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PRESENTACIÓN

PROGRAMA iGest


Programa iGest Se trata de un programa, para empresas con una operativa sencilla, sin renunciar a una

gestión completa. Hemos tratado de realizar un programa del que vamos a aprovechar en el peor de los casos el 90% de lo que nos ofrece, lo cual quiere decir que se ha reducido su complejidad y que no tiene opciones espectaculares y complejas que al final nunca se utilizan. Internamente se ha diseñado para que los datos no se dupliquen con acumulados y estadísticas (como debe hacerse para seguir las reglas de integridad de las bases de datos), evitando así errores e incoherencias de listados, en caso de imprevistos bloqueos, o cortes de luz.

Es una gestión comercial, con un módulo de mantenimientos de ficheros, otro de compras

y otro de ventas. A este programa se le añaden módulos específicos dependiendo del negocio en el que se instale. Por ejemplo un módulo de hostelería, un módulo de tienda, talleres o servicios técnicos, obras o proyectos, etc., que se valorarían aparte y que además se pueden instalar independientes.

Destaca el módulo de talleres/obras/proyectos, porque se integra a la perfección sin tener

que complicar el programa. Se trata de poder introducir en cada factura a qué proyecto/obra/vehículo/electrodoméstico, imputamos ese documento. Cada proyecto (llamémosle así) está relacionado con un cliente, pudiendo cada cliente tener muchos proyectos. Desde la ficha de un proyecto podemos ver todas sus intervenciones (imaginemos un vehiculo) y todos los listados de documentos permiten ser delimitados por proyecto.

El programa iGest constará de los siguientes puntos:


Configuración de datos de la empresa, en el que se parametrizaremos el comportamiento

de la aplicación. Por supuesto se incorporan puntos de sacar y restaurar copia de seguridad. Además para facilitar la autonomía del cliente existen otros puntos como: reparar bases de datos (en caso de cortes de luz), duplicar empresa (para hacer pruebas) e instalar nuevas modificaciones.

Configuración de usuarios, con claves. Se pueden denegar permisos de acceso a cada punto de menú.


Fichero de series de numeración . Es uno de los puntos importantes de nuestro programa por las posibilidades que nos dá.

Nos permite tener varios contadores de facturas, tickets (si tenemos varias cajas), albaranes (si tenemos varios repartidores), o varios camareros tomando comandas, ... Además cada serie de numeración puede imprimir membretes diferentes en albaranes y facturas, lo que permite llevar varias empresas con un mismo programa de gestión y compartiendo datos de clientes, proveedores, ...

También podemos utilizar las series de numeración para histórico, para secciones de la

empresa y tener las ventas y compras perfectamente estructuradas.

Mantenimiento de cartas, para hacer mailings a clientes y proveedores. Agenda de aviso. Cada vez que iniciamos la aplicación, si tenemos alguna tarea anotada

para ese día se abrirá automáticamente nuestra agenda para recordarnoslo. Módulos especiales de impresión de etiquetas en laser para clientes, proveedores y

artículos (con código de barras). Podemos ir acumulando etiquetas en nuestra preimpresión, y cuando queramos las lanzamos. Además indicamos que se puede utilizar en laser pues nos deja indicarle cuantas etiquetas tenemos usadas en el folio que vamos a usar, para empezar en la siguiente en blanco. En el caso de los artículos contamos con dos formatos de etiqueta, para poder sacar etiquetas pequeñas o etiquetas para la estantería. En las etiquetas de estantería indicaremos el precio por litro/kilo como exige consumo.

También podremos lanzar las etiquetas de aquellos artículos que componen una factura

(compra, o venta), para etiquetarlos conforme entran, o conforme salen. Esto en el caso de la venta nos permite marcarles datos como lote/caducidad, y verificar que la carga se hace correctamente ya que no nos deben faltar ni sobrar etiquetas.

Ficheros de formas de pago, agentes, bancos, almacenes propios, familias de artículo, marcas de artículo, tipos de cliente, precios/descuentos especiales de artículos por clie nte, y condiciones especiales por familias , varios ean de un artículo (indicando si con el ean además cambian las unidades).


Fichero de clientes y proveedores. Son muy similares. Queremos destacar que desde la aquí podemos ver los documentos en los que intervienen clientes o proveedores y los movimientos de artículos que tienen.


Fichero de artículos con fotografía, cinco tarifas, control de unidades por caja, control de lotes especificado en cada uno. Familias de artículo, marcas o fabricante de artículo. Opción a numerar automáticamente el código, con prefijos o sin ellos, y lógicamente códigos manuales (numéricos y alfabéticos 15 dígitos)

Como vemos en las imágenes de la página siguiente, desde el fichero de artículos también podemos ver todos los movimientos que ha tenido, separando compras y ventas. Podemos acceder a la factura o compra haciendo doble clic. Es muy útil en muchos casos, especialmente cuando nos visita un comercial y queremos ver cómo estamos comprando ese producto (con qué frecuencia, qué cantidades, a quién y a qué precio), porqué nos da todos los movimientos sin tener que andar sacando listados y delimitando fechas.

También tenemos acceso a ver las existencias que tenemos de cada lote y de cada almacén,

pinchando sobre la pestaña “Existencias”.


Listados de clientes y proveedores por impresora en diferentes formatos (se pueden previsualizar por pantalla antes de imprimir).

Listados de artículos . Aquí encontramos desde un listado común, hasta la impresión de inventarios, tarifas, etiquetas (hay otro módulo especial), catálogos donde se incluyen las fotos. Y todo ello pudiendo escoger el orden y algunas opciones referentes a sus existencias. También podemos sacar las existencias a una fecha determinada.


Introducción de documentos de ventas y compras, con manejo ágil desde el teclado y con la posibilidad de no utilizar el ratón. Todos los datos en una pantalla, cabecera, líneas y recibos o cobros. Es la misma pantalla para todos los documentos, con lo que facilita el aprendizaje, sólo se distinguen porque cambia el color de fondo. Al entrar a documentos lógicamente nos preguntará primero qué deseamos hacer si un albarán, una factura, ….

Podemos saltar al fichero de clientes o de artículos desde aquí pulsando F12 cuando

estamos en casilla, o haciendo doble clic. Podemos duplicar un documento, cambiarle de serie, traspasarlo a otro tipo (pedido

albaran, factura, histórico…) todo desde esta pantalla. Las columnas que aparecen en las líneas dependen de lo que hayamos indicado en la

configuración de la empresa. Por ejemplo si dijimos que no vamos a usar cajas esa columna no aparecería, si dijimos que vamos a usar lotes y fechas de caducidad aparecerían dos columnas más. Para los cash marcar el check “Rápida”, y la introducción de facturas funcionará como los tickets de un supermercado con la ventaja de que cuando se repite un artículo no se añade una línea más, busca una que ya exista y le añade una unidad. Queremos hacer hincapié en el botón “rellenar histórico”. Esta pensado para la preventa/autoventa. Vamos a tener en pantalla todos los artículos que nos ha consumido en alguna ocasión. De esta forma sólo hay que desplazarse por la columna cantidad e ir introduciendo lo que el cliente nos pida cómodamente. Las líneas que no tengan cantidad no se guardarán en el documento.

Se puede configurar para que automáticamente nos dé el último precio que le dimos (en cuyo caso al pasar por cada línea informará del precio de tarifa), o el precio vigente en tarifa.


Si configuramos la empresa para controlar cajas en la venta, que controle lotes y fechas de caducidad, la pantalla anterior se convierte automáticamente en esta:

Observamos, tres columnas nuevas. Si no se especifica lote y estamos vendiendo un producto que controle lotes, sacará automáticamente las existencias del lote más antiguo en el que queden unidades. El ancho de las columnas es personalizable para cad a usuario. Una vez que estrechas o ensanchas una columna el programa lo recuerda.


Listado de facturas y compras en diferentes formatos, pudiendo elegir como ordenarlo y

discriminando según varios criterios como fechas, formas de pago, agentes, ...

Ponemos dos ejemplos:


Resúmenes o estadísticas por: artículos, marcas, familias, fechas, clientes y proveedores. Podemos marcar qué documentos queremos que salgan en la estadística (albaranes, facturas, histórico, ….) Además tenemos la posibilidad de que las saque en función del coste actual.

Otra opción interesante es que nos desglose los artículos de cada resumen, por ejemplo sacamos la estadística por clientes, pero queremos saber qué artículos son los que nos compra y que incluyen esa estadística.

También tenemos aquí el listado de necesidades, para que teniendo en cuenta los pedidos que tenemos nos informe de todos los artículos que tenemos que servir y su stock.

Un ejemplo desglosando artículos en el resumen. Destacamos el detalle de que nos enseña las existencias. Por ejemplo si la estadística va referida al trimestre anterior, sabremos lo que hemos vendimos, podemos ver lo que tenemos e ir pensando lo que nos pueda hacer falta (si tenemos un negocio en el que los clientes suelan repetir lo que nos compran).


Listado de movimientos . Se puede escoger por artículos, por clientes, ... discriminar por diferentes criterios, y determinar de qué ficheros queremos los movimientos como albaranes, facturas, compras, etc. Además podemos sacar todos los movimientos de un determinado lote con lo que tenemos resuelta la trazabilidad.


Movimientos de almacén . Entre ellos, variación de existencias y actualización para casos de inventarios rápido.

Enlace contable a diferentes programas del mercado. El enlace contable no deja bloqueados los documentos, pudiéndose entrar a consultar incluso a modificar.

También se pueden enlazar las COMPRAS , facilitando la base imponible y cuotas de IVA

correctas que nos haya enviado el proveedor.


Remesas bancarias , con emisión de fichero según la norma 19 del Consejo Superior Bancario.

Se generan automáticamente, en función de los vencimientos de las facturas. También existe la posibilidad de introducir recibos manualmente a la remesa.

Emisión de pagarés , con impresión para los formularios en tamaño folio que facilitan las entidades bancarias y cajas. Ahorra una gran cantidad de tiempo en una tarea que biene haciéndose escribiendo con bolígrafo.


Facturación de albaranes con posibilidad de desviar un porcentaje a otra serie

Facturación de albaranes por cliente. Podremos ir marcando los albaranes que queremos facturar. En caso de haber proyecto/máquina/obra, nos indica a cual de ellos pertenece cada albarán. Podemos desviar la factura resultante a la serie que queramos, indicar la fecha que tendrá e incluso adjuntar dichos albaranes a una factura ya existente.

Este es el único proceso del programa que no vuelta atrás, por eso se indica que se saque

antes una copia de seguridad.


Autoventas, preventas o franquicias. Con la aparición de los NetPc y TabletPC tenemos la posibilidad de tener ordenadores

trabajando remotamente. Dichos dispositivos son bastante manejables, tienen mayor autonomía que cualquier PDA y son más económicos. Además contamos con la ventaja de que son mucho más versátiles, pues pueden manejar cualquier impresora, cualquier modem 3g, incluir fotografías o catálogos, …

Dichos ordenadores o puestos de trabajo, envían sus ventas por Internet mediante FTP a

un domino registrado para tal efecto. Cada fichero que se transmite va codificado con el número de serie del programa y un código del usuario. Dicho fichero se recoge desde la central en cualquier momento sin necesidad de obligarnos a tener el ordenador encendido. Es decir, funciona de una forma similar a lo que son los correos electrónicos. También si tenemos en la oficina el equipo podemos transmitir los datos con un pendrive.

Cuando vamos a enviar o recibir, el programa marca automáticamente los documentos ya

enviados en rojo para no repetirlos, pero nos da opción a reenviarlos. En el caso de los franquiciados es un poco peculiar puesto que nosotros transmitimos a la

tienda el albarán y ellos lo reciben como compra, generándole automáticamente los artículos nuevos y modificándoles los precios si ha habido cambios.

Por supuesto los franquiciados, pueden funcionar ONLINE, conectados a la central,

evitando todo el tema de transmisiones. Este es un ejemplo de la pantalla de transmisiones.


Hemos adaptado una pantalla especial para preventistas y autoventas, con el tipo de letra

más grande para que se vea mucho mejor. Además las columnas son personalizables. Se ha eliminado la parte inferior de la forma de pago, pues no es necesaria al tomar el

pedido. El comercial tiene un botón que le pinta el histórico de los artículos que consume un

cliente, con lo cual sólo debe irse desplazando por la columna de cajas o cantidad indicando qué cosas quiere el cliente.

También se pueden introducir artículos nuevos lógicamente.

Cada vez que nos situamos en una línea con un producto el programa nos indica la última vez que el cliente compró el artículo y las existencias.

Se puede configurar para que automáticamente nos dé el último precio que le dimos (en cuyo caso al pasar por cada línea informará del precio de tarifa), o el precio vigente en tarifa.


MÓDULO DE TIENDA Adjuntamos la pantalla de introducción de tickets en tiendas, preparada para si se quieren

emplear terminales táctiles:


Menús del programa:

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