présentation quotero 27 janvier
DESCRIPTION
Présentation de la solution de GED QuoteroTRANSCRIPT
28 janvier 200928 janvier 2009
Déroulé de la présentation
Qu’est-ce-que vous apporte la GED ?
Quelles sont les fonctionnalités de Quotero ?
Case Story : GoodYear
Les principes de la GED
Mettre en place une organisation structurée du travail : Stocker les documents Contrôler les accès et la restitution Mettre en place des circuits de travail collaboratif
Un traitement de l’information non-structurée Fichiers électroniques Documents scannés
La GED s’inscrit dans un processus qualité
Les principes de la GED
La GED s’inscrit dans différents usages : Portail d’entreprise Outil métier La GED au centre du SI : référentiel d’entreprise
Les principes clés : Le profil documentaire :Méta-données & organisation du
référentiel Rôles et droits Recherche et Gestion des formats Cycle de vie documentaire
Quotero : Quelques fonctionnalités clé
Accéder à la connaissance depuis le Web et votre poste de travail Interface Web ergonomique Drag and drop depuis des applications bureautique Accès à Quotero depuis les applications Microsoft Office et Open Office Stockage et indexation des emails
Quotero : Quelques fonctionnalités clé
Partager, Contrôler et Protéger le référentiel documentaire Intégration de Quotero à des Intranet / Extranet Tag des documents Gestion des concepts de check-in et de check-out Fonction de téléchargement de dossier zippés Discussions autour de documents (forums) Comparaison de documents
Quotero : Quelques fonctionnalités clé
Gestion des utilisateurs Gestion des sources d’utilisateur, des groupes, des profils et des
accès Intégration à des annuaires d’entreprise
Quotero : Quelques fonctionnalités clé
Gestion des cycles de vie des documents Construire des circuits de validation complexes et notifier les
actions aux utilisateurs Suivi des actions sur chaque document : Qui a crée, qui a mis à
jour, qui a supprimé… Suivi des versions Suivi des actions depuis le tableau de bord
Quotero : Quelques fonctionnalités clé
Fonctions de recherche étendues Recherche de documents utilisant des méta-données, Recherche de documents « full-text » Taxonomie des documents Enregistrement des recherches standards
Quotero : Quelques fonctionnalités clé
Gestion de la structure du référentiel Construction de méta-donnée complexes (listes ou arbres de
méta-données) qui peuvent être associées à vos référentiels métiers (listes de clients, listes de fournisseurs…)
Adaptation de la structure du référentiel aux profils utilisateurs Paramétrage des champs de méta-données
Quotero : Quelques fonctionnalités clé
Intégration d’outils métiers Intégration d’outils de scan et d’OCR pour référencer des documents
scannés Indexation des documents selon les logiques métier
Architecture - Déploiement Système de cache Clustering
Case Story : GoodYear
Problématique rencontrée
Les carences d’un système « 100% papier » Dispersion géographique d’un système papier Les outils collaboratifs et de partage sont inexistants Temps de recherche trop importants Diffusion externe impossible
Le nouveau système de GED devra intégrer tous les processus métiers
2 types d’utilisateurs pour la future GED : Utilisateurs distants, client web Utilisateurs interne, client riche, intégration scans et OCR
Démarche mise en place
Expression du besoin Rencontrer les utilisateurs afin d’intégrer la culture de l’Agence Identifier les différents profils documentaires Identifier les chaînes de scan, production, diffusion Analyser les besoins d’outils collaboratifs
Auditer, analyser l’existant Identifier les contraintes techniques Extraire les politiques de sécurité existantes Développer un pilote spécifique d’intégration des scans
Définir la structure du nouveau référentiel L’expression de besoin et les différents audits permettent d’identifier l’ensemble des types de
document et les méta données qui s’y rattachent Le pilote de scan doit permettre d’automatiser les actions de classement et de typage
Case Story : GoodYear
Case Story : GoodYear
Le résultat après 6 mois d’exploitation
600 000 documents 1 To de données Accès immédiat au BL demandé Gain considérable de temps Satisfaction client final Respect des engagements qualité et des obligations règlementaires