prezentacja „szkoła realizatora fio-ml 2016”

Realizacja projektów w programie FIO-ML

Umowa o dofinansowanie czyli obowiązki realizatora i

wnioskodawcy

Co po projekcie?- sprawozdanie, monitoring,

konkurs…Czym jest FIO-

ML? – wyniki

trzeciego konkursu

1 2 3

Zaznaczcie, dla kogo z Państwa udział w programie FIO-Mazowsze Lokalnie jest pierwszym konkursem dotacyjnym…Pierwszy raz pisaliśmy wniosek

Mamy za sobą kilka dotacji

Granty to dla nas chleb powszedni

1Czym jest Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Mazowsze

Lokalnie

zwiększenie roli inicjatyw oddolnych

animowanie działań samopomocowych,

wspieranie młodych organizacji pozarząd.

Młode organizacje pozarządowe

- inicjatywy oddolne- rozwój organizacji

Grupy nieformalne samodzielnie

- inicjatywy oddolne

Grupy nieformalne z opiekunem

- inicjatywy oddolne

KOGO WSPIERAMY?

111inicjatywyoddolne

FIO – Mazowsze Lokalnie w 2016 r.

58rozwój młodej NGO11

wsparcie grup

samopomocowych

Łącznie 180 projektów na kwotę 820 000 zł

W jakiej formule realizujecie projekt?

Grupa samodzielna

Grupa z opiekunem

Młoda organizacja pozarządowa

Quiz • Jaki jest termin kwalifikowania wydatków 2016?

A)15.05 – 30.09B)15.04 – 30.10C) 15.04 – 30.09D)30.04 – 30.09

2Umowa

o dofinansowanie czyli obowiązki realizatora

i wnioskodawcy

wsparcie

Termin realizacji projektów:

Uwaga! Termin realizacji projektów jest jednocześnie terminem kwalifikowalności

wydatków w projekcie!

Terminy

15kwietnia

2016

30 września

2016

30 września to ostateczny termin zrealizowania wszystkich działań i wydatkowania środków z mikrodotacji, tj. zarówno wystawienia dokumentu jak i dokonania płatności!

30września

2016

uwaga! 30 września to piątek, wszystkie ostatnie płatności powinny być zrealizowane do tego dnia – oznacza to, że w przypadku płatności przelewem jest to ostatni dzień, w którym przelew może zostać zaksięgowany

UMOWAOperator zobowiązuje się: przekazać Wnioskodawcy mikrodotację, przeznaczoną na realizację projektu przedstawionego we Wniosku o dofinansowanie (fiszce) w ciągu 10 dni od otrzymania poprawnie podpisanej umowy* GN i GS samodzielne W terminie do 10 dni od otrzymania prawidłowo podpisanego przez Realizatorów egzemplarza umowy, Operator przekazuje zaliczkę na realizację projektu, na konto osoby wskazanej w umowie, w wysokości wartości mikrodotacji pomniejszonej o 1) wartość wskazanych we Wniosku pozycji budżetowych dot. umów cywilno-prawnych zawieranych z osobami fizycznymi oraz 2) koszt prowadzenia księgowości (5% mikrodotacji). Prosimy o odesłanie załączonego Oświadczenia dotyczącego wysokości zaliczki wraz z egzemplarzem umowy dla Operatora.

Wnioskodawca zobowiązuje się do wykorzystania mikrodotacji – przekazanych środków na realizację projektu, zgodnie z warunkami opisanymi w umowie.

1.przeprowadzenie działań i wydatkowanie środków z mikrodotacji zgodnie z opisem znajdującym się we wniosku o dofinansowanie (fiszce) i z należytą starannością (w terminie 15.04.2016-30.09.2016),2.świadczenie pracy społecznej i/lub świadczeń rzeczowych i/lub usługowych, stanowiących wkład własny, zgodnie z opisem znajdującym się we wniosku o dofinansowanie (fiszce),

Główne obowiązki wnioskodawcy

3. przygotowanie i złożenie sprawozdania z realizacji projektu, najpóźniej do 10 października 2015 roku:działania GN_NGO/2016 i GS_NGO/2016 (z opiekunem)•za stronę finansową odpowiada organizacja wspierająca – wnioskodawca wspólnie z realizatorem (realizator odpowiada wobec wnioskodawcy za realizację działań i wykorzystanie środków mikrodotacji zgodnie z opisem i budżetem projektu)•za stronę merytoryczną – realizator, tj. grupa nieformalnadziałania GN/2016, GS/2016, NGO/2016 i RO/2016 •Wnioskodawca odpowiada za całość sprawozdania

Główne obowiązkiGłówne obowiązki

Główne obowiązkiWnioskodawca i realizator zobowiązują się: •do informowania Operatora o wszelkich zmianach w terminie 7 dni od ich zaistnienia,•wykorzystania dofinansowania wyłącznie na realizację projektu,•unikać konfliktu interesów

Wnioskodawca i realizator ponoszą pełną odpowiedzialność wobec osób trzecich za szkody powstałe w związku z realizacją projektu.

Umowa dopuszcza możliwość dokonywania przesunięć środków przez Wnioskodawcę bez konieczności akceptacji Operatora, jeżeli zmiana polega na przesunięciu w budżecie pomiędzy pozycjami kosztów

do 20% ich wartości.

<

Zmiany w projekcie niewymagające zgłaszania Operatorowi

20%

Operatorzy nie określają liczby dopuszczalnych zmian w budżecie. Znaczy to, że można dokonywać zmian w zależności od potrzeb, pamiętając za każdym razem, że zmiany muszą być uzasadnione i nie powodować:a)zmiany zasadniczego zakresu projektu i spodziewanych rezultatów,b) przedłużenia terminu zakończenia realizacji działań po 30 września 2016 roku, c)zmniejszenia wymaganego wkładu własnego,d)zwiększenia kosztów pośrednich finansowanych z mikrodotacji powyżej 10% wartości mikrodotacji (inicjatywy oddolne i wsparcie grup samopomocowych).



Wszystkie pozostałe zmiany należy zgłosić Operatorowi za pośrednictwem poczty elektronicznej, wraz z ich uzasadnieniem,

z co najmniej 2-tygodniowym wyprzedzeniem.

Zgłoszenia zostaną rozpatrzone przez Operatora w ciągu 10 dni roboczych od daty ich otrzymania, a informacja o ich zatwierdzeniu będzie przekazywana drogą elektroniczną na adres wskazany przez Wnioskodawcę.

a) w przypadku gdy przesunięcie w budżecie pomiędzy pozycjami kosztów przekracza 20% ich wartości. Sprawozdanie z realizacji projektu powinno

zostać przygotowane na podstawie nowej, zatwierdzonej wersji budżetu

Zmiany w projekcie wymagające zgłoszenia Operatorowi

Przykład:Wnioskodawca w budżecie we Wniosku

oszacował, że na nagrody dla uczestników konkursu przeznaczy 400 zł. Na etapie realizacji okazało się, że zakładane nagrody można kupić

za kwotę 310, a nie 400 zł. Jednocześnie okazało się, że kwota poczęstunku dla 100 osób okazała się niewystarczająca i Wnioskodawca chciałby przesunąć zaoszczędzoną na nagrodach kwotę

90 zł na zakup produktów potrzebnych do przygotowania poczęstunku. 90 zł stanowi

22,5% kwoty 400 zł, więc Wnioskodawca zgłasza do Operatora prośbę o akceptację

proponowanej zmiany i wstrzymuje się z realizacją zmian do czasu jej otrzymania.

b) w przypadku, gdy zmiana budżetu dotyczy utworzenia nowej pozycji budżetowej


Przykład: Organizator pikniku sąsiedzkiego otrzymał

nieprzewidziane na etapie składania wniosku wsparcie usługowe dzięki czemu zaoszczędził

pieniądze przeznaczone na jedno z zadań. Ponieważ w pikniku sąsiedzkim ma wziąć udział duża liczba dzieci, Wnioskodawca chce dodać

do budżetu nową pozycję dotyczącą zajęć animacyjnych dla dzieci. Wnioskodawca zgłasza

do Operatora prośbę o akceptację proponowanej zmiany i wstrzymuje się z realizacją zmian do czasu jej otrzymania.

c) w przypadku gdy nastąpi zmiana danych zawartych w umowie


Jeśli zmianie ulegną jakiekolwiek dane zawarte w umowie – adres, nazwa organizacji, nazwisko

osoby reprezentującej organizację pozarządową/grupę samodzielną, nazwisko

koordynatora itp. – prosimy o poinformowanie o tym fakcie Operatora drogą elektroniczną.

Jeżeli zmiana ta dotyczyć będzie osób reprezentujących organizację w umowie,

prosimy o przesłanie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego tę zmianę.

d) obowiązkiem Wnioskodawcy (Realizatora) jest też niezwłoczne informowanie Operatora o przeszkodach przy realizacji projektu, w szczególności o możliwości zaprzestania jego realizacji!!!


Prawa majątkowe

Wszelkie dobra lub prawa majątkowe wytworzone i/lub powstałe i/lub nabyte w toku realizacji Projektu z wykorzystaniem środków mikrodotacji stanowić będą własność Wnioskodawcy.

GN i GS samodzielnie – własność Operatora

Po zakończeniu projektu Wnioskodawca zobowiązuje się korzystać z dóbr powstałych/ nabytych ze środków mikrodotacji jedynie w celach społecznie użytecznych.

Na który miesiąc/miesiące planują Państwo kluczowe działania w projekcie?

Proszę zaznaczyć krzyżykiemmaj czerwiec lipiec sierpień wrzesień

Quiz • Którego z dokumentów nie można rozliczyć w

ramach mikrodotacji?

A)FakturyB) Noty księgowejC) Rachunku do umowy cywilnoprawnejD)Paragonu

Załącznik nr 2 do umowy

Zasady wykorzystania dotacji

Koszty kwalifikowalne

> niezbędne dla realizacji projektu

> racjonalne i efektywne

> zostały faktycznie poniesione w okresie realizacji projektu

> udokumentowane

> zostały przewidziane w budżecie projektu

> zgodne z odrębnymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego

Koszty niekwalifikowalne

Najważniejsze:

•podatek od towarów i usług (VAT), jeśli może zostać odliczony przez Wnioskodawcę w oparciu o ustawę z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług•zakup środków trwałych (800 zł dla GN i GS, 3500* zł dla GN_NGO, GS_NGO, NGO)•zakup napojów alkoholowych

Pełny katalog w Załączniku nr 2 do umowy mikrodotacji

Inicjatywa oddolna i wsparcie grup samopomocowych: •Udział mikrodotacji w kosztach pośrednich może wynosić maksymalnie 10% wartości całej mikrodotacji.•5% wartości mikrodotacji na koszty księgowości ponoszone przez Operatora rozliczającego mikrodotację – dot. GN i GS samodzielnych

Rozwój organizacji: koszty pośrednie niekwalifikowalne

Koszty pośrednie (administrowania projektem)

Osoba fizyczna bez działalności gospodarczej – umowa zlecenie lub dzieło. Kwalifikowalne są wszystkie składki umowy cywilnoprawnej.

UWAGA: Częstym błędem jest podpisywanie umów o dzieło z osobami prowadzącymi zajęcia, świadczącymi usługi księgowe, prawne czy informatyczne (czyli dokonującymi czynności). Odpowiedzialność za sporządzenie niewłaściwej umowy spoczywa na stronie zamawiającej dzieło/czynność.

Rozliczanie kosztów wynagrodzeń

Umowa o dzieło to umowa rezultatu odebrana na podstawie protokołu odbioru dzieła.

Umowa zlecenia wskazuje zaś na czynność wykonywaną na zlecenie zleceniodawcy w celu osiągnięcia przez niego efektów zaplanowanych działań.

Czy w ramach projektu zawierają Państwo umowy cywilno-prawne?

TAK NIE

Zgłoszenie do Operatora - 10 dni przed podpisaniem umowy,

Wnioskodawca zgłasza konieczność zawarcia umowy e-mailowo wraz z załączonym wypełnionym oświadczeniem zleceniobiorcy/ wykonawcy oraz wypełnioną umową na

wzorze Operatora.

Po zatwierdzeniu typu umowy i jej poprawności Operator odsyła elektronicznie umowę wraz z oświadczeniem i rachunkiem Wnioskodawcy, który przedstawia ją do podpisu

wykonawcy.

Komplet podpisanych przez wykonawcę dokumentów (umowę w dwóch egzemplarzach, oświadczenie, rachunek oraz protokół odebranych prac) Wnioskodawca przekazuje

Operatorowi wraz z innymi dokumentami księgowymi za dany miesiąc.

Operator podpisuje umowę oraz dokonuje płatności (przelewem) na rzecz wykonawcy a także płaci wynikające z niej podatki lub inne świadczenia (np. na rzecz ZUS).

Rozliczanie kosztów wynagrodzeńGrupy nieformalne samodzielne (GN)

W przypadku zawierania umów z podwykonawcami w treści umowy należy umieścić następujące zdanie:

Program „FIO-Mazowsze Lokalnie” dofinansowany w ramach Funduszu Inicjatyw Obywatelskich.

Rozliczanie kosztów wynagrodzeń

Zwrot kosztów podróży przysługuje tylko:•osobom zatrudnionym w formie umowy o pracę,•wolontariuszom, jeżeli umowa dopuszcza zwrot kosztów podróży,•członkom zarządu organizacji.

Osoby zatrudnione na umowie cywilnoprawnej (umowa zlecenie, umowa o dzieło): koszty dojazdów powinny być wliczone w wynagrodzenie wynikające z tej umowy.

Operator nie będzie wymagać od Państwa potwierdzenia przybycia na miejsce podróży. W dokumentacji projektu wymagane jest jednak uzasadnienie jej odbycia.

Rozliczanie kosztów przejazdów

Prawidłowa dokumentacja dotycząca podróży służbowej składa się z:•polecenia podróży podpisanego przez osobę upoważnioną,•rozliczenia odbytej podróży.

Rozliczenie takie może być przygotowane na 2 sposoby:•poprzez sporządzenie ewidencji przejechanych kilometrów – tzw. kilometrówkę, •poprzez dołączenie do dokumentacji biletów za pociąg (wyłącznie II klasy), biletów PKS lub biletów komunikacji niepublicznej lub faktur/rachunków za wyżej wymienione bilety.

Do dokumentu potwierdzającego odbycie podróży służbowej powinny być dołączone odpowiednio opisane bilety, faktury albo rozliczenie przejechanych kilometrów.


UWAGA! Operator nie honoruje rozliczeń podróży w formie dowolnego oświadczenia wypełnionego przez osobę, która tę podróż odbyła.

W kosztach transportu nie są honorowane faktury na zakup paliwa. Wyjątkiem jest sytuacja, w której wnioskodawca jest w posiadaniu samochodu służbowego organizacji, bądź samochodu z wypożyczalni.

Koszty podróży powinny być rozliczane zgodnie z obowiązującymi stawkami:-stawki za kilometr przejechany prywatnym samochodem.

Stawki obowiązujące znajdują się między innymi na stronie: http://poradnik.ngo.pl (przed rozliczeniem Państwa kosztów podróży prosimy sprawdzić, czy nie uległy one zmianie).


Faktury za zakup paliwa mogą być także honorowane, gdy w ramach projektu wnioskodawca korzysta z agregatów, maszyn (np. koparki, ładowarki, kosiarki) czy innych urządzeń, pod warunkiem posiadania prawa do użytkowania danego sprzętu (własność, umowa użyczenia lub wypożyczenie). Wtedy taka faktura powinna być wystawiona na wnioskodawcę i szczegółowo opisana do jakich celów zostało zakupione paliwo. Nie jest to jednak koszt transportu.

Obowiązek: wyodrębniona ewidencja księgowa!

Na podstawie zapisów prowadzonych w księgach rachunkowych Wnioskodawca zobowiązany jest do sporządzenia sprawozdania określonego w umowie.

Dowodem poniesienia wydatków jest opłacona faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodem zapłaty (dotyczy mikrodotacji). Jeżeli wypłaty na wyjazdy służbowe są realizowane poprzez tak zwaną kasę (obrót gotówkowy), wymagamy prowadzenia raportu kasowego oraz odpowiednich dokumentów.

Prowadzenie dokumentacjiNGO +GN / GSz opiekunem

Zaliczka Płatności bezpośrednio przez Wnioskodawców, w gotówce/przelewem, na podstawie dokumentów księgowych wystawionych na Operatora, tj.

Fundacja Fundusz WspółpracyUl. Górnośląska 4a, 00-444 WarszawaNIP: 526-000-54-68

Wnioskodawca ma obowiązek dostarczeni oryginałów dokumentów księgowych do siedziby Operatora (z dopiskiem „FIO-ML <nr projektu>” na kopercie) w terminie do 5 dnia następującego po miesiącu którego dotyczą wydatki, tj. dokumenty:– z datą kwietniową i majową – do 6 czerwca– z datą czerwcową – do 6 lipca– z datą lipcową – do 5 sierpnia– z datą sierpniową – do 5 września– z datą wrześniową – do czasu złożenia sprawozdania, jednak nie później niż do 10 października 2016 r.

Prowadzenie dokumentacji Grupy nieformalnesamodzielnie

W przypadku dokumentów księgowych innych niż faktura VAT, Wnioskodawca ma obowiązek skonsultować prawidłowość danego dokumentu z Operatorem.

Należy mieć na uwadze że paragon NIE JEST dokumentem księgowym i nie stanowi podstawy do rozliczenia.

Prowadzenie dokumentacji Grupy nieformalne samodzielnie

W ramach dokumentowania prowadzonych działań należy również:

•prowadzić listy obecności na spotkaniach, szkoleniach lub konferencjach,•sporządzać dokumentacje filmową lub fotograficzną.

Wnioskodawca zobowiązany jest do przechowywania oryginalnej dokumentacji związanej z realizacją projektu do 31 grudnia 2021 roku (dotyczy dokumentów nie przekazanych do Operatora).

Prowadzenie dokumentacji

Prowadzenie dokumentacjiWSZYSCY

UWAGA! Wzory dokumentów znajdują się na stronie konkursu w zakładce „Do pobrania”. Zachęcamy do korzystania z nich. • Z jednej pozycji budżetowej można finansować kilka różnych faktur lub rachunków. Możliwa i akceptowana w rozliczeniach jest również odwrotna sytuacja, kiedy jedna faktura lub rachunek będą pokrywać koszty przedstawione w kilku pozycjach budżetowych przewidzianych w projekcie.

• Jedna (lub więcej) faktura może dokumentować różne koszty, wśród których tylko część pozycji lub sumy/kwoty może dotyczyć projektu realizowanego w ramach konkursu „FIO-Mazowsze Lokalnie”. W tym przypadku w opisie faktury należy zaznaczyć, które pozycje zostały sfinansowane ze środków dotacji, natomiast pozostałe pozycje opisać zgodnie ze źródłem ich finansowania (innym niż dotacja otrzymana od FIO-Mazowsze Lokalnie).

Opisywanie dokumentów księgowych

Opisywanie dokumentów księgowych

OPIS NA ODDZIELNEJ KARTCE!!! Faktura dotyczy wydatków poniesionych na: np. zakup* _____ /wykonanie usługi* _____

Kwota kwalifikowana: …. PLN

Nr i nazwa pozycji w budżecie ?, pn. „….”

(w przypadku gdy na jednym dokumencie znajdują się wydatki dot. kilku pozycji budżetowych trzeba wyszczególnić które pozycje faktury dot. których pozycji kosztorysu, tj. np.: poz 1,2 faktury dot. poz 3 kosztorysu,poz 3,4 f-ry dot. poz 2 kosztorysu, itd.)

Numer umowy o dofinansowanie: _____/GN/2015Tytuł projektu:

Sfinansowano w ramach programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie” Opis sporządził/a: imię, nazwisko

Opisywanie dok. księgowychGrupy nieformalne samodzielnie

OPIS NA ODDZIELNEJ KARTCE!!! Faktura dotyczy wydatków poniesionych na: wykonanie usługi malowania dachu

Kwota kwalifikowana: 270,00 PLN

Nr i nazwa pozycji w budżecie: 6. malowanie dachu

Numer umowy o dofinansowanie: 3243/GN/2015

Tytuł projektu: Odnowienie świetlicy w Radzanowie”

Sfinansowano w ramach programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie” Opis sporządził/a: imię, nazwisko

Opisywanie dokumentów księgowychGrupy nieformalne samodzielnie

PAMIĘTAJ!

Każdy dokument musi zostać zatwierdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

Zgodność pod względem merytorycznym oznacza, że osoba odpowiedzialna za podejmowanie decyzji w organizacji potwierdza zgodność wydatku z budżetem projektu, a także potwierdza poprawność wystawienia dokumentu.Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym (wraz z podpisem osoby upoważnionej, tj. odpowiedzialnej za finanse w organizacji – księgowej/księgowego, skarbnika). Formuła ta oznacza sprawdzenie dokumentu pod względem finansowym.

Każdy dokument finansowy musi zawierać trwały opis na oryginale (nie może być załączony na osobnej kartce (to dot. tylko GN samodzielnie) ani sporządzony ołówkiem) oraz informacje, jakie koszty zostały poniesione, w jakim celu i z jakiej pozycji budżetowej są finansowane.

Opisywanie dokumentów księgowychNGO +GN z opiekunem

PAMIĘTAJ!

Każdy oryginalny dokument finansowy musi również zawierać pod opisem informację: sfinansowano ze środków Programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich-Mazowsze Lokalnie”

Dopuszczalne jest dokonywanie zmian w opisie dokumentu. W tym celu należy przekreślić treść pierwotną, zachowując jej czytelność, i opisać dokument po raz drugi, w sposób prawidłowy, oraz podpisać się pod nowym opisem

Opisywanie dokumentów księgowychNGO +GN z opiekunem

• Rachunek/faktura wystawiony/a na inny podmiot (dokument musi zawsze być wystawiony na Wnioskodawcę)

• Rachunek/faktura wystawiony/a lub nieopłacony/a w terminie kwalifikowalności

• Dokument nie jest dowodem księgowym (paragony)

• Brak opisu i dekretacji księgowej

Najczęstsze błędy

WKŁAD WŁASNY

•Co Państwa zdaniem stanowić może wkład własny do projektu

w ramach FIO-Mazowsze Lokalnie?

Wkład własnyWnioskodawca zobowiązuje się do wniesienia wkładu własnego do projektu, w wymiarze który określił we wniosku o mikrodotację lub w karcie zmian stanowiącej załącznik do umowy o mikrodotację.

GN i GS: Wkład własny może zostać wniesiony jedynie w postaci wkładu niefinansowego (rzeczowego, usługowego lub osobowego).

Do kosztów pokrywanych w ramach wkładu własnego stosują się takie same zasady jak dla kosztów pokrywanych z mikrodotacji.

Zasady wykorzystania wkładu własnego (1)

Zmiana wysokości wkładu własnego

UWAGA! Zmniejszenie lub zwiększenie wkładu musi być odzwierciedlone i opisane w sprawozdaniu.

Dokumentowanie wkładu usługowego i rzeczowegoWartość wkładu rzeczowego wykazana w sprawozdaniu końcowym powinna być zgodna z jego wartością rynkową oraz udokumentowana jedną z niżej wymienionych form: •fakturą/rachunkiem wystawionym organizacji przez firmę lub instytucję (forma zapłaty: darowizna), •oświadczeniem darczyńcy o przekazaniu darowizny na rzecz organizacji lub umową darowizny (od osób fizycznych),•porozumieniem (pomiędzy Wnioskodawcą a darczyńcą, np. rolnikiem).

Wkład własny

Dokumentowanie wkładu własnego

do 30 dni powyżej 30 dni

oświadczenie porozumienie (umowa) o pracy społecznej + karta czasu pracy

UWAGA:Grupy nieformalne samodzielne (GN) dokumentują pracę

wolontariuszy wyłącznie oświadczeniami!

Dokumentowanie pracy wolontariuszy

OŚWIADCZENIE

Jeśli wolontariusz współpracuje z organizacją krócej niż 30 dni, należy pamiętać o dwóch kwestiach: •konieczne jest zawarcie ustnego porozumienia o współpracy, chyba że wolontariusz poprosi, by zostało ono sporządzone na piśmie, •oraz pokrycie przez organizację ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. Organizacja w takiej sytuacji zobowiązana jest wykupić dla wolontariusza ubezpieczenie NNW w dowolnej firmie ubezpieczeniowej.

Dokumentowanie pracy wolontariusza

POROZUMIENIE Z każdym wolontariuszem pracującym przy Państwa projekcie dłużej niż 30 dni powinna zostać podpisana umowa. Jej wzór znajdziecie Państwo na stronie internetowej Programu.

Jeśli wolontariusz ma mniej niż 18 lat, konieczna jest zgoda rodziców lub opiekunów prawnych na wykonywanie przez niego świadczeń o charakterze wolontariackim. Zgoda wyrażana jest w porozumieniu zawartym z organizacją przyjmującą wolontariusza.

UWAGA! Jedynie na podstawie wypełnionej karty ewidencji czasu pracy wolontariusza (lub oświadczenia) i oszacowanej stawki za godzinę pracy wolontariusza (w zależności od wykonywanych czynności) można obliczyć wkład w formie pracy wolontariusza.

Dokumentowanie pracy wolontariusza> 30 dni

Dokumentowanie pracy wolontariusza

Czy współpracują Państwo z wolontariuszami? Jeśli tak, to z

iloma?NIE TAK

3Co po projekcie?

- sprawozdanie, monitoring, konkurs…

SPRAWOZDANIE

Wnioskodawca zobowiązany jest do złożenia merytorycznego i finansowego sprawozdania w terminie 10 dni od końcowej daty realizacji projektu określonej w umowie. Sprawozdanie należy złożyć na udostępnionej przez Operatora stronie www.generator.mazowszelokalnie.pl oraz w formie papierowej, wydrukowanej i podpisanej przez osoby upoważnione do reprezentacji Wnioskodawcy oraz Realizatora.

Weryfikacja sprawozdań następuje w ciągu jednego miesiąca od dnia otrzymania sprawozdania. GN_NGO, GS_NGO, sprawozdanie składają łącznie Wnioskodawca i Realizator. Wnioskodawca odpowiedzialny jest za część finansowa sprawozdania, tj. prawidłowość poniesionych wydatków, ich właściwy opis i zaksięgowanie oraz przypisanie do właściwych pozycji budżetowych. Realizator odpowiedzialny jest za cześć merytoryczną sprawozdania. GN, GS lub NGO odpowiadają one całościowo za obie części sprawozdania – merytoryczną jak i finansową.

Sprawozdanie

Sprawozdanie wzór

SPRAWOZDANIEWzór i instrukcja sprawozdania, a także

wzory innych dokumentów dostępne pod adresem:

http://mazowszelokalnie.pl/do-pobrania/



PROMOCJA

UWAGA! Do obowiązków Realizatorów projektów należy m.in.: informowanie, o współfinansowaniu projektu ze środków otrzymanych z Programu FIO-ML - wszelkie materiały wytworzone w wyniku realizacji projektu (w szczególności: publikacje, ulotki, materiały informacyjne) powinny być w widocznym miejscu opatrzone logo programu i napisem:

dotyczy to także zakupów sprzętu (głównie ścieżka RO) – do umowy dołączamy naklejki do oznaczenia zakupionych przedmiotów

„Projekt dofinansowany ze środków Programu „Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – Mazowsze Lokalnie” realizowanego przez Fundację Fundusz Współpracy,

Stowarzyszenie BORIS oraz Stowarzyszenie Europa i My”.

Informacja i promocja

Logo FIO-Mazowsze Lokalnie powinno być umieszczane na wszystkich materiałach, w szczególności promocyjnych, informacyjnych, szkoleniowych i edukacyjnych, dotyczących realizowanego projektu oraz na zakupionym sprzęcie i wyposażeniu, proporcjonalnie do wielkości innych oznaczeń, w sposób zapewniający jego dobrą widoczność.

Logo dostępne jest na stronie internetowej www.mazowszelokalnie.pl

PromocjaLogo

Niestosowanie się do obowiązków informacyjnych w odniesieniu do

wytworzonych materiałów skutkować będzie uznaniem wydatków

związanych z wytworzeniem tych materiałów za niekwalifikowane oraz powstaniem roszczenia o ich zwrot.

prowadzenie i przesyłanie dokumentacji zdjęciową i/lub filmowej i/lub audiowizualnej oraz informowanie o wydarzeniach otwartych

Realizator zobowiązuje się prowadzić i przesyłać Operatorowi dokumentację zdjęciową i/lub filmową i/lub audiowizualną z realizacji Projektu wraz z pisemną zgodą autora na zamieszczanie materiałów w bezpłatnych publikacjach i artykułach dotyczących programu, wykorzystanie w opracowaniu plakatów promujących projekty realizowane w ramach Programu oraz umieszczenie na stronie internetowej www.mazowszelokalnie.pl.

Realizator zobowiązuje się do informowania Operatora o najważniejszych, otwartych wydarzeniach lokalnych prowadzonych w ramach projektu (np. seminaria, koncerty, festyny, etc.) przynajmniej na dwa tygodnie przed ich przeprowadzeniem.


.com/mazowszelokalnie

Zachęcamy do polubienia strony programu FIO-Mazowsze Lokalnie na Facebooku, ale także umieszczając informacje na swoich profilach/ fanpage’ach prosimy informować o tym, że działanie odbywa się w ramach @FIO-Mazowsze Lokalnie

umieszczając znak @co spowoduje, że my dostaniemy informacje o takim poście i będziemy mogli go udostępnić na naszej stronie, a tym samym sprawić, że więcej osób dowie się o Waszych działaniach.

Zachęcamy także to tagowania #mazowszelokalnie.


nieodpłatne udostępnianie utworów, praw do wartości niematerialnych i prawnych, w tym autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów, stworzonych i/lub nabytych ze środków mikrodotacji Wnioskodawca zobowiązuje się do nieodpłatnego udostępniania utworów, praw do wartości niematerialnych i prawnych, w tym autorskich praw majątkowych do wszystkich utworów, stworzonych i/lub nabytych ze środków mikrodotacji, osobom lub podmiotom, które wyrażą zainteresowanie nimi, w tym w szczególności publikacji edukacyjnych, informacyjnych i innych wydawnictw oraz zgromadzonych na elektronicznych nośnikach informacji, portalach internetowych, na warunkach licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 3.0 Polska; co oznacza możliwość dowolnego wykorzystania tych utworów, w tym ich kopiowania, dystrybucji, wyświetlania i użytkowania, w celach niekomercyjnych, pod warunkiem podania autora wykorzystywanego utworu (http://creativecommons.org/).


upoważnienie Operatora do wykorzystania danych Wnioskodawcy(Realizatora)

Wnioskodawca(Realizator) upoważnia Operatora do rozpowszechniania w dowolnej formie, w prasie, radiu, telewizji, Internecie oraz innych środkach przekazu indywidualnego oraz masowego, nazwy oraz adresu Wnioskodawcy, przedmiotu i celu, na który przyznano środki, informacji o wysokości przyznanych środków a także informacji zawartych w sprawozdaniu z realizacji projektu.


przetwarzanie danych osobowych

Realizator i Wnioskodawca wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Operatora w zakresie i na potrzeby realizacji projektu i, w przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją projektu, zapewnią, że oni sami oraz osoby zaangażowane w jego realizację będą przestrzegać właściwych przepisów o ochronie danych osobowych.

W przypadku zamiaru wykorzystania w materiałach promocyjnych lub sprawozdawczych wizerunku uczestników projektu lub innych osób trzecich, każdorazowo Realizator zobowiązany jest do uzyskania uprzedniej zgody danej osoby. Zgoda ta powinna obejmować możliwość wykorzystania wizerunku tych osób przez Operatora. Wzór takiej zgody można pobrać ze strony www.mazowszelokalnie.pl.

Dane osobowe

MONITORING I KONTROLA

Monitoring i kontrola Operator zastrzega sobie prawo do monitorowania i kontroli realizacji

zaplanowanych działań i osiągania zaplanowanych rezultatów oraz prawidłowości i efektywności wykorzystania mikrodotacji, a także prawidłowości dokumentowania prowadzonych działań i ponoszonych kosztów.

Wnioskodawca zobowiązuje się poddać monitoringowi i kontroli prowadzonym przez Operatora, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej lub osoby upoważnione do działania w ich imieniu, oraz umożliwić pełny i niezakłócony dostęp do wszelkich informacji, dokumentów, miejsc i obiektów, związanych z realizacją umowy.

Monitoring i kontrole mogą być prowadzone u reprezentantów Wnioskodawcy lub w miejscu realizacji projektu oraz drogą pocztową, elektroniczną lub telefonicznie w okresie od dnia wejścia w życie umowy do 31 grudnia 2021 roku.

Który z głównych obowiązków wydaje się Państwu najtrudniejszy? Proszę wpisać

literkę

a)Przeprowadzenie zaplanowanych działańb)Odpowiednie wydawanie środkówc)Prowadzenie dokumentacjid)Wykonanie sprawozdaniae)Promocja

OFERTA EDUKACYJNA

Każde z webinariów poświęcone będzie specyficznej kwestii związanej z partycypacjąspołeczną i profesjonalnym funkcjonowaniem organizacji pozarządowych (w tym tworzeniem NGOs, pozyskiwaniem środków, pisaniem projektów, zarządzaniem

wolontariatem, budowaniem relacji z JST i innymi partnerami z otoczenia).

UWAGA! Realizator zobowiązuje się do wzięcia udziału, poprzez swoich przedstawicieli, w co najmniej 3 z 5 przygotowanych w ramach Programu Mazowsze Lokalnie,

webinariów. Informacje, terminy i sposób udziału w webinariach znajduje się na stronie www.mazowszelokalnie.pl.

Działania edukacyjne

seminaria lokalne

internetowe webinaria

1) 03.06 - godz.10.00 Zaplanuj, zanim zaczniesz działać •Strategiczne podejście do promocji, Tworzenie profilu idealnego odbiorcy, Trendy w promocji2) 15.06 – godz.14:00 - Spraw, aby Cię rozpoznawano •Identyfikacja wizualna, Zasady tworzenia logo 3) 05.09 – godz.20.00 - Pozostań na co dzień •Tworzenie gadżetów promocyjnych i reklamowych4) 26.09 – godz.14:00 - Pokaż to, co chcesz powiedzieć •Zasady projektowania filmu promocyjnego, publikacji, infografiki, itp. 5) 17.10 – godz.10:00 - Bądź blisko ludzi• Przygotowywanie wydarzeń promocyjnych

Webinaria

• Będą odbywały się w kluczowych miastach na terenie Mazowsza: Płock, Siedlce, Ostrołęka, Ciechanów, Radom

• Terminy będą umieszczone na stronie internetowej www.mazowszelokalnie.pl

• Będą trwały około 5 godz. • Będą poświęcone zagadnieniom pozwalającym lepiej działać, np.

promocji, prowadzeniu odpłatnej działalności statutowej• Pierwsze seminarium powświęcone „Świadomej i profesjonalnej

aktywności organizacji pozarządowych w środowisku lokalnym”. odbędzie się w dniu 19 maja 2016r. w godz. 10.00 -14.30 w Galerio – Pracowni Kurpiowsko Mazowieckiej w Sieczychach 43.

Seminaria

• Będą organizowane w tych gminach, skąd było mało wniosków i w tych, gdzie było dużo wniosków złożonych, ale niewiele przeszło

• Ich celem jest wsparcie w opracowaniu ciekawych inicjatyw włączających mieszkańców już na etapie przygotowania projektu i dotyczących rzeczy, potrzeb ważnych dla całej społeczności

Konsultacje

W sprawie webinariów, seminariów i konsultacji zapraszamy do kontaktu z

przedstawicielką Stowarzyszenia BORIS,adres e-mailowy: [email protected]

Kontakt

Trzy kategorie:•materiały promocyjne (można zgłaszać całe zestawy materiałów promocyjnych wydarzenia, w tym ulotki, plakaty etc.)•film (do 3 minut opowiadający o projekcie bądź wydarzeniu w ramach projektu)•fotoreportaż (max. 10 zdjęć pokazując pewną historię projektu, opowiadającą o dobru wspólnym, które się lokalnie zadziało)

CENNE NAGRODY RZECZOWE!TERMIN NADSYŁANIA PRAC DO 10 października 2016

Konkurs „Opowiedz…”

KONTAKTInfolinia: 0-801 055 100 lub 22 450 98 73 (pn-pt w godzinach 10-15)E-mail: [email protected]: www.facebook.com/mazowszelokalnie

Będzie nam łatwiej i szybciej odpowiemy na pytanie, jeśli podacie Państwo numer projektu, którego dotyczy pytanie

Dziękujemyzapraszamy na

prezentacja „szkoła realizatora fio-ml 2016”

Documents