presentación métodos de solución de problemas 2

METODOS PARA LA

SOLUCION DE PROBLEMAS

PRYN

U.P.E.M. Abril de 2014

TEMARIO

1.- Introducción

2.- Principios fundamentales para la solución de problemas

3.- Diagrama de flujo solución de problemas

4.- Pasos para la solución de problemas

5.- Control de producto no conforme problema de calidad

6.- Respuesta rápida

7.- Lecciones aprendidas

8.- Métodos para la solución de problemas

8D`s

INTRODUCCION

¿QUE ES UN PROBLEMA?

Un problema es la DIFERENCIA entre la situación actual y la satisfacción del cliente.

Los problemas son oportunidades para la mejora!

Son oportunidades positivas!

Si No existen problemas, entonces todas las cosas y acciones que hacemos son perfectas!

¿Por que tenemos problemas?

Porque hacemos cosas diferentes a las cosas que de manera natural debemos hacer

¿Cual es la causa común que originan problemas?

La causa mas común es la variación, es decir las personas hacen cosas fuera de lo convenido ò estandarizado.

Materiales

Mala calidad

Sustitutos no aprobados

Falta de material

Procesos / Métodos de trabajo

Mal definidos ò mal establecidos

Falta de apego a los procesos

Maquinaria ò Equipo

Inadecuada

Problemas ò fallas

Medio ambiente

Temperatura Fría, caliente

Instalaciones provisionales

I

Problemas

Técnicos

2

Problemas

Disciplina

Operativa

Conocimiento: No sabe

Capacitación: No se le ha enseñado

Habilidad: No lo puede hacer

Actitud

No sigue las reglas

No comunicar los problemas

Acepta producto malo

Produce producto malo

Envía producto malo

Falta de recursos

FUENTES GENERADORAS DE PROBLEMAS

Definición:

La solución de problemas es un proceso estructurado que identifica, analiza y elimina las discrepancias entre la situación actual y el estándar ò expectativa y previene la recurrencia de la causa raíz.

PRINCIPIOS FUNDAMENTALES PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

• Seleccionar ideas pre-concebidas.

• No responder a problemas sin datos.

• Punto de quiebre del problema.

• Observar ocurrencias anormales y punto de primera causa del problema.

• Retrasar análisis de la causa hasta que se tenga un cuidadoso hallazgo

de lo que en realidad esta pasando.

• ¿Conocer el estándar?

• ¿Que es lo que esta pasando comparado con lo que debería de ocurrir?

• Establecer relaciones de Causa / Efecto.

• Continuar preguntándose ¿“Porqué”? Hasta que se pueda prevenir la recurrencia del

problema encontrando la causa raíz.

SOLUCIÓN DE PROBLEMAS.

DIAGRAMA DE FLUJO SOLUCION DE PROBLEMAS

PROBLEMAEntrada

Identificar la causaraíz

D-4

Verificar efectividad de las acciones

Seleccionarequipo

D-1Definir el problema

D-2Contener el

ProblemaD-3

FASE IIHasta 72

horas

D-6Implementar acción

correctiva permanente D-5

FASE IIIHasta

5 días

Prevenir recurrenciaD-7Reconocer y formalmente

desintegrar el equipoD-8

SOLUCIONSalida

FASES

FASE IHasta 24

horas

FASE IVHasta

15 días

PROCESO SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

•Formar el equipo multidisciplinario para la solución deproblemas.

•Establezca un grupo pequeño de personas con conocimientodel producto y del proceso

•Los miembros deben tener experiencia y autoridad necesariaefectiva para resolver los problemas

•Los miembros deben de estar entrenados en técnicas ydisciplinas para la solución de problemas y sobre todo enimplementación y seguimiento de acciones correctivas

•Determinar los roles de cada miembro iniciando por asignar aun responsable y un líder

•Establezca los periodos para las reuniones informativas yreuniones de trabajo

•Establezca la forma de presentar avances y resultados delproblema a la alta dirección

D-1

Seleccionar Equipo.


• Escucha, revisa y analiza lo que reporta ò dice el cliente interno ò externo acerca del problema.

• Entienda y compare lo que los expertos de la organización dicen acerca del problema

• Compare el problema y haga un análisis.¿Que debería de ocurrir ó como debería de ser?

• Identifique la diferencia. Lo que debe ser y lo que está ocurriendo

• Estime el tiempo en el cual el problema ha estado ocurriendo

• Describa el problema.Documente el estado del problema que está ocurriendo, “Explique específicamente la situación”

Qué esta mal, cuantifique el problema y describa como ha afectado. (Qué, Cómo, Cuando, Cuanto, Donde?)

D-2

Definir el Problema.

•Acciones rápidas que previenen y evitan que el clientereciba producto con el problema mencionado

•Los arreglos rápidos también se llaman acciones interinas

•Algunas de estas acciones se adoptan como permanentessiempre y cuando ayuden a prevenir que el problema puedavolver a ocurrir

•Las acciones que son adoptadas de manera permanente ensu mayoría se integran a los documentos del sistema decalidad

•La efectividad de estas acciones rápidas deben ser medidas

•Las acciones de contención no son una receta que aplique atodos los problemas, estas deben ser analizadas, planeadas yaceptadas por el equipo de trabajo y ejecutadas por losresponsables del proceso

D-3

Contener el Problema.


•Describa todos los eventos posibles que producen elproblema

•Inicialmente aislé las posibles causa externas que influyen enel problema concéntrese solo en su proceso

•Pruebe cada una de la causa raíz a través de simulacionesutilizando procedimientos sistemáticos que verifiquen yaseguren la causa raíz más probable tales como:

Diagrama de pescado

Lluvia de ideas

5 Porqué

•Una vez que se determine la causa raíz más probablepregúntese por que el problema no fue detectado òdescubierto en el proceso

D-4

Identificar la Causa Raíz.


D-4.1


“PROCESO”

•¿La instrucciones de trabajo están disponibles?

•¿Están siendo seguidas las instrucciones de trabajo?

•¿La instrucciones de trabajo describen el proceso?

•¿Las especificaciones producto/proceso son correctas?

•¿Se esta haciendo el trabajo igual en todos los turnos?

•¿El operador entiende cuales son los estándares del

producto?

•¿Existe una alta rotación de personal?

•¿Los operadores son entrenados apropiadamente?

•¿Están actualizadas las ayudas visuales?

•¿El operador conoce los resultados de calidad de

su trabajo?

•¿El operador comunica los problema de calidad?

PUEDE SER QUE ESTO ORIGINE EL PROBLEMA:


D-4.2


“PROCESO”

•Utilizar técnicas estadísticas para asegurar que el proceso

cumple con la intención de manufactura y confirmar si el

problema existe.

• Conducir la investigación inicial donde el defecto esencontrado.

•Una vez que se ha identificado el problema, deben de iniciarsede inmediato las acciones ò recomendaciones

• Si la investigación determina que la causa del problemase encuentra en un proceso anterior, entonces lainvestigación debe conducirse al origen “Procesoanterior”.

PUEDE SER QUE ESTO AYUDE A LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA:


“HERRAMIENTA”

•¿Están usando las mismas herramientas y dispositivos correctamente entodos los turnos?•¿Están las herramientas ajustadas a los requerimientos especificados?•¿Están calibradas correctamente?•Están desgastadas?•¿Están protegidas contra daños, desgastes y deterioro?•¿Las inspecciones de verificaciones se hacen con dispositivos a pruebade error?•¿Se omite el uso de los dispositivos a prueba de error?•¿Las condiciones de la estación de trabajo permiten al operador realizarsu trabajo de manera eficaz?•¿Se lleva a cabo el programa de mantenimiento preventivo?•¿Funcionan correctamente?

PUEDE SER QUE ESTO ORIGINE EL PROBLEMA:D-4.3



“MATERIALES”

•¿Se están usando las partes liberadas ò aprobadas?•¿Están las partes identificadas y acomodadas en el áreacorrecta?•¿La identificación de las partes asegura que se utilice la parteliberada ò aprobada?•¿Los números de parte corresponden al material en cuestión?•¿ Los contenedores de los materiales están en el sitio que lescorresponde?•¿Se requiere probar el material con un dispositivo?•¿Los dispositivos para detectar ò segregar los materialesincorrectos funcionan correctamente?•¿En inspección recibo se detectan y segregan los materialesdel proveedor que no cumplen con las especificaciones deingeniería?




“PROVEEDOR”

•¿El proveedor entrega materiales a último nivel de ingeniería?•¿Se cambio al proveedor fuente de suministro del material y no fueaprobado su material?•¿Los instrumentos y equipos de medición de inspección recibo noestán en control?• ¿Los dispositivos de inspección recibo están en mal estado?•¿Se cuenta con patrones, muestras físicas con el defecto que ayude ala inspección visual del material?•¿Se están revisando los lotes de materiales de acuerdo a laespecificación, tamaño de muestra y frecuencia?•¿Los certificados del proveedor son confiables?

Si la calidad de los materiales están fuera de especificación y sedetermina que esta es la causa raíz del problema, el área de calidadnotificará a todos los involucrado y se le solicitara al proveedorpresentar y validar las correcciones correctivas.




“HERRAMIENTAS DE APOYO” PARA DETERMINAR LA CAUSA RAIZ.

Diagrama de flujo Diagrama de espina de pescado Gráfica pareto

Histograma 5 Porqués Gráfica de proceso

Diagrama de dispersión Gráfica de control Muestra física

Problema

Problema

Causa Raíz

Porque

Porque

Porque

Porque

Porque

D-4.6



D-4-7Identificar

la causa raíz

“HERRAMIENTA DE APOYO 5 Porqués”

1.- Porqué falló la máquina?Por una falla eléctrica.

2.- Porqué hubo una falla eléctrica?Por sobre carga en las fases.

3.- Porqué se presentó sobrecarga en la fases? Por no balancear las fases.

4.- Porqué no se balancearon las fases? Por que se conectó a las fases sin conocer la carga del motor de la máquina.

5.- Porqué se conectó el motor a las fases sin conocer la carga? Por que no tiene la placa de datos y no se midió el amperaje de motor a plena carga.

Cuando una causa es encontrada, pregúntese 5 veces.. Porque sucedió el problema? hasta que encuentre la causa raíz mas probable ejemplo:


FORMATO 5 PORQUES PROCESO SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Inicial Final

Problema

Severidad

Ocurrencia

Deteccion

No. Causa probable Accion correctiva VerificacionDueño del

procesoResponsable

1

2

****************

****************

**

3

****************

****************

**

4

****************

****************

**

5

1

2

****************

****************

**

3

****************

****************

**

4

****************

****************

**

5

1

2

****************

****************

**

3

****************

****************

**

4

****************

****************

**

5

1

2

3

4

5

Priorizar las causas mas probables

para su solucion

Prevencion

Proteccion

Prediccion

Porque

el Sistema de Calidad

NO protegio al cliente del problema

Modo de falla

Porque

el Sistema de Planeacion

no predijo el problema

Modo de falla

Causa del modo de falla

Calidad

Planeacion de la calidad

Porque

el Sistema de Manufactura

NO previno el problema

Aseguramiento de calidad

Modo de falla

Modo de falla:

Efecto del modo de falla

Categoria del problema

5 PORQUES

Información del problema

Equipo de trabajo:

Fecha:

PrevencionSistema de

manufactura a prueba de error y

trabajo estandarizado

ProteccionSistema de

calidad, deteccion y contencion

PrediccionLa informacion del Sistema de

planeacion debe estar en toda la documentacion

..\Matic Celaya Gto\8 D's\5 PORQUES.xls

LLUVIA DE IDEASPROCESO SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

LLUVIA DE IDEAS

PROBLEMA: FECHA:

PARTICIPANTES

No. NOMBRE AREA PROCESO

1.-

2.-

3.-

4.-

5.-

6.-

7.-

8.-

9.-

10.-


IDEAS

DESCRIPCION PRIORIDAD PRIORIDAD

MET

OD

O

1.-

MA

TER

IAL

1.-

2.- 2.-

3.- 3.-

4.- 4.-

5.- 5.-

6.- 6.-

7.- 7.-

8.- 8.-

9.- 9.-

10.- 10.-


MA

NO

DE

OB

RA

1.-M

EDIO

AM

BIE

NTE

1.-

2.- 2.-

3.- 3.-

4.- 4.-

5.- 5.-

6.- 6.-

7.- 7.-

8.- 8.-

9.- 9.-

10.- 10.-



MA

QU

INA

RIA

1.-

MED

ICIO

N

1.-

2.- 2.-

3.- 3.-

4.- 4.-

5.- 5.-

6.- 6.-

7.- 7.-

8.- 8.-

9.- 9.-

10.- 10.-


METODO EQUIPO MAQUINARIA

MEDIO

AMBIENTEMATERIAL MEDICION

PROBLEMA

ISHIKAWA / ESPINA DE PESCADO

D-5Acción correctiva

permanente•Identifique, proponga é implemente acciones correctivaspermanentes que eliminen el problema. Permanente significa PARA SIEMPRE•Las acciones implantadas deben de solucionar el problema y deben de asegurar que el problema NUNCA debe de volver a ocurrir.•Cuando no hay solución del problema significa que no existe mejora.•Los responsables y lideres proveerán entrenamiento y dirección para la solución del problema y desarrollarán personas para la solución. •Los gerentes proporcionan los recursos, deben tener paciencia y deben de hacer preguntas acerca de los avances de las soluciones,•El equipo toma decisiones basados en hechos, NO en opiniones ò emociones.•Utilice el trabajo en equipo para solucionar los problemas a través del seguimiento efectivo de acciones CORRECTIVAS

TRABAJO EN EQUIPO.PROCESO SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

D-6Verificación de

acciones correctivas Verifique que:

•¿Las acciones permanentes se están haciendo?-En la operación ò proceso donde se implantó

•La causa raíz se ha eliminado:-No se presenta el problema en las condiciones descritas

•¿Efectividad de las acciones interinas?-Se solucionó el problema

•¿Las acciones preventivas?-Corresponden al problema mencionado y se están realizando

•Verifique que las acciones permanentes -Se han implementado y eliminado el problema a (corto plazo, largo plazo, se han hecho extensivas a otros procesos y estas no causan otros problemas.

VERIFICACION DE ACCIONES


D-6-1Verificación de

acciones correctiva

Verifique que:

•Las acciones correctivas está en uso.-Verifique su efectividad.

•Establezca un periodo de verificación-Duración / Fecha.

•Determine quién le dará seguimiento.-Asigne a una persona

•Crear un proceso método estandarizado para seguimiento y verificación-Documente como ó contra que se debe de hacer la verificación

•Remover el exceso de material procesado de la contención.-Controle el material no conforme

VERIFICACION DE ACCIONES



accionescorrectivas

Auditoria en capas al proceso cómo un medio de verificación temporal.

Elementos del proceso de auditoria por capas:

•Aprobaciones de material requeridas por el cliente

•Etiquetado de materiales apegado a los estándares requeridos.

•Cumplimiento a los estándares de 5’s.

•Instrucciones de re-trabajo, reparación é inspección.

•Criterios de la estación de verificación.

•Asegurar que el proceso de contramedidas se esté llevándo a cabo.

•Asegurar que la programación de auditorias esta establecido para todos los niveles de la organización.

MEDIOS DE VERIFICACION



acciones correctivas Elementos del proceso de auditoria por capas:

•Identificación de material No conforme.

•Entendimiento del defecto

•Área para segregación

•Comunicación con el cliente

•Punto de quiebre.

•Método de Certificación.

•Identificación clara de las partes.

•Identificación clara de los contenedores.

•Identificación clara en el piso de producción.

Auditoria en capas al proceso cómo medio de verificación temporal.


D-7Prevención

a recurrencia

Realizar los cambios necesarios a la parte,proceso o sistema que permita evitar que ocurra un problema.

•Hacer extensiva las acciones correctivas efectivas a todos los procesos similares.

•Implantar en el proceso y en medida de lo posible dispositivos a prueba de error que en el proceso condicionenla aceptación de material fuera de especificación.

•Institucionalizar y estandarizar la información y formas de solución de problemas que forma parte del sistema de calidad.

•Establecer un sistema de lecciones aprendidas que ayuden a identificar acciones correctivas y aplicarlas a problemas similares

PREVENIR LA RECURRENCIA

Significa:


D-7-1Prevención

a recurrencia

•Revisar continuamente los indicadores de calidad para verificar la tendencias de los procesos y actuar anticipadamente en aquéllos indicadores que están muy próximos a salirse de los limites establecidos

•Revisar y actualizar todos los documentos relacionados con el problema y el proceso:

DibujosDiagrama de flujoAMEFPlan de controlHojas de procesoInstrucciones de trabajoAyudas visualesEtc.

PREVENIR LA RECURRENCIA

Significa:


D-8Premie al

equipo de trabajo

•De todos los miembros del equipo en grupo

•Individualmente.•Mantener al personal motivado es una responsabilidad de la alta dirección•El personal inspirado es aquel que de manera individual ò en equipo aporta ideas de mejora para:- Facilitar su trabajo -Produce material dentro de especificación-Mejora la productividad-Reducir el costo de fabricación-Nuevas tecnologías-Etc.

En si el personal inspirado es aquel que esta orgullosos de su trabajo y de los productos que fabrica, además hace los mejor por que estos productos le agraden al cliente y continúen comprándolos.

RECONOZCA LA CONTRIBUCIÓN


CONTROL DE PRODUCTO NO CONFORME DERIVADO DE PROBLEMAS DE CALIDAD

Control de producto

No conforme El logro de las expectativas del cliente depende de un métodoefectivo para contener los defectos PRODUCTO NO CONFORMEdentro del

proceso de manufactura para proteger a los cliente en la cadenade suministro.

• Establecer un método efectivo para asegurar que el productoestá conforme con las especificaciones del cliente

• Identificar de manera clara el material No conforme• Prevenir el uso del material No conforme• Establecer un proceso consistente para identificar el material

No conforme a través de medios visuales y medios decontención efectiva

• Identificar un punto de quiebre de material para mostrardesde donde el material es bueno ó es No conforme

• Documentar el material No conforme• Establecer áreas especificas para ubicar el material No

conforme

RESPUESTA RÁPIDA

Respuesta Rápida

1 •Mejora los indicadores de calidad•Reduce los costos por fallas y garantías.•Incrementa la satisfacción del cliente.•Provee un acercamiento sistemático a la comunicación de solución de problemas de calidad.•Reduce la recurrencia de problemas de calidad.•Asegura que todos los problemas sean resueltos.•Brinda soporte a la mejora continua.•Refuerza la implementación de la documentación de la base de datos de lecciones aprendidas*. •Previene la repetición de errores y reduce el desperdicio de recursos.Transfiere conocimientos a todos integrantes de la organización.Proporciona una historia de actividades.

BENEFICIOS:

Respuesta Rápida

2 •Utilizar un formato para el seguimiento de respuesta

•Tener una reunión diaria de respuesta rápida

•Actualizar el estatus general de problemas de calidad. Asignar a un responsables de cada problema. Establecer criterios de salida requeridos para el

cierre del problema.

•Los responsables deben actualizar el seguimiento de respuesta rápida antes de las reuniones.

•Un formato de solución de problemas ó su equivalente, debe de ser llenado para todos los problemas reportados.

Los responsables deben de asegurar que se lleva a cabo la solución de problemas y que se cumplan todos los criterios de salida.

•Revisar el estatus diario de calidad.

LA ORGANIZACION DEBE…

RESPUESTA RAPIDA

Respuesta Rápida

3

Tener un proceso definido de solución de problemas que conduzca a la identificación de la causa raíz y eliminación del problema.

Utilizar el formato de solución de problemas solicitado por el cliente.

Requerir a todo el personal que participe en lecciones aprendidas

Establecer un sistema para documentar lecciones aprendidas

Establecer un procesos disciplinado de prevención de problemas utilizando las lecciones aprendidas

Revisar el procesos de lecciones aprendidas y asegurar su implementación

LA ORGANIZACIÓN DEBE…

RESPUESTA RAPIDA

LECCIONES APRENDIDAS

LeccionesAprendidas

1

FUENTES DE LECCIONES APRENDIDAS• Matriz de problemas• Gráficas de procesos• Proceso de auditoria por capas• Problemas internos de calidad.• Estaciones de verificación.• Proceso APQP• Equipos de mejora continua• Solución de problemas • Reducción de Riesgos• Revisiones gerenciales• Programa de sugerencias de empleados

Las lecciones aprendidas las puede identificar cualquier personade la organización.

•La mayoría de las actividades dentro de una organización dan lugar a la prevención de problemas futuros, estas mejoran el funcionamiento de la organización.

•Estas actividades construyen lecciones aprendidas.

LeccionesAprendidas

2

Las Lecciones Aprendidas deben ser documentadas, la documentación debe incluir:

Formato de lecciones aprendidasListado de APQP AMEF de proceso

Las lecciones aprendidas deben de ser comunicadas y estar disponibles para todos los usuarios.

La comunicación puede realizarse a través de desplegados en áreas comunes ó desplegados a través de medios electrónicos y medios internos.

La Alta Gerencia debe de revisar regularmente el proceso de Lecciones Aprendidas para asegurar su funcionamiento.

LECCIONES APRENDIDAS

MÉTODOS DE SOLUCION DE PROBLEMAS

Métodos solución de problemas

8 DISCIPLINASGuía rápidaFormato 8D`s¿5 Por que?Lluvia de ideasEvaluación 8D`s

QC-STORYQC-storyIshikawaLluvia de ideas

..\Matic Celaya Gto\8 D's\GUIA RAPIDA 8DS Rev 01 2010.xls

..\Matic Celaya Gto\8 D's\FORMATO 8 D's.xls






..\Matic Celaya Gto\8 D's\LLUVIA DE IDEAS.xls

..\Matic Celaya Gto\8 D's\EVALUACION DE 8 DISCIPLINAS.xls



..\Matic Celaya Gto\8 D's\QC STORY REV. 05 2010.ppt



..\Matic Celaya Gto\8 D's\ISHIKAWA.xls

..\Matic Celaya Gto\8 D's\LLUVIA DE IDEAS.xls

FORMATO 8D’s

FORMATO 8D S

Responsable Implementaciòn Efectividad



DISCIPLINA No. 5 ACCIONES CORRECTIVAS PERMANENTES:

DISCIPLINA No. 6 VERIFICACION DE ACCIONES CORRECTIVAS:

DISCIPLINA No. 7 PREVENCION A RECURRENCIAS:

DISCIPLINA No. 8 PREMIE AL EQUIPO DE TRABAJO:

GUÍA DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

GUÍA DE SOLUCIÓN DE PROBLEMAS

Esta guía rápida solo proporciona los pasos mínimos necesarios para

la solución de cualquier tipo de problema, en su mayoría de los pasos

mencionados cuestionan la efectividad de estos con la finalidad de que si el análisis y la toma de decisiones en cada paso se hace de manera

ligera ó individual, permitan que se replantee la forma de trabajo en

equipo y participen todo el equipo. La intención de que participe todo el equipo es para evitar que este

sea un trabajo de escritorio (Que no se resuelvan los problemas en el

escritorios) si no que el problema se resuelva en el campo con la participación activa de los expertos de personas responsables de

realizar el trabajo donde se origina el problema.

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Engineering