal involucrado. 2.2. NIVEL CENTRAL Los responsables de la consolidacin de la informacin en el Nivel Central generada por los 17 Centros de atencin es el Profesional Universitario y auxiliar de facturacin, quienes son los encargados de ingresar la informacin y verificar que todo se haya facturado correctamente, 3. GENERALIDADES

Este procedimiento pretende mostrar las interacciones al interior de la organizacin para garantizar la correcta facturacin de los servicios ofrecidos por la ESE Departamental Solucin Salud. Se muestra en algn factor de participacin cada uno de los involucrados en el proceso de facturacin.


Versin 2 Cdigo





3.1 FACTURACION EN LOS CENTROS DE ATENCION

PROCESO EN CONSULTA EXTERNA

3.1.1 El paciente ingresa por ATENCION AL USUARIO, donde:

Solicita documentos al paciente (Carne y documento de identidad)

Verifica en base de datos

Direcciona al paciente a caja Por ser el primer punto de contacto con el paciente o familiar, el funcionario debe conocer la normatividad vigente relacionada en la prestacin de servicios de salud, en especial de I Nivel de atencin (Ley 100/93, Ley 1122/06, Acuerdo 260/04, Acuerdo 365/07, Decreto 2423/96, Acuerdo 312/04, decreto 4747/06 entre otros) 3.1.2 FACTURACION Y/O CAJA

Revisa cuantas consulta externa lleva en el ao el paciente

Crea, modifica y/o actualiza pacientes

Asigna contrato

Hace admisin y la deja abierta

Pasa la admisin a Archivo de historia clnica

Genera liquidacin de servicio

Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad (acuerdo 260/04, acuerdo 365/07 y Ley 1122/06)

Imprime y entrega copia del recibo de caja al paciente

Direcciona al paciente a sala de espera

Imprime admisin

3.1.3 ARCHIVO HISTORIAS CLINICAS

Recibe la admisin

Buscar la historia clnica

Entrega la historia clnica al Profesional de la salud 3.1.4 PROFESIONAL DE LA SALUD (Mdico Odontlogo)

Llama al paciente

Diligencia el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin y lo hace firmar del paciente

Realiza la consulta y/o procedimientos pertinentes

Diligencia la Historia Clnica

Ordena ayudas diagnosticas pertinentes

General la formula pertinente y escribe el numero de admisin en la parte superior


Versin 2 Cdigo





Ordena conducta

Registra en al admisin, la finalidad, causa externa y nombre y cdigo de diagnostico pertinente y lo anexa a la historia clinica

Hace firmar al paciente la admisin

Entrega al paciente las ordenes medicas y/o ayudas diagnosticas

Da recomendaciones pertinentes al paciente

Direcciona al paciente a caja y/o farmacia 3.1.5 CAJA

Registra todo lo pertinente (procedimientos, ayudas diagnosticas, etc.)

Liquida el servicio conforme a lo contratado o normado

Genera e imprime la liquidacin de servicios

Recauda, genera e imprime recibo de caja

Entrega al paciente copias del recibo, segn lo ordenado

Direcciona al paciente al servicio ordenado

En horas de la tarde, genera el listado de RESUMEN DE CAJA y RESUMEN DE RECIBOS DE CAJA

Hace el cuadre de caja diario

Elabora y hace consignacin diaria del efectivo en bancos

Semanalmente entrega a tesorera del nivel central esta informacin

Para Calvario y Uribe, deben entregar el efectivo con el resumen de caja semanalmente a tesorera de nivel central

3.1.6 PACIENTE

Pasa al servicio ordenado (farmacia y/o laboratorio y/o imgenes diagnostica)

Entrega copia del recibo de caja

Recibe el servicio ordenado

Termina 3.1.7 LABORATORIO e IMGENES DIAGNOSTICA

Recibe copia del recibo de caja

Hace el procedimiento

Entrega resultados 3.1.8 FARMACIA

Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin

Factura los medicamentos en el programa

Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega el medicamentos

Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento


Versin 2 Cdigo





Verifica la existencia de los medicamentos

Entrega medicamentos 3.1.9 ESTADISTICA (auxiliar de Informacin en Salud)

Recoge del consultorio la historia clnica y el Rips diligenciado y firmado.

Ingresa al programa de facturacin

Digita la Causa externa, finalidad y diagnostico en cada admisin

Cierra la admisin y entrega a facturacin al finalizar la jornada

Recoge el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente

Consolida el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente

Enva semanalmente este informe a la oficina de Calidad del nivel central

Archiva el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin 3.1.10 Facturacin

Recibe los documentos de estadstica y caja

Organiza por empresa y por orden de admisin

Hace auditoria diaria (medico coordinador, odontlogo, facturador y jefe de enfermera)

Verifica lista de chequeo

Verifica la estadstica pendiente en el programa de facturacin

Modifica la informacin el programa cuando se requiera

Genera e imprime Factura con sus anexos

Genera RIPS

Valida los Rips en el programa de VALIDARIPS

Arma la facturacin con soportes

Entrega la facturacin a cada EPS, segn programacin

Termina

PROCESO EN URGENCIAS

3.1.11 El paciente ingresa por ENFERMERIA EN URGENCIAS, donde:

Enfermera hace el triage

Direcciona al paciente a consulta

Solicita documentos al paciente (Carne y documento de identidad)

Verifica en base de datos Por ser el primer punto de contacto con el paciente o familiar, el funcionario debe conocer la normatividad vigente relacionada en la prestacin de servicios de salud,


Versin 2 Cdigo





en especial de I Nivel de atencin (Ley 100/93, Ley 1122/06, Acuerdo 260/04, Acuerdo 365/07, Decreto 2423/96, Acuerdo 312/04, decreto 4747/06 entre otros)

3.1.12 PROFESIONAL DE LA SALUD (Mdico Odontlogo)

Recibe al paciente

Diligencia el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin y lo hace firmar del paciente

Realiza la consulta y/o procedimientos pertinentes

Diligencia la Historia Clnica

Ordena ayudas diagnosticas pertinentes

General la formula pertinente y escribe el numero de admisin en la parte superior

Ordena conducta

Registra en al admisin, la finalidad, causa externa y nombre y cdigo de diagnostico pertinente y lo anexa a la historia clnica

Hace firmar al paciente la admisin

Entrega al paciente las ordenes medicas y/o ayudas diagnosticas

Da recomendaciones pertinentes al paciente

Direcciona al paciente a enfermera 3.1.13 ENFERMERIA

Si la atencin no es una urgencia, genera liquidacin de servicio

Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad (acuerdo 260/04, acuerdo 365/07 y Ley 1122/06)

Diligencia y entrega copia del recibo de caja al paciente

Recoge y entrega a estadstica la historia clnica, formulas. ordenes de ayudas diagnosticas, Rips y formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin

3.1.14 PACIENTE

Pasa al servicio ordenado (farmacia y/o laboratorio y/o imgenes diagnostica)

Entrega copia del recibo de caja

Recibe el servicio ordenado

Termina 3.1.15 LABORATORIO e IMGENES DIAGNOSTICA

Recibe copia del recibo de caja

Hace el procedimiento

Entrega resultados


Versin 2 Cdigo





3.1.16 FARMACIA

Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin

Factura los medicamentos en el programa

Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega el medicamentos

Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento

Verifica la existencia de los medicamentos

Entrega medicamentos 3.1.17 ESTADISTICA (auxiliar de Informacin en Salud)

Recibe de enfermera la historia clnica, formulas. ordenes de ayudas diagnosticas, Rips y formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin

Ingresa al programa de facturacin

Digita la Causa externa, finalidad y diagnostico en cada admisin

Cierra la admisin y entrega a facturacin al finalizar la jornada

Consolida el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin diariamente

Enva semanalmente este informe a la oficina de Calidad del nivel central

Archiva el formato FR-FACT-01Control de Pacientes/Facturacin 3.1.18 Facturacin

Recibe los documentos de estadstica y caja

Organiza por empresa y por orden de admisin

Hace auditoria diaria (medico coordinador, odontlogo, facturador y jefe de enfermera)

Verifica lista de chequeo

Verifica la estadstica pendiente en el programa de facturacin

Modifica la informacin el programa cuando se requiera

Genera e imprime Factura con sus anexos

Genera RIPS

Valida los Rips en el programa de VALIDARIPS

Arma la facturacin con soportes

Entrega la facturacin a cada EPS, segn programacin

Termina 3.2 AUDITORIA MDICA Y ADMINISTRATIVA Estos procesos estn en cabeza del medico Director, quien se apoyara en el facturador y Jefe de enfermera


Versin 2 Cdigo





A cada admisin se debe revisar: REVISION DIARIA

1. Verifica lista de chequeo 2. Verificar que se halla facturado todas y cada una de las actividades

realizadas el da anterior 3. Que se facture a la entidad correspondiente 4. Que se facture la totalidad de las actividades ordenadas 5. Que se aplico correctamente los copagos, cuotas moderadora cuota de

recuperacin segn el caso 6. Que existe recibo de caja cuadrado con las liquidaciones de servicios 7. Que la documentacin este completa 8. Que la historia clnica, epicrisis y/o resumen de la historia clnica, este

completa y legible 9. Que la conducta, finalidad y diagnostico sean los pertinentes y este de

acuerdo al CIE-10 10. Que las actividades de promocin y prevencin estn digitadas y con su

finalidad y causa externa pertinentes en el programa de facturacin EN EL CIERRE MENSUAL DE FACTURACION

11. Que las facturas y sus anexos este firmados por el medico director 12. Revisar el listado admisiones sin facturar 13. Que los RIPS sean validados correctamente y el informe anexado a la

factura firmado por el facturador 14. Que la copia de seguridad contenga la ultima informacin consignada

3.3 PROCESO DE FACTURACIN EN EL NIVEL CENTRAL

1. Los das 15 de cada mes se dar a conocer la programacin de entrega de facturacin, distribuyendo los 17 centros en 3 grupos

En el primer da de la programacin,

2. se recibe y graba la copia de seguridad en el equipo de facturacin 3. Se hace auditoria administrativa a todas las facturas 4. Se hace el cargue al programa de facturacin del nivel central 5. Se Valida el RIPS de vinculado, desplazado y reinsertado 6. Se da a conocer al facturador los errores presentados en la revisin y carga 7. Se direcciona al facturador a las EPS para entrega de facturas


Versin 2 Cdigo





En el segundo da de la programacin 8. Se recibe las copias de las facturas recibidas con la relacin de facturas

generadas 9. Se hace reunin con los facturadores, para actualizarlos en normatividad,

contratacin y resolver dudas sobre los problemas que se presenten. 10. Se devuelven los facturadores a cada centro de atencin

En el tercer y cuarto da de programacin:

11. Se revisa el cargue de facturacin por cada centro de atencin contra las copias recibidas y se confirma, en este momento se genera los registro contables y presupuestales, quedando la informacin a disposicin de contabilidad, presupuesto, cartera, auditoria medica y tesorera

En el quinto da

12. Se elabora el informe gerencial con los resultados del proceso 13. Se archiva las copias de las facturas recibidas

En los siguientes das

14. Se hace gestin de cobro, a la facturacin capitada 15. Termina el proceso


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

10 de 27

MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE FACTURACION

Fecha Vigencia 20/12/2010

Documento Controlado

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACION CENTRO DE

ATENCION

No Flujograma Descripcin Responsable

1

Saludo cordial al

usuario

INICIO

Verificar en base

de datos

Sala de espera

Profesional

diligencia FR-

FACT-01

Entrega copia del

recibo de caja

Liquidacin de

servicio

Cobro

Pasa admisin a

Archivo de

Historia Clnica

Imprime Admisin,

direcciona al

usuario

Contrato,

Admision

Revisar

Escribir numero

de admisin en

orden medica

INICIO

-

2 Verificar en base de datos la identificacin y carne

Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)

3 Revisa nmero de consultas realizadas al paciente. Crea, modifica o actualiza informacin


4 Asigna contrato, hace admisin dejndola abierta


5 Imprime admisin, Direcciona al paciente a caja


6 Pasa la admisin a Archivo de historia clnica


7 Cobra copagos y/o cuota moderadora y/o cuota de recuperacin, segn normatividad


8 Genera liquidacin de servicio Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)

9 Genera y entrega copia del recibo de caja al paciente


10 Direcciona al paciente a sala de espera


11

Una vez el usuario este en consulta o urgencia, el Medico u Odontlogo debe diligenciar el formato FR-FACT-01 Control de pacientes/facturacin y hacerlo firmar por el usuario

Profesional rea de la salud (Medico/ Odontlogo)

12 El medico escribe el numero de admisin en la orden medica


13

El profesional rea de la salud direcciona al usuario a caja/facturacin segn diagnostico para toma de exmenes, medicamentos, imgenes diagnosticas)


14

En Farmacia: -Recibe la formula y revisa que tenga el numero de admisin -Factura los medicamentos en el programa -Si genera cobro, remite al paciente a caja, si no genera cobro entrega los medicamentos

Auxiliar de Farmacia


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

11 de 27




Direcciona al

usuario

En Farmacia:

-Recibe formula

-Factura

-Recibe el recibo

de caja y entrega

el medicamento

-Verifica

existencia

-Entrega

Registra

Liquidacin de

servicios

Cobro

Entrega copia

recibo de caja

Direcciona al

usuario

Resumenes

Cuadre de caja/

Consignaciones

Organiza

Auditoria

Armar facturacion

FIN

-Recibe el recibo de caja y entrega el medicamento -Verifica la existencia de los medicamentos -Entrega medicamentos NO RECIBE DINERO, ESTE ES EN LA CAJA

15

Con la orden del Medico/Odontlogo Registra todo lo pertinente (procedimientos, ayudas diagnosticas, etc.)


16 Genera e imprime la liquidacin de servicios


17 Recauda, genera e imprime recibo de caja


18 Entrega al paciente copias del recibo Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)

19 Direcciona al paciente al servicio ordenado Auxiliar Administrativo (caja/facturacin)

20 Genera el listado de resumen de caja y resumen de recibos de caja (en la tarde)


21 Hace el cuadre de caja diario, Elabora y hace consignacin diaria del efectivo en bancos


22 Organiza por empresa y por orden de admisin


23 Hace auditoria medica administrativa diariamente (ver numeral 3.2 de este procedimiento)

Medico Director, facturador y jefe de enfermera

24 Arma la facturacin con soportes


25 FIN -


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

12 de 27




Nota: En URGENCIAS, el paciente es recibido por enfermera quien hace Triage y segn el resultado direcciona para la admisin del paciente y su atencin inmediata. Un familiar del paciente o acompaante se direcciona a caja/facturacin, para cumplir con el anterior proceso

4. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DE FACTURACION NIVEL CENTRAL

4.1 RECONOCIMIENTO DE FACTURACIN Procedimiento 1. Se inicia le control de la llegada de los facturadores como la entrega de la informacin

en el formato FR-FACT-03 2. Se recibe el radicado de las facturas entregadas por cada facturador a las EPS de la

ciudad, y se reciben las facturas que sern enviadas a las EPS fuera de la ciudad. 3. Hace el recibido formal de las facturas con su respectivo radicado por parte de la EPS

junto con la relacin de las facturas generadas por el sistema, plasmando el sello de facturacin en la relacin.

4. Ingresa la informacin generada en los centros de atencin en el Programa de

Facturacin y estadstica ingresa mediante una identificacin y clave correspondiente. 5. En opcin transacciones se selecciona en actualizacin facturas, se confirma por

grupo de acuerdo al periodo que se esta cargando y al centro atencin para darle estado confirmado, apareciendo otra pantalla emergente la cual indica que la factura ha sido confirmada correctamente, aceptando y de igual manera se liquida y automticamente el sistema genera el reconocimiento.

6. Despus del proceso de liquidar y confirmar se revisa que se haya cargado la facturacin correctamente en el programa en cada centro y en el nivel central afectando las cuentas contables correspondientes


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

13 de 27




7. Se corrige en el sistema y se actualiza, utilizando los medios fsicos.

8. Se va al (paso 6) haciendo cada uno de los pasos correspondientes dando en opcin Desconfirmar quedando la factura en estado sin confirmar y procede a corregir la informacin y se vuelve a confirmar la factura en el programa de facturacin y estadstica.

9. Se confirma el reconocimiento en el programa apareciendo un icono informando que el reconocimiento ha sido confirmado correctamente, Aceptando y generando automticamente en presupuesto y contabilidad los asientos presupustales del reconocimiento, quedando la informacin disponible en cartera, presupuesto. Contabilidad, tesorera y auditoria.

10. Antes de los 12 de cada mes se debe ingresar la informacin a los programas de facturacin, estadstica, Presupuesto y contabilidad.

11. Archiva las facturas en consecutivo y por entidad, asignndole el nmero del reconocimiento presupuestal.

No. flujograma

QUE

QUIEN

CUANDO

DONDE

COMO

1.

INICIO

Recepcionar

facturacion

Recibir relacion de

facturas

Ingresar al siiweb

Confirmar y

liquidar facturas

Detectar errores

Corregir

Desconfirmar

facturas

Confirmar

reconocimiento

Ingresar

informacion

Archivar facturas

FIN

Cuentas Medicas

rea de

facturacin N.C.

Segn fecha de citacin para

cada municipio

rea de facturacin

N.C.

Despus de revisin de auditoria Medica

2.

Recibir Relacin de las facturas.

rea de facturacin

N.C.

Despus de revisadas en

auditoria medica

rea de facturacin

N.C.

En la entrega de informacion

3.

Ingresar al

Siiweb

rea Facturacin

N.C.

Cuando se recibe copia de

seguridad

rea de facturacin

N.C.

Mediante un usuario y clave

4.

Confirmar y

liquidar Facturas.

rea de facturacin

N.C.

Despus de seleccionar y

cargar la informacin

rea de facturacin

N.C.

En el sistema Siiweb

mediante un usuario y clave

5.

Detectar Errores.

rea de facturacin

N.C.

Despus de confirmar y

liquidar facturas

rea de facturacin

N.C.



6.

Desconfirmar factura

rea de facturacin

N.C.

Al detectar los errores en la

revisin

rea de facturacin

N.C.




Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

14 de 27




7.

corregir

rea de facturacin

N.C.

Al encontrar errores

despus de revisar

rea de facturacin

N.C.



8.

Confirmar

Reconocimiento.

rea de facturacin

N.C.

Despus de corregir los

errores encontrados

rea de facturacin

N.C.



9.

Archivar Facturas.

rea de facturacin

N.C.

Despus de revisado y

corregidos los errrores

rea de facturacin

N.C.

Seleccionando por municipios y archivarlas en

orden numerico

4.2 ANULACIN Y MODIFICACIN DE FACTURAS

1. Analiza los errores existentes en los reconocimientos efectuados despus de la fecha estipulada 12 de cada mes. Si es antes de la fecha autocontrol no requiere el paso 2, 3, 4.

2. Realiza un Oficio detectando e identificando los errores a anular o modificar, para entregarlo modificarlos igualmente en el nivel central. Este oficio se enva por correo electrnico institucional o va telefnica.

3. En el Programa de Facturacin y estadstica ingresa mediante una identificacin y una clave correspondiente.

4. En transacciones en actualizacin facturas, posteriormente consulta la factura donde se digita el nmero apareciendo la factura con tres opciones: confirmar, sin confirmar y anular, seleccionando en anular, apareciendo una ventana emergente donde le pide fecha de anulacin y funcionario que autoriza el concepto, apareciendo una ventana emergente informando que la anulacin a sido confirmada correctamente. Si es se otra vigencia paso 5.

5. En facturacin, ajustes, se realiza ajuste por menor valor para dejar saldo en ceros afectando las cuentas presupuestales correctas.

No. flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO

1.

INICIO

Analisis de errores

en carga

Oficio al centro de

atencion

Ingresar al siiweb

Anular factura

vigencia actual

Ajustar factura

otras vigencias

FIN

Anlisis de errores en

carga

rea de facturacin

N.C.

Despus de la carga de la informacin

rea de facturacin

N.C.

Analizar errores de carga.

2.

oficio al centro

de atencin

rea de

facturacin N.C.

Cuando se encuentren

errores

rea de

facturacin N.C.

Por correo electrnico


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

15 de 27




3.

Ingresar al

Siiweb

rea de

facturacin N.C.

Ingresar al

Siiweb

rea de

facturacin N.C.

Por medio de un usuario y clave

4.

Anular la

factura vigencia actual

rea de

facturacin N.C.

Cuando se

identifique la factura que se debe anular

rea de

facturacin N.C.

Por medio de un usuario y clave

5.

Ajustar factura

de otras vigencias

rea de

facturacin N.C.

Cuando se

identifique la factura que se debe ajustar

rea de

facturacin N.C.

Mediante un

usuario y clave asignado

4.3 RECONOCIMIENTO PRESUPUESTAL A FACTURAS DE VIGENCIAS ANTERIORES

1. Recibe un oficio en donde se relaciona la factura para la generacin del reconocimiento presupuestal, enviado por parte del rea de tesorera, teniendo en cuenta que es de vigencias anteriores.

2. Revisa que la factura se encuentre en el sistema.

3. En el Programa de Facturacin y estadstica ingresa mediante una identificacin y una clave junto con la vigencia correspondiente al ao.

4. En opcin actualizacin facturas, se consulta apareciendo la factura sin confirmar revisando todos los campos como entidad, fecha, servicio o cuentas contables, tipo de factura o recaudo, nmero de la factura, concepto, cuentas de orden etc.

5. En el modulo de consulta del programa presupuesto se toma la opcin reconocimiento donde se escoge la factura sin confirmar con el fin de seleccionarla y confirmndola en la fecha que se este trabajando.

6. En el Programa presupuesto aparece un icono informando que el reconocimiento ha sido confirmado correctamente, Aceptando y generando automticamente en presupuesto y contabilidad los asientos presupustales del reconocimiento, quedando la informacin disponible en cartera, tesorera, presupuesto y auditoria.

7. Antes de los 12 de cada mes se debe ingresar la informacin a los programas de facturacin, estadstica, Ppto y contabilidad.


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

16 de 27




8. Archivar las facturas en consecutivo y por entidad, asignndole el nmero del reconocimiento presupuestal.

9. Entrega de oficios relacionando el nmero del reconocimiento. (FIN).


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

17 de 27




flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO

1.

INICIO

Recepcionar oficio

relacion

Revisar

facturacion

Devolver factura a

tesoreria

Informar al centro

de atencion

Ingresar al siiweb

Actualizar facturas

Detectar errores

corregir

radicar

Confirmar facturas

Revisar

reconocimiento

Verificar errores

Desconfirmar

facturas

Archivar facturas

Entregar oficio a

tesoreria

Fin

Oficio con relacin

Tesorera o Cartera

Al ingreso de dineros de vigencia anterior

rea de facturacin

N.C. Entrega de oficio con relacin

2.

Revisar facturacin

rea de facturacin

N.C.

Al recibir oficio para

reconocimiento

rea de facturacin

N.C. Ingresando al Siiweb

3.

Ingresar al Siiweb

rea de facturacin

N.C.

Cuando se revise la factura

rea de facturacin


4.

Consultar

factura

rea de

facturacin N.C.

Cuando se

revise la factura

rea de

facturacin N.C.

Ingresando al Siiweb

5.

Confirmar reconocimi

ento

rea de facturacin

N.C.

Cuando se revise la factura

en sistema

rea de facturacin


6.

Devolver a tesorera oficio de relacin

con reconocimi

entos

rea de facturacin

N.C.

Despus de confirmar o

hacer el reconocimiento

rea de facturacin

N.C.

Entregando oficio a tesorera


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

18 de 27




4.4. ELABORACION INFORMES CONTROL DE CONTRATOS POR CAPITACION.

1. Se tiene informacin de la facturacin de cada uno de los contratos por capitacin para diligenciar los cuadros ya diseados haciendo los cambios respectivos al informe del mes.

2. Se posee el cuadro ya diseado donde se encuentra relacionado contrato, centro de atencin, entidad, numero de contrato, fecha de iniciacin, de vencimiento, monto liquidacin mensual y anual de contratos, tambin posee objeto, valor UPC anual, mensual y valor del 4.01%; porcentaje de capitacin, valor anual y mensual; y por ultimo control de la facturacin, contiene datos del mes, numero de factura, valor, saldo del contrato, costo de la atencin, utilidad/perdida mes, utilidad/perdida acumulada

3. Mediante un cuadro que contiene entidad, valor capitacin acumulada, valor servicios prestados acumulado, diferencia acumulada por cada centro y total; donde se establece el porcentaje de servicios prestados acumulado vs capitacin acumulada y porcentaje de servicios prestados acumulada vs capitacin acumulada.

4. Imprime un paquete y procede a enviarlo a subgerencia administrativa y financiera,

con copia a Gerencia


1.

INICIO

Ingresar a la base

de dator

Abrir archivos

informe mensual

excel

Relaizar resumen

Imprimir informe

Fin

Ingresar a la base de datos

rea de

facturacin N.C.

Despus del cargue de

informacin

rea de

facturacin N.C.

Ingresando al Siiweb mediante un

usuario y clave

2.

Abrir

archivos informe mensual

rea de

facturacin N.C.

Al seleccionar

la informacin

rea de

facturacin N.C. Ingresando a Excel

3.

Realizar resumen

rea de

facturacin N.C.

Se tiene la informacin

de capitacin

rea de

facturacin N.C. Ingresando la informacin a Excel

4.

Imprimir informe

rea de

facturacin N.C.

Se haya

ingresado todos los

datos

rea de

facturacin N.C. Con toda la informacin


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

19 de 27




ALMACENAMIENTO DE INFORMACION

1. Recibe memorias USB que contiene informacin de los 17 centros de atencin. 2. Con el formato FR-FACT-02 se lleva el control para el proceso del

almacenamiento de la informacin donde se inicia con subir la copia de seguridad al servidor correspondiente al centro, luego se carga en el icono de carga del sistema de facturacin N.C. con el usuario y clave asignada, en facturacin, cargar a temporales, seleccionando el periodo a cargar y se aplica, sale ventana con actualizado correctamente, se continua con actualizacin base de datos, se aplica y dice cargado correctamente, o si sale error se corrigen con los medios fsicos, facturacin centros, selecciona el centro a cargar, con un usuario y una clave asignada y se revisa que la informacin se haya cargado, y en facturacin Nivel Central con el ingresos de un usuario y una clave, en transacciones, actualizar facturas, opcin consultar, selecciona IPS a verificar estado cuenta y estado de factura sin confirmar, para verificar que la informacin haya sido cargada en el servidor del nivel central, como los consecutivos. Finalmente en actualizar facturar seleccionar confirmar grupo el periodo cargado y la IPS y se selecciona confirmar grupo. Sale ventana con el numero de facturas confirmadas y facturas pendientes, si quedan pendientes se revisan una a una para verificar que error presentan se corrige y se confirma nuevamente se ingresa al proceso de liquidacin de facturas; dando el periodo del 1 de enero a la fecha final del cual hemos cargado, seleccionamos IPS a liquidar y diligenciamos la fecha de liquidacin que debe ser la ultima al periodo cargado

3. En facturacin Nivel Central con el ingresos de un usuario y una clave, en

transacciones, actualizar facturas, se ingresa al proceso de liquidacin de facturas; dando el periodo del 1 de enero a la fecha final del cual hemos cargado, seleccionamos IPS a liquidar y diligenciamos la fecha de liquidacin que debe ser la ultima al periodo cargado y confirmar grupo, aparece ventana con relacin de las facturas a liquidar, se seleccionan una a una y en la parte inferior se selecciona liquidar y nos confirma liquidacin


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

20 de 27




4.6 CUENTA DE VINCULADOS, DESPLAZADOS, MATERNAS Y/O EXTRAMURALES

1. Recibe Facturas de los 17 centros de atencin por prestacin de servicios a usuarios vinculados y desplazados.

2. En el formato FR-FACT-01 se relaciona mensualmente cada uno de los 17 centros

de atencin con el consecutivo de la factura, valor recaudo por copago y el valor neto facturado.

3. Procede a imprimir el cuadro detallado del mes.

4. En un formato en Word donde especifica el valor del recaudo por copago y el valor

neto facturado.

5. Imprime la cuenta de cobro de los 17 centros de atencin.

6. Validar los rips de cada factura por centro; para pasarlos a validar por la secretara de salud y expiden certificacin de validacin correcta.

7. Se entregan los medios magnticos, impresiones, certificado de validacin de rips,

facturas, copias de los registros presupustales asignado por la gobernacin o contrato, copia de la prestacin de servicios y copia del acta de interventoria al Interventor.


1.

INICIO

Recepcionar

memoria USB

Cargar

informacion y

revision

Liquidacion de

facturas y

confirmacion

Fin

Memoria USB

rea de facturacin

N.C.

Despus de revisin de auditoria medica

rea de facturacin

N.C. Recepcion de memoria USB para cargue

2.

Cargar informacin

rea de facturacin

N.C.

Despus de obtener la

informacin de la memoria

USB

rea de facturacin

N.C. Se ingresa al Siiweb

3.

Liquidacin de facturas

y confirmacin

rea de facturacin

N.C.

Despus de cargar la

informacin

rea de facturacin

N.C. Mediante un usuario y clave


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

21 de 27




4.7 SOLICITUD Y VERIFICACION MENSUAL DE BASES DE DATOS EN MEDIOS MAGNETICOS ENVIADAS POR LAS EPS DE SUS AFILIADOS

1. Mediante oficio se solicita mensualmente a las EPS el envo en medio magntico de las bases de datos actualizadas.

2. Recibe de las EPS medios magnticos donde posee la base de datos de los

usuarios afiliados a las EPS, con cada novedad.

3. Revisa que los medios magnticos lleguen en ptimas condiciones.

flujograma QUE QUIEN CUANDO DONDE COMO

1. Recepcionar facturas

Hacer cuadro

Imprimir

Realizar cuenta de

cobro

Imprimir cuenta de

cobro

Validar RIPS en el

Nivel central y

Secretaria de

salud

Entregar

documentos y

medio magnetico

al interventor

Fin

Facturas

17 centros

de atencin

Despus de revisin de auditoria medica

rea de

facturacin N.C.

Entrega de facturas

2.

Hacer cuadro rea de facturacin

N.C.

Con la recopilacin de la informacin

rea de facturacin

N.C. Ingresando a Excel

3.

Imprimir rea de facturacin

N.C.

Despus de ingresar todos

los datos

rea de facturacin

N.C. Con toda la informacin

4.

Realizar cuenta de

cobro

rea de facturacin

N.C.

Al tener cuadro con informacin

de facturas

rea de facturacin

N.C. en formato de cuenta de cobro

5.

Validar RIPS rea de facturacin N.C. Y Secretaria De Salud

Despus de tener

consolidada la informacin

rea de facturacin

N.C. y Secretaria de

salud

en medio magntico con el validador de la secretaria de

salud

6.

Entregar documentos y

medio magntico

rea de facturacin

N.C.

Reunidos los documentos

exigidos por la Sec. De salud

rea de facturacin

N.C. Se entregan al interventor para su radicacin


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

22 de 27




4. Se almacena ordenado por entidad y por mes

5. Se descarga a una carpeta que se tiene en el disco C del sistema

6. Se enva a cada uno de los 17 centros de atencin por Internet a medida que se

reciben, para que sea actualizada la base de datos.


1. Solicitud de Base de Datos a EPS

Recibir medio

magnetico

Revisar medio

magnetico

Almacenamiento

de la informacion

Descargar en el

sistema

Enviar informacion

en los centros de

atencion

Fin

Solicitud Base

de datos

rea de

facturacin N.C.

Los primero 05 das del mes

rea de

facturacin N.C. Mediante oficio

2.

Recibir medio

magntico

rea de

facturacin N.C.

Cuando lleguen

de las EPS

rea de

facturacin N.C.

Cuando lleguen por

correo

3.

Revisar

rea de

facturacin N.C.

Cuando llegue

le medio magntico

rea de

facturacin N.C.

en el sistema se revisa el

medio magntico

4.

Almacenamien

to de la informacin

rea de

facturacin N.C.

Despus de

revisar el medio magntico

rea de

facturacin N.C.

Se guardan en un archivo en

el PC

5.

Enviar la informacin

rea de facturacin

N.C.

Cuando se almacena en el

PC de facturacin

rea de facturacin

N.C. Se envan por correo

electrnico


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

23 de 27




4.8 ENVIO DE FACTURAS CON SUS RESPECTIVOS RIPS A LAS DIFERENTES EPS Y EPSS FUERA DE LA CIUDAD PARA SU RESPECTIVA RADICACION

1. Se recibe las facturas que son para radicar a las diferentes EPS Y EPSS que son de otro departamento con la relacin de facturas que genera el sistema.

2. Se organiza la facturacin en grupos de EPS y EPSS, se hace oficio a

cada empresa con relacin de facturas que se envan para su respectiva radicacin para hacer seguimiento de la misma, al oficio de radicacin se le plasma No. De radicado de la recepcin y el numero de gua con el que se enva.

3. Se le escribe el nmero de gua a cada copia de las facturas que ya se

enviaron, se selecciona por municipio y se le enva a los centros de atencin para su archivo.

4. Se deja una copia en el nivel central del radicado para consulta de las reas

de auditoria, cartera, facturacin y presupuesto.


1.

INICIO

Recibir facturas

para enviar a otros

departamentos

Seleccionar

facturas para

envio

Escribir numero

de guia a cada

factura

Devolver copia de las

facturas con su numero

de radicado para archivo

Fin

Facturas

rea de

facturacin N.C.

Despus de revisin de

auditoria medica

rea de

facturacin N.C.

Con relacin de facturas

2.

Seleccionar

facturas

rea de

facturacin N.C.

Despus de recibir a los 17 centros la

facturacin

rea de

facturacin N.C.

Se selecciona por EPS para

enviar

3.

Se envan facturas

rea de

facturacin N.C.

Antes del 20 de

cada mes se envan las facturas

rea de

facturacin N.C. a cada

EPS Se envan por

correo

4.

Devolver

Copia con Numero de radicado

rea de

facturacin N.C.

Despus de enviarlas y

escribirles el numero de guas

rea de

facturacin N.C. a

centros de atencin

Se enviar por correo para su

archivo en cada centro


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

24 de 27




5. REGISTROS DE CALIDAD

NOMBRE REGISTRO

CDIGO

IDENTIFICACIN DE LA CARPETA

RESPONSABLE DE ALMACENAMIENTO

TIEMPO DE

RETENCIN

DESTINO FINAL

Formato control

convenios

FR-FACT-

01

Control facturacin

Profesional Universitario

1 ao Destruccin

Formato Almacenamie

nto de informacin

FR-FACT-

02

Control facturacin


1 ao Destruccin

Formato Control de

Permanencia

FR-FACT-

03

Control facturacin


1 ao Destruccin

6. NORMATIVIDAD. Norma Principales Implicaciones

Ley 100-93 por la cual se crea el sistema de seguridad social en Salud

Ley 1122/07 por el cual se modifica la Ley 100/93

Decreto 1001 de 1997 Articulo 17 Facturacin de las Empresas Comerciales del Estado Industrial.

Resolucin 38-7896 Articulo 3 DIAN- no requiere autorizacin e numeracin.

Cdigo del Comercio Articulo 774 La factura de venta se asimila en todos sus efectos a una letra de cambio legales.

Decreto 322 de 2005 Por el cual se fija el valor de la unidad de pago por capitacin del POS de los regimenes contributivo y subsidiado para el ao 2006 y se dictan otras disposiciones.

Manual Tarifario SOAT-DECRETO 2423/96

Establece las consideraciones para un proceso de facturacin de los servicios de atencin en salud a las victimas de accidentes de transito.

Decreto 3990 de 2007 Accidentes de trnsito, ECATS y terroristas.

Cdigo de diagnostico Cie-10

Cdigos que se le dan a cada enfermedad que


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

25 de 27




presenta un paciente que consulta al medico.

Decreto 3374 de 2000

RIPS, Por el cual se reglamentan los datos bsicos que deben reportar los prestadores de servicio de salud y las entidades administradoras de planes de beneficios sobre los servicios de salud prestados.

Resolucin 3047 de 2008 Se definen los formatos, mecanismos de envo, procedimientos y trminos a ser implementados en la relacin entre prestadores de Servicios de Salud y entidades responsables del pago de servicios de Salud, definidos en el Decreto 4747 de 2007.

Decreto 4747 de 2007 se regulan aspectos de las relaciones entre los prestadores de servicios de salud y las entidades responsables del pago

Resolucin 416 de 2009 Modificacin a la Resolucin 3047 de 2008

Acuerdo 008 de 2009 CRES Actualizacin POS-S y POS-C

Acuerdo 011 de 2010 Unificacin POS-C y POS-S para nios entre 12 y 18 aos

Resolucin 2042 de 2010 Mecanismos y condiciones para consolidar la universalizacin de la afiliacin al SGSSS

Acuerdo No 0004 de 2006 E.S.E "Solucin Salud"

Tarifas de ambulancia y otros servicios

Acuerdo 009 de 2007 E.S.E "Solucin Salud"

Tarifas de ambulancias

Resolucin 2143 de 2007 E.S.E "Solucin Salud"

Tarifas de medicamentos y dispositivos mdicos

Resolucin 906 de 2010 E.S.E "Solucin Salud"

Tarifas de medicamentos, oxgeno y dispositivos mdicos

Acuerdo 005 de 2010 E.S.E "Solucin Salud"

Tarifas de ambulancias

7. DEFINICION Y TERMINOS

FACTURA: Documento Generado por el Sistema SIIFAC de los diferentes Centros de Atencin, en donde se relacionan las caractersticas de la prestacin de los servicio de salud. RECONOCIMIENTO PRESUPUESTAL: Actividad que se genera en el programa de presupuesto de La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud, donde especifica toda la informacin relacionada en la factura proveniente de los centros de atencin como: entidad, fecha, servicio y


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

26 de 27




cuentas contables, tipo de factura, nmero de la factura, concepto, cuentas de orden etc. RED: Mecanismo de comunicacin que permite anexar archivos mediante el sistema instalado en La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud. A su vez permite alimentar la base de datos. INFORME: Estado de resultados de los diferentes procedimientos realizados en La Empresa Social del Estado del Departamento del Meta E.S.E. Solucin Salud. RIPS: Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud: Es el conjunto de datos mnimos y bsicos que el sistema general de seguridad social en salud requiere para los procesos de direccin, regulacin y control y como soporte de la venta de servicio. CUENTA DE COBRO: documento donde se realiza el cobro respectivo por concepto de los servicios prestados por los centros de atencin. MEDIOS MAGNETICOS: Objeto mediante el cual permite almacenar y mostrar informacin. MANUAL: Es un conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que regulan un trabajo especfico. PROCEDIMIENTOS: Es un conjunto de actividades de una misma naturaleza que cumplen un propsito especfico. Los procedimientos permiten una visin global del proceso y facilitan conocer su secuencia lgica. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Pueden estar documentados o no. FUNCION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: La organizacin metdica de los procedimientos es un medio para unir a los individuos y sus esfuerzos, para que se logre las metas y objetivos, lo cual implica que la funcin de los procedimientos no es otra que: RACIONALIZACION: La accin o conjunto de acciones que propenden a sustituir prcticas rutinarias y anticuadas, por mtodos, procedimientos y medios basados


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

27 de 27




en un razonamiento sistemtico empresarial-funcional.

NORMALIZACION: Comprende y compendia la elaboracin y mantenimiento de manuales administrativos, de instructivos y guas de trabajo. DIAGRAMA DE FLUJO: Flow Chart: Es la representacin grfica ordenada de una sucesin de actividades que requiere un procedimiento. Tambin se define como una tcnica grfica que utiliza smbolos para identificar las operaciones involucradas en un proceso, sus interrelaciones, entradas y salidas. Es una de las herramientas bsicas de TQM, los diagramas de flujo suelen constituir el primer paso para entender los procesos seleccionados en una organizacin. FLUJOGRAMAS. Metodologa empleada para racionalizar y documentar procesos. PROCESO: Es un conjunto de procedimientos que tienen como propsito el cumplimiento de las funciones por ley o reglamento para las dependencias de una organizacin, que a partir de unos recursos fsicos, humanos, financieros y tecnolgicos, buscan producir un resultado concreto para un cliente, ciudadano o la comunidad en general. Tambin es definido como un conjunto de actividades relacionadas oque interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito. Tambin es definido como el grado de cumplimiento. INCONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. INFORMACIN: Datos que poseen significado. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte (Registro, especificacin, procedimiento, documentado, dibujo, informe, norma). VERIFICACIN: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. ACTIVIDAD: Es un conjunto de pasos, tareas, operaciones o acciones que deben ser realizados por una persona para lograr un procedimiento.


Versin 2 Cdigo

PR-FACT-01 Pgina

28 de 27




MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad en el cumplimiento de requisitos. EFICACIA: Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades. Autoridades y relaciones. ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN: Disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal. AUDITORA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar hasta que punto cumplen las polticas, procedimientos o requisitos de referencia. PROGRAMA DE AUDITORIA: Conjunto de una o ms auditorias planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propsito especfico. COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes. VERIFICACIN: Confirmacin mediante examen y aporte de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos particulares respecto de un uso especfico.

ESE DEPARTAMENTAL Solucin Salud

Versin 2 Cdigo

PR-VGSP- 02

Pgina 29 de 6

PROCEDIMIENTO PARA EL ANALISIS DE CASO




Versin 2 Cdigo

PR-VGSP- 02

Pgina 30 de 6





Versin 2 Cdigo

PR-VGSP- 02

Pgina 31 de 6




pr fact 01 facturacion

Documents