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Manual de Intimação Eletrônica

Procedimentos para Intimação e Citação eletrônicas na SJES Orientações gerais para entidades efetuarem o acesso e ciência das intimações e citações encaminhadas eletronicamente pelas varas federais da Seção Judiciária do Espírito Santo.

2015

Seção de Suporte e Atendimento ao Usuário – SESAU / NTI SEÇÃO JUDICIÁRIA DO ESPÍRITO SANTO

06/03/2015

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1 - O sistema de comunicação eletrônica de atos pro cessuais na SJES Para esclarecimento de dúvidas, faz-se necessária uma prévia compreensão do mecanismo que envolve a INTIMAÇÃO e CITAÇÃO eletrônica na SJES. Preliminarmente, cumpre ressaltar que a comunicação eletrônica de atos foi implementada no contexto do já existente sistema de acompanhamento processual APOLO, em uso no âmbito processual físico. Dessa forma, no universo dos procedimentos e funcionalidades já existentes, o sistema eletrônico foi inserido de modo não só a contemplar a metodologia de trabalho já existente, mas também a introduzir novas funcionalidades em prol da celeridade processual. Com relação às novas funcionalidades, no que se refere ao procedimento de intimação/citação, uma das principais novidades inseridas pelo sistema eletrônico foi a possibilidade de realização de múltiplas remessas ao mesmo tempo. Em face da inexistência de deslocamento de processo físico no momento da remessa, a secretaria do juízo não mais fica sujeita ao seu retorno para a realização de nova remessa, conferindo maior celeridade ao trâmite processual. Tal possibilidade foi aberta a partir do princípio de que, no processo eletrônico, o acesso ao teor do processo pode ser realizado por mais de um usuário ao mesmo tempo. No entanto, para atender à dinâmica das contagem de prazos processuais prevista no Código de Processo Civil, a intimação eletrônica parte do pressuposto de que o teor do texto intimando somente poderá ser conhecido quando as condições de início de contagem de prazos forem satisfeitas. Assim, por exemplo, a contagem de prazos para o advogado tem início de forma diferente da que ocorre para as entidades e seus procuradores. Isso se dá em virtude do mecanismo estabelecido para o momento da intimação de cada um, interferindo, inclusive, na visualização de peças através da Consulta Especial WEB. A fim de que a contagem de prazos possa ser diferenciada, o processo eletrônico na 2ª região estabelece, até o presente momento, que o advogado será intimado através do Diário de Justiça Eletrônico da 2ª Região – DJE , nos mesmos moldes da publicação do Diário Oficial, mas em caráter eletrônico. Por outro lado, uma vez que as entidades e órgãos públicos cadastrados no sistema eletrônico gozam da prerrogativa da intimação pessoal, a contagem de prazos não iniciará em função de publicação em Diário, mas sim, a partir da remessa eletrônica e acesso, por parte da entidade, ao teor da intimação/citação, que será realizado diretamente p ela WEB.

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2 – Funcionamento da comunicação eletrônica de atos na SJES No âmbito do processo eletrônico é feita pela vara federal uma REMESSA ELETRÔNICA do processo, que consiste na disponibilização, de maneira exclusiva e discriminada, em local próprio da WEB, do teor do despacho/decisão/sentença proferido, do qual a entidade deverá ter ciência. Assim, os processos são disponibilizados em uma relação de intimação , e as citações e/ou intimações do ente público são efetivadas no momento em que é acionado o botão de confirmação relativo a cada pro cesso . A contagem de prazo terá início a partir do primeiro dia útil seguinte a tal confirmação. Caso o usuário não acione o respectivo botão de CON FIRMAÇÃO de intimação ou citação em até 10 (dez) dias , o sistema efetua automaticamente a intimação na modalidade OMISSÃO, e a contagem do prazo tem como marco inicial o dia útil imediatamente posterior ao 10º dia. Pelo sistema é possível emitir relatórios dos processos nos quais já se efetivaram as citações ou intimações. A seguir, apresentaremos os procedimentos necessários para realização de intimação/citação de processos na SJES. 3 – Acesso aos serviços de Intimação/Citação eletrô nica na SJES Para acessar o serviço de Intimação Eletrônica, acesse o Portal Processual seguindo a imagem abaixo.

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Na tela seguinte, clicar novamente em Acesso ao Portal Processual:

Na próxima tela escolha SJES – Seção Judiciária do Espírito Santo:

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Na tela do Portal Processual – SJES clique em “Serviços do Processo Eletrônico”:

A tela de login no Sistema de Intimação Eletrônica será exibida. Entre com o seu login e senha e clique em Ok.

A tela do sistema possui um menu com as seguintes opções:

• Intimação e Citação • Petição • Consulta Especial • Push • Inclusão de Novos Usuários (disponível apenas para o usuário Máster) • Alteração de Senha • Alteração de Dados Cadastrais • Relatórios • Encerrar Sessão.

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É importante destacar que esse menu vai variar de acordo com as permissões que foram concedidas ao usuário que estiver acessando. O menu apresentado na figura acima é o menu completo, que apenas o USUÁRIO MASTER da entidade poderá visualizar. Os demais usuários que forem cadastrados pelo USUÁRIO MASTER possuirão apenas as permissões que forem concedidas pelo MASTER, e, por conseguinte, não irão visualizar todas as opções do menu.

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4 - Procedimento para INTIMAÇÃO eletrônica na SJES A Intimação eletrônica na SJES diz respeito ao procedimento de ciência à entidade cadastrada das ocorrências normais no trâmite processual. Todos os acontecimentos de natureza intercorrente que requerem a ciência do órgão/entidade já cadastrados serão comunicados por esse procedimento. Colocando o mouse sobre o menu Intimação e Citação serão exibidas as opções “Realizar a Intimação Eletrônica de Novos Processos ” , “Realizar a Citação Eletrônica de Novos Processos” e “Listar Intimações/Citações eletrônicas já Realizadas” , conforme abaixo:

Para efetuar Intimação clique na opção “Realizar a Intimação Eletrônica de Novos Processos”. A tela abaixo será exibida:

Caixa de checagem

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Nessa tela é apresentada uma planilha, contendo as seguintes colunas: a) Processo – informa o número do processo a ser intimado; b) Assunto – informa o assunto do processo; c) Evento e Prazo - o tipo de evento que se pretende intimar e o respectivo prazo que será contado após a intimação; d) Data Cadastro - a data em que a remessa foi cadastrada; e) Data limite de intimação automática – informa a data final, transcorridos 10 dias a partir da data de cadastro, a partir da qual, caso não tenha ocorrido a intimação por conduta ativa (CONFIRMAÇÃO) o sistema efetuará a intimação por conduta passiva (OMISSÃO); f) Documento – essa coluna exibe um link para acesso ao teor do documento/texto que está sendo objeto da intimação. É o ÚNICO lugar onde o teor da intimação pode garantidamente ser acessado pela entidade enquanto ainda não tiver ocorrido a publicação do respectivo despacho/decisão/sentença. g) Consulta – apresenta um link de acesso à consulta de peças processuais. Trata-se apenas de um atalho para a Consulta Especial de Peças do Processo, e cumpre ressaltar que a peça referente ao respectivo ato intimado poderá não estar disponibilizada na WEB se ainda não houver pu blicação do mesmo .

O link “Consulta” serve para que o usuário possa consultar todas as

demais peças do processo, excetuando-se o ato do qual está sendo intimado no momento. Nem sempre a peça referente a esse ato estará disponível, pois a Secretaria do Juízo pode ter configurado o ato para publicação, e, nesse caso, fica imediatamente invisível na WEB. Por padrão a listagem é ordenada pelo nº do Processo , podendo ser alterada para Assunto , Vara/Juizado , Data de Cadastro ou Evento , bastando para isso marcar o box correspondente. Observe também que a página apresenta um painel de filtros de pesquisa, no campo “MOSTRAR SOMENTE:” , que personaliza a pesquisa de acordo com os elementos das colunas:

• Assunto: descrição da natureza do processo

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• Data Cadastro: data de quando o movimento de intimação foi realizado pela vara federal.

• Vara: Vara federal responsável pelo movimento de intimação.

• Evento e prazo: Tipo de evento que está sendo intimado, e prazo que será

contado a partir do momento da intimação. É possível realizar uma combinação de critérios para efetuar a pesquisa desejada. Para tanto, escolha os tipos de ordenação e clique em Pesquisar Intimações. 4.1 Intimação individual ou múltipla de processos p or CONFIRMAÇÃO Para efetuar a intimação individual ou de vários processos por confirmação observe o procedimento a seguir: 1º Passo – Verificar o número do processo, seus dados de assunto e cadastro, a fim de se certificar de que esse processo pode e/ou deve ser intimado nesse momento. 2º Passo – Acessar o link “Documento” referente ao respectivo processo, na coluna Documento, a fim de ser direcionado para uma tela que exibirá o teor do ato que está sendo objeto de intimação (despacho/decisão/sentença), conforme tela abaixo:

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Observe que o documento disponibilizado não é uma peça do processo visualizada pela Consulta WEB . Poderá não existir ainda peça disponibilizada para consulta WEB, pois não houve publicidade “erga omnes” do ato. Por conseguinte, é recomendável que seja efetuada a impressão do texto. O acesso ao teor da intimação para as entidades é feito dessa forma tendo em vista ser o único meio de garantir uma vista “privilegiada” do ato, nos moldes do que ocorria através da remessa carga para intimação pessoal das entidades no processo físico. Conforme mencionado anteriormente, é importante relembrar que somente dessa forma é possível ter a contagem de prazos de forma diferenciada entre a entidade e o advogado. Enquanto para o advogado os prazos iniciam sua contagem a partir na publicação do DJE , para a entidade a contagem se inicia a partir da ciência do teor do ato, independente de publicação . Uma vez que essa ciência é restrita à entidade mediante login e senha, os prazos são totalmente independentes entre si, podendo, inclusive, a remessa ser efetuada para mais de uma entidade ao mesmo tempo, e, paralelamente, aguardar a publicação no DJE. 3º Passo – Uma vez acessado o teor do ato, o usuário da entidade poderá efetuar a intimação por CONFIRMAÇÃO marcando o box localizado à esquerda do número do processo, e clicando no botão [Confirmar] existente no fim da página.

Clique em OK na caixa de diálogo de confirmação que será exibida:

Caixa de checagem

Confirmar

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Será apresentada uma janela com a confirmação da realização da(s) intimação(ções) eletrônica(s) escolhida(s).

Nesse momento, a intimação é realizada, e o processo é retirado da lista de intimação, passando a ficar disponível apenas através da Lista de Intimações/Citações já efetuadas. A contagem de prazos é iniciada a partir do 1º dia útil subseqüente à intimação. Observação: A contagem de prazos somente é iniciada após a intimação efetivamente realizada . Caso o usuário apenas acesse o texto, mas não efetue a CONFIRMAÇÃO clicando no botão, o sistema i niciará a contagem apenas quando vencer o prazo automático da intimaçã o por OMISSÃO. 4º Passo – Após a intimação por CONFIRMAÇÃO ou OMISSÃO, o teor da intimação somente poderá ser acessado através da opção “Listar Intimações/Citações eletrônicas já Realizadas” no menu principal do acesso aos Serviços do Processo Eletrônico do portal processual. O procedimento de consulta segue constante no item 6 deste manual.

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4.2 Intimação Geral por CONFIRMAÇÃO Para realizar a intimação eletrônica de todos os processos listados de uma vez, clique em Confirmar Todas .

Para confirmar, clique em Ok.

ATENÇÃO : essa opção realiza a confirmação de TODOS os processos listados de uma só vez.

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5 - Procedimento para CITAÇÃO eletrônica na SJES Em virtude da relevância da qual é revestido o ato de CITAÇÃO no âmbito processual, a comunicação do mesmo é feita de forma apartada das demais intimações intercorrentes, de modo a resguardar os interesses e prazos processuais da entidade cadastrada.. Assim, a fim de tomar ciência de novas citações eletrônicas, clique em Realizar a Citação Eletrônica de Novos Processos.

A tela de Citação funciona da mesma forma que a de Intimação.

O procedimento de citação é o mesmo que o aplicado para a intimação. Apenas a relação de processos é apresentada em separado para fins de facilitação do usuário.

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6 – Emissão de relatórios de Citação e Intimação de processos eletrônicos O sistema de citação e intimação eletrônica está preparado para gerar relatórios listando as intimações e citações eletrônicas realizadas pela entidade. Para isso clique em Listar Intimações/Citações Eletrônicas já Realizadas no menu do sistema:

Será exibido o painel de filtros de pesquisa abaixo. As pesquisas podem ser realizadas pela data da intimação, pelo vencimento do prazo, assunto, data de cadastro e vara. Realize a combinação de critérios desejada, escolha o tipo de ordenação e clique em Pesquisar Intimações.

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O sistema exibirá o relatório abaixo

ATENÇÃO: É altamente recomendável que seja efetuada SEMANAL MENTE a emissão de relatório de processos citados/intimad os, de modo a garantir um controle razoável, evitando-se assim eventual pe rda de prazos.

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7 – Cadastro de usuários pelo MASTER O procurador Master poderá cadastrar outros procuradores para as localidades pelas quais optaram atuar. Para isso, basta entrar no Menu “Inclusão de Novos Usuários” e em seguida em “Cadastramento de Outros Procuradores”.

O Procurador Master deve preencher os dados solicitados, caracterizados pelo * como campos obrigatórios, podendo no cadastramento de outros Procuradores optar se os mesmos poderão realizar apenas Consulta Especial de Peças ou poderão Receber Intimação e Consulta Especial de Peças. As localidades de atuação dos novos procuradores serão selecionadas durante o cadastramento. Preencha os dados solicitados e clique em Gravar.

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Os Procuradores cadastrados poderão ser excluídos do sistema de citação e intimação eletrônica. O Master poderá optar por “Exclusão de Outros Procuradores” no menu do sistema.

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Marque a(s) caixa(s) de checagem(ns) do(s) procurador(es) a ser(em) excluído(s) e clique em Confirmar Exclusão. Para exclusão de todos os procuradores, clique em Marcar Todos e em seguida Confirmar Exclusão. Após clicar em Confirmar Exclusão, o sistema exibe uma janela de confirmação. Clique em Ok, se desejar realmente excluir o(s) procurador(es) selecionado(s).