Print UpdateFebruary 10, 2014

2

Print Center Operational Update

3

PRINT CENTER OPERATIONS UPDATE

•Print Center Move

–Targeting June 2014

•Pre‐Prod Team Enhanced

–4 additional staff added to Pre‐Prod with graphic design and typesetting experience brought in house

•Finishing Staff–Xerox add to Print Center – 3 employees

4

IN HOUSE SAVINGS & OPPORTUNITIES

Savings FY141. WFO ‐ Phase I

• Transition of large print internally from WFO & CHP Typesetting completed – Outcome Savings TBD

• Approximately 1,000 WFO Forms to be transitioned (400 completed with savings of $265K to date) & Enterprise Bidding process kicked off

2. First Right of Refusal – Phase II

• Rollout targeted for end of February 2014

3. One Offs ‐ Total $153K 

4. Developer 

• Eliminated Attaboy spend in the Print Center from $100K to $0 (As of August 2013)

5. Health Plan Trending Up

Opportunities1. Developer – widespread communications publishing Print Center’s new capabilities to further reduce external dependencies 

and produce greater savings

One Offs Savings Report

5

PROGRESS UPDATE

The Print Center has experienced an increase with incoming Health Plan jobs!

105121

155

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

Nov‐13 Dec‐13 Jan‐14

Health Plan Jobs

55% Increase

6

PRINT CENTER VOLUME

7

PRINT BREAKDOWN FOR DECEMBER 2013

43%

40%

1% 16%

Duplicating (including MyPrintRequest) Health Plan Systemic

University of Pittsburgh UPMC Systemic*

8

MORE JOBS THAN EVER BEFORE

9

OVERALL IMPROVED TURNAROUND TIMES

Steady increased volume; between 10 to 11M impressions monthlyContinue to meet turnaround processing times with increased volumeOnboarding of Health Plan jobsPublished processing times are anywhere from 3 to 10 days, depending on order type

0.00

2.00

4.00

6.00

8.00

10.00

12.00

Jul Aug Sep Oct Nov Dec

Catalog Items Appointment Cards PDF AttachedNon-PDF Attached Hard Copy / Other RX Pads

Appointment Cards –3 DaysRX Pads – 2‐3 days Catalog Items – 3‐5 daysPDF Attached – 5‐7 DaysNon‐ PDF Attached – 7 daysHard Copy – 10 days from date received 

10

PRINT SHOP DEVICES WITH HARDWARE REFRESH

Color• iGen4 Color Press with inline booklet maker ‐ New

•XC 800 with booklet maker – Existing

•DC 8000 AP – Existing

Black & White• (4) Xerox Nuvera 288s – New

– two of those devices have inline booklet makers

• (2) DP135 MICR Printers ‐ Existing

11

MPS Update

12

WHERE WE WERE BEFORE MPS

•No central MPS model

–No toner/parts supplies

–No standard fleet of pre‐approved devices

• 23,000 plus various 3rd party devices

•Over $30M annual spend in print prior to MPS

•No Print Governance Committee

• Lack of print policy standards implemented & enforced

–Wasted print/increased print cost

13

DEVICE REDUCTION

3rd Party 23,000 

HP ‐ 660

Xerox8,600

 ‐

 5,000

 10,000

 15,000

 20,000

 25,000

2007 Today

60% Reduction

From a 2 People:1 Device ratio to a 6 People:1 Device!

14

WHAT IF WE HADN’T ENGAGED IN A MPS SOLUTION?

30.6 31.2 31.8 32.5 33.1 33.8

28.2 27.5

19.4

10.4 10.2

8

15

22

29

36

2008 2009 2010 2011 2012 2013

Had UPMC Done Nothing

MPS Results

Note: Yrs. 08 – 11 based on benchmarking study & Yrs. 12&13 based on actual print office invoices

15

WHERE WE ARE WITH MPS TODAY

Central Print Technology Services managing entire MPS Program

Improved service with UPMC print team formation and enforcement

8,300 Xerox printers supported through MPS programs

Savings over $20M in annual print spend with MPS implementation

HP deployed at East and Hamot with minimal downtime or service calls

–Improved SLA by implementation of Self Service model

Enforced print queue default settings at the print server level of no banner pages, B&W (regulating color usage) and duplex

Price Per Image (PPI) reduced due to volume discount bands and elimination of underutilized charges

With MPS in place, our print volume has remained stable even with the UPMC growth

Print Governance implementation

16

WHERE ARE WE GOING WITH EVOLUTION OF MPS

•Move to X vendor enterprise wide

•Move to self service support model with internal break fix team 

• Further right size/optimize – Approximately 20% reduction in total device deployment

• Estimated $15M savings over new 5 year MPS term

–Greater soft dollar savings from more reliable devices realized

•Mobil Print Technology available to pursue – future savings in volume of print decreasing

• Security enhancement with badge swipe printing