presentazioni efficaci: come organizzare il discorso
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L'obiettivo di questa presentazione: imparare a organizzare gli elementi del discorso per convincere chi vi ascolta e presentare al meglio le vostre proposte. Quante volte ci è capitato nel corso di una presentazione di non vedere l’ora che fosse finita? Ovviamente si tratta di presentazioni che non riescono a raggiungere l’obiettivo. Spesso ci si dimentica, infatti, la ragione stessa per cui si fa una presentazione, ci si concentra sul contenuto ma si dimentica lo scopo. Definirlo chiaramente è, quindi, il primo passo. Cosa vogliamo ottenere con questa presentazione? Far passare una proposta? Dare un’informazione? Invitare le persone a visitare un sito? E' importante chiarirlo prima di iniziare a preparare la presentazione. Ma come procedere poi? L'organizzazione dell'informazione è un elemento importantissimo. Qui trovi una proposta di schema per organizzare l'informazione in modo efficace: quali informazioni inserire prima, quali dopo? In che modo condurre le persone che ti ascoltano a prendere la decisione che proponi? Sul mio blog trovi altri materiali sulla comunicazione efficace: http://gianlucagiansante.com/TRANSCRIPT
Presentazioni efficaci
Gianluca Giansante
Come organizzare il discorso
Obiettivo: imparare a organizzare gli elementi del discorso per convincere chi vi ascolta e
presentare al meglio le vostre proposte
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Quante volte ci è capitato nel corso di una presentazione di…
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Non vedere l’orache fosse finita
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Sbadigliare
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Guardare l’orologio
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Controllare il cellulare
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Appisolarvi
Sono discorsi che non riescono a raggiungere l’obiettivo
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L’unica ragione per fare un discorso è cambiare il mondo
John F. Kennedy
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Chiaramente non tutti i temi si prestano a una prosa epica
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Sicuramente non l’approvazione dei dati del
bilancio trimestrale
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Ma tutti hanno un obiettivo
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E se una presentazione non riesce a muovere qualcosa in
chi ascolta non è utile
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I discorsi hanno la capacità di cambiare le cose
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«We shall fight them on the beaches…»
Winston Churchill
«I have a dream»Martin Luther King
Qual è il vostro obiettivo?
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Far passare una proposta Dare un’informazione
Invitare le persone a visitare un sito
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Come iniziare?
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Iniziamo sfatando un mito
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Spesso vediamo la nostra mente come una macchina
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Immetti informazioni ottieni output
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E cominciamo le presentazioni…
«come si può vedere nella tabella 1…»
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Ma non funziona così
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Bisogna essere capaci di catturare l’attenzione
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far percepire l’importanza delle proposte
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spiegarle in modo che siano comprese e ricordate
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Esporre il discorso in modo convincente
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Organizzare la comunicazione
Schema generaleTitolo
BackgroundProblema/bisogno
Proposta/ideaProve oggettive
ConclusioniPiano d’azione
Sansavini, C., 2006, Parlare in pubblico, Giunti, Firenze.
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Esempio
Sansavini, C., 2006, Parlare in pubblico, Giunti, Firenze.
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Vogliamo prevedere l’acquisto di nuove
fotocopiatrici
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La presentazione standard prevede l’illustrazione di tutte
le potenzialità delle fotocopiatrici proposte
e delle caratteristiche che possiedono
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Ma…
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Spesso non funziona.
Qualcuno potrebbe domandare. Perché acquistare nuove
fotocopiatrici? Quelle che abbiamo non vanno bene?
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Oppure
La tua proposta non mi convince. Un mio amico ha
provato la marca Y. Funziona molto meglio e costa meno
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Bisogna costruire il consenso partendo dal problema che le
fotocopiatrici risolvono
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A partire dal
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Titolo
che non può essere‘Proposta di acquisto di
nuove fotocopiatrici’
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Ma magari
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‘Risparmiare e ridurre i tempi di lavoro con
nuove fotocopiatrici’
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Oppure
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‘Nuove fotocopiatrici: analisi di un’opportunità
di miglioramento del lavoro e di riduzione dei
costi’
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Background
Informazioni di base, che magari non tutti conoscono
Es. cosa è stato discusso nelle riunioni precedenti sul temaDati statistici sul numero di
fotocopiatrici esistenti
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Problema/bisogno/opportunità
La persuasione non parte dal prodotto ma
da un problema per cui il prodotto rappresenta una possibile soluzione
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Analisi dei problemi, cosa non va nelle attuali fotocopiatrici
Es. tempi lunghi di stampa, analisi dei costi della carta
e delle spedizioni postali
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Proposta
Spesso di presentano i benefici che genera un certo prodotto
dando per scontato il loro effetto
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Es. la nuova fotocopiatrice dispone del fronte-retro
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L’oratore dà per scontato che tutti conoscano i benefici di
stampanti fronte retro
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La fotocopiatrice che propongo è dotata anche di copie in
fronte/retro (caratteristica)
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pertanto possiamo avere in un solo foglio due pagine
(vantaggio)
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questo si tradurrà in un risparmio di carta che ho stimato intorno ai 2
milioni annui, ma soprattutto in un risparmio di spedizioni postali
valutato in circa 4 milioni annui (benefici)
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Prove oggettive
Per avvalorare la credibilità
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Sei mesi fa la società Acme ha introdotto nella propria
azienda due fotocopiatrici come quella che vi sto proponendo e oggi il
responsabile del servizio, con il quale ho parlato, si dichiara
pienamente soddisfatto per i seguenti motivi…
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Dati statistici e ricerche di mercato
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Conclusioni
Cosa dire in un solo minuto per convincere chi mi ascolta della
mia proposta
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Ci siamo riuniti per esaminare una proposta per snellire i
tempi e ridurre i costi con l’uso delle fotocopiatrici (titolo)
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Abbiamo condiviso un problema di inadeguatezza delle attuali fotocopiatrici
(problema)
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Tra le varie alternative abbiamo visto come la fotocopiatrice
Gamma sia la più rispondente alle nostre esigenze (proposta)
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Infatti le caratteristiche della fotocopiatrice Gamma sono tali da permetterci una riduzione dei costi
d’uso (benefici della proposta)
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A conferma abbiamo esaminato l’esperienza della
società Acme (prove)
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Se siamo tutti d’accordo è il momento di passare al piano
d’azione
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Piano d’azione
Molti chiudono tra applausi e apprezzamenti le loro
presentazioni
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Invece meglio…
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Cogliere il momento decisionale e proporre un
passo successivo
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«Se siamo tutti d’accordo possiamo passare all’azione. Siete d’accordo se domani
prendo contatto con il fornitore per ricevere un’offerta
formale?»
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Ricapitolando
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Schema generaleTitolo
BackgroundProblema/bisogno
Proposta/ideaProve oggettive
ConclusioniPiano d’azione
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