priorytet iv „szkolnictwo wyższe i nauka” kwalifikowalność wydatków zasady płatności i...

Priorytet IV „Szkolnictwo wyższe i nauka”

Kwalifikowalność wydatkówZasady płatności i rozliczeń

Poddziałanie 4.1.1 „Wzmocnienie potencjału dydaktycznego uczelni”

(II edycja konkursu)

Departament Wdrożeń i Innowacji – Instytucja PośredniczącaGliwice, 11 września 2008 r.

Zasady kwalifikowania wydatków w ramach PO KL (EFS)

Akty prawne i dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL:

rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 (rozporządzenie ogólne

dotyczące Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego

Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz Funduszu Spójności),

rozporządzenie Komisji (WE) nr 1828/2006 (rozporządzenie

wykonawcze),

rozporządzenie (WE) nr 1081/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady

w sprawie Europejskiego Funduszu Społecznego,

rozporządzenie (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady

w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego – w

przypadku cross-financingu,


Akty prawne i dokumenty regulujące kwalifikowalność wydatków w ramach PO KL c.d:

Ustawa o zasadach prowadzenia polityki rozwoju,

Program Operacyjny Kapitał Ludzki oraz Szczegółowy opis

Priorytetu IV,

Krajowe wytyczne dotyczące kwalifikowania wydatków w

ramach funduszy strukturalnych i Funduszu Spójności w okresie

2007-2013 wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego,

Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach PO

KL wydane przez Ministra Rozwoju Regionalnego.


Okres kwalifikowalności wydatków to okres, w którym mogą być ponoszone wydatki

kwalifikowalne

Początek okresu kwalifikowania wydatków dla PO KL – 12 grudnia 2006 r.

Koniec okresu kwalifikowania wydatków dla PO KL - 31 grudnia 2015 r.

Okres kwalifikowania wydatków dla danego projektu – umowa

Za kwalifikowalne można uznać wszystkie wydatki, jeżeli:

są niezbędne dla realizacji projektu, zostały uwzględnione w zatwierdzonym budżecie

projektu (wniosek), spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami

(relacja nakłady/cel-efekty) są udokumentowane, są zgodne z obowiązującymi przepisami prawa

krajowego i wspólnotowego oraz Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego.


Przykładowe wydatki kwalifikowalne:

wynagrodzenia personelu (osób realizujących projekt), amortyzacja, opłaty finansowe i inne (koszty prowadzenia

wyodrębnionego rachunku bankowego, koszty porad prawnych),

podatek VAT, jeśli beneficjent nie może go odzyskać w oparciu o przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.



Wynagrodzeniakwalifikowalne są koszty zatrudnienia personelu: wynagrodzenie brutto, składki na ubezpieczenia społeczne, składka na ubezpieczenie zdrowotne, składki na Fundusz Pracy, odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

Amortyzacja:

kwalifikowalne są odpisy amortyzacyjne aktywów niezbędnych do realizacji projektu,

zakup aktywu nie był wcześniej finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej,

kwalifikowalna wartość odpisów amortyzacyjnych odnosi się wyłącznie do okresu realizacji projektu,

wartość odpisów amortyzacyjnych obliczana zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.


Wkład niepieniężny

wniesienie do projektu określonych składników majątku Beneficjenta tj. urządzeń, materiałów, nieruchomości,

nieodpłatniewykonywanej pracy przez wolontariuszy- kwalifikowalny przy założeniu, że jego wartość może

zostać

w niezależny sposób wyceniona oraz w razie potrzeby zweryfikowana (np. poddana audytowi).


Katalog wydatków niekwalifikowalnych (art. 11 ust 2 rozporządzenia

1081/2006):

podatek VAT, jeśli może zostać odzyskany przez beneficjenta w oparciu o przepisy ustawy o podatku od towarów i usług,

zakup nieruchomości, gruntu oraz infrastruktury,

zakup sprzętu, mebli oraz pojazdów (z wyj. wydatków w ramach cross-financingu),

odsetki od zadłużenia.


Katalog wydatków niekwalifikowalnych(Krajowe wytyczne):

wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie, wydatki związane z umową leasingu – np. marża

finansującego, odsetki, opłaty ubezpieczeniowe, koszty prowizji w ramach operacji wymiany walut, wydatek na zakup środka trwałego, który był

współfinansowany ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat przed złożeniem wniosku o dofinansowanie,

koszty kar i grzywien, składka na PFRON


Cross-financing możliwość sfinansowania wydatków kwalifikowalnych w

ramachEuropejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego:

powiązany wprost z głównymi zadaniami realizowanymi w ramach projektu,

niezbędny dla realizacji projektu, nie więcej niż 10% wydatków kwalifikowalnych.



Rodzaje wydatków kwalifikowalnych w ramach cross-financingu:

zakup oraz leasing (finansowy i zwrotny) sprzętu rozumianego jako środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, pozostały sprzęt i wyposażenie, dla którego prowadzona jest

ewidencja ilościowa lub ilościowo-wartościowa

dostosowanie budynków, pomieszczeń i miejsc pracy pod katem realizowanych zadań np. do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Podział kosztów w ramach projektów PO KL (EFS)

Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu w

ramach PO KL - podział kosztów na bezpośrednie i pośrednie oraz cross-financing –

BUDŻET PROJEKTU oraz SZCZEGÓŁOWY BUDŻET PROJEKTU.


Koszty bezpośrednie: koszty realizacji poszczególnych zadań w ramach

projektu

Koszty pośrednie: koszty nie mogą zostać bezpośrednio

przyporządkowane do konkretnego zadania realizowanego w ramach projektu – koszty pośrednie mogą obejmować wyłącznie koszty administracyjne

Katalog kosztów pośrednich (katalog zamknięty):

koszty zarządu (koszty wynagrodzenia osób uprawnionych do reprezentowania jednostki np. kierownik jednostki),

koszty personelu obsługowego (koszty wynagrodzenia osób, które nie są przypisane do projektu, zajmujące się bieżącą obsługą jednostki, np. obsługa kadrowa),

koszty obsługi księgowej (w tym koszty zlecenia obsługi księgowej na zewnątrz),



Katalog kosztów pośrednich:

opłaty administracyjne za najem powierzchni biurowych lub czynsz,

amortyzacja środków trwałych, opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, usługi pocztowe, telefoniczne, internetowe,

kurierskie,kserograficzne, koszty materiałów biurowych i piśmienniczych, koszty ubezpieczeń majątkowych, koszty ochrony, sprzątanie pomieszczeń.


W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane żadne wydatki objęte cross-financingiem.

Koszty ujęte w pozycji pośrednie nie mogą być wykazywane w ramach kosztów bezpośrednich – dublowanie kosztów (ani na etapie wnioskowania, ani na etapie rozliczania projektu).

Istnieje możliwość rozliczania niektórych kosztów pośrednich jako koszty bezpośrednie - możliwość przyporządkowania danego kosztu pośredniego wprost do zadania merytorycznego projektu - amortyzacja lub opłaty za najem powierzchni biurowej.

Koszty pośrednie mogą być rozliczane na dwa sposoby:

ryczałtem – bez potrzeby dokumentowania wydatków, na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków.


Ryczałt - wysokość kosztów pośrednich uzależniona

jest od wartości projektu:

Wartość projektu (zł) Koszty pośrednie projektu (%)

do 2 mln zł do 20% bezpośrednich kosztów projektu

do 2 mln zł do 5 mln zł do 15% bezpośrednich kosztów projektu

powyżej 5 mln zł do 10% bezpośrednich kosztów projektu

Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem:

% limit kosztów pośrednich wynika z przedstawionej metodologii,

% limit ryczałtu wskazany zostanie w umowie o dofinansowanie projektu – podstawa do rozliczenia kosztów pośrednich we wnioskach o płatność,

nie ma obowiązku dokumentowania wydatków pośrednich (niekontrolowane na miejscu).

Rozliczanie kosztów pośrednich

Koszty pośrednie rozliczane na podstawie rzeczywiście poniesionych wydatków:

limit wartościowy kosztów pośrednich,

traktowane przy rozliczaniu jako wydatki bezpośrednie tj.:

obowiązuje pełne udokumentowanie wydatków, wykazywane we wnioskach o płatność – zestawienie

poniesionych wydatków, podlegają kontroli na miejscu.



Bez względu na sposób rozliczania kosztów pośrednich - we wniosku o dofinansowanie beneficjent wskazuje uzasadnienie i metodologię wyliczenia kosztów pośrednich.

Metodologia wyliczenia kosztów pośrednich:

przygotowana w odniesieniu do każdej kategorii kosztów uwzględnionych w budżecie projektu,

podlega weryfikacji na etapie wnioskowania o środki, może - po ocenie merytorycznej – na etapie

zatwierdzenia wniosku podlegać negocjacjom, prawidłowość sporządzenia metodologii podlega

kontroli na miejscu.


Przykładowa metodologia wyliczania kosztów pośrednich

1. Koszty personelu obsługowego , koszty zarządu oraz koszty materiałów i usług związanych z bieżącą działalnością jednostki

Przyjęta metodologia bazuje na obrotach jednostki z okresu poprzedzającego okres realizacji projektu (okres równy, co do długości, okresowi realizacji projektu) Określenie współczynnika k. bezpośrednich projektu w odniesieniu do obrotów za 8 m-cy (obroty jednostki wynoszą 1 530 tys.PLN)

392 175/1 530 000 = 25,63%na przykładzie tego współczynnika wyliczenie kosztów pośrednich do następujących kategorii kosztów:


koszt zarządu (8 m-cy * 11 000 PLN (faktyczne wynagrodzenie brutto prezesa) * 25,63% = 22 554,40 PLN

koszty personelu obsługowego w tym: sekretarka (8 m-cy * 3 600 PLN brutto * 25,63% = 7 381,44 PLN) pracownik kadr (8 m-cy * 3 400 PLN brutto * 25,63% = 6 971,36 PLN) koszty telefonów (8 m-cy * średnio 1 700 PLN * 25,63% = 3 485,68

PLN) koszty pocztowe (8 m-cy * średnio 250 PLN * 25,63% = 512,60 PLN) materiały biurowe (8 m-cy * średnio 300 PLN * 25,63% = 615,12 PLN) koszty gł. księgowego (8 m-cy*6 000 PLN*25,63%=12 302,40 PLN) Łącznie pkt 1: 53 823,00 PLN


2. Koszty wykorzystania i utrzymania pomieszczeń w projekcie:Metodologia wyliczania kosztów:

powierzchnia biura projektu (20 m ²) powierzchnia użytkowa wykorzystywana przez beneficjenta(250

m²)

20/250 = 8% - współczynnik powierzchni biura projektu do ogólnej powierzchni użytkowej budynku wykorzystywanej

przez beneficjenta koszty czynszu (8 m-cy * 980 PLN * 8% = 627,20 PLN) energia elektryczna (8 m-cy * 380 PLN (średnia) * 8 % =

243,20 PLN) woda (8 m-cy * 110 PLN (średnia) * 8% = 70,40 PLN) gaz (8 m-cy * 130 PLN (średnia) * 8% = 83,20 PLN)


ogrzewanie (8 m-cy * 1 150 PLN (średnia) * 8% = 736,00 PLN) koszty ochrony (8 m-cy * 3 400 PLN * 8% = 2 176,00 PLN) koszty sprzątania (8 m-cy * 1 600 PLN * 8% = 1 024 PLN) amortyzacja budynku (8 m-cy * 900 PLN * 8% = 576 PLN) Łącznie pkt 2: 5 536,00 PLN

Koszty pośrednie ogółem (pkt 1 i 2) 59 359,00 PLN Koszty bezpośrednie projektu 392 175,00 PLN

Wartość projektu ogółem 451 534,00 PLN Stosunek kosztów pośrednich do kosztów bezpośrednich wynosi

15,14%. Wartość projektu wynosi 451 534 PLN < 2 mln PLN, gdzie koszty

pośrednie mogą stanowić do 20 % bezpośrednich kosztów projektu, możliwe jest zatem rozliczanie kosztów pośrednich w wysokości 15,14% dla tego projektu.

Przychód projektu

Przychód projektu - każdy wpływ środków finansowych w ramach projektu, pochodzących ze sprzedaży, wynajmu, usług, opłat wpisowych lub innych równoważnych opłat), które powstaną w związku z realizacją projektu,

Przychody uzyskane w trakcie realizacji projektu wykazywane są we wniosku o płatność i pomniejszają kwotę kolejnych płatności w ramach projektu,

W przypadku, gdy beneficjent tj. szkoła wyższa, która w ramach projektu uruchomiła i prowadziła nową specjalność studiów dla studentów studiów zaocznych (niestacjonarnych), którzy nie wnosili opłat za studia (w tym wyposażyła pracownię komputerową), kontynuuje zajęcia na tej specjalności i pobiera opłaty za studia zaoczne po zakończeniu realizacji projektu, opłaty te nie będą stanowić przychodu projektu.

Trwałość projektu

aktywa wytworzone lub nabyte w ramach projektu nie mogą zostać zbyte przez beneficjenta za uzyskaniem korzyści majątkowej w okresie 5 lat od zakończenia realizacji projektu,

w przypadku naruszenia powyższego zapisu – zwrot środków wykorzystanych na zakup aktywów wraz z odsetkami jak dla zaległości podatkowych.

Kwalifikowalność uczestników projektu

wsparcie dla grup docelowych projektu wskazanych w SzOP,

obowiązek weryfikowania uczestników projektu na etapie rekrutacji do projektu – oświadczenia,

deklaracja uczestnictwa w projekcie, kontrola na miejscu kwalifikowalności uczestników

projektu.

Zasady dotyczące płatności i rozliczeń (EFS)

Płatności na realizację projektu:

wypłacane jako dotacja rozwojowa w formie zaliczki,

przekazywane na rachunek bankowy, utworzony specjalnie na potrzeby danego projektu, wskazany w umowie o dofinansowanie projektu,

wypłacane zgodnie z harmonogramem płatności zawartym w umowie o dofinansowanie projektu (I transza środków finansowych jest przekazywana w wysokości i terminie określonym w harmonogramie płatności), kolejne transze - wypłata uzależniona jest od rozliczenia co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych transz środków w ramach dotacji rozwojowej.


Pierwsza transza środków na realizację projektu przekazywana jest po ustanowieniu i wniesieniu przez beneficjenta zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy o dofinansowanie projektu.

(zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju Regionalnego w sprawie szczegółowego sposobu dokonywania wydatków z realizacji programów operacyjnych z obowiązku tego zwolnione są jednostki sektora finansów publicznych).


Zgodnie z ww. rozporządzeniem dopuszcza się następujące formy zabezpieczeń:

w przypadku gdy wartość dofinansowania w umowie nie przekracza 1 mln zł – beneficjent składa weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową,

jeśli kwota przyznanego dofinansowania przekracza 1 mln zł, zabezpieczenie ustanawiane jest w jednej lub kilku następujących form:

pieniądz, poręczenie bankowe lub poręczenie spółdzielczej kasy

oszczędnościowo-kredytowej, z tym, że zobowiązanie kasy jest zawsze zobowiązaniem pieniężnym,

gwarancja bankowa,


gwarancja ubezpieczeniowa, weksel z poręczeniem wekslowym banku lub

spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, zastaw na papierach wartościowych emitowanych przez

Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego, zastaw rejestrowy na zasadach określonych w

przepisach o zastawie rejestrowym i rejestrze zastawów,

cesja praw z polisy ubezpieczeniowej beneficjenta, przewłaszczenie rzeczy ruchomych beneficjenta na

zabezpieczenie hipoteka, poręczenie według prawa cywilnego.

Wyboru formy zabezpieczeń dokonuje instytucja ogłaszająca konkurs

i informuje o tym w dokumentacji konkursowej.

Zabezpieczenie nie musi być wniesione w wysokości odpowiadającej

całości przyznanego dofinansowania. Informacja o wysokości wymaganego zabezpieczenia zamieszczana jest w dokumentacji konkursowej.

Po ostatecznym rozliczeniu umowy dokument stanowiący zabezpieczenie na pisemny wniosek jest zwracany

Beneficjentowi .



Wniosek o płatność

Beneficjent składa wniosek o płatność w IP (Departament Wdrożeń i Innowacji), zgodnie z harmonogramem zawartym w umowie o dofinansowanie projektu,

składany w wersji elektronicznej i papierowej,

wniosek o płatność – funkcja sprawozdawcza,

we wniosku o płatność wykazywany jest faktyczny postęp finansowy i rzeczowy z realizacji projektu (postęp rzeczowy = postęp finansowy) czyli faktycznie zaksięgowane i zapłacone dokumenty księgowe.


Wniosek o płatność c.d.

Beneficjent nie ma obowiązku załączania dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatków,

przy wypełnianiu wniosku o płatność Beneficjent kieruje się zasadami kwalifikowalności wydatków,

podział na koszty pośrednie i bezpośrednie w projekcie,

amortyzacja,

cross-financing.

Wniosek o płatność – załączniki:

wydruk z komputerowego systemu księgowego lub zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem,

szczegółowa charakterystyka udzielonego wsparcia, wyciąg z rachunku bankowego projektu, informacja o uczestnikach projektu, zgodnie z

zakresem informacji określonym przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego.


Zmiany w projekcie

Dozwolone przesunięcia w projekcie:

przesunięcia w budżecie projektu do 10% wartości środków alokowanych na zadanie,

nie może być zwiększana wysokość środków na wynagrodzenia,

- zmiany w budżecie większe niż 10% oraz zmiany w rezultatach

wymagają zgody Instytucji Pośredniczącej.

Podsumowanie – I konkurs w ramach Poddziałania 4.1.1

Wpłynęło 287 wniosków na łączną ponad 2,3 mld zł.Ponad 180 zostało przekazanych do oceny merytorycznej,

85 projektów uzyskało powyżej 60 punktów.

Kwota wydatków na 2008 r. w ramach I konkursu wynosiła 44 628 725 zł

Do finansowania przyjęte zostały 32 projekty.

Podsumowanie – I konkurs w ramach Poddziałania 4.1.1

Najczęstsze uwagi dotyczące budżetów projektów : wysokie koszty zarządzania projektem brak metodologii wyliczenia kosztów pośrednich, zbyt ogólny budżet szczegółowy, uwzględnianie kosztów wyżywienia oraz dojazdu słuchaczy studiów

podyplomowych, w budżecie projektu, w kosztach personelu – nie uwzględnianie

wszystkich kosztów wynagrodzeń, brak zaznaczenia faktu zlecania usług, partnerstwo – zawieranie partnerstwa o charakterze

podwykonawstwa.

Planowane zmiany

Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO KL

ogólne zasady kwalifikowania wydatków – bezpośrednie wskazanie konkurencyjności wydatków – wydatki efektywne i konkurencyjne – nie zawyżone w stosunku do stawek i cen rynkowych,

wydatek faktycznie poniesiony – wydatek poniesiony w znaczeniu kasowym – faktyczny przepływ środków od beneficjenta (lub partnera) do innego podmiotu – wyjątki dodana wewnętrzne rozliczenia na podstawie wewnętrznej noty obciążeniowej ,

Planowane zmiany

zmiana definicji wyposażenia – wyposażenie oraz środki trwałe o niskiej wartości – rzeczowe składniki majątku (okres użyteczności ekonomicznej powyżej roku), których wartość początkowa mieści się w kwocie uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego,

zmiana definicji sprzętu (dot. cross-financingu) – środki trwałe, w tym środki trwałe o niskiej wartości, których wartość początkowa jest wyższa od 10% kwoty określonej w przepisach podatkowych uprawniającej do dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego,

wprowadzenie zapisów dotyczących sposobu rozliczania płatności gotówkowych we wnioskach o płatność – kserokopie raportów kasowych lub zestawienie płatności gotówkowych,

Planowane zmiany

koszty pośrednie – możliwość ujęcia jako koszty bezpośrednie, o ile zostaną przypisane i rozliczone w odniesieniu do konkretnego zadania,

zmiana sposobu wyliczenia kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem:

% kosztów pośrednich =

wartość kosztów pośrednich/ wartość kosztów bezpośrednich – wydatki w ramach cross-financingu

doprecyzowanie sposobu rozliczania kosztów pośrednich (ryczałt),

Planowane zmiany

Zasady finansowania PO KL zabezpieczenie dotacji rozwojowej – wprowadzenie zapisów dotyczących

zwrotu zabezpieczenia umowy, doprecyzowanie zapisów dotyczących wkładu własnego, zapisy dotyczące kosztów pośrednich – sposobu obliczania ryczałtu,

możliwość ujęcia w kosztach bezpośrednich, zmiana definicji sprzętu (cross-financing) wyłączenie z cross-financingu

wartości niematerialnych i prawnych, określenie katalogu przychodów mogących występować w projektach PO

KL, podział przychodów na kategorie - zaplanowane i niezaplanowane

Planowane zmiany

Zasady finansowania PO KL podział przychodów na kategorie - zaplanowane i niezaplanowane, określenie roli szczegółowego budżetu projektu, rozszerzenie i doprecyzowanie katalogu dokumentów potwierdzających

dokonanie płatności – załączanych do wniosku o płatność – płatności gotówkowe,

doprecyzowanie sposobu rozliczania wydatków dokonanych w walutach obcych,

doprecyzowanie terminu weryfikacji końcowego wniosku o płatność.

Planowane zmiany

Umowa o dofinansowanie projektu w ramach PO KL dane osobowe – modyfikacja załącznika „Zakres danych powierzonych do

przetwarzania” – dodanie zobowiązania partnera do stosowania przepisów dot. ochrony danych osobowych,

rozliczanie dotacji z końcem roku budżetowego, procedura konkurencyjności – podczas realizacji transakcji powyżej kwoty 20

000 zł, taryfikator korekt – PZP – w przypadku naruszenia przepisów PZP IP może

dokonywać korekt finansowych,

Planowane zmiany

oświadczenie VAT – składane przez partnerów, zobowiązanie do udostępniania dokumentacji finansowo-księgowej umożliwiającej weryfikację kwalifikowalności VAT,

Harmonogram płatności – likwidacja kolumny „data przekazania płatności, doprecyzowano obowiązek zarejestrowania instytucji szkoleniowej w

internetowej bazie ofert szkoleniowych – strona www.inwestycjawkadry.pl. wzór wniosku o płatność - zmiana oświadczenia – wydatki zostały

zapłacone oraz nie są współfinansowane z innych wspólnotowych instrumentów finansowych ,

dodatkowe pola – adres beneficjenta.

Dziękujemy za uwagęZapraszamy do dyskusji

Departament Wdrożeń i Innowacjitel. 22 52 92 603 (sekretariat)

[email protected]@mnisw.gov.pl

priorytet iv „szkolnictwo wyższe i nauka” kwalifikowalność wydatków zasady płatności i...

Documents