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Prática de Planejamento Estratégico
da DPADI
Workshop Melhores Práticas em Sistemas de Gestão da Qualidade – Coppe Q
Diretoria de Planejamento, Administração
e Desenvolvimento Institucional - DPADI/COPPE
2017
Introdução
O Planejamento Estratégico da DPADI é um instrumento de apoio à gestão que compõe a Sistemática de Acompanhamento do Desempenho Institucional, e define as metas desafio a serem alcançadas pelos grupos de trabalho criados a partir da construção da Cadeia de Valor da DPADI
A Sistemática foi implantada em 2014, com o lançamento dos grupos de trabalho. Estes grupos se reúnem para discutir melhorias nos processos de trabalho e planejar ações para alcance das metas-desafio
Em 2016 a DPADI construiu o seu primeiro planejamento estratégico, que foi revisado para o novo ciclo 2017/2018
Pilares da Sistemática
Indica os processos
que devem ser
priorizados, e suas
metas
Acompanha os
processos com
base nos objetivos
e metas
estratégicas da
Instituição
Gestão por Processos
Estratégia Institucional
Avaliação de Desempenho Institucional
Execução na prática
Planejamento estratégico
Indicadores
Apresenta os
resultados da
Instituição em relação à
estratégia definida
Gestão por Processos A gestão por processos permitiu à DPADI analisar seus processos
de trabalho e estruturar sua cadeia de valor, a partir dos processos de apoio e os processos finalísticos
Gestão por Processos
Estratégia Institucional
Avaliação de Desempenho Institucional
Execução na prática
Planejamento estratégico
Indicadores
O organograma da DPADI é representado com a visão dos processos da cadeia, agrupando as áreas por processos
CADEIA DE VALOR da DPADI
Gestão de Sistemas e Tecnologia da Informação e Comunicação
Gestão de Infraestrutura Organizacional
Gestão de Recursos Humanos e da Qualidade
Logística Institucional
Administração de Materiais
Suprimentos
PROCESSOS PRINCIPAIS
PROCESSOS APOIO
Operação Logística Computacional
Processos principais (fim): geram valor imediatamente ao cliente
Processos de apoio: apóiam os processos principais, fornecendo produtos e serviços.
Gestão por Processos
Estratégia Institucional
Avaliação de Desempenho Institucional
Execução na prática
Planejamento estratégico
Indicadores
Avaliação de Desempenho Institucional A avaliação do desempenho é feita a partir dos indicadores de
monitoramento e controle dos processos de trabalho
O objetivo é identificar oportunidades de melhoria
Os resultados são apresentados no âmbito de cada grupo de trabalho
A medição destes indicadores e realizada, em sua maioria, a partir dos dados dos sistemas administrativos da DPADI,
Alguns indicadores estão em processo automatização da medição
Gestão por Processos
Estratégia Institucional
Avaliação de Desempenho Institucional
Execução na prática
Planejamento estratégico
Indicadores
Grupos de Trabalho
Administração de Materiais e
Suprimentos
Logística Institucional e
Operação
Logística de Tecnologia e Informação
DPADI
Gestão de Pessoas
GT1 GT2 GT3
Equipe de Suporte da Assessoria de Processos
GT4
Os grupos de trabalho reúnem os gerentes e chefes de setor cujos processos de trabalho são considerados afins, de acordo com a cadeia de valor da DPADI
Assim podem ser discutidos propostas de melhoria que abrangem diversos setores
Gestão por Processos
Estratégia Institucional
Avaliação de Desempenho Institucional
Execução na prática
Planejamento estratégico
Indicadores
Exemplo de GT Cadeia de Processos: Logística Institucional e Operação
Gestor da Cadeia de Processos: Mônica Conde
Grupo de trabalho:
Suzana Alves, Edmilson Santos, Laerte Xavier, Henrique Nóbrega, Liliane Patrício, Fernanda Metello, Marcos Ramos, Rosane Detommazo
Indicadores definidos e Metas-desafio definidos
CADEIA DE VALOR DA DPADI
Gestão de Sistemas e Tecnologia da Informação e Comunicação
Gestão de Infraestrutura Organizacional
Gestão de Recursos Humanos e da Qualidade
Logística Institucional
Administração de Materiais
Suprimentos
PROCESSOS PRINCIPAIS
PROCESSOS APOIO
Operação Logística Computacional
Gestão por Processos
Estratégia Institucional
Avaliação de Desempenho Institucional
Execução na prática
Planejamento estratégico
Indicadores
CADEIA DE VALOR da DPADI – Agregação de Macro processos
Processo da Cadeia de Valor Macro processo(s) agregado(s)
OPERAÇÃO Definição: Conjunto de serviços operados pela DPADI, com a finalidade de manter e adequar a infraestrutura predial da COPPE aos requisitos dos clientes. Compreende a execução e a entrega dos serviços de: apoio, conservação e limpeza, manutenção predial, gestão dos riscos ambientais e de segurança nos locais de trabalho e projetos arquiteturais.
Administrar Serviços de Apoio, Conservação e Limpeza
Administrar Projetos Arquiteturais
Administrar Serviço de Manutenção Predial
Administrar Riscos de Segurança no Trabalho
Administrar Riscos Ambientais (processo
NOVO - em definição)
PR
OC
ES
SO
PR
INC
IPA
L
CADEIA DE VALOR da DPADI – Agregação de Macro processos
Processo da Cadeia de Valor Macro processo(s) agregado(s)
LOGÍSTICA INSTITUCIONAL Definição: Conjunto de serviços ofertados pela DPADI, com a finalidade de prover a infraestrutura logística necessária aos clientes. Compreende a execução e a entrega dos serviços de: transporte, segurança patrimonial e comunicação relacionada ao trâmite dos processos administrativos e correspondências.
Gerenciar Processos Administrativos e Correspondências
Administrar Serviços de Segurança Patrimonial
Administrar Serviço de Transporte Institucional
PR
OC
ES
SO
PR
INC
IPA
L
Estratégia Institucional Foram entrevistados todos os Diretores da Coppe e alguns
Coordenadores de Programas, para análise dos ambientes interno e externo
A avaliação dos riscos foi realizada com todos os Diretores e Gerentes da DPADI, em reuniões, a partir dos dados coletados nas entrevistas
As metas são acordadas em grupo, de forma participativa, através de reuniões
Os planos de ação são acompanhados e atualizados periodicamente, pela Assessoria de Processos, inclusive com os Diretores da DPADI
Gestão por Processos
Estratégia Institucional
Avaliação de Desempenho Institucional
Execução na prática
Planejamento estratégico
Indicadores
Metodologia do Planejamento Estratégico
Definição da Missão, Visão e Valores da DPADI
Análise do ambiente
Construção do cenário externo (ameaças e oportunidades)
Identificação de mudanças que possam afetar o sistema de gestão
Análise do ambiente (continuação)
Construção do cenário interno (forças e fraquezas)
Definição de pontos críticos de sucesso e objetivos estratégicos
Definição do Mapa Estratégico
Definição de indicadores, metas e responsáveis
Construção do Balanced Score Card
Operacionalização do planejamento estratégico
Elaboração e acompanhamento de Planos de Ação nos GTs
GRUPOS DE TRABALHO
TODOS
Atividades
TODOS Avaliação Final e Revisão Anual do Planejamento Estratégico
(melhoria)
Objetivos Estratégicos DPADI
VISÃO:
Foram alcançadas 68% das metas de todos os indicadores estratégicos da DPADI
Total de
indicadores: 37
Indicadores com
meta atingida: 24
A revisão em grupo da visão de futuro permitiu identificar os processos críticos que deverão compor o escopo do sistema de gestão da DPADI
Algumas áreas se propuseram a participar do SGQ, de forma voluntária
Revisão da Visão de Futuro Senso de comprometimento
Visão de futuro: envolve a construção de cenários e objetivos a serem buscados pela empresa (Instituição) em um
futuro de médio prazo, considerando as atuais tendências e influências. Müller, 2014
Ser reconhecida nacionalmente como um modelo de boas práticas de planejamento
e administração de instituições acadêmicas de ensino e pesquisa públicas, e ter excelência internacional nos processos considerados críticos aquisição de materiais e suprimentos, manutenção predial, segurança patrimonial, gestão da informação e
gestão de SMS.
Solicitação
de compra Geração da
minuta
Geração de
empenho
Recebimento do
bem no
almoxarifado
Entrega do bem ao
solicitante (atesto
de consumo)
Registro
do bem no
patrimônio Abertura do
processo
2016: 35 dias
15 dias
X X X META: 45 dias
META: 15 dias
META: 15 dias
X – não serão definidas metas para estas etapas pois elas não dependem da atuação dos setores da cadeia de Aquisição de Materiais e Suprimentos.
•Documentação do fornecedor irregular
•Fornecedor atendeu a outro órgão antes
•Coleta de 2 Assinaturas
•Falta da proposta original
•Indisponibilidade do sistema
•Bloqueio da senha do sistema
Revisão das Metas Amadurecimento do processo de medição
Ambientes Interno e Externo e Identificação de Riscos A partir dos dados das Análises dos Ambientes Interno e Externo, foi possível
classificar os riscos em duas categorias:
AMBIENTE EXTERNO
AMEAÇAS OPORTUNIDADES
A
M
B
I
N
E
N
T
E
I
N
T
E
R
N
O
F
R
A
Q
U
E
Z
A
RISCOS DE
IMPACTO NEGATIVO NA DPADI
F
O
R
Ç
A
S
RISCOS DE IMPACTO POSITIVO
NA DPADI (OPORTUNIDADES)
Avaliação dos Riscos Afirmação de riscos do planejamento anterior
NÍVEL DE RISCO
AL Alto
Considerar como prioridade em relação ao planejamento, sendo obrigatoriamente inserido como objetivo. Ação imediata necessária para reduzir ao máximo o risco.
ME Médio Não considerar como prioritário para o planejamento estratégico, porém é necessária a elaboração de planos de ação.
BA Baixo Não considerar como prioritário para o planejamento estratégico nem para a elaboração de planos de ação.
TOTAL DE RISCOS IDENTIFICADOS: 62
(sendo 15 identificados em 2016)
42%
24%
34% nível alto
nível médio
nível baixo
RISCOS POSITIVOS RISCOS NEGATIVOS
TOTAL DE RISCOS IDENTIFICADOS: 40
(sendo 3 identificados em 2016)
OPORTUNIDADES PRIORIZADAS
Total: 9
Forças 5
Ameaças 4
FORAM CONSIDERADOS COMO PONTOS CRÍTICOS PARA O SUCESSO DA DPADI 20% DOS RISCOS COM MAIOR
PONTUAÇÃO GUT. (TOTAL: 9)
FORAM CONSIDERADOS COMO PONTOS CRÍTICOS PARA O SUCESSO DA DPADI OS RISCOS CLASSIFICADOS EM NÍVEL
ALTO. (TOTAL: 26)
Avaliação de Riscos Negativos
AVALIAÇÃO DE RISCOS DE IMPACTO NEGATIVO (adaptado para DPADI)
Frequente BA AL AL
Provável BA ME AL
Improvável BA BA BA
Baixo Médio Alto
OC
OR
RÊ
NC
IA
DO
RIS
CO
GRAVIDADE
Risco de gravidade ou impacto alto: Impede o alcance da missão e/ou da visão da DPADI
Risco de gravidade ou impacto médio: Dificulta o alcance da missão e/ou da visão da DPADI
Risco de gravidade ou impacto baixo: Não interfere no alcance da missão e/ou da visão da DPADI
Conclusões A sistemática de acompanhamento do desempenho e seus
instrumentos estão documentados em padrões de execução que compõe o sistema de gestão da DPADI, com base na norma ISO 9001:2015
Eles seguirão sendo continuamente melhorados e reforçados
É esperado que a Coppe realize seu primeiro planejamento estratégico em breve, com base na metodologia descrita nesta apresentação, para a construção de um Planejamento Institucional, alinhado ao movimento de construção do PDI da UFRJ
Será uma oportunidade de aprimorar estes mecanismos de gestão e ampliar sua aplicação para toda a Coppe